1

Spring  2015  Conference  Toastmasters  International  

District  21  District  Executive  Council  Meeting  Minutes  

 Friday,  May  8th,  2015      

Harbour  Towers  and  Suites  Hotel  Victoria,  BC  

1. CALL  TO  ORDER  

Sergeant-­‐at-­‐Arms  Sheila  Pickard  ACS  ALB  introduced  and  welcomed  the  District  21  Governor.    

District  Governor,  May  Soo-­‐Tveita,  DTM,  called  the  meeting  to  order  at  3:14pm  

2. WELCOME  AND  INTRODUCTORY  REMARKS    About  10  months  have  passed;  we  only  have  a  couple  more  to  go!  We  will  not  slow  down  for  the  7  more  weeks  –  the  light  is  at  the  end  of  the  tunnel  and  we  can  accomplish  what  we  set  out  to  do  for  the  district!  

3. ADOPTION  OF  THE  AGENDA  

Agenda  was  adopted  after  the  motion  by  Shawn  Gold  DTM.  

4. APPROVAL  OF  MINUTES  OF  PREVIOUS  MEETING    

Hearing  no  corrections  and  no  objections,  the  minutes  from  the  last  District  Executive  Council  Meeting  held  on  December  7th,  2014  were  approved  as  presented.    

5.      DISTRICT  GOVERNOR’S  REPORT:  MAY  SOO-­‐TVEITA  DTM  

The  very  latest  performance  numbers  toward  the  District’s  Goal  to  be  distinguished    were  given  as  addenda  to  the  PowerPoint  slides:      

Paid  Clubs  reached  92%  complete.  

Membership  payments  reached  90%  complete,  leaving  500  payments  to  go.  

Distinguished  clubs  have  reached  41.3%  of  the  goal.    Although  there  is  still  a  ways  to  go  before  we  achieve  the  63  clubs  required,  strong  effort  during  the  next  7  weeks  will  bring  the  goal  within  reach.  

2

Position  in  the  region  and  world  –  with  98  districts  in  the  world,  D21  is  at  49th    in    paid  clubs  (we  are  half  way  there).    Out  of  7  districts  in  our  Region1    and  we  are  3rd.  

Membership    payments  –  at  72nd  we  are  left  near  the  lower  end  of  the  scale.    

We  are  also  second  to  last  for  distinguished  clubs  so  we  have  a  way  to  go  –  but  we  have  many  who  are  almost  distinguished.  This  is  definitely  possible    

In  addition  to  the  foregoing  three  criteria  to  qualify,  we  also  need  to  submit  the  District  Success  Plan  with  85%  of  Division  and  Area  Governors  trained,  and  for  the  Distinguished  Area  Program  we  also  need  to  submit  at  least  75%  of  Area  Governor  reports  showing  no  net  club  loss.  

Area  Governors  were  encouraged  to  submit  these  reports.  

A  Survey  from  2013-­‐14  shows  interesting  data  about  B.C.:    Our  retention  rate  was  52-­‐55  %,  60%  of  members  are  45  years  old  and  above.  This  means  there  is  a  lot  of  potential  in  reaching  out  to  the  younger  population.      Worldwide  54%  of  clubs  achieve  recognition  whereas  in  B.C.  15.3%  do  so.    There  is  catch  up  work  to  be  done.  

6. LT.  GOVERNOR  OF  EDUCATION  &  TRAINING  REPORT:  FAI  MURRAY  DTM  

We  believe  a  quality  trained  club  starts  with  quality  trained  club  executive.  Acknowledge  7  clubs  who  achieved  all  7  officers  trained,  read  out  numbers.    

She  would  like  to  acknowledge  remote  club  officers  trained.  Remote  trained  approved  by  TI  7  years  ago.  Coordinated  by  PIP  Marg  Hope  and  is  constantly  coordinating  more  people  who  are  able  to  continue  this  initiative.  She  has  been  instrumental  in  ensuring  our  numbers  are  up.    

7. LT.  GOVERNOR  OF  MARKETING  REPORT:  CAROL  CARTER  DTM  

Updated  numbers  from  the  slides  –  member  payments,  clubs  in  good  standing  and  distinguished.  Out  of  those  who  are  not  paid  yet  –  we  might  get  5  back  into  good  standing.  We  expect  to  charter  6  clubs  by  the  end  of  the  year  but  our  goal  is  9.    

If  we  get  new  clubs,  each  will  represent  20  member  payments,  and  each  will  help  bring  up  our  membership  payments.  At  the  time  the  PowerPoint  was  made  we  needed  500  more  member  payments  now  we  need  400.  

