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7/5/2016 1 Travel, Meals and Entertainment Kristy Maitre – Tax Specialist Center for Agricultural Law and Taxation July 5, 2016 What is IRS Looking For? Are the spouse and other family on the trip? Is the travel personal, especially when outside the U.S.? Are the expenses ordinary and necessary? Were the expenses related to a trade or business? Was the expense incurred while away from the tax home? Business purpose Percentage limitations adhered to Meals and entertainment not in travel status Any employer reimbursements Mileage logs Mileage Logs Beginning and ending odometer reading – required = substantiates total miles Business miles log is required Beginning and ending odometer reading or total miles – arrival and departure times The business destination The business purpose Who the client met with

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Travel, Meals and Entertainment

Kristy Maitre – Tax SpecialistCenter for Agricultural Law and TaxationJuly 5, 2016

What is IRS Looking For? 

• Are the spouse and other family on the trip?• Is the travel personal, especially when outside the U.S.?• Are the expenses ordinary and necessary?• Were the expenses related to a trade or business?• Was the expense incurred while away from the tax home?• Business purpose• Percentage limitations adhered to• Meals and entertainment not in travel status• Any employer reimbursements• Mileage logs

Mileage Logs

• Beginning and ending odometer reading –required = substantiates total miles

• Business miles log is required

– Beginning and ending odometer reading or total miles – arrival and departure times

– The business destination

– The business purpose

– Who the client met with

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Travel

Travel

• When the client temporarily travels away from the tax home, the client may have deductible travel expenses

• For tax purposes, travel expenses are the ordinary and necessary expenses of traveling away from home for a business, profession, or job

• An ordinary expense is one that is common and accepted in the trade or business

• A necessary expense is one that is helpful and appropriate for the business– An expense does not have to be required to be considered  necessary

Away From Home

• The client is traveling away from home if:– Their duties require them to be away from the general area of the tax home, substantially longer than an ordinary day's work, and they need to sleep or rest to meet the demands of the job

• The rest requirement is not satisfied by merely napping in a car

• The taxpayer does not have to be away from the tax home for a whole day or from dusk to dawn as long as the relief from duty is long enough to get necessary sleep or rest

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Rev. Rul. 73‐529

• Generally, the determination of whether a taxpayer has a tax home or is an itinerant basically focuses on – The business connection to the locale of the claimed home

– The  duplicative nature of the taxpayer's living  expenses while traveling and at the claimed home

– Personal attachments to the claimed home

• Many courts have chosen to forego a more subjective  analysis and instead employ the objective tests of Rev. Rul. 73‐529

Tax Home

• To  determine whether the client is traveling away from home, you must first determine the location of the tax home

• Generally, the tax home is the regular place of business, regardless of where the taxpayer maintains the the family home

• It includes the entire city or general area in which their business or work is located

• If they have more than one regular place of business, the tax home is the main place of business

• If the client does not have a regular or a main place of business because of the nature of the work, then the tax home may be the place where they regularly live

Itinerant  (A Transient) 

• If the client does not have a regular or main place of business and there is no place where they regularly live, they are considered an itinerant (a transient) 

• The tax home is wherever they work

• As an itinerant, they cannot claim a travel expense deduction because they are never considered to be traveling away from home

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Main Place of Business or Work

• If the client has more than one place of work, consider the following when determining which one is the main place of business or work

– The total time they ordinarily spend in each place

– The level of business activity in each place

– Whether income from each place is significant or insignificant

No Main Place of Business or Work

• The client may have a tax home even if they do not have a regular or main place of work

• The tax home may be the home where the client regularly lives

Factors Used to Determine the Tax Home

• If the client does not have a regular or main place of business or work, use the following three factors to determine where the tax home is– The client performs part of their business in the area of the main home and uses that home for lodging while doing business in the area

– The client has living expenses at the main home that are duplicated because the business requires them to be away from that home

– The client has not abandoned the area in which both the historical place of lodging and their claimed main home is located; they have a member or members of the family living at the main home; or they often use that home for lodging

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Factor Results

• If the client can satisfy all three factors, the tax home is the home where they regularly live

• If they satisfy only two factors, they may have a tax home depending on all the facts and circumstances

• If they satisfy only one factor, they are an itinerant

– The tax home is wherever they work and they cannot deduct travel expenses

Example

• The client is an over the road trucker with a assignments covering several states coast to coast

• The employer's main office is in New York, but the client does not conduct any business there 

• The work assignments are temporary, and the client has no way of knowing where their future assignments will be located

• The client lives with his married sister and her husband in Iowa– The client stay’s there for one or two weekends a year, but he 

does no work in the area

• He does not pay his sister for the use of his room• The taxpayer does not satisfy any of the three factors • He would be considered itinerant and have no tax home

One Step Further

• The client is an over the road trucker with a assignments covering several states coast to coast

• The employer's main office is in New York, but the client does not conduct any business there 

• The work assignments are temporary, and the client has no way of knowing where their future assignments will be located

• The client maintains a residence in Texas where his wife and children reside

• The client resides there on the weekends and holidays and has other families members in the general area

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Look at Factors

• The client performs part of their business in the area of the main home and use that home for lodging while doing business in the area

• The client has living expenses at the main home that are duplicated because the business requires them to be away from that home

• The client has not abandoned the area in which both the historical place of lodging and their claimed main home are located; they have a member or members of the family living at the main home; or they often use that home for lodging

Does the Trucker Meet the Factors?

