Tutorial Excel 2010

7/13/2019 Tutorial Excel 2010

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MS Excel 2010 Avanzado y Macros

Excel 2010 proporciona herramientas y funciones eficaces

que pueden utilizarse para analizar, compartir y

administrar los datos con facilidad. A travs del formato

condicional podr comentar visualmente los datos con

fines analticos y de presentacin los mismos que le

permitirn encontrar fcilmente excepciones y reconocer

tendencias importantes en los datos.

Ms Excel a travs de las funciones, le brindarn la

posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos

de resumen. A travs de las macros podr optimizar las

tareas repetitivas.

Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc.

ISBN EN TRMITEE-mail:[email protected]

Web Site:http://.saccec.com/educacion/

Blog: http://www.aulaexcelavanzado.blogspot.com
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]://.saccec.com/educacion/http://.saccec.com/educacion/http://.saccec.com/educacion/http://www.aulaexcelavanzado.blogspot.com/http://www.aulaexcelavanzado.blogspot.com/http://www.aulaexcelavanzado.blogspot.com/http://www.aulaexcelavanzado.blogspot.com/http://.saccec.com/educacion/mailto:[email protected]


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Ing. Patricia Acosta, MSc.Ing. Luis Salvador, MSc. [email protected] 2

ContenidoINTRODUCCIN A MS Excel 2010 ...........................................................................................................7

INICIAR EXCEL ...........................................................................................................................................7

Definiciones importantes .......................................................................................................................8

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL ...................................................................................................9

FICHAS, GRUPOS y COMANDOS ...........................................................................................................11

TECLAS Y FUNCIONES QUE REALIZAN ...................................................................................................13

CREAR UN NUEVO LIBRO ......................................................................................................................14

GUARDAR UN LIBRO .............................................................................................................................15

TRABAJAR CON HOJAS .........................................................................................................................16

ADMINISTRAR HOJAS DE CLCULO ......................................................................................................18

AUTORELLENO......................................................................................................................................19

TIPOS DE DATOS ...................................................................................................................................21

FRMULAS..............................................................................................................................................21

Formatos ..............................................................................................................................................21

Formato de celdas ................................................................................................................................21

Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft Excel ....................................................................21

Cdigos bsicos de formato de nmero ...............................................................................................22

Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros ............................................................23

FORMATO DE CELDAS ..........................................................................................................................24

FORMATO NMERO .............................................................................................................................27

ESTILOS RPIDOS ........................................................................................................................30

DESCARGAR UNA BASE DE DATOS DESDE LA WEB .................................................................................34

FORMATO CONDICIONAL .......................................................................................................................40


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Borrar el formato condicional .................................................................................................................46

Destacar grficamente el valor de cada celda ........................................................................................47

FILTRAR DATOS ....................................................................................................................................47

FILTRO AUTOMTICO ...........................................................................................................................48

AUTOFILTRO PERSONALIZADO .............................................................................................................53

Cmo utilizar el carcter comodn........................................................................................................57

DEFINICIN DE NOMBRES ....................................................................................................................58

Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de clculo ...................................58

Definir un nombre mediante una seleccin de celdas de la hoja de clculo ..........................................58

Definir un nombre mediante el cuadro de dilogo Nombre nuevo ........................................................59

Administrar nombres mediante el cuadro de dilogo Administrador de nombres.................................59

Cambiar un nombre ................................................................................................................................60

Eliminar uno o ms nombres ..................................................................................................................60

VALIDACIN DE DATOS ........................................................................................................................63

CUNDO ES TIL LA VALIDACIN DE DATOS? ....................................................................................63

HERRAMIENTA DE VALIDACIN DE DATOS ..........................................................................................64

MENSAJES DE ENTRADA .......................................................................................................................71

MENSAJES DE ERROR ...........................................................................................................................73

VALIDAR NMEROS ENTEROS DENTRO DE LMITES .............................................................................77

COMPROBAR ENTRADAS NO VLIDAS .................................................................................................82

VALIDAR LISTAS ....................................................................................................................................91

BUSCAR CELDAS CON VALIDACIN ......................................................................................................96

BORRAR VALIDACIN DE DATOS ..........................................................................................................97


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GRFICOS .............................................................................................................................................98

MOVER UN GRFICO A UNA NUEVA HOJA .........................................................................................100

APLICAR UN ESTILO AL GRFICO ........................................................................................................102

CAMBIAR TIPO DE GRFICO ...............................................................................................................105

AGREGAR ETIQUETAS DE DATOS ........................................................................................................107

FORMATOS DE ETIQUETAS .................................................................................................................108

FUNCIONES ........................................................................................................................................111

FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS: SUMA ................................................................114

FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS: SUMAR.SI ..........................................................117

FUNCIONES MATEMTICAS Y TROGONOMTRICAS: SUBTOTALES ....................................................120

QUITAR SUBTOTALES .........................................................................................................................123

MS FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS ....................................................................123

ESQUEMAS .........................................................................................................................................127

Creacin automtica de esquemas .......................................................................................................127

FUNCIONES ESTADSTICAS: MXIMO .................................................................................................130

FUNCIONES ESTADSTICAS: MIN.........................................................................................................133

FUNCIONES ESTADSTICAS: PROMEDIO .............................................................................................136

FUNCIONES ESTADSTICAS: CONTAR ..................................................................................................138

FUNCIN MODA .................................................................................................................................142

FUNCIN MEDIANA............................................................................................................................143

MS FUNCIONES ESTADSTICAS .........................................................................................................144

FUNCIONES DE TEXTO: FUNCION CONCATENAR ................................................................................150

FUNCION MAYUS ...............................................................................................................................153


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FUNCION MINUSC ..............................................................................................................................154

FUNCION ESPACIOS ............................................................................................................................154

FUNCION LOGICA SI............................................................................................................................156

MS FUNCIONES LGICAS .................................................................................................................159

FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA: CONSULTAV ...................................................................160

FUNCIONES DE INFORMACIN: ESERROR ..........................................................................................165

FUNCIONES ANIDADAS.......................................................................................................................167

PROTECCIN DE UNA HOJA DE CLCULO QUE CONTIENE FRMULAS O FUNCIONES .......................174

Prctica: .............................................................................................................................................174

MACROS .............................................................................................................................................178

CREAR MACROS EN MS EXCEL ............................................................................................................178

PREPARAR EL LIBRO DE EXCEL PARA TRABAJAR CON MACROS..........................................................179

GRABAR MACROS ...............................................................................................................................184

EJECUTAR MACROS ............................................................................................................................189

ACCESAR AL AMBIENTE DE VISUAL BASIC ..........................................................................................192

MODIFICAR MACROS .........................................................................................................................197

CDIGOS MS COMUNES EN MACROS ..............................................................................................202

ASIGNAR UNA MACRO A UN BOTN DE FORMULARIO .....................................................................204

ASIGNAR A UNA FORMA ....................................................................................................................209

PREPARAR EL LIBRO PARA TRABAJAR CON CONTROLES ACTIVEX ......................................................213

TRABAJAR CON CONTROLES ACTIVEX ................................................................................................219

CAMBIAR DE APARIENCIA AL BOTN DE COMANDO .........................................................................224

INSERTAR UN ICONO EN EL BOTN DE COMANDO ...........................................................................229


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INSERTAR CDIGO EN EL BOTN DE COMANDO ...............................................................................231

CREAR FORMULARIOS ........................................................................................................................237

CARGAR UN FORMULARIO EN EXCEL .................................................................................................247

PROGRAMAR UN FORMULARIO .........................................................................................................250

TRABAJAR CON FRMULAS ................................................................................................................256

PROTEGER UN PROYECTO DE VBA CON CLAVE ..................................................................................259

BIBLIOGRAFA .....................................................................................................................................263


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INTRODUCCIN A MS Excel 2010La versin 2010 presenta una interfaz de usuario en la que las herramientas se encuentran

mucho ms fcilmente gracias a la Cinta de opciones y a la Barra de herramientas deacceso rpido, ofrece adems nuevas utilidades que permiten analizar, compartir yadministrar la informacin de manera sencilla y segura.

