Struktur organisasi bfr eo

Av: Cristo Rei, Meti-Aut Dili - Timor LesteMobile: [+670] 7723.5925 / +670.7323.2277

E-mail: [email protected]

BFR – Berliku Fanu Rai“Studio Gravasaun Muzika, kursu muzika, Sound Engineering”

Fatin ba kursu Muzika nian, Sentru Muzika no Sound Engineering

STRUKTUR ORGANISASI

EVENT ORGANIZER





STRUKTUR ORGANISASI

EVENT ORGANIZER





STRUKTUR ORGANISASI

EVENT ORGANIZER





Job Description

1. Direktur Utama

a. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang administrasi keuangan, kepegawaian dan kesekretariatan;

b. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan peralatan perlengkapan;

c. Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan;

d. Mengendalikan uang pendapatan, hasil penagihan rekening penggunaan air dari langganan;

e. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur Utama;

f. Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi

secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus;

menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan;

g. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar;

h. Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas;

i. Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh kepala bagian atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan,

dalam meeting-meeting kepala bagian;





j. Menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standar etika dan hukumDirektur Keuangan;

k. Secara rutin mengkoordinir dan mengawasi dalam arti luas segala kegiatan/aktivitas keuangan perusahaan, dan membuat

pertanggungjawaban masalah keuangan perusahaan kepada direktur sesuai ketentuan yang berlaku.

l. Mendata gaji karyawan; dan

m. Menetapkan dengan pembubuhan tanda paraf setiap persetujuan pembiayaan yang dapat dikeluarkan, dan memberikan laporan situasi kas

kepada komisaris.

2. Direktur Operasional

a. Sistem operasional dibawah naungan Direktur Operasional;

b. Menentukan lulus atau tidaknya karyawan masuk perusahaan;

c. Merangkap operasional;

d. Mengatur sistem kerja; dan

e. Menyiapkan Standard Operasional Perusahaan (SOP).





3. Direktur Umum

a. Sebagai pembantu pimpinan dalam menangani khusus bidang perkantoran yang meliputi masalah personalia, administrasi perkantoran

maupun ketertiban kantor.

b. Berkewajiban membantu dan mengatur setiap pelaksanaan kerja yang bertujuan memperlancar operasional disegala bidang, baik disiplin

dan kemampuan manusianya, materialnya serta sistem administrasinya yang terpadu secara menyeluruh.

4. Direktur Keuangan

a. Bertanggungjawab atas segala hal yang berhubungan dengan keuangan perusahaan

b. Menyusun anggaran tahunan perusahaan

c. Mendata serta mengontrol arus dana (keluar dan masuk) perusahaan

d. Membuat laporan anggaran tahunan yang akan dipertanggunjawabkan di dalam rapat perusahaan





5. Tim Kreatif dan Desain

a. Bertanggung jawab kepada klien yang mengadakan event, baik itu klien ataupun sponsor;

b. Membuat rencana dan strategi event, penjadwalan kerja secara umum, anggaran serta pendelegasian kerja secara detail, akurat dan efisien;

c. Mengkoordinasikan semua pelaksanaan kegiatan kepada semua pihak artis (talent, pengisi acara), sponsor dan subordinat;

d. Bertanggungjawab atas kualitas, kelancaran acara serta operasional seluruh kegiatan pertunjukan;

e. Mengontrol jalannya persiapan serta pelaksanaan acara;

f. Mencari/ menganalisis dan memutuskan masalah yang timbul serta memberi solusi; dan

g. Merangkum semua laporan divisi untuk dijadikan bahan evaluasi dan laporan.