All  AG  and  DGs  please  bring  the  energy  up  to  all  of  your  clubs  –  anyone  able  to  help  in  Demo  meetings  please  let  me  know.    

8.  PRO  REPORT:  EDWARD  YUEN  CC  

Thank  you  May  and  fellow  District  Officers    

3

We  have  been  providing  resources  for  Toastmasters  at  Different  levels.  Encourage  all  clubs  to  invite  friends,  family  coworkers  –  this  will  help  us  instrumentally  

Also  been  helpful  with  remote  promotion  –  Facebook  and  social  media  

City  of  surrey  and  other  government,  recognizing  Toastmasters  Month  in  February    

Brand  new  initiatives  for  D21:  He’s  been  connecting  with  new  centres  such  as  library,  and  community  centres  which  are  built  to  be  areas  of  communication  and  support.  

Many  thanks  to  May  for  all  her  hard  work,  and  to  the  Division  Governors  who  received  the  lists  of  Facebook  leads  –  please  phone  them  as  this  the  most  effective  way.  

9.  AUDIT  COMMITTEE  REPORT:  DOUG  ANDERSON  DTM  

Greeted  the  head  table  and  the  district  officers.  

In  a  way,  it  was  a  pleasure  that  we  were  one  of  the  districts  chosen  by  the  IRS  to  be  audited.    After  his  own  audit,  Doug  Anderson  sent  the  accounting  records  to  the  TI  Finance  offices  to  convey.    The  auditors  were  satisfied  with  the  completeness  of  the  District  21  accounting.    

May  responded  to  say  that  it  was  not  unnerving.  All  concerned  were  pleased  with  the  result.    

10.  DISTRICT  TREASURER’S  REPORT:  FONNY  KERMER  DTM  

! For  the  year  to  March  30,  membership  revenue  was  $CAD  45,578  ($US  38,564)  on  a  total  of  4,665  membership  payments.  There  were  3,650  membership  renewals,  883  new  members  and  132  charter  members.  

! Canadian  dollar  membership  revenue  year-­‐to-­‐date  was  1.18%  higher  than  budgeted  ($CAD  40,638).  

! The  net  loss  for  the  year  to  March  30  was  $CAD  1,633.      

! Total  expenses  were  $CAD  77,229  while  total  revenues  were  $CAD  75,596.  

! District  Reserve                                                                                      $    77,655  

! Local  Bank  Accounts                                                                                    $    27,409  

! Cash                                                                                                              $              175  

4

! Total                                                                                                              $105,239  

! Less  Minimum  District  Reserve  at  Year  End        ($  12,509)  

! Total  Available  Funds                                                                        $    92,730  

May  responded  that  it  is  nice  to  hear  we  have  available  funds  because  it  is  important  to  leave  District  21  in  a  good  position  for  the  next  team.  

 11.  DIVISION  GOVERNOR’S  REPORTS:  A,  C,  E,  F,  G,  K,  V,  W,  X  

All  Division  Governors  were  invited  to  the  stage  to  give  their  division’s  status  reports  for  two  minutes  each.    

Division  A:    WENDY  ARTHURS  ACG  ALB  Present,  gave  report      VI  Entrepreneurs  –  Division  A  may  not  reach  distinguished.  Speaking  to  someone  who  has  space  and  interested  in  starting  a  TM  club  in  that  space.  Need  9  for  Distinguished,  10  for  Select  and  12  for  President’s.  All  memberships  were  down.  

Change  in  submitted  report  –  Cowichan  reached  President’s  Distinguished  after  signing  up  6  this  week!  

Saanich,  Speakers  Cornered,  and  Goldstream  –  all  expect  to  reach  Presidents'  Distinguished  status.  Most  have  minimum  amount  of  points  to  reach  distinguished.  We  have  had  a  big  drive  in  last  2  months  so  these  clubs  should  really  come  up  without  problem.  Thanks  to  Michael  for  researching  for  his  team  so  we  do  have  names  for    

Report:    

DCP  Status:  Division  A  may  not  reach  Distinguished  due  to  loss  of  VI  Entrepreneurs  in  Area  1.  Division  A  is,  however,  currently  in  negotiation  with  Everything  Wine  to  start  a  specialty  club  using  their  premises  but  it  is  unknown,  at  this  time,  whether  it  could  be  chartered  prior  to  end  of  June.  If  successful:  Division  A  would  require  9  Distinguished  clubs  to  become  Distinguished,  10  clubs  to  become  Select  Distinguished  and  12  plus  one  additional  to  become  President’s  Distinguished.  

