The Purposes You’re on the Board - of PTA Now...
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2018CaliforniaStatePTAConventionC10– Está en la mesa directiva ¿ahora qué?
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2327 L Street Sacramento, CA 95816916.440.1985 FAX: 916.440.1986
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You’re on the Board -Now What?
Está en la mesa directiva,¿ahora qué?
2018 California State PTA Convention2018 Convención de California State PTA
C10 – You’re on the Board – Now What? (Spanish)
The Purposes of PTA
� To promote the welfare of children and youth in home, school, places of worship, and throughout the community;
� To raise the standards of home life;
� To advocate for laws that further the education, physical and mental health, welfare, and safety of children and youth;
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} Promover el bienestar delos niños y jóvenes en el hogar, la escuela, sitios deculto y en toda lacomunidad;
} Elevar los estándares devida en el hogar;
} Abrogar por leyes quepromuevan la educación,la salud física y mental, elbienestar y seguridad delos niños y jóvenes.
The Purposes of PTA
� To promote the collaboration and engagement of families and educators in the education of children and youth;
� To engage the public in united efforts to secure the physical, mental, emotional, spiritual, and social well-being of all children and youth; and
� To advocate for fiscal responsibility regarding public tax dollars in public education funding.
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} Promover la colaboración y la participación de las familias yeducadores en la educación delos niños y jóvenes;
} Involucrar al público en los esfuerzos unidos para asegurar el bienestar físico, mental,emocional, espiritual y social detodos los niños y jóvenes; y
} Abogar por la responsabilidadfiscal con respecto a impuestospúblicos en la financiación de laeducación pública.
Mission Statement of the California State
PTA
The mission of the California State PTA is to positively impact the lives of all children and families.
Adopted August 2013 byCalifornia State PTA Board of Managers
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La misión de California StatePTA es de impactar
positivamente la vida de todos los niños
y las familias.
Adoptada augusto de 2013Por la Mesa Directiva California State PTA
PTA Basic Policies
� Noncommercial
� Nonsectarian
� Nonpartisan
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} No es comercial
} No es sectaria
} No es partidista
PTA Channels� Unit - Also referred to as the
association
� Council - A group of local units
� District – A geographic division of the California State PTA; usually one or more counties
� California State PTA
� National PTA
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NationalNacional
StateEstantal
DistrictDistrito
CouncilConcilio
Unit (In Council)Unidad (en Concilio)
Unit (Out of Council)Unidad fuera de Concilio
} Unidad — conocida tambiéncomo “la asociación”
} Concilio — grupo de unidadeslocales
} Distrito – división geográficade PTA de California;usualmente uno o máscondados
} PTA de California} PTA Nacional
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Fiduciary Responsibility
PTAs must be fiscally responsible to the
members and need to ensure that all financial
procedures are followed.
This is the responsibility
of all members of the executive board.
Las PTA deben ser fiscalmente
responsables para con los miembros y deben garantizar que se sigan
todos los procedimientos
financieros.
Esto es responsabilidad de todos los miembros de
la junta ejecutiva
PTA Bylaws
� Official name
� Basic policies of the association
� Membership and dues
� Officers and election
� Duties of officers/chairmen
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} Nombre oficial} Políticas básicas de la
asociación} Membresía y cuotas} Funcionarios y
elecciones} Deberes de los
funcionarios/directores de comité
PTA Bylaws
� Meetings required -including quorums
� Requirements of being a PTA
� Charter/disbanding procedures
� Requirements for amending bylaws/standing rules
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} Reuniones requeridas –incluso quorum
} Los requisitos para serPTA
} Procedimiento de cartaconstitutiva/disolución
} Requisitos para laenmienda deestatutos/normasvigentes
GOALS - META
¯PROGRAMS - PROGRAMAS
¯BUDGET - PRESUTUESTO
PTA Planning
The PTA program, budget, membership plan and fundraising
plan must be approved by the
association at the first meeting of the year
and before any plans are implemented.
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El programa y los planes de membresía y presupuesto de la PTA deben ser aprobados por la asociación en la primera reunión del año y antes de implementar cualquier plan.