6. Tim Produksi

Tim produksi adalah bagian yang bertanggung jawab atas perencanaan, desain, budgeting serta pelaksanaan produksi yang menyangkut

peralatan penunjang acara (panggung, lampu (lighting), sound sistem, generator dan sebagainya), serta tenaga kerja produksi. Diperlukan

data yang lengkap mengenai spesivikasi serta skala produksi, pengisi acara(raiders), lokasi acara (venue) yang disusun menjadi penjadwalan

seluruh bidang produksi (pengiriman, load in/ load out, sound chek, showtime dan sebagainya). Diperlukan koordinasi dan ketepatan waktu

pemasangan, karena keterlambatan satu bagian produksi dapat mempengaruhi pekerjaan yang lain. Oleh karena itu jadwal produksi harus

disepakati dalam suatu perencanaan (production plan) dan ditepati dalam pelaksanaan. Pemahaman tentang teknis dan konstruksi diperlukan





dalam pekerjaan produksi, faktor keamanan harus diperhatikan dalam proses produksi, karena menyangkut hal-halyang beresiko kecelakaan

tinggi (listrik, barang berat, ketinggian konstruksi, kembang api dan sebagainya), maka alat pengaman (sarung tangan, sepatu kerja, harness

dan sebagainya) serta peralatan penunjang kerja (peralatan tenagalistrik/power tools) sebaiknya dipergunakan.

Catatan:

Pertunjukan yang berpindah lokasi/kota (tour atau road show) sangat membutuhkanpenjadwalan yang ketat dan detail baik transport,

alokasi crew, peralatansertapembangunan produksi,menjaga stamina dan mengendalikan kejenuhandalamperjalanan dapat membantu

performa kerja. Penanggung jawab produksi harus dapatmenganalisa kondisi kerja di lapangan karena tekananpekerjaan yang di

hadapicrew sangat tinggi.

7. Marketing

a. Membina hubungan baik dengan dunia luar, yang merupakan calon-calon dari konsumen perusahaan

b. Memahami visi misi serta keunggulan perusahaan untuk kemudian memasarkan jasa perusahaan kepada calon-calon konsumen





Struktur organisasi serta job description yang telah diuraikan diatas merupakan struktur organisasi inti dari Berliku Fanu Rai Event

Organizer (BFR EO). Dalam penerapannya, ketika BFR EO mendapatkan sebuah job untuk menangani sebuah event, maka Direktur Operasional

bersama Tim Kreatif serta Tim Produksi akan menangani langsung event tersebut. Adapun susunan struktur organisasi (kepanitiaan) serta job

description dari kepanitiaan tersebut adalah sebagai berikut:





















JOB DESCRIPTION

1. Direktur Operasional

a. Memimpin panitia dalam mempersiapkan, menyelenggarakan, serta menyukseskan acara

b. Bertanggungjawab penuh atas penyelenggaraan acara, mulai dari hari pembentukan panitia sampai pada hari pembubaran panitia

c. Bertanggungjawab penuh kepada Direktur Umum atas penyelenggaraan acara

d. Mengawasi kinerja panitia mulai dari hari pertama panitia bekerja sampai pada hari penyelenggaraan acara, serta pembuatan Laporan

Pertanggungjawaban

e. Mengikuti perkembangan persiapan setiap seksi dalam kepanitiaan, mulai dari hari pertama panitia bekerja sampai pada hari

penyelenggaraan acara, serta penyusunan Laporan Pertanggungjawaban

f. Mengambil keputusan yang berhubungan dengan persiapan, penyelenggaraan acara, pembuatan LPJ, serta pembubaran panitia

g. Mengambil keputusan yang bersifat mendadak (membutuhkan keputusan cepat), dengan berkoordinasi bersama seksi yang

bersangkutan

h. Mengadakan dan memimpin rapat rutin koordinator serta rapat umum panitia

i. Bertanggungjawab menyelesaikan segala masalah yang mungkin terjadi selama persiapan, penyelengaraan acara, penyusunan LPJ,

serta pembubaran panitia

j. Bertanggungjawab untuk mengambil keputusan atas segala kesalahan yang mungkin dilakukan oleh panitia MRF selama persiapan,

penyelengaraan acara, penyusunan LPJ, serta pembubaran panitia

k. Bersama dengan Manager Tim Kreatif dan Desain, Manager Tim Produksi, General Affairs, Finance, serta Trafic memeriksa LPJ dari

masing-masing divisi, untuk kemudian menyusun LPJ Panitia secara menyeluruh





2. Manager Tim Kreatif dan Desain

Bertanggung jawab kepada klien yang mengadakan event, baik itu klien ataupun sponsor;