Currently,  membership  is  down  in  all  clubs,  requiring  an  increase  in  membership  from  between  2  to  9  members  before  the  end  of  June.      

The  most  likely  clubs  to  reach  President’s  Distinguished  are:  4483-­‐The  Communicators  Toastmasters  Club,  5952-­‐Goldstream  Toastmasters,  950-­‐Cowichan  Toastmasters,  1288-­‐Saanich  Peninsula  Club  and  6265-­‐Speakers  Corner.    The  first  four  historically  come  through  at  the  end  of  the  year  with  the  required  DCP  and  membership  goals.    Speakers  Cornered  has  a  great  coach,  renewed  pride  in  their  club  and  a  strong  desire  to  come  out  

5

on  top.  3248959-­‐  Silverbridge  Toastmasters  may  manage  to  reach  President’s  Distinguished  but  has  lost  two  of  its  driving  members  due  to  illness,  so  is  struggling  to  find  it’s  footing  again.  

The  following  clubs  should  reach  a  minimum  of  Distinguished  before  the  end  of  June:  2156215-­‐Power  Toasters,  4671-­‐Master  Motivators  Club,  38-­‐First  Canadian  Toastmasters  Club  and    

6719-­‐Saanich  Lunch  Bunch.    The  Area  Governors  and  I  have  reached  out  to  these  clubs.  

Area  Governor/Director  Appointments  

The  following  names  have  been  forwarded  for  Area  Governor/Director  appointments:    Joe  Guenette,  Elaine  MacDonald,  Sue  Meagher  and  Catherine  Laird  

Division  C:    NELL  MCINNES  DTM  Absent  with  regrets  –  report  sent  in  advance  and  read  out  by  Eleanor      Comments  followed  by  May  who  really  thanked  everyone  for  the  event,  social  event  at  the  Pantry  and  the  billeting  experience  

Report:  

Our  Division  has  had  a  successful  year,  I  believe,  certainly  not  without  challenges.    

Geographically  there  is  8  hours  between  our  clubs.  Makes  it  harder  to  get  together  and  support  each  other.    

We  held  two  COT  sessions,  July  and  January.  The  second  one  we  combined  with  Div.  X,  which  was  great  because  I  still  miss  these  toastmasters  because  our  division  was  split  last  year.  Both  were  very  successful  with  approx.  50  members  at  each  one.    

We  had  make  up  trainings  in  Kamloops  and  Vernon.    

The  distance  training  was  well  attended  with  2  clubs  training  all  7  officers.    

We  held  our  Division  Contests  in  Salmon  Arm  and  Vernon.    

Our  contestant  won  the  District  Humorous  Speech  Contest  that  was  really  exciting.    

We  were  very  happy  to  have  May  Soo  Tveita  and  Carol  Carter  attend  the  one  in  April.  Carol  presented  an  Ed  session  for  us.  It  is  very  valuable  for  our  members  to  hear  from  our  district  team.  We  were  sorry  Fai  Murray  was  unable  to  attend.  Many  of  us  went  for  dinner  after  and  really  enjoyed  ourselves.    

Three  of  my  four  area  governors  submitted  all  of  their  club  visit  reports  early.    

I  am  hoping  the  other  area  reports  are  coming  soon.    

6

Cecilia  Teneese  from  Cranbrook  won  prizes  for  submitting  both  of  her  area  governor  reports  early.    

Many  of  our  clubs  are  suffering  from  low  membership.  Three  of  the  clubs  that  we  were  afraid  would  not  make  it  have  rebounded-­‐-­‐-­‐  unfortunately  a  couple  of  others  are  struggling.    

We  will  have  a  coach  appointed  in  Armstrong.  We  will  try  to  find  someone  else  to  help  with  their  club.    

They  are  the  only  club  that  has  requested  a  coach.    

There  are  many  clubs  who  have  7-­‐10  of  the  awards  for  distinguished  club  but  are  so  far  not  able  to  meet  the  membership  numbers  needed.    We  will  continue  to  work  on  trying  to  attract  new  members.    

Division  E:  SHAWN  GOLD  DTM  Present,  read  report      Read  report.  Finding  it  difficult  to  find  good  charters.  2  strong  corporate  clubs:  Lightly  Toasted  and  Aeroinfo.  25  in  Lightly  Toasted  and  43  in  Aeroinfo  WE  are  really  looking  for  new  mentors.  All  AG  reports  submitted  on  time.  We  need  17  for  distinguished,  18  for  select.  We  are  likely  going  to  be  Select  Distinguished.  We  are  a  vibrant  division  with  lots  to  offer.  I’m  looking  for  someone    ready  to  be  the  Division  E  Governor.    

