suport de curs Event planning - Babeș-Bolyai University

Microsoft Word - suport de curs Event planning.docx1 Asist. Univ. Dr. Paul Frca – suport de curs Event planning
Universitatea Babe-Bolyai Facultatea de tiine Politice, Administrative i ale Comunicrii Departamentul Comunicare, Relaii Publice i Publicitate
EVENT PLANNING
Asist. Dr. Paul-Alexandru Frca
2 Asist. Univ. Dr. Paul Frca – suport de curs Event planning
Universitatea Babe-Bolyai Facultatea de tiine Politice, Administrative i ale Comunicrii Departamentul Comunicare, Relaii Publice i Publicitate Master PR, an II, German
Fia disciplinei Denumirea disciplinei
Statutul disciplinei: opional Nivelul de studii: Licen Anul de studii: II Semestrul: II Titularul cursului: Asist. Univ. Dr. Paul Frca
A. Obiectivele disciplinei (Obiectivele sunt formulate în termeni de competene profesionale)
1. Realizarea unui concept de eveniment i a unei planificri eficiente a diferitor tipuri de activiti, care presupun sarcini de complexitate medie
2. Proiectarea si organizarea propriu-zis a unui eveniment 3. Însuirea i dezvoltarea unor competene specifice în organizarea de evenimente
B. Precondiii de accesare a disciplinei (Se menioneaz disciplinele care trebuie studiate
anterior)
Înscrierea la cursul de Event planning este condiionat de parcurgerea cursurilor de Introducere în comunicare i relaii publice Baze PR, Tehnici si Instrumente de PR i Publicitate. Se recomand consultarea i reactualizarea cunotinelor prezentate la cursurile menionate anterior.
C. Competene specifice (Vizeaz competenele asigurate de programul de studiu din care face parte disciplina) 1. Cunoatere i înelegere
- cunoate noiunea de event i event marketing; cunoate principalele criterii în realizarea unei planificri eficiente; cunoate elementele eseniale în realizarea unui plan de promovare; cunoate noiunile de „critical path”, „timming”, „back-up plan”; cunoate elementele principale de realizare a meterialelor de promovare. 2. Explicare i interpretare
- explic modalitatea de realizare a unor materiale de promovare: invitaie, afi, plan etc.; explic principalele probleme care pot aprea în planificarea, promovarea i implementarea unui eveniment; explic soluii posibile pentru gestionarea unor situaii neprevzute.
3. Instrumental – aplicative - proiecteaz aplicarea unor instrumente de lucru folosite pentru planificarea i
organizarea unui eveniment; organizarea propriu-zis a unui eveniment i conceperea materialelor aferente acelui eveniment. 4. Atitudinale
- manifest interes fa de domeniul organizrii evenimentelor; promoveaz un sistem de norme i valori pentru un event planner.
D. Coninutul disciplinei
a) Curs Capitolul Coninuturi Nr. ore 1.Noiuni introductive legate de event planning
C1 Definirea evenimentelor 1.1 Descrierea noiunii de eveniment i a celei de eveniment de marketing 1.2 Istoria evenimentelor
2 ore
2 ore
C3 Exemplificarea categoriilor de obiective pentru tipuri diferite de evenimente
2 ore
C4 Elementele care trebuie luate în considerare înainte de planificarea propriu-zis a unui eveniment
2 ore
4 ore
2 ore
7.Participanii din cadrul unui eveniment
C7 Descrierea principalelor categorii de public în funcie de tipul de eveniment organizat. 7.1 Invitarea unor categorii de public speciale la anumite evenimente
2 ore
8.Promovarea unui eveniment
C8 Prezentarea i exemplificarea principalelor modaliti de promovare a unui eveniment 8.1 Realizarea materialelor necesare organizrii unui eveniment 8.1.1 Invitaia 8.1.2 Afiul 8.1.3 Pliant/brour 8.2 Realizarea unui plan de promovare pe anumite canale (ex: radio, TV, internet)
6 ore
9.Bugetul unui eveniment C9 Prezentarea pailor folosii în calcularea unui buget 9.1 Realizarea unui plan de buget pentru un anumit eveniment
2 ore
C10 Prezentarea i exemplificarea principalelor modaliti de evaluare a unui eveniment
2 ore
11. Planul de back-up C11 Exemplificarea anumitor situaii care conduc la insuccesul unui eveniment 11.1 Realizarea unui plan de back-up (de rezerv)
2 ore
Total ore 28 E. Evaluare (se precizeaz metodele, formele de evaluare i ponderea acestora în stabilirea
notei finale. Se indic standardele minime de performan. Raportate la competenele definite la pct. A-Obiectivele discilplinei) Evaluarea studenilor se va efectua conform detalierii de mai jos: La alegere: un proiect practic sau examen scris – 100% din nota final Proiect practic – studenii vor organiza un eveniment la alegere. Partea scris a proiectului practic – un dosar cu urmtoarele materiale: planul evenimentului, planul de promovare, materiale de promovare, buget, plan de rezerv. Examen scris din suportul de curs.
