Typo3 Guidelines  

INTROD1. PA ES 

UCTION G‐ Create a new page 

ocation ‐ Create  w page 

Change page lcontent on the neAdd text only 

e at will generate publications references on the page 

Add text with imaghs 

Add the plug‐in tatePlug‐in templ

Text formatting 

r (link inside a page) Create a link reate an anchoypes of layout CT 

ion 2. FILES 

‐ Upload a publicats 

File option

‐ Create 

a text file ‐ Upload a photo 

Adjust the size of the photo 

‐ Upload a translated publications ‐ Upload ted to a publication (executive summaries,  documents rela

chapters,..) Yearbook chapters 

‐ Upload a Co‐Publication 

veral files     ‐ Upload an external publications 

Files batch edit options: move/copy/delete se reference a publication – quick guide 

‐‐ How to

3. CAT G E ORIES ‐ Categories organization 

 Categories that will generate references under the Publications tab of thewebsite 

l generate references under the Focus Areas headings  the website 

Categories that wilngs of

and subheadi

‐ Create a new category ‐ ssign a category 

gory name A

‐ Change cate

4. MIS EL 

C LANEOUS 

‐ File naming ‐ Locate a file/page 

ult of your work on the website   Clear the cache ‐ Check the res

5. IMP EM 

L ENTATION ‐ Create a Yearbook page 

 

6. TROUBLESHOOT 

n to Typo3  uired’  ‐ Problems logging i

‐ ‘401 Authorization Req‐ Formatting issues ‐ Typo3 Editor’s Manual 

    INTRODUCTION 

here  e ma T 

are thre in sections we use in Typo 3: 

 Web > Page: create new pages that will be displayed as webpages on the website. The Page navigation item contains the boxes with plugins ‐ i.e. MM DAM FE FileList – that are responsible for listing one or several publication 

s. categorie

 Media > File: store all the files that are linked to specific webpages via the es’ section 

 

 ‘Categori

 Media > Categories: they correspond to the existing pages (same structure). Categories will be assigned to publications. The category plugin will then display the reference on the page it has been assigned to (Type of publication, language, theme, section, sub‐section, etc) 

     The website content can be divided in 4 main sections:  

1. About us 2. Publications (by type, theme, region and language) 3. Focus Projects (HSBA, TLAVA, GD) 4. Focus Areas: Weapons and Markets, Armed Violence, Armed Actors, 

Regulations and Controls, Security Programmes  (‘About us’ and ‘Focus projects’ shouldn’t need to be updated very often)       

    1. PAGES  Create a new page  —Go to Web>Page, click on ‘Create a new page’ at the top of the tree —Choose its location in the Page tree —Usually choose default template, which is 3 columns (you can still insert images/plug‐in on the page via its content boxes) 

(NB: select ‘Hide’ to —Fill‐out the Page file name that will appear in URL and tab ake page invisible until it’s finalized) Add content to your page (text boxes, plug‐in, photos etc) 

m— NB: When you create a new page / new category, it doesn’t appear directly in the tree  click on the ‘Reload tree from server’ item at the top or bottom of the tree. 

NB:  As mentioned above, when working on a page / creating a new page, tick the ‘Hide’ option under the ‘General’ tab until changes are completed so that people navigating on the website at that moment can’t see the changes ‘live’ while they’re 

done.   If this item appears, it means that the page is correctly hidden.   Change page location Click on page item and select cut/paste Click on page next to where you want to move it to and select into/after 

—— Create content on the new page he creation of content isn’t made on the page itself, but by creating boxes that will Tgenerate text/photos/references.  —Click on the new page in the Page tree Click on the ‘Create new element’ item under ‘Main content’ Choose ‘Reg lar text element’ – you’ll still be able to add photos/plug‐in 

—— u Add text only: —paste the text in the Text tab and Save (paste into TextEdit programme before copying and pasting to Typo3 to avoid formatting issues) —scroll down to the r ght format for every parts of the text (heading, paragraph,…) i Add text with image: —in the General tab, scroll down to ‘Text w/ image’ —in the Text tab, paste your text —in the Media tab, upload your image and choose its position (the image must have been uploaded first   see ‘Upload a photo’ section) 