First Association Primera Reunión
Meeting de la Asociación
} Financial reports� Annual Financial
Report for prior year
� Year-end audit� Fundraisers and
programs
� Budget
� Presentación de reportes financieros� Financiero anual del
año previo� Auditoría de fin de
año� Autorizar eventos de
recaudación de fondos y programas
� Aprobar presupuesto para el año en curso
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First Association Primera Reunión Meeting de la Asociación
� Treasurer’s Report
� Ratify checks
� Release funds
� Presentar el informe del tesorero
� Ratificar cualesquiera cheques emitidos desde la última reunión de la asociación
� Decir a la asociación que parte del presupuesto se va a utilizar durante este período
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PTA President’s Duties
� Coordinate work; approve all materials prior to distribution
� Preside at all meetings
� Appoint chairmen and committee members
� Sign all payment authorizations and contracts
� Be familiar with financial procedures
� Be an authorized check signer
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} Coordinar el trabajo; aprobartodos los materiales previos a su distribución
} Presidir todas las reuniones} Nombrar a todos los directores
y miembros de comité} Firmar todas las autorizaciones
de pago y contratos} Conocer los procedimientos
financieros
} Ser librador de chequesautorizado
PTA President’s Duties
� Be the official representative of the association at council/district meetings
� Be responsible for the annual report
� Be the official contact as authorized
� Meet with the site administrator
� Perform other duties assigned by the association
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} Ser representante oficial de la asociación en las reuniones deconsejo/distrito
} Ser responsable del reporteanual
} Ser el contacto oficial, según seautorice
} Reunirse con el administrador de las instalaciones
} Realizar otras labores que leindique la asociación
Executive Board Duties
� Transact business as directed by the association and between association meetings
� Pay bills
� Create committees
� Fill vacancies
� Present reports to the association
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} Realizar las labores defuncionamiento como lo indique la asociación y entre reuniones de la asociación
} Pagar cuentas} Crear comités} Llenar vacantes} Presentar reportes a la
asociación
Executive Board Duties
� Understand and question financial reports
� Protect assets of the association
� Understand the organization
� Attend meetings
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} Entender ycuestionar reportes financieros
} Proteger los bienesde la asociación
} Conocer laorganización
} Asistir a lasreuniones
PTA Treasurer� Keep all financial records
� Chair the budget committee
� Receive and deposit all monies
� Pay all bills as authorized
� Present a monthly treasurer’s report
� Forward membership monies and insurance premiums through channels
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} Guardar todos los registrosfinancieros
} Maneje el comité depresupuesto
} Recibe y deposite todo eldinero
} Pagar todas las cuentas comose autorice
} Dar un reporte mensual detesorería
} Remitir los dineros de lasafiliaciones y primas de seguro a través de los canales
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PTA Treasurer
� Prepare financial records for audit
� File tax forms
� Complete Workers Comp form
� Present financial reports -compare to budget at least quarterly
� Prepare Annual Financial Report
� Keep records – Unit in Good Standing
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} Preparar los reportesfinancieros para auditoría
} Presentar declaracionesde impuestos
} Llenar el formulario deCompensación al Trabajador
} Dar reportes financieros; comparar con el presupuesto al menos cada trimestre
} Preparar el Reportefinanciero anual
PTA Financial Responsibilities
� Never sign a blank check� Forward per capita monies
through channels monthly� Make sure funds are counted
by a board member and one other and deposited immediately
� Never deposit association funds in a personal account or in a school account
� Ensure record keeping is complete and accurate
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} Nunca firme un cheque enblanco
} Mande el dinero por capita através de los canales cada mes
} Asegure que los fondos seancontados por un miembro dela mesa directiva y otra persona. Depositarlosinmediatamente
} Nunca deposite fondos de laasociación en una cuenta personal o de la escuela
} Asegurarse de que losregistros sean completos y exactos
PTA Financial Responsibilities
} Make sure books are auditedtwice a year in accordance withbylaws
� Make sure all payment authorizations are signed by president and secretary
� Make sure all tax returns are filed annually
� Assign a non-check signer to open and review bank statement
� Assure transparency
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} Asegurarse de que los libros sean auditados dos veces al año
} Asegurarse de que todas las autorizaciones de pago lleven la firma del presidente y delsecretario
} Asegurarse de que se presenten cada año las declaraciones de impuestos
} Apunte a una persona que no firma cheques para que revise y habrá los estados de cuenta bancarios
} Asegurar la transparencia
Payment Authorizations
For PTA treasurer use:▫ Membership-approved activity ▫ Executive Board-approved expenditure ▫ Funds released by membership
President’s signature: _________________ Date ____________
Date approved in minutes: ________
Secretary’s signature _______________________
Check ## Cheque
Category/Categoría
Amt Advanced/Avanzado
Expense/Gastos
Amt Owed/DueAmt Deber/Debido
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Para uso de tesorero de PTA:•Actividad aprobado por los miembros
•Gastos aprobados por la mesa ejecutiva
•Fondos liberados por los miembros
Firma del presidente:_________________________________
Fecha______________Fecha en que se aprobó en las actas:________ ___________________________________Firma del secretario: ________________________________
Information Declaración de Returns Impuesto
� PTAs file information returns
� Tax Professional?
