Power Point Excel

EXCEL

Guía para el estudiante

Elaborado por la formadora:

WENDY NAVARRETE VELÁSQUEZ

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

INCAP

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Excel Instituto Colombiano de Aprendizaje Elaborado por: Wendy Navarrete Velásquez Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Avenida Caracas No. 63-66 © Prohibida la reproducción parcial o total bajo cualquier forma (Art. 125 Ley 23 de 1982) Bogotá – Colombia Versión 01 - Enero 2010

EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPARÓ CON FINES ESTRICTAMENTE ACADÉMICOS, DE ACUERDO CON EL ARTÍCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO TEXTO ES EL SIGUIENTE:

ARTÍCULO 32: “Es permitido utilizar obras literarias, artísticas o parte de ellas, a título de ilustración en obras destinadas a la enseñanza, por medio de publicaciones, emisiones o radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro de los límites justificados por el fin propuesto, o comunicar con propósito de enseñanza la obra radiodifundida para fines escolares, educativos, universitarios y de formación personal sin fines de lucro, con la obligación de mencionar el nombre del autor y el título de las obras utilizadas”.

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Tabla de contenido UNIDAD I 1 POWER POINT ________________________________________ 11

1.1 ¿QUÉ ES POWER POINT? ____________________________ 11

1.2 LA PANTALLA INICIAL ________________________________ 11

1.3 LAS BARRAS ________________________________________ 12

1.3.1 La barra de título________________________________________ 12

1.3.2 La barra de acceso rápido _______________________________ 12

1.4 LA BANDA DE OPCIONES ____________________________ 13

1.5 CREAR UNA PRESENTACIÓN EN BLANCO _____________ 14

1.6 CREAR UNA PRESENTACIÓN CON UNA PLANTILLA ____ 15

1.7 GUARDAR UNA PRESENTACIÓN ______________________ 16

1.8 TIPOS DE VISTAS ____________________________________ 16

1.8.1 Vista Normal: ___________________________________________ 17

1.8.2 Vista Clasificador de diapositivas: ________________________ 17

1.8.3 Vista Presentación con diapositivas ______________________ 18

1.8.4 Zoom __________________________________________________ 18

1.9 TRABAJAR CON GRÁFICOS __________________________ 18

1.9.1 Insertar un gráfico ______________________________________ 19

1.9.2 Modificar el tipo de gráfico: ______________________________ 20

1.10 TRABAJAR CON ORGANIGRAMAS ____________________ 21

1.10.1 Crear un Organigrama __________________________________ 21

1.11 INSERTAR SONIDOS Y PELÍCULAS: ___________________ 23

1.11.1 Insertar sonidos en una presentación: ____________________ 23

1.11.2 Insertar sonidos de la galería multimedia: ________________ 24

1.11.3 Insertar sonidos desde un archivo: _______________________ 24

1.11.3.1 Insertar pista de un CD de audio: ___________________ 24

1.11.3.2 Cambiar las propiedades del sonido: ________________ 25

1.11.4 Animaciones y transiciones: _____________________________ 26

1.11.4.1 Animar Textos y objetos: __________________________ 26

1.11.4.2 Transición de diapositivas: ________________________ 27

1.11.4.3 Ensayar intervalos: _______________________________ 28

UNIDAD 2 2 MICROSOFT EXCEL ____________________________________ 31

2.1 HOJA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL ______________ 31

2.2 ENTRADA A EXCEL __________________________________ 31

CONTENIDO

4

2.2.1 Desde el botón inicio ____________________________________ 31

2.2.2 Desde el menú ejecutar _________________________________ 31

2.3 IDENTIFICACIÓN Y MANEJO DE EXCEL _______________ 32

2.3.1 Descripción de la pantalla _______________________________ 32

2.3.2 Aplicaciones de la hoja de cálculo _______________________ 36

2.4 CONCEPTOS BÁSICOS _______________________________ 37

2.4.1 Hoja de cálculo _________________________________________ 37

2.4.2 Columna _______________________________________________ 37

2.4.3 Fila ____________________________________________________ 38

2.4.4 Celda __________________________________________________ 38

2.4.5 Rango __________________________________________________ 38

2.4.6 Libro ___________________________________________________ 38

2.4.7 Hojas __________________________________________________ 38

2.5 ¿CÓMO TRABAJAR EN EL ENTORNO DE EXCEL? ______ 39

2.5.1 Desplazamientos del cursor _____________________________ 39

2.5.2 Seleccionar _____________________________________________ 40

2.5.3 Operaciones de edición (copiar, cortar, pegar, deshacer) _ 40

2.5.4 Trabajar con hojas de cálculo ____________________________ 43

2.5.5 Manejo de archivos _____________________________________ 48

2.5.6 Formatos _______________________________________________ 49

2.5.7 Ficha revisión ___________________________________________ 53

2.5.7.1 Ortografía _______________________________________ 53

2.5.7.2 Sinónimos _______________________________________ 54

2.5.7.3 Grupo comentarios _______________________________ 55

2.5.8 Ficha vista ______________________________________________ 56

2.5.8.1 Vistas de Libro ___________________________________ 56

2.5.9 Grupo diseño de página _________________________________ 58

2.5.10 Grupo opciones de hoja _________________________________ 63

2.5.11 Grupo ventana __________________________________________ 64

2.6 FORMULAS __________________________________________ 64

2.6.1 Crear fórmulas __________________________________________ 64

2.6.2 Editar fórmula __________________________________________ 65

2.6.3 Copiar fórmula __________________________________________ 65

2.6.4 Eliminar fórmula ________________________________________ 65

2.6.5 Posiciones relativas y absolutas _________________________ 65

2.7 FUNCIONES _________________________________________ 68

2.7.1 Asistente de funciones __________________________________ 68

2.7.2 Categoría de la función _________________________________ 69

2.7.3 Nombre de la función ___________________________________ 69

2.7.4 Escribir funciones directamente en la celda ______________ 70

2.7.5 Funciones matemáticas y estadísticas ___________________ 70

2.7.6 Utilizar el botón de autosuma ____________________________ 71

5

2.7.7 Funciones de texto ______________________________________ 71

2.8 BASES DE DATOS EN EXCEL _________________________ 73

2.8.1 Ordenar datos __________________________________________ 75

2.8.2 Filtrado de la base de datos _____________________________ 76

2.8.2.1 Autofiltro ________________________________________ 76

2.9 FUNCIÓN SÍ _________________________________________ 79

2.9.1 SÍ sencillo ______________________________________________ 79

2.9.2 Uso de los operadores lógicos: y / o / no ________________ 81

2.10 GRÁFICOS __________________________________________ 82

6

Apreciado estudiante: Usted escogió al INCAP para que lo oriente en el camino de la formación profesional. La institución le proporcionará un formador, quien le ayudará a descubrir sus propios conocimientos y habilidades. El INCAP, le ofrece además, recursos para que usted alcance sus metas, es decir, lo que se haya propuesto y para ello dispondrá de módulos guía, audiovisuales de apoyo, sistemas de evaluación, aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo. Éste módulo guía que constituye además un portafolio de evidencias de aprendizaje, está distribuido de la siguiente manera: PRESENTACIÓN: Es la información general sobre los contenidos, la metodología, los alcances la importancia y el propósito del módulo. GUÍA METODOLÓGICA: Orienta la práctica pedagógica en el desarrollo del proceso de formación evaluación y se complementa con el documento de la didáctica para la formación por competencias de manejo del formador. DIAGNÓSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitirá utilizar la estrategia más adecuada para construir sus propios aprendizajes. AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo descubra, qué tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de insumo para la concertación de su formación y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad). CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y están presentados así:

Unidad

Logro de competencia laboral

Indicadores de logro: Evidencias

Didáctica del método inductivo Activo para el desarrollo de las competencias: FDH: Formador Dice y Hace, FDEH: Formador Dice y Estudiante Hace, EDH: Estudiante Dice y Hace.

BIBLIOGRAFÍA

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1 PRESENTACIÓN

La guía de estudiante de la asignatura EXCEL tiene como principio la

solidificación de los conocimientos adquiridos en el aula de clase en temas

como Microsoft Power Point y Microsoft Excel. Además motivar al

estudiante hacia la práctica de los contenidos programáticos del curso y así

facilitar la labor de aprendizaje por medio de prácticas sencillas y

específicas de cada uno de los temas tratados.

El texto presenta en un lenguaje sencillo los diferentes temas referentes al

área de sistemas que todo individuo debe conocer para desempeñar

adecuadamente su rol laboral dentro de una empresa. Los temas se tratan

de manera muy práctica temas como el diseño de presentaciones en Power

Point, de gran importancia tanto en el campo académico como laboral y de

negocios, y los elementos fundamentales del trabajo con hojas de cálculo

en Excel.

Este módulo ha sido recopilado a partir del conocimiento en la materia y de

la experiencia en el campo laboral de los formadores del área, así como de

textos y módulos de la institución.

PRESENTACIÓN

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GUÍA METODOLÓGICA

La estrategia metodológica del INCAP, para la formación técnica del aprendiz mediante competencias laborales, comprende dos caminos:

1. Las clases presenciales dictadas por el Formador haciendo uso del método inductivo – activo

2. El trabajo práctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el

Formador, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc. Con esto se busca fomentar en el estudiante el análisis, el uso de herramientas tecnológicas y la responsabilidad.

Los módulos guía utilizados por el INCAP, para desarrollar cada uno de los cursos, se elaboran teniendo en cuenta ésta metodología. Sus características y recomendaciones de uso son: A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia

laboral el cual viene definido antes de desarrollar su contenido. Seguidamente se definen los indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluará el Formador.

Glosario: Definición de términos o palabras utilizadas en la unidad que

son propias del tema a tratar. Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por

ejercicios, referenciados así:

FDH (El Formador Dice y Hace): Corresponde a la explicación del contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del Formador.

FDEH (El Formador Dice y el Estudiante Hace): El estudiante desarrolla los ejercicios propuestos y el Formador supervisa.

