THE US FEDERAL GOVERNMENT

A VIABLE CUSTOMER FOR SWEDISH COMPANIES

US FEDERAL GOVERNMENT CONTRACTING FOR FOREIGN OR NON-US FIRMS

Presented By: JENNIFER SCHAUS, Washington, DC

http://www.JenniferSchaus.com

JSchaus@JenniferSchaus.com

LINKEDIN: https://www.Linkedin.com/in/jenniferschaus

+ 1 – 2 0 2 – 3 6 5 – 0 5 9 8

REVISED: July 2015

Förenta staternas regering är den största köparen av varor och tjänster i världen,

spenderar mer än $ 450 miljarder per år. Den federala regeringen köper både produkter

och tjänster. Produkterna sträcker sig från tandkräm till kontorsmateriel och artilleri. De

behöver också tjänster av olika professionella alltifrån arkitekter, sjuksköterskor, präster,

frisörer, konsulter och IT IT-säkerhet proffs. För vanliga "business-to-business" företag

som säljer till den amerikanska federala regeringen är ett sätt att diversifiera

kundportföljen och minska riskerna vittring svängningar i ekonomin, särskilt med tanke

på den instabila EU klimat. Dessutom, när du är en etablerad USA: s federala entreprenör

och har utfört tillfredsställande inom kontraktsvillkor, uppfyller regeringarnas uttalandet

av arbete "- ökar sannolikheten för stadig återkommande kunder, med ökade marginaler

(om än smal) i flerårsavtal . Även dina vinstmarginaler inte kan vara det högsta i denna

konkurrensutsatta sektorn, något förutsägbara budgetar och köpmönster (när du är "i")

kan vara en motiverande faktor för många företag att etablera statliga kontrakt. En annan

motiverande faktor är att veta att du är garanterad betalning från regeringen. Ibland, men

det kan vara ett hinder på de tidsramar i samlande. Detta kan vanligtvis kringgås genom

att säkerställa att du levererade just på de villkor och att fakturan exakt matchar

beställning meddelas av regeringen. Det finns särskilda nyanser som måste följas.

"Vem" av den amerikanska regeringen

Den amerikanska regeringen består av flera myndigheter och tusentals köpare av

långtgående produkter och tjänster. De flesta amerikanska federala myndigheter har sitt

huvudkontor i Washington DC, men har också kontor över hela landet och världen där

inköp görs också. Till exempel har den amerikanska militärbaser i många andra länder.

Även om du kan sälja till nästan vem som helst genom att använda teknik, är det

fördelaktigt att ha en fysisk närvaro i Washington DC storstadsområde eftersom det är

där de flesta beslutsfattare är belägna. Detta kan åstadkommas genom att använda en

heltidssäljteam, behöll konsult, lobbyist, ett partnerföretag eller någon kombination

därav. Många deltidskontors företag har vuxit under årens lopp genom att erbjuda en

Washington DC adress, telefonnummer, telefonsvarare och några timmar per månad för

att använda en delad konferensrum och skåp. Detta bidrar till att lindra oro från risken

negativa regeringen att du är trovärdig och har en verklig närvaro.

Det finns stora regeringskontor över hela landet och om du har en tjänst eller produkt för

en nischmarknad som en militärbaser eller en av de nationella laboratorierna eller annan

särskild inrättning, så kan du enkelt placera ditt säljteam närmare slut användare.

När regeringen KÖPER:

Den amerikanska regeringen räkenskapsår körs på en 1 oktober-30 september cykel, med

toppar vanligtvis inträffar i slutet av det fjärde kvartalet till följd av en "use it or lose it"

systemet. Om det finns ofördelade dollar som året stängs, det finns en hög sannolikhet att

köparna, både programansvariga och avtalsslutande Officers kommer att köpa dina varor

/ tjänster under dessa sista månaderna juli, augusti och september. Det finns andra

faktorer än den "slutet av året dollar" som spelar en roll i regeringens beslut att tilldela ett

kontrakt för din organisation. Relationsbyggande, som i vanliga business-to-business

transaktioner och vissa mitten av hög dollar konsument-to-business transaktioner, är

också betydelsefull och viktig del av försäljningsprocessen.

Att sälja till regeringen inte ske över en natt. Det finns en stor investering i tid på

säljcykeln, och som tidigare nämnts, är regeringen en risk negativ klient. Denna tidsrymd

kan variera från 12 till 36 månader - ibland kortare eller ibland längre. Du kan göra 10

eller fler telefonsamtal innan du når rätt regeringen kontakt. (Public data finns

tillgängliga för att säkra marknadsföringssamtalslistan och namn på köpare som köper

dina artiklar tillsammans med vilande information och budgetprognos.) När du når rätt

kontaktperson, kan du ha många möten med potentiella kunden innan du gör det till sann

beslutsfattare som bestämmer om och när det behövs din produkt / tjänst och om det

kommer att finansieras.

