Trabajo final fase i, ii, y iii

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ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II

TRABAJO FINAL FASE I, II Y III

Elsy Carolina Martínez Bohórquez

Presentado en cumplimiento informe final de la materia

Docente

Luz Stella Giraldo

UNIVESIDAD DEL QUINDIOBogotá

2013

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JUSTIFICACIÓN

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una unidad de información y asi lograr éxitos en sus objetivos, en el caso de la Biblioteca Nacional su sistema de información es muy importante para ofrecer un mejor servicio al usuario.

La Biblioteca Nacional de Colombia ha realizado grandes esfuerzos para generar procesos de apropiación tecnológica que le permitan brindar a sus usuarios un gran abanico de servicios, teniendo en cuenta las nuevas innovaciones, los estándares internaciones, directrices de usabilidad y accesibilidad, entre otros, y lo más importante, información en formatos y formas variadas que permita difundir y dar acceso al patrimonio Bibliográfico de la Nación.

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OBJETIVO GENERAL

Conocer diferentes actividades que puede realizar con un Sistema de Información y la forma de aplicarlo a una unidad documental

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Interactuar con el sistema de información de manera practica

Familiarizarnos con el sistema de información que utiliza la Biblioteca Nacional

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BIBLIOTECA NACIONAL DE COLOMBIASISTEMA DE INFORMACIÓN

(ILS Symphony)

FASE I – DISEÑO DE SALIDA DEL SISTEMA

1. Nombre y objetivo del sistema de información

El sistema, que responde al nombre de Symphony (ILS), permite crear registros de usuario muy completos, que facilitan y abren nuevas posibilidades para los procesos de circulación y préstamo. El sistema integrado permite medir el comportamiento de estos procesos por medio de estadísticas sobre la entrada de materiales, la catalogación de los mismos, el movimiento de consultas entre usuarios y de las áreas temáticas que más consultan, lo que permitirá efectuar estudios de usuarios, cómo buscan, cuáles son sus necesidades puntuales y si encuentran lo que buscan. Todo lo anterior puede ayudar a generar políticas de catalogación, de indexación y de referencia, entre otras, pues gracias a los datos que arroja el sistema se pueden tomar decisiones que permiten ofrecer un servicio más efectivo.

2. Diseño de salida

La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior, el diseño de la salida hace alusión a los resultados e informaciones generadas por el Sistema, Para la mayoría de los usuarios la salida es la única razón para el desarrollo de un Sistema y la base de evaluación de su utilidad.

La Biblioteca Nacional de Colombia ofrece servicios presenciales y virtuales especializados para satisfacer las necesidades de información e investigación de sus usuarios a través de la recuperación y difusión efectiva, eficiente y eficaz de la memoria del país, representada por el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y audiovisual en cualquier soporte físico.

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Cuenta con espacios donde se brindan asesoría en los diferentes servicios especializados que ofrece la Biblioteca Nacional de Colombia, y además cuenta con el catalogo donde se puede consultar el material que se requiere

Pantallazos catalogo

Por medio de un link se ingresa al catalogo de la Biblioteca para ingresar a se debe tener un usuario y contraseña esta información se entrega con el carné que acredita a las personas como usuarios.Cuando se ingresa aparece esta pantalla

En el catalogo el usuario puede revisar y hacer búsquedas de información ya sea por autor, materia, titulo etc.

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Aquí podemos ver el registro del catalogo

También se puede revisar la información del ítem.

Al momento de revisar la información se puede hacer la solicitud del préstamo como lo muestra el siguiente pantallazo

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2. FASE II: DISEÑO DE ENTRADAS Y CONTROLES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.

La herramienta principal de trabajo es Workflows, versión 3.2.1.2.39, módulo de catalogación integrado en el sistema Symphony. Es la aplicación informática en donde se genera los registros bibliográficos.