Report:  

District  leaders,  Division  E  is  a  strong  and  exciting  division.    Year  to  day,  we’ve  lost  one  Area  Governor  who  left  due  to  family  reasons  during  the  year.    However,  she  was  replaced  with  an  excellent  acting  area  governor  for  Area  53.    We’re  having  a  few  challenges  with  smaller  poor  performing  clubs.    Assigned  coaches  to  Sage  and  Flying,  but  require  more  experienced  coaches.    We  had  one  club  that  was  to  be  de-­‐chartered  (Frantastic),  but  paperwork  was  not  completed  before  the  start  of  this  TM  year.    We  have  two  new  very  strong  and  exciting  corporate  clubs:  (Lightly  Toasted  and  Aeroinfo);  and  now  we  need  to  strengthen  our  public  community  clubs.    

Division  Goals:  

Payment:  D17,  S17,  P18  Actual  14  Minimum  Required  3  

Distinguished  Clubs  Required:  D7,  S8,  P9  Actual  2,  Minimum  Required  5  

Distinguished  Clubs:  2  

Area  50:  Richmond  Toastmasters:  Presidents  Distinguished  (33  members,  9  pts.  YTD)  

Area  53:  Macdonald  Dettwiler  &  Assoc:  Select  Distinguished  (38  members,  8  pts.  YTD)  

7

Almost  Distinguished  Clubs:  6,  reasonably  possible  5  +  2=7  distinguished  

 

Division  Plans:  Work  with  Area  Governors  and  Club  Presidents  for  the  following  clubs:  

E50  Ambassadors  needs  3  more  members  for  distinguished  (Select?)  

E51  EnRICHed  needs  3  more  members  and  either  a  CC,  AC  or  CL  (Dist.?)  

E51  Comp-­‐Talk  needs  3  more  members  and  either  an  AC  or  CL  (Dist.?)  

E53  Rich-­‐Del  needs  2  more  members  for  Presidents  

E53  McKToast  needs  a  combination  of  2  AC  or  CL  or  2  CC,  plus  an  AC  or  CL  or  4  CC    

Payments:  3  +  14  =  17  for  Select  Distinguished  

E51  Richmond  Achievers  

E52  Flying  Toastmasters  

E52  Global  Speakers  

We  are  a  vibrant  division  with  lots  to  offer  for  anyone  wanting  a  Division  Governor  role.    

Division  F:    MARK  COLLLINS  DTM  Present,  read  report  himself      We  can  celebrate  being  a  Select  Distinguished  division.  We  had  a  successful  Div  contest.  Dynamic  –  chair  Angelika  and  Allan  Warburton  –  did  a  great  job  and  we  almost  broke  even.  We  have  some  money  to  pass  on  to  the  next  Div.  Governor.  Carol  and  May  came  to  represent  the  District.  One  AG  went  on  medical  leave  and  we  have  been  covering  for  him.  Sonya,  Angelika  helped  to  do  visits  and  pulled  off  Area  contest  without  an  AG.  He  has  a  dream  that  clubs  will  bring  excess  funds  to  the  division  and  that  there  may  be  a  trophy  for  the  division.  Glad  next  Div.  F  governor  will  have  some  money  

Report:    

Area Club Name Goals Paid members

Members needed

E50 4666 Ambassadors - Tsawwassen Toastmasters 5 17 3E51 9257 enRICHed Speakers Toastmasters Club 4 15 2E51 6246 Comp-Talk Toastmasters 4 17 3E52 9868 Global Speakers Toastmasters Club 7 5 15E52 9373 Richmond Dragon Masters Club 4 8 6E53 3767 Rich-Del Club 8 18 2

8

With  many  people’s  help  and  a  real  team  effort  Division  F  hosted  a  successful  International  and  Evaluation  Speech  Contest.  Allan  Warburton  and  Angelika  Bendrich  served  as  Chairs  for  the  contest  and  Sonya  Keulen  arranged  the  food.  It  was  challenging  to  get  judges  because  some  of  the  contestants  were  in  more  than  one  club  from  the  two  local  divisions.  By  all  accounts  we  met  our  goal  to  have  a  well-­‐run  crisp  contest  “A  Dynamic  Speech  Contest  with  Integrity”.  We  held  a  debriefing  session  after  the  contest  and  with  the  hope  that  that  information  might  be  helpful  for  the  next  division  governor.    The  contest  broke  even  and  our  division  will  have  some  money  to  pass  onto  the  next  division  executive.  Let  me  express  our  thanks  to  the  District  Governor  May  and  Lt.  Governor  of  marketing  Carol  for  attending  the  contest.  Special  congratulations  to  all  the  contestants  and  the  winners  of  the  contests.    