EDH (El estudiante dice y hace): Es el trabajo práctico que desarrollan los estudiantes fuera de la clase, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas, los cuales deben ser evaluados por el Formador.

Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los

contenidos más relevantes y ejercicios generales.

GUÍA METODOLÓGICA

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DIAGNÓSTICO

INFORMACIÓN GENERAL Regional_____________Programa__________________Módulo__________ Estudiante_________________________Formador_____________________ EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA Estilo de aprendizaje_____________________________________________

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Logros de Competencia Laboral

1. Crea presentaciones en PowerPoint, utilizando adecuadamente las herramientas (diapositivas, formatos de presentación, estilos y diseños de las diapositivas, hipervínculos, etc.). y utiliza elementos multimediales (grabadora de sonido, efectos de sonidos y video en las diapositivas, transición de diapositivas).

Pow

er P

oin

t

Indicadores de Logros Evidencias

Dominar conceptos básicos de presentaciones

de diapositivas. Utilizar de manera experta la pantalla principal

de PowerPoint. Manejar con destreza las Herramientas de

diseño de PowerPoint. Conocer y utilizar con destreza el Menú formato,

las herramientas multimediales y de presentación.

Conocimiento Desempeño Producto y Desempeño Producto y Desempeño

PowerPoint

Unidad 1

11

UNIDAD UNO

1 POWER POINT

FDH. FORMADOR DICE Y HACE

11..11 ¿¿QQUUÉÉ EESS PPOOWWEERR PPOOIINNTT??

PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son necesarias hoy en día ya que permiten transmitir información e ideas de forma visual, atractiva y eficiente. Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos, podemos insertar gráficos, dibujos, imágenes e incluso texto con WordArt. También podemos insertar efectos animados, películas y sonidos. Podemos revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el narrador pueda tener unas pequeñas aclaraciones para su exposición y mucho más.

11..22 LLAA PPAANNTTAALLLLAA IINNIICCIIAALL

Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla. La pantalla que se muestra a continuación no necesariamente debe ser igual a la que se vera en su computador, ya que depende de la configuración de la herramienta, establecida por el usuario.

12

11..33 LLAASS BBAARRRRAASS

1.3.1 La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos una presentación nueva se le asigna el nombre provisional Presentación1, para cambiar el nombre solo basta con guardar el documento y digitar el nombre deseado.

1.3.2 La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales como

Guardar , Deshacer o Repetir

. Esta barra puede personalizarse dando clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona los comandos que quiera añadir.

En el menú que aparece en pantalla podemos dar clic en Más comandos para ver un listado de todos los disponibles en PowerPoint 2007. Podemos seleccionar más opciones para luego utilizarlas en la presentación.

13

11..44 LLAA BBAANNDDAA DDEE OOPPCCIIOONNEESS

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas o etiquetas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en PowerPoint. Las operaciones más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como se explicó anteriormente. Oprimiendo la tecla ALT activaremos el modo de acceso por teclado (método abreviado). De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberá pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del mouse.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado (método abreviado) vuelve a pulsar la tecla ALT. Si damos doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará. De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que se vuelva a hacer clic en cualquier pestaña.

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El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando con su número, e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos su

pestaña . Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo para poder modificarla.

Los Botones de vistas, con ellos podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos según nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la presentación para ver cómo queda, etc. El icono que queda resaltado nos indica la vista en la que nos encontramos.

El Área de notas será donde añadiremos las notas de apoyo para realizar la presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentación en papel.

11..55 CCRREEAARR UUNNAA PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN EENN BBLLAANNCCOO

1.5.1 Para crear una presentación en blanco realiza los siguientes pasos:

Da clic sobre el Botón Office .

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Selecciona la opción Nuevo. En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz doble clic sobre

Presentación en blanco o selecciónala y pulsa el botón Crear. A continuación veras una pantalla similar a la siguiente. Tendrás una diapositiva y dos cuadros de texto para añadir un título y añadir un subtítulo.

De aquí en adelante, la tarea será la de agregar contenido a las diapositivas, añadir las diapositivas que hagan falta y todo lo requerido según nuestras necesidades.

11..66 CCRREEAARR UUNNAA PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN CCOONN UUNNAA PPLLAANNTTIILLLLAA

Las plantillas son muy útiles porque generan y permiten organizar de manera rápida y

eficiente las diapositivas que se pueden requerir en nuestra presentación y aportan una guía para su diseño y contenido. Para crear una presentación con una plantilla sigue estos pasos: Despliega el Botón Office. Selecciona la opción Nuevo. En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz clic sobre la categoría Plantillas

instaladas y te aparecerá un cuadro de diálogo similar al que te mostramos a continuación.

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Selecciona la plantilla de diseño que más se ajuste a tus necesidades y da clic el botón Crear. En nuestro caso hemos elegido la plantilla Concurso. A partir de aquí y utilizando la ayuda que nos provee la plantilla, iremos modificando cada diapositiva y añadiendo mas si se requiere.

11..77 GGUUAARRDDAARR UUNNAA PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN

Para guardar una presentación podemos ir al Botón Office y seleccionar la opción

Guardar o también se puede dar clic sobre el botón guardar . Si es la primera vez que guardamos la presentación el cuadro de diálogo Guardar Como, Ya conocido por los estudiantes. Si queremos guardar la presentación con otro formato para que pueda ser abierta por otra versión de PowerPoint, como por ejemplo PowerPoint 97-2003, desplegaremos la lista de Guardar como tipo: y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable. De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentación, después en la casilla de Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardarla y por último pulsaremos en el botón Guardar.

11..88 TTIIPPOOSS DDEE VVIISSTTAASS

Seleccionando la pestaña vista encontramos la opción vistas de presentación que nos permitirá determinar como quiero ver mis diapositivas.

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En las diferentes vistas tendremos la visión particular de cada diapositiva como, una visión global de todas las diapositivas, y adicionalmente podremos reproducir la presentación para ver cómo queda al final.

1.8.1 Vista Normal:

La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver, diseñar y modificar la diapositiva que seleccionamos. Para ver la diapositiva en esta vista haz clic en la pestaña Vista y selecciona la opción Normal.

En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva maximizada para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el área de notas en el cual se introducen aclaraciones para el narrador sobre la diapositiva.

1.8.2 Vista Clasificador de diapositivas:

Para ver las diapositivas en vista clasificador se selecciona la opción Clasificador de diapositivas. O damos clic en el botón que aparece debajo del área de esquema en la parte izquierda.

Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparición, orden que como podrás ver aparece junto con cada diapositiva. Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación, nos permite localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.

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1.8.3 Vista Presentación con diapositivas La vista Presentación con diapositivas reproduce la presentación a partir de la diapositiva seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los efectos animados que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas que forman la presentación.

1.8.4

1.8.5 Zoom

El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos. Para aplicar el zoom a las diapositivas ubicamos la opción Zoom y damos clic sobre ella.

Una vez seleccionada esta opción se desplegará una ventana como la que te mostramos a continuación. En esta ventana seleccionamos el porcentaje de zoom que queremos aplicar a las vistas. También se puede aplicar el zoom a través de la barra de estado con el control

, desplaza el marcador para establecer el zoom que quieres aplicar.

11..99 TTRRAABBAAJJAARR CCOONN GGRRÁÁFFIICCOOSS

Los gráficos se utilizan muy a menudo en las presentaciones por su facilidad de esquematizar gran cantidad de información.

19

1.9.1 Insertar un gráfico Para insertar un gráfico, seleccionamos la pestaña Insertar y en ella ubicamos y seleccionamos la opción Gráfico

Se abrirá un cuadro de diálogo para que escojas el tipo de gráfico que quieres mostrar, selecciona uno y pulsa Aceptar.

En la lista de la izquierda selecciona el tipo de gráfico requerido, seguidamente aparecerán unos subtipos de gráficos relacionados con el tipo genérico que se ha elegido anteriormente. Debemos Seleccionar el gráfico más apropiado, que nos permita mostrar, representar y captar la información fácilmente. PowerPoint insertará el gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja de datos de ejemplo que contiene las cantidades que se representan en el gráfico.

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Si desea insertar un gráfico diferente al utilizado como ejemplo por PowerPoint, debemos crear el gráfico en Excel y copiarlo luego en la diapositiva respectiva.

Una vez insertado el gráfico es muy fácil de modificar los datos de la hoja de datos, para ello solo basta con seleccionar sobre la celda que se desea modificar y digitar el nuevo valor el cual aparecerá inmediatamente en el gráfico.

1.9.2 Modificar el tipo de gráfico:

Cada vez que trabajamos con gráficos en la barra de herramientas estándar aparecen nuevos botones como los que podemos observar en la siguiente imagen.

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Haciendo clic en el botón Editar datos se abrirá la ventana de Excel de nuevo para que puedas modificar los datos introducidos. Utiliza las opciones de Diseño rápido para decidir de unas opciones la más adecuada. También puedes cambiar sus colores desde el desplegable Estilos de diseño. Para modificar el tipo de gráfico damos clic en el botón Cambiar tipo de gráfico de la pestaña Diseño, se abrirá de nuevo el cuadro de diálogo de selección de Gráfico y podrás cambiar su apariencia.

11..1100 TTRRAABBAAJJAARR CCOONN OORRGGAANNIIGGRRAAMMAASS

Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se pueden insertar diagramas, a continuación veremos de manera fácil como hacerlo.

1.10.1 Crear un Organigrama

Para crear un organigrama seleccionamos la pestaña Insertar y luego la opción SmartArt. Aparecerá una ventana como la vista a la derecha, con los tipos de diagramas que nos ofrece PowerPoint. Seleccionaremos un organigrama de Jerarquía.

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Una vez insertado el organigrama aparecen las nuevas pestañas de organigramas Diseño y Formato: A través de esta barra podrás controlar todas las operaciones que puedes realizar con el organigrama.