• If the client can satisfy all three factors, the tax home is the home where he would regularly live

• If they satisfy only two factors, they may have a tax home depending on all the facts and circumstances

• If they satisfy only one factor, they are an itinerant ‐ the tax home is wherever they work and they cannot deduct travel expenses

This is Where IRS Catches Interstate Truckers

• Meeting only two factors the tax home is determined based on facts and circumstances

• If the client has more than one place of work, you will need to consider the following when determining which one is the main place of business or work– The total time they ordinarily spend in each place

– The level of business activity in each place

– Whether income from each place is significant or insignificant

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Factors to Consider

• The ownership interest in a home 

• Amounts paid for expenses related to the home

• Does the taxpayer have legitimate business reasons for maintaining the residence 

• Does the home area serve other purposes such as where they maintain and repair the tractor or trailer

Let’s Look at a Couple of Cases

Rev. Rul. 71‐247

• The taxpayer is employed by a construction company that does business in 12 states

• The taxpayer receives his assignment from his employer's regional  office

• The taxpayer does not live in the general vicinity of the regional office and does not travel to the office

• The taxpayer does, however, live with his family and maintain a home in a city within the 12‐state area

• The Service concludes that, based on these facts, the taxpayer's tax home is where his personal residence is located

• In addition, the Service advises that the taxpayer may deduct the costs of traveling away from that home for business purposes, as  long as the period away from home is of sufficient length to require a stop for rest

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James O. Henderson, Petitioner‐Appellant, v. Commissioner of Internal Revenue  Respondent‐Appellee

• Mr. Henderson spent most of 1990 on the road working for Walt Disney's World of Ice

• The issue was whether the taxpayer's parents' home in Idaho, could qualify as the taxpayer's tax home  

• The taxpayer lived at the Idaho home when he was between shows

• He  was:– Registered to vote in Idaho– Had an Idaho driver's license– Kept most of his possessions at the home (including his dog)– Paid Idaho state income taxes

• The taxpayer had no ownership interest in the home• Paid no rent  • Contributed very little to the home financially

James O. Henderson, Petitioner‐Appellant, v. Commissioner of Internal Revenue  Respondent‐

Appellee

• The court held that the taxpayer did not have a tax home for purposes of deducting travel expenses

• The court found that the taxpayer's reasons for  staying at the home were personal rather than necessitated by business reasons

• In addition, the court found that while the taxpayer's  expenses may have been higher because of his business (i.e.,  traveling rather than living  with  his  parents), they  were  not  duplicative

• Consequently, the Idaho home could not qualify as the  taxpayer's tax home, and the travel expenses were disallowed 

Marin I. and Anita J Johnson, Petitioners vs.

Commissioner of Internal Revenue, Respondent

• A case that employed the objective three‐factor test, to the benefit of the taxpayer, was Johnson

• Johnson was a merchant seaman who captains a vessel that sails worldwide carrying equipment of the U.S. military

• The vessel sails infrequently in the general vicinity of Johnson’s residence, which also is not near the office of his employer

• The  employer furnishes him with lodging and meals without charge while he works on the vessel, but Johnson paid for his other (incidental) travel expenses

• He reported his incidental travel expenses as miscellaneous itemized deductions for 1994 and 1996, ascertaining the amounts of those deductions by using the full Federal per diem rates for meal and incidental expense (M&IE rates)

• The M&IE rates are set annually and provide that an employee, in lieu of substantiating his or her actual travel expenses, may use the M&IE rates to compute the cost of meal and incidental expenses paid while working away from home

• Johnson had no receipts for his incidental travel expenses

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A Tax Home Decision

• The court noted that Mr. Johnson had both an ownership interest in his home and paid a significant amount of the expenses related to the home

• The court also found that the taxpayer had legitimate business reasons for maintaining the residence

• The IRS, relying on Rev. Rul. 73‐529, countered that because the taxpayer's employer provided the taxpayer with meals and lodging, the  duplicative expense requirement of the ruling was not satisfied

• The court, while reminding the IRS that revenue rulings are not binding  on it, stated that the duplicative requirement was satisfied because, had  the taxpayer not been provided meals and lodging by his employer, the  taxpayer would not have been able to avoid incurring duplicative  expenses

• The court contended that the tax home determination should not hinge on the type or extent of the employee compensation package provided to the taxpayer, or whether the benefits are excludable from the taxpayer's gross income 

Argument

• Johnson stated that he incurred the costs while working away from home on business

• Johnson stated that the applicable revenue procedures (Per Diem) does not require him to substantiate the amounts of those costs in order to deduct them

• IRS argued that Johnson may not deduct those costs and argued that the taxpayer had no tax home

Who Won? 

