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17-139

May 24, 2017

Alameda-Contra Costa Transit District

STAFF RE PO RTTO:

FROM:

SUBJ ECT:

AC Transit Board of Directors

Linda A. Nemeroff, District Secretary

Travel and Meeting Expenses for Directors and Board Officers

BRIEFING ITEM

RECOMMENDED ACTION(S)

Consider receiving the FY 2016-17 Third Quarter Travel and Meeting Expense Report forDirectors and Board Officers.

BACKGROUND/RATIONALE

Board Po[icy No. ].55 - Trave], Meeting and Misce]]aneous Expense Reimbursements forDirectors and Board Officers, provides that the Board of Directors receive an itemized quarterlysummary of all travel, meeting and miscellaneous expenses reimbursed under the policy. Asummary of expenses for each Director and Board Officer is provided in Attachment I. Inaddition, the year-to-date expense total for each Director is provided in Attachment 2

BUDGETARY/FISCAL IMPACT

Each Director was allotted $9,000 for travel and meeting expenses related to District businessduring FY 2016-17, with the Board President receiving an extra$2,000 during each half of thefiscal year. Total expenses for the third quarter of FY 2016-17 amounted to $9,582.98. Totalexpenses thus far for FY 20].6-17 were$36,176.06.

With regard to Board Officers, each Officer has an annual budget for travel and meetingexpense reimbursements which was approved by the Board of Directors with the adoption ofthe District's budget. Board Officers' expenses totaled $4,267.5]. for the third quarter of FY2016-17

ADVANTAGES/DISADVANTAGES

This report is provided to the Board in the interest of transparency with regard to travel andmiscellaneous expenses incurred by the Board and Board Officers.

ALTERNATIVES ANALYSIS

This report is provided for information only

PRIOR RELEVANT BOARD ACTION/POLICIES

Board Policy 155: Travel, Meeting and Miscellaneous Expense Reimbursements for Directorsand Board Officers.

1 of 15

Report No. 17-139Page 2 of 2

A'TTACHMENTS

1: FY 2016-17 Third Quarter Directors and Officers Travel/Meeting Expense Report

2: Board Annual Expense Summary

Reviewed by:

Prepared by:

Linda A. Nemeroff, District Secretary

Doreen Mathews, Executive Administrative Assistant

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