TABLE OF CONTENTS

Introduction  ............................................................................................... 1 

Rule, Validation and Application Forms Overview ..................................... 1 

Accessing Salary Planner ............................................................................. 3 

Create a Scenario Option ............................................................................ 4 

Copy a Scenario Option ............................................................................... 5 

Edit a Scenario Option ................................................................................ 11 

Edit a Scenario – By Employee ............................................................. 13 

Edit a Scenario – By Position ................................................................ 15 

Organization Lock Option ........................................................................... 24 

Multiple Query Extracts Option .................................................................. 24 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 | P a g e   

Introduction 

Welcome to the South Dakota Board of Regents Human Resource / Finance Information System. The 

goal of this user guide is to provide Budget and HR staff with the knowledge and practice to evaluate, 

plan and create budgets for any fiscal year through Salary Planner on the Employee Self Service website. 

At the conclusion of training and with the help if this guide employees will be able to understand basic 

functionality of Salary Planner. 

Salary Planner is a web application that allows authorized personnel such as HR Managers, Budget 

Managers and Department Heads to evaluate, plan and create position budgets for any fiscal year. This 

application allows designated employees the ability to edit multiple versions of working budgets to 

eventually determine the final fiscal year budget that meets the approval of the organization.  

Documentation and Disclaimer 

All information that is entered into this system must be free of discriminatory intent. All information 

used should be reflective of the position or work required or related information. It is the policy of the 

South Dakota Board of Regents to take affirmative action and to ensure that all employment practices 

are free of discrimination. In addition, the Board of Regents fully supports incorporation of non‐

discrimination and Affirmative Action rules and regulations into all of its employment practices. South 

Dakota Board of Regents is an equal opportunity employer.  

Rule, Validation and Application Forms Overview  Salary Planner security  is controlled at the system  level.   All new users need to request Salary Planner access  through  the  Central Office  Budget Manager.    The  processes  and  forms  discussed  in  the  rule, validation,  and  application  forms  overview  section  is  also managed  at  the  system  level.    The  only institutional  changes made  in  Salary Planner will be position  and  salary  related.   All other processes before and after data entry will be managed at the system level. 

1. The Budget Profile Validation Form (NTVBPRO) allowed SDBOR to create institutional EMPR profile codes and descriptions for use in the Salary Planner application. A Budget Profile is a means for classifying different types of institutions that are within the Regental Institutions.  The budget profiles entered on this form help identify, describe, and associate positions with a specific type of budget on the Position Budget Form (NBAPBUD).  If this field on NBAPBUD is not completed, then the position will not be pulled into Salary Planner correctly.  

2. Any user with security access that will have to run the upload process (NBPSPUP) will be required to have Electronic Approval Routing Rules set up on NTRROUT for the Approval Categories defined on NTRINST for use with the Salary Planner. Based on the user running the process and the approval category associated with the EPAF, the approval level information set up on NTRROUT will default to the EPAFs created. Please reference to the Human Resources Electronic Approvals Workbook for more information. 

3. Assign mandatory approval levels on the Electronic Approval Category Rules Form (NTRACAT) for the approval categories defined from the NSPACAT.SQL script. Please refer to the Human Resources Electronic Approvals workbook for more information. 

2 | P a g e   

4. The Salary Planner Security Form (NSASPSC) form enforces organization security for the Salary Planner. This form should be set up for Salary Planner users who are not given Update access in the Salary Planner Master Organization field on the User Codes Rule Form (PTRUSER). In other words, organization security should be specified on this form for all Salary Planner users who have been given either Query or None access in Salary Planner Master Organization field in PTRUSER. This form allows you to selectively include or exclude organization access for each user. You can also copy the organization security defined for one user to another within a single Chart of Accounts (COA). NSASPSC gives you greater control in determining access to data in the Salary Planner as you can not only specify access to a range of organizations, but now also restrict or include access to specific organizations within or outside the range, respectively. Note: NSASPSC only affects organization security within the Salary Planner enhancement, and does not affect other SCT Banner HR security.  The Key block also allows you to copy organization security between two users or delete a user’s organization security for specific organizations. You can copy the organization security from one user to another provided the organizations belong to the same Chart of Accounts code (COA). To copy the organization security from one user to another, specify the information below and then select Copy Record in the Options menu. To delete a user’s organization security for specific organizations, specify the key block elements and choose Delete Organization by Group in the Options menu.    

