Study-related course (SE): Professional procedures in team work in a globalized world (PTW)
description
Transcript of Study-related course (SE): Professional procedures in team work in a globalized world (PTW)
1
Study-related course (SE):Professional procedures in team work
in a globalized world (PTW)
Master of Science – 1th Semester
Lecturer: Lars Peter Jensen/Xiangyun Du
2
Program
• Præsentation af kurset
• Projektledelse
• Læringsstil
• Stress
• Introduktion til personlig portfolio
3
Professional procedures in team work in a globalized world (PTW)
Purpose:To resume students focus on team work, by introducing professional procedures on project
management and teambouilding/work in a globalized world.
Objectives:
During the course the students will develop:
Understanding of:
• Tasks and responsibilities for project managers
Knowledge about:
• The management aspect in their professional career
• Intercultural competencies
• Learning styles and personal preferred learning stile and own strengths and limitations
Ability to apply
• Processes of learning and is capable of the critical reflection
• Ways to prevent conflicts and stress
• Professional procedures in project management
Work Shop 2 (8/10)
4
The PTW course assesment
Written exam based on personal portfolio reflecting personal development within the course content
5
Projektledelse
• Projekter og Projektarbejdsformen
• Projektets grundelementer– opgaven, interessenter, omgivelser, ressourcer, ledelse
• Projektorganisationen– ansvarlig chef, beslutningsgruppe, projektgruppe
• Projektleder– ledelsesopgaver, valg af
• Projektmedarbejdere– arbejdsfelter, kvalifikationer
• Interessenter– identifikation, analyse
6
Projekter
Den projektorienterede arbejdsform:
• Supplement til basisorganisationen
• Får overdraget ansvar og beføjelser til at løse en bestemt opgave
• Projektgruppen opløses når opgaven er færdig
7
Projekt karakteristika
Opgaver der især er velegnede til projektarbejde:• Komplicerede:
– vanskelige uoverskuelige/samspil mennesker + teknik
• Har udviklingskarakter:– nye løsninger, prøve nye veje
• Kræver tværfaglig indsats
• Kræver tværorganisatorisk indsats eller interesse:– flere afdelinger/specialer
• Betydeligt omfang:– arbejdsindsats, udgifter
• Store konsekvenser
8
Projektarbejdet, en særlig arbejdsform og spilleregler
Projektarbejdsformen =
Projektorganisation med formel ansvar og autoritetsplacering
+ Projektstyringssystemer - sikre kvalitet, fremdrift og ressourcer
+ Projektkultur - medarbejdernes indstilling til opgaven og hinanden- medarbejdernes indstilling til virksomheden og projektarbejdsformen- medarbejdernes evne til at arbejde under projektets betingelser:
- overlappende autoritet, usikkerhed, tidspres, afhængighed
9
Projektets grundelementer (5x5modellen)
Projekt-opgaven
Interessen-ter
Projekt-ledelse
Ressourcer
Omgivel-ser
10
Projektopgaven
• Behov og formål:– hvorfor skal projektet gennemføres? Hvordan indgår det i
virksomhedens strategi, hvilken virkning og nytte?
• Idegrundlag:– en attraktiv mulighed, en vision om løsningen, særlige egenskaber
ved løsningen (projektets produkt)
• Projektets produkter:– kravene til produktet (løsningen), udviklingen evt. konstruktion
og drift (anvendelse)
• Ramme:– tidstermin, ressourceramme, budget
• Dokumentation af produktet og af projektet:– plan og forløb
Projekt-opgaven
Interes-senter
Projekt-ledelse
Ressour-cer
Omgi-velser
11
Interessenter
• Anvendelse og ejerskab:– accept og brug af projektets produkt
• Vilje og drivkraft:– støtte projektet med engagement, bane vejen, prioritere projektet
• Ressourceydelser:– levere viden, kunnen og arbejdsindsats
• Formel godkendelse:– beslutninger om projektets gennemførelse og dets produkt,
formelle godkendelser
• Social accept:– forholde sig til projektets og produktets afledte virkninger på
lokalt plan eller i videre perspektiv
Projekt-opgaven
Interes-senter
Projekt-ledelse
Ressour-cer
Omgi-velser
12
Omgivelser
• Markedsmæssige muligheder og begrænsninger:– efterspørgsel, konkurrence, konjukturforhold, politiske vilkår
• Teknologiske muligheder og begrænsninger
• Omgivende systemer:– dels som produktet skal fungere sammen med, dels nødvendige
hjælpesystemer
• Fysisk miljø:– plads, lokaler, temperaturforskelle m.v.
