T025600046094-0-DIC031M01-000

MANUAL MANUAL COD: DIC-031-M01

GERENCIA DE PROYECTOS

PROJECT

MANAGEMENT

REV. 3 FECHA: 30/MAYO/14 DATE: 30/MAY/14

PGINA: 1 PAGE:

DE: 166 OF:

FORMULARIO CORP-031-F01-E Rev. 0 18/06/12 El control de los documentos est garantizado / Document control is granted through network mediante su consulta en la red o en la emisin / consultation or submission of duly stamped copiesde copias debidamente selladas.

3 30/MAY/14 INCORPORACIN De NOTA EN LA SECCIN 5 MANUAL DE EJECUCIN PARA REALIZAR ACLARATORIA RESPECTO A LOS CASOS QUE SE PUEDE SUSTITUIR ESTE MANUAL.

R. PESSE G. BORDOY A. PULIDO E. TORRES

2 15//09/11 REVISION GENERAL PARA ADAPTACION A PROYECTOS IPC G. BORDOY A. PULIDO A. PULIDO E. TORRES

1 15/09/10 INCORPORACION FORMACION DEL EQUIPO DE PROYECTO. ELIMINACIN DE LA REFERENCIA DE WG EN EL PUNTO 2.2 TRMINOS DE REFERENCIA

G. BORDOY M. MENNDEZ A. PULIDO E. TORRES

0 15/01/09 EMISION ORIGINAL G. BORDOY A. PULIDO A. PULIDO E. TORRES

REV. FECHA / DATE DESCRIPCIN / DESCRIPTION PREPARADO / PREPARED REVISADO / CHECKED

APROBADO / APPROVED GSC / QSM

ACEPTACIN COMO DOCUMENTO DE LA

EMPRESA / ACCEPTED AS COMPANY DOCUMENT

VICEPRESIDENTE DE INGENIERA & CONSTRUCCIN/ VP ENGINEERING & CONSTRUCTION:

LVARO PULIDO

FIRMA / SIGNATURE: FECHA DATE: / /

NDICE

DESCRIPCIN / PAGINA 1 OBJETIVO Y ALCANCE 22 oferta 3

2.1 Elaboracin de Ofertas 32.2 Revisin de los Trminos de Referencia 72.3 Oferta Tcnica 102.4 Oferta Comercial 182.5 Gerencia y Control de Riesgos Durante la Oferta 20

3 INICIO DEL PROYECTO 213.1 Formacin del Equipo de Proyecto 213.2 Revisin del Contrato y la Oferta 233.3 Reunin de Transferencia de Ofertas a Produccin 293.4 Reunin de Inicio Interna 343.5 Reunin de Inicio con el Cliente 373.6 Gestin de Recursos 393.7 Presupuesto del Proyecto 443.8 Gerencia y Control de Riesgos Durante el Proyecto 51

4 COORDINACIN DEL PROYECTO 544.1 Procedimiento de Coordinacin 54

5 MANUAL DE EJECUCIN DEL PROYECTO 765.1 Elaboracin del Manual de Ejecucin del Proyecto 76

6 PLANIFICACIN Y CONTROL DE PROYECTO 86

INDEX

DESCRIPTION / PAGE 1 SCOPE AND OBJECTIVES 22 PROPOSALS 3

2.1 Proposals Preparation 32.2 Reference Terms Review 72.3 Technical Proposal 102.4 Commercial Proposal 182.5 Risk Management and Control during the Proposal 20

3 PROJECT START 213.1 Establishing the Project Team 213.2 Contract and Proposal Review 233.3 Proposal to Production Transfer Meeting 293.4 Internal Kick-off Meeting 343.5 Kick-Off Meeting with Client 373.6 Resources Management 393.7 Project Budget 443.8 Risk Management and Control during Project 51

4 PROJECT COORDINATION 544.1 Coordination Procedure 54

5 project execution manual 765.1 Elaboration of the Project Execution Manual 76

6 PROJECT PLANNING AND CONTROL 866.1 Planning 866.2 Progress Control 91



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MANAGEMENT


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6.1 Planificacin 866.2 Control de Progreso 916.3 Control de Costos 95

1 Project Manager / Planning and Control Coordinator 90

6.4 Administracin del Proyecto 1057 GERENCIA DEL CAMBIO 109

7.1 Control de Desviaciones 1097.2 Ordenes de Cambio 117

8 GESTIN DE LA CALIDAD 1218.1 Plan de la Calidad del Proyecto 1218.2 Auditoras Internas de la Calidad 1228.3 Auditoras Tcnicas 1248.4 Auditoras Externas 1278.5 Lecciones Aprendidas 1298.6 Revisin del Proyecto por Personal Experto (Peer Review) 1318.7 Ingeniera de Valor 133

9 SEGURIDAD, HIGIENE Y AMBIENTE 1369.1 Gestin de Seguridad, Higiene y Ambiente en las Fases de Ingeniera y Procura 1369.2 Seguridad del Personal, Terceros y Medio Ambiente 139

10 PROCESO DE INGENIERA 14210.1 Control del Diseo 142

11 PROCESO DE PROCURA 14611.1 Gerencia de la Procura 146

12 PROCESO DE CONSTRUCCIN 15112.1 Gerencia de Construccin 151

13 CIERRE DEL PROYECTO 15913.1 Actividades para el Cierre del Proyecto 15913.2 Informe de Cierre del Proyecto 16213.3 Seguimiento Durante el Perodo de Garanta 166

6.3 Cost Control 956.4 Project Administration 105

7 CHANGE MANAGEMENT 1097.1 Deviation Control 1097.2 Change Orders 117

8 QUALITY MANAGEMENT 1218.1 Quality Plan of the Project 1218.2 Internal Quality Audits 1228.3 Technical Audits 1248.4 External Audits 1278.5 Lessons Learned 1298.6 Peer Review 1318.7 Value Engineering 132

9 HEALTH, SAFETY AND ENVIRONMENT 1369.1 Management of Health, Safety and Environment in Engineering and Procurement Phases 1369.2 Security of staff, third parties and the environment 139

10 ENGINEERING PROCESS 14210.1 Design Control 142

11 PROCUREMENT PROCESS 14611.1 Procurement Management 146

12 CONSTRUCTION PROCESS 15112.1 Construction Management 151

13 PROJECT CLOSURE 15913.1 Project Closure Activities 15913.2 Project Closure Report 16213.3 Follow-up during Warranty Period 166

1 OBJETIVO Y ALCANCE

El presente manual tiene como finalidad establecer en forma resumida e integrada, las actividades y responsabilidades asociadas a la gerencia de los proyectos desarrollados por VEPICA, cubriendo todas sus etapas, desde la oferta hasta el cierre del mismo. Para cada seccin del manual, se presenta una

1 SCOPE AND OBJECTIVES

This manual is intended to establish in a summarized and integrated manner, the activities and responsibilities associated with the management of projects developed by VEPICA, covering all stages from the proposal until closure. Each section of the manual presents a short description of the activities involved, focusing on



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descripcin resumida de las actividades involucradas, enfocndose en las responsabilidades de la Gerencia del Proyecto, y posteriormente se presenta un flujograma con el objeto de facilitar la posterior consulta rpida de una actividad en particular. Adicionalmente, en cada seccin se hace referencia a los procedimientos aplicables, que explican en forma detallada, el desarrollo de cada actividad. En caso de alguna contradiccin con alguno de los procedimientos referidos, estos tienen prevalencia sobre lo indicado en este manual.

2 OFERTA

2.1 Elaboracin de Ofertas

Una vez recibida la solicitud de oferta de parte del cliente, el Vicepresidente Comercial asigna el cdigo de oferta, designa un Gerente Comercial, solicita al Director de Proyectos la designacin de un Gerente Tcnico, establece la estrategia de participacin, directrices a seguir y la conveniencia o necesidad de asociacin con otras empresas. Durante todo el proceso de elaboracin de la oferta, negociacin y firma del contrato, el Vicepresidente Comercial, es el canal de comunicacin autorizado con el cliente, por lo cual todas las comunicaciones y aclaratorias, deben ser enviadas o autorizadas por el. El Gerente Tcnico es responsable de realizar las siguientes actividades: Revisar los trminos de referencia, de

acuerdo a lo indicado en la seccin 2.2 de este manual.

