TRABAJO FINAL

BASES DE DATOS RELACIONALES

ACCESS 2010

SAMIR SANTIAGO LEON BUITRAGO ADAN CAMILO LOPEZ PANTOJA

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA EDIFICAMOS FUTURO

DEPARTAMENTO INTEGRADO AREA DE TECNOLOGIA E INFORMATICA

BOGOTA D.C.

2014

BASES DE DATOS RELACIONALES

ACCESS 2010

SAMIR SANTIAGO LEON BUITRAGO ADAN CAMILO LOPEZ PANTOJA

TRABAJO PRESENTADO Como requisito de tercer periodo académico

JHON ALEXANDER CARABALLO ACOSTA

Docente de tecnología e informática

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA

EDIFICAMOS FUTURO DEPARTAMENTO INTEGRADO

AREA DE TECNOLOGIA E INFORMATICA BOGOTA D.C.

2014

Tabla de contenido 1. OBJETIVOS .................................................................................................................... 4

1.1 OBJETIVO GENERAL:............................................................................................... 4

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: .................................................................................. 4

2. INTRODUCCION............................................................................................................. 5

3. MICROSOFT ACCESS 2010.......................................................................................... 6

3.1 CONCEPTOS BÁSICOS......................................................................................... 6

4. CREAR UNA BASE DE DATOS .................................................................................... 7

4.1.1 ENCABEZADO ................................................................................................ 7

4.1.2 CREAR BASE DE DATOS .............................................................................. 7

4.1.3 CREAR TABLA DE DATOS ............................................................................ 7

4.1.4 PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS ............................................ 9

5. BASES DE DATOS RELACIONALES..........................................................................10

5.1.1 Para crear una relación:................................................................................10

5.1.2 Para agregar relaciones:...............................................................................12

5.1.3 Para eliminar relaciones: ..............................................................................13

5.1.4 Para modificar relaciones: ...........................................................................13

5.1.5 Para eliminar relaciones: ..............................................................................14

6. FORMULARIOS .............................................................................................................16

7. INFORMES .....................................................................................................................22

8. CONCLUSIONES...........................................................................................................29

1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL:

Comprender el significado y el uso de las bases de datos

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Crear una base de datos para una empresa didáctica

Distribuir la información en tablas y organizarla en campos

Establecer relaciones entre las tablas

Diseñar formularios con cada una de las tablas

Realizar informes de los temas más importantes de la tabla

2. INTRODUCCION

Las bases de datos son un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permite gestionar estos datos. Es

lo que se denomina sistema gestor de base de datos. Un ejemplo puede ser una librería porque tiene varios contenidos útiles para la gente.

Se consiguen con la extensión .ACCDB y los datos se organizan en tablas, las cuales contienen información en particular sobre algún tema y campos para

introducirla. Es muy importante usarlas para contener la información de una empresa o

negocio, ya que debe guardar información de clientes, empleados, productos e inventario de la empresa.

3. MICROSOFT ACCESS 2010

3.1 CONCEPTOS BÁSICOS

Ilustración 1 - Componentes de la base de datos

Las bases de datos se organizan en tablas, que contienen información sobre un

tema en particular divididas en campos. Para extraer datos con ciertas condiciones de las tablas, se usan las consultas y para la visualización, modificación e

introducción se usan los formularios. Para dar formato, calcular, imprimir y resumir los datos seleccionados se usan los

informes y para definir las acciones que Access hará en un determinado evento se usan los macros. Las páginas son un tipo especial de página Web diseñada para

ver y trabajar con datos desde Internet o Intranet.

BA

SES

DE

DAT

OS

Tablas de datos

Consultas

Formularios

Páginas

Macros

Informes

4. CREAR UNA BASE DE DATOS

4.1.1 ENCABEZADO

MICROEMPRESA L&L

Dirección: calle 54C No. 45-02

Teléfono: 4638203

4.1.2 CREAR BASE DE DATOS

Una base de datos es un archivo que puede contener tablas donde se encuentra

toda la información sobre un tema específico, consultas, formularios, informes

entre otros. Tal como una colección de música, el control de alumnos en un

colegio o un directorio telefónico

4.1.3 CREAR TABLA DE DATOS

A) Hacer clic derecho en la pestaña tabla y seleccionar vista diseño

Ilustración 2 - Encabezado de la empresa

Ilustración 3 - Opciones de la pestaña

B) Asignar nombres de los campos y su tipo

Ilustración 4 - Vista Diseño

C) Se selecciona vista hoja de datos haciendo clic derecho en la pestaña

Ilustración 5 - Seleccionar Vista Hoja de Datos

D) Ya tenemos la hoja de datos lista para llenar

Ilustración 6 - Vista Hoja de Datos

4.1.4 PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS

A) Abrir base de datos en blanco y darle nombre

Ilustración 7 - Nombrar la base de datos

B) Se creará automáticamente la Tabla1

5. BASES DE DATOS RELACIONALES

Ilustración 8 - Tipos de relaciones

5.1.1 Para crear una relación:

A) Pulsar en Relaciones dentro de la pestaña Herramientas de bases de datos

Ilustración 9 - Barra relaciones

B) Aparecerá el siguiente cuadro:

Ilustración 10 - Cuadro de diálogo

C) Se hace doble clic en las pestañas deseadas y se presiona Cerrar.