• The court agreed that Johnson was entitled to the claimed deductions but disagree with him as to the amounts of those deductions –validating the tax home argument

• The court held that Johnson’s deductions are limited to only the incidental expense portions of the applicable M&IE rates

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Temporary or Indefinite?

Temporary Assignment vs. Indefinite  Assignment

• If the assignment or job away from the main place of work is temporary, the tax home does not change

• The taxpayer is considered to be away from home for the whole period they are away from their main place of work

• The taxpayer can deduct the travel expenses if they otherwise qualify for deduction

• Generally, a temporary assignment in a single location is one that is realistically expected to last (and does in fact last) for 1 year or less

• However, if the assignment or job is indefinite, the location of the assignment or job becomes the new tax home and the taxpayer cannot deduct the travel expenses while  there

Temporary Assignment vs. Indefinite  Assignment

• An assignment or job in a single location is considered indefinite if it is realistically expected to last for more than 1 year, whether or not it actually lasts for more than 1 year

• If the client’s assignment is indefinite, they must include in income any amounts they receive from the employer for living expenses, even if they are called travel allowances and the taxpayer accounts to the employer for them

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Determining Temporary or Indefinite

• You must determine whether the assignment is temporary or indefinite when the client starts work

• An assignment or job that is initially temporary may become indefinite due to changed circumstances

• A series of assignments to the same location, all for short periods but that together cover a long period, may be considered an indefinite assignment

Union Workers

• The client is an Ironworker• He lives and regularly works in Los Angeles and is a member 

of a trade union that helps him get work in the area • The tax home is Los Angeles• Because of a shortage of work, he took a job on a 

construction project in Fresno• The job was scheduled to end in 8 months• The job actually lasted 10 months• The client realistically expected the job in Fresno to last 8 

months• The job actually did last less than 1 year• The job is temporary and the tax home is still in Los Angeles

Travel Expenses You Can Deduct

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Lodging Per Diem

• Only a guide and provides limits

• Cannot be used as a standard amount to deduct like meals per diem

Travel Expenses for Another Individual

• If a spouse, dependent, or other individual goes with the taxpayer on a business trip or to a business convention, the client generally cannot deduct their travel expenses

• The client can deduct the travel expenses of someone who goes with them if that person:– Is an employee,

– Has a bona fide business purpose for the travel, and

– Would otherwise be allowed to deduct the travel expenses

Meals

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Receipts for Expenses 

• You don’t have to retain receipts for a meal costing less than $75 it can be recorded in a log

• Recommend keep receipt

Meals

• The client can deduct the cost of meals in  either of the following situations

– It is necessary for them to stop for substantial sleep or rest to properly perform their duties while traveling away from home on business

– The meal is business‐related entertainment

50% Limit on Meals

• You can figure the meal expense using either of the following methods– Actual cost– The standard meal allowance

• Regardless of the method used, you generally can deduct only 50% of the unreimbursed cost of  meals

• If the client is reimbursed for the cost of the meals, how you apply the 50% limit depends on whether the employer's reimbursement plan was accountable or non‐accountable

• If the client is not reimbursed, the 50% limit applies whether the unreimbursed meal expense is for business travel or business entertainment

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Actual Cost

• You can use the actual cost of the meals to figure the amount of expense before reimbursement and application of the 50% deduction limit

• If you use this method, you must keep records of the actual cost

• Remember the $ 75 dollar rule

Standard Meal Allowance

• Generally, the client can use the “standard meal allowance” (Per Diem) method as an alternative to the actual cost method

• It allows them to use a set amount for daily meals and incidental expenses  (M&IE), instead of keeping records of the actual costs

• The set amount varies depending on where and when the client travels

Incidental Expenses

• The term “incidental expenses” means fees and tips given to porters, baggage carriers, hotel staff, and staff on ships

• Incidental  expenses does not include expenses for laundry, cleaning and pressing of clothing, lodging taxes, costs of telegrams or telephone  calls, transportation between places of lodging  or business and places where meals are taken,  or the mailing cost of filing travel vouchers and  paying employer‐sponsored charge card billings

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Incidental‐Expenses‐Only Method(Per Diem)

• The client can use an optional method (instead of actual cost) for deducting incidental expenses  only