 Add the plug­in that will generate publications references on the page: —under the ‘General’ tab > ‘Type’: Scroll down to ‘Insert plugin’.  —under ‘Header’, type the text of the header if applicable (for instance, ‘About the Small Arms Survey 2010’ and under ‘Type’,  and choose the layout (Layout 2: big red font – layout 4: small black font) (cfr Printscreen below) 

  —under the ‘Plugin’ tab, scroll down to ‘MM DAM FE Filelist’ to activate the plug‐in. 

 —under ‘Plugin options’ > ‘Main settings’ untick all the boxes and add ‘Media’ to‘Startingpoint’ (cfr Printscreen below).  —under the ‘Category’ tab, select the relevant category (in this case, ‘About the Small Arms Survey 2010’).  under the list view tab > template, choose the right template (browse and scroll own Fileadmin > templates). —d 

   Plug­in templates:  here are 5 types of templates for the plug‐in that will determine which information lated to the file will d (layout). 

Tre  be displayed, and how it will be displaye ‐ list­view­debug.html: this is for development and debugging  ‐ list­view­full­hyphen.html: will output the normal, i.e. full, description of the document with an hyphenated lists (not much used) ‐ list­view­full­separator­lines.html: will output the normal, i.e. full, description of the document with lists separated by grey vertical lines (most used) ‐ list­view­short­separator­lines.html: will output the short, i.e. caption of the document with hyphenated lists   ‐ list­view­short.html: will output the short, i.e. caption of the document with lists separated by grey vertical lines (most used).  Text formatting:  Space too large between two lines (for instance, Heading and subheading) is caused by the difference between a line break (shift+return) and a paragraph break 

(return). If you hit the return button, there will be a vertical distance or spacing to the previous text because you create a new paragraph. In order to get rid of this distance, you need to delete the paragraph formatting by placing the cursor in front f the text just after the paragraph break and then hit the delete button, then hit hift+return. os ouble black arrows can be added before a title etc. by selecting the list of titles, licking on the bullet item, then selecting the ‘arrowblack’ in the ‘Block style’ field. Dc Create a link: 

t to create a link  —select the text for which you wan—c ck—c oo

li  on the ‘Create a link’ item h se what you want to link to: ‐ Internal page (in ‘Style’ you can choose to have the page opened in a new 

window or in the current one but for an internal link, we always choose ‘Current window’). NB: When the internal link is copy/pasted in the ‘Source/Original location’ field, this will automatically open in a new window.  

al URL: paste the URL and click ‘Set link’ – ‘New window’ is ‐ Extern

automatically chosen for external links) 

‐ Email  ‐ Media: translated publication, photo, video,… (make sure you select ‘new window’) 

‐ Upload: same function as Media but useful if you didn’t upload the file yet (make sure it is store at the relevant place) 

 NB: links can be automatically generated by the plug­in depending on the plug­in 

chosen. template you have  Create an anchor: 

nt to create a link  

xt for which you wa—select the te—click on the ‘Create a link’ item —select Page —In the tree, find the page containing the element you want to link to. Click on the 

 red arrow at the right of the page name: the content of the page will then beisplayed in the right‐hand box.  Select the content element you want to link to (Plug‐in box, text box, etc) 

d—        

Comment [bf1]: Ask Thomas to sort this out to make it consistent – Internal pages in current window / external pages in new window) 

 Types of layout:   

            

 2. FILES 

DF docs, Images, Text files.  P Upload a publication:  —go to File>docs and choose the relevant folder —click on the upload item and upload the file(s) NB: It is very important to be consistent in the naming of the fi

 

les uploaded – see the Miscellaneous section>file naming for more information —  left corner

 uploaded to see the list of files, scroll down to ‘list’ in theclick on the pencil item next to the file you just— Four options are of particular interest to you: 

