Transferencias documentales
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ANYI NAVIA POLO
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TRANFERENCIAS DOCUMENTALES
Remisión de
documentos entre las
diferentes etapas del
Archivo, del archivo
central al archivo de
gestión y de gestión al
histórico.
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PERMITE:
Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación
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Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.
Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
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ARCHIVO DE GESTIÓN
Contienen los documentos que se generan en el proceso de gestión Administrativa, y que están en constante consulta.
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Se debe transferir las
series y subseries que
hayan cumplido con el
tiempo estipulado en las
TRD correspondiente.
Todas la transferencias
deben ir acompañadas
de un inventario en el
que se relacionan las
series documentales.
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ARCHIVO CENTRAL
Al recibirse los
documentos en el
archivo central se
debe constatar que
las series y subseries
documentales
transferidas
concuerden con el
inventario.
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Los documentos transferidos al archivo
central son los que se entran en su estado
semiactivos, ósea que su consulta no es tan frecuente.
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ARCHIVO HISTÓRICO
La documentación transferida al
archivo histórico es la que pose un
valor investigativo, cultural o para la
ciencia.
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REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS
Existencia del Comité de Archivo en la entidad.
Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del AGN.
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PREPARACION FISICA DE LA
DOCUMENTACION
Limpieza de la documentación: los
elementos de trabajo apropiados
para la limpieza son : overol, gorra,
mascarilla y guantes.
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ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO
Eliminar el material metálico: clips,
ganchos de cosedora, legajadores,
etc. procurando no ocasionar
deterioros de tipo físico a la
documentación.
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Identificación del materialafectado por biodeterioro.
Revisión y Foliación: Utilizar unlápiz de mina negra y blandapara numerar desde uno (1) enadelante.
Unidades de conservación yde almacenamiento.
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Amarre: se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior.
Embalaje: Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.
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GRACIAS