Från dessa möten, presentationer och demonstrationer kan du bedöma om det finns ett

behov av din produkt / tjänst i detta organ eller avdelning eller om du skapar detta behov.

Vissa försäljare och kvinnor kan vara oense och känna att säljare är ansvarig för att skapa

behov, men ibland när samverkar med regeringen du kan vara i en reaktiv läge och svarar

på begäran - formell eller inte. Båda scenarierna kommer att ge viss intelligens på dina

chanser för tilldelning och beräknade tidsramar.

Om du svarar på en begäran formellt kallas en uppmaning, är det viktigt att veta (eller

fråga), där regeringen är i beslutsprocessen. Om det finns en formell begäran om

information eller en Sources söks (SS) eller Request for Information (RFI) för produkter /

tjänster som du tillhandahåller, då regeringen genomför en sökning för att avgöra vilka

produkter / tjänster är tillgängliga som uppfyller deras specifika behov . De kan också

vara intresserad av att avgöra om en viss typ av verksamhet kan uppfylla de villkor,

såsom ett litet företag, en ligger i en historiskt underutnyttjade Affärsområde (HUBzone),

minoritetsägda, missgynnade, veteran ägs och / eller kvinnor ägda företag. (Mer

information om vad som kan betraktas som ett litet företag kan hittas på den amerikanska

Small Business Administration webbplats http://www.SBA.gov eller

http://www.JenniferSchaus.com Därför är dessa källor Sökt eller RFI: s stora möjligheter

att ge information om ditt område av expertis, markera tidigare resultat med andra

myndigheter, ge prisinformation eller uppskattningar, och bidra till att hjälpa det

utfärdande organet bestämma det finns ett behov av att ingå avtal med organisationen och

visar några mervärdes komponenter du besitter. att få in i början faser av regerings

sökning - Källor söks eller RFI - processen är mycket fördelaktigt.

Om dina produkter / tjänster är noterade på General Services Administration (GSA)

schema, är detta en klar fördel och bör ingå i ditt svar. GSA Schedule är en "jaktlicens"

eller "biljett till regeringen dance" och gör det möjligt för regeringen att påskynda sina

inköp från dig. Detta är en förhandsgodkända entreprenör kort lista över båda tjänsterna

(timtaxor) och produkter. Utländska företag har möjlighet att vara hålla GSA scheman

men de måste se till att deras produkter är TAA (handelsavtalet Act) kompatibel. Detta

TAA Noteringar från gång till gång baserat på USA: s utrikesförbindelser. Den federala

regeringen (och vissa statliga och lokala myndigheter) kan enkelt handla som man skulle

på Amazon på http://www.gsaAdvantage.gov för granskats företag med förförhandlade

priser. Mer information om att bli en GSA schema hållare kan hittas på

http://www.GSA.gov eller http://www.JenniferSchaus.com

Formell begäran från regeringen kan också komma som Begäran om förslag (RFP),

Inbjudan till bud (ITB) och Offertförfrågan (RFQ). Dessa formella kontakter (eller RFP:

s och RFQ s) för inköp av $ 25.000 krävs att publiceras på www.FedBizOpps.gov Denna

webbplats kan du söka efter möjligheter av många kriterier, bland annat byrå och även

produkt / tjänst. Många av dessa möjligheter inte bara "sätta ut att bjuda" utan att ha en

avsedd stag. Företag som har kontinuerligt nätverk, deltar mässor och presentera deras

förmåga att regeringen för 6-24 + månader, är mest sannolikt de viktigaste aktörerna i

skapar ett behov av deras lösning som lett till RFP. Dessa RFP är typiskt började som en

Källor Sökte meddelande eller en RFI. I meddelandet om Work (SOW) i RFP många

gånger är skrivna med språket skräddarsydda för ett specifikt företag, en elitgrupp av

entreprenörer eller särskilt utsedda företag, däribland GSA Schema innehavare,

småföretag eller arealuttag kategorier inom småföretag samhället (dvs.. Veteran ägda).

Dessa kontakter är en enkel påminnelse om att bygga relationer är den viktigaste

komponenten för att vinna affärer.