Membuat rencana dan strategi event, penjadwalan kerja secara umum, anggaran serta pendelegasian kerja secara detail, akurat dan

efisien;

Mengkoordinasikan semua pelaksanaan kegiatan kepada semua pihak artis (talent, pengisi acara), sponsor dan subordinat;

Bertanggungjawab atas kualitas, kelancaran acara serta operasional seluruh kegiatan pertunjukan;

Mengontrol jalannya persiapan serta pelaksanaan acara;

Mencari/ menganalisis dan memutuskan masalah yang timbul serta memberi solusi; dan

o Merangkum semua laporan divisi untuk dijadikan bahan evaluasi dan laporan.

a. General Affairs

Memeriksa seluruh kesiapan administrasi baik teknis maupun non teknis;

Mencatat seluruh perkembangan persiapan acara sampai hari H;

Menyusun data laporan setiap divisi untuk dijadikan bahan evaluasi; dan

Memeriksa semua kesiapan vendor sarana dan prasarana pendukung event.





b. Finance

Bertangung jawab kepada Produser dalam segala aspek yang menyangkut keuangan;

Bersama Produser dan kepala divisi lainnya menyusun anggaran event, dengan memperhatikan semua aspek pelaksanaan event;

Membuat perkiraan kelancaran arus dana (cash flow-cash in/cash out);

Menyusun skala prioritas pengeluaran dan beserta tanggal jatuh tempo;

Mengarsipkan semua laporan pengeluaran keuangan; dan

Mempersiapkan tagihan dan pembayaran/ cash flow beserta bukti pembayaran.

c. Trafic

Mengumpulkandan meng-update seluruh data dan informasi yangberkaitan dengan event.

Melakukan monitor seluruh perkembangan kegiatan event.

Membantu serta memfasilitasi seluruh produksi event.

Merangkum informasi dan jadwal kerja keseluruhan dan mendistribusikan kepada semua bagian(panitia), manajemen artis,

manajemen venue serta petugas resmi (polisi,pemadam kebakaran, keamanan, P3K dan sebagainya).





3. Manager Tim Produksi

Bertanggung jawab dan mengkoordinir seluruh kegiatan teknis produksi;

Menyusun rencana teknis produksi secara menyeluruh;

Membuat jadwal teknis produksi atau production plan, mulai dari pra produksi, load in sampai load out, post production;

Berkoordinasi dengan Producer dalam penanganan produksi;

Berkoordinasi dengan stage manager dan talent manager dalam hal materi acara berkaitan dengan masalah teknis pertunjukan; dan

Production manager dibantu oleh stage manager pada pelaksanaan acara diatas panggung, mulai dari sound check, rehearsal dan

show.

Manager Tim Produksi juga didukung oleh perusahaan penyuplai peralatan pertunjukan yang biasanyadisebut Production Suplier,

perusahaan tersebut mensuplai peralatan (hardware) pertunjukan (stage, rigging system,lighting system, generator supplier, multimedia)

dapat berasal dari satu supplier atau lebih, bergantung kemampuan perusahaan supplier, sesuai kebutuhan produksi acara, penyelenggara

yang menentukan dari mana mereka mendapat suplai peralatan tersebut. Di bawah ini dijelaskan supplier produksi apa saja yangbiasa

terlibat dalam penyelenggaraanpertunjukan beserta tugas dan tanggung jawabnya.





a. Stage Manager

Bertanggungjawab atas kelancaran acara di atas panggung;