� Due -- 15th day of the fifth month
(4½ months after fiscal year end)
� Copies to council/district PTA
� Todas las PTA deberán presentar una declaración de impuestos
� Se recomienda usar un profesional de impuestos cualificado
� La fecha de entrega es el día 15 del quinto mes (4 ½ meses después del final del año fiscal)
� Se deben enviar las copias a la PTA de consejo o distrito
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Financial Mismanagement
� Report any suspected mismanagement to District PTA as soon as possible
� Red Flags� Treasurer stops taking calls,
coming tomeetings
� Only one signature on checks� Checks issued which were not
approved by the membership or board
� Treasurer doesn’t have report for meetings
� Revenues less than chairmen’s counts
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} Reporte cualquier sospecha de malos manejos a PTA de distrito tan pronto como sea posible
} Señales de alarma� El tesorero no contesta las
llamadas; no asiste a las reuniones
� Sólo hay una firma en los cheques
� Los cheques emitidos no fueron aprobados por los afiliados o la junta
� El tesorero no tiene el reporte para las reuniones
� Los ingresos son menores que las cuentas de los directores de comité
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PTAs must be responsible tomembers and needs to
ensure that all financial procedures are followed
This is the responsibility of all members of the
executive board
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Responsibilities Responsabilidades
Las PTA deben ser responsables con sus
miembros y deben asegurarse de que se
sigan todos los procedimientos
financieros.
Esta es responsabilidad de todos los miembros de
la mesa ejecutiva
SecretaryThe Legal Documents
of your PTA
� Charter
� Minutes
� Bylaws
� Financial records
� Historical records
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} Carta constitutiva} Actas} Estatutos} Registros
financieros} Registros
históricos
How To Record Minutes
� Opening Section� Absences and Courtesy Seats� Minutes of Previous Meeting� Statement of Account
(Treasurer’s Report)� Communications� Executive Board Report (at
Association Meetings)� Reports� Program� Announcements� Adjournment� Secretary’s Signature
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} Sección de apertura} Ausencias e invitados} Actas de la reunión previa} Estado de cuentas (Reporte del
tesorero)} Comunicaciones} Reporte de la mesa ejecutiva
(en reuniones de asociación)} Reportes} Programas} Anuncios} Finalización de la sesión} Firma del secretario
Membership
� Procedure book� Order envelopes� Develop invitation� Collect envelopes daily –
deliver to treasurer� Issue membership cards� Keep record of all
members� Report at meetings� Keep procedure book
updated� Pass on all materials to
successor
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} Libro de procedimientos} Ordenar sobres} Desarrollar las invitaciones} Recoger cada día los sobres y
entregarlos al tesorero} Emitir tarjetas de membresía} Mantener registros de todos
los miembros} Reportar en las reuniones} Mantener actualizado el Libro
de procedimientos} Pasar al sucesor todos los
materiales
12 Steps – Viable PTA
� Hold a membership drive� Submit memberships dues,
insurance and financial reports on time
� Minimum of 3 officers� Hold at least 3 association
meetings� Get budget approved and only
spend money approved by association
� Two signatures on each check
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} Realizar una campaña demembresía
} Enviar cuotas todas de lasafiliaciones, prima de segura, yreportes financieros a tiempo
} Mínimo de tres funcionarios} Realizar un mínimo de tres
reuniones} Hacer aprobar el presupuesto y
gastar sólo el dinero aprobadopor la asociación
} Dos firmas en cadacheque√
12 Steps –Viable PTA
� Undertake activities approved by membership
� Follow insurance guidelines
� Review bylaws annually� Two audits per year� Attend council/district
training
� Work together
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} Realizar las actividadesaprobadas por losafiliados
} Seguir los lineamientos deseguro
} Revisar anualmente losestatutos
} Dos auditorías por año} Asistir a la capacitación
concilio/distrito
} Trabajar en conjunto
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Human Resources� Councils and Districts
• Training, Assistance, Representation
� California State PTA• Convention, Regional
Training, Legislation Alerts,Legislation Conference
• Representation
� National PTA• Power of Association,
Convention• Representation
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} Concilios y distritos• Capacitación, ayuda,
representación
} PTA de California• Convención,
entrenamiento regional,alertas legislativos, conferencias sobrelegislación
• Representación
} PTA Nacional• El poder del trabajo
conjunto, dela convención
• Representación
California State PTA Resources
� California State PTA Toolkit
� Bylaws for Local PTA/PTSA Units/Councils
� PTA in California
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} Carpeta de recursos de PTA de California
} Estatutos para PTAlocales/unidades de PTSA/consejos
} PTA en California
California State PTA Resources
} Service Mailings
� Leadership and Financial Pocket Pals
� Insurance and Loss Prevention Guide
� www.capta.org
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} Servicio de correo
} Compañeros de bolsillo delíderes y financiero
} Guía de seguros yprevención de pérdidas
} www.capta.org
National PTAResources
� Quick Reference Guides> PTA Presidents> PTA Money Matters> PTA Membership> PTA Programs
� www.pta.org
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} Guías de referenciarápida>Presidentes de PTA>Asuntos de dinero de
PTA>Afiliación a PTA>Programas de PTA
} www.pta.org
Doing the Job
Month by month review of general duties for presidents and other officers. Some duties have been covered earlier.