Solicitar las aclaratorias necesarias y participar en las reuniones con el cliente

Preparar un cronograma y un estimado de las horas hombre requeridas para el desarrollo de la oferta.

Coordinar el desarrollo de la oferta tcnica, de acuerdo a lo indicado en la seccin 2.3 de este manual.

Suministrar la informacin requerida por el Gerente Comercial para la elaboracin de la oferta comercial, de acuerdo a lo indicado en la seccin 2.4 de este manual.

Elaborar un anlisis de riesgos, de

Project Management responsibilities; furthermore, a flow chart is presented in order to facilitate quick references of any particular activity. Additionally, each section refers to applicable procedures, explaining in detail, the development of each activity. In the event of any contradiction with any referential procedure, these have prevalence over what is indicated in this manual.

2 PROPOSALS

2.1 Proposals Preparation

Upon receipt of the request for proposal from the client, the Sales Vice President assigns the proposal code, designates a Commercial Manager, requests that the Projects Director designates a Technical Manager, and sets the participation strategy, guidelines to be followed and the desirability or need for partnership with other companies. Throughout the proposal elaboration process, negotiation and signing of the contract, the Commercial Vice President is the authorized communication channel with the client, therefore all communications and clarifications must be sent or authorized by him. The Technical Manager is responsible for the following activities: Review the reference terms, as indicated

in section 2.2 of this manual. Apply for the necessary clarification and

participate in meetings with the client. Prepare a timetable and an estimate of

the man-hours required for the development of the proposal.

Coordinate the development of the technical proposal, as indicated in section 2.3 of this manual.

Supply the information required by the Commercial Manager for the development of the commercial proposal, as indicated in section 2.4 of this manual.

Develop a risk analysis, as indicated in section 2.5 of this manual.



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acuerdo a lo indicado en la seccin 2.5 de este manual.

Luego de revisar la informacin recibida, el Gerente Tcnico solicita a las Gerencias Departamentales involucradas, la asignacin de los recursos necesarios para el desarrollo de la misma y convoca a una reunin de inicio, en la cual se deben cubrir los siguientes aspectos como mnimo: Una explicacin general de la oferta,

objetivos, descripcin de las instalaciones, alcance de trabajo, lugar de ejecucin, plazo de ejecucin, etc.

La estrategia de ejecucin y/o requerimientos especficos de la oferta.

Entrega y/o distribucin de la informacin existente a las diferentes disciplinas.

Definicin de la estructura de la oferta e informacin que debe ser desarrollada por cada disciplina.

Horas hombre disponibles para el desarrollo de la oferta.

Metodologa a utilizar para realizar preguntas aclaratorias.

Definicin de las fechas de entrega para cada seccin de la oferta.

Fechas propuestas para reuniones de seguimiento, visitas al sitio, etc.

Cualquier otro aspecto importante para el desarrollo de la oferta.

En forma paralela, el Gerente Tcnico debe recibir de parte del Gerente Comercial, el Formulario de Control de Ofertas CORP-600-F01-A, que se muestra a continuacin, en el cual se indican los datos generales de la oferta, el contenido detallado de la oferta, la fecha de entrega y la persona responsable de cada seccin :

After reviewing the information received, the Technical Manager requests to involved departmental managements, the allocation of the necessary resources for the development of the proposal and convenes a kick-off meeting, in which the following aspects should be covered as a minimum: A general explanation of the proposal,

objectives, description of facilities, scope of work, place of execution, execution time, etc.

Execution strategy and/or specific requirements of the proposal.

Delivery and distribution of existing information to the different disciplines.

Definition of the structure of the proposal and information that should be developed by each discipline.

Man-hours available for the development of the proposal.

Methodology to ask clarification questions.

Definition of the deadlines for each section of the proposal.

Dates proposed for follow-up meetings, site visits, etc.

Any other important aspect for the development of the proposal.

In parallel, the Technical Manager should receive from the Commercial Manager, the "Proposal Control Format " CORP-600-F01-A, shown below, which shows the general proposal data, the detailed content of the proposal, the due date and the person responsible for each section:



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FECHA:

REV.:

OFERTA N: GERENTE COMERCIAL: GERENTE DE OFERTA:CLIENTE:TTULO:

No. PROCESO O LICITACIN: VALIDEZ DE PROPUESTA:PRESENTACIN: Tcnico: Comercial:FECHA DE ENTREGA: HORA: ATENCIN:LUGAR DE ENTREGA:

PREGUNTAS ACLARATORIAS: EMAIL TLF.

FAXEtiqueta de Identificacin

PRESENTACIN PAPEL H-H No. COPIAS PAG. SELLADAS LACRADA PGS. NUMERADAS PGS. COSIDASPGS

FIRMADAS OBSERVACIN

Produccin Ofertas

OFERTA COMERCIAL

RESPONSABLE

Sobre N 2 - OFERTA COMERCIAL

REQUERIDO FECHA RESPONSABLE

OFERTA TECNICA

Sobre N 1 - OFERTA TCNICA

CONTROL DE OFERTAS

Tcnico-Comercial:

Luego de la reunin de inicio, el Gerente Tcnico debe realizar el seguimiento necesario para garantizar el cumplimiento de todas las entregas establecidas. En caso de ser requerido, el Gerente Tcnico participa en una reunin con el comit de ofertas y realiza una explicacin general de la oferta tcnica. Una vez concluida la oferta, el Vicepresidente Comercial procede a revisarla y a obtener la firma del representante legal. El Vicepresidente Comercial es responsable de coordinar la entrega final de la oferta al cliente en el lugar, fecha y hora establecidos, y realizar el seguimiento para conocer los resultados. Para ms detalles, ver el procedimiento CORP-600-P01 Elaboracin de Ofertas.

After the kick-off meeting, the Technical Manager shall perform the necessary follow-up to ensure compliance with all established deliveries. If required, the Technical Manager participates in a meeting with the Proposal Committee and performs a general explanation of the technical proposal. Once the proposal is completed, the Commercial Vice President proceeds to review it and to obtain the signature of the legal representative. The Commercial Vice President is responsible of coordinating the final delivery of the proposal to the Client at the place, date and time established, and of tracking the results. For more details, see the CORP-600-P01 "Offer Elaboration ".



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START

END

Designates a commercial Manager, requests from the Engineering Vice Presidency the appointment of a Technical Manager and sets the strategy, guidelines to follow, as well

as the desirability of partnership with other companies

Commercial Vice President CORP-600-P01

Once the proposal has been completed, reviews it and gets the signature of the legal representative

Commercial Vice President CORP-600-P01

Receive, send or authorize official communications with the Client throughout the proposal preparation and negotiation

process, until contract signing.

Commercial Vice President / Commercial Manager CORP-600-P01

Performs analysis of the proposal, requests the necessary clarifications, coordinates the development of the technical proposal, provides the information required by the Commercial Manager for the development of the commercial proposal and prepares the risk analysis.

Checks out the reference terms and other information received, elaborates the execution plan for the proposal, determines the resources needed for the its development and call departmental managers involved

Technical Manager CORP-600-P01

Elaborate the proposals control form and sends it to the Technical Manager

Commercial Manager DIC-600-F01A

Performs the necessary follow-up to ensure compliance with all established deliveries

Technical Manager CORP-600-P01

Coordinate the final delivery of the proposal to the Client and perform the follow-up for the results

Commercial Vice President / Commercial Manager

CORP-600-P01

INICIO

FIN

Designa un Gerente Comercial, solicita a la Vicepresidencia de Ingeniera la designacin de un Gerente Tcnico y

establece la estrategia de participacin, directrices a seguir, as como la conveniencia de asociacin con otras empresas

Vicepresidente Comercial CORP-600-P01

Una vez concluida la oferta, la revisa y obtiene la firma del representante legal

Vicepresidente Comercial CORP-600-P01

Reciben, envan o autorizan las comunicaciones oficiales con el cliente durante todo el proceso de elaboracin de la

oferta y negociacin, hasta la firma del contrato

Vicepresidente Comercial / Gerente Comercial CORP-600-P01

Realiza el anlisis de la oferta, solicita las aclaratorias necesarias, coordina el desarrollo de la oferta tcnica, suministra la informacin requerida por el Gerente Comercial para la elaboracin de la oferta comercial y elabora el anlisis de riesgos

