Paper

Management Control System

Case : Paper Industrial Corporation

Disusun oleh:

ANNA DEWI LESTARI

(Kelas AP. 16)

MAGISTER MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS

UNIVERSITAS GADJAH MADA

2 0 1 1

A. LATAR BELAKANG

Pada tahun 1996 Industrial Products Corporation (IPC) adalah produsen berbagai macam

produk industri dengan lebih dari 12 divisi. Setiap divisi diberlakukan sebagai Pusat Investasi

yang memiliki neraca dan laporan rugi laba sendiri, membuat program jangka pendek dan

panjang, termasuk di dalamnya anggaran untuk penjualan, biaya, pengeluaran, dan tingkat

pengembalian investasi. Selama ini pengukuran kinerja divisi diukur dari ROI-nya.

B. PERMASALAHAN

Salah satu divisinya yakni Divisi Baker memproduksi dan memasang pompa industri besar.

Produksi berdasarkan pesanan. Kegiatan pemasaran dilakukan oleh agen penjualan lapangan,

bekerja dekat dengan pelanggan untuk desain dan pemasangan. Manajer divisinya, Brandt,

bertanggung jawab atas desain, penjualan, pembuatan, pembelian dan anggaran. Lini produk

dibagi menjadi lima grup sehingga protabilitasnya dapat dipelajari terpisah. Tindakan

pengendalian dilihat dari ROI dan ROR divisi.

1. KAS (8% dari total aset)

Divisi Baker memiliki kas independen yang ada di rekening divisi di sebuah bank lokal,

dilaporkan ke kantor pusat dalam bentuk kas dan surat berharga. Jumlah kas merupakan

jumlah minimum yang diperlukan untuk beroperasi, yang sama dengan nilai penjualan

dua minggu. Jumlah kas dipengaruhi tiga hal, yakni pajak pendapatan (40%),

pembayaran dividen dari divisi ke kantor pusat, dan kondisi saldo kas di bawah

minimum yang mendorong divisi meminjam dana dari Kantor Pusat dengan tingkat

bunga pengembalian tertentu.

2. Piutang (21% dari total aset)

Semua piutang Divisi Baker dikumpulkan di kantor pusat. Kondisi praktik industri sudah

cukup mapan dengan model pembayaran kredit. Akhir 1996 piutang mencapai 21% dari

aset, akibat dari 45 hari penjualan. Tidak ada upaya pengendalian untuk piutang.

3. Persediaan: Stok Bahan Mentah Metal (3% dari total investasi)

Karena produksi didasarkan pada pesanan, maka persediaan barang jadi hanya sedikit

(2%). Mayoritas persediaan justru bahan mentah (7%) atau barang dalam proses (9%).

Salah satu bahan mentahnya adalah tembaga dan baja yang jumlahnya ditentukan oleh

agen pembelian tanpa ada pertimbangan perhitungan EOQ (kuantitas pemesanan

ekonomis), dengan alasan eliminasi faktor ketidakpastian dari ketersediaan supply,

waktu pengiriman, maupun perubahan harga. Brandt juga tidak mengendalikan

persediaan bahan mentah ini.

4. Persediaan: Komponen yang telah dibeli dan Komponen Telah Dibuat (10% dari total

aset)

- Jumlah komponen tersebut dibeli dengan dasar perhitungan EOQ, dengan

mengembangkan program komputer untuk mendata aktivitas awal sampai akhir.

Penghitungan EOQ menggunakan informasi faktor tren 0,9, perkiraan tarif

penggunaan, perhitungan biaya ABC untuk biaya penyimpanan (kertas kerja dan

biaya penerimaan), sejumlah $28,5 per pesanan.

- Sementara itu untuk komponen yang dibuat sendiri oleh Divisi Baker, digunakan

biaya pemasangan batch dengan perhitungan ABC dari biaya pemasangan mesin,

material handling, inspeksi tingkat pertama, dan pelaporan data. Biaya berkisar $15 -

$75.