F. Repere metodologice (strategie didactic, materiale, resurse)
Metode: expunerea, exemplul demonstrativ, sinteza cunotinelor, descoperire dirijat. Materiale i instrumente necesare pentru curs: Suportul de curs, împreun cu celelate materiale indicate ca bibliografie pot fi împrumutate acas sau consultate în biblioteca facultii.
G. Bibliografie (se indic bibliografia minimal obligatorie) Doug Matthewss. Special event production – the process, Elsevier, 2008. Leonard H. Hoyle, CAE, CMP. Event marketing : how to successfully promote events, festivals, conventions, and expositions, John Wiley & Sons, Inc., New York, 2002. Peter E. Tarlow Event risk management and safety, John Wiley & Sons, Inc., New York, 2002. Razaq Raj and James Musgrave. Event Management and Sustainability, Leeds Metropolitan University, UK, 2006 Stephan Schäfer-Mehdi. Organizarea evenimentelor, ed. All, 2008;
Noiuni introductive legate de event planning
Ce sunt evenimentele? Definirea evenimentului de marketing
Acest capitol încearc s prezinte ce este i ce nu este un eveniment de marketing i
totodat se va realiza o scurt trecere în revist a principalelor tipuri de evenimente.
Evenimentele de marketing nu sunt o invenia a ultimilor ani. Organizatorii de congrese
i vechii participani la conferine sunt de prere c ei au organizat întotdeauna evenimente, dar
nu le-au numit niciodat asa. Putem lua exemplul jocurile din Circus Maximus din Vechea
Rom, care reprezentau o form primar a evenimentelor politice, iar defilrile naziste o form
mai târzie. Toat lumea organizez evenimente: întreprinderi sau partide politice, autoritile sau
instituiile chiar i oamenii de rând.
Conform lui Stephen Schäfer-Mehdi, semnificaia originar a termenului ”eveniment”
este nu numai cea de ”manifestaie”, ci i cea de ”întâmplare important”. Deoarece în ziua de
azi totul pare a fi un eveniment, vom încerca s restrângem noiunea de eveniment la cea de
instrument de comunicare: adic la domeniul evenimentelor de marketing.
”Un eveniment de marketing este o manifestaie, al crei scop este atingerea unui obiectiv de
marketing prestabilit”1.
Marketingul a ptruns în multe zone ale societii, iar evenimentele de marketing nu se
mai limiteaz doar la întreprinderi. De ex: ministerele i autoritile comunic prin intermediul
evenimentelor; iar evenimentele costisitoare, organizate în timpul campaniilor electorale, fac
parte din instrumentarul partidelor politice. Scopul este de a lucra bine i de a transforma
manifestaia într-un fapt memorabil.
Vom defini i marketingul evenimentelor: folosirea strategic a evenimentelor de
marketing, ca instrument în comunicare a organizaiei.
Evenimentele de marketing sunt un instrument în mixul comunicrii; acestea nu au loc
întâmpltor ci cu un anumit prilej. Printr-o punere în scen live, se transmite un mesaj referitor la
o organizaie, o marc sau un produs. Mijloacele prin care se realizeaz aceast punere în scen
sunt o combinaie de limbaj i text, dans i muzic, medii de comunicare i decor. La un
1 Stephan Schäfer-Mehdi. Organizarea evenimentelor, ed. All, 2008, p.9.
eveniment putei face apel la toi receptorii senzoriali i, ca urmare, putei obine un efect ult mai
intens decât cel cauzat de atracia pur vizual a reclamei clasice.
Evenimentele pot provoca mai multe emoii decât orice alt mijloc de comunicare.