Eftersom regeringen inte kan ta emot gåvor eller tas till lunch eller middag,

grundläggande säljförmåga och att veta din produkt / tjänst inifrån och ut är helt relevant

för din framgång i denna vertikala marknaden. Känna till reglerna för regeringens

upphandlande spelet finns i FAR, är Federal Acquisition Regulation

http://www.acquisition.gov viktigt. En utbildad och bestämda säljkår med en stark

ledningsgrupp är viktigt. Säljstyrkan måste vara obevekliga och kreativ för att bryta

igenom regerings väggar och hitta mästare för sina lösningar. De måste vara bra

förbindelser på olika nivåer - topp, mitten och botten - och presentera sin lösning som ett

sätt att göra saker "lättare" för regeringen, utan att hota deras anställningstrygghet.

Det finns en mängd olika källor för säljare att erhålla kontakter. Nätverks "inuti

ringleden" är viktig och det finns ett överflöd av platser för en att sköta, som vissa är

industri baserad. Dessutom kommer http://www.FedBizOpps.gov publicera information

om industri dagar. Dessa är "öppet hus" för små företag värd den särskilda myndighet

OSDBU, Office of Små och missgynnade affärsenhet. Dessa OSDBU s är de småföretag

förespråkar. Som tidigare nämnts finns det kommersiella företag som aggregerar

myndighetsuppgifter och säljer listor - inklusive namn och kontaktuppgifter för köpare

inom regeringen.

Det finns olika nivåer av säljare som ett företag kan bedriva. Den ideala kandidaten och

kan vara en enskild tidigare anställd av regeringen i en byrå där det finns ett stort behov

av dina tjänster. Det finns gränser och lagar som omger anställa personer i denna

kapacitet som kan ha kontakter för att hjälpa din organisation. Ibland, beroende på

storleken på din organisation, kan dessa personer sitta på styrelsen eller vara ditt

huvudsakliga statliga försäljnings guru. Dessa människor förstår oftast regering,

(förhoppningsvis din produkt eller tjänst som erbjuds) och de har varit kunden och förstå

de processer genom vilka statliga inköp.

Återigen, beroende på företagets storlek, budget och mål för regeringen marknaden, kan

du vill ha en fullständig säljteam eller bara vill beträda lätt i denna arena. Det finns

många varianter och grader av säljrepresentation i Washington, DC. Det finns agenter

som kommer att sälja för dig, vara din närvaro i USA och be om en hög procentuell

provision utan en månatlig hållare. Den vanligaste strukturen i försäljningen skulle

strukturera ett kontrakt för att inkludera en månatlig hållare och provision. Ytterligare

andra kan bara ta ut en hållare och begränsas till vissa delar av deras expertis som förslag

att skriva ett bestämt antal timmar per månad. De flesta av de personer kommer att ha ett

visst område av expertis eller anslutningar i specifika organ.

Mässor är riklig samt och vissa är statliga specifika (General Services Administration

Expo, Small Business Administration konferenser), andra är branschspecifika (dvs..

FOSE och GovSec och F-Ped). Dessa är lägliga arenor för att möta de statliga köpare och

umgås med dem, eftersom de är förbjudna att ta emot gåvor, lunch, middag / golf

utflykter, etc. De kan vara ett dyrt företag, men det finns kreativa sätt att minska

kostnaden. Några av de konferenser söker industrin och ämnesexperter som högtalare för

smågrupper. Genom att bli en av talarna, får du mer exponering, en levande publik, fri

press på konferens broschyrer och mer uppmärksamhet och dragning på din monter. Med

mer dragkraft, blir denna grundläggande försäljning och är en lek med siffror.

Det är en tanke på att hinder i försäljningsprocessen är uppfyllda och det är en uppgift för

säljteamet att övervinna dessa hinder. En effektiv business-to-government (B2G) säljare

penetrerar regeringen på olika nivåer - slutanvändaren, programchefen (s) och de

personer som har inköp eller inflytelserika auktoritet. Ibland finns det högre frågor som

kan hjälpa eller hindra en produkt / tjänst från att komma till marknaden eller kanske

eskortera ut. Lobbyist och public affairs yrkesverksamma inom Washington DC kan

också spela en roll för att bistå med att generera medel för din lösning. Dessa

yrkesgrupper arbetar på nivåerna i regeringen - i första hand på Capitol Hill, där de kan

hjälpa till att påverka räkningar och anslag för specifika tjänster och produkter. Deras

avgifter kan vara högre än en erfaren statliga säljare, men kommer också att kunna

leverera till dig på en annan (mer politisk) nivå. Dessa personer kan ha tidigare arbetat för

eller med senatorer, representanter och / eller andra valda tjänstemän. Mest

framgångsrika företag kommer att ha kontakter på båda sidor av det politiska landskapet

som håller dem starka i tider när det finns en förändring i kraft på alla nivåer inom

regeringen. Även om dessa företag kan vara ett kraftfullt källor att utnyttja, de är inte en

silverkula. Alla dessa verktyg lobbyist, säljteam, konsulter, agenter och förslag författare,

måste användas kollektivt för att få ut det mesta av din "jakt expedition.

