UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ... · mediante el análisis de su sistema...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA CONFECACQUA CÍA. LTDA. AUTORA: MARÍA JOSÉ PACHACAMA ROMERO [email protected] INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA DIRECTOR: MSC. VINICIO HIDLER MAZON PADILLA [email protected] QUITO, D.M, ENERO 2016
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
EN LA EMPRESA CONFECACQUA CÍA. LTDA.
AUTORA:
MARÍA JOSÉ PACHACAMA ROMERO
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR:
MSC. VINICIO HIDLER MAZON PADILLA
QUITO, D.M, ENERO 2016
ii
Pachacama Romero, María José (2016). Diseñar un sistema
de control de inventarios en la empresa Confecacqua Cia.
Ltda. Trabajo de investigación para optar por el grado de
Ingeniera en Contabilidad y Auditoría CPA. Carrera de
Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 152 pág.
iii
DEDICATORIA
La presente tesis está dedicada principalmente a Dios por darme la vida y poder seguir
adelante a mis padres José y Marina quienes me han apoyado en todo momento y han
sabido guiarme en cada paso que doy, a mi esposo Andrés y mi hija Isabella por todo su
apoyo incondicional quienes son pilares fundamentales en mi vida para conseguir este
importante logro y seguir adelante en todo lo que me proponga alcanzar.
María José Pachacama Romero
iv
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios infinitamente por darme la vida y sabiduría para seguir cada día.
A mis padres por darme la oportunidad de estudiar brindarme su apoyo económico,
emocional y moral creyendo en mí en todo momento.
A mi esposo por su apoyo incondicional y estar conmigo en los momentos difíciles.
A mi hija por ser mi motivación y el motor para poder culminar esta trayectoria
A mis hermanos quienes también han aportado con su granito de arena para
ayudarme a llegar a alcanzar este logro deseado.
A mis profesores a quienes han impartido los conocimientos necesarios a lo largo
de mi carrera.
A mi tutor por haberme orientado en el desarrollo de la tesis y haber compartido sus
conocimientos conmigo.
A todos quienes a lo largo de mi vida han velado por mi bienestar y educación
siendo mi apoyo en todo momento, depositando su entera confianza en cada reto que se me
presentaba
Muchas gracias.
María José Pachacama Romero
v
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
vi
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
vii
CARTA DE AUTORIZACIÓN
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO .......................................................................................................... iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ..................................................... v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS .................................................................... vi
CARTA DE AUTORIZACIÓN .......................................................................................... vii
CONTENIDO ..................................................................................................................... viii
LISTA DE TABLAS ........................................................................................................... xii
LISTA DE FIGURAS ........................................................................................................ xiii
LISTA DE ANEXOS ......................................................................................................... xiv
RESUMEN EJECUTIVO ................................................................................................... xv
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1
CAPÍTULO I. ........................................................................................................................ 2
ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA CONFECACQUA CIA. LTDA. .............. 2
1.1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA .................................................................... 2
1.2. BASE LEGAL DE LA EMPRESA ........................................................................... 8
1.3. MISIÓN Y VISIÓN DE LA EMPRESA ................................................................. 12
1.4. POLÍTICA EXISTENTE ......................................................................................... 12
1.5. PRINCIPIOS Y VALORES .................................................................................... 13
Principios ........................................................................................................ 14
Valores ........................................................................................................... 14
1.6. ORGANIGRAMAS ................................................................................................. 16
Organización estructural ................................................................................ 18
Organización funcional .................................................................................. 19
CAPÍTULO II. ..................................................................................................................... 29
MARCO TEÓRICO ............................................................................................................ 29
2.1. RESEÑA HISTÓRICA DEL CONTROL DE INVENTARIOS ............................. 29
2.2. CONCEPTO DE INVENTARIOS .......................................................................... 30
ix
2.3. CLASIFICACION DE LOS INVENTARIOS ........................................................ 33
2.4. TIPOS DE INVENTARIOS .................................................................................... 36
2.5. EL CONTROL INTERNO ...................................................................................... 38
Importancia de control interno ....................................................................... 40
Objetivo del control interno ........................................................................... 41
Elementos del control interno ........................................................................ 41
2.6. EL CONTROL CONTABLE .................................................................................. 48
2.7. LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS ...................................................... 50
2.8. TEORÍA DE INVENTARIOS ................................................................................ 52
2.9. SUPUESTOS EN MODELOS DE INVENTARIO ................................................ 54
Determinación del modelo de inventarios ...................................................... 63
2.10. SISTEMA DE INVENTARIOS........................................................................ 63
Sistema de inventarios permanente ................................................................ 63
Sistema de inventarios periódico .................................................................... 64
2.11. MÉTODOS PARA LA VALORACIÓN DE INVENTARIOS ........................ 65
2.12. NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD N° 2, INVENTARIOS 67
2.13. CUENTAS RELACIONADAS CON LOS INVENTARIOS .......................... 68
2.14. AJUSTE DE LOS INVENTARIOS .................................................................. 69
2.15. CONTINGENCIAS DE LOS INVENTARIOS ................................................ 70
2.16. PRINCIPIOS DE LOS INVENTARIOS .......................................................... 71
2.17. INDUSTRIAS TEXTILES ............................................................................... 72
La industria textil latinoamericana ................................................................. 72
La industria textil ecuatoriana ........................................................................ 74
CAPÍTULO III. ................................................................................................................... 79
DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA “CONFEACQUA
CIA LTDA” Y PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCEMIENTOS PARA LOS
INVENTARIOS. ................................................................................................................. 79
3.1. CARACTERIZACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE Y DEL CONTROL
INTERNO ........................................................................................................................ 79
x
Sistema de inventarios .................................................................................... 79
Registro contable ............................................................................................ 80
3.2. CARACTERIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS .... 82
Control de inventarios .................................................................................... 83
3.3. PROCESOS ACTUALES CONFECACQUA CIA. LTDA. ................................... 83
ADQUISICIÓN DE MATERIA PRIMA (Narrativa de CONFECACQUA) 83
3.4. EVALUACIÓN DE FACTORES INTERNOS DEL SISTEMA DE
INVENTARIOS .............................................................................................................. 86
3.5. EVALUACION DEL RIESGO EN LOS INVENTARIOS .................................... 88
3.6 RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO ................................................................... 92
3.6. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS EMPRESA
CONFECACQUA CIA. LTDA. ...................................................................................... 93
AMBIENTE DE CONTROL EN EL ÁREA DE INVENTARIOS ............... 94
POLITICAS ................................................................................................... 97
3.6.2.1. Políticas generales en inventarios .............................................................. 97
3.6.2.2. Políticas de compras de materia prima ...................................................... 97
3.6.2.3. Políticas de almacenamiento de materia prima ......................................... 98
3.6.2.4. Políticas en sobrantes en materia prima .................................................... 98
VALORACIÓN DE LOS INVENTARIOS ................................................... 98
CONTROLES INTERNOS APLICABLES AL PERSONAL ...................... 99
PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS
CONFECACQUA CIA. LTDA. .................................................................................. 99
3.7. TRATAMIENTO DE FALTANTES Y SOBRANTES DE INVENTARIOS ...... 114
Sobrantes y faltantes en materia prima ........................................................ 114
3.7.1.1. Tratamiento de sobrantes en tela ............................................................. 114
3.7.1.2. Tratamiento de sobrantes en artículos terminados .................................. 115
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN PARA INVENTARIOS. ............. 116
SUPERVISIÓN Y MONITOREO PARA INVENTARIOS. ...................... 117
3.8. VALIDACION DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS ..... 118
xi
CAPITULO VI. ................................................................................................................. 119
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................ 119
4.1. CONCLUSIONES ................................................................................................. 119
4.2. RECOMENDACIONES ........................................................................................ 120
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................... 121
ANEXOS ........................................................................................................................... 125
xii
LISTA DE TABLAS
Tabla 3. 1. Kardex utilizado por CONFECACQUA CIA. LTDA. ..................................... 83
Tabla 3. 2. Análisis FODA de CONFECACQUA CIA. LTDA. ......................................... 86
Tabla 3. 3. Estrategias Matriz DAFO CONFECACQUA CIA. LTDA. ............................. 87
Tabla 3. 4. Escala de valoración de control ......................................................................... 89
Tabla 3. 5. Nivel de exposición de riesgo ........................................................................... 89
Tabla 3. 6. Calificación del riesgo ....................................................................................... 90
Tabla 3. 7. Matriz de riesgos. .............................................................................................. 91
Tabla 3. 8. Modelos de fajas ................................................................................................ 94
Tabla 3. 9. Recepción de materia prima e insumos ........................................................... 102
Tabla 3. 10. Proceso de producción ................................................................................... 104
Tabla 3. 11. Recepción de productos terminados .............................................................. 106
Tabla 3. 12. Previo a la toma de inventarios ..................................................................... 108
Tabla 3. 13. Toma física de inventarios ............................................................................ 110
Tabla 3. 14. Finalización toma física de inventarios ......................................................... 112
xiii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. 1. Locales ACQUA en Quito. ................................................................................ 2
Figura 1. 2. Locales ACQUA en Cumbayá. .......................................................................... 2
Figura 1. 3. Organización estructural de la empresa CONFECACQUA CIA. LTDA. ....... 18
Figura 3. 1. Flujograma de adquisición de materia prima por CONFECACQUA CIA. LTDA. ...... 84
Figura 3. 2. Flujograma de recepción de materia prima por CONFECACQUA CIA. LTDA. .... 85
Figura 3. 3. Flujograma de toma física de inventarios por CONFECACQUA CIA. LTDA. ...... 85
Figura 3. 4. Bodega diseñada para CONFECACQUA CIA. LTDA. .................................. 97
Figura 3. 5. Propuesta de flujograma de adquisición de materia prima CONFECACQUA
CIA. LTDA. ....................................................................................................................... 101
Figura 3. 6. Propuesta de flujograma de recepción de materia prima CONFECACQUA
CIA. LTDA. ....................................................................................................................... 103
Figura 3. 7. Propuesta de flujograma de producción CONFECACQUA CIA. LTDA. .... 105
Figura 3. 8. Propuesta de flujograma de recepción de productos terminados
CONFECACQUA CIA. LTDA. ........................................................................................ 107
Figura 3. 9. Propuesta de flujograma proceso previo la toma física de inventarios
CONFECACQUA CIA. LTDA. ........................................................................................ 109
Figura 3. 10. Propuesta de flujograma de proceso toma física de inventarios
CONFECACQUA CIA. LTDA. ........................................................................................ 111
Figura 3. 11. Propuesta de flujograma de proceso de finalización toma física de inventarios
CONFECACQUA CIA. LTDA. ........................................................................................ 113
xiv
LISTA DE ANEXOS
Anexo A. Cuestionario de Control de Inventarios ............................................................ 126
Anexo B. Requisición de compra ...................................................................................... 127
Anexo C. Orden de trazo y corte ....................................................................................... 128
Anexo D. Entrega de producción y de parciales a bodega ................................................ 129
Anexo E. Entrega de producción y de parciales a bodega................................................. 130
Anexo F. Modelo de acta de constatación física del inventario acta de constatación física
del inventario de materiales existentes .............................................................................. 131
Anexo G. Encuesta y tabulaciones. ................................................................................... 134
xv
RESUMEN EJECUTIVO
TEMA:
“DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS EN LA
EMPRESA CONFECACQUA CIA. LTDA.”
RESUMEN:
La presente tesis se desarrolla en la empresa CONFECACQUA CIA. LTDA
dedicada a la elaboración de fajas y ternos de baño para hombres mujeres y niños;
modernos y de calidad.
La empresa CONFECACQUA CIA. LTDA al ser una empresa que se dedica a la
confección tiende a cometer errores en el manejo de materias primas e insumos lo que
ocasiona pérdidas y desperdicios de materiales.
El diseño de un sistema de control de inventarios enmarca el análisis de la situación
de la empresa para poder proponer políticas de control y procedimientos colaborando con
la gestión de la gerencia especialmente en la toma de decisiones.
Para poder llevar un mejor control de inventarios la investigación busca ser una
guía y apoyo con la finalidad que exista un adecuado manejo de insumos y materiales;
promoviendo la práctica de buenas políticas y procedimientos, que enmarcan una guía para
el personal involucrado realizando un mejor trabajo.
PALABRAS CLAVES:
SISTEMA
CONTROL
INVENTARIOS
POLÍTICA
PROCEDIMIENTOS
1
INTRODUCCIÓN
Toda empresa genera actividad económica, a través de sus recursos sean estos,
económicos, humanos o físicos, para lo cual necesariamente debe contar con un sistema de
control para el correcto manejo de los que garantice el manejo confiable y oportuno de la
información que se genera a diario en la empresa, la misma que servirá de base para una
adecuada toma de decisiones de parte de la gerencia; La falta de estos sistemas limita a la
gerencia en su gestión debido a que no cuenta con información a tiempo la cual refleje la
realidad económica financiera de la empresa.
Por lo expuesto se presenta esta propuesta de diseño de un sistema de control de
inventarios aplicado a la empresa Confecacqua Cía. Ltda., la cual servirá como
herramienta sustentable y de apoyo que facilitará a la gerencia a obtener información
oportuna, confiable y real de inventario físico y contable para de esta manera tomar
decisiones oportunas.
En el capítulo I, presenta el direccionamiento estratégico comprendido de su
misión, visión, objetivos, principios, organigramas de la empresa Confecacqua Cía. Ltda.
Concluyendo con el FODA de la misma.
En el capítulo II, recopila el marco teórico que fundamenta el presente trabajo de
titulación haciendo un recorrido por conceptos generales, de Inventarios, Control Interno y
reseña histórica del manejo de los Inventaros en el Ecuador.
En el capítulo III, describe la situación actual en que se encuentra la empresa
mediante el análisis de su sistema actual de control interno y su manejo de inventarios
evaluando factores internos y externos, con sus respectivos riesgos.
En el mismo capítulo se presenta la propuesta de Diseño del Sistema de Control de
Inventarios, políticas, métodos de valoración, y procedimientos.
En el capítulo IV, se realizan conclusiones del presente trabajo de titulación y
recomendaciones a la misma.
2
CAPÍTULO I.
ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA CONFECACQUA CIA. LTDA.
1.1.ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
CONFECACQUA CIA. LTDA. Es una empresa ecuatoriana ubicada al norte de la
ciudad de Quito en la Av. Naciones Unidas y Japón, constituida en el año 2004 con el
propósito de diseñar, confeccionar y comercializar fajas, ternos de baño y accesorios de
playa.
Inició sus actividades en el año 2002 con el fin de importar ropa con el nombre
Andrés Laláma; sin embargo, inicia sus actividades productivas en el año 2004 y
actualmente ha logrado consolidarse y ubicarse en una de las empresas más importantes en
el mercado con varios puntos de comercialización, específicamente en la ciudad de Quito y
en la parroquia de Cumbayá.
Figura 1. 1. Locales ACQUA en Quito.
Figura 1. 2. Locales ACQUA en Cumbayá.
3
Desde el año 2005, la empresa es pionera en el mercado Premium de fajas, para
tratamientos post operatorios y estéticos, con un gran compromiso hacia sus clientes,
trabajando día a día con la tecnología más avanzada del mercado, permitiéndole
posesionarse como líderes en la industria de fajas, ternos de baño y accesorios de playa.
En el año 2007 CONFECACQUA CIA. LTDA. Diversifica su colección
ampliando diversas prendas de baño y accesorios complementarios como prendas de baño
femeninas, prendas de baño para bebes y niñas y se extiende confeccionando fajas termo
reductoras, moldeadoras pre y post operación masculinas y femeninas.
Para explicar el por qué CONFECACQUA CIA. LTDA. decidió confeccionar fajas
y ternos de baño hay que entender la historia de estos dos productos que se han
convertido en una solución a problemas estéticos generados no solo por vanidad
sino también ayuda a corregir problemas de salud en hombres y mujeres.
¿Qué es una Faja?
Se denomina faja a una pieza de tela larga y estrecha, especie de cinta o banda con
que a modo ornamental se ciñe y rodea el cuerpo, por la cintura dándole la forma deseada
por el usuario.
Hablar de la historia de las fajas implica remontarnos hasta el año 1700 A.C.
cuando encontramos a su más fiel predecesor conocido como corsé, este fue usado
inicialmente por la civilización Griega sobre todo en la isla de Creta, donde las griegas en
busca de estilizar su figura, ceñir su cintura, levantar el busto y glúteos usaban estas
prendas de manera cotidiana, los materiales que generalmente se utilizaban eran trozos de
lana y cuero endurecidos por varios métodos.
Las primeras prendas de este estilo surgieron, en civilizaciones antiguas Mikonos o
Creck, popularizándose más adelante en el siglo XVI, en la corte de los Medicci, una
poderosa e influyente familia del Renacimiento en Florencia – Italia.
4
En la cúspide de la Revolución Industrial, la transformación y evolución de las fajas
tomó forma ya que eran elaboradas en tela elástica, sujetada algunas veces por cierres de
ganchos.
Algunos de los materiales pioneros en la elaboración de las fajas eran el algodón y
satín, algunas veces atravesados por varillas, lo que producía incomodidad en el uso.
Con el paso del tiempo las fajas han sido consideradas una prenda esencial para muchas
mujeres, entre los años 1920 a 1960, se confeccionaban prendas rígidas, esenciales para los
diseñadores de moda que querían presentar la figura de la mujer con ¨cintura de avispa¨ y
vestidos de faldas voluminosas.
Luego de los años 60, la faja complementaba las pantimedias que se elaboraban con
una cinta elástica y gruesa para lograr un control total, no sólo en la cintura sino también
en la parte alta de las piernas.
Las fajas o ´formadores de cuerpo´, se usan hoy en día, no sólo por las mujeres, para dar
forma a la figura con una prenda de vestir, sino también por muchos hombres que buscan
estar a la vanguardia de la moda.
Los diseños incluyen, prendas muy elaboradas, para cubrir no sólo la cintura y la
parte baja del abdomen, sino también para moldear el cuerpo completo.
Hoy en día, el concepto de las fajas ha alcanzado otros niveles de uso como
correctoras de postura y tratamientos médicos y terapéuticos.
Es por estos motivos que la empresa encontró este producto como uno de los más
importantes y rentables de esta generación (hombres y mujeres), debido a que como se
había dicho antes este tipo de prendas que cada día se convierten en una necesidad básica
de la belleza y la salud.
5
¿Qué es un terno de baño?
El traje de baño, vestido de baño, malla o bañador es una prenda de ropa que cubre
completa o parcialmente los genitales, utilizada por pudor o higiene para nadar, bañarse o
tomar el sol en lugares públicos como playas, ríos o piscinas.
A lo largo del tiempo ha sufrido una gran transformación, desde el vestido de baño
de seis piezas del siglo XIX, pasando por los bikinis de los 60, hasta llegar a las prendas
que hay hoy en día.
Existen varios modelos. En el caso de las mujeres, puede consistir en una pieza que
cubre desde las ingles al pecho y suele dejar la mayor parte de la espalda al aire. Una
variación del bañador tradicional es el bikini, que consta de dos piezas separadas y permite
una exposición al sol de mayor superficie corporal.
El uso del bañador es más común en la práctica de la natación que en las playas,
donde está mucho más extendido el uso de prendas más reducidas, como el bikini.
También existen bañadores que dejan pasar la luz ultravioleta del sol, para producir un
moreno integral.
Una invención más moderna de bañador es el triquini, una prenda híbrida entre un
bañador amplio y un bikini. Aunque se promociona en los medios de comunicación como
una prenda de moda, no es muy habitual. Además, produce un moreno muy desigual, que
es poco estético cuando se lleva un triquini con diseño diferente o un bikini.
Los calzones de baño cuya parte posterior es muy estrecha y deja las nalgas al
descubierto, se suelen denominar tangas o microbikinis, además existe el hilo dental o
colaless.
En competición siempre se utiliza un bañador sin escote en el caso de las mujeres y
tipo slip en los hombres debido a que ofrece una menor resistencia en el agua. Con el
objetivo de ofrecer una resistencia aún menor, en los años 2000 se desarrolló un bañador
de tejido especial que cubre también las piernas.
6
En natación de competición, a veces se ven trajes de baño que cubren las piernas y
los brazos. En teoría son más hidrodinámicos que un slip o bañador, pero no todos los
nadadores profesionales lo usan. En Brasil los hombres utilizan la zunga, bañador tipo slip,
de llamativos colores.
1800
Aunque el mar siempre ha estado ahí dese el inicio de los tiempos, fue hasta
principios del siglo XIX que nadar se convirtió en una actividad de recreación. Pero al ser
una exposición segura al sol, las mujeres usaban vestidos y pantalones largos con mangas y
sombreros para mantener su piel totalmente pálida, que en ese entonces era símbolo de
estatus social.
1920
Fue a partir de esta época cuando los trajes de baño se convirtieron en un conjunto
de moda, aunque seguían siendo conservadores, aunque ya quedaba al descubierto una
parte de las piernas y los brazos.
1930
La liberación de la silueta femenina llegó en 1930, cuando las siluetas ajustadas y
los escotes llegaron a las playas y albercas. Se comenzaron a usar materiales elásticos y
satinados, mucho más cómodos y versátiles para las actividades en el agua.
1940
En 1946 el diseñador Louis Rerard creó el primer bikini del mundo, el cuál fue
modelado por una bailarina exótica por que las modelos se rehusaron a usarlo.
1950
Sabemos que la silueta femenina en los 50 solía ser muy curvilínea, por lo que el
soporte era un factor esencial. Los bikinis comenzaron a ser más aceptados y una de las
pioneras en usarlo fuera de las cámaras fue Brigitte Bardot.
7
1960
Rudi Gernreich cuando gran controversia al diseñar el “monokini”, el cuál dejaba el
busto al descubierto y fue denunciado por el Vaticano, convirtiéndose en ilegal en muchas
playas del mundo. Aunque versiones inspiradas en él se volvieron populares entre las
mujeres.
1970
Fue en los setenta cuanto la diversidad de telas usadas para crear los bikinis se
expandió incluso hasta usar el tejido crochet.
1980
En esta década hubo una explosión de color y prints totalmente novedosos. Los
concursos de bikini organizados por Hawaiian Tropic dictaban las tendencias en la materia.
1990
El crochet en su máximo esplendor, los trajes de baño completos tuvieron un
revival gracias a la serie Baywatch, donde las mujeres lucirán sus espectaculares y
curvilíneos cuerpos en las playas de California.
2000+
La variedad hoy en día es inmensa, y muchos de los estilos vintage han vuelto
convirtiéndose en el hot pick del 2015.
Es por esto que los trajes de baño de todo tipo y para cualquier género es una de las
prendas más utilizadas en casi todo el mundo, y en nuestro país no es la excepción, así
mismo se han convertido en una gran parte del inventario de la empresa y por ende es parte
importante en las ventas de la misma.
Actualmente debido a su política de alta calidad está comprometida con la
innovación y la calidad, siendo lo más importante sus clientes, quienes son responsables
de su éxito, reflejándose en su continuo crecimiento.
8
1.2.BASE LEGAL DE LA EMPRESA
La empresa CONFECACQUA CIA. LTDA. Con RUC número 1792232856001 fue
constituida mediante escritura pública el 12 de mayo del año 2004, inscrita en la Notaria
Octava de la ciudad de Quito ante el notario Dr. José Perdomo Álava y por el señor
Andrés Marcelo Laláma Posada, la empresa fue inscrita en el registro mercantil bajo la
denominación CONFECACQUA CIA. LTDA., teniendo como actividad económica la
fabricación de fajas y prendas de baño para hombres, mujeres, niños y bebes.
Refiriéndonos al numeral 19 del Art. 23 de la Constitución Política de la República,
el Estado Ecuatoriano reconoce y garantiza a los ciudadanos a la libre asociación y de
reunión, con fines pacíficos. (Constitución de la República del Ecuador, 2013)
La empresa CONFECACQUA CIA. LTDA denominada una compañía limitada se
constituyó con dos socios el señor Andrés Marcelo Laláma Posada actual gerente de la
empresa y la señora Clara Beatriz Posada de Laláma con un capital inicial de cinco mil
dólares los mismos que fueron aportados de manera equivalente.