Scopul evenimentelor de marketing este i declanarea unui proces dirijat de activare. În funcie de natura scopuluisunt provocate excitaii psihice: formarea imaginii, formarea profilului, motivaia, atracia de a cumpra, sprijinirea vânzrilor.
Asemenea publicitii sau PR-ului, organizarea evenimetelor deine un arsenal bogat de mijloace prin care se realizeaz promovarea.
Instrumentul comunicrii Mijloacele Publicitatea Spoturi TV, panouri publicitare, anunuri Relaiile Publice Articole de pres, newsletter-uri, rapoarte
anuale Organizarea evenimentelor Gale, show-uri, evenimente publice
Aspecte întâlnite în mod constant pentru toate evenimentele de marketing2
Grupul int al evenimentului • Consumatori • Parteneri • Angajai • Public
Obiectul evenimentului • Produs/performan • Marc • Întreprindere
Forma evenimentului • Gal • Prezentare a unui produs • Întrunire de demarare a unui proiect • Jubileu • Eveniment public • Turneu
Punerea în scen a evenimentului • Spectacol • Dans • Intervenia moderatorului • Acte ale unui show • Sunet • Lumin
2 Stephan Schäfer-Mehdi. Organizarea evenimentelor, ed. All, 2008, p.29.
• Medii de comunicare • Decorare • Arhitectur/locaie • Catering • Arome
Dramaturgia evenimentului • Timp i ritm • Aciune • Dezvoltare • Figuri i motive
Constantele organizrii evenimentelor. Sursa: Stephan Schäfer-Mehdi. Organizarea evenimentelor, ed. All, 2008, p.29
Clasificarea evenimentelor
Forumul ageniilor de marketing clasific evenimentele în: evenimente publice, evenimente corporatiste i evenimente de prezentare.
Evenimente publice Grupul int este format din consumatorii finali i din public
Evenimente corporatiste Business-to-business Evenimente de prezentare Manifestaii i programe în cadrul târgurilor i
în mediul exterior acestora
Clasificarea de mai sus este una destul de simplist i nu reuete s surprind misiunile i utilitatea evenimentelor pentru cei care le organizeaz.
Tipuri de evenimente. Determinarea obiectivelor unui eveniment
Ce fel de evenimente exist de fapt?
Fiecare eveniment de marketing este altfel; îns exist nenumrate evenimente care au dou elemente comune: un prilej i un scop. Prilejul poate avea o natur direct (de exemplu: jubileul unei firme) îns poate fi i indirect, sau în mod artificial creat (de ex: în cadrul unei concepii de marketing, în care a fost stabilit c un eveniment este mijlocul de comunicare potrivit pentru demararea sau încheierea unei campanii.
Care sunt evenimentele organizate cu un anumit prilej?
Evenimentele tipice, inspirate de un prilej cu totul concret sunt:
• Jubileul i aniversrile • Inaugurarea, reinaugurarea • Recepia • Adunarea general anual • Târgurile/evenimentele expoziionale • Demarrile proiectelor, campaniilor etc.
În ce scopuri pot fi utilizate evenimentele care urmresc un anumit obiectiv?
Un eveniment de marketing trebuie s îndeplineasc o sarcin fixat în prealabil. În practic, organizatorii încearc s ating mai mult decât un singur obiectiv de comunicare, încercând anumite combinaii care cred ei c sunt utile.
A. Procesul de contientizare
Acestui scop îi servesc:
• Manifestaiile în scopul informrii i • Cele prilejuite de începutul de campanie.
În anumite instituii s-au constatat tot mai multe obiective, a cror transpunere în practic a necesitat din partea participanilor reflecie i schimbarea modului de gândire. Exemplu (din partea studenilor): angajaii unei uniti de transport public s fie sensibilizai cu privire la tema ”curenia în autobuze i tramvaie”. Sau când un furnizor de talie medie de automobile vrea s-i determine pe angajai s-i asume calitatea unui nou produs, care s fie lansat pe pia. În acest caz, începerea campaniei corespunztoare poate fi dat de un eveniment, prin care angajaii s fie motivai s reduc numrul de reclamaii i de rebuturi ale produciei.
B. Sensibilizarea si activarea
Pentru realizarea acestor obiective pot fi folosit urmtoarele evenimente:
• Petrecerile (trebuie s reuneasc persoane care se cunosc puin sau abia se cunosc, s familiarizeze comunicarea i s creeze o senzaie de familiaritate i protecie. Petrecerile sunt o form potrivit pentru a însoi diverse târguri i congrese, având drept scop spargerea monotoniei cadrului de business rigid)
• Manifestaiile în scopul motivrii (gen de evenimente la care participanii pltesc un bilet de intrare, pentru a se lsa incitai de traineri de prestigiu i guru în domeniul motivrii, pentru a scanda împreun ...)