5. The Organization Security Form (PSAORGN) specifies which organization code ranges can be viewed by each user. 

6. The Employer Security Form (PSAEMPR) enables you to create and maintain employer security by users. A user is permitted to access a form if the employer code of any of the user's jobs is present in the Security Block. Codes must be set up only if the Employer Security box is checked in the Installation Rule Form (PTRINST) and the Master Employer box in the User Code Rule Form (PTRUSER) is not checked. If the Master Employer box is checked, the user can access all employer codes. 

7. The User Codes Rule Form (PTRUSER) establishes User IDs for security purposes. It enables you to define the maximum salary level that can be viewed by specified users and to assign access privileges for all organizations and/or employee classes. 

8. The Installation Rule Form (PTRINST) enables you to identify rules that apply throughout your institution and establish them in the database at an installation level. The main window collects payroll, regulatory, finance interface, and security activation rules. 

9. The Position Control Installation Rule Form (NTRINST) contains overall rules for processing items in Position Control and setting controls for Electronic Approvals. 

10. The Position Budget Form (NBAPBUD) authorizes all positions. It enables you to define position budgets by fiscal year, regular earnings totals (budgeted, encumbered, expended, and remaining), premium earnings totals, fringe benefits, and position labor distributions. 

11. The Job Change Reason Rule Form (PTRJCRE) indicate the job change reasons that are to be displayed and included in totals in the Salary Planner application, such as Merit or COLA. Display priority on the Web and Include in Web Totals fields allow you to specify the priority given to change reason codes and also indicate if these reason codes are to be made available in the Salary Planner. These fields only relate to the Salary Planner application within Employee Self Service. 

12. Use the Salary Planner Extract Rules Form (NTRSPEX) to identify the population that is to be extracted from Banner into the Salary Planner. The criteria you specify in this rule form are used as the input for the Salary Planner Extract Process (NBPSPEX). This is completed by BOR Budget Manager. 

3 | P a g e   

Accessing Salary Planner  1. Open Internet Explorer or Firefox and type http://snap.sdbor.edu.  This will take you to the 

SNAP login screen. 

2. Log into SNAP as you normally do. 

3. On the Employee Tab find the Employment Details channel and click on Employee Self‐Service, 

as shown below. 

  

4. Once the Employee Self Service screen appears, click on Salary Planner, as shown below.  

Note: If Salary Planner does not appear on the Self Service screen, you will need to contact your 

campus Banner security officer to request access to Salary Planner. 

  

4 | P a g e   

This will bring up the salary planner menu, shown below. There are several options in the menu. 

Please refer to the table of contents when looking for specific instructions on each menu item.  

 

 

 

Create a Scenario Option 

The BOR Budget Manager will create scenarios with a common naming convention. Each scenario name 

will begin with ‘FYxx’ followed by the institutions corresponding numeric code, the abbreviation for the 

institution, and a name that identifies the population within each scenario. For example, an extract 

containing CSA employees at USD would be named ‘FY10 2 USD – CSA’. Institutions should only create 

additional scenarios in order to make backup copies of the original scenario.  Instructions for doing so 

can be found under the Copy a Scenario section. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5 | P a g e   

Copy a Scenario Option 

The Copy Scenario page allows Salary Planner users to copy data from one scenario to another. While 

each scenario is already created for you, there are places institutional users may want to use the copy 

scenario as a back up file. This is especially useful if you are not entirely sure you want to use the ‘copy 

estimated budget to budget’ button or want to experiment with different rate increases after you have 

made changes.   

