Team: a groupWork: an activity to do something

Team work: an activity of the group to do something

(KBBI BP, 2002)

Every body want to be a:

1. Planner 2. Organizer 3. Resource investigator4. Coordinator5. Shaper6. Evaluator monitor7. Team Worker8. Implementer9. Completer10.Specialist

Infact is not like that, even separated each others, so make a team is a solution to bring together.

A team will be good if:

1. The competence of team member are complete each other. (9 competences)

2. Each team member have a strong sense and identity as a group.

3. High spirit of the team

4. Do not ignore to one of three part who involved in the team (task, group, individual).

The work benefits in the team:

1. Increase work motivation 2. Decrease turn over of human resources3. Increase productivity4. Rising work satisfaction

5. Problem solving become easy when all of team member work together.

(Allen JA, 2004)

The differrence between team and group of people who job together.

Diagram Venn

Each component affect two others component. Ignore to one of them will decrease two others effectiveness.

task

individuGroup objective

Building teamdynamically

Who have to know about team building

Leader

employee

manager

ConsultantSupervisor

adviser

Somebody else

Start

Plan implementation Evaluation

When to know about team building

Stage developement of the team

Drive

Arrive

Thrive

Strive

Rise up

Drive (Direction):

• Focus on mission• Make a road map

– Priority– Objective– Rules

Priority

Objective

Rule

Strive (move)

Handicap/constrainmust be overcomed

Thrive (move faster)

• Productivity elevation• To overcome

difficulties, based on feedback of members

• Conflict management implementation

• Collaboration• Make desicion

effectifely

Arrive

• Your team fuction really optimum

First stageBuilding of the team mission

Needed:• Formulate mission

statement of team • Determine the aim and

priority of the team• Determine the rule of

the team

• Agree to mission statement means agree to objective of the team

• Each member of the team must bilieve and convince to the mission statement

• Focus and commitment will make the team become strong

Building of mission statement

Member of team a

Member of team b

Member of team c

Member of team d

Member of team e

Member of team f

Team mission

Building of mission statement (continous)

Steps of mission statement building

• Brain storming of ideas

• Analyse the ideas

• Make a draft of the statement

• Complete and commit to the mission statement

I. Brain storming of ideas

1. Identification anything has been on the track:

1. What their have been contributed

to the team and no body else capable done like it?

2. What things that make them become special?

3. What the disadvantage bearing the team if you are do not involve

2. Give them a question:

What the main objective we are as a team?

Notice¡Brain storming will be success if all member in the team capable

to express their ideas in the meeting freely. However avoid

to other member criticize is efforted

Brain storming of ideas (continous)

II. Analyse the ideas

• Evaluate the benefit of each idea

• Purposeful mission statement could be

resulted if each member of the team have same oportunity to express their idea with consideration carefully

ideaidea

idea

idea

III. Make a draft of the statement

• Choice the best idea• Give draft example

Mission stetementExample

suggestion

Hapus

Edite

need

clarification

Finalization and commit to the mission statement

• Susun kembali pernyataan misi dengan bantuan anggota tim

• Pernyataan dasarnya harus disepakati oleh semua anggota

• Semua anggota harus diminta komitmennya.

• Tempatkan pernyataan tersebut pada tempat yang stategis

Our mission:Combat avian influenza

in Indonesia

Menuliskan tujuan dan Prioritas Tim

• Tentukan tujuan spesifik yg bisa membantu memenuhi misi.

• Dengan tujuan ini semua anggota tim akan memilih jalan yang sama

• Menghindari jalan yang tidak produktif

Membuat prioritas dan klarifikasi

• Pertimbangkan hal-hal berikut:

1. Tujuan mana yg harus dicapai lebih dulu?

2. Apa yg dibutuhkan untuk mencapai tujuan tsb?

3. Kapan akan dicapai?

Menetapkan peraturan (Pedoman)

• Tetapkan pedoman tertentu yg merupakan peraturan di jalan

• Bagaimana anda bekerja sama sebagai sebuah tim

Second stage

Team effectivity achievement

• Mengklarifikasi peran dan tanggung jawab anggota tim

• Mengidentifikasi penghalang

Mengklarifikasi peran dan tanggung jawab anggota team

• Siapa yang bertanggung jawab memimpin team

• Siapa yang harus mengkomunikasikan hasil team dengan pihak lain

• Tugas apa saja yang menjadi tanggung jawab setiap anggota

Dua jenis peran yang harus diklarifikasi

• Yang melibatkan tugas spesifik– terhindar dari tumpang

tindih – pekerjaan– selesai lebih cepat– Gap diantara anggota tim– pengelakan tanggung jawab