Revisa los trminos de referencia y dems informacin recibida, elabora el plan de ejecucin de la oferta, determina los recursos necesarios para el desarrollo de la misma y convoca a las Gerencias Departamentales

Gerente Tcnico CORP-600-P01

Elabora el formulario de control de ofertas y lo enva al Gerente Tcnico

Gerente Comercial DIC-600-F01A

Realiza el seguimiento necesario para garantizar el cumplimiento de todas las entregas establecidas

Gerente Tcnico CORP-600-P01

Coordinan la entrega final de la oferta al cliente y realizan el seguimiento para conocer los resultados

Vicepresidente Comercial / Gerente Comercial

CORP-600-P01



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2.2 Revisin de los Trminos de Referencia

El Gerente Tcnico debe realizar una revisin exhaustiva de los trminos de referencia suministrados por el cliente, con el objetivo de evaluar si se est en capacidad de cumplir todos los requisitos exigidos y determinar su potencial impacto en la oferta. Para ello utilizar la gua que se presenta a continuacin, la cual refleja los aspectos ms importantes a ser considerados:

2.2 Reference Terms Review

The Technical Manager should perform a comprehensive review of the reference terms provided by the client, in order to assess whether the company is able to meet all the requirements and determine their potential impact on the proposal. To do this, he will use guide presented below, that reflects the most important aspects to be considered:

Oferta: Cdigo: Gerente Tcnico: Fecha:

Rengln Descripcin Requiere

Aclaratoria Impacto Observaciones Comentarios

Si No Si No

1 Instalaciones Involucradas

2 Alcance de Trabajo General

3 Alcance Detallado por rea/Disciplina

4 Limites de Batera

5 Divisin del Trabajo (en caso de existir actividades compartidas con otros contratistas)

6 Datos del Sitio

7 Bases de Diseo

8 Normas y Especificaciones a ser Utilizadas

9 Regulaciones Aplicables

10 Informacin Tcnica Existente

11 Plazo de Ejecucin

12 Definiciones

13 Prorrogas/Extensiones

14 Ajustes, Aumentos y Disminuciones Contractuales

15 Cambios de Alcance

16 Personal Clave

17 Custodia de las Instalaciones

18 Recepcin del Trabajo

19 Auditoras

20 Derechos de Propiedad

21 Licencias y Derechos de Patente

22 Cesin o Subcontratos

23 Confidencialidad

24 Suspensin del Contrato



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Rengln Descripcin Requiere

Aclaratoria Impacto Observaciones Comentarios

Si No Si No

25 Terminacin Anticipada

26 Requerimientos de Revisin y Aprobacin de Documentos Tcnicos por Parte del Cliente

27 Propiedad y Responsabilidad por Materiales y Equipos

28 Derecho del Cliente para el Aseguramiento Y Control de la Calidad

29 Inspecciones y Pruebas

30 Impuestos a Considerar y Pagar

31 Aprobaciones Gubernamentales

32 Avisos y Notificaciones

33 Domicilio

34 Solidaridad

35 reas de Trabajo Durante la Construccin

36 De La Gerencia Del Proyecto

37 Requerimientos de Seguridad, Higiene y Ambiente

38 Normas Supletorias

39 Contenido Venezolano

40 Idioma

41 Otros

En caso de que exista alguna duda, se deben realizar las aclaratorias internas y con el cliente, que sean necesarias, las cuales deben quedar perfectamente documentadas en minutas de reunin, cartas, correos electrnicos o facsmiles. Finalmente, debe verificar que todas las aclaratorias hayan sido consideradas en la oferta final. El Gerente Comercial es responsable de: a) revisar los documentos legales y solicitar que los mismos sean tambin revisados por el Representante Legal de la empresa, b) determinar la necesidad de elaborar algn documento adicional (en caso de consorcio, asociacin, etc.), y c) solicitar la tramitacin de los dems requisitos legales/comerciales exigidos en la oferta (fianzas, seguros, solvencias, constancias, registros, legalizaciones, etc.). Adicionalmente, para los contratos que cumplen con una o ms de las condiciones establecidas a continuacin, el Vicepresidente Comercial debe solicitar la revisin/aprobacin

Whenever in doubt, internal and client clarifications should take place, and should be fully documented in the meeting records, letters, e-mails or facsimiles. Finally, it must be verified that all the clarifications have been considered in the final proposal. The Commercial Manager is responsible for: a) reviewing the legal documents and requesting that they are also reviewed by the Legal representative of the company, b) determining the need to elaborate any additional document (in case of Consortium, partnership, etc.), and c) requesting processing of other legal and commercial requirements in the proposal (bonds, security deposits, insurance, clearance certificates, records, legalization, etc.). Additionally, for contracts that meet one or more of the conditions set out below, the Commercial Vice President must apply for review/approval by the Commercial Committee: The amount of the contract is greater than

US $3.000.000,00



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por parte del Comit Comercial: El monto del contrato es mayor de US$

3.000.000,00 Contratos reembolsables donde las

ventas proyectadas anuales excedan de US$ 10.000.000,00 o US$ 25.000.000,00 durante la vigencia del contrato

La transaccin debe ser manejada aportando capital o requiriendo algn tipo de financiamiento o prstamo que comprometa los flujos de caja de VEPICA

La transaccin involucra adquirir o disponer de activos por un monto igual o mayor del 25% del monto de los activos de VEPICA

Est relacionado con el suministro de bienes y servicios a un pas sujeto a sanciones de las Naciones Unidas, la Comunidad Europea y EEUU

La transaccin involucra la garanta de derechos de propiedad intelectual, patentes o marcas registradas de VEPICA, o similares

La transaccin involucra el leasing de tierras o edificios por un perodo mayor de 36 meses o involucra la compra o venta de tierras o edificios

Reimbursable contracts where the projected annual sales exceed US $10.000.000,00 or US $25.000.000,00 during the term of the contract.

The transaction should be handled providing capital or requiring any financing or loan that compromise VEPICAs cash flow.

The transaction involves the purchase or disposition of assets by an amount equal to, or greater than 25% of the amount of VEPICAs assets.

It is related to the supply of goods and services to a country subject to sanctions from the United Nations, the European Community and the United States.

The transaction involves the guarantee of intellectual property rights, patents or trademarks registered trademarks of VEPICA, or similar.

The transaction involves the leasing of land or buildings for one period of more than 36 months or involves the purchase or sale of land or buildings.



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2.3 Oferta Tcnica

Luego de la reunin de inicio de la oferta, el Gerente Tcnico coordina y realiza el seguimiento necesario a las diferentes disciplinas, socios y/o subcontratistas involucrados, para asegurar que todas las dudas sean aclaradas; suministra cualquier informacin adicional recibida del cliente, gira instrucciones, redefine estrategias en caso de ser necesario y garantiza el cumplimiento de las fechas de entrega de las diferentes secciones de la oferta (indicadas en el formulario de control de ofertas). El Gerente Tcnico es responsable de que la oferta tcnica cumpla con todos los requerimientos solicitados por el cliente, por tal razn, debe revisar toda la informacin suministrada por las diferentes disciplinas, socios y/o subcontratistas involucrados, para lograr su consolidacin y asegurar una

2.3 Technical Proposal

After the kick-off meeting, the Technical Manager coordinates and carries out the necessary follow-up with different disciplines, partners and/or subcontractors involved, to ensure that questions are clarified; provides any additional information received from the client, turns in instructions, redefines strategies if necessary and guarantees compliance with the deadlines of the different sections of the proposal (indicated in the tender control). The Technical Manager is responsible that the technical proposal meets all the requirements requested by the Client, for this reason, he/she should review the information provided by different disciplines, partners and/or subcontractors involved, in order to achieve its consolidation and to ensure a perfect integration/consistency with the rest of the proposal. Any doubt or comment must be

START

END

Conduct the analysis of reference terms and the contract model, to evaluate if it is able to meet all requirements and to determine their potential impact on the proposal.

If in doubt, have clarifications as necessary, both, internal and with the Client, and finally check that all the clarifications have been considered in the final proposal.

Technical Manager

Ask for the legal documents, have them reviewed by the legal representative of the company,

determine the need for any additional document and request processing of other legal and commercial requirements in the proposal.

Commercial Manager

Request to the Commercial Committee the review/approval of contracts that meet one or more of the conditions laid down in the text.