Una de las aplicaciones informticas ms utilizadas en las empresas son las hojas declculo, que permiten al usuario manipular cualquier dato o informacin.

El objetivo bsico de las hojas de clculo es proporcionar un entorno simple y uniforme paragenerar tablas de nmeros y a partir de ellos obtener mediante frmulas nuevos valores. Lashojas de clculo permiten a los usuarios manipular grandes cantidades de informacin deforma rpida y fcil que permiten ver los efectos de distintas suposiciones.

El rea de aplicacin ms importante ha sido hasta ahora el anlisis profesional y ha servidopara desarrollar modelos de gestin, entre los que se puede citar la planificacin deproyectos y el anlisis financiero, el anlisis contable, el control de balances, la gestin depersonal, etc. En cualquier caso, los lmites de este tipo de aplicaciones dependen de lautopa del usuario.

Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las necesidadesparticulares de cada usuario. El interesado puede decidir lo que desea hacer y escribir supropio programa aprovechando la flexibilidad y la versatilidad de la hoja de clculo, con loque se convierte en una herramienta de investigacin aplicada, de especial inters paraeconomistas, investigadores, financieros, directivos, ingenieros o incluso para el hogar.

INICIAR EXCELExcel se puede iniciar de las maneras siguientes:1. Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio.

Ilustracin 1:Acceso a MS Excel 2010

2. Ir al men de Inicio

ProgramasMicrosoft OfficeSeleccionar Microsoft Office Excel 2010.


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MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010

Definicin

Es un sistema que se utiliza para organizar, dar formato y analizar datos.Tiene una interfaz fcil de usar que ayuda a administrar con facilidad losdatos. Consta de una cinta de opcionesque contiene todos loscomandos disponibles en Excel 2007. Los comandos se organizan engrupos, en las siete fichas que tiene la cinta de opciones.

Definiciones importantes

Celdas

Las celdas conforman la hoja. Una celda se forma por la interseccin deuna columnacon una fila.

Su funcin es almacenar informacin que puede constituir un texto, unnmero o por una frmula.

Cuando se inicia Excel, la celda activa es la A1, la que se identifica,porque aparece con un borde sombreado, como se puede apreciar en elgrfico anterior.

Hoja de trabajoUna hoja de trabajo est formada de celdas, dispuestas por 16.384columnas y 1.048.576 filas.

Cada una de las hojas puede tener una estructura, configuracin ycaractersticas distintas y son tratadas como elementos diferentes del libroque las contiene. Generalmente se identifican como Hoja1 , Hoja2, Hoja3,etc. Sin embargo, se les puede dar cualquier nombre.

LibroUn documento de Excel, recibe el nombre de Libro, en donde, cada hoja

es manejada como si se tratase de un documento diferente.

En la mayora de los casos, solamente se trabaja con la primera hoja dellibro.

Por ello, es recomendable que en lugar de crear diez libros para controlar


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las actividades financieras de una Empresa, se creen diez hojas dentro deun libro.

Extensin de un archivo o libro de Excel 2010

Un libro de Excel 2010 tiene la extensin: .xlsxUn libro de Excel 2010 para trabajar con macros tiene la extensin: .xlsm

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL

DescripcinEl rea de trabajo de Excel 2010 mantiene una estructura intuitiva en la

cual se observan elementos distribuidos y organizados de manera clara.

Elementos que forman parte del rea de trabajo en Excel 2010


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1. Ficha File o archivo.

2. Barra de ttulo.3. Fichas de men.4. Barra de frmulas.5. Grupo del Portapapeles.6. Grupo de Fuente.7. Grupo de Alineacin.8. Grupo de Formato de Nmero.9. Grupo de Estilos.10. Grupo de Celdas.11. Grupo de Edicin.12. Barra de Herramientas de acceso rpido.

13. Barras de desplazamiento.14. Zoom.15. Botones de presentacin.16. Hojas del libro.17. Barra de estado.18. Celda activa.19. Botn Minimizar.20. Botn Restaurar.21. Botn Cerrar.22. Filas.23. Columnas.

24. Cuadro de nombres.25. Celdas.

La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y senombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacinel nmero de su fila, por ejemplo, la primera celda pertenece a la columnaAy la fila 1por lo tanto la celda se llama A1.

Celda activa: es aquella sobre la que tiene efecto las rdenes y funcionesde celda que se puedan activar posteriormente.

Un Rango de celdas, es un bloque de una o ms celdas que Excel tratacomo una unidad. Los rangos son importantes en la Hoja de Clculo, yaque todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.


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La versin de Excel 2010 cuenta con hojas de trabajo formadas de celdas,dispuestas por 16.384 columnasy 1.048.576 filas.

Etiquetas de pginasSe encuentran en la barra de divisin de etiquetas, que aparece en laparte inferior de la pantalla y que dan la idea de que el libro de Excel esuna especie de agenda.

Sirve para seleccionar la hoja de trabajo dentro del libro y estnidentificadas como Hoja1, Hoja2, estos nombres pueden ser cambiados,de acuerdo a las necesidades del usuario.

Se sugiere dar un nombre de acuerdo con contenido de la hoja. Por

ejemplo, si la informacin que se maneja en la hoja se refiere apresupuestos del ao 2010; el nombre sugerido para esa hoja serapresupuesto 2010.

Barra de frmulasLa funcin de la barra de frmulas es mostrar el contenido de la celdaactual y permitir la edicin del contenido de la misma (Presionando latecla F2).

Barra de estadoSu funcin es presentar mensajes de orientacin o advertencia sobre los

procesos que estn siendo ejecutados, as como el estado de algunasteclas, por ejemplo, si la tecla Bloq Num est activada o desactivada,etc.

FICHAS, GRUPOS y COMANDOS

DescripcinLa cinta de opciones se ha diseado para ayudarte a encontrar fcilmentelos comandos necesarios para completar una tarea.


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Elementos Fichas, Grupos y Comandos en Excel 2010

1. Ficha2. Grupo3. Comandos

Los comandos se organizan en gruposlgicos, que se renen en fichas.

Cada ficha est relacionada con un tipo de actividad (como escribir odisear una pgina).

Elementos Fichas

Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen slo se muestra cuandose selecciona una imagen.

Es necesario que se tenga claro los tres elementos de la cinta de opcionesen Excel 2010.

Algunos grupos en la cinta de opciones se los puede activar partiendo de:


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Ficha Grupo

Inicio

Portapapeles

FuenteNmero

Insertar Grficos

Diseo de pginaConfigurar pgina

Ajustar rea de impresin

Opciones de hoja

Datos Esquema

Otra forma de activar los cuadros de dilogo es seleccionando el objeto yhaciendo clic derecho en el mouse para seleccionar los comandosdeseados.

TECLAS Y FUNCIONES QUE REALIZAN

Para desplazarse dentro de la hoja, se puede hacer con el mouse o,simplemente, presionando las teclas de movimiento de cursor, segn sedetalla en el siguiente cuadro:

TECLA FUNCIN QUE REALIZAFlecha a la derecha Desplaza una celda a la derecha

Flecha a la izquierda Desplaza una celda a la izquierda

Flecha arriba Desplaza una celda arriba

Desplaza una celda hacia abajo Flecha abajo

CTRL + Flecha a la izquierda o FIN + Flecha a laizquierda

Ultima columna de la lnea actual

CTRL + Flecha a la derecha o FIN + Flecha a laderecha

Primera columna de la lnea actual

CTRL + Flecha a la abajo o FIN + Flecha a la abajo Ultima lnea de la columna actual

CTRL + Flecha a la arriba o FIN + Flecha a la arriba Primera lnea de la columna actual

RePag Desplaza una ventana hacia abajo

AvPAg Desplaza una ventana hacia arriba

ALT+RePag Desplaza una ventana hacia la izquierda

ALT+AvPag Desplaza una ventana hacia la derecha


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CTRL+Retroceso Desplaza a la celda actual

CTRL+Inicio Ir a la celda A1

F5 Activa el cuadro de dilogo. Ir a..