D) Se arrastra el campo hasta la otra tabla, asegurándose de que los campos

tengan el mismo tipo de archivo.

Ilustración 11 - Relación uno a varios

5.1.2 Para agregar relaciones:

A) Nos situamos en la pestaña Relaciones y en la pestaña Diseño elegimos

Mostrar Tabla.

Ilustración 12 - Barra relaciones

B) Saldrá el cuadro de diálogo nuevamente.

Ilustración 13 - Cuadro de diálogo

C) Se agregan las tablas deseadas y se presiona Cerrar.

5.1.3 Para eliminar relaciones:

Una vez situados en la ventana Relaciones, se hace clic derecho en la tabla a

quitar y se selecciona Ocultar tabla.

Ilustración 14 - Ventana relaciones

5.1.4 Para modificar relaciones:

A) En la ventana Relaciones hace clic derecho sobre la línea de relación y

elegir Modificar relación.


B) Aparecerá un cuadro de diálogo y se realizan los cambios deseados.

Ilustración 16 - Cuadro para modificar relaciones

5.1.5 Para eliminar relaciones:

En la ventana Relaciones hacer clic derecho sobre la línea de relación y elegir

Eliminar.


Para limpiar la ventana relaciones:

A) Se elige Borrar diseño en la pestaña Diseño

Ilustración 18 - Barra herramientas

B) Para ver nuevamente las tablas o agregarlas, se presiona Mostrar tablas o

Mostrar directas.

Para ver relaciones directas:

A) Hacer clic derecho en el nombre de la tabla y elegir Mostrar directas.


B) Saldrán todas las relaciones asociadas a la tabla

Para visualizar todas las relaciones:

Hacer clic derecho en el fondo y elegir Mostrar todo


6. FORMULARIOS

Los formularios sirven para definir pantallas, generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.

Para crear un formulario:

Se elige asistente para formularios en la pestaña crear

Ilustración 21 - Barra formularios

Se elige la tabla y los campos

Ilustración 22 - Asistente para formularios

Se presiona para añadir

todos los campos.

Se presiona siguiente y se aplica la distribución por columnas


Se abre el formulario y se elige finalizar


Nos muestra la tabla y podemos modificarla

Ilustración 25 - Pestaña informes

Se hace clic derecho sobre la pestaña CLIENTES y se elige vista diseño

Ilustración 26 - Vista diseño de formularios

Para crear otro formulario nuevamente se elige asistente para formulario.

Ilustración 27 - Barra formularios

Elegimos la siguiente tabla y colocamos todos los campos


Presionamos finalizar y nos quedara listo el otro formulario

Ilustración 29 - Vista formulario

Hacemos lo mismo con la siguiente tabla en asistente para formularios y

finalizamos.


Nos quedara otro formulario


Finalmente lo hacemos con la última tabla


Ya tenemos los cuatro formularios listos


7. INFORMES

Los informes presentan los datos de una tabla o consulta. La diferencia con los

formularios es que los datos que aparecen en el informe no se pueden modificar y

en los informes se puede agrupar más fácil la información y sacar totales por

grupos.

Para crear un informe:

Se elige asistente para informes en la pestaña crear

Ilustración 34 - Barra informes

En el cuadro se eligen los campos más importantes de la tabla y se

presionan siguiente

Ilustración 35 - Asistente para informes

Se puede agregar una jerarquía haciendo doble clic en la tabla de la

izquierda


Queda así:


Ilustración 38 - Intervalos de agrupamiento

Con el registro de calle se pueden ordenar los registros

Ilustración 39 - Registro de calle

Se presiona siguiente y aquí se elige la distribución y orientación del

informe

Ilustración 40 - Distribución del informe

Elegimos vista previa del informe y finalizar


Queda así:

Ilustración 42 - Vista informes

Se aplica nuevamente asistente para informes

Ilustración 43 - Barra informes

Se elige otra tabla con campos importantes


Queda así. Se hace clic derecho en la pestaña con el nombre de la tabla y

se elige vista informes

Para crear otro informe, nuevamente se elige asistente para informes

Se elige la siguiente tabla con sus campos

Se presiona finalizar y queda así:


Hacemos lo mismo con la siguiente tabla



8. CONCLUSIONES

Las BASES DE DATOS son un conjunto de datos organizados para

un uso determinado. Cuentan con la extensión ACCDB y los datos se

organizan en tablas

Las TABLAS son los elementos más importantes de la base de

datos, pues almacenan la información sobre un tema en particular. En

este caso podrían ser clientes, empleados, inventario y productos

Los FORMULARIOS sirven para editar los registros de una tabla o

consulta. Se introducen, visualizan y modifican los datos de las tablas

Los INFORMES están diseñados para dar formato, calcular, imprimir

y resumir datos seleccionados. Se diferencian de los formularios en

que aquí se puede agrupar más fácil la información

Las RELACIONES permiten el uso simultáneo de datos de varias

tablas y evitan la duplicidad. Pueden haber relaciones uno a uno, uno

a varios y varios a varios

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