La catalogación se lleva a cabo en base a las Reglas de Catalogación y mediante el formato MARC 21

Aquí se manejan los campos fijos y variables En este pantallazo se encuentran varios ítems importantes, añadir títulos, modificar títulos, crear copias, modificar ejemplares ect.Para ingresar a este aplicativo se debe tener una clave y usuario todos los catalogadores ingresan de esta forma

Mediante esta fase se logra catalogar los fondos bibliográficos en cualquier soporte, proporcionando identificación, descripción y acceso a los materiales

Mantener el control de autoridades de nombres, materias y títulos uniformes

Mantener el catálogo de registros bibliográficos mediante la revisión, detección de errores y duplicados, gestión de copias, transferencia y borrado

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Colaborar en la gestión del módulo de catalogación de Symphony

Mantener el catálogo

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Aquí se puede visualizar y modificar el registro bibliográfico completo con todos sus campos.

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Se puede visualizar y modificar la localización de la signatura.

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3. FASE III: DISEÑO DE ARCHIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Es una de las actividades o capacidades más importantes ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos.

Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

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ILS (Sistema de administración de recursos bibliográficos)Tener los fundamentos técnicos, de costos y funcionales para tomar una decisión en cuanto a cuál es el ILS por el cual debe optar la Biblioteca Nacional, teniendo en cuenta que esta herramienta es fundamental para el desarrollo y apuesta de la Entidad en su desarrollo tanto tecnológico como misional, por ser éste el corazón de la información bibliográfica.

CMS (Sistema Administrador de contenidos)Tener una página web al aire que permita la inclusión de nuevas funcionalidades, un diseño gráfico ajustado a la imagen ya definida con plantillas dinámicas, funcionales e intuitivas, y en definitiva un producto tangible en el cual se pueda ver reflejado el esfuerzo de la Biblioteca en los diferentes módulos.

Sistema de InformaciónPoseer un panorama e imagen claro de las necesidades de información de cada una de las áreas, su interrelación, las posibilidades de generar de manera automática indicadores precisos que permitan mostrar todo el trabajo que se realiza al interior de la Entidad. Esto es en definitiva un conjunto de requerimientos, diagramas y prototipos de interfaz gráfica que resumen los procesos y tareas de cada área.

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Desglose de actividades sistema de información

ILSCostos

Evaluar Proveedores

BenchmarkingAspect

os Legales y de contratación

Resultados

Análisis de documentación

ISOLUCIONOtros RequeridasReuniones con ÁreasNUEV

O ILSACTUAL ILS

Evaluar PlataformaMigración

Documento de Análisis de Resultados

Justificación Teórica y Funcional

Evaluar Propuesta de ProveedoresReunir Información requerida para CotizarCostos DirectosCostos Indirectos

Demos Presentaciones Herramientas

Reunión con Usuarios UnicornioEntidades que han migrado ILS

Tendencias de Bibliotecas Nacionales

Bibliotecas ParesBibliotecas Internas

Funcionalidades

Req. Técnicos

Documento Final Conclusiones

SISTEMA DE INFORMACIONEvaluación de

propuestas económicas

Proceso de contratación

Definición de pliegos de condiciones Solicitud CDPDefinición de términos de referencia y publicación portal único de contrataciónEvaluación y selección del proveedor

Estudios de precios de mercado

Seguimiento

Reuniones de avanceControl de cambios

Evaluación inicialSelección

de proveedoresRecolección de información de procesosReunión con proveedores Selección del

método de costeoDefinición del alcance

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CONCLUSIONES

El sistema de información es muy importante para cualquier unidad de información ya que mediante los procesos que se manejan se logra prestar un mejor servicio al usuario, toda organización recibe entradas y produce salidas.

En este caso donde podemos revisar los diferentes programas que utiliza esta prestigiosa biblioteca nos ayuda a tener claro estos procesos y son base fundamental para crear nuestro propio sistema de información.

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WEBGRAFÍA

http://www.bibliotecanacional.gov.co/

http://www.bibliotecanacional.gov.co/content/servicios-para-usuarios

http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060030/

http://www.monografias.com/trabajos94/analisis-y-diseno-sistemas-informacion/analisis-y-diseno-sistemas-informacion.shtml



http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060030/

http://www.bibliotecanacional.gov.co/content/servicios-para-usuarios

http://www.bibliotecanacional.gov.co/

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