• Evenimentele de motivare (crearea unui stimulent sau a unei recompense prin intermediul unei manifestaii extraordinare, în scopul intensificrii activitii participanilor pentru organizaie)
Fr motivaie, omul nu este capabil de performan.
C. Informarea i comunicarea
• Congresului • Forumului • Întrunirii politice • Simpozionului (tiinific) • Conferinei i • Workshop-ului
Transmiterea de informaii este un obictiv clasic al manifestaiilor; totui omul poate înregistra doar un numr limitat de informaii. Prelegerie sau orele de curs pot avea un efect mai durabil în timp dac includ componenta de ”infotainment” (arta de a transmite informaii într-un mod amuzant i durabil).
O regul valabil pentru toate evenimentele care conin multe informaii i mesaje este: nicio contribuie individual nu trebuie s dureze prea mult. Discursurile nu trebuie s depeasc 30 de minute. Încercai ca trecerile de la o cuvântare la alta s fie atractive, presrate cu glume sau captivante. De aceea e indicat ca de acest aspect s se ocupe un moderator, un actor. Încurajai discuiile libere.
Nu putei fi 100% pe placul fiecrui participant, indiferent cât de mic sau cât de mare este grupul.
D. comunicarea cu privire la produs
Informaii i impresii persistente cu privire la produse se pot transmite prin:
• prezentri de produse • evenimente promoionale sau tururi promoionale • evenimente la ”point of sale” (locul de vânzare) • expoziii • târguri
La prezentrile de produse folosii mijloace scenice cât mai diverse. În funcie de preferinele dvs. putei prezenta avantajele produsului, folosind dansuri pe melodii ale cror versuri s se refere la acestea. La acest gen de manifestaii trebuie gsit rspunsul la întrebrile: ce mijloc scenic este adecvat produsului, serviciului, mrcii sau organizaiei? Pe cine dorii s sensibilizai?pe transmitorii mesajelor – pres i mediile de informare? Sau pe comerciani i pe distribuitori? Sau pe clienii finali, adic relaii business-to-consumer?
Dac vrei s lsai timp produselor dvs s acioneze durabil este indicat organizarea unei expoziii. De cele mai multe ori, acesteia i se asociaz o punere în scen spectaculoas, pentru a înlesni un contact mai detaliat cu produsul sau serviciul, transmiând astfel experiena practic adecvat.
Târgurile reprezint prilejul clasic pentru prezentarea produselor. Constituie cel mai bun model de comunicare integrat, muli expozani punând accent nu numai pe un stand interesant i vizibil, ci i pe un spectacol live.
E. Comunicarea cu privire la instituie
Instituiile se pot face cunoscute prin:
• Ziua porilor deschise – publicul-int este foarte neomogen – sunt invitai angajai, public, pres local; de recomandat s v invitai clienii, în scopul unei cunoateri mai bune – ei pe dumneavoastr i dvs pe ei
• Prezentri ale instituiilor • Adunri generale anuale – în era ”shareholder value” (toti deintorii de interese dintr-o
instituie: acionari, furnizori, clieni, statul, angajaii) acest tip de evenimente erau importante nu numai pentru performana organizaiei ci i pentru imaginea ei.
• Târguri
F. Formarea imaginii
Evenimentele ofer posibilitatea ca imaginea instituiei s se:
• Profileze • Întrein • Îmbunteasc • S fie pus în eviden.
Pentru realizarea celor de mai sus pot fi folosite toate tipurile de evenimente. Cu ajutorul lor putei s construii imagini noi i s le cizelai, întreinei, imbuntii sau accentuai pe cele existente.
G. Abordarea difuzorilor de mesaje
Nu ese posibil întotdeauna s ajungei la întregul dumneavoastr grup-int prin intermediul unui singur eveniment, mai ales dac acel grup este prea mare. Este indicat s invitai multiplicatori de mesaje reprezentativi, care s transit mai departe mesajul dvs.