80/20 regeln gäller statliga kontrakt också. Åttio procent av kontrakten tilldelas de 20

entreprenörer. Dessa huvudentreprenörer är stora företag och är väl kända, såsom

Lockheed Martin, Northrop Grumman, Raytheon, SAIC, BAE, etc. Dessa organisationer

upprätthålla oftast en liten sambands kontor. Det kan vara fördelaktigt att träffa dessa

kontor, registrera i deras små företag leverantör databas och ger en översikt på dina

produkter / tjänster. Många gånger, när regeringen arbetar för att uppfylla sina småföretag

arealuttag upphandlande mål (24%) dessa organisationer kommer att tvingas att även

träffa små affärsmål (36%). Resultat genom agentur om hur de träffades dessa mål kan

hittas på SBA Scorecard på SBA webbplats eller på http://www.JenniferSchaus.com

Denna information bör också spela en roll i din strategi när de riktar organ.

Du kan använda resurser för att avgöra om det finns en marknad i den amerikanska

regeringen för din produkt / tjänst. Kommersiella företag kan hyras för att göra detta för

dig och sökningar kan göras för att avgöra hur mycket av din produkt / tjänst har köpts

under de räkenskapsår, som kan delas upp per kvartal och företagsnamn. Det är också bra

att söka efter konkurrenter och förstå deras position på marknaden att bestämma din

potentiella aktie. Statsbudgeten är inte hemliga och denna information är relevant (och

finns) när man fokuserar på dina mål klient.

Med denna information kan du bestämma att vissa organ kan vara bättre lämpad och

utrustad för att köpa dina lösningar än andra. Genom att minska ditt mål klient till 3 bästa

byråer bäst linje för din produkt / tjänst som bygger på deras budget, din budget och dina

kontakter inom byrån, kan du strategiskt placera dig själv för framgång. Skapa en

kapacitet uttalande och stödja litteratur inriktad mot regeringen, kommer att hjälpa

köparen att förstå hur din lösning kommer att hjälpa dem.

Varje förvaltning har republikan eller demokrat specifika mål och fokusområden. Några

av dessa bestäms av världshändelser (krig och ekonomisk kris, etc.) och andra är helt

enkelt områden som de anser vara viktiga (dvs.. Gröna och miljövänliga produkter).

Genom att vara medveten om dessa frågor, läsa facktidskrifter och statliga särskilda

publikationer, kan du få en tydligare förståelse för dina kunders mentalitet och

utmaningar, vilket är bättre på att ge en lösning. Genom att gå föreningar i Washington

DC som rör din bransch du kommer att gynnas av en lokalt baserad advokat, en inbyggd

statliga relationer laget (vanligtvis en given i föreningar) arbetar för din räkning och

eventuellt samarbete med andra företag i din bransch. På samma sätt, gå en internationell

kammare, Svensk-Amerikanska Handelskammaren du kan också dra nytta av att bygga

relationer med USA-baserade partners som är i den federala regeringen upphandlande

utrymme. Det finns också föreningar avsedda enbart amerikanska federala regeringen

upphandlande där företag kan skörda belöningar, relationer och hitta teaming partner för

regeringen entreprenad.

För utländska företag, inrättande av en amerikansk närvaro är inte absolut nödvändigt,

men kan vara till nytta. De flesta amerikanska regeringens kontrakt har tilldelats

amerikanska företag som är fysiskt belägna i DC storstadsområde. (En del av detta beror

på Buy America Act, BAA). Grundläggande säljförmåga berättar att verksamheten

intjänas och tilldelas bolaget / individ där det finns ett samband. För att bygga dessa

relationer, den säljare och / eller konsult för ditt företag ska placeras nära beslutsfattaren

och där arbetet sker, ibland två olika ställen. Dagens moderna teknik har gjort det möjligt

för oss att videokonferens, e-post och kommunicera på ett sätt där vi inte behöver fysiskt

vara närvarande. När man arbetar med en risk negativ klient, är det en god praxis att

fysiskt vara där. Dessutom, för att utländska företag kan också överväga att inrätta en

amerikanska dotterbolag har en juridisk person och starkare närvaro i USA.