A continuación se detallan las características de las compañías limitadas:
Generalidades: La Compañía de Responsabilidad Limitada, es la que se contrae
con un mínimo de dos personas, y pudiendo tener como máximo un número de quince. En
ésta especie de compañías sus socios responden únicamente por las obligaciones sociales
hasta el monto de sus aportaciones individuales, y hacen el comercio bajo su razón social o
nombre de la empresa acompañado siempre de una expresión peculiar para que no pueda
confundiese con otra compañía.
Solicitud de aprobación.- La presentación al Superintendente de Compañías, se la
hará con tres copias certificadas de la escritura de constitución de la compañía, adjuntando
la solicitud correspondiente, la misma que tiene que ser elaborada por un abogado,
pidiendo la aprobación del contrato constitutivo.
Números mínimo y máximo de socios.- La compañía se constituirá con dos
socios, como mínimo y con un máximo de quince, y si durante su existencia jurídica
9
llegare a exceder este número deberá transformarse en otra clase de compañía o deberá
disolverse. Cabe señalar que ésta especie de compañías no puede subsistir con un solo
socio.
Capital mínimo.- El capital mínimo con que ha de constituirse la compañía de
Responsabilidad Limitada, es de cuatrocientos dólares. El capital deberá suscribirse
íntegramente y pagarse al menos en el 50% del valor nominal de cada participación y su
saldo deberá cancelarse en un plazo no mayor a doce meses. Las aportaciones pueden
consistir en numerario dinero o en especies bienes muebles o inmuebles e intangibles, o
incluso, en dinero y especies a la vez. En cualquier caso las especies deben corresponder a
la actividad o actividades que integren el objeto de la compañía. El socio que ingrese con
bienes, se hará constar en la escritura de constitución, el bien, su valor, la transferencia de
dominio a favor de la compañía, y dichos bienes serán avaluados por los socios o por los
peritos.
La empresa por ser una compañía mercantil tiene algunos organismos de control
entre ellos:
SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑIAS Y VALORES
La Superintendencia de Compañías es el organismo técnico, con autonomía
administrativa y económica, que vigila y controla la organización, actividades,
funcionamiento, disolución y liquidación de las compañías y otras entidades en las
circunstancias y condiciones establecidas por la ley (Superintendencia de Compañías,
2010).
La Superintendencia de Compañías tiene como misión controlar y fortalecer la
actividad societaria y propiciar su desarrollo mediante un servicio ágil, eficiente y
proactivo, apoyando al desarrollo del sector productivo de la economía y del mercado de
valores (Superintendencia de Compañías, 2010).
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CONFECACQUA CIA. LTDA. Se encuentra regulada por la superintendencia de
compañías y por ende cumple con cada una de las obligaciones como es la presentación de
información financiera y societaria como:
Estado de situación financiera;
Estado de resultado integral;
Estado de flujo de efectivo;
Estado de cambios en el patrimonio;
Notas a los estados financieros;
Nómina de administradores y representantes legales;
Nómina de accionistas;
Copia de acta certificada de la junta que aprobó los estados financieros.
INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL (IESS)
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad, cuya organización y
funcionamiento se fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad,
universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia. Se encarga de aplicar el
Sistema del Seguro General Obligatorio que forma parte del sistema nacional de Seguridad
Social (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2014).
COMPETENCIA CON EL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES.
El Ministerio de Relaciones Laborales es una institución pública que regula y
controla el cumplimiento a las obligaciones laborales mediante la ejecución de procesos
eficaces, eficientes, transparentes y democráticos enmarcados en modelos de gestión
integral, para conseguir un sistema de trabajo digno, de calidad y solidario para tender
hacia la justicia social en igualdad de oportunidades (Ministerio de Trabajo, 2014).
CONFECACQUA CIA. LTDA aplica las diversas modalidades y condiciones de
trabajo que están regidas por el código de trabajo. Según este instrumento legal el trabajo
es obligatorio, en la forma y con las limitaciones señaladas en la constitución de la
República y las leyes respectivas.
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Las obligaciones que CONFECACQUA CIA. LTDA mantiene con el
MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES son:
Celebrar un contrato de trabajo
Inscribir el contrato de trabajo en el Ministerio de Relaciones Laborales.
Afiliar a tu trabajador a la Seguridad Social (IESS), a partir del primer día
de trabajo, inclusive si es a prueba.
Tratar a los trabajadores con la debida consideración, no infiriéndoles
maltratos de palabra o de obra.
Acogerse al sueldo básico vigente.
Asumir el porcentaje(11,15%) que corresponde al empleador por la
seguridad social
Pagar horas extras y suplementarias.
Pagar los décimos tercero y cuarto.
A partir del segundo año de trabajo pagar los Fondos de Reserva.
A pagar una compensación por el salario digno.
A pagar utilidades si la empresa tiene beneficios.
SERVICIO DE RENTAS INTERNAS (SRI)
El Servicio de Rentas Internas es una entidad pública que se basa en los principios
de justicia y equidad como respuesta a la evasión tributaria mantiene el compromiso de
contribuir a la construcción de la ciudadanía fiscal, mediante la concientización, la
promoción, la persuasión y la exigencia del cumplimiento de las obligaciones tributarias,
en el marco de principios y valores, así como de la Constitución y la Ley para garantizar
una efectiva recaudación destinada al fomento de la cohesión social (Servicio de Rentas
Internas, 2014).
Las obligaciones tributarias que CONFECACQUA CIA. LTDA mantiene con el
SERVICIO DE RENTAS INTERNAS son las siguientes:
Obtención de RUC (Registro Único de Contribuyentes)
Declaración de Impuesto al valor agregado (IVA)
12
Declaración del Impuesto a la Renta
Pago del Anticipo del Impuesto a la Renta
Declaración de Retenciones en la Fuente del Impuesto a la Renta:
Anexo de Retenciones en la Fuente del Impuesto a la Renta por otros
conceptos (REOC)
Anexo Transaccional Simplificado (ATS)
Anexo de Impuesto a la Renta en Relación de Dependencia (RDEP)
Anexo de ICE
1.3.MISIÓN Y VISIÓN DE LA EMPRESA
La misión y visión de la empresa, se encuentran alineadas a su política de calidad e
innovación y a la importancia de sus clientes:
Misión:
Confeccionar y comercializar prendas de baño para hombres, mujeres niños, niñas
y bebes; fajas termo reductor, moldeador, pre y post operaciones masculinas y femeninas,
bajo estrictas normas de control de calidad, que garanticen la satisfacción total del cliente.
Visión:
Ser una empresa líder en la confección y comercialización de prendas de baño para
hombres, mujeres niños, niñas y bebes, fajas termo reductoras, moldeadoras, pre y post
operación masculinas y femeninas manteniendo una política de satisfacción total del
cliente, brindándole productos desarrollados bajo estrictas normas de control de calidad,
que le permita extender su participación el mercado internacional de este tipo de productos.
1.4.POLÍTICA EXISTENTE
La política de la empresa CONFECACQUA CIA. LTDA. , está determinada de la
siguiente manera:
13
Nuestra política de calidad se manifiesta mediante nuestro firme compromiso con los
clientes de satisfacer plenamente sus requerimientos y expectativas, para ello garantizamos
impulsar una cultura de calidad basada en los principios de honestidad, liderazgo y
desarrollo del recurso humano, solidaridad, compromiso de mejora y seguridad en nuestras
operaciones.
Para cumplir con esta política de calidad, se han definido los siguientes objetivos y
estrategias:
OBJETIVOS:
Alcanzar el respeto y la fidelidad del cliente.
Optimizar el uso de los recursos.
Mejorar la competitividad y la calidad frente a la competencia.
Conseguir excelente rentabilidad.
Lograr el posicionamiento en el mercado y liderazgo frente al sector.
Crear un entono óptimo para el desarrollo personal y profesional de todos sus
trabajadores.
ESTRATEGIAS:
Definir de forma clara y precisa el servicio a realizar según la necesidad puntual del
cliente.
Planificar adecuadamente las actividades.
Optimizar costos y cuestionar resultados, conociendo el grado de satisfacción de los
clientes.
Alcanzar el compromiso de calidad total.
1.5.PRINCIPIOS Y VALORES
Los principios y valores que están establecidos para la empresa CONFECACQUA
CIA. LTDA. , son los siguientes:
14
Principios
Cultura de calidad
Perfeccionar los procesos, a través de una mejora continua, para lograr eficacia,
eficiencia y productividad, buscando alcanzar la excelencia, en beneficio y
satisfacción de la empresa su personal y sus clientes.
Cultura de resultados
Obtener alta rentabilidad como garantía de crecimiento, desarrollo y competitividad
de la empresa.
Compromiso en el producto
Enfatizar el elevado nivel de productos que se ofrecen en la empresa.
Cultura de desarrollo empresarial
Transmitir la visión de ser líderes en el mercado nacional e internacional.
Cultura de desarrollo personal
Reconocer el aprendizaje como camino para el logro de los objetivos
organizacionales.
Valores
Honestidad
Entender que los intereses colectivos deben prevalecer al interés particular y que el
actuar se realice con la debida transparencia y esté dirigido a alcanzar los
propósitos misionales.
15
Lealtad
Guardar confidencialidad respecto a la información de la entidad y en caso de
conflicto de intereses abstenerse de opinar sobre asuntos relacionados con la
empresa. Velar por el buen nombre de la empresa, dentro y fuera de ella y hacer
observaciones y sugerencias que permitan elevar la calidad de sus productos y
servicios.
Respeto
Respetar implica comprender y aceptar la condición inherente a las personas como
seres humanos con derechos y deberes, en un constante proceso de mejora
espiritual y material.
Solidaridad
Apoyar a los compañeros cuando necesiten de su ayuda. Actuar siempre regidos
por la cooperación mutua para lograr los objetivos propuestos por la empresa.
Justicia
Ser equitativos, dar a cada quien lo que le corresponde de conformidad con sus
méritos y los derechos que le asisten y en función de sus actividades.
Pertenencia
Mantener el deseo y la motivación de aportar al desarrollo empresarial, mediante
nuestra capacidad intelectual y física para servir con el mayor agrado, haciendo el
proyecto de vida compatible con el proyecto laboral.
16
Tolerancia
Valorar a los demás por lo que son y aceptamos con respeto lo distinto, lo diferente
y lo que no es igual a nosotros.
Responsabilidad empresarial
Manejar eficientemente los recursos en la realización de las actividades de tal
manera que se cumpla con excelencia y calidad los objetivos y metas
Institucionales.
Responsabilidad social
Contribuir activa y voluntariamente al mejoramiento social, económico por parte de
la empresa, generalmente con el objetivo de mejorar su situación competitiva,
valorativa y su valor añadido.
Responsabilidad ambiental
Promover el cuidado del medio ambiente para garantizar la calidad de vida de las
generaciones futuras, en el accionar de todas las áreas empresariales, con la
finalidad de generar prácticas responsables dentro del enfoque de sostenibilidad
ambiental y la búsqueda de la eficiencia en los procesos para lograr un nivel óptimo
en el uso de los recursos.
1.6.ORGANIGRAMAS
CONFECACQUA CIA. LTDA. al igual que todas las empresas constituidas
legalmente mantiene su representación gráfica de la estructura organizacional, en la cual se
puede visualizar la relación formal existente de los diversos departamentos que la
conforman, sus principales funciones los canales de supervisión y la autoridad relativa de
cada cargo.
17
CONFECACQUA CIA. LTDA. Mantiene un organigrama vertical en la que
muestra su jerarquía según una pirámide es decir de arriba abajo.
La organización estructural y funcional de la empresa CONFECACQUA CIA.
LTDA. , está determinada de la siguiente manera:
18
Organización estructural
Figura 1. 3. Organización estructural de la empresa CONFECACQUA CIA. LTDA. Fuente: Información Institucional
PRODUCCION
TOMA DE
PEDIDOS
MATERIALES
E INSUMOS
VENTAS
Y FACTURACIÓN
E INVENTARIOS
ALMACENES
E INVENTARIOS
JEFE DE BODEGA
EMPACADORES
CORTADORESSUBLIMADORES
PATINADOR COSTURERAS
DISEÑADORA
PATRONISTA
JEFE DE
MATERIAL DE APOYOBIENES
Y SERVICIOS
COMPRAS
DESARROLLO DE
PRODUCCIÓN
PRODUCTO
ESTAMPADORES BORDADORES
DISEÑADOR
GRÁFICO
GERENCIA
ADMINISTACIÓN
CONTADOR
AUXILIAR CONTABLE
JEFE DE VENTAS
COMERCIALIZACION
Y VENTAS
19
Organización funcional
Dentro de la organización funcional se puede describir:
Gerencia General
Es la persona encargada de liderar la gestión estratégica, dirigiendo y coordinando a las
distintas áreas para asegurar la rentabilidad, competitividad, continuidad y sustentabilidad
de la empresa, cumpliendo con los lineamientos estratégicos del directorio y las normativas
y reglamentos vigentes.
Principales funciones:
Seleccionar, asignar, motivar, integrar, promover y evaluar a las personas dentro de
la estructura organizacional, teniendo en cuenta sus capacidades, habilidades,
destrezas, competencias, carácter y personalidad.
Tomar decisiones y dirigir el rumbo de la empresa hacia sus objetivos, para lo cual
efectúa el análisis de la situación y evalúa las acciones por adoptar y elige las más
conveniente, generalmente en condiciones de incertidumbre.
Controlar el desempeño de las personas, verificar los logros de la organización,
evaluar la producción y la productividad, medir las ventas, la rentabilidad y las
utilidades alcanzadas y establece las medidas correctivas en caso de que no se estén
alcanzando dichas metas.
Actuar en nombre de la empresa como representante legal de la misma, ante los
representantes de otras entidades ya sea gubernamentales, autoridades locales o
nacionales, prensa y medios de comunicación.
Realizar las negociaciones y representar los intereses de la organización ante los
proveedores, clientes, grupos de presión, organismos gubernamentales y no
gubernamentales.
Señalar y determinar los cambios tecnológicos para lograr la innovación,
crecimiento y mejoras de los productos que elabora la empresa, así como en los
procesos organizacionales.
20
Fomentar el desarrollo del clima organizacional adecuado, que permita el
desarrollo de la creatividad, la motivación y el desarrollo de las personas en la
empresa.
Fomentar la creación de una filosofía de trabajo que se convierta en la cultura
organizacional acorde a las tendencias de la sociedad.
Fomentar la responsabilidad social de la empresa, para cuidar el medio ambiente,
respetar los derechos humanos y contribuir con el desarrollo de la sociedad.
Departamento Administrativo
Es el encargado de administrar, controlar y manejar de mejor manera los recursos de la
empresa ya sean estos humanos o económicos. Su función principal es llevar a cabo la
planificación estratégica de la empresa.
Programar, organizar y controlar los recursos humanos, financieros y materiales,
así como los servicios generales que la Dirección necesita para el desarrollo de sus
funciones.
Tramitar y controlar al personal administrativo, productivo y ventas.
Difundir programas de capacitación para el personal de la empresa.
Formular el presupuesto anual de la empresa.
Supervisar las conciliaciones, transferencias y demás operaciones necesarias para
garantizar la administración transparente de los recursos disponibles.
Ejecutar el presupuesto con criterios de racionalidad, austeridad y disciplina
presupuestal, con estricto apego a la normatividad establecida en la materia.
Efectuar la consolidación de los informes financieros y presupuestales de la
empresa, de acuerdo con las normas aprobadas, los procedimientos y las
disposiciones emitidas por los organismos de control.
Adquirir, almacenar y suministrar oportunamente los materiales, mobiliario,
equipo, refacciones y artículos en general, necesarios para el funcionamiento de la
empresa.
Controlar el activo fijo de la empresa, así como realizar los trámites de altas, bajas,
donaciones, transferencias y enajenaciones de los bienes, de acuerdo a cada caso
21
Programar, organizar y controlar los trabajos de mantenimiento y conservación de
los bienes muebles, inmuebles y los sistemas y equipos de cómputo de la empresa.
Elaborar e integrar los informes que se requieran, en el ámbito de su competencia, e
informar a la Gerencia y resultados de las acciones a su cargo.
Atender las demás funciones que le sean asignadas y que se requieran dentro del
ámbito de su competencia.
Recursos Humanos
Proponer las políticas generales de administración delos recursos humanos y los
principios de administración de personal.
Mantener actualizados la documentación y los registros con todos los antecedentes
y la información referida al personal.
Asesorar oportunamente al personal sobre todas las materias del derecho laboral
manteniendo un archivo actualizado de estas disposiciones legales.
Ejecutar y tramitar la incorporación, promoción, retiro o destinación del personal,
como también lo relativo a licencias, permisos, asignaciones familiares y todo lo
relacionado a solicitudes del personal.
Asegurar la operatividad de los trámites administrativos relacionados con licencias
médicas, accidentes del trabajo, cargas familiares, asistencia, permisos y
vacaciones y otros trámites y/o certificaciones que requiera el personal.
Controlar la asistencia y los horarios de trabajo, sin perjuicio del control obligatorio
que debe realizar cada área de la empresa.
Calcular, registrar y pagar las remuneraciones del personal.
Programar y ejecutar programas de bienestar y recreación para los trabajadores y su
grupo familiar, procurando mejorar la calidad de vida de las personas.
Finanzas
Coordinar, supervisar y controlar las actividades administrativas de tesorería,
nómina, contabilidad y control de bienes.
22
Coordinar y dirigir las actividades relacionadas con el registro y control de la
movilización y establecer los planes y programas a desarrollar en área financiero
contable.
Coordinar, supervisar y controlar las actividades y situaciones financieras.
Establecer y ejecutar el cronograma de pago de diferentes conceptos de la empresa.
Coordinar de los recursos financieros de la empresa.
Coordinar la creación, modificación o sustitución de sistemas, procedimientos,
formularios y normas que afecten el proceso financiero en el área de su
competencia.
Proporcionar información financiero-contable a organismos internos y externos.
Velar como agente de retención por el cumplimiento de las disposiciones
establecida en las leyes y reglamentos creados para el efecto.
Contabilizar las operaciones y transacciones que realice la empresa, mediante el
registro sistemático de las mismas.
Fomentar entre el personal la idea de vocación de servicio y trabajo en equipo,
manteniendo un clima de entendimiento y cooperación de desarrollo de sus
actividades.
Sugerir medidas encaminadas a mejorar la organización y funcionamiento del
departamento y someterlas a consideración de la autoridad.
Área de Producción
El área de producción es la parte más importante de la empresa, ya que en esta área
es donde se genera la actividad principal de la empresa que es convertir los insumos en
productos terminados. El área de producción se encarga de que los productos tengan el
grado de calidad que el cliente exige y sean entregados a tiempo.
Jefe de Producción
Organizar y dar seguimiento a la ejecución de todos los trabajos dentro del ciclo de
producción, garantizando que los productos cumpla con las especificaciones
establecidas en el sistema de calidad.
23
Optimizar y planificar los recursos productivos de la empresa para obtener un
crecimiento progresivo de la productividad a la vez que se respetan los
condicionantes y especificaciones de calidad.
Promover el sistema de calidad en toda el área de la que es responsable, ayudando a
completar aspectos que pueden contribuir a su mejora continuada.
Mantener la comunicación con el Gerente General sobre los planes a corto, medio y
largo plazo para hacer progresar el área productiva de la empresa con respecto a las
tendencias del mercado y de la tecnología.
Crear una labor de equipo con sus colaboradores inmediatamente inferiores en el
organigrama traduciendo las políticas y estrategias de la empresa en acciones
concretas que puedan ser interpretadas claramente por los mandos intermedios.
Dar seguimiento a la evolución tecnológica, analizando la aplicabilidad en la propia
empresa y estudiando la posible rentabilidad de su utilización.
Preparar y presenta al equipo directivo, y muy concretamente al Gerente General, la
evolución de los índices de productividad, las acciones realizadas en el período y el
conjunto de recomendaciones deseables para la mejora del período siguiente.
Dar seguimiento al rendimiento y efectividad de los mandos intermedios a su
cargo, proponiendo planes formativos para su crecimiento a nivel tecnológico.
Dar seguimiento especial a la planificación de los trabajos y del cumplimiento de
los plazos de entrega, procurando información periódica, puntual y fiable al
departamento comercial en este aspecto.
Recibir, filtrar y distribuir los procedimientos y mejoras del sistema de calidad.
Liderar y seguir los avances en las acciones correctoras y preventivas en áreas de
productividad, calidad y medio ambiente.
Asignar las funciones y responsabilidades a cada una de las personas de su área, así
como las relaciones entre ellas, muy especialmente de los que tienen cargos
jerárquicos.
Contactar con clientes, juntamente con personal de ventas, para clarificar el proceso
de producción y su impacto en el costo del producto.
Supervisar y controlar las actividades de almacenaje, tanto de materias primas
como de productos terminados, así como también su entrega a los clientes.
24
Planeamiento y control de la producción
El planeamiento y control de la producción, es la actividad que permite coordinar y
conducir todas las operaciones de un proceso productivo mediante el planeamiento, la
programación, la preparación, el lanzamiento y la supervisión del cumplimiento del
programa de materiales, mano de obra, instalaciones, instrucciones y todos los elementos
adicionales necesarios, con el objetivo de cumplir con los compromisos asumidos, con los
clientes de la empresa.
Preparar los planes y los programas de producción.
Preparar todas las órdenes de producción, de acuerdo con el programa
determinando el itinerario y los tiempos requeridos.
Informar a los departamentos y centros de operación acerca del trabajo por hacer,
con la asignación de prioridades
Efectuar el seguimiento y control del cumplimiento de las órdenes de trabajo, su
análisis, corrección y reprogramación.
Vigilar el transporte que mejor satisfaga las necesidades de recepción y despacho
de los materiales del sistema y la preparación de los productos para su envío al
cliente o a depósito, carga de los mismos en los vehículos de transporte y
comunicación del hecho a los interesados.
Recibir en fábricas y almacenamiento, los envíos de los proveedores como son
materias primas e insumos.
Recibir, proteger y entregar en el punto donde son necesarios los materiales
adquiridos para producir y operar la planta.
Controlar las existencias y verificar que cantidad y dónde deben almacenarse las
mismas. Determinar los límites económicos, stocks mínimos y normalización de los
artículos almacenados.
Obtener herramientas necesarias para el área de producción y suministrar las
herramientas cuando sea necesario.
25
Fabricación
Fabricación se encarga de la transformación de materias primas para crear el producto final
de tal manera que pueda ser comercializado y utilizado.
Responsable de la fabricación de los productos y de las partes componentes.
Creación de las unidades básicas constitutivas de un producto completo (partes).
Responsable de la unión de dos o más partes para formar una porción del producto
terminado.
Montaje final, unión de dos o más partes o subconjuntos para formar el producto
terminado.
Realiza la corrección de productos o implementación del servicio.
Abastecimiento de materiales
Es la encargada de verificar la provisión de materiales y satisfacer en el tiempo apropiado
y de forma adecuada los recursos e insumos necesarios para la producción.
Ubicar y negociar con los proveedores, hasta la colocación de la orden de compra.
Realizar el seguimiento y activación de las compras, cuya misión es hacer que los
artículos comprados sean entregados por el proveedor, de acuerdo a lo convenido,
en la fecha establecida.
Tratar de obtener compradores para todos los materiales de los que, por algún
motivo, desea desprenderse el sistema.
Control de calidad
Es la encargada de someter a pruebas los productos y verificar si presentan las
características y propiedades correctas para de esta manera verificar si los productos
pueden o no ser comercializados.
Establecer límites aceptables de variación de los atributos de un producto y a
informar el estado en que se mantiene el producto dentro de estos límites.
26
Analizar las especificaciones de calidad del producto y de las especificaciones de
los lugares y métodos de control.
Gestionar las mediciones, análisis y mantenimiento de los registros de control de
calidad.
Atender, evaluar y notificar a producción acerca de las quejas de los clientes y de
proponer medidas para la corrección de los defectos de producción reales.
Disponer la venta o destrucción de los artículos rechazados. Asimismo, está a cargo
de la disposición de la venta o destrucción de los artículos fuera de uso del stock.