CREAR UN NUEVO LIBRO

Al ingresar a Excel, generalmente aparece ya abierto el libro de trabajocon el nombre de Libro1, sin embargo, hay ocasiones en que la pantallade Excel est en blanco y es necesario crear un libro.

Para esto, basta con dar clic en el Icono del Office y seleccionar Nuevo,o simplemente, dar clic en el icono Nuevo de la barra de herramientas deacceso rpido.


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Figura 5. Crear nuevo libro o archivo de Ms ExcelTambin funciona al presionar la combinacin de teclas Ctrl+U.

GUARDAR UN LIBRO

Para grabar o guardar un libro de Excel, activar el Men de Office ,opcin Guardar, o tambin, presionar el icono Guardar Como o de labarra de herramientas de acceso rpido, hacer clic en el cono deldisquete.

Figura 6. Guardar libro de Ms Excel

O bien, presionar la combinacin de teclas Ctrl+G.


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Guardar libro

Cuando se guarda el libro por primera vez, Excel muestra un cuadro dedialogo en el que debe especificar la Carpetao directorio, en la que deseaguardar el libro.

En el recuadro Nombre del archivo, escribir el nombre que quieras dar atu libro.

Finalmente, haz clic en el botn Guardar.

Si el libro ya fue guardado anteriormente, al presionar o seleccionar laopcin guardar, el sistema slo guarda la nueva versin del libro sinvolver a solicitar el nombre.

TRABAJAR CON HOJAS

Cambiar a otra hoja en un libro.Haga clic en la etiqueta de la otra hoja


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Cambiar a otra hoja

Para seleccionar Realiza estoUna sola hoja Haz clic en la etiqueta de la hoja.

Dos o ms hojas adyacentes

Haz clic en la etiqueta de la primerahoja y, a continuacin, mantengapresionada la tecla MAYSy haz clicen la etiqueta de la ltima hoja.

Dos o ms hojas NO

adyacentes

Haz clic en la etiqueta de la primerahoja y, a continuacin, mantenga

presionada la tecla CONTROL y hazclic en las etiquetas de las demshojas.

Todas las hojas de un libro.

Haz clic con el botn secundario delmouse a continuacin, elijeSeleccionar todas las hojasen elmen contextual.

Mostrar un nmero mayor o menor de etiquetas

Barra de divisin de etiquetasSeleccione la barra de divisin de etiquetas.

Puntero de divisin


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Cuando el puntero cambie al puntero de divisin, arrastre la barra dedivisin de etiquetas hacia la derecha o hacia la izquierda.

Para ver el nmero predeterminado de etiquetas de hoja, haga doble clicen la barra de divisin de etiquetas.

ADMINISTRAR HOJAS DE CLCULO

Cambiar nombre a las hojas de clculo

Haz clic con el botn secundario del mouse (ratn) en una ficha dela hoja de clculo en la parte inferior izquierda de la ventana y, acontinuacin, haga clic en Cambiar nombre.

Escriba el nuevo nombre y, a continuacin, presiona ENTER.

Agregar color a las fichas de las hojas

Haz clic con el botn secundario del mouse en la ficha de la hoja declculo situada en la parte inferior izquierda de la ventana, elijaColorde etiqueta y, a continuacin, selecciona el color que deseas.

Insertar una hoja de clculo

Haz clic con el botn secundario del mouse en una ficha de la hojade clculo.Haz clic en Insertar hoja de clculode la opcin Insertar hojade clculo(a la derecha de las fichas de la hoja).

Eliminar una hoja de clculo

Haz clic en el botn secundario del mouse en la ficha de la hoja quedesea eliminar.Haz clic en Eliminar.

Insertar columnas

Selecciona una columna, haz clic derecho,da clic en Insertar.


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Otra forma, en la ficha Iniciode la cinta de opciones, en el grupoCeldas, haz clic en la flecha situada al lado de Insertary, luego,en Insertar columnas de hoja.

Eliminar columnas

Selecciona la columna a eliminar, haz clic derecho, da clic enEliminar.Otra forma, en la ficha Iniciode la cinta de opciones, en el grupoCeldas, haz clic en la flecha situada al lado de Eliminar. Acontinuacin, haz clic en Eliminar columnas de hoja.

Insertar filas

Selecciona una fila, haz clic derecho,da clic en Insertar.Otra forma, haz clic en una celda situada inmediatamente debajodel lugar donde desea insertar la nueva fila. Despus, en la fichaInicio de la cinta de opciones, en el grupo Celdas, haz clic en laflecha situada al lado de Insertar. A continuacin, haz clic enInsertar filas de hoja.

Eliminar filas

Selecciona la columna a eliminar, haz clic derecho, da clic en

Eliminar.Otra forma, haz clic en una celda de la fila. En la ficha Inicio de lacinta de opciones, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situadaal lado de Eliminar. A continuacin, haga clic en Eliminar filas dehoja.

RECUERDA QUE:Para insertar o eliminar otra fila o columna despus dehaber insertado o eliminado una, presione F4.

AUTORELLENO

Al usar el Controlador de relleno, permite ingresar datos de maneraautomtica. Permite continuar series, por ejemplo, dos celdas contiguascon el valor 1 y 2, podramos continuarlo con 3,4,5,6, Sin tener queescribirlo de forma manual.


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Se puede llenar contenidos de celdas sin ingresar texto de acuerdo a unpatrn dado en la celda que se vaya a extender.

Controlador de rellenoLa figura muestra las celdas antes de arrastrar el controlador de rellenohacia el derecho y/o hacia abajo. Seguidamente se muestran resultadosde haber usado el controlador de relleno. As por ejemplo, en la siguientefigura se muestra los valores 1 y 2 numricos en las Celdas A1 y B1.

Seleccionando las dos celdas y usando el controlador de rellenoarrastrndolo hacia la derecha se observa la generacin automtica de losvalores 3 y 4 en las celdas C1 y D1.

Aplicando el controlador de relleno


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Se pueden generar series con nmeros, fechas, horas, meses, das desemana, ordinales, etc. No obstante, el usuario puede generar ypersonalizar otras listas.

TIPOS DE DATOSEn una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.

FRMULASEs decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Sepueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -,

Sen, Cos, etc.

En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezarsiempre por el signo =.

Formatos

Formato de celdasVeremos las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio de aspecto de lasceldas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto y forma de

visualizar nmeros en la celda.

Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft ExcelPara ver Haga clic en

Smbolos de moneda Estilo de moneda

Nmeros como porcentajes Estilo porcentual

Pocos dgitos detrs del separador Reducir decimales

Ms dgitos detrs del separadorAumentar decimales

Tabla 1: Formato de nmero


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Cdigos bsicos de formato de nmero# Presenta nicamente los dgitos significativos; no presenta los ceros sin valor.

0 (cero) muestra los ceros sin valor si un nmero tiene menos dgitos que ceros en el

formato.

? Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador, para alinear los

decimales. Tambin puede utilizarse este smbolo para las fracciones que tengan un nmero

de dgitos variable.

Para ver Use este cdigo de formato

1234,59 como 1234,6 ####,#

8,9 como 8,900 #.000

,631 como 0,6 0,#

12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57 #,0#

44,398, 102,65 y 2,8 con decimales

alineados

???,???