 1. the "Description" field contains a long or normal description of the publication  2. the "Date" field specifies the date the publication first appeared (not the date the file was entered into the database). This will influence the position in the  ublication lists. Publications are listed by date in descending order. In case the date is the same or two publications, the second order listing priority is the file name in ascending forder. Fill out both ‘creation date’ and ‘modified date’   3. the "Caption" field is a short description of the publication. For most publications this is empty. For the yearbooks and book series though, you can in this field define short entries, such as the language version (often the language is the only  description because the name of the publication is specified under (Page) 4. the "Category" field defines under which categories the publication will be listed. s indicated above, the categories are then referenced on the specific pages. See the ategories section for important guidelines about categories assignment.  AC NB: the size of the file will appear automatically  File optioThe e’s a n

  ns r umber of useful items appearing at the right of the file name:  ‐  : to edit all data’s rela

ted to the file (description, date, category,…) ‐ : to see the document ‐ : to see all the information related to the document ‐ :  to rename the document  ‐ : to replace the do

cument and want ‐

cument – very useful if you uploaded the wrong do to change it but keep its data : to delete the file 

 NB: Under the ‘Filename’ box, there are a number of useful options you can tick, such as ‘Display full file name’ or ‘Display thumbnails’.  

 Create a text file   

 hosted on our We mostly create text files for external publications (PDF not

xt server) —Go on ‘File’ then select the folder that should contain the te—Click on the ‘Create new text’ item  —Type the title of the text file in the ‘File name’ field + ‘.txt’  

 HSBA_WP1.txt (no need to fill out the text field) then Save. —You should see your new text file in the list. Click on the pencil item next to it —Fill‐out the relevant fields –Description, Creation/Modified date, Categories‐ and paste the URL address of the file under Source/Original location – it will appear utomatically under the text on the webpage. a—If you just have a reference (no link), go to DAM file list and tick ‘no reference’  We also create text files for some SAS publications, like Yearbook chapters. This is then a third description in addition to the ‘description’ and ‘caption’ field of the file. This text file isn’t directly linked to the publication file, but is hosted under the  publications folder.    Upload a photo   Go to Media>File>img and upload the photo under the relevant folder (make sure 

he filename is consistent with others) —t Adjust the size of the photo The size of the photo sometimes needs to be adjusted (if the resolution is too high/too low, the image will appear too big/too small): preformat and optimize the 

 image of 

images to the correct size before uploading, by using Photoshop or any otherprocessing software like GIMP2 or IrfanView. You can determine the dimensions the images on a particular page by right‐clicking on the image (and going to  properties, where you will usually but not always find pixel values for width and height). If for some reason this information is not available, you can always take a screenshot and measure pixels in image software. You can then take the image you 

load have and scale it to the correct dimensions in the image software, export and upit. In this sense, images usually require some knowledge of image software. Typo3 does provide you some help though. You can for instance determine the dimensions of the image you upload. You can for instance determine numberical values in the "Media" tab, under the heading "Image Dimensions". However, this ption only works if you enter pixel numbers that are smaller or of equal size than he image you uploaded. In other words, you cannot scale up an image. ot  Upload a translated Publications  English publications translated in other language(s): 

 Create a core reference in English only for the English publication, with links to the translated files. This reference will be the only one displayed on the website, even nder the ‘Publications by language’ pages.  Assign  type, theme, region and 

uages categories to the reference of the English publication.   ulang Ex: Arms in and around Mauritania: National and Regional Security Implications, by Stéphanie Pézard with Anne‐Kathrin Glatz, June 2010. Occasional Paper No. 24 (Also available in French)  Nt 

B: make sure you tick ‘open in a new window’ when creating the link to the ranslated publication 

Publications in other language, not translated in English:  There’s actually only one publication that has been published in French, and not  ranslated in English or any other language (Special Report #8). Create a reference n English, but leave the title in French – this isti  an exception to the rule.  pload documents related to a publicationU  (Executive summaries, press releases, 

etc.)  Books and Yearbooks have their own webpage, related documents will then be displayed normally on this page.  Therefore, a reference needs to be created for all elated documents (chapters, summaries, press releases, etc) and a category needs o be assigned (the category of the book/yearbook). rt 