Área de Comercialización
Es el área encargada de poner a la venta los productos y ver las vías de distribución para su
venta.
Jefe Comercial
Preparar los planes, pronósticos y presupuestos de ventas, calculando para el efecto
tanto las cifras históricas y metas corporativas cuanto la demanda puntual del
mercado en sus diferentes canales, considerando para el efecto no solo el
crecimiento monetario, sino garantizando porcentajes de penetración y
participación del mercado.
Planificar las acciones de las diferentes áreas a su cargo, tomando en cuenta los
recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes y presupuestos.
Tener conocimiento muy amplio y detallado de los productos, con todas sus
características y aplicaciones.
Proponer, desarrollar e implementar metas y objetivos con las áreas de su
responsabilidad a través de la ejecución de programas y planes de acción dirigidos
a alcanzar los objetivos propuestos, así como la definición de estándares de
desempeño para todos los miembros del equipo comercial.
Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas así como su perfil de
competencia y su sistema de remuneración e incentivos.
Revisar la descripción de funciones de cada uno de los equipos integrados en su
área de responsabilidad.
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Participar activamente de los procesos de reclutamiento, selección y capacitación
de los vendedores y determinar conjuntamente con recursos humanos los planes de
capacitación de toda la fuerza de ventas, jefes de productos y asistentes
comerciales.
Investigación Comercial
Es la responsable de implementar estrategias y desarrollar acciones para
incrementar conocimiento sobre el mercado actual.
Conocer exhaustivamente el mercado, agentes que intervienen y afectan a la
empresa, tendencias y evolución.
Estudiar el mercado, segmento, competidores, proveedores y distribuidores
Analizar la competencia conocer sus políticas de precios y márgenes,
comunicación, imagen de marca, promociones, sistemas de fidelización.
Establecer segmentación de mercado, definir el público objetivo de la tienda,
elaborar un perfil detallado del mismo.
Ventas
Es la encargada de desarrollar técnicas para la comercialización de los productos
elaborados por la empresa.
Provisionar las ventas a raíz de las expectativas empresariales (marcadas con el
Dpto. financiero).
Fijar márgenes y precios.
Definir la distribución en tienda de forma que incentive el aspecto comercial.
Definir ciclos de vida de los productos y agilizar rotaciones de stock.
Fijar campañas de ventas y políticas de apoyo.
Incentivar las ventas a través de las herramientas de marketing disponibles para la
comunicación (publicidad, relaciones públicas, promociones, eventos).
Elaborar estrategias de captación y fidelización de los clientes a raíz de los datos
que se obtengan del área de investigación comercial.
28
Desarrollar marketing relacional.
Fijar métodos de atención al cliente y servicio post-venta.
Controlar la fiabilidad del servicio post-venta para asegurar su correcta ejecución.
Diseño e Innovación
El diseño y la innovación forman una parte esencial de la empresa ya que es la
encargada de orientar a la creación y desarrollo de nuevos productos que tengan
características únicas y especificas utilizando la creatividad e inventiva
Diseñar nuevos productos.
Conocer las tendencias y adelantarse a la competencia.
Manejar programas que ayuden al trabajo de diseño.
Fomentar en forma proactiva la innovación.
Crear diseños únicos.
Definir el ciclo de vida de la imagen.
29
CAPÍTULO II.
MARCO TEÓRICO
2.1. RESEÑA HISTÓRICA DEL CONTROL DE INVENTARIOS
Hace 300 años los inventarios eran considerados como medidas de riquezas y
poder, el autor Pappilo decía que la existencia y riqueza de un reino no constituye
solamente en el dinero que poseían sino también las mercancías y embarques para
comercializar, y almacenes surtidos con todos los materiales necesarios.
La historia de los inventarios, comienza desde la antigüedad, cuando los pueblos,
debido a las épocas de escases, deciden almacenar grandes cantidades de alimentos, para
hacer frente a ellas; así se idea un mecanismo de control para su reparto.
El inventario es una forma de mantener el control oportuno de las mercancías,
insumos y materias primas que sean parte de la actividad económica de la empresa, para
así tener un desarrollo óptimo y generar un crecimiento de la misma, por esto es uno de
los activos más importantes.
El inventario es una forma de mantener el control oportuno de las mercancías,
insumos y materias primas que sean parte de la actividad económica de la empresa, para
así tener un desarrollo óptimo y generar un crecimiento de la misma, por esto es uno de
los activos más importantes.
Todas las organizaciones mantienen inventarios, los insumos están constituidos por
materias primas, productos en proceso, suministros que se utilizan en sus operaciones y
los productos terminados (Muller, 2005).
Desde tiempos inmemorables los egipcios y otros pueblos de la antigüedad
acostumbraban a almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los
tiempos de sequía o de calamidades, es así, que nace la idea de un mecanismo de control
para su reparto, surgiendo los inventarios como una forma de organización que les
aseguraría la continuidad de la vida y el desarrollo de sus actividades normales.
30
El concepto de inventario nace junto a la noción de propiedad privada, cuando se
producía el almacenamiento y acumulación de bienes como alimentos, granos, animales y
otros productos, por lo que el hombre vio la necesidad de organizar sus bienes, es decir,
saber qué le pertenece, siendo utilizado el inventario como una forma de organización
básica que conllevó a una mejor economía.
Posteriormente, la sociedad necesitó producir una gran cantidad y variedad de
productos que requería el hombre para su subsistencia, los que a su vez necesitaron ser
intercambiados en mayor escala, dando origen con esto a la transición de sistemas
artesanales de producción a otros más avanzados.
Con el transcurso del tiempo, aparecieron los excedentes de estos bienes, dando
lugar a los inventarios; que, hasta principios del siglo pasado, fueron analizados con
criterio estrictamente contable, es decir, únicamente utilizando registros de entradas y
salidas cuyo objetivo principal era estar informado sobre fugas o pérdidas por malos
manejos, lo que a su vez produjo una serie de mecanismos para mejorar la administración y
control de los inventarios (Jácome, 2011).
El inventario se ha utilizado desde que el hombre vio la necesidad de organizar sus
bienes, es decir, saber que pertenencias tiene de acuerdo a los diferentes roles que esta
persona desempeña, tendero, fabricante, importador, exportador, etc. El inventario es
utilizado como forma de organización básica que conlleva a una mejor economía, porque
se sabe con qué se cuenta y que debe ser repuesto.
Se puede decir que los inventarios han sido utilizados desde tiempos remotos hasta
la actualidad, hoy los inventarios son la base de toda empresa comercial ya que los
inventarios son la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del
manejo de inventario por parte de la misma.
2.2.CONCEPTO DE INVENTARIOS
Considerando la evolución histórica del inventario, se puede establecer que tiene
como propósito primordial suministrar a la empresa de materiales necesarios para su
funcionamiento, ya que juega un papel transcendental dentro del proceso de producción de
31
bienes o servicios y tiene relación principal con los costos y las finanzas, mostrando su
valor por el lado de los activos en el Balance General.
El manejo físico como contable permitirá a las empresas mantener el control
oportuno, así como también conocer al final del periodo de su actividad, un estado
confiable de la situación económica de la empresa.
A continuación se presentan algunos conceptos, establecidos por diferentes autores
sobre los inventarios:
Davis y Mckeown, 1994, se refieren a los inventarios como un medio ambiente
fabril, en donde el inventario incluiría materias primas, artículos semiterminados (trabajo
en proceso) y artículos terminados. En las empresas comerciales, por lo general el
inventario se contempla como el conjunto de artículos que están disponibles para la venta.
Sin embargo, los inventarios pueden incluir también activos no físicos como el dinero en
efectivo, las cuentas por cobrar y el personal (Davis & McKeown, 1994).
Según Guajardo 1996, los inventarios son los bienes de una empresa destinado a la
venta o la producción de productos para su posterior venta como materia prima,
producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilizan en el
empaque, envase de mercancías o las refacciones para mantenimiento que se consuman en
el ciclo normal de las operaciones. (Barron Morales, 2003)
Acevedo, J. y M. Gómez (2001) ven a los inventarios bajo un prisma diferente, tal
como cantidades de recursos que se despliegan a los largo del complejo sistema de
relaciones intra e interempresas (cadena logística) para permitir su operación económica y
fluida, a la vez que para absorber el impacto de la variabilidad e incertidumbre asociadas a
la operación, garantizando la máxima satisfacción del cliente. (Acevedo, 2001)
La Sociedad Americana de la Producción y el Control de Inventarios, determina
que los inventarios son aquellas existencias o ítems usados para apoyar la producción
(materias primas e ítems en proceso), las actividades de apoyo (mantenimiento, reparación
y operaciones de apoyo) y servicio al cliente (bienes terminados y partes disponibles).
Comprende también el almacenamiento de todos los materiales usados o fabricados por
32
cualquiera en la organización para propósitos directos o indirectos de ofrecer productos
terminados o servicios a los clientes. (Asociación americana de control de producción e
inventarios, 2010)
Taha, 2012, en su libro Administración de Operaciones, establece que los
inventarios están relacionados con el mantenimiento de cantidades suficientes de bienes
(refacciones y materias primas) que garanticen una operación fluida en un sistema de
producción o en una actividad comercial. (Taha, 2012)
Chiavenato en su libro iniciación de a la Administración de Materiales, establece
que los inventarios son existencias en la composición de materiales que no se utilizan
momentáneamente en la empresa, pero que necesitan existir en función de las futuras
necesidades. (Chiavenato, 2005)
Narasimhan establece que un inventario consiste en las existencias de productos
físicos que se conservan en un lugar y momento determinado, cada artículo diferente del
inventario se denomina unidad de almacenamiento de existencias y tiene un número
determinado de unidades de existencia, la razón principal por la que se debe tener un
inventario es para reducir la falta de suministros de productos a los clientes. (Narasimhan,
1995)
De los conceptos determinados de los diferentes autores se puede determinar que un
inventario es un método de control de materiales, sean estos producidos o no por la
empresa, necesarios para su normal desenvolvimiento, los cuales mal administrados
pueden arruinar la ventaja competitiva y el margen de ganancia del negocio.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su
posterior comercialización. Los inventarios comprenden además de las materias primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales,
repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la
venta o en la prestación de servicios. Un inventario es una combinación de materias primas
e insumos que forman parte de un proceso de manufactura, todas las organizaciones
mantienen inventarios.
33
Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus
productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos
terminados. Inventario es la cantidad de unidades de algún material que se almacenan con
el fin de satisfacer una demanda, es una provisión de materiales y de subcomponentes que
tiene por objeto facilitar la producción o satisfacer la demanda de los clientes.
Adicionalmente, el inventario es uno de los activos más grandes existentes en una
empresa, y aparece reflejado tanto en el balance general como en el estado de resultados:
En el Balance General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el
estado de resultados, el inventario final se resta del costo de las mercancías disponibles
para la venta, determinándose el costo de las mercancías vendidas durante un periodo
determinado.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales
necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un
papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de
esta forma afrontar la demanda.
2.3. CLASIFICACION DE LOS INVENTARIOS
Las empresas se aprovisionan de diferentes productos para poder llevar a cabo su
actividad, en todos los casos necesitan almacenes para poder guardar sus productos y
conservarlos en buenas condiciones, es así que los inventarios se crean con la finalidad de
servir a los clientes y de permitir el flujo productivo, existen varios tipos de inventarios
según su naturaleza con diferencias notables entre las distintas industrias y los más
comunes son los siguientes:
• Inventarios de Materia Prima: Se define como materia prima todos los
elementos que se incluyen en la elaboración de un producto. La materia prima es todo
aquel elemento que se transforma e incorpora en un producto final. Un producto terminado
tiene incluido una serie de elementos y subproductos, que mediante un proceso de
transformación permitieron la confección del producto final.
34
Recae en aquellos materiales utilizados en la elaboración de productos pero que no
han pasado por procesamiento. Representa todos los materiales que son usados
directamente en la fabricación del producto.
La materia prima es utilizada principalmente en las empresas industriales que son
las que fabrican un producto. Las empresas comerciales manejan mercancías, son las
encargadas de comercializar los productos que las empresas industriales fabrican.
La materia prima debe ser perfectamente identificable y medible, para poder
determinar tanto el costo final de producto como su composición.
• Inventarios de Productos en Proceso: Un inventario en proceso es el trabajo que
se ha iniciado la producción en una empresa de fabricación, pero que aún no se ha
completado. Es un concepto importante para los departamentos de contabilidad, ya que
tienen que tener en cuenta el valor del inventario en proceso de la misma manera que lo
hacen con las materias primas y productos terminados.
Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace
por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha
de cierre.
Es en esta etapa donde se contabiliza la mano de obra, los materiales, la materia
prima bruta, los costos indirectos de producción, etc. Refiere a los bienes en proceso de
manufactura perteneciente a las empresas industriales o manufactureras.
Este inventario se lleva a cabo contabilizando el total de materiales, gastos de
fabricación, y mano de obra antes de la fecha de cierre. Se muestran productos que aún no
se han terminado de fabricar, y que les falta algunos procesos o etapas para pasar a ser un
producto terminado.
35
En general, los procesos de fabricación implican tres fases básicas. Las materias
primas se compran a proveedores y se reciben en el inventario del almacén de la empresa o
equipo de logística. Dado que la producción se lleva a cabo, los materiales se mueven fuera
de ese inventario y son utilizados en la producción. Finalmente, los productos acabados se
completan y están listos para la logística de salida y procesos de comercialización. En entre
las materias primas y productos acabados, el inventario en proceso está en diversas etapas
de desarrollo.
• Inventarios de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos
por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser
vendidos como productos elaborados.
Es la contabilización de los bienes que para ser vendidos se transforman en
productos elaborados, y que pertenecen a las empresas industriales o manufactureras. En
este inventario se encuentran todos los productos o mercancía, así como también los
artículos que se han producido que están disponibles para la venta.
El cálculo del inventario de productos terminados para una empresa de fabricación
requiere el uso de una fórmula matemática simple que depende de unos pocos de
inventario de la empresa y los registros de producción para completarse.
La fórmula para su uso es:
En otras palabras, los productos terminados son la cantidad de bienes que tienes en
el inicio del período, así como cualquier producto manufacturado añadido durante el
periodo, menos los costes de fabricación de los bienes vendidos en ese período.
• Inventarios de Materiales y suministros: Son los materiales con los que se
elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta
(Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).
Inv. Productos terminados = Inicio Productos + Costo de bienes manufacturados - Costo de Ventas
36
En el inventario de materiales y suministros se incluye:
Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria,
un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.
Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria,
dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las
operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las
industria tiene gran relevancia.
Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y
aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser
controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus
necesidades.
Detalla los materiales empleados en la fabricación de productos y que no pueden
ser contabilizados con exactitud, como son los clavos, la pintura, los lubricantes, etc. Los
sistemas o métodos básicos utilizados para la contabilización de inventarios son: el sistema
de inventario periódico donde la empresa al finalizar el período hace el conteo de
existencia sin tener un registro continuo de su stock; y el sistema de inventario perpetuo o
permanente donde se lleva un continuo registro de las existencias y de los costos de la
mercancías vendidas.
El inventario muestra un panorama general de cómo la empresa va a desarrollar sus
actividades de producción, Así como también el conjunto de productos o mercancías que
posee, por eso se dice que es el activo más importante de la empresa.
2.4.TIPOS DE INVENTARIOS
Los inventarios son importantes para las empresas, se puede manifestar que existen
varios tipos de inventarios de acuerdo a la actividad que realzan las empresas y pueden ser:
Según Lovera 1998:
Inventario perpetuo.- Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en
el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como
37
mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las
cantidades físicas.
Inventario intermitente.- Es un inventario que se efectúa varias veces al año.
Inventario mixto.- Es un inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no
se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.
Inventario en proceso.- Son existencias que se tienen a medida que se añade mano
de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que
llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto
terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en
proceso.
Según Alberto Redondo, 1998:
Inventario inicial.- “Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones”.
(Redondo, 1998)
Inventario permanente.- “Es un método seguido en el funcionamiento de algunas
cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en
cualquier momento con el valor de los stocks”. (Redondo, 1998)
Según Idalberto Chiavenato, 2002:
Inventario físico: “Es el inventario real, es contar, pesar o medir y anotar todas y
cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia
en la fecha del inventario” (Chiavenato, 2002).
Inventario agregado.- “Es el que se aplica cuando al administrar las existencias de
un único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la
administración del inventario” (Chiavenato, 2002).
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Los tipos de inventarios varían de acuerdo a los procesos de la empresa y al
desarrollo del producto o servicio. Los inventarios son procesos de control interno que
coadyuvan a la organización a cumplir con los objetivos propuestos, fomentando la
eficiencia en el manejo de las operaciones, volviéndole cada día más competitiva, y
necesitan de un eficaz control interno.
2.5.EL CONTROL INTERNO
El sistema de control interno comprende todos los procedimientos coordinados de
manera coherente a las necesidades de la empresa, para proteger y resguardar sus activos,
verificar su exactitud y confiabilidad de los datos e información contables, así como
también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones.
Considerando la importancia del control interno a continuación se presentan
algunas definiciones de diferentes autores:
Según Reyes Ponce, 1997, el control es una etapa primordial en la administración,
pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real
de la organización no existe un mecanismo que se cerciore e informe los hechos que van de
acuerdo con los objetivos (Reyes Ponce, 1997)
Mario Perdomo, 2006, establece que el control interno en cualquier organización,
reviste mucha importancia, tanto en la conducción de la organización, como en el control e
información de la operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes,
funciones e información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación
confiable de su situación y sus operaciones en el mercado; ayuda a que los recursos
(humanos, materiales y financieros) disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo
criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno, en
los sistemas respectivos. (Perdomo, 2006)
Catácora, 1996, manifiesta que un sistema de control interno se establece bajo la
premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer el control
39
interno diseña pautas de control cuyo beneficio supere el costo para implementar los
mismos. (Catácora, 1996)
Según Meigs, W; Larsen, G., 1994, el propósito del control interno es Promover la
operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de
la organización. (Meigs, 1994)
De las definiciones se puede determinar que el control interno permite optimizar la
gestión administrativa, ya que protege los recursos de la empresa evitando pérdidas por
fraudes o negligencias, busca la exactitud y veracidad de los datos contables, promueve la
eficiencia de la explotación de los recursos, promueve la calidad y la mejora continua y
finalmente vela porque todas las actividades de la empresa estén dirigidos al cumplimiento
de los objetivos de la entidad.
Se puede definir el control interno como un proceso efectuado por la junta directiva
de la entidad, la gerencia y demás personal, diseñado para proporcionar seguridad
razonable relacionada con el logro de objetivos de igual manera constituye un medio para
un fin, que es el de salvaguardar los bienes de la entidad. Es y debe ser ejecutado por todas
las personas que conforman una organización, no se trata únicamente de un conjunto de
manuales de políticas y formas, sino de personas que ejecutan actividades en cada nivel de
una organización.
El control interno proporciona solamente seguridad razonable, no seguridad
absoluta, acerca del desarrollo correcto de los procesos administrativos y contables,
informado a la alta gerencia y al consejo de una entidad. Está engranado para la
consecución de objetivos en una o más categorías separadas pero interrelacionada.
Control Interno son las políticas, principios y procedimientos adoptados por la
administración para lograr las metas y objetivos planificados y con el fin de salvaguardar
los recursos y bienes económicos, financieros, tecnológicos a través de su uso eficiente y
aplicando la normativa vigente, así como las políticas corporativas establecidas. También
40
se encarga de evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se
contraerán obligaciones no autorizadas o injustificadas.
Importancia de control interno
Todas las empresas públicas, privadas o mixtas, ya sean comerciales, industriales o
financieras, deben de contar con instrumentos de control administrativo, tales como un
buen sistema de contabilidad, apoyado por un catálogo de cuentas eficiente y práctico;
además, con un sistema de control interno, para confiar en los conceptos, datos, cifras,
informes y reportes de los estados financieros.
Entonces, un buen sistema de control interno es importante, desde el punto de vista
de la integridad física y numérica de bienes, valores y activos de la empresa, tales como el
efectivo en caja y bancos, mercancías, cuentas y documentos por cobra, equipos de oficina,
reparto, maquinaria, etc., es decir, un sistema eficiente y práctico de control interno,
dificulta la colusión de empleados, fraudes, robos, etc.
El control interno puede ayudar a que una entidad consiga sus objetivos de
rentabilidad y rendimiento, obtenga una información financiera fiable y prevenir la
pérdida de recursos.
Existen dos tipos de controles internos administrativos y contables.
El control interno administrativo no está limitado a él plan de la organización
y procedimientos que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la autorización de
intercambios, entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en
las operaciones establecidas por el ente.
El control interno contable comprende el plan de la organización y los registros que
conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables;
por lo tanto podemos considerar que el Control Interno no es un evento aislado, es más
bien una serie de acciones que ocurren en forma constante a través del funcionamiento y
operación de una organización, debiendo reconocerse como una parte inherente a la
41
estructura administrativa y operacional existente en entidad, asistiendo a la dirección de
manera constante en cuanto al manejo de la entidad y alcance de sus metas.
Objetivo del control interno
Proteger los activos que son utilizados para las actividades de la empresa
Obtener la información exacta
Crear de normas y procedimientos internos
Hacer que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos y
externos.
Promover y evaluar la calidad y la mejora continua.
Verificar la veracidad y confiablidad de los datos e información de
resultados de la gestión institucional, los cuales son utilizados por la alta
dirección para la toma de decisiones.
Velar por la eficacia, eficiencia, efectividad y economía en toda la gestión
institucional, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las
funciones y actividades definidas para el logro de la misión, visión, políticas
y objetivos.
Evaluar la implementación de Sistemas.
Prestar asesoría y acompañamiento a las diferentes dependencias, en temas
relacionados con el desarrollo, evaluación y mejora del control interno, sin
que se vea comprometida su objetividad e independencia.
Fomentar la cultura del autocontrol a través del fortalecimiento de prácticas,
herramientas y metodologías que faciliten el análisis y evaluación
individual.
Elementos del control interno
Para que la administración pueda lograr los objetivos de control interno de la
entidad, es necesario utilizar los siguientes elementos:
Ambiente de control. Esta dado por los valores, la filosofía, la conducta ética y
la integridad dentro y fuera de la organización. Es necesario que el personal de la empresa,
42
los clientes y las terceras personas relacionadas con la compañía, conozcan dichos aspectos
y se identifiquen con ellos.
La organización debe establecer un entorno que permita el estímulo y produzca
influencia en la actividad del recurso humano respecto al control de sus actividades. Para
que este ambiente de control se genere se requiere de otros elementos asociados al mismo
los cuales son:
Integridad y valores éticos. Se deben establecer los valores éticos y de
conducta que se esperan del recurso humano al servicio del Ente, durante el
desempeño de sus actividades propias. Los altos ejecutivos deben
comunicar y fortalecer los valores éticos y conductuales con su ejemplo.
Competencia. Se refiere al conocimiento y habilidad que debe poseer toda
persona que pertenezca a la organización, para desempeñar
satisfactoriamente su actividad.
Experiencia y dedicación de la Alta Administración. Es vital que quienes
determinan los criterios de control posean gran experiencia, dedicación y se
comprometan en la toma de las medidas adecuadas para mantener el
ambiente de control.
Filosofía administrativa y estilo de operación. Es sumamente importante
que se muestre una adecuada actitud hacia los productos de los sistemas de
información que conforman la organización. Aquí tienen gran influencia la
estructura organizativa, delegación de autoridad y responsabilidades y
políticas y prácticas del recurso humano. Es vital la determinación
actividades para el cumplimiento de la misión de la empresa, la delegación
autoridad en la estructura jerárquica, la determinación de las
responsabilidades a los funcionarios en forma coordinada para el logro de
los objetivos.
La NIA establece el ambiente de control como la actitud global, conciencia y
acciones de directores y administración respecto del sistema de control interno y su
43
importancia en la entidad. El ambiente de control tiene un efecto sobre la efectividad de
los procedimientos de control específicos. Un ambiente de control fuerte, por ejemplo, uno
con controles presupuestales estrictos y una función de auditoría interna efectiva, pueden
complementar en forma muy importante los procedimientos específicos de control. Sin
embargo, un ambiente fuerte no asegura, por sí mismo, la efectividad del sistema de
control interno. (Manco Posada, 2014).