• Yang melibatkan proses team (bagaimana anggota tim berfungsi dalam pertemuan)tim bisa bekerja lebih baik

Dalam mengklarifikasitanggung jawab pertimbangkan pedoman:

• Libatkan semua anggota tim• Ungkapkan harapan dan

antisipasi• Identifikasi spesifik• Bahas tanggung jawab

Ungkapkan harapan dan antisipasi

• Sebuah tim hanya bisa berfungsi sebagai tim sejati bila semua anggotanya berpartisipasi, bukan hanya bekerja bila diperintah

• Dengan memberi kesempatan anggota tim secara bersama memutuskan tanggung jawabnya sendiri, komitmen mereka akan meningkat

Ungkapkan harapan dan antisipasi

• Untuk mengungkap harapan dan antisipasi tim harus bertanya

• Apa yang ingin kita capai?• Masalah apa yang perlu

diselesaikan untuk mencapai tujuan kita?

Mengidentifikasi kespesifikan

• Definisikan secara spesifik tugas apa yang perlu dilakukan dan siapa yang diberi tanggung jawab untuk melakukannya

Definisikan Tujuan

Tugas

Tanggung jawab

Membahas akuntabilitas

• Keberhasilan tim tergantung kemampuan masing-masing anggota dalam memenuhi perannya.

• Hanya bila setiap anggota komit terhadap pernyataan misi tim, mereka juga akan komit terhadap tanggung jawab spesifiknya sendiri.

• Wujudkan semua kommitmen dalam bentuk tulisan (kontrak) yang ditandatangani sebagai wujud akuntabilitas setiap anggota

Tanda tangan

Kontrak

Tanda tangan

Kontrak

Tanda tangan

Kontrak

Tanda tangan

Kontrak

Mengidentifikasi penghalang• Apabila identifikasi

penghalang tidak dilakukan bisa menumbangkan apa yang telah dibangun, sehingga tim akan tampak buruk.

• Tanda tim yg buruk:– Komunikasi tidak bebas– Jarang timbul ketidak

sepakatan– Tidak bersedia berbagi

informasi– Pertemuan tim tidak efektif– Tujuan yg tdk realistis– Persaingan tidak sehat– Tidak mempercayai anggota

tim lain

Komunikasi tidak bebas

• Terjadi apabila anggota tim tidak bebas mengemukakan pendapat.

• Cara mengatasi:

1. Perhatikan tanggapan anggota tim

2. Apakah tanggapan tersebut negatif?

3. Doronglah timbulnya

komunikasi terbuka dengan memberi umpan balik positif

Jarang timbul ketidaksepakatan

• Ketidaksepakatan disebabkan oleh perspektif yang berbeda thd suatu topik.

• Perbedaan semacam imi sering memunculkan gagasan yang brilian.

• Cara mengatasi:– Perlihatkan ketidaksepakatan

sbg pengalaman positif utk anggota tim

– Jika tdk sepakat katakan: pemikiran anda memang suatu yg sangat penting untuk menyelesaikan topik ini, tapi pikiran saya agak sedikit berbeda dst

– Jangan pernah menyerang gagasan anggota tim yg lain

Tidak bersedia berbagi informasi

• Anggota tim sering memiliki informasi atau pengalaman yg bisa membantu memecahkan masalah atau membuat kepurusan, tapi sering juga anggota tim tsb tetap menyimpan informasi tersebut, sehingga tim merugi

• Cara mengatasi:Harus berbagi informasi antara anggota timHargailah keahlian/pengalaman merekaHargai kontribusi mereka.

Pertemuan yg tidak efektif

• Jalannya pertemuan mencerminkan kemajuan tim

• Lakukan perubahan jika menjumpai simtom sbb:tidak ada agendaAgenda tdk jelaspartisipasi rendahdiskusi berlarut-larut tanpa artiTidak ada/sedikit keputusan yang dihasilkan

Cara mengatasi penghalang jenis ini

• Tentukan agenda yg jelas• Aturlah pertemuan sesuai

dengan alokasi waktu yg telah ditetapkan

• Jangan biarkan diskusi melenceng dari jalur

• Berikan kesempatan kepada semua peserta untuk turut berpartisipasi dan membuat keputusan

Tujuan yg tdk realistis

• Tim yg tidak efektif membuat tujuan yg tidak masuk akal

• Cara mengatasi:– Menerima masukan dari

semua anggota tim– Mengidentifikasi

keinginan– Menetapkan tujuan

dengan indikator yang jelas

Persaingan yang tidak sehat

• Bisa terjadi antar anggota yang saling mendeskriditkan

• Perhatikan bila menggunakan saya dalam menyampaikan pernyataan (apa sdh ada unsur persaingan ?)