Statliga inköp kan - och även baseras på en mängd olika faktorer, inklusive pris och

kvalitet. De nuvarande miljön (2016) statliga kontaktorer befinner sig i LPTA, lägsta pris

tekniskt godtagbart. Detta innebär att kontrakt tilldelas baserat på lägsta pris oavsett av

företagen tidigare resultat eller erfarenhet. Detta gör att nya spelare i branschen som inte

har någon erfarenhet av regerings upphandlande helst. Typiskt kvalitet offras, ibland

kontrakt är inställda på grund av dålig prestanda eller företagets gå i konkurs på grund av

att inte kunna upprätthålla sin affärsmodell "inköpskontrakt" på eller under marginalen.

Utländska företag ska säkra en DUNS (Data Universal Numbering System) från Dun &

Bradstreet Corporation på http://www.DnB.com Därifrån bör registrera sig i systemet för

Award Management på http://www.SAM.gov som kommer att kräva inmatning av

grundläggande företagsinformation, inklusive dina bransch NAICS koder (North

American Industry Classification System) och i de flesta fall en Tax ID-nummer (TIN).

Utländska företag kan arbeta med ett registrerat ombud i USA, etablera ett dotterbolag

eller utforska andra alternativ för att erhålla en tenn.

Utländska företag måste ägna stor uppmärksamhet åt lagen handelsavtalet och Buy

American Act. TAA är mer inriktad på ursprungsland avseende tillverkning och

produkter - hur och var slutprodukten består. BAA ger främst företräde till amerikanska

företag över utländska företag om avtal. Vissa undantag gäller bland annat vissa

byggmaterial, prissättning och unika lösningar. Andra BAA undantag avser den

amerikanska regeringen koppleri icke-amerikanska varor som inte är tillgängliga i

handeln i USA. * Kontakta 25 § Federal Acquisition Regulation och även General

Services Administration hemsida för aktuell information och språk om Buy America Act

och handelsavtalet lagen för utländska företag, eftersom dessa bestämmelser genomgår

förändringar vid tidpunkten för denna publikation. http://acquisition.gov/far/

Sammanfattningsvis är den amerikanska regeringen är världens största inköpare av varor

och tjänster. Det är en komplicerad och konkurrensutsatt marknad, men det är inte

omöjligt att vara framgångsrik. Etablera ditt företag som en statlig leverantör och vinna

affärer är konkurrenskraftig och komplexa ännu inte möjligt och mycket lönsamt för

många. Att veta dessa regler och identifiera regerings kunniga experter för att guida dig

genom regeringen pussel - kan vara skillnaden i att vara en annan regering leverantör och

att vara framgångsrika och föredragna regeringen lösningar.

The United States Federal Government is the largest purchaser of goods and services

in the WORLD, spending over $450 Billion annually. The Federal Government buys

both products and services. The products range from toothpaste to office supplies

and artillery. They also need the services of various professional ranging from

architects, nurses, priests, hairdressers, consultants and information technology

cyber security professionals. For standard “business-to-business” companies, selling

to the US Federal Government is a way to diversify the customer portfolio and

mitigate risk weathering the fluctuations in the economy, particularly given the

volatile European Union climate. Additionally, once you are an established US

Federal contractor and have performed satisfactory within contract terms and

conditions, fulfilling the governments ‘the statement of work” - increases your

likelihood for steady repeat business, with increased margins (albeit slim) in multi-

year contracts. Although your profit margins may not be the highest in this

competitive sector, the somewhat predictable budgets and buying patterns (once you

are “in”) can be a motivating factor for many businesses to establish government

contracts. Another motivating factor is knowing that you are guaranteed payment

from the government. Sometimes, however there may be a hurdle upon the time

frames in collecting. This can usually be circumvented by ensuring that you

delivered precisely on the terms and conditions and that your invoice exactly

matches the Purchase Order issued by the Government. There are particular

nuances that must be adhered to.

The “WHO” of the US Government

The US government is comprised of multiple agencies and thousands of buyers of

wide ranging products and services. Most US federal government agencies are

headquartered in the Washington DC area, but also have offices across the country

and the world where purchases are also made. For example, the US military has

bases in many foreign countries. While you can sell to virtually anyone by utilizing

technology, it is beneficial to have a physical presence in the Washington DC

metropolitan area as this is where the majority of the decision makers are located.

This can be accomplished by employing a full-time sales team, retained consultant,

lobbyist, a partner company or some combination thereof. Many part-time office

firms have grown over the years by offering a Washington DC address, phone

number, answering service and a few hours per month to use a shared conference

room and cubicle. This helps alleviate concerns from the risk adverse government

that you are credible and have a real presence.

There are large government offices all over the country and if you have a service or

product for a niche market such as a military bases or one of the national

laboratories or other specialized institution, then you can easily situate your sales

team closer to the end-user.