Evaluación de riesgos. Consiste en la identificación de los factores que podrían
hacer que la entidad cumpla sus objetivos propuestos, cuando se identifiquen los riesgos,
éstos deben gestionarse, analizarse y controlarse.
Riesgos son los factores que pueden incidir interfiriendo el cumplimiento de los
objetivos propuestos por el sistema u organización, se denominan riesgos. Estos pueden
provenir del medio ambiente o de la organización misma. Se debe entonces establecer un
proceso amplio que identifique y analice las interrelaciones relevantes de todas las áreas de
la organización y de estas con el medio circundante, para así determinar los riesgos
posibles.
Toda organización se encuentra sumergida en un medio ambiente cambiante y
turbulento muchas veces hostil, por lo tanto es de vital de importancia la identificación y
análisis de los riesgos de importancia para la misma, de tal manera que los mismos puedan
ser manejados. La organización al establecer su misión y sus objetivos debe identificar y
analizar los factores de riesgo que puedan amenazar el cumplimiento de los mismos. La
evaluación de riesgos presenta los siguientes aspectos sobresalientes:
a) Objetivos
Todos los recursos y los esfuerzos de la organización están orientados por los
objetivos que persigue la misma. Al determinarse los objetivos es crucial la identificación
de los factores que pueden evitar su logro. La administración debe establecer criterios de
medición de estos riesgos para prevenir su ocurrencia futuro y así asegurar el
cumplimiento de los objetivos previstos. Las categorías de los objetivos se relacionan
directamente con los objetivos del control interno planteados anteriormente:
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Objetivos de Información Financiera, son aquellos relacionados con la
obtención de información financiera suficiente y confiable.
Objetivos de Operación, son los que pretenden lograr efectividad y
eficiencia de las operaciones.
Objetivos de Cumplimiento, son los que se orientan a la adhesión a las
leyes, reglamentos y políticas emitidas por la administración.
b) Análisis de riesgos y su proceso: Los aspectos importantes a incluir son entre
otros:
Estimación de la importancia del riesgo y sus efectos
Evaluación de la probabilidad de ocurrencia
Establecimiento de acciones y controles necesarios
Evaluación periódica del proceso anterior
c) Manejo de cambios: Tiene relación con la identificación de los cambios que
puedan tener influencia en la efectividad de los controles internos ya
establecidos. Todo control diseñado para una situación específica puede ser
inoperante cuando las circunstancias se modifican. Este elemento tiene estrecha
relación con el proceso de análisis de riesgos, pues el cambio en sí implica un
factor que puede incidir en el éxito de los objetivos.
Además de los factores que puedan impedir el cumplimiento de los objetivos del
sistema organizacional, se debe tener en cuenta el riesgo de auditoría, que consiste en que
el auditor no detecte un error de importancia relativa que pueda existir en el sistema
examinado. El riesgo de auditoría puede consistir en riesgo inherente, riesgo de control, y
el riesgo de detección.
d) Riesgo de auditoría es el riesgo de que el auditor dé una opinión de auditoría
inapropiada cuando los estados financieros están elaborados en forma errónea
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de una manera importante. El riesgo de auditoría tiene tres componentes: riesgo
inherente, riesgo de control y riesgo de detección.
1. Riesgo inherente es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de
transacciones a una representación errónea que pudiera ser de importancia
relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas
en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos
relacionados.
2. Riesgo de control es el riesgo de que una representación errónea que pudiera
ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de
importancia relativa individualmente o cuando se agrega con
representaciones erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o
detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de
control interno.
3. Riesgo de detección es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de
un auditor o detecten una representación errónea que existe en un saldo de
una cuenta o clase de transacciones que podría ser se importancia relativa,
individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros
saldos o clases. (Manco Posada, 2014).
Procedimientos de control. Los procedimientos de control son emitidos por la
dirección y consisten en políticas y procedimientos que aseguran el cumplimiento de los
objetivos de la entidad y que son ejecutados por toda la organización. Además de brindar la
medidas necesarias para afrontar los riesgos.
Las actividades de una organización se manifiestan en las políticas, sistemas y
procedimientos, siendo realizadas por el recurso humano que integra la entidad. Todas
aquellas actividades que se orienten hacia la identificación y análisis de los riesgos reales o
potenciales que amenacen la misión y los objetivos y en beneficio de la protección de los
recursos propios o de los terceros en poder de la organización, son actividades de control.
Estas pueden ser aprobación, autorización, verificación, inspección, revisión de
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indicadores de gestión, salvaguarda de recursos, segregación de funciones, supervisión y
entrenamiento adecuado. (Manco Posada, 2014).
Supervisión. Mediante un monitoreo continuo efectuado por la administración se
evalúa si los funcionarios realizan sus tareas de manera adecuada o si es necesario realizar
cambios. La supervisión puede ser: supervisión interna (Auditoria Interna) por parte de las
personas de la empresa y supervisión externa (Auditora Externa) que la realizan entes
externos de la Empresa. Planeado e implementado un sistema de Control Interno, se debe
vigilar constantemente para observar los resultados obtenidos por el mismo.
Todo sistema de Control Interno por perfecto que parezca, es susceptible de
deteriorarse por múltiples circunstancias y tiende con el tiempo a perder su efectividad. Por
esto debe ejercerse sobre el mismo una supervisión permanente para producir los ajustes
que se requieran de acuerdo a las circunstancias cambiantes del entorno.
La Administración tiene la responsabilidad de desarrollar, instalar y supervisar un
adecuado sistema de control interno. Cualquier sistema aunque sea fundamentalmente
adecuado, puede deteriorarse sino se revisa periódicamente. Corresponde a la
administración la revisión y evaluación sistemática de los componentes y elementos que
forman parte de los sistemas de control.
La evaluación busca identificar las debilidades del control, así como los controles
insuficientes o ineficaces para fortalecerlos, eliminarlos o implantar nuevos. La evaluación
puede ser realizada por las personas que diariamente efectúan las actividades, por personal
ajeno a la ejecución de actividades y combinando estas dos formas.
El sistema de control interno debe estar bajo continua supervisión para determinar
si:
Las políticas descritas están siendo interpretadas apropiadamente y si se
llevan a cabo.
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Los cambios en las condiciones de operación no han hecho estos
procedimientos obsoletos o inadecuados y,
Es necesario tomar oportunamente efectivas medidas de corrección cuando
sucedan tropiezos en el sistema. El personal de Auditoría interna es un
factor importante en el sistema de control interno ya que provee los medios
de revisión interna de la efectividad y adherencia a los procedimientos
prescritos.
El papel del supervisor del control interno corresponde normalmente al
Departamento de Auditoría Interna, pero el Auditor Independiente al evaluarlo
periódicamente, contribuye también a su supervisión.
Sistemas de información y comunicación. Se utilizan para identificar, procesar y
comunicar la información al personal, de tal manera que le permita a cada empleado
conocer y asumir sus responsabilidades.
La alta administración debe transmitir mensajes claros acerca de las actividades de
la entidad y de la gestión y control que se realizan en cada una de ellas. Igualmente, se
puede obtener información de fuentes externas para mejorar los controles y comunicar
cualquier anomalía a la administración.
La capacidad gerencial de una organización está dada en función de la obtención y
uso de una información adecuada y oportuna. La entidad debe contar con sistemas de
información eficientes orientados a producir informes sobre la gestión, la realidad
financiera y el cumplimiento de la normatividad para así lograr su manejo y control.
Los datos pertinentes a cada sistema de información no solamente deben ser
identificados, capturados y procesados, sino que este producto debe ser comunicado al
recurso humano en forma oportuna para que así pueda participar en el sistema de control.
La información por lo tanto debe poseer unos adecuados canales de comunicación que
permitan conocer a cada uno de los integrantes de la organización sus responsabilidades
sobre el control de sus actividades. También son necesarios canales de comunicación
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externa que proporcionen información a los terceros interesados en la entidad y a los
organismos estatales.
2.6.EL CONTROL CONTABLE
A continuación se presentan varias definiciones del control interno contable:
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos, 1974, establece que el control
contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se
refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros y
consecuentemente están diseñados para suministrar razonable seguridad que comprende
métodos, planes y procedimientos orientados a la protección de activos y a garantizar la
confiabilidad de la información financiera (León Velasco, 2013).
Cepeda, 2000, determina que el control contable comprende las normas y
procedimientos contables, así como los procedimientos y métodos relacionados con la
protección de bienes y fondos y la confiabilidad de los registros contables, presupuestarios
y financieros de la organización. Los objetivos del control interno contable son: la
integridad de la información, la validez de la información, la exactitud de la información,
el mantenimiento de la información y la seguridad física. Los elementos del control interno
contable son: la definición de la autoridad y responsabilidad, la segregación de deberes,
establecimiento de comprobaciones internas y pruebas independientes y el uso de
procedimientos de auditoría interna. (Cepeda, 2000)
Según Vladimir Chacón, 2002, el control interno contable son las medidas que se
relacionan directamente con la protección de los recursos, tanto materiales como
financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la
confiabilidad de la información contable. Consiste en los métodos, procedimientos y plan
de organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y asegurar que las
cuentas y los informes financieros sean confiables. (Chacón, 2002)
Los controles contables comprenden el plan de organización, todos los métodos y
procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la
empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles
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tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables
de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna.
El control contable está descrito también en las SAS Número 1: El control contable
comprende el plan de organización, los procedimientos y registros que se relacionen con la
protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente
se diseñan para prestar seguridad razonable de que:
a) Todas las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o
específica de la administración.
b) Se registren las transacciones como sean necesarias para permitir la preparación
de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente
aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y mantener la
contabilidad de los activos.
c) el acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la
administración.
d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables
con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia
(Fonseca Luna, 2009).
El Control Interno contable se deriva del sistema de Control Interno administrativo,
de su sistema de información, ya que el Control interno contable es el que genera la base
de datos de la cual se alimentará el Sistema de Información. Los principales lineamientos
para que el Control interno contable sea eficiente, se debe verificar que; las operaciones
sean registradas en forma integral, oportuna, con una correcta valuación, según su
ocurrencia, reveladas y presentadas en forma adecuada. Todas las operaciones realizadas
en la entidad deben reflejar la existencia y pertenencia, esto es verificable a través de
conteos físicos y cruce de información. Estas operaciones deben ser ejecutadas únicamente
con las autorizaciones de los niveles permitidos.
El control interno contable se basa en la recopilación eficiente de datos financieros
provenientes de la operación de la empresa, proporcionando información verídica y
oportuna en un determinado periodo, para la toma de decisiones gerenciales.
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Lo que se espera del Control Interno Contable es que brinde la mayor seguridad
para la consecución de los objetivos, a través de la correcta aplicación de los reglamentos,
políticas y procedimientos establecidos por la alta dirección, quien a su vez debe actuar
como un supervisor para que dichos lineamientos sean cumplidos. El Control Interno no
puede evitar que se realicen malas prácticas por parte de los colaboradores de una
organización, sin embargo permite tomar medidas correctivas a tiempo evitando pérdidas
importantes a la entidad.
2.7.LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
A continuación, se presenta la definición de diferentes autores:
Según Chauvel, 1992, la administración de inventario implica la determinación de
la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los
pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se
toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario: 1)
Minimización de la inversión en inventarios: El inventario mínimo es cero, a empresa
podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran
mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los
clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y
deben contar con inventarios para asegurar los programas de producción. La empresa
procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso; y, 2) Afrontando la
demanda: Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas
satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades
excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta
satisfacción ni la pérdida de un cliente. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener
inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho. La
empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre
los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del
inventario que se requiere. (Chauvel, 1992)
Para Redondo A., 1998, la administración de inventario es primordial dentro de un
proceso de producción ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar
como empresa, lograr la satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción.
51
Dicha política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la
continuidad de la producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en
cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de
mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la
administración de inventario: 1) Establecer relaciones exactas entre las necesidades
probables y los abastecimientos de los diferentes productos; 2) Definir categorías para los
inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada; 3) Mantener los costos de
abastecimiento al más bajo nivel posible; 4) Mantener un nivel adecuado de inventario; 5)
Satisfacer rápidamente la demanda; y, 6) Recurrir a la informática. (Redondo, 1998)
Para Edwin Bastidas, 2010, la administración de un inventario es un punto
determinante en el manejo estratégico de toda organización, tanto de prestación de
servicios como de producción de bienes. Las tareas correspondientes a la administración de
un inventario se relacionan con la determinación de los métodos de registro, la
determinación de los puntos de rotación, las formas de clasificación y el modelo de
reinventaría determinado por los métodos de control (el cual determina las cantidades a
ordenar o producir, según sea el caso). Los objetivos fundamentales de la gestión de
inventarios son: 1) Reducir al mínimo "posible" los niveles de existencias; y, 2) Asegurar
la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso, materia prima,
insumo, etc.) en el momento justo (Bastidas, 2010).
La administración de inventario es una función administrativa fundamental que se
encuentra enmarcado en el manejo estratégico de la empresa , ya que tiene como objetivo
principal la aplicación de métodos, políticas y técnicas para establecer los procedimientos
que permitan disponer de un adecuado control de los inventarios de la empresa; dichos
métodos ayudaran a mantener un inventario productivo reduciendo al mínimo posible los
niveles de existencia y asegurando la disponibilidad de existencia haciendo referencia a
producto terminado, productos en curso, materia prima, insumos; cerciorando la
continuidad de producción; y, satisfaciendo inmediatamente las demandas de los clientes.
La administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se
requieren para mantener la operación al costo más bajo posible. El objetivo de la
administración de inventarios, tiene dos aspectos que se contraponen: Por una parte, se
requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a
52
ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se podrían
financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario
suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de
producción y venta funcionen sin obstáculos.
Ambos aspectos del objeto son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se
minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de las
operaciones de la empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventario, se disminuyen las
probabilidades de no poder satisfacer la demanda y de interrumpir las operaciones de
producción y venta, pero también se aumenta la inversión.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser
instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir
rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso
de producción.
La administración de inventarios tiene entonces como meta, conciliar o equilibrar
los siguientes objetivos:
Maximizar el servicio al cliente.
Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción, y
Minimizar la inversión en inventarios.
2.8. TEORÍA DE INVENTARIOS
A continuación se presentan varias definiciones sobre la teoría de inventarios:
Según la Doctora Grisel Barrios, en su tema de Monografía Investigación de
Operaciones, año 2012, establece que:
La Teoría de Inventario trata de lograr un equilibrio entre la cantidad que se desea
pedir y el tiempo exacto para el pedido; y, que el costo de esto no sea excesivo para la
empresa. El objetivo de la Administración de Inventarios tiene dos aspectos que se
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contraponen. Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que
los recursos que no se destinan a ese fin se pueden invertir en otros proyectos.
Por otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente
para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de
producción y venta funcionen sin obstáculos.
La administración científica del inventario implica:
La formulación de un modelo matemático que describe el comportamiento
del sistema de inventarios;
La determinación de una política óptima de inventarios con respecto a este
modelo; y,
La utilización de métodos computacionales para mantener un registro de
los niveles de inventario y señalar cuándo conviene reabastecer (Santana &
Cevallos, Teoría de inventario, 2010).
A continuación se presenta la teoría de inventarios presentada por Frederick Hillier
y Gerarl Lieberman, en su libro Investigación de Operaciones, Séptima Edición, año 2010:,
en donde se determina que:
Costos de Inventarios
Al tomar cualquier decisión que afecte el tamaño del inventario, se deben tener en
cuenta los siguientes costos:
1. Costos de mantenimiento: Esta categoría incluye los costos de las instalaciones de
almacenamiento, el manejo, el seguro, el hurto, la rotura, la obsolescencia, la
depreciación, los impuestos, y el costo de oportunidad del material. Obviamente,
los altos costos de mantenimiento tienden a favorecer unos bajos niveles de
inventarios y la reposición frecuente.
2. Costos de preparación (o de cambio en la producción): La fabricación de cada
producto diferente implica obtener los materiales necesarios, arreglar la preparación
del equipo especifico, diligenciar los documentos requeridos, distribuir de manera
54
apropiada el tiempo, los materiales, y desalojar los anteriores suministros de
material. Si no hubieran costos o pérdidas de tiempo en cambiar de un producto a
otro, se producirían muchos lotes pequeños. Esto reduciría los niveles de inventario
con el resultante ahorro en el costo. Un desafío en la actualidad es tratar de reducir
estos costos de preparación para permitir unos tamaños de lotes más pequeños.
3. Costos de las órdenes: Estos se refieren a los costos administrativos y de oficina
para elaborar la orden de compra o de producción. Los costos de las órdenes
incluyen todos los detalles, tales como contar los artículos y calcular las cantidades
de órdenes. Los costos asociados con el mantenimiento del sistema necesario para
rastrear las órdenes están también incluidos en estos costos.
4. Costos de los faltantes: cuando las existencias de un artículo están agotadas, los
pedidos de ese artículo deben esperar hasta que estas se repongan o se cancelen.
Existe una transacción entre llevar las existencias para satisfacer la demanda y los
costos resultantes del agotamiento de las mismas. Este equilibrio es difícil de
lograr, porque no es posible calcular las utilidades o pérdidas, los efectos de perder
clientes o las sanciones por retraso.
2.9.SUPUESTOS EN MODELOS DE INVENTARIO
En términos generales, los principales supuestos para desarrollar modelos de
inventario son:
Ordenes repetitivas: La decisión de ordenar es repetitiva en el sentido que es
repetida en forma regular. Por ejemplo, si el inventario de un artículo es muy
pequeño se efectúa una orden, luego que el inventario vuelve a bajar se vuelve a
emitir una orden, etc. Esta hipótesis no es adecuada en el caso de
productos estacionales, como por ejemplo trajes de baño. En tal caso, se emitirán
algunas órdenes durante primavera y verano y no se volverá a ordenar hasta el año
siguiente.
Demanda constante: Se asume que la demanda es conocida y ocurre a tasa
constante. Por lo tanto, si la demanda anual es D, la demanda diaria seria de d
= 365, suponiendo que se vende todos los días del año.
55
Lead Time constante: Por lead time (L) entenderemos el tiempo transcurrido entre
la emisión de una orden y la llegada de los artículos solicitados.
Ordenes continuas: Se supondrá que se puede efectuar una orden en cualquier
momento. En estos casos se habla de modelos de inventario con revisión continua.
Si la revisión del inventario se hace a intervalos regulares se habla de modelos con
revisión periódica. Tal es el caso de situaciones en la que solo se puede efectuar
órdenes cada cierto periodo de tiempo (Liberman , 2010).
En un artículo publicado en internet sobre la teoría de inventarios, la Facultad de
Ingeniería de la Universidad Nacional de la Plata, determina que:
Los inventarios prevalecen en el mundo de los negocios. Mantener inventarios es
necesario para las compañías que tratan con productos físicos, como fabricantes,
distribuidores y comerciantes. Por ejemplo, los fabricantes necesitan inventarios de
materiales requeridos para la manufactura de productos. También deben almacenar
productos terminados en espera de ser enviados. De manera similar, tanto los distribuidores
como las tiendas deben mantener inventarios de bienes disponibles cuando los
consumidores los necesiten. Reducir los costos de almacenamiento evitando inventarios
innecesariamente grandes puede mejorar la competitividad de cualquier empresa. Algunas
compañías japonesas han sido pioneras en la introducción de los “sistemas de inventarios
justo a tiempo”, un sistema que hace hincapié en la planeación y programación para que
los materiales necesarios lleguen “justo a tiempo” para su uso.
La aplicación de técnicas de la investigación de operaciones en esta área
(administración científica de los inventarios) proporciona una herramienta poderosa para
lograr una ventaja competitiva. ¿Cómo usan las compañías esta herramienta para mejorar
sus políticas de inventarios respecto a cuándo y cuánto reabastecer su inventario?. Utilizan
la administración del inventario que comprende los siguientes pasos: 1) Formular un
modelo matemático que describa el comportamiento del sistema de inventario. 2) Derivar
una política optima de inventarios respecto a este modelo. 3) Utilizar un sistema de
procesamiento de la información computarizado para mantener un registro de los niveles
de inventario. 4) A partir de los registros de los niveles de inventario, utilizar la política
56
optima de inventarios para señalar cuando y cuanto conviene reabastecer. (Vera Molina,
2015)
EOQ SIN FALTANTES (Economic Order Quantity)
Para el desarrollo de este modelo se tienen en cuenta varios supuestos:
1. La Demanda es constante, es decir que se conoce la tasa de demanda.
2. No se admiten faltantes.
3. Se le atribuye un costo por mantener guardado, es decir un costo por
inventario.
4. Tiene un costo de Pedido.
5. Todos los costos se mantienen constantes.
La reposición es instantánea, por tanto NO existe un tiempo por demora del pedido,
es decir se reabastece inmediatamente cuando este llega a cero.
Bajo estos supuestos se puede graficar de la siguiente forma:
EOQ CON FALTANTES (Economic Order Quantity)
Este modelo considera los mismos supuesto que el modelo EOQ Sin faltante, en lo
único que difiere es que éste SI admite faltantes. En este caso se supone que el productor
Fuente: EOQ sin faltantes (Economic order quantity)
Elaborado: Vera María
57
no puede abastecer completamente a la demanda en un período específico de tiempo, y
para esto pide una extensión del plazo a los consumidores mientras se vuelve a abastecer
(llenar el inventario), si este último acepta la prórroga de la entrega de su mercancía, se
debe actuar bajo los preceptos del Modelo EOQ Con Faltantes.
A continuación se muestra la interpretación gráfica de este modelo.
LOTE ECONÓMICO
Es aquel pedido que optimiza los costos de pedido, almacenaje y ruptura. El Lote
Económico es aquella cantidad de unidades que deben solicitarse al proveedor en cada
pedido, de manera que se logre minimizar el costo asociado a la compra y al
mantenimiento de las unidades en inventario. El objetivo básico que se persigue al
determinar el Lote Económico es la reducción de costos, a la vez que se responden dos
preguntas claves:
•¿Cuánto pedir?
• ¿Cuándo pedir?
Para determinar el lote económico se debe identificar cuáles son los costos
asociados a los inventarios:
1. COSTOS DE COLOCACION DEL PEDIDO: Este valor se considera fijo
cualquiera sea la cuantía del lote, pues no están afectados por el tipo de políticas de
Fuente: EOQ con faltante (Economic order cuantity)
Elaborado: Vera María
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inventarios. Está representado por el costo del formato de compra, tiempo de computador,
el costo de enviar la orden de compra al proveedor, etc.
2. COSTOS DE MANTENIMIENTO/UNIDAD DE TIEMPO: Se define como
el costo de mantener una unidad o artículo durante un tiempo determinado. Los artículos
que se almacenan en inventario, además están sujetos a pérdidas por robo, obsolescencia y
deterioro.
3. COSTOS DE QUEDARSE CORTOS: Cuando una empresa por cualquier
circunstancia no puede cumplir un pedido, por lo general ocurren comportamientos, que
dan lugar a dos tipos de costos:
3.1 Costos de ruptura: Está representado por la falta de un artículo durante un
tiempo determinado. La característica principal es que a pesar del incumplimiento, el
cliente prefiere esperar.
3.2 Costos de Faltantes: Está representado por la falta de un artículo durante un
tiempo determinado. En este caso la demanda no es cautiva, se pierde la venta y se pierde
el cliente.
4. COSTOS DE SOBRANTES: Este costo es causado por deterioro,
obsolescencia, inversión inoficiosa e inutilidad de un artículo o material cuando no es
utilizado antes de determinado tiempo.