• The amount of the deduction is $5 a day• They can use this method only if they did not pay 

or incur any meal expenses• They cannot use this method on any day that 

they use the standard meal allowance• This method is subject to the proration rules for  

partial days 

50% Limit May Apply

• If the client uses the standard meal allowance method for meal expenses and they are not reimbursed or are reimbursed under a non‐accountable  plan, they can generally deduct only 50% of the standard meal allowance

• If  they are reimbursed under an accountable plan and they are deducting amounts that  are  more than the reimbursements,  they  can deduct only 50% of the excess  amount 

• The incidental‐expenses‐only method is not subject to  the 50% limit

Who Can Use the Standard Meal Allowance

• The client can use the standard meal allowance whether the are an employee or self‐employed, and whether or not they are reimbursed for traveling expenses

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FY 2016 Meals and Incidental Expenses (M&IE) Breakdown

• The separate amounts for breakfast, lunch and dinner listed in the chart are provided should you need to deduct any of those meals from your trip voucher

• The table lists the six M&IE tiers in the lower 48 continental United States (currently ranging from $51 to $74)

• If you need to deduct a meal amount, first determine the location where they will be working while on official travel

• You can look up the location‐specific information at www.gsa.gov/perdiem

• The M&IE rate for the location will be one of the six tiers listed on this table

• Find the corresponding amount on the first line of the table (M&IE Total) and then look below for each specific meal deduction amount

Range

First Day of Travel

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Website to Determine Per Diem

• http://www.gsa.gov/portal/category/104711

Transportation Indusrty

• Officials with the Internal Revenue Service changed the transportation workers’ special standard per diem rate to $63 starting Oct. 1, 2015

• That is an increase from the current $59 per diem rate

• Outside continental U.S is $68 per day also effective Oct. 1

• Truckers can declare a $59 per diem for January through September 2015

• The new rate of $63 for 2016 commences Oct. 1, 2015

• Notice 2015‐63

Chart

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Entertainment

Overview

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Directly‐Related Test

• To meet the directly‐related test for entertainment expenses (including entertainment‐related meals), the client must show that:– The main purpose of the combined business and entertainment was 

the active conduct of business– The client engaged in business with the person during the 

entertainment period, and they had more than a general expectation of getting income or some other specific business benefit at some future time

• Business is generally not considered to be the main purpose when business and entertainment are combined on hunting or fishing trips, or on yachts or other pleasure boats

• Even if they show that business was the main purpose, they generally cannot deduct the expenses for the use of an entertainment facility 

Directly‐Related Test

• You must consider all the facts, including the nature of the business transacted and the reasons for conducting business during the entertainment

• It is not necessary to devote more time to business than to entertainment

• However, if the business discussion is only incidental  to the entertainment, the entertainment expenses do not meet the directly‐related test

• The client does not have to show that business income  or other business benefit actually resulted from each  entertainment

Directly‐Related Test

• Clear business setting

• If the entertainment takes place in a clear business setting and is for the client’s business or work, the expenses are considered directly related to the  business or work– Entertainment in a hospitality room at a convention where business goodwill is created through the display or discussion of business products

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Other Examples

• Entertainment that is mainly a price rebate on the sale of your products (such as a restaurant owner providing an occasional free meal to a loyal customer)

• Entertainment of a clear business nature occurring under circumstances where there is no meaningful personal or social relationship between the client and the persons entertained– An example is entertainment of business and civic leaders at the opening of a new hotel or play when the purpose is to get business publicity rather than to create or maintain the goodwill of the persons entertained

Expenses  Not Considered  Directly  Related

• Entertainment expenses generally are not considered directly related if the client is not there or in situations where there are substantial distractions that generally prevent them from actively conducting  business– A meeting or discussion at a nightclub, theater, or sporting event

– A meeting or discussion during what is essentially a social gathering, such as a cocktail party

– A meeting with a group that includes persons who are not business associates at places such as cocktail lounges, country clubs, golf clubs, athletic clubs, or vacation resorts

Associated Test

• Even if the expenses do not meet the directly‐related test, they may meet the associated test

• To meet the associated test for entertainment expenses (including entertainment‐related meals), they must show that the entertainment is:– Associated with the active conduct of a trade or business, and

– Directly before or after a substantial business discussion

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Associated With Trade or Business

• Generally, an expense is associated with the active conduct of the trade or business if they  can show that they had a clear business purpose for having the expense

• The purpose may be to get new business or to encourage the continuation of an existing business relationship

Substantial Business Discussion

• Whether a business discussion is substantial depends on the facts of each case

• A business discussion will not be considered substantial unless they can show that they actively engaged in the discussions, meetings, negotiations, or other business transactions to generate income or some other specific business benefit

• The meeting does not have to be for any specified length of time, but they must show that the discussion was substantial in relation to the meal or entertainment