Commercial Vice-President

INICIO

FIN

Realiza el anlisis de los trminos de referencia y el modelo de contrato, para evaluar si se esta en capacidad de cumplir todos los requisitos y determinar su potencial impacto en la oferta

En caso de alguna duda, realiza las aclaratorias internas y con el cliente, que sean necesarias y finalmente, se verifica que todas las aclaratorias hayan sido consideradas en la oferta final

Gerente Tcnico

Solicita que los documentos legales, sean revisados por el Representante Legal de la

empresa, determina la necesidad de elaborar algn documento adicional y solicita la tramitacin

de los dems requisitos legales/comerciales exigidos en la oferta

Gerente Comercial

Solicita al Comit Comercial, la revisin/aprobacin de los contratos que cumplen con una o ms de las condiciones establecidas

en el texto

Vicepresidente Comercial



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perfecta integracin/consistencia con el resto de la oferta. En caso de alguna duda o comentario, debe ser aclarada directamente con el originador. El contenido de la oferta tcnica debe cumplir con los requerimientos solicitados por el cliente, sin embargo, dado que la oferta tcnica, es en realidad la definicin del proyecto, en todos los casos se debe desarrollar como mnimo, la siguiente informacin : Alcance de los Trabajos: El alcance de los trabajos debe reflejar con el mayor detalle posible, todas las actividades que se considera ejecutar como parte del proyecto, incluyendo los limites de batera, la divisin del trabajo (en caso de existir responsabilidades compartidas), normas y especificaciones a ser utilizadas, estudios especiales, etc. Debe ser estructurado siguiendo la Estructura Analtica de Trabajo que previamente se haya acordado. En la medida de lo posible, debe redactarse siguiendo la secuencia lgica en la cual se ejecutarn los trabajos. En caso de utilizar descripciones tpicas, estas deben ser adaptadas a los requerimientos especficos del proyecto, de manera de estimar nicamente el trabajo necesario para cubrir los objetivos del mismo, sin ningn tipo de exceso. Plan o Estrategia de Ejecucin: Se debe elaborar una metodologa de ejecucin de los trabajos, reflejando paso a paso las estrategias que se seguirn para la completacin del proyecto. Este punto es de suma importancia, ya que en el mismo se muestra al cliente, el conocimiento del trabajo y la estrategia que se propone para la ejecucin del mismo, lo que puede incidir de manera importante al momento de la seleccin. La metodologa debe reflejar las herramientas y las fortalezas de la empresa que permiten acometer los trabajos de la mejor manera, adems de mencionar la forma en la que se piensa interactuar con el cliente, con el propsito de garantizar el logro de los objetivos del proyecto.

clarified directly with the originator. The content of the technical proposal must comply with the requirements requested by the Client, however, given that the technical proposal is actually the definition of the project, in all cases there should be, as a minimum, the following information. Scope of Work: The scope of work should be reflected in as much detail as possible, all activities deemed to be performed as part of the project, including the battery limits, the split of work (in case of shared responsibilities), standards and specifications to be used, special studies, etc. It must be structured following the Work Breakdown Structure that has been previously agreed upon. To the extent possible, it should be written following the logical sequence in which the job will be ran. In case of using typical descriptions, these must be adapted to the specific requirements of the project, in order to estimate only the work required to meet the objectives, without any excess. Execution Plan or Strategy: A work execution methodology must be elaborated reflecting step by step the strategies to be followed, for the completion of the project. This point is important, since it shows the Client, the knowledge of the work and the strategy proposed for the implementation of it, what can impinge significantly upon selection. The methodology should reflect the strengths of the company allowing to undertake the work in the best way, as well as mention the way in which it is thought to interact with the client, in order to ensure the achievement of the objectives of the project. The plan should include as applicable: Management (Coordination &



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El plan debe incluir segn aplique: Gerencia (Coordinacin &

Comunicaciones) Movilizacin Coordinacin inter-oficinas Planificacin Control del Proyecto Ingeniera Procura Construccin Seguridad, Higiene y Ambiente Aseguramiento y Control de la Calidad Relaciones Laborales Subcontratacin

Programa de Ejecucin: Basado en el plazo de ejecucin establecido por el cliente, el Gerente Tcnico conjuntamente con el Coordinador de Planificacin y Control, debe elaborar el programa de ejecucin (como mnimo las macro actividades a nivel dos). El programa debe incluir claramente todos aquellos hitos, compromisos contractuales o informacin critica que se requiere del cliente, de manera que las mismas se tomen en cuenta en la preparacin del plan detallado. Organizacin Propuesta: Tomando en cuenta el alcance de los trabajos, la ubicacin del proyecto y dems condiciones especficas, el Gerente Tcnico debe definir la organizacin ms adecuada para el desarrollo del mismo, proponer los nombres del personal que ocupara las posiciones clave, los cuales deben ser confirmados por la Gerencia Funcional Responsable y solicitar la currcula actualizada del personal propuesto. Excepciones y Premisas: Se deben listar todos aquellos aspectos tcnicos solicitados o no por el cliente, que no hayan sido contemplados en los estimados de la oferta, incluyendo una breve explicacin de las razones por las cuales dichos puntos no han sido tomados en consideracin. Tambin se deben incluir (en caso de existir) aquellas condiciones especiales que deben ser cumplidas por el cliente o por terceros. La presentacin de este punto en la oferta (al

Communications) Mobilization Inter-office Coordination Planning Project Control Engineering Procurement Construction Health, Safety and Environment Quality Assurance and Quality Control Labor Relations Subcontracting

Execution Schedule: Based on the execution deadline set by the Client, the technical manager together with the Planning and Control Coordinator, should draw up the execution schedule (at least macro level two activities). The schedule should clearly include all those milestones, contractual commitments or critical information that is required from the client, so that these are taken into account in the preparation of the detailed plan. Proposed Organization: Taking into account the scope of work, the location of the project and other specific conditions, the Technical Manager must define the most appropriate organization for the development of it, propose the names of personnel who will occupy key positions, which must be confirmed by the responsible functional management, and request proposed staff up-to-date curricula. Exceptions and Considerations: Must list all technical aspects, requested or not by the Client, that have not been considered in estimates of the proposal, including a brief explanation of the reasons why these points have not been taken into consideration. Special conditions that must be met by the client or third parties should also be included (in case of existence). The presentation of this section in the proposal (to the Client) will be a decision of the



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cliente), ser decisin del Gerente Tcnico y del Gerente Comercial, dependiendo de la estrategia global para la oferta. Referencias: Se debe hacer mencin de toda la normativa y documentos, que hayan sido utilizados como referencia en la preparacin de la oferta, lo cual ofrecer al cliente idea clara sobre el conocimiento de los parmetros que regularn la ejecucin de los trabajos. En este sentido, se debe procurar ser lo ms objetivo y slo referenciar aquellos documentos de importante relevancia y que realmente apliquen para el proyecto. Lista de Actividades, Documentos y H-H: Deben prepararse tablas por cada disciplina/especialidad y una tabla resumen, similares a las que a manera de ejemplo se muestran a continuacin, que incluyan la lista de actividades a ser desarrolladas, la cantidad de planos (indicando la escala considerada) o documentos estimados por cada actividad, y las horas-hombre estimadas por documento/actividad distribuidas por clasificacin:

Technical Manager and Commercial Manager, depending on the overall strategy for the proposal. References: All regulations and documents, which have been used as a reference in the preparation of the proposal should be included, offering the Client a clear idea about the knowledge of the parameters that will regulate the execution of the works. In this regards, it must be objective and only refer to those documents of major importance and that really apply to the project. List of Activities, Documents and M-H: Tables should be prepared by each discipline/specialty and along with a summary table, similar to the example shown below, to include the list of activities to be developed, the number of drawings (indicating the considered scale) or documents estimated per activity, and estimated man-hours distributed by classification of document/activity:

CLIENTE : PREPARADA POR :OFERTA N : REVISADA POR :FECHA : 1 REV. :

TOTALAct. Doc. B C D E Total Planos P10 P1 T5 Y3 D3 P10 P1 T5 Y3 D3 ING. TEC. DIS. DIB. H-H