El cálculo del Lote Económico puede obtenerse a través de la aplicación
de modelos matemáticos, cada uno de los cuales utilizan ciertos supuestos. Algunos de
estos modelos son:
Determinístico
Demanda Constante
Suministro Instantáneo
Se calculara el tamaño del lote a través de la aplicación del modelo Determinístico
de Harris:
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Fuente: Lote económico
Elaborado: Vera María
Alternativa 1
Alternativa 2
Alternativa 3
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De las gráficas anteriores, se puede deducir que si T (tiempo) y Q (tamaño de lote)
es grande, entonces el costo de almacenamiento también es grande. En cambio N
(inventario promedio) es pequeño, pues hay que hacer pocos pedidos; pero si T (tiempo) es
pequeño, Q (tamaño del lote) también lo es y el costo de almacenamiento es pequeño. En
cambio N (inventario promedio) es grande, pues hay que hacer muchos pedidos.
LEP SIN FALTANTES (LOTE ECONÓMICO DE PRODUCCIÓN)
Para este modelo siguen los mismos supuestos, se vuelve con la consideración
de NO aceptar faltantes. En este caso, se tendrá en cuenta una tasa de producción que no es
más que el promedio de unidades producidas en un período específico, la cual se mantiene
constante.
Además, dicha tasa de producción es mayor que la demanda en dicho período, por
lo cual cuando se satisface a esta última quedan sobrantes en inventario. En este momento
no se asumirá un costo de adquisición a menos que se acaben las existencias. Esto sucede
periódicamente. En la siguiente gráfica puede verse el comportamiento de las existencias a
través del tiempo.
En este modelo, se hace referencia a los niveles de producción, entonces se hablará
de costos por Orden de Producción (Cop) como aquel que repercute por mandar a
fabricar una cantidad dada de producto en vez de lo que se consideraba como costo de
pedido en los modelos previos. Teniendo en cuenta esto, tenemos que el Costo total en un
período está dado por:
No obstante, considerando todo en función de la variable Q tendremos que deducir
de la gráfica que:
61
Reemplazando en la función de Costo total de un período:
De la misma forma como hemos trabajado, calculamos la función de Costo Total en
un período prolongado, por ejemplo anualmente, y tendremos que:
Asimismo procedemos a determinar la cantidad óptima Q* a partir de la
función CTA, para esto derivamos, igualamos a cero y despejamos la variable señalada.
Esto es:
LEP CON FALTANTES (LOTE ECONÓMICO DE PRODUCCIÓN)
Este modelo considera los mismos supuesto que el modelo EOQ Sin faltante, en lo
único que difiere es que éste SI admite faltantes. En este caso se supone que el productor
no puede abastecer completamente a la demanda en un período específico de tiempo, y
para esto pide una extensión del plazo a los consumidores mientras se vuelve a abastecer
(llenar el inventario), si este último acepta la prórroga de la entrega de su mercancía,
debemos actuar bajo los preceptos del Modelo EOQ Con Faltantes.
62
MODELO DE ANÁLISIS ABC
Todos los sistemas de inventarios tienen dos grandes problemas: mantener un
control adecuado sobre cada artículo del inventario y garantizar el mantenimiento de
registros exactos de existencias disponibles. En un sistema de dos bodegas, se utilizan los
artículos de una bodega y la segunda provee una cantidad lo suficientemente grande para
garantizar que las existencias puedan reponerse. Tan pronto como el suministro de la
segunda bodega sea llevado a la primera, se coloca un pedido para reponer los artículos de
la segunda bodega. En realidad estas bodegas pueden colocarse una al lado de otra, o de
hecho podría ser una bodega con una división. La clave del funcionamiento es separar el
inventario de manera tal que parte de este se mantenga en reserva hasta que el resto se
utilice.
El hecho de mantener el inventario a través de conteo, colocación de pedidos,
recibo de existencias, etc., requiere tiempo y dinero. Entonces el paso lógico, es tratar de
utilizar los recursos disponibles para controlar el inventario de la mejor manera posible.
Esto sería centrarse en los artículos más importantes del inventario.
En los sistemas de inventario grandes, unos pocos artículos constituyen la mayor
parte de la inversión. El de control de inventario involucra tantos artículos que es muy
poco práctico modelar y darle un tratamiento integral a cada uno. Para resolver este
problema, el esquema de clasificación ABC, divide los artículos del inventario en tres
grupos distintos: alto volumen (A), moderado volumen (B), y bajo volumen (C). El
volumen es importante, ya que un artículo bajo en costo pero alto en volumen puede ser
más importante que uno de alto costo y bajo volumen.
El propósito de clasificar los artículos por grupos es establecer el grado de control
adecuado sobre cada uno. Sobre una base periódica, por ejemplo, los artículos de la clase A
pueden controlarse de manera más clara con pedidos semanales, los artículos de la clase B,
con pedidos quincenales y los de la clase C, con pedidos mensuales o bimensuales
(Liberman , 2010).
63
Determinación del modelo de inventarios
De acuerdo a los diferentes modelos de inventarios, se puede establecer que el
método ABC sería el que más se acopla a los requerimientos de la empresa considerando el
tipo de material que se maneja (fibras textiles, hilos, ligas, barrillas metálicas, soportes,
etc.), por lo que se puede clasificar a los materiales por grupos para establecer el grado de
control adecuado sobre cada uno, considerando que algunas tienen una alta rotación y son
de bajo costo (fibras, hilos, ligas) y otras de baja rotación que tienen un alto costo (varillas
metálicas, soportes).
2.10. SISTEMA DE INVENTARIOS
Sistema de inventarios permanente
Realiza un control continuo de los inventaros, debido a que lleva un registro de la
unidad que entra o sale del inventario. Para el control se utiliza tarjetas kárdex en donde se
registra cada unidad, su costo de adquisición, la fecha de compra, el valor de la salida de
cada unidad y el momento en que se descarta del inventario, lo que permite que en todo
momento se pueda disponer del saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de
venta. Este sistema también permite establecer el costo al instante de realizar una venta, ya
que en cada salida de un producto se registra su cantidad y costo.
La fijación del costo de los inventarios y del costo de venta por el sistema
permanente, presenta dificultades con los valores de las mercancías, ya que se adquieren en
fechas y precios diferentes, por lo que resulta improbable tener una uniformidad en los
valores de las mercancías adquiridas.
Sin embargo, para buscar una solución a esta dificultad, la valuación de los
inventarios se lo efectúa mediante la aplicación de diferentes métodos, que buscan
establecer el costo de forma más exacta, considerando el tipo de empresa.
En el sistema permanente, las compras de mercancías o materia prima se registran
contablemente en un debito a la cuenta de inventarios, perteneciente al activo.
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En la devolución de compras de mercancías, se realiza el registro como un crédito a
la pertinente cuenta de inventarios.
Cuando se realiza una venta, esta se registra en la respectiva cuenta de ingresos y a
la vez se determina el costo de venta, ya que al momento de cada venta, se determina
también su costo (Moreno, Romero, & Membreño, 2008).
Sistema de inventarios periódico
Realiza un control cada cierto tiempo o periodo, para lo cual es necesario elaborar
un conteo físico con el fin de establecer con precisión la cantidad de inventarios
disponibles en una fecha determinada, ya que con el uso de este sistema, la empresa no
puede conocer con exactitud cuáles son sus existencias, ni cuánto es el costo de las
mercancías vendidas.
La empresa solamente tiene conocimiento tanto del inventario exacto como el costo
de venta, el momento de hacer un conteo físico, lo que generalmente se hace al final de un
periodo. Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso tomar
el inventario inicial, sumarle las compras, restarle las devoluciones en compras y el
inventario final, lo que determina el resultado del costo de las ventas del periodo, por lo
que este sistema, al no ejercer un control constante facilita la pérdida de inventarios, lo
cual permite posibles fraudes.
En el inventario periódico, las compras de mercancía o de materia prima, no se
contabilizan en el activo (inventarios), sino que se registran en la cuenta compras, de tal
manera que al finalizar el periodo se determina el costo de venta.
Igualmente, las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en
la cuenta de compras.
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuenta de ingresos, lo mismo que la
devolución en ventas.
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Cuando se realiza la verificación de inventarios, se hace el conteo físico y se
determina el inventario final, el cual se contabiliza en la cuenta de activos de inventarios.
(Moreno, Romero, & Membreño, 2008)
Análisis del sistema de inventarios permanentes y periódicos
El sistema de inventarios permanentes, permite un control continuo de los
inventarios, lo que le representa una ventaja para la empresa, ya que se puede disponer de
información exacta para la toma de decisiones en lo que respecta a las adquisiciones y
ventas, determinándose inmediatamente el costo de ventas, lo que reduce los desperdicios
y la pérdida de inventarios. Sin embargo, este sistema requiere de una gran cantidad de
recursos humanos y técnicos para ponerlo en funcionamiento.
El sistema de inventarios periódicos, en cambio, requiere de un período de tiempo
para conocer la situación del inventario, para lo cual se necesita realizar un conteo físico,
lo que representa no disponer de información continua de la situación de los inventarios,
factor que puede producir pérdidas y desperdicios que pueden afectar a la empresa.
Por lo tanto, considero que el sistema de inventarios permanentes, aunque requieren
de una cantidad adicional de recursos, es el sistema más indicado, debido a que para ser
cada día más eficientes se requiere disponer de productos de alta calidad, con costos
razonables, que represente una ventaja a favor de la empresa en un mercado altamente
competitivo. (Moreno, Romero, & Membreño, 2008)
2.11. MÉTODOS PARA LA VALORACIÓN DE INVENTARIOS
Las empresas requieren mantener un control permanente sus inventarios,
determinar el costo, fijar el nivel de utilidad y establecer la producción y las metas de sus
ventas, para lo cual, actualmente disponen de los siguientes métodos para valorar los
inventarios:
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1. Valoración por identificación específica
Este método es utilizado en las empresas, en cuyo inventario se reflejan mercancías
iguales, pero cada una de ellos puede tener características individuales en número, marca,
referencia y un costo diferenciado.
2. Valoración a costo estándar
Este método permite el manejo del auxiliar de mercancías (kárdex), debido a que se
requiere registrar las cantidades por unidades similares.
3. Valoración a precio de costo
Contar con información del inventario al precio de costo, representa que la empresa
relaciona las mercancías al precio de adquisición. (Moreno, Romero, & Membreño, 2008)
MÉTODOS PARA LA FIJACIÓN DEL COSTO
Los métodos más importantes para fijar el costo de las mercancías de la empresa
son:
1. Método del promedio ponderado
Consiste en identificar el costo promedio de cada uno de los artículos del inventario
final, de acuerdo a las unidades similares, pero sin considerar el precio de adquisición,
debido a que se ha comprado en diferentes períodos y precios. Para establecer el valor del
costo de la mercancía se considera el valor de la mercancía del inventario inicial a las que
se les suma el valor de las compras durante el periodo, para luego dividir la suma total por
la cantidad de unidades, obteniéndose un nuevo valor del inventario.
2. Método PEPS (Primeras en entrar, primeras en salir) o FIFO (First in first out)
Este método establece que las mercancías que primero ingresan al inventario son
las primeras en salir, es decir, las primeras que se compran las primeras que se venden.
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3. Método UEPS (Últimas en entrar, primeras en salir) o LIFO (Last in first out)
Este método determina que la última mercancía en entrar es la primera que debe
salir, es decir, las últimas que se compran las primeras que se venden. (Moreno, Romero,
& Membreño, 2008)
2.12. NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD N° 2, INVENTARIOS
NIC 2 Inventarios, emitida el 1 de enero de 2012, incluye las NIIF con fecha de
vigencia posterior al 1 de enero de 2012, pero no las NIIF que serán sustituidas
(International Financial Reporting Standard, 2012).
El objetivo de esta norma es determinar el procedimiento contable de los
inventarios, cuyo tema esencial es la cantidad de costo que debe identificarse como un
activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean registrados.
Se suministra una guía importante para el establecimiento del costo, así como para
el posterior reconocimiento como un gasto del periodo, incluye igualmente cualquier
deterioro que rebaje el costo en libros al importe neto realizable. Así mismo, provee pautas
sobre fórmulas del costo que se usan para imputar costos a los inventarios.
Los inventarios se calcularán al costo o al importe neto realizable, que es el precio
considerado de venta de un activo, menos los costos valorados para finalizar su producción
y los precisos para llevar a cabo la venta. El costo de los inventarios comprenderá aquellos
derivados de su compra y transformación, así como otros costos para darles su estado y
ubicación actuales.
De acuerdo a esta norma, el costo de los inventarios será determinado utilizando el
método primero en entrar primero en salir (FIFO) o el método de promedio ponderado. Las
empresas utilizarán igual fórmula de costo para todos los inventarios que tengan una
naturaleza y uso similares. Para los otros tipos de inventarios, se puede utilizar fórmulas de
costo diferentes. El costo de los inventarios de productos que no tienen características para
ser intercambiados entre sí, así como de los bienes y servicios producidos establecidos para
68
proyectos específicos, se determinará a través de la identificación específica de sus costos
individuales.
Cuando los inventarios sean comercializados, el valor en libros se registrará como
gasto del periodo, reconociendo los respectivos ingresos de operación. El costo de
cualquier rebaja del valor, hasta alcanzar el valor neto realizable, así como las otras
pérdidas en los inventarios, tendrá que ser establecidas como gasto en el periodo en que
ocurra la disminución o la pérdida.
El costo de cualquier reposición en la disminución de valor que resulte de un
aumento en el valor neto realizable, se determinará como una disminución en el valor de
los inventarios (International Financial Reporting Standard, 2012).
2.13. CUENTAS RELACIONADAS CON LOS INVENTARIOS
Las empresas requieren de información continua sobre sus inventarios, lo cual
exige la utilización de varias cuentas principales y auxiliares, entre las que podemos
mencionar las siguientes:
Inventario inicial
Representa el valor de las mercancías en la fecha que inició el periodo contable.
Compras
En esta cuenta se consideran las mercancías compradas durante el periodo contable, con el
fin de una vez transformadas o valoradas, puedan ser comercializadas para alcanzar una
ganancia, que es el objeto principal de la empresa.
Gastos de compras
Representan los gastos ocasionados por las compras de mercancías.
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Ventas
En esta cuenta se registran las ventas de mercancías realizadas por la empresa.
Devoluciones en ventas
Esta cuenta es creada con el fin de mostrar las devoluciones efectuadas por los clientes a la
empresa.
Mercancías en tránsito
Se utiliza esta cuenta cuando existen compromisos de pago por mercancías que la empresa
adquirió y que por diferentes razones aún no han sido recibidas en el almacén.
Mercancías en consignación
El registro en esta cuenta determina las mercancías de la empresa en consignación, es
decir, las mercancías sobre las que no tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la
empresa no debe cancelarlas hasta que no se hayan comercializado y determinado el
margen de utilidad.
Inventario final
Es el inventario que se realiza al finalizar del periodo contable. Este inventario puede ser
relacionado con el inventario inicial, las compras y ventas netas, con lo cual se determinará
las ganancias o pérdidas brutas en ventas. (Moreno, Romero, & Membreño, 2008)
2.14. AJUSTE DE LOS INVENTARIOS
Al cotejar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros, se
pueden presentar los siguientes casos:
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Inventario físico mayor que el valor en libros de la cuenta de mercancías
Para este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia,
debitando la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y acreditando la cuenta de
costo de ventas; porque esto ocurre, generalmente, por un mal registro en libros
(Benavides, 2013).
Inventario físico menor que el valor en libros de la cuenta de mercancías:
En este caso se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la
diferencia, acreditando la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y debitando la
cuenta según la razón que haya ocasionado el faltante, así:
Porque las mercancías perdieron su peso en forma natural, ya sea por
deshidratación, evaporación o algún caso fortuito. Este valor representa un gasto o
pérdida para la empresa; por tanto, puede debitarse la cuenta de costo de ventas que
corresponda.
Pérdida de mercancías por irresponsabilidad del almacenista: en este caso el valor
del faltante se carga a la cuenta del empleado. (Kardex, 2015)
2.15. CONTINGENCIAS DE LOS INVENTARIOS
El mantenimiento de materias primas están sometido a riesgos, que inciden en sus
existencias y costos, siendo los más frecuentes:
1. Mermas: Son las pérdidas en las cantidades de material de evaporación,
disminución de humedad, de peso, etc., por el solo transcurso del tiempo. Cuando son
normales, no se consideran diferencias de inventarios, sino que se cargan a
la producción mediante su incidencia en los materiales. Cuando son anormales, se calculan
por separado y, a través de una cuenta especial, se cancelan como una pérdida.
2. Roturas: Constituyen pérdidas, es conveniente que se contabilicen a medida que
estas se producen.
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3. Robos o pérdidas: Reciben igual tratamiento que las roturas.
4. Sobrantes: Cuando el sobrante de un material no alcanza para ser utilizado en
otro artículo, se transforma en un rezago que debe incidir en el costo del producto. Si el
mismo puede ser vendido al ingreso, por dicho concepto se puede considerar como una
ganancia.
2.16. PRINCIPIOS DE LOS INVENTARIOS
Esta partida presenta varios principios de contabilidad generalmente aceptados
como son los siguientes:
a) PRINCIPIO DE COSTO O COSTO HISTORICO: Este principio que indica,
que todas las erogaciones o desembolsos deberán sumarse hasta tener propiedad de
los inventarios y se registran por el valor total pagado.
b) PRINCIPIO DE UNIDAD MONETARIA: Este principio indica que
las operaciones se registran en una sola unidad monetaria en nuestro caso en
dólares.
c) PRINCIPIO DE MATERIALIDAD: Este principio indica que solamente deben
registrarse como activos aquellas que sean materiales o tengan valores de
importancia.
d) PRINCIPIO DE CONSISTENCIA: Este principio implica la misma práctica
contable o de registro entre el periodo anterior o el actual.
e) PRINCIPIO DE CONSERVATISMO: Este principio indica que debe ser
conservador en el registro de los inventarios, es decir registrarlo al precio mas bajo.
f) PRINCIPIO DE ENFRENTAMIENTO: Este principio indica que una parte del
inventario, por deterioro a daños se carga a los gastos, para que puedan enfrentarse
con los ingresos del periodo.
g) PRINCIPIO DE REVELACION SUFICIENTE: Este principio indica que las
partidas de los inventarios deben revelarse con suficiente información y claridad,
para evitar malas interpretaciones, es por eso que siempre debe llevar notas y
anexos.
72
h) PRINCIPIO DE RECONOCIMIENTO: Este principio indica que deben
registrarse los inventarios tan pronto sean conocidos o identificados. (Alcala ,
2011)
2.17. INDUSTRIAS TEXTILES
La industria textil latinoamericana
Generalidades
En Latinoamérica la empresa textil se desarrolló a pesar de las limitaciones
impuestas por la política colonial, debido a que se requería de manera permanente la
demanda de los estratos más altos de la población y considerando que la mano de obra en
ella generalmente forzada a los indígenas se les obligaba a trabajar a través del obraje.
La historia de la industrialización latinoamericana se confirma que sus orígenes se
deben primordialmente a la producción de bienes de consumo no duradero como bebidas,
tabaco y alimentos. La manufactura textil es un ejemplo clásico de la industria que se
transformó y extendió como consecuencia del impacto ejercido por el progreso
tecnológico. La invención de la máquina para hilar de vapor y la superioridad del algodón
como materia prima, revolucionaron la producción de textiles.
La invención del telar mecánico estuvo fuertemente marcada por las necesidades de
la industria textil algodonera, posteriormente la creación de la máquina de coser como una
máquina para derivados textiles, se convirtió en el primer aparato mecánico de consumo
individual para la producción masiva y su uso se proyectó a otras industrias como la del
calzado y la encuadernación de libros.
Sistemas de inventarios
En Latinoamérica se han realizado varias investigaciones que tienen relación a la
implementación de sistemas de inventarios, establecidos de la siguiente manera:
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Lisbel Varela y Alina Alonso, perteneciente al Observatorio de la Economía
Latinoamericana, realiza la investigación titulada “Procedimiento para el registro, análisis
y control de los inventarios en la Empresa de Confecciones MELIS S.A., Las Tunas –
Cuba”, cuyo objetivo fue “diseñar un procedimiento para el registro, análisis y control de
sus inventarios fundamentales. Para ello fue necesario elaborar el marco teórico
referencial, realizando un análisis conceptual de la administración de inventario, de las
particularidades de la contabilidad de esta partida, y de sus características en una empresa
industrial. Para su desarrollo se utilizaron métodos de nivel teórico y empírico, así como
herramientas estadísticas para el procesamiento de la información. La administración de
inventario es un proceso complejo, de su organización dependen los resultados de la
empresa y la calidad de sus producciones, de ahí la importancia que reviste la presente
investigación. Su principal aporte está en el orden práctico, pues proporciona a la entidad
un procedimiento que permite la organización metodológica del registro de sus inventarios
fundamentales, el fortalecimiento del control interno sobre la base de la clasificación de
estos en orden de importancia, indicadores específicos para el análisis de la eficiencia en
su utilización, además de una vía para determinar los costos de inventario, la cantidad
óptima de materia prima a pedir, cada cuántos días se debe realizar un pedido y cuántos en
el período, y el punto de reorden, es decir, cuál es el nivel de materia prima en el que se
debe colocar una orden”. (Varela & Alonso, 2012)
Los señores Edher Ahuatzin y Rafael Cohetero, pertenecientes a la Universidad de
las Américas, Puebla, elaboraron el tema “Propuesta de un sistema de inventario para la
empresa textil de tejidos y acabados M&M, S.A. de C.V.”, cuyo objetivo es “el diseño de
un sistema de inventarios considerando el volumen de materias primas que ingresan y los
productos terminados que serán entregados a los clientes, muchas veces no son utilizados
adecuadamente por lo que se requieren que los procesos sean revisados y actualizados, así
mismo se requiere la implementación de un método adecuado que torne al actual sistema
de inventarios manual, en un sistema moderno y automatizado”. (Ahuatzin Vázquez &
Cohetero Soriano, 2008)
La señorita Angélica Carrillo, en su trabajo de investigación, cuyo tema es la
“Aplicación de políticas de inventario para el manejo de la hilaza en las empresas del
sector textil”, establece que “este proyecto busca aplicar políticas de inventarios para el
manejo de las existencias de hilaza en las empresas del sector a través de las cuales se
74
minimicen los costos de almacenamiento, desabastecimiento y procesamiento de pedidos
mientras se maximizan las ventas promedio; brindando así un apoyo logístico para las
empresas textiles (Carrillo, 2001).
De esta forma, se definirían un conjunto de reglas y procedimientos que facilitarían
las decisiones de cuándo y qué cantidad pedir de cada artículo (hilaza) necesario en la
manufactura de un producto específico, satisfaciendo así la demanda de los clientes y
proporcionando, al mismo tiempo, a la directiva de la empresa toda la información
necesaria para una toma efectiva de dichas decisiones. Sólo así, se minimizarían los costos
de operación y se atenderían las necesidades de los clientes a un mayor nivel de servicio
conforme lo requiera la empresa (Carrillo, 2001).
Análisis
Los inventarios han existido desde tiempos remotos ya que son una forma de evitar
escases a nivel Latinoamericano, se han realizado varias investigaciones referentes a los
sistemas de inventarios destinados a la industrias textiles, siendo de gran importancia,
pues contribuye a la elaboración de sistemas automatizados y a la mejora de los procesos
que permitirán a las empresas textiles volverse más organizadas, eficientes y más
competitivas.
Para las empresas el objetivo de los inventarios es proveer los materiales necesarios
en el momento indicado.
La industria textil ecuatoriana
Generalidades
Se podría establecer que la industria textil ecuatoriana inicia en la época de la
colonia, en donde la lana de oveja se utilizaba en los obrajes para la fabricación de tejidos.
Luego, aparecieron las primeras industrias que se dedicaban a la fabricación de derivados
de la lana, después en los inicios del siglo XX inicia la producción de algodón, para
posteriormente en los años 50 consolidarse a mayor escala su utilización.
75
En la actualidad la industria textil ecuatoriana confecciona productos provenientes
de todo tipo de fibras como el algodón, el poliéster, el nylon, los acrílicos, la lana y la seda.
La industrialización produjo que a través del tiempo, las diferentes empresas dedicadas a la
actividad textil, ubiquen sus instalaciones en diferentes ciudades del país principalmente en
provincias como Pichincha, Imbabura, Tungurahua, Azuay y Guayas.