1. The first step in Copying a Scenario is to create a new scenario for the data to be copied to. 

 

IMPORTANT: Please follow the specified naming conventions outlined when creating your 

backup scenarios. All scenarios created at the campus level for copying reasons MUST start 

with the word “BACKUP_” followed by the name of your choice.  This will assure that backup 

copies are not uploaded into banner.  

 

a. Click on the Create Scenario link in the Salary Planner menu, as seen below. 

 

 

b. The Create Scenario screen will appear, shown below. 

 

 

6 | P a g e   

c. Choose your Extract ID from the drop‐down list, shown below. 

  

d. Type the name of the scenario you would like to save in the Save as Scenario text box, 

as shown below. Remember to save according to the outlined naming conventions.  

  

7 | P a g e   

e. Click the Create Scenario button, as shown below. 

  

f. Once the scenario has been saved, the page will reload with a message at the top 

stating that the scenario creation was successful, as shown below.   

 

 

g. Return to the main menu to continue with the Copy Scenario process.   

Note: Continuing with the following steps is only necessary if users would like to specify 

organizations in the copy or backup.  If users want a copy of the whole scenario, the 

backup process is finished and you may move on to editing the copied scenario. 

 

 

2. Click on the Copy Scenario link in your Salary Planner menu, as seen below. 

 

 

8 | P a g e   

3. The Copy From screen will appear, shown below. 

 

 

4. Choose your Extract ID from the drop‐down list on the Copy From screen, shown below. 

  

9 | P a g e   

5. Choose your Scenario from the drop‐down list on the Copy From screen, shown below. 

  

6. Choose the Organization from the menu list on the Copy From screen, shown below. 

 

7. Choose if you would like to Include Subordinate Organizations by checking the checkbox next to 

the option, shown below. 

  

 

 

 

 

10 | P a g e   

8. Specify a destination scenario from the drop‐down box in the Copy To Scenario field, shown 

below. 

  

9. Click the Copy button to move forward. 

 

Note: All types of security (Organization, Employee Class, etc.) are applied to the copy process. 

 

10. Click OK in the “Do you wish to make a copy of the data to the selected destination scenario?” 

pop‐up box, shown below.  

  

 

11. You should receive a message that your scenario copied successfully and can then return to the 

main menu. 

 

 

 

 

11 | P a g e   

Edit a Scenario Option 

The Edit Scenario page can be accessed by all users of Salary Planner. This page displays a list of all 

budget extracts and scenarios that have been created. All institutional changes made to salaries and 

position budgets will be made through the ‘edit scenario’ option. 

 

Note:  New budget scenarios cannot be created on this web page.  

1. Click on the Edit Scenario link in your Salary Planner menu, as seen below. 

 

 

2. The Scenario Selection screen will appear, shown below. 

  

12 | P a g e   

3. Choose your Extract ID from the drop‐down list on the Scenario Selection screen, shown below. 

  

4. Choose your Scenario from the drop‐down list on the Scenario Selection screen, shown below. 

  

5. Choose if you would like to see your scenario by position or by employee, under Filter Criteria, 

by clicking the radio button, as shown below. 

  

6. Click the Select button to move forward. 

 

 

13 | P a g e   

7. If you chose to filter your selection by employee, you will be given a search function, seen 

below.  See below  for more instructions on Editing by Employee. 

  

8. If you choose to filter by position, you will be given more position filter options. See page eleven 

for more instructions on Editing by Position. 

Edit a Scenario ‐ by Employee 

 

1. In the employee filter, you can search by last name, first name, or ID.  Enter your search terms 

and click Go. 

  

Note: You may conduct an “exact” search, or use a wild card search.  In order use the wild card 

search, users will enter the percent sign (%) in any field.  Example: entering Si% may return 

results like Sillman, or Simon. 

 

2. If your search results return more than one employee, you will need to click on the link for the 

employee you were searching for.  Example of results screen below. 

  

 

14 | P a g e   

3. Once an employee has been chosen (or if there is only one employee returned in your search 

results) the Employee Detail screen will appear, shown below.  Here, users can modify an individual job record for the employee that was searched for.