Harneet  Randhawa,  one  of  our  area  governors  resigned  in  March  due  to  health  concerns,  so  our  division  council  has  been  covering  in  his  absence.  We  hope  to  get  the  area  62  visits  done  by  the  end  of  May.  Both  Sonya  Keulen  and  Angelika  Bendrich  have  offered  to  do  visits  in  addition  to  myself.    Several  from  the  local  clubs  volunteered  to  do  the  organization  for  area  62’s  International  and  Evaluation  Contests,  and  these  were  completed  and  the  contestants  were  passed  onto  the  division  level.    

It  would  be  good  to  have  a  system  whereby  local  clubs  make  some  financial  contribution  to  the  planning  and  contest  events  at  the  division  level.  That  does  happen  in  one  of  our  areas  and  it  is  a  good  idea.  Also,  some  thought  has  been  given  to  a  permanent  trophy  for  the  Division  F  International  Speech  Club  Winner  though  it  would  have  to  be  by  donors  as  the  division  cannot  fund  it  out  of  its  revenues  from  events  at  present.    

Thanks  for  the  opportunity  to  serve  as  Division  F  Governor  and  best  wishes  to  the  next  division  director  for  this  area.  A  special  thanks  to  our  area  governors  and  others  who  have  helped  make  this  a  successful  year.  

Division  G:    SHEILA  PICKARD  ACB  ALB  Present,  read  report  herself    Need  9  distinguished  clubs  to  be  a  Dist.  Division  and  growth  of  one  to  be  President’s  Distinguished.    

Train  the  trainer  was  well  attended  with  40  people  present.  There  were  back  to  back  COTs  in  June  and  we  have  plenty  of  eager  facilitators,  which  is  great.  Carol  Carters  graced  membership  program  very  helpful.  Div.  G  team  is  a  dream  team  and  I’m  proud  to  have  worked  with  them  

Report:    

Area  Reports  –    

Division  G  needs  9  distinguished  clubs  to  be  a  Distinguished  Division,  our  base  is  21  clubs.  

9

 10  distinguished  clubs  to  be  Select  Distinguished  

 11  distinguished  clubs  plus  growth  of  one  club  to  be  President’s  Distinguished  

9  clubs  have  5+  DCP  goals  earned  and  working  on  membership  building.  

2  clubs  have  5+  DCP  goals  or  higher  earned  and  20+  or  +5  members.  

E-­‐mails  identifying  club  needs,  and  suggestions  for  gaining  members,  have  been  sent  to  the  Area  Governors  to  share  with  their  clubs.  

Clubs  are  holding  events,  25-­‐year  celebration,  special  events.    Some  clubs  are  reaching  out  and  asking  for  help.    

Mid  Island  Advanced  provided  for  trainings  and  contests.  Workshops  were  held  for  Judges  training,  train  the  trainer.    

Phyllis  Nielsen’s  'New  Island  Excellence'  is  4  members  away  from  charter  strength.  

Holding  back  to  back  COT    

June  6th  we  are  facilitating  back-­‐to-­‐back  COT’s,  and  for  the  first  time  we  have  plenty  of  eager  facilitators.  Leaders  are  developing  in  the  North  Island  as  well  as  Nanaimo.  Low  members  clubs  are  still  an  issue.    

 Carol  Carter’s  graced  members  program  is  helpful,  and  getting  good  response,  thank  you  Carol.    

There  is  lots  of  work  yet  to  do.  Division  G  Team,  a  dream  team  that  I  feel  privileged  to  work  with.  

Division  K:    LOIS  BOUGHTON  ACS  Absent  with  regrets,  report  was  read  by  Jen  Li    Report:  Currently  Division  K  has  19  clubs  with  2  President’s  Distinguished  and  an  opportunity  before  year’s  end  to  increase  the  numbers  to:  4  Distinguished,  4  Select  Distinguished,  3  President’s  Distinguished.  

Area  91  has  4  active  clubs.  

This  area  experienced  club  growth  in  two  of  its  clubs,  one  is  maintaining  membership  and  one  club  has  seen  its  share  of  challenges.    Some  clubs  have  faced,  and  are  facing  challenges  as  they  consider  the  direction  in  which  they  wish  to  take  the  club  in  order  for  it  to  flourish.  One  of  the  clubs  accomplishing  strong  growth  found  this  success  with  the  assistance  of  a  Club  Coach.    This  Area  experienced  a  shift  in  the  last  few  years  because  of  its  geographic  reach,  and  has  improved  overall.  