    For other publications like occasional papers etc, we want to avoid having two eparated references, for example, for the OP and its Executive Summary. We will hen put a link to the Ex. Summary in the reference of the OP, as follows: st 

     herefore, there is no need to create a reference/assign categories to the Executive ummary since the link to it will be displayed in the main publication’s reference. TS Yearbook chapters (full and summaries):  Their CAPTION is displayed on the main Yearbook page (for example, ‘Summary in English’). The DESCRIPTION of the English files also need to be filled out with the chapter’s  full reference. This reference is displayed on the relevant Publications by theme section, on the Publications by Region>country if applicable, and under the relevant Focus Areas. This reference has to link both to the PDF (automatically one), and to the main Yearbook page (create a link in the reference on the earbook title ‐ cfr screenshot below) dY 

  Translations in other languages than English and full chapters in French are NOT displayed on the ‘By language page’   never assign a language category to single hapters. We only display the main reference of the book/yearbook on the ‘By anguage’ pages.  cl Upload Co­Publications  

the Always upload the document on our server (if possible). If not, create a link to artner’s website.  ee ‘File naming’ and ‘How to reference a publication’ for further information. pS Upload External Publications  Their references appear under ‘Other Articles, Books, and Journals’ in the Focus reas. They are created under the relevant Focus Area file (sub‐)folder on Typo 3 not under the Publications file folder) A( 

If the publication is available on the internet, create a text file with the reference aa link to the external website it is hosted on.  (see ‘how to create a link’) f the publication is not available anywhere on the internet, then upload it on the AS server as for our own publications.  

nd 

IS   Files batch edit options: move/copy/delete several files    To move a file, click on its containing folder to see the file displayed in the right‐hand window. Click on ‘Options’ underneath the file list, select ‘Display batch edit options’. An additional navigation bar will appear underneath the file list which allows you to copy, move or delete one or multiple files. Once you have selected the respective files and click on execute, you will be prompted for the new location of he file and then have to confirm the movement by clicking the movement icon owards the top of the page. tt NB: when copying a file, the category assignments on the file are not always copied accurately   re­assign the right categories if needed.   How to reference a publication – quick guide  

 In general, the external publications follow the style guide; the SAS publications(including co‐publications) do not. However, titles should always be in bold (be it an article title or a book title) in rder to be consistent. o

 

• Occasional Paper/Special Report/Working Paper    Tajikistan’s Road to Stability: Reduction in Small Arms Proliferation and emaining Challenges, by Stina Torjesen, Christina Wille, and S. Neil MacFarlane, ovember 200 nal Paper No. 17 

RN 

5. Occasio

Yearbook • 

Small Arms Survey 2010: Gangs, Groups, and Guns, Cambridge University Press, 2010. Yearbook chapters:  evan, James. 2006. Military Demand and Supply: Products and Producers. In mall Arms Su  Survey 2006: Unfinished Business.  BS 

rvey, Small Arms

• 

Book series 

Armed and Aimless: Armed Groups, Guns, and Human Security in the ECOWAS Region, edited rquin and Eric G. Berman, May 2005. by Nicolas Flo

s

  

• Book chapter 

 

Glatz, Anne‐Kathrin. 2006. Buying the Bullet: Authorized Small Arms mmunition Transfers. In Stéphanie Pézard and Holger Anders (eds.), Targeting mmunition: AAA  Primer. 