This listing is not all inclusive and will vary from PTA to PTA.
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Revisión mes a mes de las obligaciones generales del presidente y otros funcionarios. Algunos ya se han cubierto.
Esta lista no es completa y variará de PTA a PTA.
Doing the JobJuly/August
� Distribute PTA materials to the appropriate officer/chairman
� Be sure officers/chairmen receive procedure books
� Prepare for back to school activities
� Check with council/district for meeting schedules and training opportunities
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} Distribuir materiales de PTA al funcionario/director de comité apropiado
} Asegurarse de que los funcionarios/directores de comité reciban los libros de procedimientos
} Prepararse para las actividades de regreso a la escuela
} Corroborar con el concilio/distrito loshorarios de reuniónes y oportunidades de capacitación
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Doing the JobSeptember/October
� Prepare for the back-to-school association meeting; remind officers of their roles in the meeting
� Remind treasurer to remit per capita monthly with proper paperwork
� Present to association the budget, final financial report for preceding year and audit
� Forward through channels
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} Prepararse para la reunión de Regreso a la AsociaciónEscolar; recordar a losfuncionarios su papel en lareunión.
} Recuerde que el tesoreroremita por cápita mensualmente con eltrabajo de escribir apropiado
} Presentar a la asociación el presupuesto, informefinanciero final para preceder a año y auditoría ala asociación
} Expida por canales
Doing the JobNovember/December
� Forward proposed resolutions in time for action by council/district
� Remind treasurer to remit per capita, insurance and Workers Comp form
� Financial officers should be preparing for the audit
� File tax return by November 15 (depending on fiscal year)
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} Enviar a tiempo las resolucionespropuestas para que actúe elconsilio/distrito
} Recordar al tesorero enviar elpor capita y los formularios de seguro y compensación al trabajador
} Los funcionarios de finanzas deben prepararse para la auditoría
} Declaración de renta de archivo hacia el 15 de noviembre (según año fiscal)
Doing the JobJanuary/February
� Conduct election of nominating committee at an association meeting
� Prepare for Founders Day program; may include Honorary Service Award presentations
� Remind treasurer to remit per capita through channels
� Begin planning for convention representation
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} Realizar la votación del comitéde nombramientos en unareunión de la asociación
} Prepararse para el programa del Día de los Fundadores;puede incluir la entrega depremios de ServiciosHonorarios
} Recordar al tesorero enviar elpor capita a través de loscanales para cumplir
} Empezar a planificar larepresentación en la convención
Doing the JobMarch/April
� Conduct the election of officers at the annual meeting
� Work with the historian on the Unit Annual Historian Report
� Begin transition with president-elect
� COMPLETE THE JOB
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} Realizar la elección defuncionarios en la reuniónanual
} Trabajar con el historiadoren el Reporte Anual del historiador
} Empezar la transición conel presidente electo
} TERMINAR EL TRABAJO
Doing the JobMay/June
� Prepare for the final association meeting� Motions for executive
board to pay summer bills and appoint committee to read and approve minutes of last meeting
� Present procedure book to president-elect; follow up with officers/chairmen for same
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} Prepararse para la reunión final de la asociación ◦ Presentar mociones a la
mesa ejecutiva para el pago de las facturas del verano y nombrar un comité para que lea y apruebe las actas para la última reunión
} Entregar el libro de procedimientos alpresidente electo; dar seguimiento a lo mismo con los funcionarios/directores de comité
Doing the JobMay/June
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} Work with thepresident-elect to planan installation.
} Be available for advicewhen asked
} Trabajar con el presidente electo paraplanificar la toma deposesión
} Estar disponible para darconsilios — cuando selos pidan