Net  Area  Membership  Growth  since  November  2014:  6    

10

Area  92  has  5  active  clubs.    One  club  is  currently  President’s  Distinguished.  

For  the  most  part  this  area  has  maintained  membership  with  some  increases.    A  corporate  club  has  maintained  a  strong  and  motivated  core.    Membership  has  been  an  opportunity  for  change  for  two  other  clubs,  one  of  which  has  been  focusing  on  new  and  inventive  ways  to  increase  membership  and  maintain  active  club  status  by  reaching  out  to  the  professional  sector  with  a  view  to  creating  awareness  of  the  need  for  improved  presentation  skills  for  professionals,  and  of  course,  subsequent  club  growth.  

Net  Area  Membership  Growth  since  November  2014:    1  

Area  93  has  5  active  clubs.  

Three  clubs  in  this  area  are  maintaining  and  serve  a  diverse  population.    Two  other  clubs  in  this  Area  are  experiencing  membership  growth  challenges.    For  these  clubs,  some  of  the  questions  that  need  answers:    Is  the  city  and  surrounding  area  in  which  these  clubs  are  located,  large  enough  to  sustain  two  clubs?    Should  the  two  clubs  consider  merging?    We  are  all  aware;  these  are  very  serious  decisions  for  the  Clubs,  the  Area,  the  Division,  and  Toastmasters  alike.  

Net  Area  Membership  Loss  since  November  2014:    6  

 

Area  95  has  5  active  clubs.    One  club  is  currently  President’s  Distinguished.  

Two  clubs  in  this  area  are  maintaining  membership  and  three  will  benefit  from  increased  member  numbers  -­‐growing  the  clubs  to  their  potential.    The  area  and  demographic  being  served  is  broad  and  diverse  and  it  is  our  belief  this  Area  can  indeed  sustain  five  clubs  with  growth  in  each  available.  

Net  Area  Membership  Loss  since  November  2014:    21  

As  Division  Governor,  as  an  observer  and  as  a  Toastmaster  this  year,  questions  soon  arose:    are  we  dividing  our  energies  and  focus  for  growth  and  expansion?  Should  we  be  focusing  on  our  current  clubs  to  strength  and  leave  the  new  club  growth  for  another  time?  And  if  we  attempt  both  now,  at  what  cost?  

In  Division  K  we  have  several  clubs  that  are  struggling  to  maintain  membership  and  the  focus  has  been  and  must  continue  to  be  on  finding  opportunities  within  the  challenges.    Does  the  population  in  some  of  our  Areas  warrant  the  number  of  clubs,  as  they  exist  now?    This  year,  our  focus  has  been  on  support  and  encouragement;  and  it  has  also  been  about  allowing  clubs  to  find  their  true  measure  in  each  Area.    The  goal  has  been  sustainability  and  growth.    This  year  these  have  seemed  at  odds  to  a  large  part.    As  Division  Governor  I  believe  in  strong  and  sustainable  Toastmasters  Clubs  in  our  Areas.    Growing  our  current  clubs  to  bigger  and  stronger  is  our  challenge,  our  opportunity  and  our  reality  as  we  move  into  2015/16.  

11

Division  V:  JOHN  SHERBER  DTM  Present,  gave  report    He  has  a  victorious  team,  stats  moving  in  a  positive  direction.  Many  of  them  have  experienced  so  much  growth.  One  area  governor  put  on  all  the  contests;  another  one  put  on  Train  the  Trainer  with  the  help  of  pat.  We  lost  a  club  but  gained  another  club.  District  Team  and  Tom  Jones  represented  charter.  We  are  on  track  to  be  distinguished.  One  club  celebrated  60ht  anniversary  –  790?  Beaver  club  

Social  event  –  ran  out  of  food,  had  a  great  time  and  changed  dimensions  of  what  happened  from  club  to  club.  Everyone  started  talking  about  Div.  V.  Over  100  people  showed  up  to  his    

Report:  

We  gained  a  new  club  the  “VI  Persuaders”.    Charter  ceremony  will  be  on  May  7  with  D21  leaders  and  International  Director  attending.  We  also  lost  a  club  that  the  CPR  just  was  not  enough.  One  of  our  AG  has  had  a  new  baby,  one  started  her  Masters,  another  had  his  team  gave  him  the  best  surprise  B  Day  party  a  person  could  ask  for,  and  the  last  one  was  cleaning  up  the  oil  spill  in  English  Bay.  