Agregar forma nos permite insertar una nueva rama o un nuevo nivel en el organigrama. En Diseño podemos controlar la mayoría de aspectos relacionados con los niveles y ramas del organigrama. Estas opciones variarán dependiendo del tipo de diagrama que utilicemos. Podemos utilizar la opción Diseños para cambiar el organigrama y seleccionar uno de la misma familia, en este caso muestra todos los organigramas pertenecientes a la categoría Jerarquía. En la opción Estilos encontrarás diferentes estilos para aplicar al diagrama. En la imagen observamos una diapositiva con un organigrama ejemplo después de haber realizado los cambios pertinentes en el mismo.

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11..1111 IINNSSEERRTTAARR SSOONNIIDDOOSS YY PPEELLÍÍCCUULLAASS::

Los elementos multimedia como sonido y películas se convierten en elementos indispensables para crear presentaciones en PowerPoint y sacar el mayor provecho a esta herramienta. En PowerPoint podemos insertar en nuestras presentaciones sonidos e incluso películas.

1.11.1 Insertar sonidos en una presentación:

Para insertar un sonido en una presentación se selecciona la pestaña Insertar y elegimos la opción Sonido.

Después aparecerá una lista donde podrás insertar un sonido que ya tengas almacenado en el computador (con la opción Sonido de archivo), podremos grabar nuestros propios sonidos e incluso insertar como sonido una pista de un CD de audio.

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1.11.2 Insertar sonidos de la galería multimedia:

Seleccionamos la pestaña Insertar y damos clic en Sonido. Luego se selecciona Sonido de la Galería multimedia.... En el panel de tareas aparecerá la lista de sonidos que incorpora la galería multimedia de PowerPoint. Solo basta con dar doble clic sobre él, después determinamos si queremos que el sonido se reproduzca automáticamente o cuando demos clic sobre él. Una vez hayas seleccionado el sonido, en la diapositiva aparecerá un altavoz que representa el sonido insertado.

1.11.3 Insertar sonidos desde un archivo: Seleccionar la pestaña Insertar y dar clic en la opción Sonido. Después seleccionamos Sonido de archivo, y en el cuadro de diálogo que aparece en pantalla ubicamos el archivo en el dispositivo de almacenamiento donde se encuentre; una vez lo encontremos damos clic en Aceptar.

1.11.3.1 Insertar pista de un CD de audio:

Seleccionamos la pestaña Insertar y damos clic en la opción Sonido. Después seleccionamos Reproducir pista de audio de Cd, se mostrará entonces la siguiente ventana:

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Le Indicamos al PowerPoint, desde qué pista hasta qué pista queremos realizar la reproducción de audio y damos clic en Aceptar.

1.11.3.2 Cambiar las propiedades del sonido:

Para modificar los parámetros de alguno de los sonidos insertados en la diapositiva podemos utilizar la nueva pestaña opciones que aparecerá. En ella encontramos estas Opciones de sonido:

Si seleccionamos la casilla de verificación Repetir la reproducción hasta su interrupción el sonido se detendrá cuando se cambie de diapositiva. Esto puede ser útil cuando queremos incluir una música de fondo a la diapositiva. En Reproducir sonido, podemos elegir si el sonido se reproduce Automáticamente al iniciar la diapositiva, si lo hace al Hacer clic encima, o si se reproduce para Todas las diapositivas.

Podemos también refinar las propiedades del sonido. Despliega la pestaña Animaciones, y haz clic en el botón Personalizar animación. Aparecerá un cuadro de diálogo con el listado de los elementos en pantalla. En ese listado despliega el cuadro referente al sonido y selecciona la opción Opciones de efectos... como te mostramos a continuación.

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Se abrirá la ventana Reproducir sonido. En esta ventana podemos hacer que el sonido se inicie en una diapositiva determinada y continúe en las siguientes diapositivas (útil para definir una música de fondo para toda la presentación), y otras opciones que podemos configurar según nuestros requerimientos.

1.11.4 Animaciones y transiciones: Es importante que en una presentación demos movimiento a los objetos que forman parte de ella e incluso al texto, dando una apariencia más profesional o más dinámica y divertida, además de despertar el interés del auditorio que la está viendo.

1.11.4.1 Animar Textos y objetos:

Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuación ir a la pestaña Animaciones y Personalizar animación.

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Después aparecerá el panel de Personalizar animación. En este panel aparece el botón desplegable Agregar efecto en la cual seleccionaremos el tipo de efecto que queramos aplicar, incluso podremos elegir la trayectoria exacta del movimiento seleccionándola del menú Trayectorias de desplazamiento. Podemos utilizar el botón Quitar para eliminar alguna animación que hayamos aplicado a algún texto.

Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de movimiento y el inicio del mismo. El botón Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedará con las animaciones que hemos aplicado.

1.11.4.2 Transición de diapositivas: La transición de diapositiva nos permite determinar cómo queremos que se produzca el paso de una diapositiva a la siguiente, para producir efectos visuales más estéticos y agradables. Para aplicar la transición a una diapositiva despliega la pestaña Animaciones y selecciona una de las opciones de Transición a esta diapositiva.

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Podemos seleccionar de los diferentes diseños que nos provee PowerPoint para agregarle movimiento de transición entre una diapositiva y la siguiente. Tenemos una gran cantidad de movimientos para escoger. En la lista Velocidad podemos determinar la velocidad de la transición. Incluso podemos insertar algún sonido de la lista Sonido.

En la sección Avanzar a la diapositiva podemos determinar que deseamos avanzar a la siguiente diapositiva al hacer clic con el Mouse o bien indicar un tiempo de transición (2 minutos, 00:30 segundos, etc.). Igual podemos aplicar estas características a todas las diapositivas pulsando en el botón Aplicar a todo.

1.11.4.3 Ensayar intervalos:

Ensayar intervalos te permite calcular el tiempo que necesitas para ver cada diapositiva sin prisas. Para calcular el tiempo que necesitas tienes que ir a la pestaña Presentación con diapositivas y elegir la opción Ensayar Intervalos, después verás que la presentación empieza a reproducirse pero con una diferencia, en la parte superior izquierda aparece una especie de contador que cronometra el tiempo que tardas en pasar de una diapositiva a otra pulsando algún botón del ratón.

En el recuadro blanco se mostrará el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del tiempo que aparece en la parte derecha muestra la suma total de intervalos, es decir, el tiempo que transcurrido desde la primera diapositiva.

La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botón para pausar el ensayo de

intervalos y para repetir la diapositiva (para poner a cero el cronómetro de la diapositiva. Una vez terminamos el ensayo PowerPoint preguntará si queremos conservar esos intervalos para aplicarlos a cada diapositiva de la presentación. Si seleccionamos que sí veremos que aparece una pantalla en la que te muestra en miniatura las diapositivas y debajo de cada una aparece el tiempo utilizado para ver cada una de ellas.

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EDH

Elaborar una presentación de diapositivas en Power Point de un tema propuesto por el formador donde se aplique adecuadamente los formatos, diseños y estilos al texto y objetos dentro de las diapositivas; así como el aplicar elementos multimedia (videos, archivos .gif, archivos de sonido, etc.) y los efectos de transición.

30

Logros de Competencia Laboral

1. Desarrollar ejercicios con fórmulas y aplicar adecuadamente formatos de presentación para celdas (número, alineación, bordes, etc.), así como utilizar eficazmente celdas relativas absolutas y mixtas e insertar funciones. Utiliza adecuadamente referencias absolutas, relativas y mixtas.

2. Ordena los datos, realiza consultas aplicando auto filtros en un rango de datos y crea gráficos básicos.

3. Aplica adecuadamente funciones condicionales sencillas y con operadores lógicos; así como el uso del formato condicional a las celdas.

4. Presenta proyecto final.

Exce

l

Indicadores de Logros Evidencias

Construye y edita fórmulas con las operaciones básicas y

el uso de celdas absolutas y/o relativas.

Aplica con destreza formatos a las celdas.

Desarrolla ejercicios utilizando las funciones básicas.

Ordena información de una tabla o base de datos en Excel.

Crear autofiltros de manera eficiente.

Elabora fórmulas aplicando la función lógica =Si sencilla e implementa operadores lógicos.

Ilustra datos de la hoja de cálculo en forma de Gráficos estadísticos.

Conocimiento Producto Desempeño Producto Desempeño Producto Producto y Desempeño

Excel

Unidad 2

31

UNIDAD 2

2 MICROSOFT EXCEL FDH. FORMADOR DICE Y HACE

22..11 HHOOJJAA DDEE CCÁÁLLCCUULLOO MMIICCRROOSSOOFFTT EEXXCCEELL

Una de las aplicaciones informáticas más frecuentemente utilizadas en las empresas son las hojas de cálculo, que permiten al usuario emplear cualquier información y administrarla de acuerdo a sus necesidades empresariales. Ms Excel es de gran eficiencia para el desarrollo de aplicaciones financieras, contables, administrativas o simplemente de uso particular.

Una hoja de cálculo es una tabla distribuida en filas y columnas. Cada uno de los datos se encuentra en una celda (intersección entre una fila y una columna) que puede contener números o texto, así como fórmulas que permiten calcular un nuevo valor a partir de los datos de otras celdas de la misma hoja de cálculo o libros.

Ms Excel cuenta además con un manejador de gráficos muy útil por ejemplo, para informes estadísticos y financieros. El manejo de bases de datos da al usuario el poder de elaborar informes de resumen sobre la información existente.

Los usuarios de Excel pueden ser, desde el más experto financiero, hasta el estudiante de secundaria o universidad que necesita desarrollar sus estudios.

22..22 EENNTTRRAADDAA AA EEXXCCEELL

2.2.1 Desde el botón inicio Haga clic en el botón Inicio

Todos los programas

Microsoft Office

Microsoft Office Excel 2007

2.2.2 Desde el menú ejecutar

32

22..33 IIDDEENNTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN YY MMAANNEEJJOO DDEE EEXXCCEELL

2.3.1 Descripción de la pantalla

La nueva apariencia de Microsoft Office Excel 2007 se basa en la siguiente apariencia:

1. Botón de Microsoft office: Se encuentra ubicado en la esquina superior izquierda, abre el menú.

2. Barra de herramientas de acceso rápido: Aparece de forma predeterminada en la parte superior, al lado derecho del botón de office y proporciona un acceso rápido a las herramientas y a los comandos.