La jerarquía demostrada en el sector industrial, le ha permitido la fabricación de
hilados y tejidos para suplir el mercado nacional, por lo que cada vez es mayor la
producción de confecciones textiles, tanto las de prendas de vestir como de manufacturas
para el hogar.
El sector textil, como sector que aporta al desarrollo del Ecuador, genera
innumerables plazas de empleo directo en el país, llegando a consolidarse como el segundo
sector manufacturero que más mano de obra emplea, alrededor de 50.000 personas laboran
directamente en empresas textiles y más de 200.000 lo hacen indirectamente.
Las empresas textiles ecuatorianas han concentrado la mayor parte de sus ventas
para suplir el mercado local, siendo a partir de la década de los 90, cuando las
exportaciones textiles fueron incrementándose. Fue a partir del 2000, desde que nuestro
país adoptó la dolarización, que se produce un incremento de las exportaciones del 8,14%
con relación al año 1999, lo que posteriormente marca una tendencia de crecimiento
llegando a exportar cerca de 90 millones de dólares en el 2004, superando las propias
expectativas del sector manufacturero textil.
Considerando la gran oportunidad que presentan los mercados globales, los
industriales textiles del Ecuador han destinado importantes recursos para la adquisición de
nueva maquinaria que les permita ser cada vez más competitivos. Así mismo, no han
dejado de lado al capital humano, por lo que continuamente invierten en programas de
capacitación para el personal, con el afán de incrementar los niveles de eficiencia y
productividad, esto con la intención de mejorar los índices de producción actuales e
innovar en la creación de nuevos productos que satisfagan la demanda nacional e
internacional.
76
En nuestro país, todavía no se han hecho lo necesario para coadyuvar a que las
empresas textiles sean cada vez más competitivas, considerando que esfuerzo entre
gobernantes y empresarios debe ser compartido, ya que se requiere que el costo país
disminuya hasta llegar al menos a los niveles de la región, especialmente en lo que respecta
al costo laboral, energía eléctrica, tarifas en telecomunicaciones y fletes del transporte de
carga; así mismo, se necesitan normas legales y técnicas que faciliten el comercio exterior,
erradique el contrabando y disminuya los niveles de corrupción.
Otro factor fundamental de crecimiento es que el Gobierno Nacional, siga abriendo
mercados para incrementar el número de países que demanden de la producción textil, con
la intención de fortalecer los lazos comerciales para ampliar las exportaciones y
paulatinamente llegar a más países de nuestra región y de otros continentes, con el objetivo
principal de aportar al desarrollo del país. (Asociación de industriales textiles del Ecuador,
2011)
La actividad textil constituye una importante fuente generadora de empleo,
demanda mano de obra no calificada y es además una industria integrada que requiere
insumos de otros sectores como el agrícola, ganadero, industria de plásticos, industria
química, etc.
La industria textil contribuye al crecimiento del sector manufacturero con un
valioso aporte, las exportaciones de artículos relacionados con esta industria han
presentado en los últimos años un crecimiento significativo, sin embargo se enfrenta al reto
de competir dentro y fuera del país con artículos de origen externo en particular los de
procedencia china.
Sistemas de inventarios
En nuestro país, existen varios temas de investigación relacionados al diseño de
sistema de inventarios para empresas del ámbito textil, las cuales se presentan a
continuación:
Los señores Alex Paúl Chaca y Adriana Patricia Álvarez, pertenecientes a la
Universidad de Cuenca, elaboran la tesis con el tema “Sistema de control de inventarios
del sector textil del Azuay, aplicado a las bodegas de Pasamaneria S.A.”, en donde
77
establecieron que “El presente trabajo tiene como objetivo desarrollar el diseño para un
Sistema de Control de Inventarios del Sector Textil, aplicado a las Bodegas de
Pasamanería S.A., para el cual se requirió primero analizar la información de la tendencia
de crecimiento del sector textil en cuanto a exportaciones y los recursos y beneficios con
los cuenta este, siendo ésta creciente en el periodo de estudio; segundo se da conocer el
marco teórico en el que se estudia aspectos generales del control de inventarios,
enfatizando el control interno; sus componentes y la administración de riesgos; tercero para
el desarrollo del sistema de control se aplica los métodos y técnicas analíticos, sintéticos,
gráficos y descriptivos de la información procesada de la empresa, para ello fue necesario
realizar 4 tipos de test; evaluación de riesgos de los 3 procesos aplicados en las bodegas,
tomando como muestra a 30 empleados del área de producción y se elaboró un manual de
procedimientos para cada proceso. Finalmente del contenido de los temas tratados se
desprende las conclusiones y recomendaciones” (Chaca Aguirre & Alvarez, 2011).
El señor Wladimir David Sierra Mantuano, perteneciente a la Universidad Central
del Ecuador, elabora su tema de tesis “Propuesta de mejoramiento de procedimientos para
el control de inventarios aplicado en la empresa VANIDADES S.A., dedicado a la
confección de uniformes corporativos”, en donde establece que “Este proyecto de tesis se
desarrolla en la empresa “Vanidades”, empresa que confecciona uniformes corporativos
con un estilo moderno y de calidad. El problema principal radica en que al ser una empresa
de confección de ropa por tallaje y debido a los volúmenes de las prendas se tiende a
cometer errores diversos en las tallas de las personas, lo que ocasiona que se realicen
ajustes a las prendas, los cuales no cuentan con un adecuado proceso de control en la
recepción, arreglo y entrega de las prendas a ser arregladas de los clientes insatisfechos.
Para controlar estos arreglos y hacerlos eficientes se propone la elaboración de
diversos procedimientos con la finalidad de que exista un adecuado manejo de las prendas
desde la entrega en la terminación total de las prendas, la recepción de aquellas que exista
defectos por corregir, tanto desde el cliente externo hasta los clientes internos en la
empresa y por último el cliente final con su satisfacción”. (Sierra, 2012).
El señor Christian Flores Castillo, perteneciente a la Universidad Central del
Ecuador, desarrolla el tema “Diseño e implementación de un sistema contable, tributario y
nómina aplicado a la microempresa TEXDURA”, en donde en el Capítulo IV se enfoca en
78
la elaboración de un módulo de inventarios determina que: Los inventarios de la empresa
son activos mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones; en proceso de
producción con vistas a esa venta; o en forma de materiales o suministros, para ser
consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios (Flores, 2012).
Análisis
Al igual que en otros países, en el Ecuador, también se han desarrollado temas de
investigación sobre el sistema de control de inventarios, considerando que esta industria
está en pleno apogeo y en constante crecimiento, por lo que la revisión permanente y la
mejora de los procesos, permite optimizar la utilización de los recursos para que este tipo
de empresas se puedan desenvolver en el mercado nacional, así como abrir nuevas rutas
hacia mercados internacionales, siempre con altos niveles de eficiencia y calidad; teniendo
en cuenta que los sistemas de inventarios cada vez son más necesarios en las empresas ya
que los inventarios son las existencia en sí de la empresa para poder alcanzar el fin
propuesto.
79
CAPÍTULO III.
DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA
“CONFEACQUA CIA LTDA” Y PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE
PROCEMIENTOS PARA LOS INVENTARIOS.
3.1. CARACTERIZACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE Y DEL CONTROL
INTERNO
“CONFECACQUA CIA. LTDA.S.A.” integra cada uno de sus departamentos
llevando el control del manejo de toda su operatividad, desde su compra, ventas
movimientos de inventario, cobros, declaraciones de impuestos etc. Integrándose todas sus
transacciones al proceso Contable.
La empresa lleva su sistema contable de manera práctica realizando los registros
contables en los libros desde que se realiza la orden de compra de insumos y materia prima
seguida de su registro contable, su registro en el inventario (kardex), todo esto es realizado
bajo un control exhaustivo el que conlleva su revisión física en calidad y cantidad; para ser
implementados en el producto final y que pueda ser comercializados.
Este sistema se utiliza para obtener el resultado final que en resumen se obtiene de
comprar insumos y materia prima para producir fajas y ternos de baño, que serán
distribuidos y comercializados y al final obtener ganancia.
Sistema de inventarios
La empresa utiliza el sistema de inventarios permanente que permite un control
anual de los inventarios, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del
inventario, este control se lo realiza mediante un registro de cada unidad, su valor de
compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se
retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo correcto
de los inventarios y el valor del costo de venta.
80
Para el registro contable de compras de materia prima se dispone de la cuenta de
activos “Inventario de Mercadería”, en el caso de que existieran devoluciones en compras,
éstas se afectan directamente a la misma cuenta de inventarios. Cuando se realiza una
venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el
costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina también su costo.
Inventario de mercadería
Costo de las compras de mercadería
Gastos en compras de mercadería
Devoluciones en ventas (costo)
Costo de ventas
Descuento en ventas
Devoluciones en compras
Registro contable
Los asientos utilizados en el registro contable, se lo realizan de la siguiente manera:
Por compras al contado:
Fecha Concepto Debe Haber
XX-XX-XX
Inventario de mercadería
Caja - Bancos
XXX.XXX
XXX.XXX
Por compras crédito:
Fecha Concepto Debe Haber
XX-XX-XX
Inventario de mercadería
Cuentas por pagar
XXX.XXX
XXX.XXX
Por devolución o descuento en compras:
Fecha Concepto Debe Haber
XX-XX-XX
Caja – Bancos-Cuentas por Pagar
Inventario de mercadería
XXX.XXX
XXX.XXX
81
Por gastos en compras:
Fecha Concepto Debe Haber
XX-XX-XX
Inventario de mercadería
Caja - Bancos
XXX.XXX
XXX.XXX
Por venta de mercadería de contado:
Fecha Concepto Debe Haber
XX-XX-XX
Caja – Bancos
Costo de ventas
Ventas
Inventario de mercadería
XXX.XXX
XXX.XXX
XXX.XXX
XXX.XXX
Por venta de mercadería a crédito:
Fecha Concepto Debe Haber
XX-XX-XX
Cuentas por cobrar
Costo de ventas
Ventas
Inventario de mercadería
XXX.XXX
XXX.XXX
XXX.XXX
XXX.XXX
Por devolución de mercadería vendida:
Fecha Concepto Debe Haber
XX-XX-XX
Ventas
Inventario de mercadería
Caja-Bancos-Cuentas por cobrar
Costo de ventas
XXX.XXX
XXX.XXX
XXX.XXX
XXX.XXX
82
Por descuentos en mercadería vendida:
Fecha Concepto Debe Haber
XX-XX-XX
Ventas
Caja-Bancos-Cuentas por cobrar
XXX.XXX
XXX.XXX
3.2.CARACTERIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
En el módulo de inventarios se brinda el control de existencias físicas y
disponibles en cantidades y costos; dispone del control de lotes y número
seriales, facilitando la ubicación del mismo, registrando toda la materia prima e insumos
que se utiliza en cada uno de sus productos.
“CONFECACQUA CIA. LTDA.S.A.” se maneja con dos productos estrella como
son las fajas y los ternos de baño. El primer producto es la faja, para su elaboración se
utiliza la siguiente materia prima: tela POWERNET, debajo de la misma tiene un forro
de algodón, hilo, gafetes, zetas, tensores, sesgo, tirantes, elástico normal o de caucho de
acuerdo al modelo.
El segundo producto es el terno de baño, cuyos componentes son tela licra, tela
de algodón, elástico normal o de caucho de acuerdo al modelo, hilo, elásticos, para el
modelo de mujer copas y para hombre el modelo bermudas son de tela liza.
La tela se importada directamente de proveedores de Colombia que tienen su centro
de distribución en Ecuador, el resto de insumos se lo realiza con proveedores locales,
aunque muchos de ellos son extranjeros.
Respecto a la rotación de inventarios, la tela destinada a la elaboración para las
fajas no se mantiene en stock debido a que el momento que llega pasa al proceso de
producción, por lo que varía permanentemente su costo. Las telas para la confección de
ternos de baño, si se mantiene en stock.
83
Control de inventarios
Para el control de inventarios la empresa utiliza el sistema LIFO Last In, First
Out (“último en entrar, primero en salir”), también conocido como FILO que es la sigla
de First In, Last Out (“primero en entrar, último en salir”).
El registro se lo realiza en un modelo de tarjeta kardex automatizada, diseñada en el
programa Excel, de acuerdo al siguiente formato:
Tabla 3. 1. Kardex utilizado por CONFECACQUA CIA. LTDA.
CONFECACQUA CIA. LTDA.S.A.
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
Código Artículo Tipo Unidad de entrega Fecha Descripción Unidades Costo
Unitario
Valores Entrada Salida Existencia Debe Haber Saldo
Fuente: Información Institucional
3.3. PROCESOS ACTUALES CONFECACQUA CIA. LTDA.
ADQUISICIÓN DE MATERIA PRIMA (Narrativa de CONFECACQUA)
1. El jefe de bodega notifica al administrador la poca existencia de materia prima
y genera orden de pedido.
2. El administrador se contacta con proveedor para que envíe la materia prima
necesaria.
3. El administrador determina los precios y las condiciones de pago.
4. El administrador envía un mail con orden de pedido a proveedor.
5. Administrador recibe mail de confirmación de pedido.
84
Figura 3. 1. Flujograma de adquisición de materia prima por CONFECACQUA CIA. LTDA.
Fuente: Información Institucional
RECEPCION DE MATERIA PRIMA (Narrativa de CONFECACQUA)
1. El administrador recibe los materiales solicitados junto con la factura.
2. El departamento de contabilidad recibe la factura para el respectivo registro y
generacion de retencion.
3. El reponsable de bodega verifica que los materiales adquiridos sean los solicitados.
4. El responsable de bodega realiza las devoluciones por defecto de fábrica o
imperfecciones en entradas.
5. El bodeguero asigna un lugar para los materiales.
BODEGA ADMINISTRADOR PROVEEDOR
FLUJOGRAMA DE ADQUISICIÓN DE MATERIA PRIMA
“CONFECACQUA CIA LTDA”
INICIO
Confirmación de inexistencia de materia prima
Contacto con proveedor
Determina plazo y precios
Genera orden de pedido
Confirmación via mail de plazo y precio
Recibe mail de confirmación
FIN
Envia por mail orden de pedido
85
Figura 3. 2. Flujograma de recepción de materia prima por CONFECACQUA CIA. LTDA.
Fuente: Información Institucional
TOMA FISICA DEL INVENTARIO (Narrativa de CONFECACQUA)
1. El administrador programa hora y fecha a realizarse la toma de inventarios.
2. El departamento contable entrega reporte de existencias.
3. Se realiza la toma física de inventarios.
4. Bodega entrega al departamento contable el reporte de conteo físico.
5. el departamento contable entrega reporte de sobrantes y faltantes.
Figura 3. 3. Flujograma de toma física de inventarios por CONFECACQUA CIA. LTDA.
Fuente: Información Institucional
ADMINISTRADOR CONTABILIDAD BODEGA PROVEEDOR
NO
SI
FLUJOGRAMA DE RECEPCIÒN DE MATERIA PRIMA
“CONFECACQUA CIA LTDA”
INICIO
Recibe materiales y factura
Registra la compra en libros
Asigna lugar a materiales
Envia factura para su registro
Se genera retencion
Verifica materiales sean los solicitados
materiales en buenas condiciones
FIN
Se devuelve la materia prima e insumos
Realiza la modificaciòn
ADMINISTRADOR JEFE DE COMPRAS BODEGA
FLUJOGRAMA DE TOMA FISICA DE INVENTARIOS
“CONFECACQUA CIA LTDA”
INICIO
Programación hora y fecha de tomas de inventarios
Generación reporte del sistema
Realiza conteo físico
Recibe reporte de conteo físico
Recibe reporte
FIN
Actualización del sistema
86
3.4. EVALUACIÓN DE FACTORES INTERNOS DEL SISTEMA DE
INVENTARIOS
Con el fin de establecer las estrategias para sustentar la propuesta de la
investigación, se realizará un diagnostico a través de la matriz FODA evaluando factores
internos como debilidades y oportunidades y externos como fortalezas y amenazas, al
sistema de control de inventarios que actualmente dispone la empresa.
Tabla 3. 2. Análisis FODA de CONFECACQUA CIA. LTDA.
ANALISIS FODA EMPRESA CONFECACQUA CIA.
LTDA.
INT
ER
NA
S
D DEBILIDADES F FORTALEZAS
1 Stock mínimo de materias primas e insumos. 1 Buena calidad de producto final
2 Errado registro de información contable de acuerdo
a inventarios
2 Precios competitivos en el mercado
3 Falta de un adecuado control de pérdidas de
materia prima
3 Variedad de productos
4 Insumos no cuantificados (hilo, elástico) 4 Adecuados canales de distribución
5 Desperdicio de materia prima. 5 Reconocimiento de la marca
PR
OC
ED
EN
TE
S D
EL
EN
TO
RN
O
A AMENAZAS O OPORTUNIDADES
1 Bajo stock de proveedores de materias primas e
insumos en temporadas altas
1 No hay salvaguardas a la tela.
2 Robos de camiones con producto terminado o
materia prima que puede causar daño económico.
2 Proveedores están a una distancia cercana
de la empresa.
3 Existencia de productos sustitutivos que incida en
merma de consumo del productos por parte del
cliente
3 Lograr nuevos acuerdos con proveedores
4 Aumento del precio de materia prima que puede
alterar el precio del producto final.
4 Demanda creciente.
87
Tabla 3. 3. Estrategias Matriz DAFO CONFECACQUA CIA. LTDA.
Estrategias - MATRIZ DAFO / FODA
OPORTUNIDADES AMENAZAS
FODA
No hay salvaguardas a la tela. Bajo stock de proveedores de materias primas e insumos en temporadas altas
Proveedores están a una distancia cercana de la empresa. Robos de camiones con producto terminado o
materia prima que puede causar daño económico.
Lograr nuevos acuerdos con proveedores Existencia de productos sustitutivos que incida en
merma de consumo del productos por parte del
cliente Demanda creciente. Aumento del precio de materia prima que puede
alterar el precio del producto final.
FORTALEZAS ESTRATEGIAS OFENSIVAS(FO) ESTRATEGIAS DEFENSIVAS(FA)
Buena calidad de producto
final 1 Promocionar la marca a nivel internacional 1 Mejorar la calidad del producto desarrollando
un programa de capacitación
Precios competitivos en el mercado
2 Implementar la productividad y competitividad 2 Mantener el precio en relación a la competencia
Variedad de productos
Adecuados canales de
distribución
Reconocimiento de la marca
DEBILIDADES ESTRATEGIAS REORIENTACIÓN(DO) ESTRATEGIAS SUPERVIVENCIA(DA)
Stock mínimo de materias
primas e insumos. 1 Aprovechar la inexistencia de salvaguardias en materia prima para mantener
un stock 1 Establecer herramientas que indiquen la
demanda del mercado para mover los
inventarios de acuerdo a esta demanda
Errado registro de
información contable de
acuerdo a inventarios
2 Establecer políticas de control en insumos 2 Detectar desperdicios innecesarios de material
a tiempo
Falta de un adecuado control
de pérdidas de materia prima
3 Sistematizar el control de inventarios, mejorando sus procesos
Insumos no cuantificados (hilo, elástico)
Desperdicio de materia prima.
88
3.5. EVALUACION DEL RIESGO EN LOS INVENTARIOS
La evaluación del riesgo en los inventarios, es importante debido a que mediante el
análisis se puede conocer cuáles son las falencias en cuanto a inventarios de igual manera
se puede saber la sensibilidad y el grado de riesgo que puede impactar a la organización.
Los objetivos de evaluar el riesgo es poner mayor atención a las áreas críticas y
brindar un tratamiento especial debido al impacto que estas generan.
1. Ponderar estos riesgos de acuerdo a su probabilidad de impacto, de tal forma
que se genere una alerta.
2. Evaluar la efectividad de los controles existentes con la finalidad de atenuar el
impacto de los riesgos.
3. Tomar decisiones al instante evitando de esta manera se generen pérdidas
materiales o en valores.
Para la evaluación del riesgo es necesario contar con la elaboración de un
cuestionario de control interno para el área de inventarios puesto que la información que se
obtenga, será la base para el desarrollo de la propuesta.
A continuación se presenta el cuestionario con sus respectivas respuestas, las cuales
fueron tomadas a las personas que laboran dentro del establecimiento. Se diseñaron
preguntas cerradas pero a pesar de esto en algunas se agregó un comentario que ayuda a
despejar las dudas que pueda tener el lector.
Para la aplicación del cuestionario de Control Interno del Área de Inventarios
realizado al bodeguero, porque esta información es conocida es su totalidad únicamente
por esta persona. (Ver anexo1 pág. 112)
MATRIZ DE RIESGOS
A continuación se presenta una tabla donde se determina a que riesgos se enfrenta
la empresa su nivel de exposición y si existen ya controles cual ha sido su efectividad:
Escala de valoración de efectividad de los controles:
89
Tabla 3. 4. Escala de valoración de control
CONTROL EFECTIVIDAD
NINGUNO 1
BAJO 2
MEDIO 3
ALTO 4
DESTACADO 5
Interpretación:
Ninguno: Carece de control en su totalidad
Bajo: Existe un criterio de control pero no se lo utiliza.
Medio: El criterio para ejercer control es utilizado de manera esporádica.
Alto: Los criterios de control son manejados oportunamente con lo que se evita
errores.
Destacado: Su efectividad ha sido comprobada por la administración.
NIVEL DE EXPOSICION AL RIESGO
Tabla 3. 5. Nivel de exposición de riesgo
PROCEDIMIENTO NIVEL DEL RIESGO
BAJO 7-8-9
MEDIO 4-5-6
ALTO 1-2-3
Interpretación:
Bajo: El riesgo es bajo, TOLERABLE. No requiere de controles adicionales.
Medio: Se debe proceder con PRECAUCIÓN. El riesgo necesita ser manejado con
procedimientos de control. Se requieren Medidas de control generales.
Alto: El riesgo es INTOLERABLE. Los métodos propuestos deberán modificarse,
para entregar una solución destinada a evitar o reducir el riesgo. Se requieren Medidas
de control específicas.
90
TABLA DE CALIFICACIÓN DEL RIESGO
Se va a calificar los diferentes riesgos encontrados de acuerdo a la PROBALIDAD
de que sucedan y al IMPACTO que tengan en los procesos.
Tabla 3. 6. Calificación del riesgo
A 4 2 1
M 7 5 3
B 9 8 6B M A
Probabilidad
Impacto
91
Tabla 3. 7. Matriz de riesgos.
MATRIZ DE RIESGO
# Riesgo Posible
Resultado
Síntoma Probabilidad
(A/M/B)
Impacto
(A/M/B)
Prioridad
1-5
Medidas de
control
Efectividad
de controles
Responsable
de la acción de
respuesta
1 Incorrecta medición
física y contable de
peso y/o cantidad de
materia prima.
Adulteración en el
costo de ventas.
Desfase de medidas
entre procesos
(contabilidad - bodega)
Medio Alto 3 Los consumos de
MP se validan una
vez recibida la
misma con
reporte de balanza
registra toda la
materia recibida y
consumida.
3 Bodeguero/a
2 Deterioro de materia
prima, insumos o
productos terminado.
Aumento del
gasto por
perdidas.
Imposible manejo y
transformación
Bajo Medio 8 Alta rotación de
MP en bodega.
3 Bodeguero/a
3 Robo o pérdida de
materia prima, insumos
o productos terminado
Perdidas
económicas.
Faltantes inexplicables
en bodega.
Media Media 5 Evaluar controles
de seguridad de
entrada y salida
de las
instalaciones
ejercidos por el
personal de
guardianía de la
empresa.
2 Servicio de
guardianía
4 No se tiene inventario
actualizado y no esta
calendarizado.
Variaciones en los
resultados.
Kardex en negativo. Alta Alta 1 Realizar tomas
físicas mínimo
una vez al mes.
1 Departamento
contable y
bodeguero/a
92
3.6 RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO
Bajo la evaluación de los factores en el análisis FODA en el sistema de inventarios
de la empresa CONFECACQUA CIA. LTDA.S.A., se pudieron determinar los siguientes
resultados:
La empresa “CONFECACQUA CIA. LTDA.S.A”, en la actualidad lleva todas sus
actividades de acuerdo a la experiencia en la que ha trabajado los años anteriores, sin
embargo presenta problemas en inventarios ya que no coinciden las existencias físicas con
los registros en libros, además por la alta rotación de inventarios la empresa no mantiene
un stock de materia prima y en varias ocasiones a parado su producción hasta abastecerse
de la misma.