Our  team  has  been  working  hard  towards  distinguished  status  and  we  are  almost  there.  Club  visits  are  being  done  and  processing  them  will  happen  very  soon.  

A  Club  coach  has  resuscitated  a  club  from  near  death  for  7  years.  

Toast  Mart.  They  could  be  distinguished.  

Two  Areas  are  Select  Distinguished.  

Our  Division  contest  was  a  real  event  bringing  in  Gavel  club  members  and  over  100  people  joined  us  for  the  fun  and  entertaining  evening.  We  are  creating  community.  

We  have  a  candidate  running  for  the  Division  Director  and  four  prospective  AG’s  are  waiting  to  talk  to  D21  about  who  will  be  appointed  in  the  areas  and  where.  

We  have  been  supporting  the  conference  team  with  any  requests  and  have  run  our  third  &  fourth  “Train  the  Trainer”  sessions  with  a  PIP  teaching  us  how  to  facilitate.  

Training  will  be  done  again  in  conjunction  with  Div.  A.    We  worked  so  well  together  this  year  and  will  continue  to  do  so  next.    

S.  Van.  is  working  on  a  solid  3-­‐year  plan  starting  last  year.  Next  year  will  be  fabulous.  

 

 

12

Division  W  –  HADDY  ABRA  DTM  Present,  read  report    Each  area  has  one  strong  club  and  each  has  its  problems.  

Ditch  diggers  doing  well  with  its  mentors  .  

Money  Masters  is  losing  members.  Lady  of  GC  is  good,  but  Speechmeisters  is  a  difficult  club  to  communicate  with  because  they  don’t  like  to  get  involved  with  anything.    

Report:  

Area  60  -­‐  The  North  Delta  Power  Talkers  remain  to  be  a  strong  club.  Solaris  has  laid  off  a  couple  of  members  and  the  others  are  reluctant  to  pay  their  dues  until  the  re-­‐structuring  is  finished.  Former  Division  F  Governor  Jeff  Galenzoski  is  working  hard  to  get  The  Word  up  and  running  but  there  is  much  to  be  done.  He  has  also  offered  to  assist  Pearl  Tingle  who  is  struggling  with  The  River.  Newton's  Apple  is  a  tight,  dedicated  little  group,  which  seems  content  not  to  grow.  

Area  64  -­‐  The  Surrey  Club  is  President’s  Distinguished  every  year  and  is  considering  splitting  as  they  get  so  many  visitors.  Last  Monday  nine  showed  up.  The  new  club,  Ditch  diggers,  is  doing  well  with  its  two  mentors.  Safeway  Speakers  has  not  met  this  year  since  being  taken  over  by  Sobey's.    MoneyMasters  has  lost  quite  a  few  members  this  year.  They  have  good  meetings  but  need  help  with  building  membership.  

Area  65  -­‐  TaxMasters  is  definitely  the  strength  of  this  Area  involving  themselves  in  events  outside  of  their  own  meetings.  The  new  club,  Our  Lady  of  Good  Communicators,  is  doing  well  with  2  coaches  and  2  mentors.  Speechmeisters  is  a  perennial  challenge  as  they  do  not  involve  themselves  in  anything  outside  of  their  own  meeting  and  are  difficult  to  communicate  with.  The  engagement  of  Surrey  Business  Friends  seems  dependent  on  factors  such  as  company  priorities  and  tax  time  for  those  who  are  accountants.  Their  numbers  are  low  and  they  did  not  attend  club  officer  training.  Kwantlen  Polytechnic  has  a  membership  challenge  in  that  they  have  a  constant  rotation  of  students  working  through  their  educational  goals.  The  brainstorming  sessions  promoting  Toastmasters  were  very  successful  but  they  need  to  contact  the  school  administration  to  promote  their  club  more.  Fraser  Friends  has  been  an  insular  club  since  its  inception  but  a  member  who  entered  the  contests  and  has  made  it  all  the  way  to  the  District  level  has  had  a  huge  impact  on  the  club.  Other  members  attended  contests  to  support  their  champion  and  are  starting  to  see  value  in  what  Toastmasters  has  to  offer.  

Division  X:  MARION  GUSHUE-­‐GEIGER  DTM  Present,  read  report    May  –  in  terms  of  movements,  there  have  only  been  2  movements.  Roberta  Smith  –  only  because  she  lost  her  business.  Brought  in  her  son  in  law!    