3. Fichas de programa: Contiene grupos y botones de comando para dar formato a las fórmulas y textos de Excel.

4. Grupos de comando: Contiene botones de comando propios del grupo 5. Cinta de Opciones: El espacio que comprende el contenido de las fichas. 6. Filas: Determina los registros de una base de datos, se identifican numeradas. 7. Columnas: Determina los campos de una base de datos, se identifican con

letras. 8. Etiquetas de hojas: Contiene las filas y las columnas de la hoja de cálculo, de

forma predeterminada el libro contiene 3. 9. Barra de desplazamiento vertical: Permite un rápido desplazamiento entre

filas.

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10. Barra de desplazamiento horizontal: Permite un rápido desplazamiento entre

columnas

La descripción del ambiente de trabajo de Excel está orientada a 3 objetos: Fichas, grupos, botones de comando

Ficha Inicio

Se encuentran los grupos del portapapeles, grupo fuente ,grupo alineación, grupo número, grupo estilos, grupo celdas, grupo modificar.

Ficha insertar

Encuentra los siguientes grupos: Grupo de tablas, grupo de ilustraciones, grupo de gráficos, grupo de vínculos (hipervínculos) y los grupos de texto.

Ficha diseño de página

Encuentra los siguientes grupos: Grupo de temas (hace referencia a colores, fuentes y efectos), grupo de configuración de página, grupo de Ajustar Área de impresión, grupo opciones de la hoja, grupo organizar (hace referencia al manejo de objetos)

Grupo fórmulas

Esta ficha categoriza las funciones y contiene algunas herramientas complemento:

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Grupo biblioteca de funciones (hace referencia a las funciones lógicas, financieras, texto entre otras) Grupo nombres definidos (hace referencia a la administración de nombres de rango y selección)

Ficha datos

Esta ficha contiene los grupos y botones del manejo y administración de bases de datos, Grupo Conexiones, grupo ordenar y filtrar, grupo herramientas de datos (hace referencia al manejo de la información texto a columnas, quitar duplicados validación, consolidación y análisis), grupo Esquema (hace referencia al manejo de subtotalizar datos y agrupar)

Ficha revisar

Esta ficha contiene los grupos y botones de verificación, variaciones y notas. Grupo revisión, grupo comentarios, grupo cambios.

Ficha vista

Grupo vistas del libro, grupo Zoom, grupo ventana, grupo de Macros.

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Barra de herramientas de acceso rápido

Para agregar botones a la Barra de herramientas de acceso rápido, se debe hacer clic en la flecha desplegable y hacer clic sobre el botón más comandos. En el botón personalizar seleccionar un comando disponible, el mostrará algunos botones, seleccionar abrir y hacer clic en agregar, repetir la acción tantas veces se necesite y hacer clic en aceptar.

De esta forma se pueden agregar varios botones de diferentes comandos disponibles y personalizar su ambiente de trabajo.

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2.3.2 Aplicaciones de la hoja de cálculo La cinta de opciones

La cinta de Opciones tiene como característica brindar el espacio para almacenar dentro de las fichas los grupos, se puede minimizar la cinta de opciones.

Ejemplo: minimizar la cinta de opciones

1. Hacer clic derecho de Mouse sobre una de las fichas y aparecerá un menú de opciones.

2. Seleccionar minimizar la cinta de opciones.

También puede minimizar/restaurar oprimiendo las teclas <CTRL> + <F1>

Métodos abreviados de teclado Si se desea manejar algunas opciones de teclado en Excel 2007 este es la excepción. Oprimir la tecla <ALT> y dirigir el puntero del Mouse hacia una de las fichas y aparecerán pequeños cuadros de letras con el método abreviado que se podrá utilizar para cada uno de los botones.

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Interfaz de usuario La nueva interfaz de usuario de Excel 2007 desplaza las barras de herramientas expuesta en anteriores versiones, esta nueva versión, orientada a tareas que contienen grupos lógicos de comandos, muchos cuadros de diálogo fueron reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones disponibles, además se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo.

Número de filas y columnas Excel 2007 admite hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja de cálculo, ofreciéndole mayor capacidad de manejo en bases de datos y volumen de información.

Ubicado en la celda A1

Oprima las teclas <CTRL> + <↓>

Oprima las teclas <CTRL> + <→>

22..44 CCOONNCCEEPPTTOOSS BBÁÁSSIICCOOSS

2.4.1 Hoja de cálculo Es un conjunto de filas y de columnas, que le permiten al usuario ingresar información. Cada libro tiene por defecto 3 hojas de cálculo y es posible insertar hasta 255 hojas.

2.4.2 Columna Se reconocen de forma vertical en la hoja de cálculo, se identifican con letras que van desde A hasta XFD, para un total de 16384 columnas.

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2.4.3 Fila Se reconocen de forma horizontal en la hoja de cálculo, se identifican con números que van desde 1 hasta 1.048.576 filas.

2.4.4 Celda Es la intersección entre una columna y una fila para registrar información. Cada celda tiene una identificación dada por combinación de la letra de columna y el número de fila en donde se encuentra.

2.4.5 Rango Un rango es un conjunto de celdas continuas ubicadas horizontal o verticalmente. Con frecuencia, se escogen rangos de información cuando se desea aplicar una operación (por ejemplo, cambiar el tipo de letra, obtener un resultado mediante una función: suma, promedio), la cual afecta el conjunto de celdas seleccionadas. Cuando se selecciona un rango, la celda inicial del mismo, queda en blanco.

2.4.6 Libro Los Archivos de Excel se denominan libros, el cual se guarda en un espacio del disco duro, estos nuevos archivos tendrán una extensión .xlsx, a diferencia de las versiones anteriores, esta nueva versión soporta las extensiones de los archivos anteriores y sus formatos, mas no en forma viceversa; el libro para que sea compatible debe guardarse en un formato compatible para que en versiones anteriores se abran los archivos específicos, un libro está compuesto por hojas, se pueden trabajar los libros de forma simultánea siempre y cuando no exceda la memoria disponible.

2.4.7 Hojas Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro. La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, para ubicarse en cada una de ellas, de forma predeterminada Excel maneja 3 pero, se puede manejar las hojas que se necesiten siempre y cuando no exceda la memoria que esté disponible los cuales pueden contener modelos matemáticos, gráficos y macros, se pueden insertar dando un clic sobre el botón que se encuentra al lado derecho de la hoja 3.

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22..55 ¿¿CCÓÓMMOO TTRRAABBAAJJAARR EENN EELL EENNTTOORRNNOO DDEE EEXXCCEELL??

El entorno básico de Excel es un archivo de libro de trabajo que puede contener una o más hojas de cálculo.

Con Microsoft Excel, es fácil la introducción de información dentro de una hoja de cálculo y el poder cambiar, suprimir o añadir datos a dicha información.

2.5.1 Desplazamientos del cursor

Mover el cursor dentro de la hoja de cálculo a sitios estratégicos de la misma, es posible si se utiliza el método correcto. En Excel, se pueden utilizar diferentes tipos de desplazamientos para ir a los extremos de la hoja en forma rápida o ir a una celda específica, esto se puede hacer:

Utilizando el teclado Realiza el desplazamiento entre celdas Realiza el desplazamiento a la última columna de la fila actual. Realiza el desplazamiento a la primera columna de la fila actual. Realiza el desplazamiento a la última fila de la columna actual. Realiza el desplazamiento a la primera fila de la columna actual. Desplaza el cursor a la celda A1. Desplaza el cursor a la celda especificada

Realiza desplazamiento entre hojas

Ctrl +

Ctrl +

Ctrl +

Ctrl + Inicio

Ctrl +

F5

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2.5.2 Seleccionar

Para seleccionar algún elemento en Excel con Ratón, debe verificar que el puntero tenga forma de cruz blanca.

Celdas Puede seleccionar varias celdas oprimiendo el botón principal del Ratón y arrastrándolo seleccionar así el conjunto de celdas que necesite.

Columnas Puede seleccionar una o más columnas haciendo clic en el encabezado de la columna que necesita seleccionar o clic sostenido si son varias columnas.

Filas Puede seleccionar una o más filas haciendo clic en el encabezado de la fila que necesita seleccionar o clic sostenido si son varias filas.

2.5.3 Operaciones de edición (copiar, cortar, pegar, deshacer)

Cortar Con esta operación el usuario puede trasladar información bien sea

dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o programas.

Copiar Con esta operación el usuario puede duplicar información bien sea

dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o programas.

Nota: Para duplicar un rango de información o el contenido de una sola celda dentro de una misma hoja basta con ubicar el puntero del Mouse en el extremo

Ctrl +

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inferior derecho de la celda se visualizará una cruz, se debe hacer clic sostenido y el contenido de la celda se copiará en el rango marcado.

Pegar Con esta operación el usuario puede colocar información en una

hoja de cálculo, en un libro, o en otro archivo.

Pasos para cortar y pegar 1. Seleccionar el rango de celdas que desea cortar

2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en cortar.

3. Ubicarse en la celda.

4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.

Pasos para copiar y pegar 1. Seleccionar el rango de celdas que se deseen copiar.

2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en copiar.

3. Ubicarse en la celda.

4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.

5. Ubicarse en otra celda y de nuevo hacer clic en pegar.

Copiar formato: Con esta operación se copian los formatos de una o más

celdas a otras que no lo tienen. El proceso a seguir es: Ubicarse en la celda que tiene el formato a copiar.

Hacer clic al botón Copiar formato El puntero del Mouse queda con la brocha indicando que trae un formato, se debe entonces hacer clic sostenido sobre las celdas o clic sobre la celda a la cual se le quiere pegar el formato.

Pegado especial: Cuando se ha copiado un rango de celdas en el portapapeles, puede pegarse directamente con el botón Pegar, o establecer opciones adicionales con el comando Pegado especial del menú contextual sobre una celda, o del menú Edición.