Acestui scop îi slujesc:
• Evenimentele de pres – un comportament corect fa de jurnaliti este cel mai bun garant pentru o pres onest
• Evenimentele de PR • Evenimentele VIP • Întâlnirile cu comercianii
H. Obiective indirecte
Pe lâng rolul nemijlocit al unei instituii ca organizator de evenimente, exist posibilitatea ca aceasta s participe în calitate de:
• Sponsor • În cadrul unei cooperri la evenimentul unui alt organizator
Avantajul pentru instituia aprut la un eveniment strin, ca sponsor sau ca partener de cooperare const într-o reducere a cheltuielilor, într-un transfer de imagine din direcia evenimentului ctre instituie. Dezavantajos este faptul c atenia primcipal este concentrat pe eveniment, iar adesea mai muli sponsori îi fac concuren reciproc.
I. Abordarea grupurilor int (cu privire la persoane)
Cine trebuie invitat la eveniment pentru a atinge obiectivele de comunicare propuse? i cine v poate ajuta în acest sens?.
Menionm grupurile participante la eveniment:
• Angajai • Parteneri i furnizori • Clienii
o B-to-B (la evenimente corporatiste) o B-to-C (la evenimente publice)
• Difuzorii mesajelor • Forele decizionale • Specialitii • Programele pentru parteneri (partenerii de via ai participanilor la eveniment)
Vizualizarea evenimentului
Dup ce ne-am stabilit obiectivele trebuie s începem vizualizarea evenimentului. În cadrul acestui proces exist 5 principii de proiectare care ar trebui luate în considerare:
1. Elementele (The elements) – toate prile care compun evenimentul 2. Lucrurile eseniale (the essentials) – lucrurile pe care mi le doresc cu adevrat (must
haves) 3. Mediul (the enviroment) – locul i stilul 4. Energia (the energy) – crearea unei atmosfere (creating a mood) 5. Emoia (the emotion) - sentimente
1. Elementele (The elements) – toate prile care compun evenimentul
Primul pas în organizarea oricrui eveniment este vizualizarea întregului eveniment (look at the
big picture). Pentru a face acest lucru trebuie s aezai totul pe o gril/list care se concentreaz
pe sptmâna evenimentului. Aceast list v poate furniza informaii preioase referitoare la
buget, calandarul evenimentului, logistic, aspecte care v pot determina anumite alegeri pe care
urmeaz s le facei. Ce trebuie s inei minte în planificarea evenimentului este faptul c fiecare
element îl influeneaz pe cellalt.
Aceast list trebuie s includ urmtoarele elemente:
- Transportul invitailor
- Cazarea invitailor
- Configurarea locului de desfurare, incluzând taxe de închiriere, costurile forei de
- munc, închirierea echipamentului, mese pentru echipa de eveniment etc. , pe lâng
- alte costuri incluse în eveniment: staff, securitate, asigurri, aprobri
- Spaiul pentru repetiie (dac este nevoie)
- Dezasamblarea i eliberarea locului unde a avut loc evenimentul
2. Lucrurile eseniale (the essentials) – lucrurile pe care mi le doresc cu adevrat (must haves)
Acestea reprezint lucrurile care sunt non-negociabile, la momentul planificrii iniiale. Ele sunt
determinate de:
- Costurile de baz (hard costs): bilet de avion, cazare la hotel, cerinele legate de
locaie(instalarea i aducerea lucrurile necesare, spaiu de depozitare pentru furnizori,
spaiul pentru repetiii, birou separat de loculul de desfurare al evenimentului), cerine
legate de catering, costul anumitor servicii, anumite aprobri, asigurri, costuri de
promovare, costuri de personal
- Ce ar fi semnificativ pentru participani, ce i-ar atrage la eveniment?
- Ce ar putea face evenimentul memorabil pentru invitai?
- Ce mesaje i-ar captiva pe participani?
- Este foarte important s identifici ”must-have-urile”/necesitile evenimentului când
începi s vizualizezi evenimentul. Fiecare decizie trebuie s se bazeze atât pe partea
economic (financiar) cât i pe cea emoional. Aceste necesiti vor deveni elementele
de baz ale evenimentului, i restul aciunilor vor fi construite în jurul acestora.
3. Mediul (the enviroment) – locul i stilul
Locul evenimentului
Planner-ii trebuie s vizualizeze locul în care se va desfura evenimentul. Acest loc
trebuie s îndeplineasc toate cerinele i s se încadreze în buget. Dac alegi o locaie doar
pentru a-i asigura o anumit dat riti s compromii ceea ce este cu adevrat important pentru
eveniment. În zilele noastre locul de desfurare al evenimentelor este limitat doar de imaginaia
planner-ilor i de buget.