• Regelsæt:– normer, standarder m.v. for projektarbejdet og for produktet
Projekt-opgaven
Interes-senter
Projekt-ledelse
Ressour-cer
Omgi-velser
13
Ressourcer
• Viden og kunnen
• Personer
• Materiel, udstyr
• Materialer
• Penge
Projekt-opgaven
Interes-senter
Projekt-ledelse
Ressour-cer
Omgi-velser
14
Projektledelse - 1
• Formulering af projektet (kontraktudformning) og aftale om mål og rammer
• Tilrettelægning af fremgangsmåde og plan:– strukturering og afgrænsning
– valg af angrebsmåde herunder beslutningsproces
– planlægning af projektforløb (faser)
– hovedaktiviteter og milepæle i hver fase
• Opbygning af en kompetent projektorganisation med veldefineret ansvars- og autoritetsfordeling: – etablering af kompetent projektledelse
– tilrettelæggelse af interessenters inddragelse
– skabe engagement, samarbejde, kommunikation, hensigtsmæssig projektkultur og deltageradfærd
– sikre sammenhæng, kvalitet og effektivitet
Projekt-opgaven
Interes-senter
Projekt-ledelse
Ressour-cer
Omgi-velser
15
Projektledelse - 2
• Udpegning og håndtering af projektets opmærksomheds-områder:– som fordrer særlig omhu, indsats eller overvågning
– som er afgørende for kvalitet og succes
– som er usikre eller risikable
– som rummer muligheder som evt bør udnyttes
• Styring af kursen, ved opbygning af hensigtsmæssige styringssystemer:– kvaliteten
– fremdriften
– indsatsen
– engagementet
– økonomien
Projekt-opgaven
Interes-senter
Projekt-ledelse
Ressour-cer
Omgi-velser
16
Grundmodel af projektorganisation
17
Projektansvarlig chefDen projektansvarlige chef skal bane vejen for
projektet. Han varetager følgende opgaver: • Beslutning om projektets igangsætning, afslutning og mål:
– rammer og prioritet
• Økonomiske bevillinger:– rammebudget og tillægsbevillinger
• Politiske og principielle beslutninger– udover projektledelsens beføjelser
• Sikring af projektets prioritet hos virksomhedsledelsen og samordning med andre chefer
• Information til samt høring hos basisorganisationens samarbejdsorganer
18
Projektorganisation - omgivelserne
19
Projektorganisation
20
Beslutningsgruppen
Beslutningsgruppen har til opgave:
• At sikre en overordnet styring af projektet både fagligt, tidsmæssigt og økonomisk, herunder at fastholde projektets prioritet
• At sikre tilstrækkelig loyalitet omkring projektet
• At være forum for løsning af interessekonflikter omkring projektet
• At sikre projektet ressourcer og penge
21
Pause
22
Lederteam (flere profiler)
23
Adize’s 4 lederroller
Effektiv ledelse kræver udfyldelse af 4 lederroller
• Producentrollen (P):
skabe resultater
kræver viden og handlekraft
præstationstrang
• Administratorrollen (A):
opstille retningslinier for arbejdets udførelse
udarbejde detailplaner
koordinere og organisere
kræver systematik, orden og sans for detaljer
24
Adize’s lederroller
• Entrepenørrollen (E)
tænke langsigtet, sætte mål og udarbejde strategier
øje for muligheder og trusler
kræver kreativitet, risikovillighed samt kunne se nye muligheder og trusler
• Integratorrollen (I)
skabe samarbejde og effektive grupper til at løse nye opgaver
interesse og sans for mellemmenneskelige relationer
indfølingsevne
lyst og evne til at få andre til at arbejde sammen
25
26
Projektlederens 5 ledelsesopgaver
Adize’s Integratorrolle
Adize’s Producentrolle
Adize’s AdministratorRolle
27
Projektlederen
Projektlederen skal være drivkraft i arbejdet, derfor skal der lægges vægt på:
• Viden om projektets helhed og om brugsverdenen for projektets produkt