13

Harneet  as  well  but  we  will  be  fine  with  two  months  left.  Thank  you  and  this  is  a  reflection  of  your  leadership  and  hard  work  

Report:  

Area  32,  Moya  Webb  Area  Governor  

2/3  clubs  with  low  membership,  however  they  are  active  clubs.    1  clubs  -­‐no  participation  in  contest  and  struggles  to  engage  in  club  officer  training.    

New  club  in  progress  currently  13  members  there  is  a  good  momentum  to  achieve  chartering  by  June  30.  

Westside  Toastmasters  club  engaged  with  Youth  Leadership,  Young  Ambassadors  -­‐  the  group  was  so  large  they  actually  have  it  2  nights  per  week.    This  is  something  this  club  takes  on  yearly  and  it  is  a  huge  commitment  for  6  weeks,  however  the  value  is  showcasing  Toastmasters,  their  club  and  helping  to  develop  future  Toastmasters  

Area  Governor  is  engaged  in  leadership  with  all  club  visits  completed  as  planned  for  March  31.  

Area  37  –  No  Area  Governor  

Discussions  with  Area  Governors  and  Realignment  Officer  regarding  3  clubs  in  Area  37  whether  to  amalgamate  them  into  Area  38  or  39,  how  ever  due  to  the  geographic  location  of  the  West  Kootenay  to  the  Okanagan  Valley  it  was  decided  to  leave  Area  37  intact.      

Solution  for  Area  Governor  is  to  engage  a  Toastmaster  from  outside  of  the  Area  and  use  technology  to  link  with  the  clubs.    

Area  37  had  1  club  fold  and  3  who  have  done  remote  training  successfully  however  no  other  engagement  in  DCP.    

Club  meetings  are  every  second  week.  

Area  38,  Jodi  Bird  Area  Governor  

We  are  experiencing  a  successful  DCP  Progress  with  1/  4  clubs  of  with  strong  membership,  active  clubs  in  Club  Officer  Training  and  Contest.    

Other  clubs  3  clubs  struggling  because  of  low  membership  and/or  no  interest  in  following  DCP.  

Area  Governor  is  engaged  in  leadership  with  all  clubs,  visits  completed  as  planned  with  very  detailed  feedback.  

1  club  folded  due  to  continuing  low  membership.  

14

Area  39,  Barry  Johnson  Area  Governor  

2/4  clubs  are  very  strong  in  membership,  DCP,  club  officer  training  and  engagement.  

1  club  is  a  University  Club  and  Area  Governor  has  taken  on  the  challenge  to  mentor  this  club  and  in  doing  so  will  continue  to  be  a  source  of  constant  support  for  this  club  going  into  the  2015  –  2016  year.    He  recognized  the  pitfalls  this  club  struggles  with  due  to  the  University  setting  and  wants  to  make  a  difference  with  them.    

1  club  has  folded  due  to  continuing  low  membership.  

Several  members  of  Kelowna  Toastmasters  club  accepted  2  huge  projects  –    

1. Annual  Air  Cadet  Youth  Leadership  -­‐  1  week  for  6  weeks  this  required  2  +  members  each  night  to  coach  the  cadets  for  their  upcoming  speech  contest.  Kelowna  Toastmasters  Club  has  been  supporting  this  initiative  for  over  20  years.      

2. Youth  Leadership  held  on  Saturday  mornings  for  6  weeks,  this  required  2  +  members  each  meeting.    

These  were  again  huge  commitments  for  the  Toastmasters  who  took  the  initiative  to  lead  both  of  these  projects.    

Campaigning  completed  and  Division  Governor  has  been  nominated  for  2015  -­‐  2016.  

Division  X  Club  Officer  Training  is  scheduled  for  June  20,  at  the  Okanagan  College,  clubs  have  been  notified  and  campaigning  is  currently  underway.    

 

12.  ANNOUNCEMENTS      The  International  Convention  will  take  place  on  August  12-­‐15,  2015  at  the  Caesars  Palace  Hotel  and  Casino  in  Las  Vegas,  Nevada.    May  reminded  all  officers  that  they  had  been  given  luggage  tags  the  last  time  that  we  all  met!  Let’s  try  to  make  use  of  those  tags!  Save  your  Starbucks  and  go  to  the  International  Convention  –  it  is  an  experience  of  a  lifetime!        13.  TIME  AND  PLACE  OF  THE  NEXT  DISTRICT  EXECUTIVE  COUNCIL  MEETING:                Meeting  shall  be  on  June  20,  2015.    Location  to  be  announced.        

14.  ADJOURNMENT    

With  no  further  business  and  no  objections,  the  District  Executive  Council  Meeting  was  declared  adjourned  at  4:15pm