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

CANTIDAD ACTIVIDADES/PLANOS/DOCUMENTOS TOTAL AL HORAS HOMBRE POR ACTIV

TOTAL DISCIPLINA

BRE POR ACTIVIDAD / PLANO / D

NOMBRE DEL PROYECTO

TOTAL HORAS HOMBRE

DISCIPLINA

N TITULO



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CLIENTE : PREPARADA POR :OFERTA N : REVISADA POR :FECHA : REV. :

TOTALAct. Doc. B C D E Total Planos P10 P1 T5 Y1 D3 P10 P1 T5 Y1 D3 ING. TEC. PROY. DIB. H-H

GERENCIA

PROCESOS

EQUIPOS

TUBERIASCIVIL

ELECTRICIDAD

INSTRUMENTACION

PROCURA

GER. CONSTRUCCION

TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

NOMBRE DEL PROYECTO

TOTAL HORAS HOMBREDESCRIPCION CANTIDAD ACTIVIDADES/PLANOS/DOCUMENTOS TOTAL S HOMBRE POR ACTIVIDAD / PLANO / DOCUM TOTAL HORAS HOMBRE POR ACTIVIDAD

Esta informacin debe ser revisada por el Gerente Departamental correspondiente, antes de ser entregada al Gerente Tcnico. Adicionalmente, cuando aplique debe elaborarse una tabla general que ofrezca un resumen consolidado del total de H-H, por rea o fase de ejecucin, similar a la que a manera de ejemplo se muestran a continuacin:

This information must be reviewed by the appropriate Department Manager, before being delivered to the Technical Manager. Additionally, when applicable, a general table offering a consolidated summary of the total M-H's, by area or implementation phase, should be developed similar to the example shown below:

Cliente :Oferta N :Titulo :

Ing. Conceptual Ing. Basica Total Ing. Conceptual Ing. Basica Total Ing. Conceptual Ing. Basica Total Gerencia 0 0 0Procesos 0 0 0 0 0Equipos 0 0 0 0 0Tuberias 0 0 0 0 0Civil 0 0 0 0 0Electricidad 0 0 0 0 0Instrumentacion 0 0 0 0 0Estimacion de Costos 0 0 0 0 0

Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0

AREA 2 TOTAL PROYECTO Comentarios

RESUMEN DE H-H

AREA 1

Lista de Equipos, Materiales y Partidas de Construccin: En caso de que la oferta incluya actividades de procura y construccin, debe prepararse la lista de materiales/equipos, cmputos mtricos de obra y dems informacin tcnica que sea necesaria para la obtencin de los costos reales de los equipos, materiales y actividades de construccin, por parte del departamento de estimacin de costos de VEPICA, vendedores y subcontratistas. VEPICA posee un extenso archivo de ofertas ya emitidas y proyectos ejecutados, el cual puede ser utilizado como referencia para la elaboracin de nuevas ofertas. En este sentido, el Gerente Comercial y el Gerente Tcnico, deben revisar y seleccionar del archivo existente las ofertas y proyectos ms representativos, de manera de utilizar las

List of Equipment, Materials and Construction Items: If the proposal includes procurement and construction activities, all the technical information necessary to obtain the actual equipment, material and construction activities costs from VEPICAs Cost Estimating Department, vendors and subcontractors, such as the list of materials/equipment, bill of quantities, must be prepared. VEPICA has an extensive file of issued proposals and executed projects, which can be used as a reference for the development of new proposals. In this regard, the Commercial Manager and Technical Manager must review and select existing proposals and projects, in order to use previous experiences with the consequent benefit to the process. On the agreed dates, each section of the



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experiencias previas con el consecuente beneficio para el proceso. En las fechas acordadas, cada seccin de la oferta tcnica debe ser enviada a la Vicepresidencia Comercial para su edicin en el formato establecido para la oferta y su ensamblado. A continuacin se presenta una lista de verificacin de las actividades ms importantes a ser realizadas por el Gerente Tcnico durante la preparacin de una oferta tcnica:

technical proposal must be sent to the Commercial Vice President to edit it in the format established for the proposal and assemble it. Below is a checklist of the most important activities to be carried out by the Technical Manager for the preparation of a technical Proposal:

N Actividad

1 Acordar con la Vicepresidencia Comercial las estrategias para la elaboracin de la oferta

2 Definir una oferta y/o proyecto existente que se pueda utilizar como referencia

3 Acordar con la Vicepresidencia Comercial la necesidad de socios o subcontratistas, y el alcance de los mismos

4 Acordar con el Gerente Comercial el contenido de la oferta tcnica y las fechas de entrega

5 Verificar que el contenido de la oferta tcnica cumple con los requerimientos establecidos por el cliente, y que contiene la informacin mnima requerida

6 Revisar y estudiar los trminos de referencia y dems informacin suministrada por el cliente

7 Desglosar la informacin que ser distribuida a las disciplinas

8 Definir los formatos que se deben entregar al cliente

9 Preparar un estimado de las horas hombre requeridas para el desarrollo de la oferta

10 Preparar el cronograma de fechas de entrega por parte de las disciplinas

11 Preparar un borrador de la EAT para ser discutida en la reunin de inicio de la oferta

12 Convocar a las Gerencias Departamentales necesarias, a la reunin de inicio de la oferta

13 Participar en las reuniones aclaratorias con el cliente y visitas a campo

14 Enviar oportunamente las preguntas aclaratorias que sean necesarias

15 Realizar el seguimiento a las diferentes disciplinas, socios o subcontratistas involucrados, para asegurar el cumplimiento de las fechas de entrega

16 Elaborar las secciones generales de la oferta

17 Definir la organizacin a ser propuesta en la oferta y proponer el personal clave

18 Elaborar el plan maestro de ejecucin

19 Definir si el grupo de estimacin de costos va a realizar un estimado de la construccin paralelo que sirva de comparacin al entregado por la contratista de construccin

20 Definir las partidas de obra a ser utilizadas (si la oferta incluye actividades de construccin)

21 Revisar y consolidar toda la informacin suministrada por las diferentes disciplinas, socios y subcontratistas involucrados



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N Actividad

22 Revisar/aprobar las H-H y clasificaciones propuestas por cada disciplina

23 Definir las cantidades de hardware y software requeridos para el proyecto

24 Identificar requerimientos de software especial y/o necesidades de soporte externo (asesores, estudios especiales, etc.)

25 Definir la cantidad de viajes que sern requeridos para el proyecto

26 Verificar que los cmputos de materiales y partidas de obra no incluyan ningn porcentaje de exceso

27 Definir una tabla con los porcentajes de perdida y desperdicio que deben ser utilizados en las listas de materiales

28 Coordinar la solicitud de cotizaciones, tiempos de entrega y requerimientos de soporte tcnico durante la construccin/commissioning/arranque, a los proveedores de materiales y equipos

29 Coordinar la solicitud de cotizaciones y planes de ejecucin a los contratistas de construccin

30 Revisar/aprobar los cuadros con los precios de procura y construccin

31 Enviar a la Vicepresidencia Comercial cada seccin de la oferta tcnica para su adecuacin al formato establecido para la oferta y su ensamblado

N Activity

1 Agree with Commercial Vice-Presidency on strategies to make the proposal

2 Define a proposal and/or existing project that can be used as a reference

3 Agree with the Commercial Vice-President on the need for partners or subcontractors, and the scope of the work.

4 Agree with the Commercial Manager on the contents of the technical proposal and delivery dates

5 Verify that the content of the technical proposal is in compliance with the requirements established by the Client, and containing the minimum information required

6 Review and study the reference terms and other information provided by client

7 Break down the information to be distributed to the disciplines

8 Define the formats that must be delivered to the client

9 Prepare an estimate of the man hours required for the development of the proposal

10 Prepare the schedule of deadlines per disciplines

11 Prepare a draft of the WBS to be discussed at the kick-off meeting

12 Summon the necessary departmental managements, to the kick-off offer meeting

13 Participate in the clarification meetings with the client and field visits

14 Send timely clarification questions as needed

15 Track the different disciplines, partners or subcontractors involved, to ensure the fulfillment of delivery dates

16 Develop the General sections of the proposal

17 Define the Organization to be offered and propose key personnel



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N Activity

18 Elaborate the master execution plan

19 Define if the Cost Estimate group will elaborate a parallel construction estimate, to compare with the one supplied by the construction contractor

20 Define work items to be used (if the offer includes construction activities)

21 Review and consolidate all the information supplied by different disciplines, partners and subcontractors involved

22 Review / approve M-Hs and classifications proposed by each discipline

23 Define the amounts of hardware and software required for the project

24 Identify special software requirements and/or needs of external support (consultants, special studies, etc.)

25 Define the amount of travel that will be required for the project

26 Verify that bills of materials and work items do not include any excess items

27 Define a table with percentages of loss and waste that must be used in the list of materials

28 Coordinate request for quotations, delivery times and technical support during the construction/commissioning/startup, with equipment and material suppliers

29 Coordinate the request for quotations and execution plans of construction contractors

30 Review / approve tables with procurement and construction prices

31 Send each section of the technical proposal to the Commercial Vice President for its adaptation to the format established for the proposal and its assembly

START

Follow up with all those involved to ensure that doubts are clarified, provide the additional information received from the client, turn instructions, redefine strategies and ensure compliance with delivery dates.