5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5 3/10, con los

smbolos de divisin alineados

# ???/???

Tabla 2: Cdigos bsicos de formato de nmero

Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un nmero

mediante un mltiplo de mil, incluya un punto en el formato de nmero.

Para ver Use este cdigo de formato

12000 como 12.000 #,###

12000 como 12 #,

12200000 como 12,2 0.0,,

Tabla 3: Visualizacin de cdigos bsicos

Para definir el color de una seccin del formato, escriba en la seccin el nombre del color

entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la seccin.[NEGRO] [AZUL]

[AGUAMARINA] [VERDE]

[MAGENTA] [ROJO]

[BLANCO] [AMARILLO]

Tabla 4: Colores de formatos personalizados


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Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.2. Haga clic en el botn derecho Formato de celdas3. Para seleccionar un formato elija el Grupo de Formato de Nmero

Ilustracin 2: Formato de celdas

4. Se visualiza:

Ilustracin 3: Formato personalizado


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5. Seleccione la pestaa Nmero6. En Categoraseleccione: Personalizada.7. Para esto escriba un valor en la celda, por ejemplo, si desea verlo en color azul

escriba entre corchetes. Ejemplo: [Azul]

Ilustracin 4: Editar formato personalizado

8. Observe que los valores ingresados en las celdas se visualizarn en color azul.9. Si adems desea ingresar una condicin, por ejemplo, que se visualicen en colorazul todos nmeros con 2 decimales cuyos valores mayores o iguales a 10, caso contrarioque se visualicen en color rojo. Las condiciones se escribirn as:

[Azul][>=10]#,00;[Rojo] #,00.Para separar una condicin de otra se usa el separador de listas que se sugiere sea el puntoy coma.

FORMATO DE CELDAS

Descripcin


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Microsoft Excel ofrece diversas opciones de formato para destacar losdatos, o bien, para que las hojas de clculo sean ms fciles de leer y quetengan una apariencia ms atractiva.

Es posible asignar formato a las celdas de la hoja de clculo antes odespus de ingresar los datos.

Dar formato a una hoja de trabajo implica realizar cambios de loscontenidos de las celdas y en las lneas de divisin de la hoja.

Para hacer que la informacin importante destaque, se puede modificar laapariencia de los nmeros y del texto dndoles formato con negrita ycursiva, o aadiendo signos de moneda y comas.

Asignacin y Eliminacin de FormatosEl grupo Celdasdel men de Iniciocontrola la mayora de los formatosque se aplican a las celdas de las hojas de clculo.

Formatear es fcil: Basta con seleccionar la celda o el rango y elegir lasrdenes apropiadas del men Formato.

Por ejemplo, para aplicar un formato numrico a las celdas A4:D10, sedeben seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas A4:D10.Desde el men Inicio, seleccionar Formato.


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Formato de celdas.

Luego elige Formato de Celdas.En el men elige la ficha Nmero, si no est activa.Desde el cuadro de lista Categora,selecciona MonedaDigita el nmero de decimales para el ejemplo coloca 2 en elrecuadroPosiciones decimales.

Pulsar Aceptar.

Otra forma:

Selecciona la celda a dar formato.Haz clic derecho sobre la celda.Selecciona Formato de celdas...


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Aplicar Formato de celdas.

FORMATO NMERO

DescripcinEl formato General es el formato de nmero predeterminado que Excel aplicaal escribir un nmero.

La mayor parte de los nmeros a los que se les aplica formato mediante la


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opcin Generalse muestran tal y como se escriben.

Sin embargo, si la celda no es lo suficientemente ancha como para mostrar

todo el nmero, el formato General redondea los nmeros con decimales.El formato de nmero General tambin utiliza la notacin cientfica(exponencial) para los nmeros grandes (12 o ms dgitos).

Como puedes observar el ejemplo sin formato luce as:

En este caso daremos el formato de Moneda con dos decimalesal rango deB5 a G11.

Para aplicar este formato realiza lo siguiente:Selecciona el rango de celdas a dar formato.Haz clic derecho, selecciona la opcin Formato de celdas...


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En el cuadro de dilogo Formato de celdas, selecciona la pestaa Nmero.En Categora selecciona Moneda.En Posiciones decimales seleccionael nmero 2.

Selecciona el smbolo de moneda.Haz clic en Aceptar.

El resultado final queda as:


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ESTILOS RPIDOS

DescripcinEl dar un formato para presentar los datos a veces nos toma mucho tiempo.Para solucionar esto Excelha incorporado los estilos rpidos.

Como puedes observar el ejemplo sin formato luce as:


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Sin formato

A este ejemplo aplicaras un estilo rpido.Para lograr esto realiza lo siguiente:

Selecciona los datos a dar formato.Haz clic en Inicio.Selecciona Dar formato como tabla.Selecciona un estilo.


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Seleccionando un estilo rpido

Se visualiza el cuadro de dilogo Dar formato como tabla.

Coloca un visto en la opcin La tabla tiene encabezados.Haz clic en Aceptar.


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Dar formato como tabla

Finalmente, observa cmo queda el resultado final.

Resultado final


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DESCARGAR UNA BASE DE DATOS DESDE LA WEBAccesa a la direccin en donde se encuentre la base de datos a descargar, por ejemplo:

http://www.superban.gov.ec/practg/p_index

Se Visualiza:
http://www.superban.gov.ec/practg/p_indexhttp://www.superban.gov.ec/practg/p_indexhttp://www.superban.gov.ec/practg/p_index


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Antes de descargar la base es importante identificar los separadores de decimales y miles que tiene

la base de datos.

Para el ejemplo tenemos:

6,200,404,304.24 El separador de decimales es el punto y el de miles es la coma.

Por lo tanto se sugiere configura Excel con los separadores que est configurada la base de datos de

la web.

Para esto realiza lo siguiente:

Haz clic en Archivo

Opciones

Se visualiza:


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En opciones de Excel

Selecciona Avanzadas

Luego en:


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Desactivar (Quitar) el visto de la opcin Usar separadores del sistema.

Verificar que coincida con los separadores de la base de datos a obtener de la web.

Haz clic en Archivo

Opcin Abrir


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En la opcin Nombre de archivo, pegar la direccin URL de la base.

Por ejemplo:

http://www.superban.gov.ec/practg/pk_cons_bdd.p_bal_entdd_finnc?vp_cod_tip_instt=3&vp_cod_

instt=1029&vp_anio=2011&vp_mes=05&vp_cod_tip_catlg=7

Se visualiza:
http://www.superban.gov.ec/practg/pk_cons_bdd.p_bal_entdd_finnc?vp_cod_tip_instt=3&vp_cod_instt=1029&vp_anio=2011&vp_mes=05&vp_cod_tip_catlg=7http://www.superban.gov.ec/practg/pk_cons_bdd.p_bal_entdd_finnc?vp_cod_tip_instt=3&vp_cod_instt=1029&vp_anio=2011&vp_mes=05&vp_cod_tip_catlg=7http://www.superban.gov.ec/practg/pk_cons_bdd.p_bal_entdd_finnc?vp_cod_tip_instt=3&vp_cod_instt=1029&vp_anio=2011&vp_mes=05&vp_cod_tip_catlg=7http://www.superban.gov.ec/practg/pk_cons_bdd.p_bal_entdd_finnc?vp_cod_tip_instt=3&vp_cod_instt=1029&vp_anio=2011&vp_mes=05&vp_cod_tip_catlg=7http://www.superban.gov.ec/practg/pk_cons_bdd.p_bal_entdd_finnc?vp_cod_tip_instt=3&vp_cod_instt=1029&vp_anio=2011&vp_mes=05&vp_cod_tip_catlg=7


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La base se visualiza:


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FORMATO CONDICIONALEl formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo alcumplimiento o no de reglas lgicas. Soporta hasta 64 condiciones.