Bertanggung jawab atas kesiapan seluruh sarana panggung dan pengisi acara;

Membuat keputusan dan solusi jika timbul permasalahan di atas panggung;

Membuat rencana ploting peralatan band,berkoordinasi dengan production manager serta pengisi acara dan talent management;

Berkoordinasikan dengan Production Manager dan Talent Coordinator dalam hal teknis, materi dan susunan acara;

Mengawasi dan memperhatikan peralatan yang dipergunakan oleh pengisi acara selama kegiatan berlangsung;

Mempersiapkan segala kebutuhan dan sarana pendukung di atas panggung selama pertunjukan;

Mengawasi jalannya sound check/rehearsal dan mencatat segala kekurangan yang ada untuk disempurnakan;

Memeriksa kelayakan panggung acara guna menjamin keselamatan pekerja dan artis; dan

Menentukan dan mengontrol boleh-tidaknya seseorang berada di area panggung selama soundchek, rehearsel dan waktu

pertunjukan.

i. Stage Hand (Coordinator & Crew)

Menata setting panggung beserta peralatannya agar sesuaidengan plot (letak) yang telah ditentukan;

Mengawasi keutuhan, keselamatan serta keberadaan peralatan di atas panggung;

Menangani dan membantu kelancaran masuk (load in) peralatan, sampai keluar (load out) segala peralatan di atas panggung;





Menjaga kebersihan serta kerapihan panggung sebelum dan saat pertunjukan;

Melaksanakan instruksi dan tugas dari stage manager;

Mensuplai kebutuhan non-teknis artis di atas panggung (air minum, handuk/tisu dan sebagainya); dan

Membantu pengamanan panggung jika diperlukan.

ii. Loader

Dalam proses (load in/load out), stagehands dibantu oleh Loader yang menangani naik atau turunnya peralatan dari truk ke

panggung dan sebaliknya.

b. Production Runners

Membantu Production Manager dalam pengadaan kebutuhan produksi selama persiapan dan pertunjukan.

Mempunyai surat ijin mengemudi (A/C) yang masih berlaku untuk melaksanakan tugas,

Mengetahui tempat untuk mendapatkan kebutuhan produksi.

Berkoordinasi langsung kepada production manager untuk kebutuhan pengadaan Production.

Catatan: Runners dalam tour biasanya berasal dari orang lokal yang lebih mengenal keadaan lokal (kota tempat pertunjukan),

Production Runners penting karena dalam proses produksi sering terjadi kebutuhan yang mendadak dilapangan, dan membutuhkan





suplai bahan penunjang kerja yang tidak terduga.Untuk mengantisipasi pengadaan barang yang sifatnya insidental ini perlu kecepatan

dalam pengadaan dan mendapatkan kebutuhanyang tepat sesuai pesanan.

c. Backstage Facilities

Membantu Production Manager dalam mempersiapkan fasilitas kerja belakang panggung;

Mengidentifikasi kebutuhan setiap area belakang panggung;

Menjaga kebersihan dan kerapihan area belakang panggung; dan

Memastikan kebutuhan belakang panggung terdistribusi dan terpasang dengan baik.

Fasilitas belakang panggung menunjang operasional dengan penyediaan fasilitas kerja bagian produksi (kursi, meja, dispenser,

tempat sampah dan sebagainya), tapi jika ada pembagian area belakang panggung secara spesifik (ruang artis, kamar ganti (dressing

room), ruang produksi, ruangmakan, ruang tunning dan sebagainya) perlengkapan yang dibutuhkan berlainan selain yang standard

(meja, kursi, tempat sampah) diperlukan daftar kebutuhansetiap ruangan untuk dipergunakan sebagai check list.

i. Backstage Security

Mengamankan area produksi selama pertunjukan berlangsung;

Menjaga keamanan area panggung dibalik barikade penonton;

Menjagaarea vital belakang panggung lainnya (area kembang api, dress room dansebagainya);





Mengamankan jalan masuk/ keluar ke belakang panggung;

Melakukan sweepingpengamanan belakang panggung setidaknya empat jam sebelum pertunjukan;

Berkoordinasi dengan Production Manager mengenai areayang diamankan beserta jumlah alokasi personal;

Berkoordinasi dengan Production Manager tentang sistem dan strategi pengamanan; dan

Mempersiapakan rencana pengamanan termasuk evakuasi pengisi acara jika terjadi hal hal diluarkendali.