Review the information supplied by those involved, in order to guarantee the quality and ensure the integration / consistency with the rest of the proposal. In case of questions or comments he clarifies it directly with the originator.

Technical Manager

1

INICIO

Realiza seguimiento a todos los involucrados, para asegurar que las dudas sean aclaradas; suministra la informacin adicional recibida del cliente, gira instrucciones, redefine estrategias y garantiza el cumplimiento de las fechas de entrega

Revisa toda la informacin suministrada por los diferentes involucrados, para garantizar la calidad y asegurar la integracin / consistencia con el resto de la oferta. En caso de alguna duda o comentario, la aclara directamente con el originador

Gerente Tcnico

1



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2.4 Oferta Comercial

El desarrollo de la oferta comercial es responsabilidad del Gerente Comercial, sin embargo, el Gerente Tcnico es responsable de estimar y suministrar la siguiente informacin como mnimo, que servir de base para establecer las condiciones comerciales y los costos del proyecto: Estimado de Horas-Hombre por

rea/disciplina y por clasificacin. Plazo de ejecucin de cada una de las

fases del proyecto (ingeniera, procura, construccin).

Lugar de ejecucin de cada una de las fases.

Organizacin propuesta y los nombres del personal clave.

Cantidad de fotocopias e impresiones

2.4 Commercial Proposal

The development of the commercial proposal is the responsibility of the Commercial Manager; however, the Ttechnical Manager is responsible for estimating and providing the following information as a minimum, which will provide the basis to establish the commercial conditions and the costs of the project: Estimated man-hours by area/discipline

and classification. Execution time for each of the phases

of the project (engineering, procurement, construction).

Location for execution of each of the phases.

Proposed organization and the names of key personnel.

END

Review the existing files and select the most representative proposal to be used as reference in order

to apply previous experiences.

Technical Manager / Commercial Manager

Send each section of the technical proposal to the Commercial Vice-presidency on the dates agreed upon

for editing and assembly.

Technical manager

Check, with the help of checklists described in this section, that all activities have been performed

Technical Manager

1

Verifies that the contents of the technical proposal meets client's requirements, and that at least the

following information is developed: a) Scope of work b) Implementation plan or strategy c) Execution Schedule

d) Proposed Organization e) Exceptions and considerations f) References g) List of activities

documents and man hours.

Technical Manager

FIN

Revisan el archivo existente y seleccionan la oferta msrepresentativa, para utilizarla como referencia, demanera de utilizar las experiencias previas

Gerente Tcnico / Gerente Comercial

Enva cada seccin de la oferta tcnica a laVicepresidencia Comercial en las fechas acordadas,para su edicin y ensamblado

Gerente Tcnico

Verifica con la ayuda de la lista de verificacin descritaen esta seccin, que se han realizado todas lasactividades requeridas

Gerente Tcnico

1

Verifica que el contenido de la oferta tcnica cumple con los requerimientos del cliente, y que al menos se ha desarrollado la siguiente informacin : a) Alcance de los Trabajos, b) Plan o Estrategia de Ejecucin, c) Programa de Ejecucin, d) Organizacin Propuesta, e) Excepciones y Premisas, f) Referencias, g) Lista de Actividades, Documentos y H-H

Gerente Tcnico



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requeridas por tipo y tamao. Cantidad de equipos requeridos por tipo

(PC`s, impresoras, plotters, etc.). Cantidad de licencias y/o software

especial requerido por tipo. Cantidad de viajes requeridos, incluyendo

el lugar de origen, el lugar de destino, nmero de personas, tiempo de estada, etc.

Espacio requerido para representantes del cliente.

Estudios especiales y soporte externo requerido (estudios de suelos, levantamientos topogrficos, Hazop, estudios de riesgo, etc.), incluyendo el costo de cada uno de ellos.

Lista y/o costos de equipos y materiales. Cmputos mtricos y/o costos de

subcontratos de construccin, inspeccin, pruebas, commissioning, etc.

Costos de los diferentes servicios requeridos para el proyecto (comunicaciones, vigilancia, mantenimiento, servicios mdicos, etc.).

Cualquier otro costo adicional que debe ser considerado en la oferta.

Comentarios y excepciones al contrato o trminos de referencia (en caso de existir) que deben ser considerados en la oferta comercial.

En caso de ser requerido, antes de la entrega de una oferta, el Vicepresidente Comercial convoca una reunin de aprobacin, en la cual se revisa la oferta tcnica y la oferta comercial, se verifica que todos los costos hayan sido incluidos, se revisan las condiciones comerciales y se aprueba el monto final de la misma. El Gerente Comercial y el Gerente Tcnico, deben incorporar a la oferta, los comentarios, correcciones y/o sugerencias realizadas durante esta reunin y cualquier otra revisin a que hubiere lugar. Para ms detalles, ver el procedimiento CORP-600-P01 Elaboracin de Ofertas.

Amount of photocopying and printing required by type and size.

Amount of equipment required by type (PC's, printers, plotters, etc.).

Number of licenses or special software required by type.

Amount of travel required, including place of origin, the place of destination, number of persons, time of stay, etc.

Space required for client representatives.

Special studies and required external support (soil studies, topographic surveys, Hazop, risk studies, etc.), including the cost of each one of them.

List and/or costs of equipment and materials.

Bill of Quantities and/or costs of subcontracts for the construction, inspection, testing, commissioning, etc.

Costs of different services required for the project (communications, surveillance, maintenance, medical services, etc.).

Any other additional costs that must be considered in the proposal.

Comments and exceptions to the contract or terms of reference (in case they exist) that should be considered in the commercial proposal.

If required, prior to submitting a proposal, the Commercial Vice President calls for an approval meeting, in which the technical and the commercial proposals are reviewed, verifying that all costs have been included, business conditions are reviewed and the final amount is approved. The Commercial Manager and the Technical Manager, must include into the proposal, all comments, corrections and/or suggestions made during this meeting and any further revision. For more details, see procedure CORP-600-P01 "Proposal Preparation.



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2.5 Gerencia y Control de Riesgos Durante la Oferta

Como complemento al anlisis de los riesgos contractuales, realizado por la Vicepresidencia

2.5 Risk Management and Control during the

Proposal

As a complement to the analysis of contractual risks by the commercial Vice

START

END

Estimates and provides the commercial management with the following information to establish the commercial conditions and the costs of the project: Estimated man-hours by area/discipline and

classification. Execution Time for each of the phases of the

project. Location for execution of each of the phases of the

project. Proposed organization and the names of key

personnel. Amount of photocopying and printing required by

type and size. Amount of equipment required by type. Number of licenses or special software required by

type. Amount of travel required. Office space for client Special studies and external support required,

including the cost of each one of them. List and/or costs of equipment and materials. Bill of quantities and/or costs of subcontracts for the

construction, inspection, testing, commissioning, etc.

Costs of different services required for the project. Any other additional costs that must be considered

in the offer. Comments and exceptions to the contract or terms

of reference..