Evenimentele se pot desfura pe uscat, pe ap, sub ap, în aer (la bordul unor avioane),
pe acoperiul anumitor cldiri.
• Case private (private mansions) – închiriate sau deinute de client
• Hoteluri
• Muzee
• Restaurante
• Corturi
Pe lâng acestea mai sunt alte locaii: parcuri publice, parcuri de distracii, acvarii, teatre,
stadioane, terenuri de golf, sli sportive, piscine, în diverse magazine, etc. Atunci când te afli în
cutarea unei locaii pentru evenimentul tu, trebuie s iei în considerare 7 elemente-cheie:
a. Locaia în sine (local, în afara oraului, în afara rii) – lista de invitai va reprezenta un
factor important în deciderea locaiei – unde locuiesc cei mai muli dintre invitai i care sunt
costurile pentru transport i cazare care trebuie incluse în buget?
b. Data – ce zi naional, srbtoare sau alt eveniment special (alegeri, eveniment sportiv) ar
putea afecta participarea la eveniment?
c. Anotimpul – acelai eveniment organizat în anotimpuri diferite poate necesita element de
logistic i buget diferite. Fiecare anotimp poate avea provocri diferite, în funcie de tipul de
eveniment ales. De exemplu: un eveniment care are loc într-un cort pe timpul verii va necesita
cheltuieli pentru aerul condiionat i generatoare de rezerv, la fel cum un eveniment organizat
iarna va avea nevoie de sisteme de înclzire i de iluminat (deoarece se întunec mai devreme).
d. Momentul din timpul zilei (time of day) – vei fi singurul grup care organizeaz un
eveniment într-o anumit locaie sau sunt programate mai multe evenimente? De cât timp vor
avea nevoie furnizorii s se pregtareasc pentru eveniment? Dac evenimentul vostru este
precedat de un altul, cum te asiguri c invitaii vor prsi sala în timp util?
e. Dac plnuieti un eveniment indoor sau outdoor – exist întodeauna un risc atunci când
organizezi un eveniment în aer liber. Pentru a evita eventualele neplceri cauzate de vremea rea
se poate rezerva un cort sau o alt încpere într-o zon apropiat. (excepie fac evenimentele de
mari dimensiuni organizate în spaii deschise de mari dimensiuni, gen parcuri, stadioane). În
cazul în care evenimentul se desfoar într-un cort este nevoie de 2- 3 zile pentru instalarea
acestuia – în cazul în care plou, cât timp se va întârzia cu montarea acestuia?. Trebuie luat în
calcul i chiria spaiului respectiv i necesitile legate de securitate (obiecte gen: scaune, mese,
decor, echipamente audio sau video trebuie pzite peste noapte)
f. Dac evenimentul se desfoar într-o singur locaie sau în mai multe locaii – dac
evenimentul tu se desfoar în 2 locaii diferite trebuie s te asiguri c participanii au cu ce s
se deplaseze de la o locaie la alta.
g. Consieraii legate de buget – sunt locaii care includ în costul de închiriere i mese, scaune,
fete de ma, farfurii, tacâmuri, tipuri de pahare dar sunt i locaii unde trebuie pltit o taxa
suplimentar pentru acestea.
Stilul evenimentului
Stilul evenimentului se refer la atmosfera sau la efectul de ansamblu pe care dorii s-l
obinei. Stilurile pot fi amestecate sau adaptate, pentru a crea ceva nou. Stilul nu ar trebui s fie
influenat de un anumit buget. În general, stilul evenimentului influeneaz alegerea invitaiilor, a
locaiei, decorul, muzica, partea de enterteiment, catering-ul.
Urmtoarele tipuri pot reprezenta stiluri de evenimente: tradiional, clasic, modern,
cultural, romantic, distractiv, tematic, de sezon, de srbtoare, sportiv etc.