Por ejemplo: Dar el color de relleno rojo para los valores menores a 50000000.Para los valores entre 50000000 y 80000000 relleno amarillo y para los mayores a80000000 relleno verde.

Para resolver este ejercicio, primero selecciona los datos a aplicar el formato condicional.

Selecciona la pestaa Archivo.En el grupo Estilos.Haz clic en Formato Condicional

Se visualiza:


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Como se aplicar ms de una regla, selecciona Administrar reglas

Para agregar una nueva regla haz clic en Nueva reglaSe visualiza:


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Luego selecciona Aplicar formato nicamente a las celdas que contenganEn Dar formato nicamente a las celdas con, se configura:Valor de la celda con la opcin menor que, luego digita el valor, para el ejemplo 50000000,luego haz clic en el botnFormato

En la pestaa Relleno selecciona el color de relleno solicitado, por ejemplo el rojo.


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Luego haz clic en Aceptar.Se visualiza:

Haz clic en Aceptar.Se visualiza:

De forma similar se ingresan las dems reglas.Para esto nuevamente haz clic en Nueva reglaSe elige Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan.Se configura la regla solicitada


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Luego haz clic en formato, seleccionas el relleno solicitado

Haz clic en Aceptar.De forma similar se pueden ingresar hasta 64 reglas.


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En el ejemplo se configuraron tres reglas. Se visualiza:

Para aplicar todas las reglas a los datos seleccionados. Haz clic en Aceptar.


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Se visualiza:

Borrar el formato condicional1. Seleccione las celdas que contienen el formato condicional.2. Ir al grupo Estilo haga clic en Formato condicional.

Eliminar reglas de formato condicional

3. Borrar reglas4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas.


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Destacar grficamente el valor de cada celdaSeleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn FormatoCondicional seleccione la opcin Barras de Datos y dentro de ella el color que quiereutilizar.

Tambin puedes aplicar Escalas de color, para esto dentro del men desplegable del botnFormato Condicionalselecciona la opcin Escalas de colory dentro de ella el rango decolores que deseas.

En el formato condicional tambin puedes aplicar Conjunto de Iconos, paraselecciona unrango de celdas, y dentro del men desplegable del botnFormato Condicionalselecciona la opcin Conjunto de Iconosy dentro de ella el rangode iconos que desees utilizar

FILTRAR DATOSEntre las herramientas de Excel estn la de filtrar datos que se usa para elaborar reportesque permitan tomar decisiones oportunas.Los filtros, te permiten disear de forma oportuna una serie de reportes que te ayudan aalertar a la empresa a tomar decisiones.

Los datos filtrados muestran las filas que cumplen los criterios que se hanespecificado y ocultan las filas que no cumplen.

Al filtrar los datos, se pueden copiar, buscar, modificar, aplicar formato,

representar mediante grficos e imprimir sin tener que volver aorganizarlo ni moverlo.

Al aplicar Autofiltro, puedes crear tres tipos de filtros:

Por una lista de valores.Por un formato.Por criterios.

La herramienta para aplicar filtros est localizada en:

La pestaa Datos.En el grupo de herramientas Ordenar y filtrar.En la opcin Filtro.


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FILTRO AUTOMTICO

Filtrar datos te permite aplicar criterios a una base de datos de forma que seobtenga resmenes de datos de forma rpida y oportuna.

Por ejemplo:

Filtrar los nombres de la lista de datos que pertenezcan a la ciudad de Ambatoque pertenezcan al departamento de Marketing.

La solucin al ejercicio planteado es la siguiente :

Selecciona la pestaa Datos.Haz clic enFiltro.


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Observa que en la base automticamente junto al nombre de cada ttulo

de la columna se coloca una lista desplegable En este caso se dice

que la base est lista para filtrar.Para filtrar con respecto a un campo, haz clic en el campo a filtrar. En estecaso haz clic en la lista de Ciudad.Desactiva el visto de la opcin (Seleccionar todo).


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Activa con un visto en el campo solicitado que cumpla el criterio. En estecaso selecciona Ambato.Haz clic en Aceptar.


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Observa que la columna filtrada presenta el icono


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Luego de aplicar filtros el resultado final se visualiza:


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AUTOFILTRO PERSONALIZADOPara esto se aplica el ejercicio:

Filtrar los empleados de la ciudad de Quito con edades mayores a 30 y sueldosentre 2000 y 2500


Selecciona la pestaa Datos.Haz clic enFiltro.En la columna Ciudad, selecciona la lista desplegable, y activa la opcinQuito.Haz clic en Aceptar.

En la columna Edadselecciona la lista desplegable.


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Haz clic en Filtros de nmero.Selecciona Mayor que...

Se visualiza el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado.

En es mayor quedigita 30.Haz clic en Aceptar.


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Para configurar los sueldos entre 2000 y 2500:

Selecciona la columna Sueldo.Haz clic en la lista desplegable.SeleccionaFiltros de nmero.

Haz clic en Entre...


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Se visualiza el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado.En es mayor o igual adigita 2000.En es menor o igual adigita 2500.Haz clic en Aceptar.


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Visualiza el resultado del ejercicio propuesto.

Cmo utilizar el carcter comodnLos caracteres comodn se pueden utilizar como criterios de comparacin parafiltros de texto.


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Para buscar un texto con un nico carcter utiliza ? (signo deinterrogacin. Por ejemplo: Buscar las palabras que inicien en Gr y que eltercer carcter tenga cualquier letra, del patrn a utilizar es: Gr? Si en la

lista a buscar existen Grecia y Gracia; al buscar devolver: "Gracia" y"Grecia".

Para buscar un texto con cualquier nmero de caracteres utiliza*(asterisco).

DEFINICIN DE NOMBRES

Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de

clculo

1. Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a los quedesee poner un nombre.2. Haga clic en el cuadro Nombreen el extremo izquierdo de la barra de frmulas.

Cuadro Nombre

3. Escriba el nombre que desea utilizar para referirse a su seleccin. Los nombrespueden tener hasta 255 caracteres de longitud.4. Presione ENTRAR.

Definir un nombre mediante una seleccin de celdas de la hoja de clculo

Puede convertir rtulos existentes de filas y columnas en nombres.

1. Seleccione el rango al que desea poner nombre, incluidos los rtulos de las filas ycolumnas.2. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Crear desde la

seleccin.


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3. En el cuadro de dilogo Crear nombres a partir de la seleccin, designe la ubicacinque contiene los rtulos al activar la casilla Fila superior, Columna izquierda, Fila inferioroColumna derecha.

Definir un nombre mediante el cuadro de dilogo Nombre nuevo

1. En el grupo Nombres definidosde la ficha Frmulas, haga clic en Definir nombre.

2. En el cuadro de dilogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre, escriba el nombre quedesea utilizar para su referencia.

3. Para especificar el mbito del nombre, en la lista desplegable mbito, seleccioneLibroo el nombre de una hoja de clculo del libro.

4. De forma opcional escriba un comentario descriptivo de hasta 255 caracteres en elcuadro Comentario.

5. En el cuadro Se refiere a, siga uno de estos procedimientos:Para especificar una referencia de celda, escriba la referencia de celda.

Administrar nombres mediante el cuadro de dilogo Administrador de nombres

Use el cuadro de dilogo Administrador de nombrespara trabajar con todos los nombresdefinidos y los nombres de tabla del libro. Por ejemplo, es posible que desee buscarnombres con errores, confirmar el valor y la referencia de un nombre, ver o modificar

comentarios descriptivos o determinar el mbito. Tambin puede ordenar y filtrar la lista denombres y agregar, cambiar o eliminar nombres de una ubicacin con facilidad.