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De esta caja de diálogo pueden establecerse cinco partes plenamente identificables: El cuadro Pegar contiene siete botones de selección, de los cuales debe seleccionarse el que se adapte a los datos que se desean pegar, dependiendo si son formatos, valores, fórmulas, u otras características del rango seleccionado. El cuadro Operación es el que permite efectuar operaciones entre el rango fuente y el rango destino, teniendo en cuenta que los datos quedarán en el rango sobre el cual se está pegando la información, reemplazando los anteriores. La casilla de verificación Saltar blancos permite ignorar las celdas en blanco que hayan sido cortadas o copiadas del rango original. Si esta casilla está en blanco, las celdas destino serán reemplazadas por las del rango origen, incluso si se encuentran en blanco. La casilla Transponer hace que el rango original sea transpuesto en el rango destino, es decir, que las filas se conviertan en columnas, y viceversa. El botón Pegar vínculos establece un vínculo entre el rango origen y el destino, de tal forma que si el rango original es actualizado, los cambios se reflejan en el rango destino, sin importar que este último se encuentre en otra hoja u otro libro. Si el origen no proviene de un rango de una hoja de Excel, la caja de diálogo que se presenta, varía de acuerdo con la aplicación servidora de los datos. Por ejemplo, si los datos provienen de un documento de Word, la caja de diálogo presentará opciones para pegar como objeto de Word, como imagen o texto, mientras que si el origen es un recorte de Paint, se tienen las opciones para pegar como objeto de Paint, como imagen o como mapa de bits.

Opciones de rellenar Se puede utilizar el comando Rellenar, para rellenar datos en las celdas de una hoja de cálculo. También se puede configurar Excel para que continúe automáticamente una serie de números, combinaciones de números y texto, fechas o períodos de tiempo, en función de un modelo establecido. Sin embargo, para rellenar rápidamente varios tipos de series de datos, seleccionar las celdas y arrastrar el controlador de relleno.

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1. Ubicarse en la hoja2 en la celda a1

2. Colocar la fecha 05/02/2007

3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vértice inferior derecho,

cuando cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido derecho y

arrastrar.

Rellenar días: Auto rellena según días laborales y no laborales

Rellenar días de la semana: Auto rellena solo días laborales Rellenar meses: Auto-rellena en meses del año Rellenar-años: Auto-rellena en años

2.5.4 Trabajar con hojas de cálculo Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, Protegerlas y darles un color de etiqueta como lo muestra para dar una vista diferente. Para observar cada una de estas características, se deben seguir los siguientes pasos:

Insertar hojas

1. Sobre la etiqueta de la hoja de cálculo, hacer clic derecho del Mouse, hacer clic en insertar.

2. En la pestaña general, hacer clic en hoja de cálculo y a continuación hacer clic en aceptar.

Eliminar hojas

Para eliminar hojas de cálculo, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la etiqueta (hoja) que se desee eliminar.

2. Seleccionar la opción eliminar, de esta forma eliminará la hoja de cálculo.

Cambiar nombre hoja

Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace doble clic en la etiqueta y escribir el nuevo nombre.

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Mover hojas

Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo basta arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecerá un triángulo que indica dónde se va a insertar la hoja. Una vez en la posición deseada, se suelta el botón del ratón, con lo cual la hoja se moverá a la nueva posición. Se puede mover más de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrándolas a la posición deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posición serán insertadas juntas. O seguir los siguientes pasos: 1. Clic derecho del Mouse sobre la etiqueta y seleccionar mover o copiar. 2. Seleccionar del menú mover o copiar haciendo clic a donde se desee mover. 3. Hacer clic sobre el botón aceptar.

Ocultar hojas

Se pueden ocultar una o varias hojas de la siguiente forma: 1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la etiqueta de la hoja que se desee ocultar.

2. En el menú contextual, seleccionar ocultar hojas.

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Mostrar hojas

Se pueden mostrar todas las hojas de un libro, mas no de forma simultanea. Para realizarlo seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en el botón de inicio.

2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón

formato.

3. Del Menú desplegable seleccionar ocultar y mostrar, él mostrará un

submenú, hacer clic sobre mostrar hoja.

4. Seleccionar la hoja y hacer clic en Aceptar.

Otra de las formas para mostrar hojas ocultas es ubicarse sobre una de las etiquetas de la hoja, hacer clic derecho del Mouse y seleccionar mostrar.

Selección hojas de cálculo

Se pueden seleccionar hojas de cálculo de 2 formas: 1. Ubicarse en la celda A1

2. A la izquierda de la letra A como columna, arriba de la fila numero 1, se

encuentra un objeto que no tiene nomenclatura, sobre ese punto hacer clic.

Otra forma de seleccionar una hoja de cálculo es oprimir las teclas <CTRL> + <SHIFT>+<BARRA ESPACIADORA>

Color de etiqueta Se pueden aplicar color de etiqueta a una o varias hojas utilizando la tecla <CTRL> 1. Hacer clic en la ficha de inicio.

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2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón

formato.

3. Del Menú desplegable seleccionar color de etiqueta, el mostrará un submenú,

hacer clic sobre un color de ellos.

Otra forma:

1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la hoja a la que se desee dar color.

2. Seleccionar del menú contextual color de etiqueta y seleccionar de la paleta de

colores uno de ellos.

Alto de fila Se pueden modificar el ancho de una fila bien sea con el puntero del Mouse o por el grupo celdas.

1. Seleccionar las filas de la 1 a la 5.

2. En la ficha de inicio, grupo celdas, hacer clic sobre el botón formato,

aparecerá un menú desplegable, seleccionar alto de la fila.

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Ancho de columna 1. Seleccionar las columnas de la A hasta la E

2. En la ficha de inicio, grupo celdas, hacer clic sobre el botón formato,

aparecerá un menú desplegable, seleccionar ancho de la columna.

Ocultar filas Se pueden seleccionar una o varias filas para ocultarlas con la tecla <CTRL> 1. Oprimir la tecla <CTRL>, sin soltar seleccionar las filas 2, 4, 6, 8.

2. En la ficha de inicio, grupo celdas, botón formato, en el menú desplegable,

seleccionar ocultar y mostrar, hacer clic en ocultar filas.

Ocultar columnas Se pueden seleccionar varias columnas y ocultarlas oprimiendo las teclas <CTRL> + 0

Ocultar hojas Se ocultan hojas de acuerdo a la ubicación, o su selección

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Mostrar filas Primero se debe seleccionar la hoja y luego mostrar filas

Mostrar columnas Primero se debe seleccionar la hoja y luego mostrar columnas.

2.5.5 Manejo de archivos Abrir

Dispone de varias opciones para abrir un archivo. Se puede abrir el archivo original para su modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de sólo lectura, que impide guardarlo a menos que se haga con otro nombre.

En el botón de office hacer clic en Seleccionar el botón abrir Se puede mostrar el cuadro de diálogo abrir oprimiendo las teclas <CTRL> + A Buscar en: Al hacer clic en esta opción, se podrá elegir la unidad en donde se encuentra el archivo a recuperar o abrir. En este momento, Excel presenta la lista de carpetas o de archivos de la unidad elegida para seleccionarlas. Cuando es una carpeta, se debe hacer clic sobre ella para mirar el contenido y así recuperar el archivo deseado. Nombre de archivo: Aquí se puede escribir el nombre del archivo, después de indicar su ubicación en la unidad de disco. Tipo de archivo: Esta opción despliega una lista de los tipos de archivos que Excel puede leer, se debe seleccionar el deseado y automáticamente mostrará los archivos que existen de ese tipo.

Subir un Nivel Con este botón se puede ir a la carpeta de un nivel anterior al de la carpeta actual.

Eliminar Con este botón se borran todos los archivos seleccionados.

Crear nueva carpeta Crea una carpeta o un directorio nuevo en el lugar en el que se está ubicado.

Vistas Con este botón se despliega un menú que contiene las siguientes opciones: Vistas en miniatura: Este botón muestra los archivos en apariencia de iconos. Iconos: Este botón muestra en forma organizada los archivos.

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Lista: Es el botón activo, y muestra el nombre de los archivos o de las carpetas únicamente. Detalles: Este botón despliega todos los detalles de los archivos, como son: nombre, tamaño, tipo de archivo y la fecha de la última modificación. Propiedades: Con este botón se podrán ver las propiedades del archivo seleccionado. Vista previa: Con este botón se podrá visualizar una muestra del documento que se está trabajando.

Herramientas Con esta opción se despliega un menú con las siguientes opciones: Eliminar, Cambiar nombre, Imprimir, conectar a unidad de red y Propiedades.

Cerrar

Si el archivo no ha sido cambiado desde que fue grabado por última vez y no se desea volver a utilizar, este puede cerrarse sin ningún contratiempo. Es recomendable siempre cerrar un archivo que no se vaya a utilizar más, ya que si permanece abierto se puede desaprovechar. (Memoria innecesaria).

Guardar

Si se guarda un libro con otro formato de archivo, no se conservarán los formatos y las características exclusivas de Microsoft Office Excel; De forma predeterminada, algunos formatos de archivo guardan únicamente la hoja activa y algunos formatos de archivo (como el formato de página Web) guardan todas las hojas de cálculo del libro. Si se desea guardar sólo hojas de cálculo específicas, se puede ocultar las hojas de cálculo que no se desean guardar.

2.5.6 Formatos Fuente, Tamaño fuente, alineación, bordes

Color de fuente

El color de la fuente en Excel 2007 al igual que el color de relleno basta

con pasar el puntero del Mouse por cualquier color en la paleta de

colores, y automáticamente actualiza en la selección. Ejemplo:

1. De nuevo Seleccionar el área A1:D15

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2. En la ficha de inicio, en el grupo fuente, buscar el botón color de

fuente .