4. Energia (the energy) – crearea unei atmosfere (creating a mood)
Fiecare eveniment trebuie s emane energie; locaia, decorul, muzica, mâncarea i butura,
activitile i invitaii, toate contribuie la crearea unei atmosfere. Energia pe care reueti s o
aduci, ca rezultat al designului evenimentului poate fi pozitiv sau negativ. Proiectarea slab a
evenimentului, în ceea ce privete calendarul, aspectele logistice i alte elemente pot duce la o
risipire a energiei dintr-o încpere. Acest sentiment îl resimim atunci când lucrurile decurg
monoton, nu exist aer curat, ascultm discursuri lungi i plictisitoare, se aterne o linite
morbid, invitaii se înghesuie sau sunt pui s atepte, nu sunt scaune sufieciente etc. Alegerea
unei încperi prea mari sau prea mici pentru numrul de invitai, influeneaz energia
evenimentului.
Stilul selectat pentru eveniment va transmite anumite sentimente invitailor. De exemplu,
un eveniment cu o tem vesel, care ilustreaz natura jucu va stârni sentimente de cldur sau
un stil romantic poate evoca sentimente de dragoste, tandree.
Q&A pentru vizualizarea evenimentului
Urmtoarele întrebri sunt eseniale în crearea unei vizuni asupra evenimentului, în
determinarea celor mai importante aspecte, dar i a bugetului necesar evenimentului. Acestea pot
fi de asemenea, punctul de pornire în discuiile cu un client, pentru a determina care sunt cele
mai importante lucruri pentru el dar i cum pot fi integrate anumite necesiti, în bugetul alocat
evenimentului.
• În ce an doresc s organizez evenimentul?
• În ce anotimp doresc s se desfoare evenimentul?
• Cât timp voi avea la dispoziie pentru planificare?
• În ce zi a sptâmânii vreau s organizez evenimentul?
• În ce moment al zilei doresc s înceap evenimentul?
• Participarea la eveniniment va fi afectata de: luna, ziua, ora aleas pentru eveniment?
VIP-uri
Ce VIP-uri vor lua parte la evenimet? (aceasta înseamn cheltuieli suplimentare pentru
apartamente/camere, limuzine etc. care trebuie incluse în buget)
Invitaii la eveniment
• Invitaii pot veni însoii?
• Care este media de vârst a invitailor?
• Vor fi i copii invitai la eveniment?
• Vor exista invitai cu nevoi speciale? De ex: persoane cu handicap
• Sunt invitai care vin din alt ora sau alt ar?
• Va fi nevoie s cazm invitai din alt ora i s ne ocupm de acetia înainte, în timpul i
dup eveniment?
• Invitaiile
• Sunt deschis la anumite stiluri de invitaii sau doresc un tip de invitaii mai speciale?
• Care este modul în care voi trimite invitaiile?
Evenimentul propriu-zis
• Evenimentul va avea loc indoor sau outdoor
• Vizualizez evenimentul ca fiind unul formal, informal sau festiv?
• Cum prevd c vor fi îmbrcai invitaii?
• Unde se afl locaia evenimentului, raportat la domiciile participanilor?
Decorul evenimentului
• Ce imi doresc s vad invitaii din momentul în care acetia intr în locaia evenimentului
i pân la locurile în care vor fi aezai? Se va schimba ceva pe parcursul evenimentului?
• Muzica evenimentului
• Ce imi imaginez c vor asculta invitaii de la sosirea la eveniment i pe parcusul acestuia?
(acest lucru m va ajut s identific anumite cerine ale locaie; de ex: dac ai nevoie de
instalarea unui spaiu pentru o formaie)
Iluminatul evenimentului
• Ce dispoziie doresc s transmit încperea?
• Cum va fi luminat scena evenimentului?
Sosirea la eveniment
• Cum prevd c vor ajunge invitaii la eveniment? Vor veni singuri sau vor fi adui de
ctre oferi?
• Vor veni cu limuzine sau cu alte mijloace de transport?
Fotografiile evenimentului
• Cine va realiza pozele i înregistarea evenimentului?
• Ce fundal doresc s fie surprins în fotografii?
Desfurarea evenimentului
• Ce ar fi de importan major s includ în cadrul evenimentului?
• Cum vizualizez desfurarea evenimentului?
• Cât timp prevd c va dura evenimentul de la început i pân la sfârit?
Cerinele legate de încperea în care se va desfura evenimentul
• Cum prevd c va fi aranjat încperea?
• Va fi un eveniment la care oaspeii vor fi aezai pe scaune dispersate?
• Va fi un eveniment la care invitaii vor sta la mese?
• Va fi bufet suedez sau mâncarea i butura va fi servit la mas?
• Va fi nevoie de o scen pentru discursuri, formaie, DJ?