 

4. Changes can be entered here in terms of percents or amounts, shown with the red arrows 

above.  The Change Percent and Change Amount fields will not be enterable unless: 1. No 

change reason amounts or percents were previously entered, 2. The only change reason 

previously entered is the default change reason, or 3. The employee has just one job.  Once 

changes have been made, click the Save button.   

(Note: If you had more than one person returned in your search results, you may toggle back 

and forth between these people using the Previous and Next buttons.) 

 

 

 

 

 

 

15 | P a g e   

Edit a Scenario ‐ by Position 

1. Choosing to edit by Position will return more filter options, shown below. 

  

Here you will need to choose your organization, whether you would like to include subordinate 

organizations, what employee classes you would like to include, bargaining unit options, faculty 

rank options, and if you would like to include pooled and/or vacant positions.  You may also 

choose how many records per page are returned.   

 

2. Once your filter options have been determined, you must choose how you would like to view 

your list.  By Employee, By Summary Totals, or By Position. 

  

List by Employee: Displays the job and salary information of each employee for all positions that 

met the filter criteria entered on the position filter page. Information is organized into four 

sections: Mass Change Table, List by Employee Table, Organization Totals Table, and Filter 

Criteria Table. 

 

Note: The information displayed is restricted based on the user security established in Banner.  

This means that users may not see all jobs associated with a particular employee. This is 

important for shared employees as each employee will only be identified under one institution.  

 

 

 

 

16 | P a g e   

a. The first section is the Mass Change table. This lists all reason types for which a 

proposed salary can be modified – Market Increase, Performance Increase, Institutional 

Priorities, Promotion Outside Salary Pool or Adjustment Outside Salary Pool. These 

adjustments can be made by percent or by amount.  

 

 

b. The second section is the List by Employee table, listing employees meeting the filter 

criteria alphabetically within each organization. Changes can be entered in terms of 

percents or amounts for a specific employee. The change percent and change amount 

fields will not be enterable unless:  1. No change reason amounts or percents were 

previously entered, 2. The only change reason previously entered is the default change 

reason, or 3. The employee has just one job.   

 

 

 

 

 

 

17 | P a g e   

c. You can also access the Employee Detail page by clicking on the employee of your 

choice, or the Job Detail page by clicking on the job of your choice, shown below. 

 

 

 

i. Choosing the Employee Detail page is a good way to access and review all 

positions held by an employee in one or more organization, mass update an 

employee’s salary for updateable positions by specifying a change in percent or 

amount, OR update the employee’s salary for a specific position. 

  

18 | P a g e   

ii. Choosing the Job Detail page provides in‐depth information regarding each job. 

This information is shown for the current model, base model and the proposed 

model of the setup. 

 

1. Current model displays the current Banner data, effective as of the job 

effective date used in the extract. The data in this column is dynamically 

updated as changes are made to a job in Banner.  

2. Base model displays information extracted from Banner at the time of 

the initial extract, but can be updated on this page.  

3. Proposed model displays the job detail information that will be 

uploaded to create new job records at the end of the upload process. 

 

 

 

 

19 | P a g e   

d. The third section on the List by Employee screen is the Organization Totals table. This 

table summarizes the department totals for each organization listed on the screen, not 

including records marked for exclusion from the totals. Totals are not displayed until the 

last record is displayed so it may not appear on the first page, depending on the search 

criteria returned. 

 

e. The fourth section is the Filter Criteria table. This table displays the filter criteria entered 

on the position filters screen to explain what results appear in the above data. 

 

 

f. More options on the List by Employee Screen.  

  

i. Next and Previous buttons allow users to toggle through the records easily. 

ii. Save – saves changes entered into the Employee Table.  Note: you must choose 

Mass Apply for those changes to take place separately if you’re making changes 

to that table. 

iii. Reset – allows users to undo any changes entered on this page (can only used 

before the Save button is clicked).   

iv. Download Job Data – Select this button to download only job data associated 

with the budget scenario displayed on this page into a .csv file on your desktop.  

