Creating business advantages

Business Process Outsourcing Аутсорсинг расчета зарплаты и бухгалтерского

учета. Что Вам необходимо знать заранее?

Людмила Шустерова. Заместитель генерального директора

Аутсорсингового подразделения БДО

Проблемы с

удержанием,

оценкой или наймом

персонала

Аутсорсинг

Причины принятия решения об аутсорсинге

Частичная загрузка

бухгалтеров

(или неэффективная

загрузка)

Быстрый рост или

сокращение бизнеса

Потребность в

снижении затрат

на функцию

Нет регламентов

документооборота,

или они есть,

но не работают

Стр. 2

НОРМАТИВ ТРУДОЗАТРАТ ДЛЯ БУХГАЛТЕРОВ и

КАДРОВИКОВ НА ПРОЦЕССЫ

Учетные функции Норматив Значение

Расчет заработной платы Кол-во сотрудников (расчетных листков) в месяц в расчете

на одного бухгалтера 1500

Ведение кадрового

делопроизводства Кол-во сотрудников в месяц 400

Учет расчетов

с подотчетными лицами Кол-во авансовых отчетов в час на 1 бухгалтера 5

Стр. 3

Экономия при использовании аутсорсинга

(пример расчета) Статьи затрат Руб. в

месяц

Комментарии %%

экономии

Руб. в

месяц

Способ экономии

Зарплата (оклады, премии) 100 000 3 бухгалтера -25% 75 000 Рациональная загрузка, меньшие

трудозатраты за счет регламентации и

автоматизации процессов

Налоги на зарплату 34 000 -25% 25 500

Найм персонала, замена на

время отпуска и болезни

10 000 В т.ч. издержки, связанные с периодом передачи

дел. В среднем 1/12 от общих прямых затрат на

ФОТ

-15% 8 500 Наличие резерва сотрудников,

эффективное распределение задач

ДМС, Социальный пакет и

компенсации

6 000 Питание, мобильная связь и пр. (ДМС - ~360

долл./год, +1000р. на чел./мес.)

6 000

Аренда офиса 17 500 7 кв.м. на сотрудника + место для архива

документов 10 тыс. руб. за 1 кв.м. в год

-10% 15 750

Амортизация мебели,

оборудования и программного

обеспечения

12 000 Мебель, стеллажи, амортизация серверов и ПК,

принтеры, картриджи, лицензии на ПО, Контур и

др.

-20% 9 600 Групповое использование, меньше

удельная стоимость на человека

Телефонная связь, интернет,

электронная почта,

курьерская доставка, почта

10 000 10 000

Доля офисных расходов

(уборка, охрана)

5 000 5 000

Юридическая база данных,

обучение

5 000 Стоимость поддержки Гарант, Консультант+, курсы

повышения квалификации

-20% 4 000 Групповое использование , меньше

удельная стоимость на человека

Канцтовары, подписка, книги 5 000 -20% 4 000 Групповое использование , меньше

удельная стоимость на человека

Внешние консультации 2 000 Консультации по сложным вопросам (юристы,

консультанты и др.)

Привлечение ИТ-

специалистов

10 000 Интеграция бухгалт. программы с другими инф.

системами, ввод/вывод данных, администр.

программ и поддержка пользователей

-40% 6 000 Специальные решения, меньше удельная

стоимость на человека

Доля времени руководителей 10 000 ориентировочная доля ФОТ 2 руководителей из

расчета 8 часов в месяц

-40% 6 000 Оптимизация коммуникаций

Пени и штрафы - Задержки со сдачей отчетности, ошибки в учете

Суммарные издержки 226 500 -20% 175 150 Стр. 4

Основные «страхи» при передаче функции на

аутсорсинг

• Я знаю коллег, которые работали с аутсорсингом и были недовольны • Затраты на функцию не сократятся, а возрастут

• Я потеряю контроль над процессом, гибкость

• Возникнет риск потери конфиденциальности данных о зарплате

Стр. 5

Основные риски при переводе функции на

аутсорсинг

На начальном этапе: • не выдерживаются сроки перехода При регулярном оказании услуг • Приходится жить по регламентам • У сотрудников много вопросов • Ошибки • Значительные счета за доп. услуги

Стр. 6

Как минимизировать риски

•Правильно выбрать Провайдера)))))

• Проработать договор

•Обсудите с Провайдером заранее – каковы процедуры на случай форс-мажоров

•Уточните возможности эскалации вопросов

•Попросите Провайдера проводить встречи с сотрудниками для ответов на вопросы

•Стратегия выхода

Стр. 7

Выбор Провайдера

• Личное впечатление

• Опыт на рынке, рейтинги • Рекомендации клиентов!!!! • Наличие сертификата ISO 9000

• Полис страховой ответственности • Наличие плана непрерывности

Стр. 8

Выбор Провайдера - переговоры

• Попросите Провайдера сформировать пакет услуг по принципу «все включено»

• Обсудите подробно – какие функции придется выполнять вам

• Попросите Провайдера предоставить детальный план перехода на аутсорсинг .