En este momento la empresa no cuenta con ninguna política contable ni
administrativa, y el método de valoración de inventarios no es el adecuado, en relación a la
administración y control de los inventarios, no existe una persona responsable que se
encargue de la custodia de las mercaderías, sin embargo , el personal que maneja los
inventarios no dispone de gran experiencia, todavía se utilizan medios empíricos y
programas poco eficientes es por esta razón que existe pérdida en materia prima y no hay
cuantificación en insumos como hilo y elástico.
La empresa no ha destinado un espacio físico adecuado para que estos sean
almacenados de una forma organizada y correcta.
Se puede concluir que el principal problema es la falta de control en los inventarios,
y al no contar con un sistema de control de inventarios no se podrá monitorear
adecuadamente los procesos que la empresa tenga en relación a inventarios, sin importar
que estos procesos sean empíricos desencadenando los riesgos que pueden afectar a la
institución, tales como:
- Falta de control diario de las operaciones que se realizan diariamente.
- Carencia de los procedimientos necesarios en los procesos para alcanzar un
efectivo control.
- Falta de información oportuna para ampliar el mercado.
93
Por lo expuesto nace la necesidad de diseñar controles efectivos en inventarios que
se ajusten a la necesidad de la empresa, así como poder determinar el grado de eficiencia y
eficacia y economía de las actividades actuales de tal manera que se pueda mejorar
continuamente en base a la propuesta.
3.6.DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS EMPRESA
CONFECACQUA CIA. LTDA.
ALCANCE
El siguiente diseño se ha elaborado de acuerdo a los problemas que se han
detectado al realizar un análisis en la empresa por lo que es importante resaltar que las
políticas y procedimientos expuestos son adaptadas a las necesidades y serán adoptados
por la misma.
PROPOSITO
El propósito principal de la elaboración del sistema de control es proporcionar a la
empresa una herramienta confiable para el manejo y manipulación eficiente de los
inventarios.
El sistema propuesto en esta investigación está orientado a mejorar el proceso de
control de materias primas, insumos, productos en proceso y productos terminados y por
ende el inventario del mismo, además de permitir a la empresa, cumplir los procesos de
manera rápida, evitando así pérdida de tiempo, información y materiales.
Fundamentalmente un sistema de control de inventarios por cuanto son recursos
costosos y de alta rotación y con un adecuado sistema se puede:
Prevenir fraudes en los inventarios.
Descubrir robos y sustracciones.
Proteger y salvaguardar la bodega.
Detectar a tiempo el deterioro del producto.
94
AMBIENTE DE CONTROL EN EL ÁREA DE INVENTARIOS
La empresa CONFECACQUA CIA. LTDA. Actualmente cuenta con una bodega
donde almacena alrededor de 6000 unidades de sus productos diferenciados en modelos y
tallas, tal como es el caso de:
FAJAS
Tabla 3. 8. Modelos de fajas
LISTA DE MODELOS DE FAJAS "CONFECACQUA CIA. LTDA. "
No. TALLA MODELO
1 XS hasta 2XL Post-lipo sobre rodilla
2 XS hasta 2XL Post-lipo sobre rodilla/espalda alta
3 XS hasta XL Faja body post-lipo tanga
4 XS hasta 2XL Faja post-lipo panty/espalda alta
5 S-M-L-XL-XXL Faja post-parto
6 S-M-L-XL-XXL Faja post-parto con cierre
7 XS hasta XL Faja body post-lipo panty
8 XS hasta 2XL Post-lipo sobre rodilla con bra
9 XS hasta 2XL Post-lipo debajo rodilla
10 UNICA Mentonera completa
11 XS hasta XL Faja post-lipo con brassier, manga 3/4
12 XS hasta 2XL Faja doble cierre (abdominoplastia)
13 UNICA Banda mentonera
14 XS hasta 2XL Faja post-lipo cachetero
15 XS hasta XL Cinturilla varillas strapless
16 XS hasta 2XL Faja post-lipo short con brassier
17 XS-S-M-L-XL Faja doble powernet modeladora
18 XS-S-M-L-XL Faja doble powernet /espalda
19 XS-S-M-L-XL Faja doble powernet, levanta cola
20 XS-S-M-L-XL Short levantacola destapado
21 XS-S-M-L-XL FAJA POST-LIPO ESPALDA
22 XS-S-M-L-XL FAJA POST-LIPO ESPALDA
23 XS-S-M-L-XL Faja body post-lipo panty
24 XS-S-M-L-XL Faja post-lipo panty con brassier
25 XS hasta 2XL Faja post-lipo debajo rodilla / mangas
26 XS hasta 2XL Faja sobre rodilla elástico silicona
95
27 XS-S-M-L-XL Short levantacola tapada
28 XS-S-M-L-XL Short levantacola destapado
29 XS-S-M-L-XL Short levantacola tapada
30 XS-S-M-L-XL Faja doble powernet, levanta cola
31 XS-S-M-L-XL Faja post-lipo con brassier
32 XS-S-M-L-XXL Faja post-lipo con brassier, manga 3/4
33 32 hasta 38 Push up bra
34 33 hasta 38 Brassier post operatorio (reducción)
35 34 hasta 38 Brassier post operatorio (aumento)
36 XS hasta 2XL Chaleco post-lipo hombre
37 XS hasta 2XL Chaleco post-lipo hombre doble power
38 XS hasta 2XL Body con pierna hombre
39 XS-S-M-L-XL Panty control elástico silicona
Fuente: Información Institucional
Como se pudo determinar son 39 ítems divididos cada uno en varias tallas y la
mayoría son de alta rotación y a pesar de tener una persona a cargo esta no se abastece con
espacio físico ni con tiempo para el correcto manejo del inventario y tampoco dispone un
sistema computarizado específicamente para inventarios.
Para lo cual se propone que la bodega se encuentre distribuida de la siguiente
manera:
1. Bodega de materia prima e insumos
Por los diferentes materiales que utiliza CONFECACQUA CIA. LTDA. Para la
confección de fajas la bodega de materia prima e insumos se la dividirá en tres secciones
que son:
2. Bodega De Materias Primas
Se adecuara un espacio físico en las instalaciones de CONFECACQUA CIA.
LTDA. Suficiente para colocar toda la materia prima que va a intervenir en la elaboración
de fajas, la distribución de las materias primas e insumos se la realiza en base a la orden de
corte hacia las diferentes zonas de producción cuando cada una de ellas lo requiera.
96
3. Bodega De Insumos
Los insumos son materiales disponibles para el uso de transformación que se
receptan de acuerdo a la nota de pedido y serán ubicados de acuerdo a la clase de insumo al
que pertenece con todas las especificaciones de cada uno (hilos, cierres, entretelas,
etiquetas, elástico, gafetes, etc.).
La distribución y baja del inventario de estos insumos se las realizarán de igual
manera que la de materia prima a través de la orden de corte.
4. Bodega De Producto Terminado
Finiquitado el proceso de producción, el jefe de producción elaborará la entrega de
producto terminado, el mismo que llevará la firma de responsabilidad del jefe de
producción y de la persona encargada de la bodega de terminados.
La ubicación de estos productos finales en bodega se lo realizará de acuerdo a las
perchas establecidas para cada modelo ya que se ha definido un lugar en donde se pueda
colocar el modelo y las tallas para que su distribución y control tengan un mejor manejo.
97
Figura 3. 4. Bodega diseñada para CONFECACQUA CIA. LTDA.
POLITICAS
3.6.2.1. Políticas generales en inventarios
1. La administración se encargará de realizar un cronograma donde realicen la toma
física de inventarios
2. La administración archivará toda documentación originada por la toma por un
periodo no menor a 1 año.
3. El personal que participe en la toma de inventarios no tendrá acceso a registros
contables.
4. El personal responsable de manejo y control del inventario realizara el proceso
completo del área.
3.6.2.2. Políticas de compras de materia prima
1. Mantener un sistema de proveedores calificados.
2. Realizar cotizaciones antes de tomar una decisión de compra.
3. Revisar calidad y precios.
4. Evitar comprar demasiada materia prima (tela en cuestión a ternos de baño).
5. Evitar que el stock de mercadería llegue a cero.
98
6. Mantener garantías en las compras a proveedores.
7. Buscar alianzas en compras cuando exista problemas por escases o incremento de
precios.
3.6.2.3. Políticas de almacenamiento de materia prima
1. Instaurar un lugar adecuado para el almacenamiento y bodegaje de materia prima.
2. La materia prima debe ser recibida y almacenada por el responsable de bodega.
3. Mantener el área ordenada y limpia
4. Identificar correctamente los diversos géneros que se encuentren allí es decir
codificar e instaurar etiquetas que faciliten la localización.
3.6.2.4. Políticas en sobrantes en materia prima
- Los trabajadores no podrán apropiarse de los sobrantes ni botarlos.
- Los sobrantes siguen siendo materia prima hasta cuando el empleador exprese lo
contrario.
- Si algún trabajador sustraer de la fábrica, taller o establecimiento, los útiles de
trabajo y las materias primas o productos elaborados, sin permiso del empleador
estará violando el Art. 46 del Código de trabajo y será causal de despido.
VALORACIÓN DE LOS INVENTARIOS
Debido a que CONFECACQUA CIA. LTDA.es una empresa productora y a su vez
comercializadora se tiene que manejar en dos inventarios: materias primas e insumos y
productos terminados, es necesario que su valorización se la realice bajo el método
PROMEDIO PONDERADO para que tanto materias primas y productos terminados sean
tratados de igual manera recordemos que CONFECACQUA CIA. LTDA.se maneja con el
método LIFO (últimas en entrar últimas en salir) esto ocasiona que al utilizarse las últimas
materias en producción se deje a un lado las materias que ya fueron adquiridas y que estas
entren en deterioro u obsolescencia por el mal uso o desuso y que a la empresa le ocasione
una pérdidas en sus inventarios.
99
CONTROLES INTERNOS APLICABLES AL PERSONAL
Al fijar controles en el personal encargado de los inventarios se proveerá de
disciplina y reglas que ayudará a la organización a fortalecer los procedimientos.
El bodeguero será el único responsable sobre las materias primas y productos
terminados para evitar pérdidas y confusión al momento de solicitar información.
El ingreso o salida de materiales solo podrá hacerse con su respectivo respaldo.
El bodeguero deberá revisar siempre las existencias de materias primas e insumos
antes de que exista una orden de producción.
El jefe de adquisiciones deberá realizar la compra necesaria de cada material para
que no exista materia prima sin ser utilizada.
PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS
CONFECACQUA CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICION DE MATERIA PRIMA
A continuación se detallan los procesos a seguir para la adquisición de materia prima e
insumos conjuntamente:
ADQUISICION MATERIA PRIMA
No. PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1 Determinación de stock mínimo Jefe de bodega
2 Generación orden de pedido Jefe de bodega
3 Revisión y aprobación de pedido Jefe de compras
4 Contacto con proveedor Jefe de compras
5 Enviar orden vía mail a proveedor Jefe de compras
6 Confirmación vía mail de plazo de entrega y precios
establecidos
Jefe de compras
7 Definición de manera de pago Administrador
8 Registro de la operación en libros Contabilidad
100
Documentos de soporte
Se concibe como documentación de soporte de este proceso a los siguientes comprobantes:
(Ver ANEXO 2 pág. 126)
Facturas de compra,
Nota de pedido,
Guía de remisión, y
Comprobante de pago.
101
Figura 3. 5. Propuesta de flujograma de adquisición de materia prima CONFECACQUA CIA. LTDA.
PROVEEDORESBODEGA JEFE DE COMPRAS ADMINISTRADOR CONTABILIDAD
FLUJOGRAMA DE ADQUISICION DE MATERIA PRIMA “CONFECACQUA CIA LTDA”
INICIO
Verificarstock minimo
Generar orden de pedido
Apruebapedido
Contactoproveedores
Envia orden de compra via mail a proveedor
Confirmación via mail de plazo y precio
Imprime confirmación de proveedor
Define forma de pago
Registra la compra en libros
FIN
102
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MATERIA PRIMA E INSUMOS
A continuación se detallan los procesos a seguir para la recepción de materia prima e
insumos conjuntamente:
Tabla 3. 9. Recepción de materia prima e insumos
RECEPCION DE MATERIA PRIMA E INSUMOS
No. PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1 Confirmación de materia prima e insumos por parte del proveedor. Jefe de compras
2 Recepción guía de remisión y factura. Jefe de compras
3 Revisar materia prima e insumos. Jefe de bodega
4 Verificar cantidad y calidad según orden de pedido. Jefe de bodega
5 Si no coincide algún artículo se realiza la devolución. Jefe de bodega
6 Ordenar, codificar y clasificar los materiales. Jefe de bodega
7 Ingreso de los artículos al sistema. Jefe de compras
8 Realizar la respectiva retención, pago y archivo. Jefe de
contabilidad
103
Figura 3. 6. Propuesta de flujograma de recepción de materia prima CONFECACQUA CIA. LTDA.
JEFE DE COMPRAS BODEGA CONTABILIDAD PROVEEDOR
NO
si
FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN DE MATERIA PRIMA
“CONFECACQUA CIA LTDA”
INICIO
Confirmación de materia prima e insumos
Ingresa materia prima e insumos de acuerdo a la factura
Control de calidad de los materiales
Recepción guia de remisión y factura
Coincide orden de pedido
Se devuelve materia prima e insumos
Realizamodificación de pedido
Ordena, codifica y clasifica los materiales
Ingresa artículos a sistema
Realiza retención
Se genera el cheque
Archivo
FIN
104
PROCEDIMIENTO PARA PROCESOS DE PRODUCCIÓN
El mejoramiento de procesos dentro del área de producción en la empresa
CONFECACQUA CIA. LTDA. Busca disminuir errores de producción en prendas o
faltantes que puedan retrasar la entrega de la producción.
A continuación se detallan los procesos a seguir para el proceso de producción:
Tabla 3. 10. Proceso de producción
PROCESO DE PRODUCCIÓN
No. PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1 Solicitar materia prima en base a la orden de producción. Jefe de producción
2 Elaborar orden de corte para producción. Jefe de producción
3 Se elabora orden de salida de materia prima e insumos. Bodega
4 Se registra contablemente la salida de materia prima e
insumos.
Contabilidad
5 Despacho de materia prima e insumos a la orden de corte. Bodega
6 Recepción de materia prima e insumos, verificar cantidades Producción
para proceder con el corte de telas y pasar a la zona de
armado.
Zona de corte
7 Terminado el corte y receptadas los pedazos de telas se Producción
solicita a bodega los insumos necesarios para realizar el
armado.
Zona de armado
8 Armadas las prendas pasan a la zona de acabados donde se Producción
deberá empacar cada prenda en perchas y fundas para ser Zona de acabados
enviadas a la bodega de terminados.
Documentos de soporte
Orden de trazo y corte. (Ver ANEXO 3 pág. 127)
105
Figura 3. 7. Propuesta de flujograma de producción CONFECACQUA CIA. LTDA.
CONTABILIDAD
No
Si
Si
No
PRO DUCCIÓ N ZO NA DE
ACABADO S
FLUJOGRAMA PROCESO DE PRODUCCIÓN “CONFECACQUA CIA LTDA”
JEFE DE PRODUCCIÓN BODEGAPRO DUCCIÓ N ZO NA DE
CO RTE
PRO DUCCIÓ N ZO NA DE
ARMADO
INICIO
1Solicitar materia prima. (Orden de
3Se elabora orden de salida de materia prima
Registro contable de la salida de materia prima e
insumos
5Corte de telas.
2Elaborar orden de corte para
4Despacho de materia prima e insumos.
¿Está bien la orden?
6Se realiza el armado
¿Está bien el armado?
7Se realiza el acabo
(empacado de
producto)
8Enviar a la BPT.
FIN
106
PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION DE PRODUCTOS TERMINADOS
A continuación se detallan los pasos a seguir para la recepción de productos terminados:
Tabla 3. 11. Recepción de productos terminados
RECEPCION DE PRODUCTOS TERMINADOS
FECHA DE VIGENCIA:
No. PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1 Verificar la calidad y acabado de los productos terminados. Jefe de producción
2 Recibir productos terminados. Jefe de bodega
3 Verificar que la cantidad física coincidan con la nota de pedido. Jefe de bodega
4 Elaborar el ingreso a bodega de terminados. Jefe de bodega
5 Se registra contablemente el ingreso de productos terminados. Jefe de
Contabilidad
6 Codificar las prendas considerando tipo de prenda y modelo Jefe de bodega
y talla.
7 Empacar las prendas y ordenar en las perchas respectivas. Jefe de bodega
Documentos de soporte
Entrega de producción y de parciales a bodega (Ver ANEXO 4 pág. 128)
107
Figura 3. 8. Propuesta de flujograma de recepción de productos terminados CONFECACQUA CIA. LTDA.
JEFE DE PRODUCCIÓN BODEGA CONTABILIDAD
No
Si
FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN DE PRODUCTO TERMINADO
“CONFECACQUA CIA LTDA”
1Entrega productos terminados.
2Recepción de productos terminados.
INICIO
¿Está bien la orden?
Elaborar el registro de ingreso a BPT.
Elaborar el registro contable del ingreso de
producto a BPT.
3Codificar cada prenda.
4Colocar cada prenda
en perchas.
FIN
108
PROCEDIMIENTO PREVIO LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS
Como se explicó anteriormente la empresa no realiza inventarios físicos durante el año en curso
por lo cual se establece los parámetros a seguir para la realización del mismo con fechas
establecidas al final del año.
A continuación se detallan los procesos a seguir previo la toma física de inventarios:
Tabla 3. 12. Previo a la toma de inventarios
PREVIO LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS
No. PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1 Elaborar un cronograma de las actividades de la empresa con Jefe de
contabilidad fechas para la realización de la toma física de inventarios.
2 Aprueba el cronograma de toma física de inventarios Gerente
3 Determinar al personal de la empresa que van a participar Jefe de bodega
en la toma física del inventario.
4 Comunicar al personal que participará en este proceso. Jefe de bodega
5 Establecer grupos y responsables de los conteos de inventario Jefe de bodega
6 Se informara las directrices para la toma física del inventario Jefe de
contabilidad de forma clara y de fácil entendimiento para el personal
7 Se comunicará a los proveedores, las fechas que se realizan Jefe de
contabilidad los inventarios para programar la entrega de los productos
antes del mismo o después.
8 Se entregará a cada jefe de grupo el reporte para Jefe de
contabilidad el conteo del inventario generado por el sistema.(anexo)
Documentos de soporte
Tarjeta para la toma de inventarios (Ver ANEXO 5 pág. 129)
109
Figura 3. 9. Propuesta de flujograma proceso previo la toma física de inventarios CONFECACQUA CIA.
LTDA.
“CONFECACQUA CIA LTDA”
JEFE DE BODEGA
No
Si
FLUJOGRAMA PROCESO PREVIO LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
CONTABILIDAD GERENCIA
INICIO
1Elaboración de cronograma para la
toma física.
¿Está bien el cronograma?
2Aprobar el cronograma.
3Determinar el
personal para la toma
física de inv.
4Comunicar al
personal.
6Determinar el
personal para la toma
física de inv.
5Asignación de
responsabilidades.
7Se establece
cronograma de
entrega de materiales con los proveedores.
Generarresporte de conteo para cada jefe de área
FIN
110
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS
A continuación se detallan los procesos a seguir para la toma física de inventarios:
Tabla 3. 13. Toma física de inventarios
TOMA FISICA DE INVENTARIOS
No. PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1 Elabora el acta de inventario donde se indica los parámetros Contabilidad
generales como: fecha, hora de inicio, responsables del conteo
y el listado de los bienes a contar.
2 Se inicia el conteo en la bodega y estanterías establecidas Personal
responsable según las actas entregadas por el contador.
3 Si un código o descripción de la materia prima o insumo no Personal
responsable coincide se realizará la respectiva anotación de la descripción
del producto en el reporte en observaciones.
4 Se reunirán todos los listados y se entregara al contador Jefe de bodega
para su proceso y registro en el sistema.
Documentos de soporte
Acta de inventarios (Ver ANEXO 6 pág. 130)
111
Figura 3. 10. Propuesta de flujograma de proceso toma física de inventarios CONFECACQUA CIA. LTDA.
“CONFECACQUA CIA LTDA”
JEFE DE BODEGA
SI
NO
FLUJOGRAMA PROCESO TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
CONTABILIDAD PERSONAL RESPONSABLE
INICIO
1Elaboración de actas de inicio de
inventarios.
2Realiza el conteo fisico.
4Anotar las cantidades contadas
Realiza un segundo conteo
5Recibe resportes de conteo de cada área
FIN
3Cantidades conciden
con el listado
6Recepta una copia del reporte del
coneto firmado.
112
PROCEDIMIENTO PARA FINALIZAR LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS
A continuación se detallan los procesos a seguir para finalizar la toma física de
inventarios:
Tabla 3. 14. Finalización toma física de inventarios
FINALIZACION TOMA FISICA DE INVENTARIOS
No. PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1 Revisar los resultados arrojados en los reportes del inventario. JEFE DE BODEGA
2 Conciliar el resultado final del inventario físico con JEFE DE BODEGA
la información arrojada en el sistema.
3 Se investigara las diferencias presentadas entre el reporte de JEFE DE BODEGA
inventarios y el sistema.
4 Se revisara y analizara las diferencias CONTADOR
5 Realizar un detalle de los ajustes correspondientes CONTADOR
6 Aprueba y autoriza la realización de los ajustes GERENTE
GENERAL
7 Emite el informe final de la toma física del inventario, el mismo CONTADOR
que sirve para análisis y toma de decisiones
113
Figura 3. 11. Propuesta de flujograma de proceso de finalización toma física de inventarios
CONFECACQUA CIA. LTDA.
TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS “CONFECACQUA CIA LTDA”
GERENTE GENERAL
SI
NO
FLUJOGRAMA PROCESO DE FINALIZACIÓN
JEFE DE BODEGA CONTADOR
INICIO
1Reviza los reportes de inventarios
4Reviza y analiza las diferencias
Realiza los descuentes al
personal responsable
Realiza ajustes respectivos
FIN
2Compara el resultado del inventario fisico
3Investiga las diferencias
5Autoriza los ajustes
Emite informe
114
3.7.TRATAMIENTO DE FALTANTES Y SOBRANTES DE INVENTARIOS
Sobrantes y faltantes en materia prima
Después de terminada la producción siempre quedan remanentes o sobrantes de
materia prima del producido, pero erradamente algunos trabajadores creen que eso es
basura y se desperdicia o es tomado por los trabajadores.
3.7.1.1. Tratamiento de sobrantes en tela
Cuando exista sobrante de tela después de realizar el corte esta será utilizada de la
siguiente manera:
- Para reutilización.- Si la cantidad de tela sobrante es considerable se debe guardar
para utilizar en fajas especiales (personalizadas), en nuevos modelos de ternos de
baño y accesorios (gorros de baño, diademas, lazos, adornos para ternos de baño
etc.)
- Para la venta.- Se puede poner a consideración de empresas o personas que
necesiten retazos de tela por ejemplo para: rellenos de almohada, guaipe, etc.
En el caso de que la tela ya no sea reutilizable para ninguna de las dos opciones
anteriores tratar de que el desperdicio sea mínimo.
Tratamiento contable
Establecido un sobrante en inventarios, se carga la cuenta de Inventarios
por el valor neto del sobrante, y se acredita una cuenta tal como otros ingresos (sobrantes
de inventario) por igual valor.
El asiento contable para el sobrante de inventario seria el siguiente:
115
CODIGO CUENTA DEBE HABER
XXX INVENTARIO PROD.
TERMINADOS
XXX
OTROS INGRESOS XXX
v/r sobrantes
Faltantes en telas
Los faltantes en telas no existen por resultados sino por mala planificación en la
producción.