Para abrir el cuadro de dilogo Administrador de nombres, en la ficha Frmulas, en el grupoNombres definidos, haga clic en Administrador de nombres.


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Cambiar un nombre

Si cambia un nombre definido o un nombre de tabla, tambin se cambian todos los usos deese nombre en el libro.

1. En el grupo Nombres definidosde la ficha Frmulas, haga clic en Administrador denombres.

2. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre quedesea cambiar y, a continuacin, en Modificar.

Sugerencia Tambin puede hacer doble clic en el nombre.

3. En el cuadro de dilogo Editar nombre, en el cuadro Nombre, escriba el nuevo

nombre de la referencia.4. En el cuadro Se refiere a, cambie la referencia y, a continuacin, haga clic enAceptar.5. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, en el cuadro Se refiere a, cambiela celda, la frmula o la constante representada por el nombre.

Para cancelar los cambios no deseados o accidentales, haga clic en Cancelar

o presione ESC.

Para guardar los cambios, haga clic en Ejecutar o presione ENTRAR.

Eliminar uno o ms nombres

1. En el grupo Nombres definidosde la ficha Frmulas, haga clic en Administrador denombres.


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2. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre quedesee cambiar.3. Seleccione uno o ms nombres mediante uno de los siguientes procedimientos:

Para seleccionar un nombre, haga clic en l.Para seleccionar ms de un nombre en un grupo contiguo, haga clic y arrastre

los nombres, o bien presione Mays y haga clic con el botn del mouse en cada nombre delgrupo.

Para seleccionar ms de un nombre en un grupo no contiguo, presione CTRL y

haga clic con el botn del mouse en cada nombre del grupo.4. Haga clic en Eliminar. Tambin puede presionar SUPR.5. Haga clic en Aceptarpara confirmar la eliminacin.

Crear el nombre ciudad.

Seleccionar los datos.

Seleccionar la ficha frmulas.

Haz clic en Administrador de nombres.

Se visualiza:


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Haz clic en Nuevo.

En nombre digita un nombre para el rango de ciudades.

Haz clic en Aceptar.


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Haz clic en Cerrar.

VALIDACIN DE DATOS

Validacin de datos es sumamente til cuando deseas compartir un

libro con otros miembros de la organizacin y deseas que los datos que seescriban en l sean exactos y coherentes.

Por ejemplo, es posible que desees restringir la entrada de datos a un intervalodeterminado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que slose escriben nmeros enteros positivos.En este libro aprenderemos cmo funciona la Validacin de datos en Excel y sedescriben brevemente las diferentes tcnicas de validacin de datos disponibles

CUNDO ES TIL LA VALIDACIN DE DATOS?

La validacin de datoses sumamente til cuando deseas compartir unlibro o archivo de Ms Excel con otros miembros de la organizacin ydeseas que los datos que se escriban en l sean exactos y coherentes.


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Puedes aplicar la validacin de datospara los siguientes casos:

Restringir los datosa elementos predefinidos de una lista.

Restringir datos predefinidos en una lista

Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervaloespecfico.

Restringir las fechasque se encuentren fuera de un perodo de tiempoespecfico.

Restringir las horasque se encuentren fuera de un perodo de tiempoespecfico.

Limitar la cantidad de caracteresde texto.

Validar datos segn frmulas o valoresde otras celdas.

HERRAMIENTA DE VALIDACIN DE DATOS

La herramienta de Validacin de datosse encuentra en la ficha Datosen el grupo de Herramientas de datos.


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Figura 2. Ficha Datos

El grupo Herramientas de datoscontiene:

Figura 3. Herramienta de Datos

Al dar clic en Validacin de datosse visualiza el cuadro de dilogoValidacin de datosque contiene tres pestaas:

1.Configuracin.2. Mensaje de entrada.3. Mensaje de error.

En la pestaa de Configuracin se configura el criterio de validacin en laopcin Permitir.

En la pestaa Mensaje de entrada se configura el mensaje de entrada quealertar al usuario sobre el tipo de datos que puede ingresar.

La pestaa Mensaje de errorpermite que el usuario personalice el mensaje deerror en el caso de que el usuario haya ingresado datos fuera del criterio devalidacin.

CELDAS CON LONGITUD DE TEXTO

La validacin de datos permite que Excel supervise el ingreso de


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informacin en una hoja de clculo sobre la base de un conjunto decriterios previamente establecidos.

En este caso aprenderemos a validar una celda con una determinadalongitud de texto.

Prctica:En la proforma que solicita el RUC del cliente, puedes configurar unacelda para que permita nicamente el ingreso del nmero de RUC(Registro nico del Contribuyente; para el caso de Ecuador)con unalongitud de texto de mximo 13 (trece) caracteres.

Adems cuando el usuario seleccione la celda puedes alertarlo al

configurar un mensaje de entrada. De igual forma, si el usuario trata deingresar un texto mayor a los 13 caracteres, puedes configurar para queExcel emita un mensaje de error.

La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

1. Selecciona la celdaC5haz un clic sobre el botn derecho.2. Selecciona Formato de celda


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Dar formato de celdas

En el cuadro de dilogo Formato de celdas,

3. Haz clic en la pestaa Nmero4. Selecciona Texto, pues ests configurando para que la celda recibatrece caracteres.

Se visualiza:


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Configurar celda en formato texto

5. Haz clic enAceptar.

Con este proceso haz configurado la celda en formato texto.Para validar la celda con longitud de texto igual a 13 caracteresrealiza lo siguiente: Selecciona la celda C51. Selecciona la pestaa Datos


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Validacin de celdas

2. En el grupo deHerramientas de datos, seleccionaValidacin de datos.

3. Haz clic en la opcinValidacin de datos...

Presenta el siguiente cuadro de dilogo Validacin de datos:

4. Selecciona la primera pestaa en este casoConfiguracin.5. En Permitir, selecciona de la lista desplegable la opcin Longitud deltexto.6. En la opcinDatos, seleccionaigual a.7. EnLongitud de texto digita el nmero13.8. Para finalizar haz clic en el botnAceptar.


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Configurar con longitud del texto

Probemos como funciona:

Digita en la celda C5 el siguiente nmero de RUC: 1802452944001

Si el ingreso es correcto el dato ingresar sin problema, como se visualizaen la figura.

Ingreso de un dato que cumple la validacin


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Ahora para el caso en que el nmero de RUC sobrepasa el nmero decaracteres configurados. Observa que Excel emitir un mensaje de error.Ingresa el nmero:18024529440012345

Ingreso de un dato que NO cumple la validacin

MENSAJES DE ENTRADA

Los usuarios observarn que al escribir datos no vlidos en una celdadepende de cmo se haya configurado la validacin de datos.

Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione

la celda.

Celda con mensaje de entrada

Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo deseas, estemensaje puede moverse y dejar visible hasta que el usuario pase a otracelda o presione ESC.

No obstante, los mensajes de entrada se usan para orientar a losusuarios acerca del tipo de datos que deben escribirse en una


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determinada celda.Para configurar un mensaje de entrada realiza lo siguiente:

Selecciona la celda a configurar en tu caso la celda C5Haz clic en la pestaa Datos.En el grupo de Herramientas de datosSelecciona Validacin de datos.En el cuadro de dilogo Validacin de datos.Haz clic en la pestaa Mensaje de entrada.

Activa con un visto la casilla de verificacin Mostrar mensaje de entrada alseleccionar la celda.En la opcin Ttulo, digita el ttulo para el mensaje de entrada, por ejemploRUC.En Mensaje de entrada, digita el texto para el mensaje de entrada, por

ejemplo; Ingresa un nmero de RUC que debe contener 13 caracteres.

Configurando el mensaje de entradaPara finalizar, haz clic en el botn Aceptar.

Probemos como se visualiza.