• It is not necessary that you devote more time to business than to entertainment

• You do not have to discuss business during the meal or entertainment

50% Limit

• In general, the client can deduct only 50% of their business‐related meal and entertainment expenses

• If they are subject to the Department of Transportation's  “hours  of  service”  limits, they can deduct 80% of the business‐related meal and  entertainment expenses

• The 50% limit applies to employees or their employers, and to self‐employed  persons  (including  independent contractors) or their clients, depending on whether the expenses are reimbursed

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50% Limit

• The 50% limit applies to business meals or entertainment expenses they have while:

– Traveling away from home (whether eating alone or with others) on business

– Entertaining customers at their place of business, a restaurant, or other location

– Attending a business convention or reception, business meeting, or business luncheon at a club

Included Expenses

• Expenses subject to the 50% limit include:– Taxes and tips relating to a business meal or entertainment activity

– Cover charges for admission to a nightclub,– Rent paid for a room in which they hold a dinner or cocktail party

– Amounts paid for parking at a sports arena

• However, the cost of transportation to and from a business meal or a business‐related  entertainment activity is not subject to the 50% limit

Application  of  50%  Limit

• The 50% limit on meal and entertainment expenses applies if the expense is otherwise deductible and is not covered by one of the exceptions 

• It applies to meal and entertainment expenses they have for the production of income, including rental or royalty income

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When to Apply the 50% Limit

• You should apply the 50%  limit after determining the amount that would otherwise qualify for a deduction 

• First you have to determine the amount of meal and entertainment expenses that would be deductible– The client spends $200 for a business‐related meal– If $110 of that amount is not allowable because it is lavish and 

extravagant, the remaining $90 is subject to the 50%  limit• The deduction cannot be more than $45 (50% × $90).

– The client purchases two tickets to a concert and gives them to  a client

– The client purchased the tickets through a ticket agent– They paid $200 for the two tickets, which had a face value of 

$80 each ($160 total)– The deduction cannot be more than $80 (50% × $160)

Exceptions to the 50% Limit

• If the client is an employee, they are not subject to the 50% limit on expenses for which the employer reimburses them under an accountable plan 

• Self‐employed– If the taxpayer is self‐employed, the deductible meal and entertainment expenses are not subject to the 50% limit if all of the following requirements are met

• They have these expenses as an independent contractor

• The customer or client reimburses them or gives them an allowance for these expenses in connection with services performed

• The client provides adequate records of these expenses to the customer or client

Example

• Your client is a self‐employed attorney who adequately  accounts for meal and entertainment expenses to a client who reimburses them for these expenses– The expense is not subject to the directly‐related or associated  test, nor are they subject to the 50% limit

• If the client can deduct the expenses, the client is subject to the 50% limit

• If the client (as an independent contractor) has expenses for meals and entertainment related to providing services for a client but do not adequately account for and seek reimbursement from the client for those expenses, they will be subject to the directly related or associated test and to the 50% limit

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Advertising  Expenses

• The client is not subject to the 50% limit if they provide meals, entertainment,  or  recreational facilities to the general public as a means of advertising or promoting goodwill in the community

– For example, neither the expense of sponsoring a television or radio show nor the expense of distributing free food and beverages to the general public is subject to the 50% limit

Sale of Meals or Entertainment

• The client is not subject to the 50% limit if they actually sell meals, entertainment, goods and services, or use of facilities to the public

– If the client operates a nightclub, the expense for the entertainment furnished furnish to the customers, such as a floor show, is not subject to the 50% limit

Individuals  Subject  to  “Hours  of  Service” Limits

• The client can deduct a higher percentage of their meal expenses while traveling away from the tax home if the meals take place during or incident to any period subject to the Department of Transportation's “hours of service” limits

• The percentage is 80%

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Lavish or Extravagant Expenses

• The client cannot deduct expenses for entertainment that is lavish or extravagant

• An expense is not considered lavish or extravagant if it is reasonable considering the  facts and circumstances

• Expenses will not be disallowed just because they are more than a fixed dollar amount or  take place at deluxe restaurants, hotels, nightclubs, or resorts

Gifts

Gifts

• If the client gives gifts in the course of their trade or business, they can deduct all or part of the cost

• They can deduct no more than $25 for business gifts they give directly or indirectly to each person during the tax year– A gift to a company that is intended for the eventual personal use or benefit of 

a particular person or a limited class of people will be considered an indirect gift to that particular person or to the individuals within that class of people who receive the gift

– If they give a gift to a member of a customer's family, the gift is generally considered to be an indirect gift to the customer

• This rule does not apply if they have a bona fide, independent business connection with that  family member and the gift is not intended for the customer's eventual use

• Husband and wife is treated as one taxpayer– It does not matter whether they have separate businesses, are separately  

employed, or whether each of them has an independent connection with the recipient