Technical Manager

If required, calls for an approval meeting, in which the technical offer and the commercial proposals are

reviewed, verifying that all costs have been included, reviews commercial conditions and approves the final

amount

Commercial Vice-president

Incorporate comments, corrections and/or suggestions made during the meeting and any further revisions

Technical Manager / Commercial Manager

CORP-600-P01

CORP-600-P01

CORP-600-P01

INICIO

FIN

Estima y suministra a la Gerencia Comercial, lasiguiente informacin para establecer las condicionescomerciales y los costos del proyecto : Estimado de Horas-Hombre por rea/disciplina y

por clasificacin. Plazo de ejecucin de cada una de las fases del

proyecto. Lugar de ejecucin de cada una de las fases del

proyecto. Organizacin propuesta y los nombres del personal

clave. Cantidad de fotocopias e impresiones requeridas

por tipo y tamao. Cantidad de equipos requeridos por tipo. Cantidad de licencias y/o software especial

requerido por tipo. Cantidad de viajes requeridos. Espacio de oficina para el cliente Estudios especiales y soporte externo requerido,

incluyendo el costo de cada uno de ellos. Lista y/o costos de equipos y materiales. Cmputos mtricos y/o costos de subcontratos de

construccin, inspeccin, pruebas, commissioning,etc.

Costos de los diferentes servicios requeridos parael proyecto.

Cualquier otro costo adicional que debe serconsiderado en la oferta.

Comentarios y excepciones al contrato o trminosde referencia.

Gerente Tcnico

En caso de ser requerido, se convoca una reunin de aprobacin, en la cual se revisa la oferta tcnica y la

oferta comercial, se verifica que todos los costos hayan sido incluidos, se revisan las condiciones comerciales y

se aprueba el monto final de la misma

Vicepresidente Comercial

Incorporan los comentarios, correcciones y/o sugerencias realizadas durante la reunin y cualquier

otra revisin a que hubiere lugar

Gerente Tcnico / Gerente Comercial

CORP-600-P01

CORP-600-P01

CORP-600-P01



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Comercial, el Gerente Tcnico debe identificar durante esta fase, los riesgos inherentes al desarrollo del proyecto, con la finalidad de considerar en la oferta, cualquier impacto asociado a los riegos identificados y su mitigacin, o proponer medidas y condicionamientos de la oferta para evitar dichos riesgos, transferir los riesgos a otro ente o mitigar el efecto negativo del riesgo sobre el proyecto. Se debe dar prioridad a los riesgos que pueden generar grandes prdidas/impactos y cuya probabilidad de ocurrencia sea alta, sobre aquellos riesgos de baja prdida/impacto y cuya probabilidad de ocurrencia es baja. Para ello se puede utilizar la metodologa indicada en el procedimiento DIC-031-P18 "Anlisis y Gerencia de Riesgo".

3 INICIO DEL PROYECTO

3.1 Formacin del Equipo de Proyecto

Una vez obtenida la buena pro, la Vicepresidencia Comercial emite la Notificacin de Apertura del Proyecto, mediante la cual se designa al Gerente del

Presidency, during this phase, the Technical Manager must identify the risks inherent to the development of the project, in order to consider in the proposal any impact associated with the identified risks and mitigation, or propose measures and conditions of the proposal to avoid such risks, transferring the risk to another entity or mitigate the negative impact of the risk on the project. Priority should be given to the risks that can generate large losses/impacts and whose probability of occurrence is high, over those risks of low loss/impact and whose probability of occurrence is low. For this the methodology indicated in the procedure of DIC-031-P18 "Analysis and Management of Risk" can be used.

3 PROJECT START

3.1 Establishing the Project Team

Once project is awarded, the commercial Vice President will issue the "notice of project initiation", in which the Project Manager is designated and the start of

START

END

Identification and evaluation of risks associated with the development of the project

Definition of the actions for each identified risk and implementation of applicable actions during the development of the proposal

Technical Manager / Discipline Supervisor

DIC-031-P18

Definition of actions for each risk identified and implementation of applicable actions during the

proposal preparation

Technical Manager / Discipline Supervisor

DIC-031-P18

Documentation and transfer to the project team, of the applicable actions during the development of the same

Technical Manager DIC-031-P18

INICIO

FIN

Identificacin y evaluacin de los riesgos asociados al desarrollo del proyecto

Definicin de las acciones para cada riesgo identificado e implementacin de las acciones aplicables durante el desarrollo de la oferta

Gerente Tcnico / Supervisores de Disciplina

DIC-031-P18

Definicin de las acciones para cada riesgo identificado e implementacin de las acciones aplicables durante el

desarrollo de la oferta

Gerente Tcnico / Supervisores de Disciplina

DIC-031-P18

Documentacin y transferencia al equipo de proyecto, de las acciones aplicables durante el desarrollo del

mismo

Gerente Tcnico DIC-031-P18



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MANAGEMENT


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Proyecto y se autoriza el inicio de las actividades. El Gerente de Proyecto designado, debe recibir de parte de la Vicepresidencia Comercial, una copia del contrato y todos sus anexos, incluyendo la oferta aprobada, la estructura de costos de la oferta, la estructura de las tarifas de honorarios, costos de materiales y equipos, costos de construccin y dems informacin asociada. Basado en el alcance del trabajo, la organizacin propuesta y el cronograma de ejecucin planteado, el Gerente de Proyecto solicita los Gerentes/Coordinadores de rea, Supervisores de Disciplina y dems personal clave bajo su supervisin directa, as como los dems recursos (hardware, software, infraestructura), requeridos para la fase inicial del proyecto, siguiendo las pautas establecidas en la seccin 3.6 Gestin de Recursos de este manual. En caso de ser requerido por el cliente, el Gerente de Proyecto debe notificar por escrito cualquier cambio en el personal clave, respecto al propuesto originalmente en la oferta.

activities is authorized. The designated Project Manager shall receive, from the commercial Vice President, a copy of the contract and all its annexes, including the approved contract, the cost structure of the proposal, the structure of professional fee rates, cost of materials and equipment, costs of construction and other associated information. Based on the scope of work, the proposed organization and proposed execution schedule, the project manager requests the Managers/Area Coordinators, Discipline Supervisors and other key personnel under their direct supervision, as well as other resources (hardware, software, infrastructure), required for the initial phase of the project, following the guidelines established in section 3.6 "Resource Management" of this manual. If required by the client, the project manager must notify in writing any changes in key personnel, with respect to those proposed originally in the proposal.



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3.2 Revisin del Contrato y la Oferta

El Gerente de Proyecto conjuntamente con el personal clave, debe realizar una revisin exhaustiva del contrato, sus anexos, la oferta y dems informacin asociada, con la finalidad de verificar que los trminos establecidos en el contrato, coinciden con las consideraciones de la oferta, que no existen conflictos, contradicciones, errores, omisiones, etc., que puedan producir algn impacto en el proyecto. Esta revisin se realiza utilizando como gua, el formulario que se presenta al final de esta seccin, el cual contiene los aspectos ms importantes a ser verificados. En caso de existir alguna duda, se deben solicitar las aclaratorias que sean requeridas y asegurar que las conclusiones finales sean oficializadas en la versin final del contrato, en una carta o en algn otro documento oficial del proyecto. Se debe identificar si alguno de los aspectos tiene algn impacto en el proyecto, en cuyo

3.2 Contract and Proposal Review

The project manager together with key personnel, must perform a thorough review of the contract, its annexes, proposal and other associated information, in order to verify that the terms of the contract match the proposal considerations, that there are no conflicts, contradictions, errors, omissions, etc., that may cause any impact to the project. This review is carried out using as a guide, the form that is presented at the end of this section which contains the most important aspects to be verified. If there is any doubt, required clarifications shall be requested and and it must be ensured that the final conclusions are published in the final version of the contract, a letter or any other project official document. Any aspects that may have any impact on the project must be identified, and quantified for consideration in the budget of the

START

END

Issues the "Notice of Project Initiation" Gives the designated Project Manager a copy of

the contract and all its annexes, including theproposal approved cost structure and otherrequested information

Commercial Vice-Presidency

Requests Managers/Area Coordinators, Discipline Supervisors and key staff under their direct

supervision, as well as other resources (hardware, software and infrastructure) required for the initial

phase of the project.

Project Manager

Project Manager

If required by the client, reports in writing any changes in key personnel, with regards to those proposed

originally in the proposal.