3. En la flecha desplegable del botón, hacer clic, esperar que

despliegue la paleta de colores y desplazar el puntero del Mouse

lentamente por una fila de colores.

a. Negrilla, Cursiva y Subrayado

Aplica el formato negrita, cursiva y subrayado, a las celdas o textos seleccionados. Ejemplo: También se pueden realizar utilizando los métodos

abreviados:

Negrilla <ctrl> + <N>

Cursiva <ctrl> + <K>

Subrayado <ctrl> + <S>

b. Tamaño de la fuente

Aumentar el tamaño de la fuente se realiza de 2 puntos en 2 puntos, mostrando el tamaño que se desea

c. Alineación de texto

La alineación de texto lo realiza Excel de forma vertical ajustándolo en la celda y se puede realizar de la siguiente forma:

Alinear en la parte superior

coloca el texto en la parte superior de la celda

Alinear en el medio

coloca el texto en la parte central de la celda

Alinear en la parte Inferior coloca el texto en la parte inferior de la celda

Alinear el texto a la izquierda

Desplaza el texto hacia la izquierda de la celda

centrar Desplaza el texto hacia el centro de la celda

Alinear el texto a la derecha

Desplaza el texto hacia la derecha de la celda

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d. Ajuste de texto

Cuando se ajusta el texto, Excel adapta el contenido de la

celda al ancho de columna y al alto de la celda.

Otra forma de realizarlo es con las teclas <ALT> + <ENTER>

e. Bordes

Algunos de los formatos de celda nuevos en Excel 2007 se encuentran el de dibujar los bordes, esto permite al usuario la rapidez de aplicar bordes en un rango de celdas. Ejemplo:

f. Dibujar cuadrículas de borde 1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botón bordes.

2. Abrir la flecha desplegable y hacer clic en dibujar cuadrícula de borde.

3. El puntero del Mouse cambia a un lápiz, seleccionar el rango A1:D15

4. Oprimir la tecla ESC para deshabilitar el modo lápiz de la hoja de

cálculo.

Con la opción dibujar borde solo se dibuja un borde externo.

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g. Color de relleno

El color de relleno en Excel 2007 a diferencia de las versiones anteriores, aplicaba el color después de dar un clic en aceptar, ahora basta con pasar el puntero del Mouse por cualquier color en la paleta de colores.

h. Combinar y centrar

Es un botón de Excel que permite unir varias celdas seleccionadas formando una sola celda con mayor tamaño y centrando el contenido.

Formato Grupo número

Permite mostrar los valores de una celda en formatos de porcentaje, moneda, fecha y hora ETC.

i. Formato de moneda

1. Seleccionar el rango de celdas que corresponden a total.

2. En la ficha de inicio, grupo número, hacer clic sobre el botón formato

número, seleccionar moneda.

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j. Estilo millares, aumentar reducir decimales

Aplica a la celda o rango de celdas un formato separador de miles: 1. Seleccionar el rango de celdas que equivalen a valor.

2. En la ficha de inicio, grupo número, hacer clic sobre el botón estilo millares.

3. Hacer doble clic sobre el botón reducir decimales

2.5.7 Ficha revisión

2.5.7.1 Ortografía Esta herramienta comprueba la escritura, sintaxis de un texto sobre celdas. 1. Ubicarse en una hoja.

2. En la ficha revisar, grupo revisión, hacer clic sobre el botón ortografía.

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Puede interesar una forma de buscar y corregir errores de ortografía en el documento de forma más rápida y sencilla. O puede que se desee ver las líneas onduladas de color rojo que se muestran en el documento. En esta sección se explica el funcionamiento de la revisión ortográfica y gramatical automática, y cómo activarla y desactivarla.

No hay ninguna opción para revisar la ortografía mientras se escribe en Microsoft Office. La revisión gramatical sólo está disponible en Microsoft Office Outlook y Microsoft Office Word.

Omitir: Pasa por alto palabras o textos dentro de la hoja de cálculo.

Agregar al diccionario: Permite agregar nuevas palabras al catalogo, enriqueciendo el índice y la relación con nuevos documentos.

Cambiar: Reemplaza por nuevas palabras o frases que se encuentre en el catálogo principal al documento.

Opciones: Permite omitir textos, mayúsculas, números y diccionarios para aplicarlos a los parámetros de la hoja de cálculo.

2.5.7.2 Sinónimos Sugiere otras palabras con un significado parecido a las que ha seleccionado, este elemento permite insertar, copiar o buscar la palabra.

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Opciones de referencia: Habilita como semejanza libros en otros idiomas, sitios

de apoyo como Factiva Iworks, y MSN e índices de cotizaciones MSN MONEY.

2.5.7.3 Grupo comentarios

Notas que se pueden agregar a celdas, modificando eliminando y editando el contenido de las mismas.

Insertar Comentarios

1. Hacer clic sobre la celda que se requiere insertar el comentario.

2. En la ficha revisar, grupo comentarios, hacer clic sobre el botón insertar

comentarios

Si se desea personalizar el título de los comentarios, se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el botón de Office , hacer clic sobre el botón opciones de

Excel.

2. En más frecuentes, hacer clic sobre el cuadro de texto Nombre de

usuario: escribir Oficina Planeación.

3. Hacer clic sobre el botón aceptar.

4. Insertar un comentario sobre una celda.

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Eliminar comentarios: Limpia el contenido de la celda del comentario que se ha insertado. Anterior: Se desplaza al comentario antecedente de la hoja(s) insertado. Siguiente: Se desplaza al comentario consecuente de la hoja(s) insertado. Mostrar u ocultar comentarios: Muestra u oculta el comentario insertado en la celda seleccionada.

2.5.8 Ficha vista

2.5.8.1 Vistas de Libro k. Normal

Ubicarse en la ficha vista, grupo vistas, botón vistas del libro. Esta vista permite mostrar el archivo original, con formatos, Excel maneja de forma predeterminada esta vista.

l. Diseño de página:

Muestra el documento tal y como aparecerá de forma impresa, Excel proporciona una regla horizontal y vertical para que pueda tomar medidas precisas de celdas, rangos, objetos y márgenes de página. Las reglas ayudan a colocar objetos, así como a ver o modificar los márgenes de página directamente en la hoja de cálculo. De forma predeterminada, la regla muestra las unidades predeterminadas especificadas en la configuración regional del Panel de control. Sin embargo, las unidades se pueden cambiar a pulgadas, centímetros o milímetros. Las reglas se muestran de forma predeterminada, pero se pueden ocultar fácilmente.

m. Vista previa del salto de página

Esta vista permite observar la interrupción de las páginas en el momento de la impresión.

Separando las líneas para abarcar mejor espacio de impresión para informes.

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n. Mostrar u ocultar

Este botón permite mostrar o no, las líneas de la cuadrícula, barras de fórmulas y títulos en la hoja de cálculo seleccionada: 1. Ubicarse sobre una hoja de cálculo.

2. En la ficha vista, grupo mostrar u ocultar, hacer clic sobre el botón y

deshabilitar líneas de cuadrícula, barras de fórmulas y títulos

o. Zoom

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Este botón le permite realizar un acercamiento u alejamiento de la información de la hoja de cálculo, también puede encontrar este botón en la barra de estado parte derecha de la pantalla

p. Aumentar / disminuir el zoom de la hoja de cálculo: 1. Ubicarse en la hoja de cálculo.

2. En la ficha vista, grupo zoom, hacer clic sobre el botón Zoom

3. Seleccionar el botón de opción 25% y hacer clic sobre el botón de aceptar.

2.5.9 Grupo diseño de página

Este grupo le permite configurar áreas de impresión, orientación y tamaño de la hoja, saltos, fondos e imprimir títulos en Excel

q. Márgenes Se puede establecer tres tipos de márgenes, normal, ancho o estrecho, cada uno de estos ya tiene márgenes verticales y horizontales ya predeterminadas, o se pueden también personalizar.

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¿Cómo configurar la página?

Ubicarse en la hoja de cálculo.

En la ficha diseño de página, grupo configurar página, sobre el botón márgenes, hacer clic sobre márgenes personalizados.

Horizontalmente: Centra el contenido de la hoja de cálculo a lo ancho ajustando las columnas.

Verticalmente: Centra el contenido de la hoja de cálculo a lo alto ajustando las filas.

Imprimir: Permite seleccionar la impresora local o de red, número de copias, la selección y el número de copias.

Vista preliminar: Permite observar el documento antes de imprimir.

r. Encabezados y pies de página

Permite predeterminar en todas las páginas del libro textos Si se desea elegir alguno de los encabezados o pies ya existentes, se presiona clic sobre la flecha descendente de la opción respectiva (encabezado, pie de página). Si se va a crear un nuevo encabezado o un nuevo pie de página, se presiona clic sobre la opción Personalizar encabezado o sobre la opción Personalizar pie de página.

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Permite cambiar la fuente.

Incluir número de página.

Total de páginas de la hoja.

Fecha actual del sistema.

Hora actual del sistema.

Inserta la ruta donde está guardado el archivo.

Nombre del archivo.

Nombre de la hoja actual.

Inserta una imagen

s. Orientación

Permite seleccionar la forma de impresión siendo horizontal o vertical de la hoja, permitiendo en una orientación horizontal un mayor cubrimiento de campos, y en una orientación vertical un mayor cubrimiento de registros

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t. Área de impresión

Esta opción permite seleccionar un área para realizar una impresión específica, para realizar una nueva impresión primero debe borrar área de impresión y luego seleccionar una nueva área de impresión. El área de impresión es la que permanece definida en el momento de enviar un trabajo de impresión al dispositivo seleccionado, y es única para cada hoja del libro sobre el cual se esté trabajando.

u. Fondo

Permite seleccionar una imagen y colocarla detrás de las fórmulas, funciones y textos de Excel.

v. Imprimir títulos

Si se desea imprimir los títulos en todas las páginas, filas y/o columnas fijas para todas las hojas, se debe escribir en el cuadro repetir filas en parte superior las referencias de dichos títulos (rango). Si los títulos se encuentran en la parte izquierda de la hoja, entonces en la opción repetir columnas a la izquierda se marca la columna que se tomará como título o se introduce la referencia de celda. Si se desea que aparezcan las líneas de división de celdas se debe activar la opción Líneas de división. Si se tiene una impresora a color y se quiere imprimir en blanco y negro se debe activar la opción Blanco y Negro, esto permite mejorar la calidad de impresión. Para que en la impresión aparezcan las notas de celda (estas aparecen en páginas adicionales) se activa la opción Comentarios.