- Biaya penyimpanan dari persediaan terdiri dari biaya modal (tarif 12%/thn), biaya

penyimpanan, asuransi, pajak dan kerusakan (tarif 8%)

- Rumus yang digunakan untuk menghitung EOQ adalah:

EOQ = √ 2AS A = pemakaian tahunan ($) I S = biaya penyimpanan pesanan komponen

I = biaya penyimpanan persediaan

Rumus yang digunakan untuk menghitung ROI :

ROI = S + C – ED

- Dengan biaya modal IPC terhitung sebesar 12%, Baker meminta tingkat

pengembalian yang lebih tinggi yakni kisaran di atas 20%.

- Membuat skema program titik tinjauan pesanan (order review point), dengan

estimasi waktu pengiriman, program tersebut memberikan tanda kapan pesanan

harus dilakukan berikutnya.

5. Persediaan: Stok Dasar (3% dari total investasi)

Terdiri dari suku cadang dan komponen yang sedang dikerjakan dan dirakit, yang

dikerjakan secara individual, dan tidak terlalu dilakukan kontrol untuk mengetahui

kelebihan komponen pada area produksi.

6. Persediaan: Barang Jadi (2% dari total investasi)

Pompa dibuat sesuai pesanan, persediaan minimal, kendalinya dilakukan dengan

melaksanakan pengiriman secepat mungkin.

7. Tanah, Bangunan dan Mesin (53% dari Total Investasi)

Karena aktiva tetap Divisi Baker dinyatakan dalam nilai kotor, maka pengendalian atas

grup aset tersebut sangat penting. Prosedur anggaran mengacu pada panduan

perencanaan baik oleh Kantor Pusat maupun divisi, yang disebut “pendekatan umum

dalam Perkembangan Program Pendukung yang Terkoordinasi”. Kunci utama

perencanaan menggunakan rasio ROA, fungsi dari Margin dan Turnover, dengan

mengutamakan tiga faktor Volume, Biaya, dan Aset.

8. Dalam hal ini, divisi bertanggung jawab atas aset divisi, provisi untuk pertumbuhan, dan

ekspansi divisi. Brandst memiliki wewenang untuk pengeluaran $250.000 dan ada

fleksibilitas dalam penggunaannya sesuai persetujuan kantor pusat.

C. JAWABAN PERTANYAAN

1. Sejauh mana Brandt dapat mempengaruhi tingkat investasi pada tiap kategori aset.

- Untuk masalah kas secara umum tidak ada masalah signifikan. Divisi Baker

memiliki kas independen yang dikelola sendiri dalam jumlah yang selalu di atas

kebutuhan minimum untuk operasi.

- Untuk masalah piutang karena cukup tinggi, maka perlu segera dilakukan langkah-

langkah pengurangan prosentase piutang terhadap penjualan, seperti peningkatan

penjualan berikutnya dengan tempo kredit yang lebih pendek. Baker juga harus

mengintenskan penagihan, dapat dengan membebankan biaya penalti untuk piutang

yang melebihi jatuh tempo.

- Untuk masalah persediaan, untuk barang jadi tidak ada masalah, karena mengadopsi

mekanisme begitu barang jadi langsung dikirim sesuai order. Kondisi persediaan

barang setengah jadi (work in process) cukup banyak, maka divisi hendaknya

mengurangi beban investasi dengan menetapkan kewajiban pembayaran cicilan di

muka untuk dikurangkan nilainya ke persediaan kotor, yang berikutnya dilaporkan

sebagai kewajiban. Sehingga Baker menjadi lebih efisien dan tidak menanggung

beban modal yang terlalu tinggi.

2. Kegunaan Umum ROI sebagai pengukuran kinerja divisi

- Menunjukkan hubungan laba dengan dasar investasi, yang menunjukkan tingkat

pengembalian atas investasi. ROI menunjukkan besarnya pendapatan dibandingkan

dengan aktiva yang digunakan.

- ROI memiliki keunggulan berupa pengukuran yang komprehensif di mana semua

yang mempengaruhi laporan keuangan tercermin dalam rasio tersebut. ROI juga

lebih mudah dihitung dan mudah dipahami, dan sangat berarti dalam pengertian

yang absolut. Sehingga ROI dapat diterapkan sebagai denominator ke setiap unit

organisasi yang bertugas sebagai pusat investasi yang bertanggung jawab terhadap

profit, tanpa melihat ukuran dan jenis usahanya. Hanya saja untuk perbandingan

perlu ada data ROI pesaing untuk mengetahui kinerja divisi.