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Coloca el cursor en la celda que configuraste, para tu caso en la celda C5.

Como observas junto a la celda se muestra el mensaje que configuraste

en la pestaa Mensaje de entrada.

Se visualiza el mensaje de entrada

MENSAJES DE ERROR

Este tipo de mensaje aparece cuando el usuario escribe datos no vlidos.

El mensaje que aparece antes de cualquier personalizacin que realices esel siguiente:


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Mensaje error

Para ingresar de nuevo los datos debes hacer clic enReintentar, o parasalir de este cuadro de dilogo da clic en Cancelar.

Tambin puedes personalizar el mensaje de error.

Figura 15. Configura el mensaje de error


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Para configurar un mensaje de error realiza lo siguiente:

Selecciona la celda a configurar en tu caso la celda C5

Haz clic en la pestaa Datos.En el grupo de Herramientas de datos.Selecciona Validacin de datos.En el cuadro de dilogo Validacin de datos.Haz clic en la pestaa Mensaje de error.

Activa con un visto la casilla de verificacin Mostrar mensaje de error si seintroducen datos no vlidos.En la opcin Ttulo, digita el ttulo para el mensaje de error, por ejemplo:RUC.En Mensaje de error, digita el texto para el mensaje de error, por ejemplo; Elnmero de RUC slo pud e con tener 13 caracteres.

Visualiza el mensaje de error

En cuanto a los estilos de error existen de tres tipos:


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1. Estilo Detener: Este tipo de error permite detener el ingreso de datos.Evita que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un mensajede alerta Detener tiene dos opciones Reintentar oCancelar.

Estilo Detener2. Estilo Advertencia: Advierte a los usuarios que los datos que hanescrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos.Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios puedenhacer clic en Spara aceptar la entrada no vlida, en Nopara editarla oen Cancelarpara quitarla.

Estilo Advertencia3. Estilo Informacin: Informa a los usuarios que los datos que hanescrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensajede error es el ms flexible.Cuando aparece un mensaje de alerta Informacin,los usuarios puedenhacer clic en Aceptar para aceptar el valor no vlido o en Cancelarpararechazarlo.

Estilo Informacin


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Los mensajes de entrada y de error slo aparecen cuando los datos seescriben directamente en las celdas.

No aparecen en los siguientes casos:

El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno. Una frmula en la celda calcula un resultado que no es vlido.Una macro (macro: accin o conjunto de acciones utilizados paraautomatizar tareas) especifica datos no vlidos en la celda.

VALIDAR NMEROS ENTEROS DENTRO DE LMITES

La validacin de datospermite que Excel supervise el ingreso de informacinen una hoja de clculosobre la base de un conjunto de criterios previamenteestablecidos.

En este caso aprenderemos a validar un rango de celdas con nmeros enterosdentro de lmites permitidos.

Prctica:Validar el rango de D10 a D19 con nmeros enteros entre 1 y 20. De tal formaque bloquee el ingreso de datos no permitidos.

Validar nmeros enteros entre lmites


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En esta prctica aprenderemos a validar el rango de D10a D19con nmerosenteros entre 1y 20.

Para llegar a la solucin realizamos lo siguiente:

Selecciona las celdas que deseas validar. En este caso selecciona el rangode D10 a D19.En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz clic enValidacin de datos.En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haz clic en la pestaaConfiguracin.En el cuadro Permitir, selecciona Nmero entero.En el cuadro Datos, selecciona el tipo de restriccin que deseas. Porejemplo, para definir los lmites superiore inferior, selecciona entre.

Escribe el valor mnimo, mximoo especfico que deseas permitir.

Figura 21. Configurar validacin


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Para especificar cmo deseas administrar los valores en blanco (nulos),activa o desactiva la casilla Omitir blancos.

Ahora te invito a que configures la pestaa de mensaje de entrada.Para esto realiza lo siguiente:

Selecciona la pestaa Mensaje de entrada.Haz clic en la casilla de Mostrar mensaje de entrada al seleccionar lacelda.Digita un Ttulopara tu mensaje de entrada.Digita un texto para tu Mensaje de entrada.Finalmente, haz clic en Aceptar.

Configurar mensaje de entrada


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Puedes observar que al seleccionar un celda, se visualiza el mensaje queconfiguraste en la pestaa mensaje de entrada.

Visualizar mensaje de entrada

Ahora para configurar el mensaje de error realiza lo siguiente:

Selecciona la pestaa Mensaje de error.Haz clic en la casilla de Mostrar mensaje de error si se introducendatos no vlidos.

Selecciona el Estilode error.Digita el Ttuloque se visualizar en la ventana de error.Digita un texto para el Mensaje de error.Finalmente, da clic en Aceptar.


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Configurar mensaje de error

Puedes observar, que al ingresar un dato no permitido, Excel te enva el cuadro de dilogo

que configuraste en el mensaje de error.


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Visualizar mensaje de error

COMPROBAR ENTRADAS NO VLIDAS

Al recibir hojas de clculo de usuarios que pueden haber introducidodatos no vlidos, Excel permite configurar de modo que muestre crculosrojosalrededor de los datos que no cumplan los criterios de validacin.

De tal forma que agilitan la bsqueda de errores en las hojas de clculo.Para esto utilizaremos los botones Rodear con un crculo datos novlidos y Borrar crculos de validacin en la barra de herramientasAuditora.


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Prctica:Valida el rango de D10 a D19 con nmeros enteros entre 1 y 20.De tal forma que permita el ingreso de otros valores bajo previa

confirmacin. Aplica el estilo de Advertencia.

Validar con estilo de advertencia

En esta prctica aprenderemos a validar el rango de D10 a D19 con nmerosenteros entre 1 y 20. De tal forma que permita el ingreso de otros valores bajoprevia confirmacin. Aplicaremos el estilo de Advertencia.

Para dar solucin al problema planteado realizaremos lo siguiente:


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Selecciona las celdas que deseas validar. En este caso el rango de D10 aD19.En el grupo Herramientas de datosde la ficha Datos, haz clic en

Validacin de datos.En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haz clic en la pestaaConfiguracin.En el cuadro Permitir, selecciona Nmero entero.En el cuadro Datos, selecciona el tipo de restriccin que deseas. Porejemplo, para definir los lmites superiore inferior, selecciona entre.Escribe el valor mnimo, mximoo especfico que deseas permitir.

Configurar validacin

Para especificar cmo deseas administrar los valores en blanco (nulos), activeo desactive la casilla Omitir blancos.

Ahora te invito a que configures la pestaa de mensaje de entrada.Para esto realiza lo siguiente:

Selecciona la pestaa Mensaje de entrada.

Haz clic en la casilla de Mostrar mensaje de entrada al seleccionar lacelda.


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Digita un Ttulopara tu mensaje de entrada (mximo 225 caracteres).

Digita un texto para tu Mensaje de entrada(mximo 225 caracteres).

Finalmente, haz clic en Aceptar.

Configurar mensaje de entrada

Puedes observar que al seleccionar con el mouse las celdas o una de lasceldas despliega el mensaje de entrada, que configuraste anteriormente.


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Visualizar mensaje de entrada

Para configurar el mensaje de error, de tal forma que permita el ingreso de otrosvalores bajo previa confirmacin realizamos lo siguiente:

Selecciona la pestaa Mensaje de error.Haz clic en la casilla de Mostrar mensaje de error si se introducendatos no vlidos.Selecciona el Estilo de error. En este caso seleccionaremos el estiloAdvertencia.Digita el Ttuloque se visualizar en la ventana de advertencia.Digita un texto para el Mensaje de advertencia.Finalmente, da clic en Aceptar.


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Configurar mensaje de error

Para probar ingresa un dato no permito en una de las celdas configuradasanteriormente. Se puede observar que despliega el mensaje de errorconfigurado en el mensaje de error.