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Si se desea que en la impresión aparezcan los encabezados de filas y columnas (las identificaciones) se activa la opción Títulos de filas y columnas.

Para reducir el tiempo de impresión se activa la opción Calidad de borrador. Se imprimen menos gráficos y se suprime la impresión de las líneas de división de celdas.

Si se quiere controlar el orden en que se enumerarán e imprimirán los datos cuando no caben en una sola página se debe indicar el orden a seguir:

Para enumerar e imprimir las páginas en un orden descendente y luego a la derecha, se debe activar la opción Abajo, luego hacia la derecha. Si en cambio se desea enumerar las páginas de izquierda a derecha y luego hacia abajo, se activa la opción derecha luego hacia abajo.

w. Imprimir

Si se desea imprimir un área de información se debe primero marcar dicha área, luego dentro de la línea de Imprimir activar la opción Selección.

Para imprimir las hojas seleccionadas se activa la opción Hojas activas. Si se va a imprimir todo el libro, con todas las hojas seleccionadas se activa la opción Todo el Libro. Para definir el número de copias de las páginas de la hoja(s) que van a ser impresas, se debe presionar clic en la flecha descendente o ascendente o teclear el número en la línea de Copias. Si se desea definir un intervalo de páginas, con el fin de determinar las páginas que se van a imprimir de las hojas de cálculo seleccionadas, se utiliza entonces la sección Intervalo de páginas. Se debe activar la opción Todas, si se quieren

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imprimir todas las páginas. Para imprimir un rango de páginas se activa la opción Página, luego se indica desde que página hasta que página se desea imprimir.

2.5.10 Grupo opciones de hoja

Este grupo permite imprimir o no, las líneas de división de la hoja de cálculo, el cuadro de chequeo o checkbox, permite imprimir o no, con las líneas de división, ver encabezados permite observar las letras y los números de la hoja de cálculo para imprimirlos o no, se habilita o se deshabilita el cuadro de chequeo o checkbox.

1. Ubicarse en una hoja de cálculo

2. En la ficha diseño de página, del grupo opciones de la hoja, deshabilitar las

líneas de la cuadrícula la opción ver, observar los cambios que se efectúan en

la hoja.

3. En la ficha diseño de página, del grupo opciones de la hoja, deshabilitar de

encabezados la opción ver, observe los cambios que se efectúan en la hoja

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2.5.11 Grupo ventana

Permite abrir nuevas vistas actuales de la hoja ubicada, para así verificar información de varias hojas del libro vigente organizándola en forma de mosaico o cascada y así inmovilizar información específica. Nueva ventana: Abre una nueva vista de la hoja actual. Organizar todo: Establece un ajuste de ventanas en forma de mosaico o cascada.

Inmovilizar paneles: Permite bloquear el desplazamiento de filas o columnas de acuerdo a la ubicación del cursor del Mouse.

22..66 FFOORRMMUULLAASS

2.6.1 Crear fórmulas Una fórmula permite operar matemáticamente entre dos o más celdas. Para crear una fórmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a continuación:

Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado.

Digitar el signo igual.

Hacer clic al primer valor o componente de la fórmula, Excel insertará la dirección de la celda. Ejemplo: B11.

Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^).

Hacer clic al segundo valor o componente de la fórmula y pulsar <ENTER>. Al crear fórmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores:

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1. Paréntesis ( ) 2. Exponencial ^ 3. Multiplicación y división *, / 4. Suma y resta +, -

Nota: Se deben utilizar paréntesis para asociar operaciones en caso de construir una fórmula que así lo requiera. Ejemplo: =((B11*C5)-D10)/B8.

2.6.2 Editar fórmula

Para Editar Fórmulas o el contenido de una celda en especial se puede Recurrir a varias Opciones: Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de función <F2>. Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecerá el cursor o puntero de texto dentro de la celda. Hacer clic en la barra de fórmulas y realizar el cambio correspondiente. Hacer clic al botón modificar fórmula de la barra de fórmulas.

2.6.3 Copiar fórmula

Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que contenga una fórmula, un valor o texto, se presenta una pequeña cruz, que permite copiar la información que contiene la celda. El proceso se hace desplazando el puntero del Mouse en la dirección de copiado que se desee, y con clic sostenido se debe arrastrar hasta donde se quiera llenar. Si se trata de una fórmula o función que se puede generar automáticamente para un rango de valores con doble clic Excel llenará las celdas con la fórmula inicial hasta donde deje de encontrar valores a la izquierda. Si por el contrario la fórmula a copiar se quiere llevar hacia otro lugar dentro de la hoja o del archivo se debe realizar esta operación utilizando la opción Pegado especial que se explicó anteriormente.

2.6.4 Eliminar fórmula

Una fórmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido de una celda, es decir, se ubica el cursor o selecciona el rango y se pulsa la tecla <SUPR>.

2.6.5 Posiciones relativas y absolutas

Una referencia identifica una celda dentro de una fórmula; dicha referencia puede ser relativa o absoluta. La diferencia se puede constatar mediante la operación de copiar y/o mover. Posiciones relativas: Forman parte de una fórmula y cuando ésta es copiada se ajusta de acuerdo con la nueva posición, es decir, que la posición cambia de acuerdo con la fila o columna en donde se copie. Ejemplo:

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Si la celda D1 contiene la fórmula (B1*C1), al copiarla a la celda D2 la fórmula quedará (B2*C2). Posiciones absolutas: Se utilizan cuando se necesita que una celda referenciada dentro de una fórmula, no varíe en el momento de copiarla. Se indica colocando el signo $ antes de la letra o antes del número referencial de la celda. Puede hacerse que sea constante sólo la fila, sólo la columna o ambos según sea el caso. Ejemplos:

(B1*$C$1) = Permanece constante la celda C1. (B1*$C1) = Permanece constante sólo la columna C en el momento de copiar la fórmula en forma vertical, variando la fila de esa referencia. (B1*C$1) = Permanece constante la fila 1, cuando se copie la fórmula en forma horizontal y variando la columna C.

En el momento en que se lleva el cursor a la celda que debe ser constante, se presiona la tecla <F4> y se convierte en referencia absoluta, Excel inserta en forma automática el signo $ para fijar completamente la columna y la fila. Debe presionarse varias veces si se desea convertir sólo la fila o sólo la columna en constante.

Ejemplo:

En la figura se puede observar un típico caso del uso de referencias absolutas y relativas. Si el cursor se encuentra ubicado en la celda g4, para calcular el valor IVA (columna G), se debe multiplicar el total (columna F) por el % IVA (celda B1).

En la celda G4 se puede crear una fórmula así: =F4*B1. Sin embargo, al

copiar esta fórmula la celda G5, tendrá la fórmula =F5*B2, la fórmula

cambiará las posiciones. Si se analiza, la posición G5 corresponde al

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subtotal y B2 esta en blanco. Entonces es necesario mantener absoluta

la celda del % IVA, para que al copiar la fórmula todos los subtotales se

multipliquen por B1.

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22..77 FFUUNNCCIIOONNEESS

Una función consiste en el desarrollo de fórmulas abreviadas que posee Excel para solucionar aplicaciones de orden estadístico, financiero, matemático, etc. La función permite al usuario obtener resultados con tan sólo definir parámetros en la misma. Estas funciones pueden escribirse directamente en la celda activa o utilizar el asistente de funciones.

2.7.1 Asistente de funciones Con el asistente el usuario puede utilizar la función requerida en una forma fácil y con la posibilidad de detectar errores. En él se encuentra un gran número de funciones organizadas por categorías.

El asistente tiene las categorías Usadas recientemente, en donde almacena aquellas funciones que se han utilizado en las últimas sesiones de trabajo. Existe la posibilidad de insertar más funciones al grupo que se tienen disponibles inicialmente, para esto el usuario debe ir al botón de office, opciones de Excel, complementos, seleccionar uno de ellos, hacer clic sobre el botón ir.

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Utilizar el asistente para funciones

Si se desea aplicar la función utilizando el asistente para funciones se debe activar por el menú Insertar, Función o hacer clic en el botón Pegar función.

2.7.2 Categoría de la función

Permite seleccionar los subconjuntos de todas las funciones disponibles. Si se selecciona "Todas" en el cuadro "Categorías de funciones", se presentará una lista de todas las funciones disponibles. Si se selecciona cualquier otra categoría, se presentarán sólo aquellas que pertenecen a la misma.

Las funciones personalizadas que se definan se incluirán bajo sus categorías asignadas, o en la categoría "Definidas por el usuario" si no se asignan otras categorías.

2.7.3 Nombre de la función

Enumera todas las funciones incorporadas y personalizadas que están disponibles en la categoría seleccionada. Así mismo, enumera las funciones de macros incorporadas y personalizadas si una hoja de macros está activa. El área de presentación describe la función seleccionada.

Aceptar: Al aceptar la función seleccionada se activa la ventana correspondiente al siguiente paso que consiste en establecer los parámetros o argumentos de la función.

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Cancelar: Cierra el cuadro de diálogo Asistente para funciones sin realizar ninguna introducción en la barra de fórmulas ni en la celda seleccionada.

Este cuadro de diálogo cambia de acuerdo con la función que se seleccione en el paso anterior. Cada línea de argumento tiene al lado derecho un botón que permite ocultar temporalmente la ventana de la función para seleccionar el valor correspondiente si éste se encuentra en la hoja de cálculo.

Después de haber introducido los valores para cada uno de los argumentos requeridos, el valor calculado para la función aparece al final de los argumentos de la función en la línea Resultado de la Fórmula =.

2.7.4 Escribir funciones directamente en la celda Para escribir una función en Excel, el cursor se debe ubicar en la celda donde se desea obtener el resultado, a continuación se escribe el nombre de la función anteponiendo el caracter “=“, y entre paréntesis se escriben los parámetros respectivos separados por coma.

=función(parámetro1,parámetro2,parámetro n) Existen diferentes tipos de funciones en Excel y a continuación se presentan las funciones básicas de mayor uso.

