PHARE TWINNINGPHARE TWINNING

SPPSPPPHARE TWINNINGPHARE TWINNING

Special Preparatory Programme CSF & JROP Building Implementation Capacity CZ 02 IB SPP IIISeptember 2003 – October 2004

Financial proceduresand

Paying Authority procedures experience from Basilicata

RegioneBasilicata

RepubblicaCeca

EU PHARE TWINNING PROGRAMME

Special Preparatory Programme

Marzo 2004

Procedure finanziariee

Procedure dell’Autorità di PagamentoL’esperienza della Basilicata

Maria Teresa Lavieri

Dirigente Ufficio Risorse Finanziarie e Bilancio della Regione Basilicata

Autorità di Pagamento FESR del POR Basilicata 2000-2006

La Programmazione per le Regioni dell’Obiettivo 1 in Italia

Programma di Sviluppo del Mezzogiorno (PSM)

PROGRAMMIOPERATIVI REGIONALI

PROGRAMMI OPERATIVI NAZIONALI

Quadro Comunitario di Sostegno (Q.C.S.)

Complementi di programmazione

Contenuto dei documenti programmatici 2000-2006

Piani, QCS e PO, DOCUP e PIC Assi prioritari strategici Valutazione ex-ante Risorse finanziarie per asse e fondo Modalità di attuazione e controllo

Complemento di Programmazione Misure Beneficiari finali Piano finanziario delle misure e tassi di partecipazione Criteri di selezione degli interventi Spese ammissibili Procedure amministrative di spesa Indicatori di sorveglianza finanziari, fisici, di risultato e di

impatto Azioni di comunicazione

Il Quadro Finanziario per la programmazione dei fondi strutturali 2000-2006

è stato definito a livello nazionale in partenariato con i titolari dei P.O. ed approvato nel 1999 (D. CIPE n. 139 del 06.08.1999)

ed espone: i fondi comunitari complessivi e la loro

ripartizione tra Programmi Operativi nazionali e regionali

i fondi complessivi del cofinanziamento nazionale

la ripartizione dei fondi tra gli assi prioritari di intervento

i meccanismi di premialità

Il Cofinanziamento a carico dello Stato

È pari al 70% della quota totale del cofinanziamento nazionale dovuto

ed è erogato contestualmente alle quote trasferite dalla Commissione Europea

Prima della approvazione del QCS il Governo ha deciso che l’anticipo (7%) del cofinanziamento a carico dello Stato per tutti i Programmi Operativi fosse erogato alle autorità titolari dei programmi (Ministeri e Regioni), contemporaneamente al trasferimento da parte della Commissione Europea dell’anticipo del 7% del totale dei fondi strutturali (FESR-FSE-FEAOG-SFOP) (Delibera CIPE n. 60 del 22.06.2000)

Nel Q.C.S. Italia 2000-2006La Commissione Europea ha approvato per asse prioritario e fondo strutturale:

il totale del cofinanziamento dei singoli fondi strutturali il totale del cofinanziamento pubblico a carico delle amministrazioni nazionali distinto fra Stato e Regioneil totale della quota dei privati (con valore indicativo) e per ciascun Programma Operativo Nazionale o Regionale:

il totale del cofinanziamento comunitario distinto per fondo strutturale

Per ciascun Programma Operativo la Commissione Europea ha approvato per

Asse Prioritario e per annualità

Se nazionaletotale cofinanziamento fondi strutturali distinto per fondototale cofinanziamento bilancio dello Statototale cofinanziamento privati

Se regionale totale cofinanziamento fondi strutturali distinto per fondototale cofinanziamento a carico del bilancio dello Statototale cofinanziamento a carico bilancio della Regione o di

altri beneficiari finali pubblici (comuni, province)totale cofinanziamento privati

Nei Complementi di Programmazione dei Programmi Operativi

FONTI FINANZIARIE (importi in Euro)

Costo totale 195.384.616

Finanziamento pubblico 100,00% 127.000.000

  FESR 69.850.000 55,00%  

  FSE - 0,00%  

  FEAOG - 0,00%  

  Centrale 40.005.000 31,50%  

  Regionale 17.145.000 13,50%  

 Finanziamento privato  

68.384.616

PROFILO SPESA PREVISTA

(importi in Euro)

Annualità Importo Importo annualeprogressivo2000 10.236.660 10.236.660

2001 19.890.517 30.127.177

2002 19.890.516 50.017.693

2003 (1° s.) 10.458.978 60.476.670

2003 (2° s.) 246.817 60.723.487

2004 35.849.169 96.572.656

2005 42.654.513 139.227.170

2006 33.270.092 172.497.262

2007 22.887.354 195.384.616

2008 - 195.384.616

Per ciascuna Misura sono presenti due quadri finanziari contenenti:

Soggetti coinvolti nell’attuazione dei programmi comunitari 2000-2006

Autorità di GestioneAutorità di PagamentoAutorità di ControlloBeneficiari finaliDestinatari finali

Compiti delle Autorità di Pagamento(artt. 9 e 32 Reg. CE 1260/99)

