Transparantie en eenduidigheid in Portfoliomanagement Albert van Holthoon Coachentrain B.V.
-
Upload
elke-lemmens -
Category
Documents
-
view
222 -
download
3
Transcript of Transparantie en eenduidigheid in Portfoliomanagement Albert van Holthoon Coachentrain B.V.
Transparantie en eenduidigheid Transparantie en eenduidigheid in Portfoliomanagementin Portfoliomanagement
Albert van HolthoonAlbert van Holthoon
Coachentrain B.V.Coachentrain B.V.
Definitie volgens de VandaleDefinitie volgens de Vandale
Portfolio is het geheel van activiteiten van een Portfolio is het geheel van activiteiten van een onderneming.onderneming.
GartnerMagic Quadrant for Project Portfolio Management, 2003
‘Applications for project portfolio and resource management can boost team performance, and enable IT management and others to access real-time data via dashboards for prioritization and rapid decision
making’.
‘By 2006, more than 50 percent of all project portfolio management functions will be packaged as
flexibly configurable, modular Web services.’
‘Enterprises will continue to reduce the number of tools needed to manage IT and other project
portfolios, in part to provide quicker visibility via direct rollup and analysis of portfolio data.’
GartnerMagic Quadrant for Project Portfolio Management, 2003
AgendaAgenda Bureau Heffingen Bureau Heffingen VerbeterprogrammaVerbeterprogramma Knelpunten Planning en ControlKnelpunten Planning en Control Oplossings voorstelOplossings voorstel Implementatie aanpakImplementatie aanpak Stappen (1 – 4)Stappen (1 – 4) Valkuilen (techniek, menselijke kant)Valkuilen (techniek, menselijke kant) Status nuStatus nu Nog te gaanNog te gaan
Bureau Heffingen Bureau Heffingen
Bureau Heffingen is een agentschap van het ministerie Bureau Heffingen is een agentschap van het ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij. Het geeft van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij. Het geeft
uitvoering aan wet- en regelgeving voor verantwoord uitvoering aan wet- en regelgeving voor verantwoord mineralengebruik en beperking van mestproductie. mineralengebruik en beperking van mestproductie.
Bureau Heffingen voert deze werkzaamheden uit door Bureau Heffingen voert deze werkzaamheden uit door het vertalen van de wet naar heldere formulieren, het vertalen van de wet naar heldere formulieren,
toelichtingen en brochures. Via formulieren verzamelt, toelichtingen en brochures. Via formulieren verzamelt, verwerkt en beheert Bureau Heffingen gegevens over verwerkt en beheert Bureau Heffingen gegevens over
grond, dieren, mineralen en mest. grond, dieren, mineralen en mest.
Hierbij maakt het gebruik van de modernste Hierbij maakt het gebruik van de modernste technieken op het gebied van automatisering en technieken op het gebied van automatisering en
communicatie. communicatie.
Besturing en beheer processenBesturing en beheer processen Unit Jaarplan proces.
Unit Planning en Control proces.
Unit maandrapportage proces.
Projectmanagement procesProjectmanagement proces
Prince 2
Ms Project
Maandrapportage
Maandrapportage BHF
Jaarplan
UREN Financ.
Bedrijfsbureau BHf
ABTer/ICT PL CM Planners
Planners
Contracten Verlof/ziek
Medewerkers
Connect
ClusterplanClusterplan
ClusterplanClusterplan
ClusterplanClust.plan
BonnenBonnen
Project/Werkplan
Bonnen
(Knelpunten) Schema
Maandrapportage
Maandrapportage BHF
Jaarplan
UREN Financ.
Bedrijfsbureau BHf
ABT/PL/Coor CM/AM Planners
Planners
Contracten Verlof/ziek
Medewerkers
Connect
ClusterplanClusterplan
ClusterplanClusterplan
ClusterplanClust/werk.plan
Bonnen
Project- en werkplanningen
Ms Project Database
STAP 1
Maandrapportage
Maandrapportage BHF
Jaarplan
Financ.
Bedrijfsbureau BHf
ABT/PL/Coord CM/AM Planners
Planners
Contracten Verlof/ziek
Medewerkers
Connect
ClusterplanClusterplan
ClusterplanClusterplan
ClusterplanClust./werkplan
Bonnen
Project- en werkplanningen
Ms Project Database
STAP 2
Maandrapportage
Maandrapportage BHF
Jaarplan
Financ.
Bedrijfsbureau BHf
ABT/PL/Coord CM/AM Planners
Planners
Contracten Verlof/ziek
Medewerkers
Connect
Bonnen
Project- en werkplanningen
Ms Project Database
STAP 3
Maandrapportage
Maandrapportage BHF
Jaarplan
Financ.
