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tecteam-Kundentag 2014

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Hans Pich Business Development Manager

RWS Group Deutschland GmbH, Berlin www.rws-group.de

• Studium der Informatik an der T.U. Berlin und der Universität Passau;

• Vertriebsmitarbeiter der unitext language Services GmbH, Berlin;

• ab 1997 Senior-Projektleiter bei der Document Service Center GmbH, Berlin (seit 10.2013 in RWS Group Deutschland umbenannt)

• seit 2008 für Business Development und Strategie in der Geschäftsleitung verantwortlich

• seit 2013 auch für das Business Development der RWS Group Schweiz GmbH verantwortlich

E-Mail: hans.pich@rws-group.de

https://www.xing.com/profile/Hans_Pich

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• Motivation für Terminologiearbeit

• Ziele für eine CMS-Einführung / CMS

• Risikoanalyse

• Terminologiearbeit von Null auf Hundert

• Systematisch arbeiten

• Zeit für Diskussion

Inhalt

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Ziele CMS-Einführung

Qualität

CMS

Kosten

Prozesse

Time to

Market

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CMS

Im Gegensatz zur Erstellung von kompletten Dokumenten werden im CMS viele kleine Bausteine zusammengefügt. In allen Bereichen muss dabei sichergestellt werden, dass die Bausteine in Bezug auf Stil, Terminologie und Struktur zusammenpassen.

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CMS

Begriffe und deren Benennungen sind nicht in allen Kulturen gleich. Bei der Verwendung im CMS muss der Redakteur sicherstellen, dass in allen Sprachen der gleiche Inhalt beschrieben wird.

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CMS

Installation

Sicherheit Demontage

Wartung

Reinigung

Service

Betrieb

Installation Sicherheit Wartung Betrieb Demontage Reinigung Service

CMS

2010 2010

2011 2011 2011

2012 2012

2010 2010 2011 2011 2011 2012 2012

Die einzelnen Bausteine, die zu einem Dokument zusammengeführt werden, sind i.d.R. von unterschiedlichen Personen zu unter-schiedlichen Zeitpunkten erstellt worden. Bausteine sollen für lange Zeit im System verbleiben und möglichst oft und un-verändert wiederver-wendet werden. Auch die dazu gehörigen Übersetzungen.

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Risikoanalyse

Persistenz

Wiederverwendung

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Risikoanalyse

Persistenz

Wiederverwendung

Inhalte die in einem CMS gespeichert werden, bleiben dort voraussichtlich für lange Zeit. Kontinuierliche Überarbeitungen sind hierbei nicht vorgesehen.

Der Redakteur entscheidet in welchem Kontext eine Informations-einheit für alle im CMS gespeicherten Sprachen verwendet wird.

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Risikoanalyse

Qualität Unklare oder synonyme Benennungen im

Ausgangstext führen zu unklaren oder

synonymen Benennungen in Übersetzungen.

Wiederverwendung von Homonymen in

unterschiedlichen Begrifflichkeiten können zu

Fehlern beim Generieren von übersetzten

Dokumenten führen.

Die Kombination aus geringem Kontext und

unklarer Terminologie kann Missverständnisse

verursachen.

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Risikoanalyse

Prozesse Vermehrte Rückfragen verzögern den

Prozessablauf.

Fehlerhafte Wiederverwendung von

Informationseinheiten aufgrund unklarer

Begrifflichkeit erfordert zusätzliche

Korrekturschleifen in generierten Dokumenten

Es scheint keine standardisierten Prozess für

Korrekturen / Änderungen der Terminologie in

Übersetzungen in den gängigen CMS zu

geben.

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Risikoanalyse

Kosten Vermehrte Rückfragen kosten Geld.

Zusätzliche Korrekturen aufgrund fehlerhafte

Wiederverwendung von Informationseinheiten

aufgrund unklarer Begrifflichkeit.

Fehler in ausgelieferten Dokumenten

verursachen Haftungsrisiken.

Fehlende Terminologie erfordert eine höhere

Qualifikation von / mehr Einarbeitungs-

aufwand bei Redakteuren/Übersetzern.

Längere Durchlaufzeiten verzögern Markt-

einführungen.

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Risikoanalyse

Time to

Market Zusätzliche Korrekturschleifen brauchen Zeit.

Erhöhte Anforderungen an Qualifikation oder

Einarbeitungszeit verringern die zur Verfügung

stehenden Ressourcen.

Fehlende Terminologievorbereitung für

Übersetzungen führt zu Adhoc-Terminologie-

recherche während der Übersetzung

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Zwischenfazit

Terminologiearbeit ist ein

notwendiger Bestandteil

in Redaktionsprozessen

im CMS-Umfeld!