Per il QCS Supervisione e coordinamento dell’organizzazione dei flussi finanziari

(Ministero Economia e Finanze - Ragioneria Generale dello Stato)

Per i Programmi Operativi Verifica della conformità delle spese sostenute alle norme

comunitarie accertandone la regolarità, la correttezza e la eleggibilità

Elaborazione, certificazione e presentazione delle richieste di pagamento alla Commissione Europea (quota UE) ed al Ministero Economia e Finanze (quota Stato) e verifica degli accrediti

Verifiche presso l’Autorità di gestione, i beneficiari ed i destinatari finali sulle spese sostenute e i documenti giustificativi, accertando che le operazioni sono state effettivamente realizzate

Gestione delle rettifiche finanziarie disposte dalla C.E. e recupero dei fondi indebitamente versati

Vigilanza sui trasferimenti ai beneficiari finali che devono ricevere con celerità i fondi

Procedure Finanziarie della Programmazione 2000-2006

Per uniformare le procedure di attuazione del QCS è stata emanata una specifica direttiva valida per tutti i Programmi Operativi ( D. CIPE n. 83 del 04.08.2000) contenente

I criteri relativi alle procedure finanziarieLe funzioni delle Autorità di Pagamento dei

Programmi OperativiI sistemi di gestione delle risorse finanziarie -

circuiti finanziariL’esecuzione finanziaria degli interventiLe modalità di attivazione dei flussi

Criteri da adottarsi per la definizione delle Procedure Finanziarie

massima integrazione tra tutte le risorse disponibili (comunitarie, statali e regionali) per valorizzare le sinergie tra le diverse azioni finanziate;

necessaria flessibilità a tutto il circuito finanziario che regola la programmazione e gestione degli interventi, anche al fine di massimizzare il tiraggio dei Fondi Strutturali;

determinazione dei fabbisogni annuali, in termini di competenza e di cassa, in funzione della capacità di spesa dei beneficiari finali, tenendo conto, a questo fine, dei vincoli di disimpegno automatico di cui agli artt. 31 e 32 del Regolamento (CE) N. 1260/1999;

modalità di rappresentazione delle poste contabili e di evidenziazione dei flussi finanziari tali da garantire la necessaria trasparenza e la verifica dell’addizionalità delle risorse comunitarie senza irrigidire la gestione.

Azioni poste in essere da parte delle amministrazioni titolari dei

Programmi Operativi

Attivazione di un appropriato sistema contabile a livello di Autorità di Gestione dei Programmi Operativi

semplificazione delle procedure di trasferimento a tutti i livelli, al fine di rendere le risorse più rapidamente disponibili per i beneficiari finali

Semplificazione delle voci di bilancio

Integrazione informatica del sistema di gestione del bilancio con il sistema di gestione dei progetti finanziati

Individuazione di adeguati strumenti per la raccolta dei dati relativi alle dichiarazioni di spesa e definizione di procedure di controllo

I circuiti finanziari

Ogni Amministrazione nazionale o regionale responsabile della gestione di un programma operativo prevede nel proprio bilancio annualmente i fondi (comunitari - statali- regionali) necessari per garantire il livello di spesa previsto dai piani finanziari del PO e del Complemento di Programmazione

Al trasferimento delle risorse comunitarie e di quelle del cofinanziamento statale provvede la Ragioneria Generale dello Stato (Ministero Economia e Finanze) attraverso uno speciale fondo del proprio bilancio (Fondo di rotazione), accreditando tali fondi su appositi conti correnti presso la Tesoreria Centrale dello Stato (Banca di Italia) alle Regioni ed alle Amministrazioni interessate previa presentazione delle domande di pagamento

Le Regioni, nel rispetto delle procedure di contabilità, prelevano le risorse da detti conti per eseguire le erogazioni in favore dei beneficiari finali, in relazione alle effettive esigenze di cassa

Le Amministrazioni statali utilizzano i fondi attraverso appositi conti presenti sul bilancio di ciascun ministero dove vengono versati i fondi comunitari e del cofinanziamento nazionale da parte del fondo di rotazione.

Le modalità di attivazione dei flussiLa Commissione provvede al versamento di un acconto contestualmente al primo impegno che interviene all’atto della decisione che approva ciascuno intervento. Questa anticipazione è pari al 7% della partecipazione complessiva dei Fondi al singolo Programma Operativo e può essere erogata in una o due tranches (artt. 31 e 32 del Reg.(CE) n.1260/1999)La fase successiva del flusso finanziario prevede pagamenti intermedi ed il saldo finale a titolo di rimborso di spese effettivamente sostenute e certificate dalle Autorità di Pagamento.Le Autorità di Pagamento presentano le richieste di pagamento, certificando le spese effettivamente sostenute, alle Amministrazioni capofila dei singoli Fondi che provvedono all’inoltro alla Commissione europea e alla Ragioneria Generale dello Stato(MEF) Una copia completa delle domande di pagamento deve essere trasmessa a titolo informativo all’Autorità di Gestione del QCS e all’Autorità di Gestione del Programma Operativo di riferimento. Le Autorità di pagamento elaborano un’unica domanda di pagamento per richiedere sia la quota comunitaria che la quota statale.La Ragioneria Generale dello Stato trasferisce sui conti delle Amministrazioni titolari le risorse comunitarie e contestualmente attiva le procedure per il trasferimento della quota nazionale di cofinanziamento, dando comunicazione alle Autorità di Pagamento.