2.7.5 Funciones matemáticas y estadísticas =SUMA(Rango_de_valores): Retorna la sumatoria de los valores del rango. =PROMEDIO(Rango_de_valores): Retorna el promedio de los valores del rango.

=CONTAR(Rango_de_Conteo): Cuenta el número de celdas que contienen números y los números en la lista de argumentos.

=CONTARA(Rango_de_Conteo): Retorna el número de datos del rango.

=MAX(Rango_de_valores): Retorna el máximo valor de un rango.

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=MIN(Rango_de_valores): Retorna el mínimo valor de un rango.

=ENTERO(número): Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.

=PRODUCTO(número1,número2...): Multiplica todos los números que son argumentos y devuelve el producto.

2.7.6 Utilizar el botón de autosuma

Si se tiene un rango continuo de números para sumar, pueden tomarse dos alternativas para establecer el resultado:

Ubicar el cursor en una celda a la derecha (para un rango horizontal), o una celda abajo (para un rango vertical) y oprimir el botón autosuma.

Seleccionar el rango de números que se involucrarán en la sumatoria, y oprimir el botón autosuma.

Este botón actúa por lo general en rangos continuos, colocando el resultado en la celda a la derecha o abajo del rango involucrado en la suma.

2.7.7 Funciones de texto

Función Mayúsc: Permite cambiar a mayúscula el texto existente en determinada celda.

Para utilizar esta función se deben hacer los siguientes pasos:

1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará la información convertida en mayúsculas.

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2. Presionar clic en el icono insertar función

3. Elegir la categoría Texto.

4. Marcar la función Mayúsc y Aceptar.

5. Marcar la celda donde está la información que se cambiará a mayúscula y Aceptar.

Función Minús.: Permite cambiar a minúscula el texto existente en determinada celda.

Para utilizar esta función se deben seguir los pasos a continuación:

1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará la información convertida en minúsculas.

2. Presionar clic en el icono insertar función

3. Elegir la categoría Texto.

4. Marcar la función Minúsc y Aceptar.

5. Marcar la celda donde está la información que se cambiará a minúscula y Aceptar.

Función Concatenar: Permite unir el contenido de varias celdas en una sola.

Para utilizar esta función se deben seguir los pasos a continuación:

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1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará unida la información.

2. Presionar clic en el icono insertar función

3. Elegir la categoría Texto.

4. Marcar la función Concatenar y Aceptar.

5. Ingresar en los parámetros el contenido de cada una de las celdas a concatenar y Aceptar.

22..88 BBAASSEESS DDEE DDAATTOOSS EENN EEXXCCEELL

Hasta ahora hemos usado Excel básicamente para realizar cálculos con datos numéricos mantenidos en celdas de las hojas.

En Excel también podemos trabajar con bases de datos. Las bases de datos contienen tablas; las filas son los registros; las columnas se corresponden con los campos de los registros. Las tablas normalmente se interpretan como listas. Las filas de la tabla se corresponden con los elementos de la lista. La lista tiene tantos elementos como filas tenga la tabla (sin contar la fila superior de títulos). Cada elemento de la lista se denomina registro.

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Todos los registros tienen la misma estructura. La estructura viene dada por un conjunto de campos, las columnas de la tabla. Cada campo es un dato del registro. Cada registro está compuesto por los datos de los campos que tiene definidos. Trabajaremos con una lista de ventas de insumos para computador:

Los nombres de campos ocupando una sola celda. Sin filas en blanco. La primera fila en blanco indica el final de la lista. Se debe dejar una fila en blanco antes de los totales, promedios, etc.

registro Cu

Campos

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Excel sólo permite trabajar con bases de datos muy simples. Para muchas ocasiones será suficiente, pero para bases de datos más completas, complejas y profesionales no resultará adecuado. La tabla de la base de datos de ejemplo establece seis campos: Fecha, Nombre (del cliente), Apellidos (del cliente), Artículo, Precio y Unidades. Hay 25 registros.

2.8.1 Ordenar datos

Para ordenar la base de datos primero debemos tener seleccionada cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la herramienta Ordenar y filtrar que se encuentra seleccionando la pestaña o etiqueta Inicio. Luego seleccionamos la forma de ordenamiento deseada y en este momento Excel ordena automáticamente todos los registros de la base de datos. Si quisiéramos ordenar de manera personalizada, se debe seleccionar la opción Orden personalizado. Aparece el cuadro de diálogo Ordenar. Excel detecta la fila de encabezamiento (nombres de los campos) y permite entonces seleccionar las columnas por los nombres de los campos.

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2.8.2 Filtrado de la base de datos

Siempre es más fácil localizar un dato en un pequeño grupo de registros que en una interminable lista. Los filtros permiten seleccionar los registros de una tabla que cumplan con ciertas condiciones. Cuando el filtro se aplica sólo se verán en la tabla esos registros. (Por supuesto, el resto de registros siguen estando ahí, aunque ocultos.)

2.8.2.1 Autofiltro

Los filtros automáticos se aplican dando clic en la herramienta filtro de la pestaña o etiqueta datos (botón correspondiente de la barra de herramientas). Al dar clic en dicha herramienta Excel muestra al extremo

En la gráfica, se estaría ordenando por el nombre de la persona, pero se podría ordenar por apellido, artículo, precio, unidades, etc.

En la gráfica superior observamos que podríamos ordenar al mismo tiempo por tres campos diferentes, dependiendo de nuestras necesidades.

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derecho de cada uno de los encabezados, un botón que permite desplegar una serie de opciones, como se observa en el gráfico de la parte inferior. El usuario, dependiendo de sus necesidades da clic en el botón del encabezado por el que desea filtrar y luego escogerá la opción que supla sus requerimientos según sea el caso. Por ejemplo, de manera interactiva, Excel muestra en el menú, la opción Filtros de texto, la cual despliega un submenú con opciones como: Es igual a, No es igual a, Comienza por, Termina con, etc. permitiendo al usuario seleccionar la alternativa óptima. Las listas permiten aplicar rápidamente otros filtros: Los filtros se acumulan, de forma que si estando aplicado el filtro de Apellidos seleccionamos algún Artículo, sólo se verán los registros con esos apellidos y ese artículo.

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También podemos personalizar filtros, seleccionando la opción filtros de texto, y en el submenú que aparece en pantalla dar clic en la opción filtro personalizado

Aparecerá una imagen como la que observamos en la parte inferior, en donde el usuario editará las opciones según sus requerimientos o necesidades.

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22..99 FFUUNNCCIIÓÓNN SSÍÍ

La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple una condición (Una condición, generalmente es una comparación entre 2 valores). Si ésta se cumple, da como resultado un valor “X”, y si la condición no se cumple, da como resultado un valor “Y”. Los valores de “X” y “Y”, los determina la persona que realiza la función.

Esta función se puede utilizar de tres formas diferentes:

2.9.1 SÍ sencillo Con esta función se evalúa una condición y se asigna valor verdadero o valor falso. Sintaxis: =SI(Prueba Lógica, Valor_sí Verdadero, Valor_sí_falso) Prueba Lógica: Es una pregunta que se hace acerca del valor de verdad de una operación o celda determinada de la misma hoja electrónica o de otra del mismo libro; está compuesta por tres partes:

Dato a comparar: Es la celda, conjunto de celdas u operación entre celdas por la cual se está preguntando.

Operador relacional: Son los operadores que permiten realizar comparaciones:

> Mayor que < Menor que >= Mayor o igual <= Menor o igual = Igual <> Diferente de

Valor_sí_Verdadero y Valor_sí_Falso: Es la operación que se debe realizar cuando la condición sea verdadera o falsa. Puede tener: Texto: Que debe ir encerrado entre comillas. Números: Que se deben escribir sin separación de miles, sin signo $, sin comillas. Fórmula o valor

Ejemplo 1 Tendrá un descuento del 3%, si la venta fue superior a 500000 de lo contrario tendrá el 2% de descuento sobre la venta. La función escrita en Excel:

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La anterior función se puede realizar utilizando el asistente para funciones, evitando posibles errores de sintaxis.

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2.9.2 Uso de los operadores lógicos: y / o / no

Cada vez que se desean evaluar más condiciones, la creación de las funciones condicionales anidadas se torna mucho más difícil de crear y entender. Esto puede simplificarse un poco, utilizando operadores lógicos. Los operadores se utilizan para evaluar varias condiciones al mismo tiempo, entregando como resultado VERDADERO o FALSO.

Operador lógico Y Y(Condición1;Condición2;....;Condición30) Su resultado es VERDADERO, cuando todas las condiciones son VERDADERAS. La función si con el operador Y quedaría así: =SI(Y(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)

Operador lógico O O(Condición1;Condición2;....;Condición30) Su resultado es VERDADERO, cuando al menos una condición es VERDADERA. La función si con el operador O quedaría así: =SI(O(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)

Operador lógico NO NO(Condición1;Condición2;....;Condición30) Operador de negación, para preguntar negando, se hace de la siguiente manera:

La función si con el operador NO quedaría así:

=SI(NO(Prueba Lógica), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)

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22..1100 GGRRÁÁFFIICCOOSS

Los gráficos, son una herramienta que permite transformar y representar la información y mostrarlo a manera de informes, patrones, y comparaciones.

La información de la base de datos y la hoja de gráficos van directamente vinculadas Pasos para crear un gráfico

1. Seleccionar el rango de celdas correspondiente a artículos (d1:d5) 2. Con la tecla <Ctrl> sin soltar, seleccionar el rango de celdas correspondiente

a cantidad 3. En la ficha datos, en el grupo de gráficos, hacer clic sobre el botón

columna. 4. Seleccionar la opción todos los tipos de gráfico. 5. Seleccionar de la categoría columnas el primero de la lista. 6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

FDH

Taller Formulas celdas y funciones

Taller autofiltros

Taller condicionales y filtros

Taller condicionales con operadores

Taller gráficos FDEH

Practica formulas

Practica celdas y funciones

Práctica autofiltros

Practica condicionales sencillos

Practica gráficos

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BIBLIOGRAFIA

Manual de usuario Microsoft Excel. Mc Graw Hill Manual Office 2007. Compuclub.