Bedrijfsbureau BHf
ABT/PL/Coord CM/AM Planners
Planners
Contracten Verlof/ziek
Medewerkers
Connect
Bonnen
Project- en werkplanningen
Ms Project Database
STAP 4
KnelpuntenKnelpunten
Diversiteit in processen en toolingDiversiteit in processen en tooling
– Bevoegdheden/verantwoordelijkheden onduidelijkBevoegdheden/verantwoordelijkheden onduidelijk
– Onbekendheid met proces (opleiding en communicatie)Onbekendheid met proces (opleiding en communicatie) Meerdere onafhankelijke subadministraties Meerdere onafhankelijke subadministraties
– Handmatig bijgewerktHandmatig bijgewerkt Urenverantwoording niet gekoppeld aan (sub)administratieUrenverantwoording niet gekoppeld aan (sub)administratie Project- en procesmatig werken nog niet geland Project- en procesmatig werken nog niet geland Inhoud van rapportages niet eenduidig vastgesteldInhoud van rapportages niet eenduidig vastgesteld
OplossingsvoorstelOplossingsvoorstel
OplossingsdoelstellingOplossingsdoelstelling– Consistentie en actualiteit van Planning & Control proces verhogenConsistentie en actualiteit van Planning & Control proces verhogen– Verhogen van de efficiency van dit procesVerhogen van de efficiency van dit proces
Te bereiken resultaatTe bereiken resultaat– Hernieuwde processen vastgelegd (niet te veel wijzigen)Hernieuwde processen vastgelegd (niet te veel wijzigen)
Afspraken vastgelegd en gecommuniceerdAfspraken vastgelegd en gecommuniceerd Functies/taken beschreven en betrokkenen opgeleidFuncties/taken beschreven en betrokkenen opgeleid
– Één basis-administratie voor regulier werk, releases en projectenÉén basis-administratie voor regulier werk, releases en projecten Gekoppeld aan één resource-administratie (beschikbaarheid/uren)Gekoppeld aan één resource-administratie (beschikbaarheid/uren) Deze administratie geeft actueel inzicht in de (financiële) status van Deze administratie geeft actueel inzicht in de (financiële) status van
afdeling en projecten afdeling en projecten en is daarmee ook de basis voor maand- en jaarrapportageen is daarmee ook de basis voor maand- en jaarrapportage
Planning en control ‘niet alleen achteruit- maar Planning en control ‘niet alleen achteruit- maar ookook vooruit kijken’ (operationeel, vooruit kijken’ (operationeel, tactisch etc.)tactisch etc.)
Implementatie aanpakImplementatie aanpak
Uitgangspunten/Randvoorwaarden bij aanpakUitgangspunten/Randvoorwaarden bij aanpak– Consistentie van administratie dient t.a.t. geborgd te blijvenConsistentie van administratie dient t.a.t. geborgd te blijven– Beheersbaarheid van traject is hoofdprioriteit oftewel continuïteit Beheersbaarheid van traject is hoofdprioriteit oftewel continuïteit
van het proces moet geborgd zijnvan het proces moet geborgd zijn– Medewerkers gaan in één systeem uren schrijvenMedewerkers gaan in één systeem uren schrijven
Gefaseerde aanpakGefaseerde aanpak– Huidige situatie beschreven voor I&I en LogistiekHuidige situatie beschreven voor I&I en Logistiek
Stap 1Stap 1
Processen (opnieuw) beschreven.Processen (opnieuw) beschreven.
– Niet opnieuw het wiel uitgevonden! Niet opnieuw het wiel uitgevonden! – Rollen en verantwoordelijkheden onder de aandacht gebracht.Rollen en verantwoordelijkheden onder de aandacht gebracht.
Vervangen bestaande werkplannen en projectadministraties door Vervangen bestaande werkplannen en projectadministraties door één basisadministratie.één basisadministratie.
– Eenduidigheid Eenduidigheid – Flexibel detailniveauFlexibel detailniveau– Verschillende invalshoekenVerschillende invalshoeken
Stap 2Stap 2
Invoeren resource- en uren-administratieInvoeren resource- en uren-administratie
– Ms Project Server (EPM) Ms Project Server (EPM) ‘Enterprise Resource Pool’. ‘Enterprise Resource Pool’.– Via Web Access tijdschrijven in MS Project Server. Via Web Access tijdschrijven in MS Project Server.
Stap 3Stap 3
Vervanging van bestaande clusterplannen/maandrapportagesVervanging van bestaande clusterplannen/maandrapportages
– Vanuit 1 basis administratie worden de maandrapportages Vanuit 1 basis administratie worden de maandrapportages opgesteld.opgesteld.
Stap 4Stap 4
Automatiseren Interfaces Automatiseren Interfaces
– Gewenste werkelijkheid Gewenste werkelijkheid
Invoeren DashboardInvoeren Dashboard
– Portfolio views (geld, tijd, voortgang, afwijkingen, risico’s etc.)Portfolio views (geld, tijd, voortgang, afwijkingen, risico’s etc.)
ValkuilenValkuilen
TechniekTechniek
– Nieuwe techniek (weinig ervaring)Nieuwe techniek (weinig ervaring) Olap cube Olap cube PerformancePerformance Niet synchroon lopen ‘actual work’ Web Acces <-> Ms Niet synchroon lopen ‘actual work’ Web Acces <-> Ms
ProjectProject
Menselijke kantMenselijke kant
– Acceptatie gebruikersAcceptatie gebruikers– Verschillende methodes van plannenVerschillende methodes van plannen– Verschillen in detailleringsniveau van plannenVerschillen in detailleringsniveau van plannen
Status nuStatus nu
EPM wordt wel gebruikt maar niet zoals oorspronkelijk bedoeld.EPM wordt wel gebruikt maar niet zoals oorspronkelijk bedoeld.
– Nu nog puur als uren administratie systeem. Nu nog puur als uren administratie systeem.
– Acceptatiegraad van het systeem is zeer laag.Acceptatiegraad van het systeem is zeer laag.
Lessons LearnedLessons Learned
Wees geen ‘early adaptor’Wees geen ‘early adaptor’
Neem de tijd om te testen en te implementeren.Neem de tijd om te testen en te implementeren.
Vragen ?Vragen ?