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Visualizar mensaje de error

En este mismo ejercicio ingresa datos permitidos y no permitidos. De talforma que comprobaremos que entradas no son vlidas.

Ingresar datos no permitidos

Para determinar qu valores no cumplen la regla de validacin, realiza losiguiente:


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Selecciona la ficha Datos.En el grupo de Herramientas de datos.Haz clic en Validacin de datos.

Herramientas de datos

Haz clic en la lista desplegable de Validacin de datosy selecciona Rodear con uncrculo datos no vlidos.

Rodear con un crculo datos no vlidos

Luego de aplicar la accin anterior se visualiza:


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Visualizar datos no vlidos

Los valores de las celdas estn rodeados con un crculo porque no cumpleuna regla de validacin.

Este crculo es de utilidad para mostrar de forma temporal y visual losdatos que contiene una hoja de clculo que no cumplen las reglas devalidacin.

El crculo desaparecer cuando corrija los datos de las celdas.

Al guardar el archivo deja de mostrar los crculos rojos.

Para borrar los crculos de validacin, selecciona la opcin Borrar crculosde validacin.

Borrar crculos de validacin


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VALIDAR LISTAS

Esta herramienta permite que Excel supervise el ingreso de informacin enuna hoja de clculo sobre la base de un conjunto de criterios previamenteestablecidos.

Puedes crear una lista de entradas que se aceptarn en una celda de la hojade clculo y a continuacin, restringir la celda para que acepte nicamente lasentradas de la lista mediante el comando del men Datosopcin Validacin.

El usuario que introduzca los datos puede hacer una seleccin en la lista. Prctica:

Validar la celda C5, con una lista de datos desde I6 a I15 localizada en lamisma hoja. Al validar te permitir seleccionar el nmero de RUC (Registronico del Contribuyente) de la lista desplegable.Adems cuando el usuario seleccione la celda puedes alertarlo al configurarun mensaje de entrada. De igual forma, si el usuario trata de ingresar unRUC no permitido, puedes configurar para que Excel emita un mensaje deerror, en este caso aplica el estilo grave.

Para resolver el ejercicio planteado realiza lo siguiente:

Selecciona la celda que desea validar.En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz clic enValidacin de datos.En el cuadro de dilogo Validacin de datos.Haz clic en la ficha Configuracin.En el cuadro Permitir.Selecciona Lista.En Origen, selecciona el rango de datos que ser parte de la listadesplegable de la celda C5.Finalmente, haz clic en Aceptar.


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Validacin de listas

Luego de validar se visualiza el contenido de la lista desplegable.

Lista desplegable


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Si desea utilizar otra hoja de clculo, escriba la lista en dicha hoja de clculo y, acontinuacin, define un nombre.Por ejemplo, valide la celda F6con las ciudades localizadas en la hoja ciudades.

Para solucionar este caso hay que definir un nombre.

Cmo definir un nombre

Selecciona el rango de celdas que deseas asignar un nombre. En este caso seleccionamos el rango de A1 a A5 de la hoja ciudades.Haz clic en el cuadro de Nombres localizado en el extremo izquierdo dela barra de frmulas.Escriba el nombre de las celdas, por ejemplo, ciudades.Presione ENTER.

Validacin de listas con definicin de nombres

Selecciona la celda donde deseas crear la lista desplegable.En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz clic enValidacin de datos.Se muestra el cuadro de dilogo Validacin de datos.Haz clic en la ficha Configuracin.En el cuadro Permitir, haz clic en Lista.


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Para especificar la ubicacin de la lista de entradas vlidas, siga uno de losprocedimientos siguientes:Si la lista est en la hoja de clculo actual, escriba una referencia a la lista

en el cuadro Origen.Si la lista est en otra hoja de clculo, escriba el nombre definidopara lalista en el cuadro Origen.En ambos caso, asegrese de que la referencia o el nombre est precedidodel signo igual (=). Por ejemplo, escriba =ciudades.Asegrese de que est activada la casilla de verificacin Celda con listadesplegable.

Configuracin con nombres

Para especificar si la celda se puede dejar en blanco, active o desactive lacasilla de verificacin Omitir blancos.


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Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en lacelda.

Lista con definicin de nombres

Notas

El ancho de la lista desplegable est determinado por el ancho de la celdaque tiene la validacin de datos.

El nmero mximo de entradas que puede tener en una lista desplegablees 32.767.Si la lista de validacin est en otra hoja de clculo y desea evitar que losusuarios la vean o realicen cambios en ella, piense en ocultar y protegerdicha hoja de clculo.


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BUSCAR CELDAS CON VALIDACIN

Para buscar todas las celdas con validacin de datos realiza losiguiente:

Buscar celdas con validacin

En el grupo Modificarde la ficha Inicio, haz clic en la flechasituada junto a Buscary seleccionary, a continuacin, en Ira especial.


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Celdas con validacin de datos

Haz clic en Validacin de datosy, a continuacin, haz clic enTodas.

Si se encuentran celdas que contienen validacin de datos,estas celdas se sealan; en caso contrario, se mostrar elmensaje "No se encontraron celdas".

BORRAR VALIDACIN DE DATOS

Para borrar o quitar la validacin de datos, realiza lo siguiente:

Selecciona las celdas donde ya no desea validar datos.

En el grupo Herramientas de datosde la ficha Datos, haz clic enValidacin de datos.En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haz clic en la fichaConfiguraciny, a continuacin, haz clic en Borrar todo.


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Borrar validacin de datos

GRFICOSAl trabajar con grficos es recomendable que tengas seleccionado el rango deceldas que quieres que sean parte del grfico, de esta forma, Excel podr

generarlo automticamente.

Prctica

En la empresa te han solicitado con urgencia un informe grfico de ventasrealizadas en el mes de Junio en cada una de las ciudades.


Selecciona los datos a graficar.Haz clic en la ficha Insertar.En el grupoGrficosselecciona Columna.Elige un diseo.


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Visualiza el resultado de tu grfico.


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MOVER UN GRFICO A UNA NUEVA HOJAAl trabajar con grficos para mejorar su visualizacin y presentacin esconveniente mover el grfico a una nueva hoja.

Prctica

Mueve a una nueva hoja al grfico generado en la prctica anterior.La solucin al ejercicio planteado es la siguiente :

Selecciona el grfico a mover.Haz doble clic sobre el grfico.Selecciona la ficha Diseo.En el grupoUbicacinhaz clic en Mover grfico.


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En el cuadro de dilogo Mover grfico.Selecciona Hoja nueva.Haz clic en Aceptar.

Visualiza el grfico en la nueva hoja.


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APLICAR UN ESTILO AL GRFICO

Al trabajar con grficos para mejorar su apariencia puedes aplicar losestilos que vienen predefinidos en Ms Excel.

Prctica

Aplicar un estilo al grfico generado en la prctica anterior.


Haz doble clic sobre el grfico.

Selecciona la ficha Diseo.Haz clic en la lista desplegable.


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Selecciona un estilo.


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Visualiza el grfico luego de aplicar el estilo.


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CAMBIAR TIPO DE GRFICOUna vez generado un tipo de grfico, por ejemplo, el de columnas, lo puedes

cambiar al tipo de grfico circular.Prctica

Cambiar el grfico de columnas a un grfico circular.La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Haz clic derecho sobre el grfico.Selecciona Cambiar tipo de grfico...

Se visualiza el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grfico.Haz clic en Circular.Selecciona un tipo de grfico que desees. Haz clic enAceptar.


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Visualiza el grfico con el tipo de grfico circular.


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AGREGAR ETIQUETAS DE DATOS

Una vez generado un tipo de grfico, puedes agregar etiquetas quemuestren en valor o porcentaje.Prctica

Agregar etiquetas al grfico circular.


Selecciona e

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