• Se va dansa în cadrul evenimentului?
• Vor exista anumite cerine audio-video, cum ar fi proiector i ecran sau plasme? Care vor
trebui încadrate în funcie de dimensiunile încperii.
Elementele audio-video
• Vor mai fi alte cerine audui-video?
Mâncare i butur
• Ce tip de buturi se vor servi?
• Va fi un bar deschis sau se va plti pentru butur?
• Ce tip de mâncare se va servi?
Înainte i dup eveniment
• Ce aspecte trebuie luate în considerare legate de: instalarea înainte de evenimement,
dezasamblarea de dup eveniment, repetiii, costuri suplimentare legate de închirierea
spaiului?
Estimri ale costurilor
În general putei primi estimri în scris de la furnizorii cu care dorii s colaborai. Un
buget preliminar ar trebui s includ cheltuielile pentru urmtoarele lucruri: invitaii, cazare,
transport, chiria locaiei, costuri pentru repetiii, mancare, butur, scena, partea audio-video,
decor, muzic, aranjamemnte florale, speakerii, firma de securitate, iluminat, efecte speciale,
fotografi, meniuri, cadouri, materialele de promovare, asigurri, aprobri, cheltuieli pentru staff.
Realizai o list detaliat care s includ toate lucrurile de care avei nevoie i costurile aferente.
Aceast list poate fi realizat în Excel sau alte programe. Realizarea listei într-un astfel de
program ne permite s modificm anumite sume i s facem ajustri, în ceea ce privete bugetul
final.
Atunci când ne gândim la design-ul unui eveniment i cum s crem o experien unic
prin acel eveniment folosii modelul DRIVE
D – Define - definii obiectivele companiei i ale evenimentului
R- Research – cerceteaz i dezvolt viziunea ta asupra evenimentului
I – innovate – inoveaz i creeaz o experien personalizat folosind princiipiile
de design i
oviectivele evenimentului
V – visualize – vizualizeaz evenimentul pas cu pas pentru a surprinde toate
cerinele logistice i
E – execute – execut evenimentul cu precizie inând cont de detalii
Organizare i timing
Fiecare eveniment are un ritm i o desfurare care trebuie orchestrate cu atenie. Totul
trebuie organizat din timp, totul pus la locul lui i gata de derulare. Realizarea unui grafic de
desfurare (critical path) te poate conduce spre succes, în ceea ce privete execuia
evenimentului, punând accent pe ceea ce este prioritar.
Critical path
Obiectivele companiei i ale evenimentului au fost stabilite; ai selectat stilul
evenimentului, ai pus pe hârtie un buget preliminar, ai obinut oferte din partea furnizorilor i ai
redus din opiuni; i-ai updatat bugetul în funcie de costurile estimate pentru elementele selectate
pentru eveniment; ai primit contractele pentru a verifica condiiile, termenii dar i modalitile de
plat, înainte de a le semna. Acum este momentul s adugai informaia logistic i activitile
specifice, în calendarul evenimentului – acesta va fi documentul de baz (critical path) pe care se
va baza munca tuturor celor implicai în eveniment – staff-ul echipei de organizare, furnizorii. Pe
parcurs ce înainteaz operaiunile de organizare, vor aprea anumite schimbri, se vor aduga
elemente noi, va fi nevoie de mai mult timp pentru anumite activiti. Aceste lucruri conduc la o
actualizate continu a planificrii, pe msur ce apar noi informaii sau noi cerine din partea
furnizorilor sau a locaiei.
Dou dintre cele mai importante elemente, în realizarea unui eveniment de succes sunt:
buna organizare i atenia la detalii. Verificare constant a calendarului, pe ca lucrurile s fie în
grafic i avansarea treptat a activitilor sunt de asemenea eseniale. Dac anumite lucruri
necesit prea mult timp pentru a fi aprobate, vom avea de-a face cu un management slab al
timpului, dar i cu un eveniment care se va desfura în condiii stresante. Un exemplu în acest
sens este legat de alocarea unui numr mare de ore, pentru design-ul unei invitaii, în condiiile în
care aceasta ajunge prea târziu la printat i nu se respect termenul limit pân la care trebuie
trimis. Acest lucru va afecta participarea invitailor la eveniment.

suport de curs Event planning - Babeș-Bolyai University

Documents

Transcript of suport de curs Event planning - Babeș-Bolyai University