• Forståelse for de fagdiscipliner, som skal samvirke i projektet og indblik i deres metoder og kvalitetssikring
• Åbenhed og kreativitet med hensyn til løsninger• Udadvendthed og kontaktflader til chefer/interessenter,
samt forståelse for opgaven• Evne til at formidle et samarbejde i projektgruppen, på
tværs af faglige skel og funktionsområder
28
29
30
31
LEDELSE• Gør de rigtige ting • Ydre effektivitet • Vide hvorfor• Lede andre• Skabe visioner • Finde muligheder • Give magt• Skabe fodslaw • Kontakter • Samvirke
STYRING• Gør tingene rigtigt• Indre effektivitet• Vide hvordan• Styre aktiviteterne• Sætte mål• Løse problemer• Have magt• Tilpasse ved grænseflader • Organisationsstruktur • Opgavefordeling
32
Lederegenskaber
• Passende intelligens• Sund dømmekraft og
tænkning• Tillid til og tro på sig
selv og andre• Ansvarsfølelse• Social interesse for
andre mennesker
• Kunne motivere• Faglig kunnen • Kommunikations-
evne• Tåler stress
33
Projektmedarbejdere
Projektmedarbejderen kan have flere arbejdsfelter:
• Arbejde med selve projektopgaven– skabe løsning/produkt og implementere
• Deltage i koordinering og styring af arbejdet• Samvirke indad med de øvrige i projektgruppen
– koordinere fagligt/løsningsmæssigt med andre
• Samvirke udadtil– tilføre projektet informationer, viden og bidrag fra egen
basisorganisation– påvirke egen basisorganisation til forståelse og accept af projektets
løsninger – aftale med egen chef om arbejdsydelser og ansvarsforhold overfor
projektet
34
Projektmedarbejdere - kvalifikationer
• Har viden om brugerforhold – driftsbehov/-krav, driftsøkonomi, mv.
• Har viden om nye løsninger
• Har viden om konstruktion og gennemførelse af nye systemer
• Har viden om projektstyring og arbejdsmetodik
• Har samarbejdskunnen– såvel indadtil som udadtil overfor interessenter
– skal være gode til at kommunikere og holde kontakt til kolleger
– skal være åbne og objektive over for nye ideer
35
Projektgruppens samlede kvalifikationer
Vigtige kvalifikationer for en projektgruppe som helhed:
• Inspiratoren – ser nye ideer og muligheder• Spejderen – søger og tilfører nye oplysninger• Fortaleren – gør projektet synligt• Entreprenøren – skaber aktivitet• Koordinatoren – holder opgaven på sporet og sikrer
helhed• Miljøskaberen – opretholder en sund arbejdskultur• Producenten – producerer resultater
36
Projektorganisation - principper
37
Inddragelse af interessenter
• Det faglige aspekt: – fordi vi mener, at interessenten kan bidrage fagligt til løsning
af projektets forskellige opgaver
• Det pragmatiske aspekt: – fordi vi mener, at interessenten kan medvirke til at sikre
projektets gennemførelse og indførelse af dets resultater
• Det politiske aspekt: – fordi interessenten selv ønsker det
• Det etiske aspekt: – fordi vi mener, at det er rigtigt
• Det formelle aspekt: – fordi interessenten har krav på at blive hørt, på at kontrollere
eller på at godkende
38
Interessentanalyse
Interessentanalysen omfatter tre ting:
• Identifikation af interessenterne
• Positionsanalyse. Analyse af interessenternes forhold til projektet og hinanden
• Analyse af interessekonflikter og -sammenfald
39
Opgave i mixede grupper
Lav et forslag (ledelseplan) til hvilke ledelseselementer der bør være i en proffessionelt ledet projektgruppe og hvordan man kan sikre at de udføres.
Tag Adizes ledelsesstiltest og diskuter hvordan jeres styrker og svagheder kan bruges i ledelsesplanen.
Forbered en præsentation på max. 2 min af de væsentligste pointer fra jeres diskussioner.
Præsentationerne starter kl. 11.00 i B2-104