3.7.1.2. Tratamiento de sobrantes en artículos terminados
Al finalizar una toma física de inventarios y después de cotejar el resultado con lo
que dispone contablemente el sobrante que se obtiene se registran en el inventario.
El asiento contable es el siguiente:
CODIGO CUENTA DEBE HABER
XXX INVENTARIO PROD.
TERMINADOS
XXX
COSTO DE VENTAS XXX
v/r sobrantes
Faltantes en artículos terminados
Los faltantes deberán ser analizados antes de su registro contable; después del
resultado de la toma física de inventarios los faltantes obtenidos ya sea por robo, o por
mala contabilización se deben dar de baja mediante un acta notariada o de ser el caso
convertirlos en gasto deducible.
116
El asiento contable es el siguiente:
CODIGO CUENTA DEBE HABER
XXX PERDIDA EN INVENTARIOS XXX
INVENTARIOS PROD.
TERMINADOS
XXX
v/r Faltantes
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN PARA INVENTARIOS.
Un sistema de información bien definido permite identificar, recoger, procesar e
informar datos relativos a los hechos o actividades internas y externas y funcionan muchas
veces como herramientas de supervisión a través de rutinas prevista a tal efecto.
Es de vital importancia la comunicación entre las diversas áreas de la organización
debido a la existencia de la interrelación con el único fin de dar el seguimiento al manejo
de la mercadería en el área de inventarios.
El área de inventarios debe estar en continua coordinación con la administración
para determinar la compra de mercadería y demás acciones que sean necesarias para el
óptimo manejo de esta área.
La información que el personal de la empresa CONFECACQUA CIA. LTDA.
Manejará debe transmitirse de una manera multidireccional generando un clima de
comunicación solido pero siempre respetando las jerarquías que existe en la organización.
La comunicación es inherente a los sistemas de información, todo el personal debe
conocer a tiempo los cambios. Es importante que cualquier decisión que se tome por los
responsables de cada área se informe al bodeguero para que el conozca los cambios y
puedan ejercer los cambios, si es que los hubiera.
Cada función ha de especificarse con claridad, entendimiento en base al manejo de
pizarras en donde se informará cuáles son las prioridades y se definirá quienes son los
responsables de cumplir con las tareas especiales que se necesite.
117
Es necesario que el personal ubicado en bodega, reporte como las políticas lo
indican las novedades que se mantengan sobre los productos que se tiene en stock, para
que de esta manera el responsable de esta área pueda tomar decisiones en conjunto con la
administración.
La información y comunicación debe ser oportuna clara y sencilla con el fin de
evitar los riesgos anteriormente mencionados.
SUPERVISIÓN Y MONITOREO PARA INVENTARIOS.
El monitoreo es importante en todos los procesos de control implementados en la
entidad y más aún si es un sistema de control interno el cual mide o ayuda a incrementar la
efectividad y validez de los procesos y de las personas encargadas.
Es por ello que es importante mantener un seguimiento en la realización de cada
proceso de manera que se pueda realizar correcciones a los procedimientos ineficientes,
brindando una respuesta oportuna a las necesidades de la organización.
Para que la supervisión surta efecto en CONFECACQUA CIA. LTDA.se encarga:
Presentar un análisis anual de los reportes, de tal forma que se pueda aportar
para mejorar la calidad y utilidad que los reportes brindan a la
administración
Es necesario analizar cada una de las responsabilidades del personal con el
objetivo de medir la cantidad, calidad y si es el caso redistribuir las mismas,
contratar personal, con el objetivo de mejorar la calidad de los procesos y
disminuir la aparición de problemas.
Es necesario conocer por parte de las personas que laboran en la entidad
cuales son las necesidades, si es necesaria una mayor capacitación.
Verificación frecuente de los productos en perchas, para verificar la certeza
de los reportes.
118
3.8. VALIDACION DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
Para validar la Propuesta del Sistema de Control de Inventarios se contó con las
principales autoridades de la empresa, en vista que son los principales interesados en el
cambio de sus procesos que conlleva a realizar un correcto control para minimizar pérdidas
y mejorar la obtención de información financiera.
Así mismo, para el desarrollo del diagnóstico actual del Sistema de Control Interno
se utilizó el método de recopilación de información mediante entrevista realizada a
personal de la empresa y un especialista (consultor).
Dicha encuesta se hizo en base a los componentes del control interno a aplicarse en
esta propuesta, y de la misma se obtiene la Guía de Control y su Validación por parte del:
GERENTE GENERAL, CONTADOR GENERAL de la empresa CONFECACQUA CIA.
LTDA. Y; EL ESPECIALISTA consultado en la firma Ernst & Young.
Con esta validación efectuada al Control Interno y la obtención de la Guía de
Control Interno generada a través de la formulación de la entrevista, se pretende que esta
propuesta de Diseño de Sistema de Control de Inventarios para la empresa
CONFECACQUA CIA. LTDA. Es factible su realización e implementación para lograr
proteger y conservar el patrimonio contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilícito, que asegurará confiabilidad y oportunidad en la información
que se recibe o se brinda, para la posterior toma de decisiones importantes y oportunas,
para cada proceso desde el inicio al fin del sistema de inventarios.
119
CAPITULO VI.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1.CONCLUSIONES
Después de haber estudiado y analizado todo el proceso de Valuación de
Inventarios y los subprocesos de la empresa CONFECACQUA CIA. LTDA., he
determinado las siguientes conclusiones:
CONFECACQUA CIA. LTDA. , es una empresa que ha progresado en base a la
experiencia de su propietario, sin embargo no lleva ningún tipo de fundamento
científico en su accionar a nivel administrativo.
CONFECACQUA CIA. LTDA. no cuenta con una adecuada distribución de
funciones, por lo que varias actividades se encuentran centralizadas en pocas
personas e impiden que estas se desarrollen plenamente en las tareas asignadas al
departamento que trabajan.
CONFECACQUA CIA. LTDA. carece de documentos de respaldo de todos los
procesos que se hacen, todo lo que hace es en forma verbal.
No existe un control permanente a nivel de inventarios en lo referente a las entradas
y salidas de mercadería.
El espacio físico de la empresa es insuficiente lo cual provoca que bodega y
producción no puedan realizar sus funciones de forma efectiva y una toma física de
los inventarios con mayor frecuencia.
Con el análisis realizado al área de bodegas, se logró determinar que esta sección
representa una debilidad para la empresa, debido a las falencias detectadas en cada
uno de los procesos como adquisiciones, despacho de ventas, y toma física del
inventario, las cuales generan una información contable poco fiable.
120
Los sobrantes en CONFECACQUA CIA. LTDA. son representados como
desperdicios para la empresa sin tener alguna son consideración de ventaja de ellos.
4.2.RECOMENDACIONES
Después de haber estudiado y analizado todo el proceso de Valuación de
Inventarios y los subprocesos de la empresa CONFECACQUA CIA. LTDA., se
recomienda lo siguiente:
Informar al propietario de CONFECACQUA CIA. LTDA. sobre los beneficios en
la aplicación de técnicas administrativas en la empresa contribuyendo a que su
funcionamiento sea más organizado.
Se debe realizar una restauración de funciones asignadas a cada departamento para
que no existan fallas y omisión de procesos de control.
Se recomienda poner en práctica todos los documentos que se han propuesto para
su mejor manejo y control.
Aplicar los procedimientos para el ingreso y despacho de materiales en las bodegas
de CONFECACQUA CIA LTDA.
Se debe realizar una restructuración del espacio físico para que así las bodegas
obtengan más espacio y los procesos de producción se los realice en línea recta y
no existan demoras en la producción.
Se debe realizar una capacitación al personal de bodegas sobre el manejo y custodia de los
bienes y como estos pueden ser organizados con limitaciones en el espacio físico.
Aprovechar al máximo la materia prima y por ende, los sobrantes de producción ya
sean estos utilizados en nuevos proceso o nuevos productos o simplemente
venderlos como material reciclado a otras empresas.
121
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125
ANEXOS
126
Anexo A. Cuestionario de Control de Inventarios
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL AREA DE INVENTARIOS
Nombre de la persona entrevistada: Susana Huertas
Responsable: María José Pachacama
No
. PREGUNTA
RESPUEST
A
COMENTARIOS SI NO
1 ¿Existen políticas para controlar los inventarios? X
2
¿Existen multas establecidas para el responsable de
X
bodega al momento de existir pérdidas?
3 ¿Existe una sola persona encargada de bodega? X Existe apoyo de terceros.
4
¿Llevan un control de salidas de materia prima e
X
No se maneja
documentación
insumos para su transformación? para control interno.
5
¿Los materiales están protegidos contra el
deterioro físico?
X Existe despreocupación
6
¿Se exige que los materiales lleguen a un solo
punto
X de recepción?
7
¿Existe la comparación de los materiales recibidos
X Existe despreocupación contra la factura?
8
El bodeguero está obligado a rendir informes sobre
los materiales en deterioro?
X
9
¿Existe una buena distribución del espacio de
bodega para la recepción de todos los materiales?
X
No hay una buena
distribución en el espacio.
10
¿Existe una buena distribución del espacio de
bodega para la colocación de los productos
terminados?
X
127
Anexo B. Requisición de compra
CONFECACQUA CIA. LTDA.
RUC: 1792232856001
REQUISICION DE COMPRA No.
DEPTO QUE SOLICITA:
FECHA DE PEDIDO: FECHA DE ENTREGA:
CANTIDAD UNIDAD ARTICULOS
128
Anexo C. Orden de trazo y corte
N° CAPAS
PRENDAS
MODELOS
CAPAS REND ROLLO Nº Kg. INICIAL Kg. FINAL CONSUMO
TOTALES
CUPON DE CORTE
PIQUETES N° COLORES H. INICIO
H. INICIO N° TALLAS H. FINALIZA
PUNTOS DE QUIEBRE H. FINALIZA
N° CAPAS
PRENDAS
MODELOS
CAPAS REND ROLLO Nº Kg. INICIAL Kg. FINAL CONSUMO
TOTALES}
CUPON DE CORTE
PIQUETES N° COLORES H. INICIO
H. INICIO N° TALLAS H. FINALIZA
PUNTOS DE QUIEBRE H. FINALIZA
N° CAPAS
PRENDAS
MODELOS
CAPAS REND ROLLO Nº Kg. INICIAL Kg. FINAL CONSUMO
TOTALES
INSUMOS / DESCRIPCIÓN CODIGO TOTAL
CURVAS POR CM PIQUETES
RECTAS POR CM H. INICIO
PUNTOS DE QUIEBRE H. FINALIZA
N° COLORES H. INICIO
N° TALLAS H. FINALIZA
CURVAS POR CM
RECTAS POR CM
CUPON DE CLASEADO
CURVAS POR CM
RECTAS POR CM
CONSUMO PROMEDIO
TENDIDO CORTE
TENDIDO CORTE
TALLAS
COLOR
% APROVECHAMIENTO N° ROLLOS
ANCHO CM HORA FINALIZACIÓN TENDIDO
FECHA DE TRAZO FECHA DE TENDIDO
LONGITUD CM
TENDIDO CORTE
CUPON DE CLASEADO
CONSUMO PROMEDIO
LONGITUD CM HORA INICIO TENDIDO
COLOR
TIPO DE TELA
TALLASTOTAL
INFORMACIÓN DE LA TELA PROPORCIÓN
REALIZADO POR OPERADOR
ANCHO CM
CUPON DE CORTE
CUPON DE CLASEADO
CONSUMO PROMEDIO
OBSERVACIONES
PRODUCCION: MARCELO SEMPERRESPONSABLE CORTE CONTABILIZADO:
HORA FINALIZACIÓN TENDIDO
% APROVECHAMIENTO N° ROLLOS
INFORMACIÓN DE LA TELA
COLOR
ACQUA
INFORMACIÓN DEL TRAZO INFORMACIÓN DEL TENDIDO
REALIZADO POR OPERADOR
REALIZADO POR OPERADOR
FECHA DE TRAZO FECHA DE TENDIDO
INFORMACIÓN DE LA TELA PROPORCIÓN
TIPO DE TELA
INFROMACIÓN DEL TRAZO INFORMACIÓN DEL TENDIDO
ORDEN DE TRAZO Y CORTE
HORA INICIO TENDIDO
TALLASTOTAL
CANTIDADES
HORA FINALIZACIÓN TENDIDO
% APROVECHAMIENTO N° ROLLOS
TIPO DE TELA
TOTAL
PROPORCIÓN
INFROMACIÓN DEL TRAZO INFORMACIÓN DEL TENDIDO
FECHA DE TRAZO FECHA DE TENDIDO
ANCHO CM
LONGITUD CM HORA INICIO TENDIDO
N° 001
129
Anexo D. Entrega de producción y de parciales a bodega
REFERENCIA ORDEN PROD N°
T T T T T T Q T Q T
ORDEN PROD N°
T T T T T T Q T Q T
PRENDA COLOR ENTREGUE RECIBI
CONTROL DE PRODUCCION Y ENTREGAS PARCIALES A BODEGA
ENTREGUE RECIBI
FECHA
FECHA PRENDA COLOR
MODELO:
TALLAS FALLAS BAJAS
TOTALES
CONTROL DE PRODUCCION Y ENTREGAS PARCIALES A BODEGA
BAJAS
AJUSTE
AJUSTE
TOTALES
FALLASTALLAS
130
Anexo E. Entrega de producción y de parciales a bodega
TARJETA PARA TOMA FISICA DE INVENTARIOS
CONFECACQUA CIA. LTDA. CONFECACQUA CIA. LTDA. CONFECACQUA CIA. LTDA.
PRIMER CONTEO SEGUNDO CONTEO PERCHA
Inventario Año: Inventario Año: Inventario Año:
Tarjeta No: Tarjeta No: Tarjeta No:
Código:……………………………… Código:………………………………… Código:…………………………………
Descripción:………………………… Descripción:…………………………… Descripción:……………………………
Cantidad:…………………………… Cantidad:……………………………… Cantidad:………………………………
Estado:……………………………… Estado:………………………………… Estado:…………………………………
Ubicación:………………………… Ubicación:……………………………… Ubicación:………………………………
Cajón:………………………………. Cajón:………………………………… Cajón:……………………………………
Fila:………………………………… Fila:…………………………………… Fila:………………………………………
Fecha de corte: Fecha de corte: Fecha de corte:
Responsable: Responsable: Responsable:
131
Anexo F. Modelo de acta de constatación física del inventario acta de constatación
física del inventario de materiales existentes
EN LA BODEGA…………… CONFECACQUACIA LTDA. POR CIERRE DEL
EJERCICIO ECONÓMICO………, A CARGO
DEL…………………………………………….., BODEGUERO……………… Y
EL……………………………………. COORDINADOR DEL INVENTARIO, CON
CORTE AL………………………………………………...
En la Ciudad de……………, a los….... días del mes de ………………………….., se
constituyen los ………………………., delegado de la Dirección Financiera, en Calidad de
COORDINADOR DEL INVENTARIO, ………………………………, delegado de la
unidad de inventarios y avalúos y el ………………………………….BODEGUERO
…………………………, comparecen en la presente acta, con la finalidad de formalizar y
legalizar la constatación física de materiales existentes en la BODEGA
……………………….., con corte al ……………………………: para lo cual las partes en
forma legal, libre y voluntaria convienen en celebrar la presente acta, de acuerdo a los
antecedentes y cláusulas siguientes:
PRIMERA ANTECEDENTES Mediante memorando Nº……….. del ………………., la
Presidencia Ejecutiva autoriza la ejecución de la constatación física de inventarios en las
diferentes bodegas de la Empresa por cierre del ejercicio económico …………. Para el
efecto de este trabajo, se ha coordinado con las autoridades de control como son:
Compañía Auditora (externa) ……………………………, Auditoría Interna; así como
también las áreas de la Empresa: Dirección Financiera, Dirección de Distribución; Jefatura
de agencias, Contabilidad y Centro de Computo, en presencia de las instancias indicadas
132
anteriormente, se procede a la constatación física de materiales 80 existentes en la bodega
…………………….., considerando además los siguientes anexos que significan el
resultado final del inventario y que además son parte integrante de la presente acta.
- Listado para toma del inventario físico
- Diferencias globales en stocks físico y contable
- Reporte global de materiales faltantes en stocks físico y contable
-Reporte global de materiales sobrantes en stocks físico y contable
SEGUNDA: ÚLTIMAS TRANSACCIONES Se deja indicado, que el conteo y reconteo
físico de los materiales existentes en la bodega ………………………….., se realizó con
las tarjetas de etiquetado, listados de saldos de materiales a la fecha de corte
………………………… y con la siguiente numeración de los últimos documentos
registrados y contabilizados en el sistema.
DOCUMENTO BODEGA Informe de recibo…………… Egreso……………
Reingreso…………… Transferencia……………
TERCERA: DIFERENCIAS EN LAS BODEGAS Se deja constancia en la presente acta
las diferencias en stock físico y contable, de los materiales que una vez finalizado la
constatación física del inventario, se han llegado a determinar cómo faltante o sobrante.
Material Faltante.- En esta bodega se han llegado a reportar los siguientes materiales
faltantes CÓDIGO DESCRIPCIÓN EXISTENCIA CONTABLE EXITENCIA FÍSICA
DIFERENCIA FALTANTES Material Sobrante.- En esta bodega se han llegado a reportar
los siguientes materiales sobrantes. CÓDIGO DESCRIPCIÓN EXISTENCIA
CONTABLE EXISTENCIA FÍSICA DIFERENCIA SOBRANTES
CUARTA: JUSTIFICACIÓN DIFERENCIAS POSITIVAS Y NEGATIVAS En el caso
de existir diferencias como faltantes o sobrantes en las bodegas ……………., el
………………………………….., deberá presentar al Departamento de Contabilidad y en
133
un plazo de 15 días laborables a partir de la firma del presente documento, el justificativo
debidamente sustentado de las diferencias positivas o negativas que se encuentran
reflejados en los anexos adjuntos. En caso de no haber respuesta por parte del responsable
de bodega, el Departamento de Contabilidad basándose en la presente acta, presentará a los
entes de control el listado de ítems que no hayan sido justificados, con la finalidad de que
se haga un análisis y evaluación para determinar responsabilidades y procedimientos a
seguir.
QUINTA: ACEPTACIÓN La presente acta de constatación física de materiales en las
bodegas……………………. Respectivamente se encuentran detallados en los anexos
adjuntos, los mismos que servirán de base para el registro de kardex del año ---------, para
efectos de análisis de auditoría y registros contables que correspondan. Para constancia de
lo actuado y en fe de conformidad y aceptación, las partes firman la presente acta en
original y dos copias el…………………………….......
Atentamente,
COORDINADOR DEL INVENTARIO BODEGUERO DELEGADO
DELEGADO DE CONTABILIDAD
134
Anexo G. Encuesta y tabulaciones.
N° PREGUNTAS
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
1 ¿Están definidos los objetivos de trabajo de la entidad? x x x 3 0 100,00 0,00
2
¿Se encuentra elaborado el plan de trabajo sobre la base de las
actividades de cada proceso, que en el cumplimiento del mismo
se incluyan las acciones de control y seguimiento a realizar?
x x x
3 0 100,00 0,00
3¿Se ha informado a los jefes de área que correspondan, el
cumplimiento de los planes de trabajo?x x x 2 1 66,67 33,33
4
¿Se identifica los procesos, actividades y sus responsables, a
partir de las funciones de la entidad, para dar cumplimiento a los
objetivos trazados?
x x x1 2 33,33 66,67
5
¿La estructura y organización de las áreas económicas y
contables corresponden a la misión de la organización y el
volumen de las operaciones para garantizar los procesos?
x x x1 2 33,33 66,67
6¿Se elabora, ejecuta y se cumple el plan económico y el
presupuesto anual asignado?x x x 0 3 0,00 100,00
7¿Se establece los procedimientos, las políticas y prácticas para
el manejo de Inventarios?x x x 0 3 0,00 100,00
N° PREGUNTAS
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
1
Se conservan las actas de las reuniones por áreas con los
trabajadores para la determinación de los objetivos de control y
fueron antecedidas de un trabajo de información y preparación de
los trabajadores.
x x x
0 3 0,00 100,00
2
¿De existir riesgos financieros en la entidad, estos son
administrados para la toma de decisiones, considerando pérdidas
por el impacto de cambio en la politica; pérdidas por variacion de
precios?
x x x
1 2 33,33 66,67
3¿Se analizan periódicamente los riesgos, de manera que se
mantienen actualizados en el momento que se identifican? x x x 3 0 100,00 0,00
N° PREGUNTAS
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
1
Se definen las acciones de supervisión y control necesarias para
minimizar o eliminar el efecto del riesgo, en los casos que no es
posible la división de tareas y responsabilidades.
x x x0 3 0,00 100,00
2
Las transacciones y operaciones cuentan con un soporte
documental demostrativo, fiable y que garantice la trazabilidad de
la misma.
x x x3 0 100,00 0,00
3
¿Se elabora un plan para efectuar chequeos periódicos y
sistemáticos del 10% como mínimo de muestra de los
materiales?
x x x0 3 0,00 100,00
4¿Si se detectan faltantes o sobrantes se elabora los expedientes
correspondientes y se contabilizan?x x x 1 2 33,33 66,67
5
¿En los casos de faltantes, pérdidas o sobrantes de materias
primas, insumos o producto terminado, se determinan éstos en
unidades físicas y en valor?
x x x0 3 0,00 100,00
6
¿En el caso de detectarse un presunto hecho delictivo, se
procede a la realización de la denuncia policial teniendo en
cuenta lo que establece la legislación vigente?
x x x0 3 0,00 100,00
ASPECTOS A VERIFICAR-AMBIENTE DE CONTROL
ENCUESTA
ESPECIALISTA TOTAL PORCENTAJE
TOTAL PORCENTAJE
ASPECTOS A VERIFICAR-ACTIVIDAD DE CONTROL
GERENTE CONTADOR ESPECIALISTA
ASPECTOS A VERIFICAR - GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS
GERENTE CONTADOR ESPECIALISTA TOTAL PORCENTAJE
GERENTE CONTADOR
135
Análisis de los resultados
Al realizar la encuesta a los tres profesionales, (Gerente General, Contador y Consultor
Externo) encontramos que existen aspectos que no están bien definidos para los
representantes de la empresa, estos deberán ser expuestos de la mejor manera para que esta
propuesta sirva en 100% debido que es para el mejor funcionamiento de los procesos antes
mencionados y así optimizar recursos.
Los resultados se obtuvieron de la siguiente manera.
N° PREGUNTAS
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
1
¿El sistema para la gestión de la información facilitara que los
trabajadores conozcan y entiendan los principios y metas de la
organización y permita retroalimentarse de la opinión de los
trabajadores?
x x x
3 0 100,00 0,00
2
El sistema para la gestión de la información logra que la
comunicación horizontal, garantice la ágil y rápida respuesta de
los problemas que se presentan en los diferentes procesos y
fortalece el trabajo en grupo y el desarrollo de la inteligencia
colectiva.
x x x
3 0 100,00 0,00
3
Se aplican las políticas establecidas para garantizar la calidad de
la información relevante, su organización y conservación, que
permita ser auditada.
x x x0 3 0,00 100,00
4
¿Se aplican las buenas prácticas para el tratamiento de la
evidencia documental que permita, de forma transparente y
responsable la rendición de cuenta?
x x x0 3 0,00 100,00
GERENTE CONTADOR ESPECIALISTA TOTAL PORCENTAJE
ASPECTOS A VERIFICAR-SISTEMA DE INFORMACION
0,00
10,00
20,00
30,00
40,00
50,00
60,00
70,00
80,00
90,00
100,00
12
3
GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS
PORCENTAJE SI
PORCENTAJE NO
136
0,00
20,00
40,00
60,00
80,00
100,00
1 2 3 4 5 6
ACTIVIDAD DE CONTROL
PORCENTAJE SI
PORCENTAJE NO
0,00
20,00
40,00
60,00
80,00
100,00
12
34
SISTEMA DE INFORMACION
PORCENTAJE SI
PORCENTAJE NO
0,00
20,00
40,00
60,00
80,00
100,00
1 2 3 4 5 6 7
AMBIENTE DE CONTROL
PORCENTAJE SI
PORCENTAJE NO