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CMS-Einführung

Vorgehensmodell zur CMS-Einführung Quelle: Prof. Dr. W. Ziegler, HS-Karlsruhe

1. Analyse des IST-Zustandes 2. Darstellung des Optimierungspotenzials 3. Definition des SOLL-Zustandes 4. Evaluierung der Systeme und Auswahl 5. Erstellung eines Pflichtenheftes 6. Interne Vorbereitung 7. Systemanpassung 8. Installation des Systems 9. Schulungsmaßnahmen 10. Systemnutzung

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Vorgehensmodell zur CMS-Einführung Quelle: Prof. Dr. W. Ziegler, HS-Karlsruhe

1. Analyse des IST-Zustandes 2. Darstellung des Optimierungspotenzials 3. Definition des SOLL-Zustandes 4. Evaluierung der Systeme und Auswahl 5. Erstellung eines Pflichtenheftes 6. Interne Vorbereitung 7. Systemanpassung 8. Installation des Systems 9. Schulungsmaßnahmen 10. Systemnutzung

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Terminologiearbeit

Bestandsaufnahme

Definition der Ziele

Budgetierung

Prozesse definieren,

Technologie auswählen

Umsetzung

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Terminologiearbeit für CMS-Einführung

Bestandsaufnahme

Erfassung vorhandener Terminologiequellen, Übersicht über die Systeme,

die terminologisch relevante Daten beinhalten

Einschätzung der Qualität

Abschätzung verfügbarer interner und externer Ressourcen

für Terminologiearbeit

Übersicht über die Verwendung von Terminologie im Unternehmen

Risikoanalyse, Abschätzung der Kosten durch fehlende Terminologie

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Terminologiearbeit für CMS-Einführung

Bestimmung von Kennzahlen / messbaren Projektzielen

Definieren von Meilensteinen

Definition der Ziele

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Terminologiearbeit für CMS-Einführung

Kalkulation der internen und externen Aufwendungen

ROI abschätzen

Vorlage für Geschäftsführung / Vorstand erstellen

Budgetierung

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Terminologiearbeit für CMS-Einführung

Prozessbeteiligte ermitteln

Aufgaben definieren

Prozesse gestalten

Technologieeinsatz prüfen

Prozesse definieren,

Technologie auswählen

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Terminologiearbeit für CMS-Einführung

Prozesse einführen

Kennzahlen ermitteln

Erfolge kommunizieren

Umsetzung

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Terminologiearbeit im Redaktionsalltag

Aufgaben

Neue Begriffe / Benennungen bilden

Terminologiefreigabe

Terminologiebereitstellung

Terminologieverwendung

Aufgabenträger

Redaktion, Entwicklung,

Produktmanagement, Marketing, Service

Niederlassungen ?, Übersetzer…

Redaktion ?, Produktmanagement ?,

Marketing ?, Geschäftsführung ?,

Niederlassungen ?, Übersetzer ? …

IT ?, Redaktion ?, Marketing ?,

Niederlassungen ?, Übersetzer ?

Redaktion, Marketing, Produktmanagement,

Service, Ein- und Verkauf, Niederlassungen,

Übersetzer

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Terminologiearbeit im Redaktionsalltag

Aufgaben

Neue Begriffe / Benennungen bilden

Terminologiefreigabe

Terminologiebereitstellung

Terminologieverwendung

Aufgabenträger

Redaktion, Entwicklung,

Produktmanagement, Marketing, Service,

Niederlassungen ?, Übersetzer …

Redaktion ?, Produktmanagement ?,

Marketing ?, Geschäftsführung ?,

Niederlassungen ?, Übersetzer ?…

IT ?, Redaktion ?, Marketing ?, Übersetzer !

Redaktion, Marketing, Produktmanagement,

Service, Ein- und Verkauf , Niederlassungen,

Übersetzer

Definierte Prozesse mit klarer Verantwortungsstruktur Berücksichtigung kultureller Unterschiede und zeitlicher Verfügbarkeit

Workflow-Management

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Ein Workflow

• Zentrales Management durch

Terminologiebeauftragte(n)

• Flexibler Ablauf möglich

• Anpassung an

firmenspezifische

Anforderungen möglich

• Explizite Freigabe

• Vom Tagesgeschäft

entkoppelter Workflow

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Systeme

CMS PIM Term DB TM

CMS

Autoren-

unterstützung

Terminologie-

workflow

TMS PIM

In modernen Redaktionsumgebungen werden inzwischen eine Vielzahl von Systemen eingesetzt. Vorteilhaft ist die Verknüpfung der Terminologie zwischen der Termbank von TMS und Autorenunterstützung ggf. auch mit CMS und PIM.

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Was tun?!

Terminologie freigeben und

verfügbar machen

Terminologie-Management

Glossare aufbauen

Im Tagesgeschäft besteht nicht immer die Möglichkeit das Optimum zu erreichen. Das Minimum wäre die Erstellung von Glossaren; besser wäre eine Freigabe und Verwendung verbindlicher Terminologie. Am besten mit Terminologie-Management.

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Ziele CMS-Einführung

Qualität

CMS

Kosten

Prozesse

Time to

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Terminologiearbeit unterstützt den Erfolg einer CMS-Einführung