WHEN THE GOVERNMENT BUYS:

The US government fiscal year runs on an October 1 to September 30 cycle, with the

peaks typically occurring at the end of the fourth quarter due to a “use it or lose it”

system. If there are unallocated dollars as the year closes, there is a high

probability that the buyers, including both Program Managers and Contracting

Officers will purchase your items/services during these final months of July, August

and September. There are other factors besides the ‘end of year dollars’ that plays a

role in government’s decision to award a contract to your organization. Relationship

building, as in regular business-to-business transactions and some mid to high dollar

consumer-to-business transactions, is also significant and crucial part of the sales

process.

Selling to the government does not happen overnight. There is a large time

investment on the sales cycle, and as mentioned earlier, the government is a risk-

adverse client. This time span can range from 12 to 36 months – sometimes shorter

or sometimes longer. You may make 10 or more phone calls before you reach the

appropriate government contact. (Public data is available to secure marketing call

list and names of buyers who purchase your items along with incumbent information

and budget forecast.) Once you reach the right contact person, you may have many

meetings with your potential client before you make it to the true decision maker

who decides if and when your product/service is needed and if it will be funded.

From those meetings, presentations and demonstrations you can assess if there is a

need for your product/service in that agency or department or if you are creating

that need. Some salesmen and women may disagree and feel that the sales rep is

responsible for creating the need, but sometimes when interfacing with the

government you may be in a reactive mode and responding to request – formal or

not. Both scenarios will provide some intelligence on your chances for award and

estimated time frames.

If you are responding to a request formally called a Solicitation, it is important to

know (or ask) where the government is in the decision making process. If there is a

formal call for information or a Sources Sought (SS) or Request for Information (RFI)

for products/services that you provide, then the government is conducting a search

to determine what products/services are available that meet their specific need.

They may also be interested in determining if a specific type of business can fulfill

the terms and conditions, such as a small business, one located in a Historically

Underutilized Business area (HUBzone), minority owned, disadvantaged, veteran

owned, and/or women owned business. (More information on what qualifies as a

small business can be found on the US Small Business Administration website at

http://www.SBA.gov or http://www.JenniferSchaus.com Therefore, these Sources

Sought or RFI’s are great opportunities to provide information about your area of

expertise, highlight past performance with other government agencies, provide

pricing information or estimates, and assist in helping the issuing agency determine

there is a need to contract with your organization and demonstrating any value-

added components you possess. Getting in during the beginning phases of the

government search -- Sources Sought or RFI -- process is highly advantageous.

If your products/services are listed on the General Services Administration (GSA)

Schedule, this is a clear advantage and should be included in your response. The

GSA Schedule is a “hunting license” or “ticket to the government dance” and allows

the government to accelerate their purchase from you. This is a pre-vetted

contractor short list of both services (hourly rates) and products. Foreign companies

are able to be hold GSA Schedules however they must ensure their products are TAA

(Trade Agreement Act) compliant. This TAA List changes from time to time based on

US foreign relations. The federal government (and some state and local

governments) can easily shop as one would on Amazon at

http://www.gsaAdvantage.gov for vetted firms with pre-negotiated prices. More

information about becoming a GSA Schedule holder can be found at

http://www.GSA.gov or http://www.JenniferSchaus.com

Formal request from the government may also come as Request for Proposals (RFP),

Invitation to Bid (ITB) and Request for Quote (RFQ). These formal solicitations (or

RFP’s and RFQ’s) for purchases of $25,000 are required to be published on

www.FedBizOpps.gov This website allows you to search for opportunities by many

criteria, including agency and also product/service. Many of these opportunities are

not simply “put out to bid” without having an intended awardee. Companies that

have been continually networking, attending trade shows & presenting their

capabilities to the government for 6-24+ months, are most likely the key players in

creating the need for their solution which brought about the RFP. These RFP’s

typically began as a Sources Sought notice or an RFI. The Statement of Work (SOW)

in the RFP many times are written with language tailored for a specific company, an

elite group of contractors or for specially designated companies including GSA

Schedule holders, small businesses, or set-aside categories within the small

businesses community (ie. Veteran Owned). These solicitations are a simple

reminder that relationship building is the key component to winning the business.

Because government cannot accept gifts or be taken to lunch or dinner, basic sales

skills and knowing your product/service inside and out are absolutely pertinent to

your success in this vertical market. Knowing the rules of the government

contracting game found in the FAR, Federal Acquisition Regulation

http://www.acquisition.gov is essential. An educated and determined sales force

with a strong management team is important. The sales force must be relentless

and creative in breaking through the government walls and finding champions for

their solutions. They must be well connected at various levels – top, middle and

bottom – and present their solution as a way to make things “easier” for the

government, without threatening their job security.