Selain Back Stage Security ada juga Stage Security lebih menangani keamanan selama pertunjukan berlangsung di atas

panggung untuk memastikan keamanan pengisiacara di atas panggung, serta mencegah dan mengamankan orang yang tidak

seharusnya berada di atas panggung. Stage Security biasanya diambil dari security artis yang sudah mendampingi artis diluar

acara.

d. Lighting Designer

Mendesain dan mengoperasikan tata cahaya (jenis lampu dan warna dan sebagainya) sesuai karakter pengisi acara.

i. Lighting Operator

Mengawasi pemasangan, penempatan, sertainstalasi tata cahaya;

Menangani proses pemograman lampu dan focusing (pengarahan cahaya) setiaplampu;

Mengoperasikan ligting board/console selama pertunjukan berlangsung;





Memastikansetiap peralatan tata cahaya berfungsi dengan baik;

Memastikan pemasangan tata cahaya sesuai waktuyang telah ditentukan;

Memberikan aba-aba kepada follow spot operator (jika memakai follow spot); dan

Berkoordinasi dengan Production Manager selama persiapan dan pertunjukan.

e. Sound Designer

Merancang tata suara (jenis dan karakter suara)agar sesuai karakter pengisi acara.

i. Sound Engineering

Menangani pengaturan tata suara dari mixer utama, mulai dari tuning, balancing, sound cek, rehearsal , dan pertunjukan;

Mengawasiinstalasi pemasangan peralatan tatasuara;

Mengakomodasi permintaan pengisi acara untukmendapatkan karakter suara yang diinginkan;

Memastikanpemasangan sound system sesuai waktu yang telahditentukan; dan

Berkoordinasi dengan Production Manager mulai daripersiapan sampai pertunjukan.

Dalam melaksanakantugasnya Sound Engineer dibantu oleh Sound Operator, dan Sound Technicia Crew yang tugasnya

antara lain:

Menempatkanseluruh peralatan tata suara di tempat yang sudah di tentukan;





Memasanginstalasi peralatan tata suara sesuai kebutuhan;

Membantu pengisi acara berkaitan denganperalatan tatasuara diatas panggung;

Memastikansetiap peralatan tatasuara yang dipasang berjalan baik;

Memperbaikiatau mengganti peralatan tata suara yang tidak berfungsi baik;

Bekerjasamadengan stage hands selama persiapan dan pertunjukan; dan

Berkoordinasi dengan stage manager selama persiapan dan pertunjukan.

f. Artistic and Scenis Designer

Merancang bentuk panggung, artistic dan property panggung dan sebagainyaagar sesuai dengan tema dan karakter pertunjukan.

g. Multimedia Designer

Merancang tampilan multimedia untuk memperkuat karakter pertunjukan.Para desainer ini merancang pertunjukan(pra produksi),

setelah mendapat masukan dari penyelenggara (hal teknistempat danskala produksi, serta manajement artis (tema dan karakter

pertunjukan). Teamini dapat terlibat ataupuntidak dalam proses pelaksanaan produksi acara.





h. Stage Builder Supervisor

Mengkalkulasikan kebutuhan material pembuatanpanggung sesuai rencana;

Mengawasi pembangunan panggung di lokasi yang telah ditentukan;

Memastikan keamanan konstruksi panggung demi keselamatan pekerja dan pengisi acara;

Memastikan pembangunan panggung selesai sesuaiwaktu yang telah ditentukan;