– If a partnership gives gifts, the partnership  and the partners are treated as one taxpayer

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Gifts

• Tammy sells products to Travel Company • She and her husband gift Travel Company three  

gourmet gift baskets to thank them for their business• They paid $80 for each gift basket, or $240 total• Three of Travel Company executives took the gift 

baskets home for their families' use• Tammy and her husband have no independent  

business relationship with any of the executives' other family members

• They can deduct a total of $75 ($25 limit × 3) for the gift baskets

Gift Exceptions 

• The following items are not considered gifts for purposes of the $25 limit

– An item that costs $4 or less and:

• Has a name clearly and permanently imprinted on the gift, and

• Is one of a number of identical items the client widely distributes

– Examples include pens, desk sets, and plastic bags and cases

• Signs, display racks, or other promotional material to be used on the business premises of the recipient

Commuting and Other Issues

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When Are Transportation Expenses Deductible?

Home 

• The place where the client resides

• Transportation expenses between the home and the main or regular place of work are personal commuting expenses

Regular or Main Job 

• The principal place of business

• If the client has more than one job, they must determine which one is their regular or main job 

• Consider:

– The time they spend at each

– The activity they have at each, and

– The income they earn at each

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Temporary Work Location 

• A place where the work assignment is realistically expected to last (and does in fact last) one year or less

• Unless they have a regular place of business, they can only deduct the transportation expenses to a temporary work location outside the metropolitan area

Second  Job 

• If they regularly work at two or more places in one day, whether or not for the same employer– They can deduct the transportation expenses of getting from one workplace to another

• If they do not go directly from the first job to the second job, they can only deduct the transportation expenses of going directly from the first job to the second job

• They cannot deduct transportation expenses between the home and a second job on a day off from the main job

Office in the Home

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Office in the Home

• If the client has an office in the home that qualifies as a principal place of business, they can deduct the daily transportation costs  between the home and another work  location in the same trade or business 

Examples

• The client regularly work in an office in the city where they live– The employer sends them to a 1‐week training session at a different office in the same city

– They travel directly from the home to the training location and return each day

– They can deduct the cost of the daily round‐trip transportation between the home and the training location

• The principal place of business is in the home– They can deduct the cost of round‐trip transportation between the qualifying home office and the client's or customer's place of business

Example

• The client has no regular office, and they do not have an office in the home

• In this case, the location of the first business contact inside the metropolitan area is considered the office

• Transportation expenses between the home and this first  contact are nondeductible commuting expenses

• Transportation expenses between the last business contact and the home are also nondeductible  commuting expenses

• While they cannot deduct the costs of these trips, they can deduct the costs of going from one client or customer to another

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Vehicle Expenses

Car Expenses

• If the client uses their car for business purposes, they ordinarily can deduct car expenses

• Two methods are available

– Standard mileage rate

– Actual car expenses

• If they use actual expenses to figure the deduction for a car they lease, there are rules that affect the amount of the lease payments they can deduct

Rural Mail CarriersSpecial Treatment

• The qualified reimbursement is treated as paid under an accountable plan, the employer should not include the reimbursement in income

• If the vehicle expenses are more than the amount of the reimbursement, the client can deduct the unreimbursed expenses as an itemized deduction on Schedule A (Form 1040)

• The taxpayer should complete Form 2106 and attach it to the Form 1040, U.S. Individual Income Tax Return.

• A  “qualified  reimbursement”  is  the  reimbursement received that meets both of the following conditions– It is given as an equipment maintenance allowance (EMA) to 

employees of the U.S. Postal Service– It is at the rate contained in the 1991 collective bargaining agreement

• Any later agreement cannot increase the qualified reimbursement amount by more than the rate of inflation

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Standard Mileage Rate Not Allowed

• The taxpayer cannot use the standard mileage rate if they:– Use five or more cars at the same time  (such as in fleet operations)

– Claimed a depreciation deduction for the car using any method other than straight line, for example, MACRS 

– Claimed a § 179 deduction

– Claimed the special depreciation allowance on the car

– Claimed actual car expenses after 1997 for a car leased

– Are a rural mail carrier who received a qualified reimbursement

Standard Mileage Rates

• The Internal Revenue Service issued the 2016 optional standard mileage rates used to calculate the deductible costs of operating an automobile for business, charitable, medical or moving purposes

• Beginning on Jan. 1, 2016, the standard mileage rates for the use of a car (also vans, pickups or panel trucks) will be:– 54 cents per mile for business miles driven, down from 57.5 cents for 2015

– 19 cents per mile driven for medical or moving purposes, down from 23 cents for 2015

– 14 cents per mile driven in service of charitable organizations

Actual Car Expenses

• If the client does not use the standard mileage rate, they may be able to deduct the actual car expenses

• If they qualify to use both methods, you may want to figure the  deduction both ways to see which gives them a larger deduction

• Actual car expenses include:– Depreciation– Licenses– Lease payments– Registration fees– Gas– Insurance– Repairs– Oil– Garage rent– Tires– Tolls– Parking fees

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Can I Switch My Method of Deduction?