• Co‐publication  Social Integration, Ergo, Stabilization: Viva Rio in Port­au­Prince, by Helen oestue and Robert Muggah, a joint publication of Viva Rio and the Small Arms urvey, 2009. MS  

• Externa Greene, Owen. 2000. Stockpile Security and Reducing Surplus Weapons. Biting he Bullet. Briefing 3. London and Washington, D.C.: BASIC, International Alert, and 

l publications 

tSaferworld.  Open Society Institute and Funders' Collaborative for Gun Violence Prevention. 000. Gun Control in the United States: A Comparative Survey of State Firearm 2Laws. New York: Open Society Institute.  GICHD (Geneva International Centre for Humanitarian Demining). 2006. Identifying Synergies between Mine Action and Small Arms and Light Weapons. Geneva: GICHD.     3. CATEGORIES  In order to have only one reference for a publication that can be generated on various pages, we use a plug‐in that will automatically display the reference under the sections mentioned. That way, we have the reference stored under the ublications folder. If it needs to be updated, we won’t have to update the various ages it appear on, but only the reference. pp Categories organization  Categories correspond to pages. When a page is created, the related category should also be created (except for pages like ‘Contact us’ where no reference needs to be displayed)  

T he categories are organized around two main axis (similar to the pages): 

1. C te ate references under the Publications tab of the websit

a gories that will gener

e. Publications can be sorted out by: 

‐ Region> by countries  ‐ Language ‐ there is no English subcategory ‐ Theme ‐ covering the 5 main topics, no lower sub‐headings (Weapons and 

Markets publications – Armed Actors publications – Armed Violence publications– Regulations and Control publications– Security Promotion publications) 

‐ Type – e.g. Occasional Papers, Book Series, etc. This is mandatory except for external publications 

 2. Categories that will generate references under the Focus Areas and sub­sections of the website.   hese are covering all the headings/subheadings to the lowest level , e.g. Weapons Tand Markets > Producers > Industrial Production  As a general rule, always assign the lowest relevant category to the publication. If it is related to Industrial Production sub‐heading, then only assign the Industrial Production category to the publication (as opposed to also assigning the ‘upper‐section’, in this case Weapons and Markets etc). But don’t forget to also assign a main ‘theme’ category – in this case, Weapons and Market*, so that the reference is also generated under the Publications > By theme > Weapons and Market tab.   * It’s important to make the difference between the section in itself (Weapons and Market etc) and the publications sorting theme (also ‘Weapons and Market’ but under the Publications tabs as opposed to the main Weapons and Market section tab)  Create a new category —go to Media > Categories —right‐click on the containing folder and choose ‘New sub‐category’ (the order of he (sub)categories can be changed on the right‐hand page, clicking on the small up nd down arrows) ta Assign a category 

 category is assigned to a file under ‘Edit file’. Assign the category by clicking on it.   A Change category name  f the name of a category is changed. the new name will automatically be updated on ll the files this category has been assigned to. Ia 

Comment [OD2]: Cla rify 

  4 . MISCELLANEOUS 

File naming:  All Small Arms Survey publications start with ‘SAS’, followed by the type of publication, its number, 1 or 2 keyword(s), and the language if applicable.  A translation that is published only in English won’t mention any language in its name. n the contrary, if a publication is translated e.g. in Spanish, both file names should 

h).  Omention the language (e.g. English and Spanis Occasional Papers: SAS‐OP24‐Mauritania‐FR xecutive summary: SAS‐OP24‐Mauritania‐FR‐ExS cial Reports: SAS‐SR1

ESpe 0_Burundi‐EN or SAS‐SR10_Burundi‐FR  An external publication’s text file (or PDF file if applicable) should be named with the year of publication, the author, and keywords of the title:  Ex: 2005­Schroeder­Transparency­accountab

e as follows: 

ility­arms­export­US Co‐publications file name will b AS‐PARTNER‐year‐keywords SEx: SAS­UNDP 2002 tools of war.pdf  As a general rule, always compare with what has been done previously to make sure you proceed consistently.  Locate a file/page 

o to List>Search and paste the text you want to locate in the Search String.  G Check the result of your work on the website   Clear the cache(s)  Changes to the descriptions of publications under media>files are generally not 

r reflected on the website right away. Before you see the changes, you need to cleathe cache: click on the arrow item in the top right, then select "Clear all caches" or "Clear —

page content cache".   NB: if you select this option, Typo3 will generate each page from scratch instead of sending you a cached version (Typo3 creates cached pages to increase the speed). Hence you might experience a few seconds of waiting time when loading the pages after clearing the cache. If there are a great number of publications items on a page ‐ such as on the yearbooks ‐  Typo3 may require more than a few seconds. However, 

this will only occur once for the first person loading the respective page after learing the cache. c  5. IMPLEMENTATION  How to   create a Yearbook page:  

folders by language (!!  

