39 SD Vincenl Dclpuceh SlSOINSASSISTANCE

13255 Marseille Cedex 06

PROCEDUREADMINISTRATION GENERALE

ADMINISTRATIFTRAITEMENT ET ENREGISTREMENT DU COURRIER RECU

N° : 1 PRO/AG/COM EXT 1/A/2007

1. Récupération du courrier

Chaquc jour, lc courricr cst récupéré à la réception de l'immeuble par le personnel de l'Accueil

2. Vérification du courrier avant ouverture par le Secrétariat Général de Direclion :

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Retirer les plis dont le destinataire n'est pas Soins Assistance remis par erreur et les restituer à laréception de l'immeuble

Retirer les plis recommandés avec accusé de réception (RAR)

Rctircr lcs pl is spécifiés « confidentiels» ou « personnels»

Rctircr tous les plis adrcssés nominativement ou impersonnellement à l'attention du Président, duTrésorier Général, du Secrétaire Général

Retirer les plis destinés aux Délégués du Personnel, aux membres du Comité d'Entrcprisc ct à l'attcntiondes synd icats

Les enveloppes '1' sont à traiter de la mt:me manière: retirer les plis confidentiels ou personnels

Ces courriers sont ouverts par le Secrétariat Général de Direction.

Les autres plis sont remis au personnel de l'accueil pour ouverture.

3. Ouverture du courrier:

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ouvrir trois côtés de l'enveloppe soit manuellement, soit à l'aide de la machine « ouvre lettres»(cf. procédure d'utilisation)déplier les documentsles insérer dans l'enveloppe correspondantc, adrcsse dessus

4. Oblitération« Arrivé le » des documents

Tout documcnt doit êtrc tamponné au jour d'arrivée, en haut, à droiteTout chèljue doit être oblitéré au dos

Protocole nO: PRO/AG/CaM EXT I/A/2007 Page 1 sur 3

5. Transmission du courrier

Dès l'ouverture du courrier terminéc ct après avoir tamponné chaque document, remise de tout le courrier auSecrétariat Général de Direction

6. Répartition de l'ensemble du courrier par le Secrétariat Général de Direction

Quatre secteurs sont idcntifiés :Département DirectionDépartement FinancierDépartement MédicalDépartement Social

L'ensemble du courrier fait l'objet d'une lccturc cn vuc dc la répal1ition suivante (liste non exhaustive) :

- Pochette « Direction»• Tout document estimé relevant de l'Administration Générale (téléphones, véhicules ... )• Tout courrier adressé à M. Jean PERETII ct/ou aux différents membres du Conseil d'Administration

- Pochette « Financier»• lcs courriers destinés à la Responsable Comptabilité• les relevés bancaires• toutes les facturcs• les imprimés (Assédic, Urssaf...)• les chèques, les mandats, les chèques emplois services• les revues et documents comptables•

- Pochette « Médical»• les courriers destinés au Directeur Adjoint - Département Médical• les courriers destinés aux différents personnels du Département• les documents relevant de la prise en charge des patients du Département• les courriers des différents Instituts dc Formations en Soins Infirmicrs

les conventions avec le secteur 1ihéral• les contrats dc mise à disposition des intérimaires• les candidatures de personnel soignant• les revues ASH•

- Pochette « Social»• les courriers dcstinés au Dircctcur Adjoint - Rcsponsablc du Pcrsonnel• les déclarations Accident du Travail (CCNS 1 +CCN83)• les relevés Indemnités Journalières (CCNSI +CCN83)• les documents concernant la Médecine du Travail (CCNS 1 +CCN83)• les courriers destinés aux différents personnels du Département• lcs documcnts rclcvant dc la prisc cn chargc dcs paticnts du Dépal1cmcnt• les documents concernant l'embauche du personnel de Soins Assistance• les documents relatifs à la gestion du personnel salarié• les candidatures• les documents relevant de la Forrnation• les revues TSA, URIOPS, LAMY•

Protocole nO: PRU/AG/CUM EXT 1/A/2007 l'age 2 sur 3

7. Transmission du courrier réparti

Les quatre pochettes sont transmises à M. Jean PEREITI, Président, pour visualisation puis transmissionpar le Secrétariat Général de Direction au responsable de chaque départemcnt.

8. Enregistrement du courrier

Chaque sectcur d'activité enregistre tout le courrier (à l'cxception des documents publicitaires) scIon letahleau suivant:

IENREGISTREMENT DU COURRIER): noter la date dujour d'arrivée

DATE EXPEDITEUR DESTINATAIRE TVPEDE RARDOCUMENT

Noter la date Saisir l'identité ou Préciser s 'il y a Noter le Iype de Mettre une croixd'affranchissement la raison sociale de lieu le nom du document si courrier RAR

(cachet de la l'expéditeur personnel (courrier, factureposte) (Entreprise concerné arrêt de travail

Caisse de Retraite chèque .... .)IntervenantsPalienls ...)

Après enregistrement du jour, édition et classcmcnt du document par chaque secteur d'activité.

9. Transmission du Courrier Confidentiel

Lc Sccrétariat Général de Direction remet en main propre le courrier confidentiel suivant:

• Comptcs rendus d'hospitalisation HAn et Résultats d'examen--.. Médecin Coordonnateur

• Comptcs rcndus d'hospitalisation, résultats examcns, Protocoles de soins SSIt\D--.. Infirmière Coordinatrice

Visa:

Approuvé par:Fo~cHon j,Le.Jo -V1-

Vérifié par :Fonction:Le:~

Rédigé par : NathalieSANGIARDIPonction : Secrétaire Généralede DirectionLe : 21 mars 2007Visa:DiffusionDiffusion

Prulucule nO : [,RO/AG/COM EXT J/A/2007 Page 3 sur 3