• Cara mengatasi:– Tekankan pentingnya kerja

tim untuk berkompetisi dengan tim lain

– Kepercayaan terhadap anggota tim lain harus dibangun ketika menetapkan tugas dan kewajiban

Tidak mempercayai anggota lain

• Produktivitas akan turun bila muncul rasa tdk percaya pada anggota tim

• Cara mengatasi– Ciptakan suasana saling

percaya– Tekankan pentingnya

peran anggota secara terus menerus sehingga tiap anggota mempunyai peranan penting dalam tim

Fase ketigaMempercepat gerak tim

• Mningkatkan umpan balik antar anggota

• Mempunyai komitmen untuk menyelesaikan konflik

• Bekerja sama untuk berkreasi

• Menangani pembuatan keputusan

Mningkatkan umpan balik antar anggota

• Menetapkan sasaran dan prioritas yang jelas

• Melakukan observasi perilaku dan kinerja

• Memberikan umpan balik dengan segera

• Menghargai kinerja yg unggul

Menetapkan sasaran dan prioritas yang jelas

• Tentukan prioritas dalam mencapai tujuan untuk setiap anggota tim

observasi

prioritas

Tujuan tim

Observasi dan umpan balik

• Untuk melakukan umpan balik lakukan observasi dulu

• Lakukan umpan balik langsung

• Umpan balik harus faktual, suportif, penuh pertimbangan

pertimbangan

Umpan balik langsungsuportif

faktual

Menyelesaikan konflik

• Adakanlah pertemuan tertutup diantara yg konflik

• Diminta untuk menjawab pertanyaan (hanya pertanyaan positif):– Menurut sy dia

seharusnya– Menurut dia sy

seharusnya– Menurut sy, sy

seharusnya– Menurut dia, dia

seharusnya

Bekerjasama untuk kreatif

• Menanggapi dng penuh minat

• Tidak membatasi gagasan• Mencatat gagasan• Mendorong anggota tim

untuk menghasilkan gagasan

• Menghargai keberdiaman• Mewaspadai persepsi• Menghentikan rutinitas

Keputusan yang baik• Mutu:

– Apakah semua sisi telah dibahas?

– Apakah semua anggota tim telah diminta pendapatnya?

– Apakah perlu menghubungi experts untuk mendapatkan informasi tambahan?

• Komitmen:– Apakah semua anggota

sepakat?– Apakah anggota tim

memahami apa yang harus dikerjakan untuk melaksanakan keputusan ini?

– Apakah anggota tim antusias dalam melaksanakan keputusan?

Pasangan serasi dalam tim

• Anggota yang kuat di bidang itu dipasangkan dengan anggota yang lemah dibidang itu

Anggota tim lemah

Anggota tim kuat

Pasangan serasi

Fase ke empatsampai di puncak prestasi

• Jika anda sepakat dengan setiap pernyataan berikut tanpa syarat apapun, berarti telah sampai di puncak

– Tujuan dan prioritas yg dipilih telah jelas dan erat terkait dengan misi tim

– Peran dan tanggung jawab anggota tim telah jelas, setiap orang mengetahui tanggung jawab masing-masing, dan kapan harus diselesaikan

– Semua anggota tim ikut berpartisipasi dalam pembuatan keputusan, yg dicapai melalui konsensus

– Mendorong partisipasi dalam diskusi tim dan dengan seksama mengkaji semua gagasan

– Anggota tim melakukan komunikasi secara terbuka

– Memandang kesalahan sebagai peluang untuk belajar

– Mengembangkan dan memberi imbalan terhadap kerja sama

Fase ke empatsampai di puncak prestasi (lanjutan)

– Bila timbul masalah antar pribadi, dihadapi dengan baik dan tidak mengabaikannya

– Menganggap konflik sebagai sesuatu yg normal, dan dipecahkan segera secara terbuka

– Memiliki pendekatan informal dalam pemecahan masalah

– Perencanaan merupakan unsur kritis dalam proses tim, dan semua anggota ikut berpartisipasi

– Tim mempertimbangkan sudut pandang yg berbeda

– Bila mengatakan akan melakukan sesuatu, komitmen untuk melaksanakannya

– Tingkat kepercayaan dalam tim sangat tinggi, juga sering memberikan umpan balik secara konsisten

Memahami anggota tim adalah penting sebelum memulai

Pribadi A(Rapi)

Pribadi B(Jorok)

Komunikasi(salah paham)

Mendorong penyesuaian perilaku

Dapatkah anda kadang-kadang menaruh handuk digantungannya?Ekspektasi 100% 75%

Dia merasa diterima dalam tim (tidak marah/benci)

Hukum PREP

1. Point of view

2. Reason

3. Evidence

4. Point ov view restate