1. Under ‘File’ > ‘Yearbook’, create folder ‘2011’ then sub

File names consistency) 

2. Upload documents in the relevant folders/subfolders 3. Under ‘Media’ > ‘Categories’, create a ‘Small Arms Survey 2011’ category and 

ign one or more categories to all the files relevant subcategories (‘PR’ etc) Ass

uploaded 

4. ‘Create page’ above the search field 

5. Choose the template 6. Choose the location of the page in the tree 

ge in 7. Above the tree, click on ‘Reload the tree from server’ to see the new pa

the tree, then click on the page in the tree. 

8. Assign categories to the YB Page so that the right content is displayed 9. On the new YB page (under ‘Page’), create a box for heading, and then a box 

for all the chapters   click on the ‘Create box’ item under the current content, then choose ‘Regular text element’.  

Under the ‘General’ tab > ‘Type’: Scroll down to ‘Insert plugin’. Under ‘Header’, type the text of the header (for instance, ‘About the Small Arms Survey 2010’ and under ‘Type’, scroll down to ‘Layout 4’ (cfr Printscreen below) 

      Under the ‘Plugin’ tab, scroll down to ‘MM DAM FE Filelist’ to activate the category plugin. Under ‘Plugin options’ > ‘Main settings’ untick all the boxes and add ‘Media’ to ‘Startingpoint’ (cfr Printscreen below). Under the ‘Category’ tab, select the elevant category (in this case, ‘About SAS 2010’). Under the list view tab > template, rchoose the right template (browse and scroll down Fileadmin > templates).  There are 3 types of templates for the plugin that will determine which information related to the file will be displayed. 

    !! All the files of a same publication need to have the same creation date!! In the case we only have a description for an external publication (no link no PDF), click ‘No reference’ under the ‘MM DAM filelist’ of the reference. Only the text will appear    .txt file) Most of the options you need are in the "Overview" tab which is the default view. To control the download link, you need to go to the "MM DAM Filelist" tab and there will find a checkbox called "No reference". If you check it, the publication will still be listed but there will be no link to the document. This option was implemented because we have a number of items in publication lists that do actually not have a specific file but should still be managed through the system.  We can assign different templates to each content element (we have 2‐3 different templates   Page > Plug‐in > list view > template). The template plug in will determine which field of the file info will be displayed (description, caption, …)  In general, it is better to always create the category first so it can be easily assigned when uploading files/creating page. 

 10. To create a new category, go to Media > Categories, right‐click on the 

containing folder and choose ‘New sub‐category’) (the order of the all (sub)categories can be changed on the right‐hand page, clicking on the sm

up and down arrows) 11.  Create a single text file under the Yearbook file folder, with the Yearbook 

reference. This reference will be displayed on the relevant ‘By language’ pages (i.e. Arabic, French, German, Russian, Spanish, Portuguese).  

 NB: Book/YB page layout: if the ‘download’ link appear at the right of the book/YB over as opposed to appearing under it, add some spaces at the end of the book escription cd   6. TROUBLESHOOT  Problems logging in to Typo3  t sometimes necessary to clear the cookies (Tools>Clear recent history with Mozilla irefox) before logging in. IF  ‘401 Authorization Required’   This type of error can sometimes occur when pages are added or the page title is edited, the problem basically stems from search engine friendly URLs. I just cleared the URL cache so it should work now (the URL cache can be cleared by navigating to URLTool" under "Admin tools", then selecting "RealURL Cache / Realurl‐Errorlog". n the respective page there is then a button called "Clear cache". 

"O Formatting issues  Always paste your text into TextEdit programme before copying and pasting to Typo3 to avoid formatting issues   Typo3 Editor’s Manual  http://www.creighton.edu/doit/customersupport/cuwebdesign/typo3eomanual/index.php    Difference entre heading et text