Mengakomodasi segala kebutuhan perlengkapan sarana pertunjukan yang sifatnya konstruksi; dan

Berkordinasi dengan Production manager selamapersiapan dan pertunjukan.

i. Stage Builder Crew

Menyediakan dan membangun konstruksi panggung utama dan panggung monitor sesuai dengan desain panggung yang

telah ditentukan serta pekerjaan pemasangan lantai panggung dan finishing panggung (cat, karpet) juga pemasangan backdrop

(penutup belakang) beserta fasilitas panggung lainnya (level, tangga, ramp dan sebagainya) jika panggung tersebut didesain sesuai

tema dan dilengkapi dengan elemen artistik (property, scenic dan sebagainya) maka biasanya stage supplier terlibat dalam

pembuatan dan pemasangan.





i. Impresariat

Impresariat adalah bagian yang mengurus segala hal yang berkaitan dengan perijinan pelaksanaan acara, yang harus dikerjakan

adalah mengurus segala surat menyurat, administrasi serta dokumen perijinan. Impresariat dilengkapi dengan segala data dan

informasi mengenai tempat acara,pengisi acara, tanggal dan jam acara akan dilaksanakan dan penanggung jawab acara. Impresariat

akan berhubungan dengan instansi resmi pemerintahan termasuk permintaan pengamanan dari pihak yang berwajib (Polisi dan

sebagainya). Jika pengisi acara berasal dari luar negeri maka pengurusan ke pihak Imigrasi/Custom, perijinan kerja artis asing,

sensorship dan pajak. Dalam penyelenggaraan pertunjukan, Impresariat akan bertugas antara lain:

Mengumpulkan semua data terkait dengan acara(hari, jam, tempat,dan artis);

Mengurus segala hal terkait dengan perijinanpenyelenggaraan acara;

Memastikan segala perijinan (suratijin) selesai pada waktunya;

Mengkoordinasikan permintaan tenaga pengamanandari instasi terkait (Polisi);

Memberikan masukan mengenai rencana pengamanan; dan

Berkoordinasi dengan Producer menyangkut masalahperijinan.





j. Promotion Division

Adalahdivisi yang menangani seluruh kegiatan promosi suatu event, mulai dari perencanaan, desain, produksimateri promosi,

penempatan, penayanganserta pemasangan media luar ruang menjadi tanggung jawab bagian ini.Selain itu, promotionmanager juga

mengkoordinir jumpa persyang menjadi bagian dari promosi acara, sedangkan orang yang mengatur semua ini adalah Promotion

Manager dengan tugas:

Mempersiapkan desain materi publikasi baik,cetak, elektronik maupun luar ruang;

Mengkoordinasikan pemasangan/ penayangan iklandi media;

Mengkoordinir kegiatan jumpa pers;

Menentukan media cetak dan elektronik yangakan dipakai;

Menentukan ukuran dan waktu pemuatan iklan baikcetak maupun elektronik;

Menentukan jenis, jumlah serta tempat pemasanganmedia luar ruang;

Memonitor iklan yang telah dipasang atauditayangkan;

Mengawasi pemasangan media promosi luar ruang; dan

Berkoordinasi dengan Produser bila terjadipermasalahan promosi.





Dalam melaksanakan tugasnya, Promotion manager dibantu oleh Media placement Coordinator/ Officer yang akan menjalankan

fungsi kontrol dan monitor pemasangan iklan di media luar ruang. Dalam proses perencanaan iklan Promotion Manager di bantu oleh

Perancang Grafis (Graphic Designer) serta tenaga kreatif pembuat jingle dan spot TV.

k. Survey Division

Memetakan rute yang ditempuh dari tempat berangkat sampai kota tujuan, beserta jarak (km) dan waktu tempuh (jam/menit);

Mencatat kondisi jalan/ fasilitas yang adaselama perjalanan (jembatan, trowongan, pom bensin, bengkel, pos polisi,jembatan

timbang dan lain-lain)