• The taxpayer must make the choice to use the standard mileage rate by the due date (including extensions) of the return

• They cannot revoke the choice for that year

• However, in later years, they can switch from the standard mileage rate to the actual expenses method

• If you change to the actual expenses method in a later year, but before your car is fully depreciated, you have to estimate the remaining useful life of the car and use straight line depreciation 

Deemed Depreciation for 2016

2016

• BASIS REDUCTION AMOUNT

• For automobiles a taxpayer uses for business purposes, the portion of the business standard mileage rate treated as depreciation is 24 cents per mile for 2016

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Time for Questions

CALT Website

http://www.calt.iastate.edu/

Tour of the CALT Website

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Changes to the Iowa Farm and Urban Tax Schools

• It has been a season of change – this is good

• Our Fall and Winter Tax Schools are changing – this is good

• September 9, 2016 – Farm Tax Seminar

• All Farm issues All day

• For the winter tax schools, farm issues may come up but we will center on other issues important to your practice, including ethics for early bird attendees at some sessions 

Please WelcomePhil Harris

• Professor, Agricultural and Applied Economics –University of Wisconsin‐Madison– J.D., University of Chicago, 1977– M.A., Economics, University of Chicago, 1975– B.S., Economics, Iowa State University, 1973

• His research program focuses on business and tax planning for agricultural producers

• The program includes information on the choice of entity for organizing a farm business and for transferring a farm business to the next generation

• Income, estate and gift tax consequences as well as non‐tax issues

Phil Harris

Phil Harris CALT Speaker 

• September 9, 2016 Farm Tax Seminar

• The session will also be available via webinar

• Instructor – Farm and Urban Tax School

• November 21 – 22 –Waterloo

• December 12 – 13 ‐ Ames

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Fall Tax Schools

• Though they are named the Farm and Urban Tax Schools the schools cover more than farm issues

• Common return issues for all kinds of returns are covered• All kinds of business entities• Problematic issues• Sometimes we even get into to issues that you many 

encounter only once or twice a year or tax season• The Tax Schools are a blend of diverse topics of interest to 

all tax professionals• This year: New instructors with diverse backgrounds• Your adventure awaits at Iowa State’s Center for 

Agricultural Law and Taxation

Farm and Urban Tax Schools 2016

• November 2, 2016 to December 13, 2016 • 8 Locations in Iowa and Online Webinar• Save the Date for the 2016 Annual Farm and Urban Income Tax Schools• The program is intended for tax professionals and is designed to provide 

up‐to‐date training on current tax law and regulations– November 2‐3: Maquoketa– November 7‐8: Red Oak– November 9‐10: Sheldon– November 14‐15: Mason City– November 17‐18: Ottumwa– November 21‐22: Waterloo– December 5‐6: Denison– December 12‐13: Ames and Live Webinar

September Farm Tax SchoolNavigating Changing Times

• September 8, 2016 to September 9, 2016, Ames, Iowa and Online• Attend any one day or both days, either in‐person or online! Company 

discount for 3 or more individuals from the same employer!• Ag Law Seminar, September 8• Our Thursday seminar will offer practical, interesting information you can 

immediately apply in your practice or ag‐related business. You’ll leave with forms and other tools to help you more efficiently serve your ag clients.

• Farm Tax Workshop, September 9• Our Friday seminar will be a comprehensive one‐day farm tax workshop 

designed to equip tax practitioners with the tools they need to prepare farm income tax returns, from the simple to the complex.

• Online Registration: https://goo.gl/pdJTK5

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Registration Fees

• Early Rate ‐ Registered on/by August 31– Attend in person or watch from your computer– Any one day: $200– Both days: $350– Company Discount: $10 discount per individual if 3 or more are 

registered from the same employer ‐ this is available for either on‐site or online attendance 

• Late Rate ‐ Registered after August 31– Attend in person or watch from your computer– Any one day: $220– Both days: $370– Company Discount: $10 discount per individual if 3 or more are 

registered from the same employer ‐ this is available for either on‐site or online attendance

Continuing Education 

• Ag Law Seminar (September 8)– Continuing Legal Education (CLEs) ‐ 7 hours (including one hour of ethics)

– Others Professional Education (CPEs) ‐ 7‐8 hours (including one hour of ethics)

• Farm Tax Workshop (September 9)– Continuing Legal Education (CLEs) ‐ 7 hours (including one hour of ethics)

– Others Professional Education (CPEs) ‐ 7‐8 hours (including one hour of ethics)