Стр. 9

Примеры сотрудничества: OBI

• Осуществляется расчет зарплаты для 3 000 сотрудников

• Осуществлены необходимые настройки системы

• Формируются проводки для загрузки в SAP FI

• В единой системе работают сотрудники отдела кадров OBI и расчетчики БДО

Стр. 10

Клиент: Крупная американская

фармацевтическая компания

• Оборот – 300 миллионов евро

• Количество сотрудников – 700 человек

• Количество регионов – 50

• Количество региональных сотрудников – 50%

• Количество юридических лиц – 4 (2 представительства + 2 ООО)

• Количество АО в месяц – 1000 : 1500 (командировки, представительские,

общехозяйственные)

• Оборот за год через АО: 5 млн евро расходов

Проблематика

• разрозненные бухгалтерии : 4 бухгалтера в разных офисах

• отсутствие стандартных политик по подготовке, утверждению АО, оплаты

• пересылка АО от сотрудника к руководителю 1-го уровня в регионах, потом

в Москву на утверждение начальнику отдела, потом в бухгалтерию

• длинный процесс согласования

• потеря АО на этапе отправке, согласования и оплаты

• длинный цикл оплат : от 2 до 3 месяцев

• оплата 2-3 месячных авансов сотрудникам: замораживание денег компании,

риск невозварата ден. средств от сотрудника.

• специфические требования к представительским расходом на специалистов

здравоохранения: контроль лимитов и видов расходов на врачей

• отсутствие прозрачности расходов

• нет возможности делать анализ расходов для управленческого учета.

• 4 разных физических архива : трудно было найти документы для аудита,

налоговых проверок, сверок с сотрудником

• большое количество ошибок : несколько итераций по отправке АО между

Сотрудником руководителем и бухгалтерией

• большая нагрузка на бухгалтерию по коммуникации с сотрудниками в связи

с непрозрачностью процесса.

Проблематика

Задачи проекта и их решение

1. Ускорить бизнес-процесс: сократить цикл от подготовки АО до оплаты

до 3-х недель:

• стандартизация политик компании

• унификация всех внутренних первичных документов

• аутсорсинг данного вида бухгалтерских операций:

• создание единой точки отправки физических документов в офисе

аутсорсинговой компании

• сканирование в производственном масштабе АО

• проверка АО по разработанным и утвержденным методикам с клиентом :

срок проверки сократился до 3 дней

• внедрение системы электронного документооборота:

• упрощение подготовки АО со стороны сотрудника: вход в систему,

заполнение 1 экрана, обязательные поля для заполнения, автоматическое

формирование унифицированных форм и внутренних форм, – уменьшение

времени на подготовку, сокращение количества ошибок.

• бухгалтерия видит эл.отчет – ждет физический, сканирует, проверяет

ошибки. Ошибки двух видов: критические : сбор недостающих документов,

некритические – отправка сообщения сотруднику до момента отправки

недостающих документов.

• эл. авторизацию линейными менеджерами.

• формирование бухгалтерских проводок из системы

• формирование листов одобрения

Задачи проекта и их решение

2. Усиление контроля за расходами и сокращение налогов

• автоматический контроль внутренних лимитов при создании АО и его

авторизации

• формирование полного пакета документа в соответствие с учетной

политикой компании

• формирование управленческой отчетности с анализом перерасходов

• прозрачность процесса: всегда быстро найти АО и посмотреть расходы

сотрудника и кто их утвердил

• сокращение лимитов на ежемесячные авансы

Задачи проекта и их решение

3. Сокращение времени бухгалтеров:

• сокращение времени на коммуникацию с сотрудниками

• аутсорсинг операций

• эл.архив: ускорение поиска документов из эл.архива и их массовая печать

• загрузка проводок через импорт-файлы

4. Удобство для сотрудников:

• упрощение процедуры

• прозрачность: могут всегда посмотреть в системе информацию

• эл.архив АО сотрудника

• баланс сотрудника доступен в системе

Задачи проекта и их решение

Профиль Аутсорсингового подразделения BDO

Специализированное

подразделение BDO в России,

член Международной сети BDO

Региональная сеть в России

(17 региональных офисов)

Профессиональные риски

застрахованы в

ОАО «Росно»

Поставщик бизнеса

аутсорсинговых решений

Богатый опыт успешной

разработки и внедрения

процессов расчѐтов с

персоналом для

аутсорсинговых клиентов

Более 200 клиентов, включая

международных лидеров.

Около 220 профессионалов

ВХОДИТ В ЧИСЛО

3 КРУПНЕЙШИХ

КОМПАНИЙ В ОБЛАСТИ

АУТСОРСИНГА УЧЕТНЫХ

ФУНКЦИЙ, РАБОТАЮЩИХ НА

РОССИЙСКОМ РЫНКЕ,

СОГЛАСНО РЕЙТИНГУ

АГЕНСТВА «ЭКСПЕРТ РА»

ЗА 2009 и 2010 г.

Наши клиенты – практика аутсорсинга

Контактная информация

Аутсорсинговое подразделение BDO

Москва, 107023, ул. Малая Семѐновская 9, стр.3, эт.3

Тел.: +7 (495) 7878-552/3

Факс: +7 (495) 7878-554

e-mail: outsourcing@bdo.ru

www.bporus.ru

Стр. 20