There are a variety of sources for the sales rep to obtain contacts. Networking

‘inside the beltway’ is important and there are an abundance of venues for one to

attend to, as some are industry based. Additionally, http://www.FedBizOpps.gov will

publish information on Industry Days. These are “open houses” for small businesses

hosted by the particular agency OSDBU, Office Of Small & Disadvantaged Business

Unit. These OSDBU’s are the small business advocates. As previously mentioned,

there are commercial companies who aggregate government data and sell lists –

including names and contact information for buyers within government.

There are various levels of sales reps that a company may pursue. The ideal

candidate and may be an individual previously employed by the government in an

agency where there is a great need for your services. There are limits and laws

surrounding hiring individuals in this capacity who may have the contacts to help

your organization. Sometimes, depending upon the size of your organization, these

individuals may sit on the Board of Directors or be your main government sales guru.

These folks typically understand government, (hopefully your product or service

offering) and they have been the customer and understand the processes by which

the government purchases.

Again, depending upon your company size, budget and objectives for the

government market, you may want a full sales team or just want to tread lightly into

this arena. There are many flavors and degrees of sales representation in

Washington, DC. There are agents who will sell for you, be your US presence and

ask for a high percentage commission without a monthly retainer. The most

common structure in sales would structure a contract to include a monthly retainer

and commission. Still others may only charge a retainer and be confined to certain

areas of their expertise such as proposal writing for a designated number of hours

per month. Most of the individuals will have a certain area of expertise or

connections in specific agencies.

Trade shows are abundant as well and some are government specific (The General

Services Administration Expo, Small Business Administration Conferences), others

are industry specific (ie. FOSE and GovSec and F-Ped). These are opportune venues

to meet the government buyers and spend time with them, since they are prohibited

to accept gifts, lunch, dinner/golf outings, etc. They can be an expensive

undertaking but there are creative ways to reduce your cost. Some of the

conferences are looking for industry and subject matter experts as speakers for the

breakout sessions. By becoming one of the speakers, you gain more exposure, a live

audience, free press on the conference brochures and more attention and traction at

your booth. With more traction, this becomes basic sales and is a numbers game.

It is a given that in the sales process roadblocks are met and it is the job of the sales

team to overcome these obstacles. An effective business-to-government (B2G) sales

representative will penetrate the government at a variety of levels – the end-user,

the program manager(s) and the individuals who have purchasing or influential

authority. Sometimes there are higher issues which could help or hamper a

product/service from coming to market or perhaps escorting it out. Lobbyist and

public affairs professionals within the Washington DC area can also play a role in

assisting with generating funding for your solution. These professionals work at the

levels in government – primarily on Capitol Hill where they can help influence bills

and appropriations for specific services and products. Their fees may be higher than

a seasoned government sales rep, but will also be able to deliver for you at a

different (more political) level. These individuals may have previously worked for or

with senators, representatives and/or other elected officials. Most successful firms

will have connections on both sides of the political landscape which keeps them

strong at times when there is a change in power at any level within the government.

Although these firms can be powerful sources to leverage, they are not a silver

bullet. All of these tools lobbyist, sales team, consultants, agents and proposal

writers, must be used in collectively to get the most out of your ‘hunting expedition’.

The 80/20 rule applies in government contracts as well. Eighty percent of the

contracts are awarded to the top 20 contractors. These prime contractors are large

businesses and are well-known, such as Lockheed Martin, Northrop Grumman,

Raytheon, SAIC, BAE, etc. These organizations usually maintain a small business

liaison office. It can be beneficial to meet with these offices, register in their small

business vendor database and provide a synopsis on your products/services. Many

times, when the government is working to meet their small business set-aside

contracting goals (24%) these organizations will be forced to also meet small

business goals (36%). Results by agency on how they met these goals can be found

on the SBA Scorecard on the SBA website or at http://www.JenniferSchaus.com This

information should also play a part in your strategy when targeting agencies.

You can employ resources to determine if there is a market in the US government for

your product/service. Commercial companies can be hired to do this for you and

searches can be conducted to determine how much of your product/service has been

bought over the fiscal years, which can be segmented by quarter and company

name. It is also useful to search for competitors and understand their position in

the marketplace to determine your potential share. Government budgets are not

secret and this information is pertinent (and available) when focusing on your target

client.

With this information, you may determine that certain agencies may be better suited

and equipped to purchase your solutions than others. By narrowing your target

client to the top 3 agencies best aligned for your product/service based on their

budget, your budget and your contacts within the agency, you can strategically

positioning yourself for success. Creating a capabilities statement and supporting

literature geared toward the government, will help the buyer in understanding how

your solution will assist them.

Each administration, Republican or Democrat has specific goals and focus areas.