INICIO

FIN

Emite la Notificacin de Apertura del Proyecto Entrega al Gerente de Proyecto designado, copia del

contrato y todos sus anexos, incluyendo la oferta aprobada, la estructura de costos y dems informacin asociada

Vicepresidencia Comercial

Solicita los Gerentes/Coordinadores de rea, Supervisores de Disciplina y dems personal clave

bajo su supervisin directa, as como los dems recursos (hardware, software, infraestructura),

requeridos para la fase inicial del proyecto

Gerente de Proyecto

Gerente de Proyecto

En caso de ser requerido por el cliente, notifica por escrito cualquier cambio en el personal clave, respecto

al propuesto originalmente en la oferta



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caso debe ser cuantificado para su consideracin en el presupuesto del mismo. Adicionalmente, el Gerente de Proyecto debe suministrar el mayor apoyo a la Vicepresidencia Comercial, con las gestiones que puedan estar pendientes (firma del contrato, carta de intencin, etc.). Las secciones relacionadas con las responsabilidades de los Lderes de Disciplina y dems personal clave del proyecto, deben ser distribuidas o estar disponibles para su uso.

contract. In addition, the Project Manager must provide support to the commercial Vice Presidency, with the steps that may be pending (contract signing, letter of intention, etc.). Sections related to the responsibilities of Discipline Leaders and other key project staff should be distributed or be made available for use.

START

END

Review the contract, proposal and other information associated, using the attached form as a guide.

Request for necessary clarifications and formalization of the conclusions.

Support the commercial Vice-Presidency with pending issues.

Project Manager / Key Personnel

Project Manager

Project Manager

Identification and quantification of any impact for consideration in the budget of the project.

Project Manager / Key Personnel

INICIO

FIN

Revisin del contrato, oferta y dems informacin asociada, utilizando el formulario anexo como gua

Solicitud de las aclaratorias necesarias (en caso de dudas) y oficializacin de las conclusiones

Apoyar a la Vicepresidencia Comercial con las gestiones pendientes

Gerente de Proyecto / Personal Clave

Gerente de Proyecto

Gerente Proyecto

Identificacin y cuantificacin de cualquier impacto, para su consideracin en el presupuesto del proyecto

Gerente de Proyecto / Personal Clave



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Proyecto : Cdigo :

Gerente de Proyecto : Fecha :

N Aspectos a Verificar Algn Impacto Se Requiere Aclaratoria Observaciones

Si No Si No

1 Definiciones

2 Documentos Integrantes del Contrato (Anexos)

3 Objeto del Contrato

4 Tipo de Contrato

5 Plazo de Ejecucin y Vigencia del Contrato

6 Penalizaciones / Indemnizacin por Retraso

7 Bonificaciones

8 Obligaciones y Responsabilidades de las Partes

9 Precio y Forma de Pago

10 Manejo de Cambios Contractuales

11 Alcance de Trabajo y Divisin del Trabajo

12 Especificaciones Tcnicas, Normas, etc. Aplicables

13 Requerimientos de Informes

14 Personal Clave de la Contratista

15 Garanta de Proceso

16 Garantas Sobre las Propiedades de los Productos, de las Cargas y Alimentaciones de la Instalacin

17 Garantas de Materiales y Equipos

18 Garantas Laborales

19 Garanta por Fiel Cumplimiento

20 Garanta por Buen Rendimiento de Equipos

21 Garanta por Mantenimiento de Oferta

22 Otras Garantas y Fianzas

23 Custodia de las Instalaciones



PROJECT

MANAGEMENT


PGINA: 26 PAGE:

DE: 166 OF:


Proyecto : Cdigo :



Si No Si No

24 Recepcin Temporal y Definitiva de los Trabajos

25 Derecho de Auditora

26 Protecciones y Seguros

27 Derechos de Propiedad/Autor

28 Lucros Cesantes y Daos Consecuenciales

29 Cesiones o Subcontratos

30 Confidencialidad

31 Suspensin del Servicio

32 Terminacin Anticipada

33 Disponibilidad de los Documentos Tcnicos

34 Propiedad y Responsabilidad por Materiales y Equipos

35 Inspecciones y Pruebas

36 Caso Fortuito o Fuerza Mayor

37 Impuestos y Tributos

38 Aprobaciones Gubernamentales

39 Jurisdiccin Aplicable

40 Representantes Legales

41 Avisos y Notificaciones

42 Conflicto de Intereses y Resolucin de Controversias

43 Domicilio

44 Solidaridad (en caso de Consorcios)

45 reas de Trabajo Durante la Construccin

46 Condiciones de Riesgo en el Trabajo

47 Requerimientos de Gerencia del Proyecto



PROJECT

MANAGEMENT


PGINA: 27 PAGE:

DE: 166 OF:


Proyecto : Cdigo :



Si No Si No

48 Requisitos de Ambiente, Higiene Y Seguridad (HSE)

49 Contenido Venezolano

50 Idioma del Proyecto

51 Polticas Aplicables para Viticos (nacional e internacional) y Gastos Reembolsables

52 Otros

Project : Code :

Project Manager : Date :

N Items to be verified Impact Clarification Required Remarks

Yes No Yes No

1 Definitions

2 Documents of the contract (Annexes)

3 Contract Objectives

4 Contract Type

5 Term of Execution and Validity of the Contract

6 Penalties / compensation for delay

7 Bonds

8 Obligations and Responsibilities of the Parties

9 Price and Payment Agreement

10 Contractual Changes

11 Scope of Work and Work Division

12 Applicable Specifications, techniques, standards, etc.

13 Report Requirements

14 Important Contractor Staff



PROJECT

MANAGEMENT


PGINA: 28 PAGE:

DE: 166 OF:


Project : Code :



Yes No Yes No

15 Process Guaranty

16 Guarantees on the properties of products, loads and feeds of the installations

17 Warranty of Material and Equipment

18 Labor Guarantees

19 Faithful compliance

20 Guarantee for good performance of equipment

21 Offer Warranty maintenance

22 Other Warranties and Bonds

23 Custody of facilities

24 Temporary and definitive reception of the Work

25 Right to Audits

26 Protection and Insurance

27 Property Rights

28 Cease Profits and consequential damages

29 Cessions or Subcontracts

30 Confidentiality

31 Service Suspension

32 Anticipated Termination

33 Availability of the Technical Documents

34 Property and liability for materials and equipment

35 Inspection and Testing

36 Fortuitous case or Force Majeure

37 Tax and tribute

38 Government Approval



PROJECT

MANAGEMENT


PGINA: 29 PAGE:

DE: 166 OF:


Project : Code :



Yes No Yes No

39 Applicable Jurisdiction

40 Legal Representative

41 Advertisement and Notification.

42 Conflict of interest and dispute resolution

43 Home

44 Solidarity in case of Consortiums

45 Work Area During the Construction

46 Risk Control in the Job

47 Project Management Requirements

48 Requirements of Health, Safety and environment (HSE)

49 Venezuelan Content

50 Project Language

51 Applicable policies for travel expenses (national and international) and reimbursable expenses

52 Others

3.3 Reunin de Transferencia de Ofertas a Produccin

El Gerente de Proyecto debe convocar la reunin de transferencia de ofertas a produccin, con la finalidad de recibir oficialmente la responsabilidad, y que el equipo del proyecto se comprometa con la ejecucin del trabajo, bajo los parmetros establecidos en el contrato y la oferta. Antes de la reunin, el Gerente del Proyecto debe completar el siguiente formulario:

3.3 Proposal to Production Transfer Meeting

Project Manager must convene the meeting to transfer the proposal to production, in order to officially receive the responsibility, and for the project team to commit to the execution of the works, under the parameters established in the contract and the proposal. Before the meeting, the project manager should complete the following form:



PROJECT

MANAGEMENT


PGINA: 30 PAGE:

DE: 166 OF:


Proyecto N: Fecha:

Nombre:

Tipo de Proyecto:

Cliente:

Gerente de Proyecto:

Elaborado Por: Firma:

Montos

Honorarios Profesionales:

Gastos de Ejecucin:

Gastos Reembolsables:

Estipendio:

Suma Fija:

Socios % Part. H-H Bs. Comentarios

Total

Subcontratos

Comentarios

Distribucin

Para la reunin se debe convocar a las siguientes personas: Vicepresidente Comercial o su

representante Vicepresidente de Ingeniera (en caso de

proyectos mayores) Director de Enlace Director de Proyectos

The following people must be convened to the meeting: Commercial Vice President or designee Engineering Vice President (in the case of

larger projects) Project Liaison Director Engineering Department Manager Proposal Technical Manager


GERENCIA

T025600046094-0-DIC031M01-000

Documents

Transcript of T025600046094-0-DIC031M01-000