Speakers 

• Ag Law Seminar– Shannon Ferrell, Associate Professor, Agricultural Economics, Oklahoma State 

University– Eldon McAfee, Shareholder, Brick Gentry P.C.– Erin Herbold‐Swalwell, Shareholder, Brick Gentry P.C.– Julia Vyskocil, Shareholder, Brick Gentry P.C.– Pat Dillon, Dillon Law P.C.– Professor Neil Hamilton, Director of Drake Law School Agricultural Law Center– John Baker, Iowa State’s Beginning Farmer Center Administrator– Jennifer Zwagerman, Associate Director of Drake Law School Agricultural Law 

Center– Kristine Tidgren, Assistant Director for the Center for Agricultural Law & 

Taxation

• Farm Tax Workshop– Philip E. Harris, JD, University of Wisconsin professor– Kristy Maitre, Tax Specialist with the Center for Agricultural Law & Taxation

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Farm Tax Seminar Topics• Legislative Update: The Protecting Americans from Tax Hikes Act of 2015 (PATH Act) and the Consolidated

Appropriations Act, 2016 (CAA of 2016)

• Income Issues

• Constructive Receipt

• Installment Sales of Livestock

• Hedging and Other Marketing Transactions

• Farm Income Averaging

• Farm vs. Nonfarm Income

• Easements

• Sale vs. Lease of Equipment by a Retiring Farmer

• Conservation Reserve Program Payments

• Income in Respect of a Decedent

• Reporting Property as Self‐rental on Schedule E (Form 1040)

• Deduction Issues

• Tangible Property Regulations

• Lease vs. Purchase of Farm Equipment

• Segregating Fertilizer Costs

• Domestic Production Activity Deduction

• Start Up Expenses

Farm Tax Seminar Topics

• Entity Issues• Partnership Formation and Contributed Assets with Debt in Excess of 

Tax Basis• Guaranteed Payments• Qualified Joint Ventures• Issues for Farmers with Multiple Entities• Miscellaneous Farm Issues• Material Participation• Capitalization of Preproduction Expenses• Farm Inventory• Hobby Losses• Gift of Commodities• Valuation of growing crops• Cases and Rulings: A summary of rulings and cases from the past year 

that affect farmers

Accommodations 

• Quality Inn & Suites Starlite Village Conference Center

• 2601 East 13th Street, Ames, Iowa

• Discounted overnight rooms are available for $89.00 per night (for the dates of September 7, 8 and 9)

• Call the hotel at 515‐232‐9260 and mention you are attending the Iowa State University September Seminars

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Summer Webinars

• Your Client Dies, What’s Next?

• Innocent Spouse

• Above the Line Deductions 

• Roth IRA’s

• Net Operating Losses

• The Portability Election

• IRS Return Preparer Penalties Overview

• Miscellaneous Income

• New Developments

• Surviving a Gambling Audit

Summer Webinars

• Tax Research with Limited Resources

• Injured Spouse

• IRS Representation

• Inventory Issues

• Preparing for an IRS Audit

• Appeals – How to Write Your Appeals Request

• Start Up Costs

• Hobby Losses

Beginning Tax PreparersClass

• CALT is working on offering a basic class for NEW tax preparers this fall in October

• The week long webinar will cover the basics an individual needs to know such as:– Requirement to file– Dependents– Filing Status– Itemized deductions– Education Credits

• Other issues a first or second year preparer needs to know as well as a refresher for others who need to brush up on issues

• The class will be a week long or more and will be offered at a special rate

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The Scoop

• Throughout the filing season two Scoops will be held on Scoop Dates– 8:00 – 8:30 am Central time– 12:00 – 12:30 Central time

• This assists with accommodating our west coast practitioners

• The same information will be shared at both sessions• You have the option of registering for whatever 

session suits your schedule• https://www.calt.iastate.edu/calendar‐node‐field‐

seminar‐date/month

Future Scoop Dates

• July 6, 2016• July 20, 2016• August 24, 2016• September 7, 2016• October 5, 2016• October 19, 2016• November 16, 2016• December 14, 2016• http://www.calt.iastate.edu/calendar‐node‐field‐

seminar‐date/month

The CALT Staff

John D. Lawrence Interim DirectorAssociate Dean, College of Agriculture & Life Sciences Extension Programs and OutreachDirector, Agriculture & Natural Resources Extension132 Curtiss HallIowa State UniversityAmes, Iowa 50011‐1050

Kristine A. Tidgren

Assistant Director

E‐mail: [email protected]

Phone: (515) 294‐6365

Fax: (515) 294‐0700

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The CALT Staff

Kristy S. MaitreTax SpecialistE‐mail: [email protected]: (515) 296‐3810Fax: (515) 294‐0700

Tiffany L. KayserProgram AdministratorE‐mail: [email protected]: (515) 294‐5217Fax: (515) 294‐0700