Memetakan rute masuk dari batas kotamenuju venue danhotel (beserta rute alternatifnya);

Mensurvey keadaan/kondisi venue(outdoors/indoors) persyaratan dan peraturan pemakaian venue;

Pemilihan ticket box (jika tiket dijual);

Agent perekrut tenaga kerja lokal;

Instansi pemerintah terkait (polisi, Pemda,pajak, pemadam dan lain-lain); dan

Media dan pers lokal serta kantor perwakilannya(cetak, elektronik).





l. Front House Manager

Front House Division adalah divisi/bagian organisasi yang menangani lokasi acara, yang akan berinteraksi dengan beberapa

pihak (pengelola lokasi, polisi, petugas perijinan, penonton dan sebagainya) yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas lapangan

terutama pada hari (H) pertunjukan, dimana penanganan penonton (massa) adalah hal paling vital. Untuk itu, diperlukan pendataan

menyeluruh mengenai lokasi acara (venue), kota tempat venue berada, akses, fasilitas dan data umum penunjang lainnya. Berdasarkan

pemahaman lokasi dan kota tempat pertunjukan, maka disusun rencana dan sistem serta strategi penanganan acara, maping dan data

yang rinci ditambah pengenalan lokasi yang matang.

Adapun tugas dari Front House Manager adalah sebagai berikut:

Mensurvei kelayakan tempat pertunjukan yang telah ditetapkan;

Berkoordinasi dengan pengelola tempat berkaitan rencana acara (waktu, jenis dan lain-lain);

Merancang sistem dan strategi pengamanan dan penanganan lokasi acara;

Menghitung jumlah tenaga kerja (doorman, ticket takers, usher, security) yang dibutuhkan;

Mengalokasikan jumlah tenaga kerja di setiap area yang telah ditentukan (pintu masuk, area prod, area parkir dan lain-lain);

Bertanggung jawab atas lancarnya penanganan arus penonton ke dalam lokasi acara;

Berkoordinasi dengan pihak pengamanan resmi (polisi) mengenai rencana pengamanan (renpam) arena pertunjukan;





Berkoordinasi dengan PMK mengenai penempatan mobil pemadam dan teknis pengunaan pemadam. Berkoordinasi dengan P3K

dan paramedik mengenai penempatan posko, ambulan dan penanganan lanjutan;

Mengontrol dan mengawasi jalannya penerapan rencana pengamanan pada hari pelaksanaan;

Mengontrol setiap pintu masuk penonton dan area vital lainnya;

Memberikan briefing pengarahan kepada seluruh tenaga penanganan lokasi acara; dan

Berkoordinasi dengan producer selama persiapan dan pelaksanaan.

Dalam pelaksanaannya, Front House Manager akan dibantu oleh seorang Venue Mapper, yang tugasnya adalah sebagai berikut:

Mapping area venue dan sekitarnya, radius 3-5 km jalan utama menuju venue dan jalan alternatif lainnya;

Mapping tempat umum disekitar venue (terminal, pertokoan, perkantoran, bank, tempat ibadah, pom bensin dan lain-lain);

Mapping tempat penting di sekitar venue (Rumahsakit, kantor polisi, pemadam dan sebagainya);

Mapping alokasi area parkir di venue (produksi, keamanan, ambulans, pemadam, penonton, EO);

Mapping arus masuk penonton ke venue dan keluar dari venue;

Mapping arah lalulintas di sekitar venue dan alternatif arah pada hari pertunjukan;

Mapping pintu yang akan dipergunakan selama persiapan sampai selesai (produksi, keamanan, artis, EO dan sebagainya);

Mapping alokasi penempatan sarana penunjang acara di venue (posko keamanan, PPPK, prod office, information desk, venue ticket

box, engginering room, toilet, dress room, dan lain-lain);





Mapping ring pengamanan (minimal 3 ring) beserta jumlah tenaga dan area vital yang harus dijaga;