(Can be viewed in Access or Excel) 

v. Download Job and Distribution – Select this button to download job data and 

job labor distribution data associated with the budget scenario displayed on this 

page into a .csv file on your desktop. (Can be viewed in Access or Excel) 

 

20 | P a g e   

Summary Totals: Displays the consolidated totals of each organization in accordance with the 

organization hierarchy set up in Banner, the selection criteria specified on the position filters 

page, and the user’s security. 

 

 

List by Position: Displays position information for each position included in the selected 

organizations. This page also allows Salary Planner users to apply either across‐the‐board 

changes in the budget of all positions in an organization, or apply changes to a specific position. 

Information is organized into four sections: Mass Change Table, List by Position Table, Summary 

Table, and Position Filter Criteria Table. 

 

Note: The information displayed is restricted based on the user security established in Banner.  

This means that users may not see all positions in an organization. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

21 | P a g e   

a. The first section is the Mass Change table. Budget changes can be specified in terms 

of percents or amounts in this table. Changes to budget are applied to only those 

positions selected by the position change filter criteria and the user’s security. 

  

b. The second section is the List by Position table, which contains an alphanumeric 

listing of positions within each organization. Here, individual position budget 

changes can be entered in terms of percents or amounts.  

 

 

c.  You can also access the Position Detail page by clicking on the position title link, 

shown below.  

 

 

 

 

 

22 | P a g e   

i. Choosing the Position Detail page displays detailed information for a 

specific position. This information is shown for the proposed model 

and the base model of the setup. 

 

  

1. The Proposed Fiscal Year Budget is a display‐only field that is 

calculated as the base budget + the change amount. 

2. The Base Fiscal Year Budget displays the position budget as 

it exists in Banner. 

 

d. The third section on the List by Position screen is the Summary Table which 

consolidates the information from the List by Position table and displays the 

relevant totals at the organization level. 

23 | P a g e   

e. The fourth section is the Filter Criteria table. This table displays the filter criteria 

entered on the position filters screen to explain what results appear in the above 

data. 

 

 

f. More options on the List by Position Screen. 

 

 

i. Next and Previous buttons allow users to toggle through the records 

easily. 

ii. Save – saves changes entered into the Employee Table.  Note: you 

must choose Mass Apply for those changes to take place separately 

if you’re making changes to that table. 

iii. Reset – allows users to undo any changes entered on this page (can 

only used before the Save button is clicked).   

iv. Copy Estimated Budget to Budget – updates the position budget to 

the estimated fiscal year budget and recalculates the Total Percent 

and the Total Amount Change for positons. 

v. Download Position Data – Select this button to download position 

budget data in the scenario, except those that have been hidden in 

the Initial Scenario to a .csv file on your desktop.  (Can be viewed in 

Access or Excel) 

vi. Download Job and Distribution – Select this button to download all 

position data in the scenario, except those that have been hidden in 

the Initial Scenario into a .csv file on your desktop. (Can be viewed 

in Access or Excel) 

 

 

24 | P a g e   

Organization Lock Option 

BOR Budget Manager is the only position that can lock or unlock organizations. In order to upload the 

salary planner data, the organizations must be locked. Institutions should not have a need to lock 

organizations.  

Query Multiple Extracts Option 

The query multiple extracts option allows users to query more than one extract at a time. It works 

similarly to querying by employee or position when filtering single extracts. You must select the 

scenarios and organizations you wish to query and then choose your filtering criteria. Data adjustments 

can be made in the same manner they were made in the alternative filtering methods.  

1. Click on the Query Multiple Extracts link in the Salary Planner menu, as shown below. 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

25 | P a g e   

2. The Query Multiple Extracts screen will appear, shown below.  Choose the Extract – Scenario, 

the Organization, if you would like to include Subordinate Organizations, and how many 

Records per Page you would like to view. Then, click the button for which way you would like to 

view the extract – by Employee, by Position or by Summary Totals. 

 

  

The extract will appear with all records associated with the criteria selected. See example below.