Some of these are determined by world events (wars and economic crisis, etc.) and

others are simply areas that they deem important (ie. green and environmental

products). By being cognizant of these issues, reading trade journals and

government specific publications, you can gain a clearer understanding of your

clients’ mentality and challenges, thus being better able to provide a solution. By

joining associations in Washington DC related to your industry you will benefit from a

locally based advocate, a built in government relations team (usually a given in

associations) working on your behalf and possible collaboration with other firms in

your industry. Likewise, joining an international chamber, Swedish-American

Chamber Of Commerce you may also benefit from building relationships with US

based partners who are in the federal government contracting space. There are also

associations dedicated solely to US Federal Government contracting from which

companies can reap rewards, relationships and find teaming partners for government

contracting.

For foreign companies, establishing a US presence is not absolutely necessary, but

can be beneficial. Most US Government contracts have been awarded to US

companies who are physically located within the DC metropolitan area. (Part of this

is due to the Buy America Act, BAA). Basic sales skills tell us that business is earned

and awarded to the company/individual where there is a relationship. In order to

build those relationships, the sales rep and/or the consultant for your company

should be located close to the decision maker and where the work is taking place,

sometimes two different places. Modern day technology has allowed us to video-

conference, email and communicate in ways where we do not have to physically be

present. When dealing with a risk-adverse client, it is a best practice to physically be

there. Additionally, foreign companies may also consider establishing a US

subsidiary to have a legal entity and stronger presence in the US.

Government purchases can – and are also be based on a variety of factors including

price and quality. The current environment (2016) government contactors find

themselves in LPTA, Lowest Price Technically Acceptable. This means contracts are

awarded based on lowest price regardless of the firms past performance or

experience. This allows new players into the sector who have no experience in

government contracting whatsoever. Typically quality is sacrificed, sometimes

contracts are cancelled due to poor performance or the firm going out of business

due to not being able to sustain their business model of “buying contracts” at or

below margin.

Foreign firms should secure a DUNS (Data Universal Numbering System) from Dun &

Bradstreet Corporation at http://www.DnB.com From there, they should register in

the System for Award Management at http://www.SAM.gov which will require input

of basic company information, including your industry NAICS Codes (North American

Industry Classification System) and in most cases a Tax ID Number (TIN). Foreign

companies can work with a Registered Agent in the US, establish a US subsidiary or

explore other alternatives for obtaining a TIN.

Foreign businesses will have to pay close attention to the Trade Agreement Act and

Buy American Act. The TAA focuses more on country of origin relating to

manufacturing and products – how and where the end product is composed. The

BAA primarily gives preference to US companies over foreign entities on contracts.

Certain exceptions apply including some construction materials, pricing and unique

solutions. Other BAA exceptions relate to the US government procuring non-US

goods that are not reasonably available commercially in the US. *Please consult

Section 25 of the Federal Acquisition Regulation and also the General Services

Administration website for current information and language regarding The Buy

America Act and Trade Agreement Act for foreign companies, as these regulations

are undergoing changes at the time of this publication. http://acquisition.gov/far/

In conclusion, The US Government is the world’s largest purchaser of goods and

services. It is an elaborate and competitive market, but it is not impossible to be

successful. Establishing your business as a government vendor and winning

business is competitive and complex yet possible and very profitable for many.

Knowing those rules and identifying government savvy experts to guide you through

the government puzzle - can be the differential in being another government vendor

and being the successful and preferred government solution provider.

Jennifer Schaus runs a government consulting firm in Washington, DC. She is the

founder and principal of Jennifer Schaus and Associates. Ms. Schaus has domestic and

international clients who provide both services and products to the US Federal

Government. Her expertise is in representing clients to compete for US Federal

Contracts, securing Set-Aside certifications and supporting the sales process via

proposal writing, marketing and business development. She is a frequent speaker at

government contracting forums and associations including WIP (Women Impacting

Public Policy), NCMA (National Contract Management Association), APMP

(Association Of Proposal Management Professionals, NDIA/WID (National Defense

Industry Association/Women In Defense), WAVE (Women As Veteran Entrepreneurs) and

more. She has been featured or quoted in The Wall Street Journal, The Washington Post,

The Washington Business Journal, Government Product News and more.

Ms. Schaus holds a BA from Towson University, a Leadership Accelerator Certificate

from UC Berkeley and a Certificate in Executive Leadership from Cornell University.

She sits on the Board of Directors for GovLish a data aggregator of government

acronyms. For more information and to contact Jennifer Schaus & Associates, please

visit: www.JenniferSchaus.com or JSchaus@JenniferSchaus.com or call us + 1 - 2 0 2 –

3 6 5 – 0 5 9 8.