Mapping penempatan tenaga kerja FOH, beserta jumlah yang diperlukan;

Mapping titik pemasangan sign board, penunjuk arah, pintu masuk dan sebagainya;

Mapping titik penambahan penerangan venue disesuaikan dengan acara;

Mapping penempatan media promosi beserta jumlah dan jenisnya;

Mapping rute evakuasi keluar venue untuk keadaan darurat; dan

Cantumkan arah mata angin (U/Utara) pada setiap peta

m.Talent Treatment Coordinator

Talent treatment (Penanganan Artis) adalah bagian yang merencanakan, mengawasi dan menjalankan seluruh pemenuhan

keperluan pengisi acara (diluar kebutuhan pertunjukan), mencakup hal teknis dan non teknis. Untuk itu, diperlukan seluruh data

berkaitan dengan pengisi acara (jumlah personal, kebutuhan peralatan, jadwal pengisi, akomodasi, transportasi, logistik dan

sebagainya), berhubungan langsung dengan pihak Manajemen Artis. Faktor keamanan dan keselamatan artis juga menjadi tanggung

jawab Talent Treatment. Tugas dan tanggungjawab dari Talent Treatment Coordinator adalah sebagai berikut:

Mengumpulkan dan menyusun seluruh data yangberkaitan dengan pengisi acara;

Menyusun penjadwalan yang berkaitan dengan pengisi acara mulai datang sampai pulang;





Mengawasi dan mendampingi pihak pengisi acara pada persiapan dan hari pertunjukan;

Mengatur administrasi pemesanan akomodasi pengisi sesuai jadwal datang dan pergi (Check In/ Check Out);

Mengalokasikan kebutuhan transportasi pengisi acara sesuai jumlah (termasuk Manajemen dan Crew Artis) dan jadwal yang telah

disepakati;

Memastikan keberadaan pengisi acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan (jumpa pers, sound chek, show time dan lain-

lain);

Berkoordinasi langsung dengan pihak ManajemenArtis;

Berkoordinasi dengan Production manager berkaitan hal teknis dan jadwal produksi yang berhubungan dengan pengisi;

Memastikan pengamanan pengisi acara jika diperlukan;

Memastikan logistik (meals, refreshmentdan sebagainya)pengisi acara tercukupi dan tepat pada waktunya;

Bersama Producer merancang sistem dan rute evakuasi darurat untuk antisipasi hal hal yang tidak diinginkan; dan

Berkoordinasi dengan Producer jika terjadi masalah berkaitan dengan pengisi acara.

i. Talent Security

Mengalokasikan personal pengamanan artis yangdiperlukan;

Mempelajari sistem keamanan dan bangunan (hotel,venue) yang akan dipakai oleh pengisi acara;

Merancang jalur alternatif pengamanan artis untuk masuk dan keluar baik hotel maupun venue;





Berkoordinasi dengan Transportasi Artis mengenai rute perjalanan yang akan dilalui artis (antar kota dalam kota Hotel-Venue-

Hotel); dan

Memastikan keamanan artis selama diatas panggung(sound chek, show time).

ii. Talent Transportation

Mengatur penjadwalan transportasi untuk keperluan pengisi acara (termasuk manajemen, crew, peralatan);

Mengalokasikan kendaraan sesuai kebutuhan antar/jemput kebutuhan pengisi acara (orang dan barang);

Memastikan kendaraan dalam keadaan layak jalanbeserta pengemudinya;

Memastikan operasional antar jemput pengisiacara sesuai waktunya;

Merancang rute tercepat dan teraman dalammemenuhi kebutuhan operasional;

Mengumpulkan data alamat dan peta lokasiberkaitan dengan tugas transportasi; dan

Berkoordinasi dengan Talent Treatmentcoordinator jika timbul masalah dengan transportasi pengisi acara.

Struktur organisasi bfr eo

Business

Transcript of Struktur organisasi bfr eo