Tempistica delle domande di pagamento

Le Amministrazioni centrali capofila ricevono le domande di pagamento elaborate dalle Autorità di pagamento e, previa verifica della loro correttezza formale e della sussistenza delle condizioni di ammissibilità, le inviano alla Commissione europea quattro volte l’anno, alle seguenti scadenze: 28 febbraio, 30 aprile, 31 luglio, 31 ottobre.

La scadenza del 31 ottobre è l’ultima possibile per ogni anno, come previsto dal Reg. CEE 1260/99.

Le Autorità di pagamento devono far pervenire le domande di pagamento almeno 10 giorni lavorativi precedenti la scadenza prevista per l’inoltro a Bruxelles.

Le domande di pagamento pervenute oltre i termini vengono inviate alla Commissione europea alla successiva scadenza.

Per accelerare i tempi di inoltro, le domande di pagamento vengono trasmesse per via telematica

Assegnazione della quota statale

viene disposta, per ciascun programma operativo, sulla base del piano finanziario della decisione comunitaria che approva e fissa la partecipazione finanziaria dei Fondi strutturali

viene effettuata, annualmente, con decreto ministeriale, in favore di ciascun P.O., sulla base dell’istruttoria tecnica condotta da un gruppo di lavoro istituito presso il Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato

la parte dell’assegnazione non erogata e non riprogrammata per l’avvenuto disimpegno automatico della Commissione Europea viene disimpegnata

Pagamento della quota statale

è eseguito in conformità dei corrispondenti impegni ed ha come destinatario, di norma, l’autorità di pagamento di ciascun intervento.

Nei casi in cui il PO è gestito da Amministrazioni dello Stato che non operano autonomamente con un proprio bilancio, la Ragioneria Generale dello Stato provvede ad effettuare i pagamenti agli aventi diritto sulla base delle disposizioni impartite dall’Amministrazione titolare del programma, oppure da quella responsabile del coordinamento della misura o dell’azione.

può assumere la forma di Acconto, Pagamenti intermedi, Saldo il totale cumulato di acconti e pagamenti intermedi non può superare il

95% dell’importo totale attribuito sul programma il pagamento del saldo finale viene eseguito dietro presentazione, da

parte dell’Autorità di pagamento, entro sei mesi dal termine di chiusura del P.O., di una dichiarazione certificata delle spese effettivamente sostenute dai beneficiari finali.

L’erogazione del saldo è, inoltre, subordinata alla presentazione della:relazione finale di esecuzione dell’intervento al Ministero dell’Economia

e delle Finanze ed alla Commissione europea;Dichiarazione predisposta ai sensi dell’articolo 38, paragrafo 1, lettera

f) del Reg.CE n. 1260/99 dall’autorità di controllo ai sensi del Reg. CE n. 438/2001

Recuperi e rimborsi

Le Autorità di pagamento di ciascun PO procedono al recupero, presso i beneficiari finali o gli altri organismi responsabili, dei contributi comunitari e nazionali loro trasferiti e non utilizzati nei termini previsti maggiorati degli interessi legali maturati nel periodo intercorso tra la data di erogazione dei contributi stessi e la data di recupero.

Le somme recuperate devono essere versate al Ministero dell’Economia e Finanze- Ragioneria Generale dello Stato che provvede alla restituzione alla Commissione Europea o li trattiene a seconda che si tratti di fondi comunitari o fondi

statali.

Struttura organizzativa della Regione Basilicata per l’attuazione del POR 2000-2006

AUTORITÀ DI GESTIONE=

Resp. Ufficio Staff nel Dip. Presidenza della Giunta

AUTORITÀ DI PAGAMENTO FESR =

Resp. Ufficio Ris.Finanziarie e Bilancio

AUTORITÀ DI CONTROLLO=

Resp. Ufficio Controllo finanziario e di gestione

AUTORITÀ DI PAGAMENTO FEAOG=

Resp.Ufficio del Dipartimento Agricoltura

AUTORITÀ DI PAGAMENTO FSE=

Resp. Ufficio Dipartimento Formazione

RESPONSABILI DI MISURE=

Dirigenti delle strutture competenti per materia dei vari Dipartimenti

(Ambiente, Infrastrutture, Sicurezza Sociale, Attività Produttive, Agricoltura,

Formazione, Presidenza)

AUTORITA’ AMBIENTALE=

Resp. Ufficio Staff nel Dip. Presidenza Giunta

Chi è e cosa fa il Responsabile di Misura

E’ un dirigente del Dipartimento regionale competente nelle materie oggetto della misura Attua la misuraseleziona i progettiemana gli atti di concessione dei contributigestisce il progetto sotto il profilo finanziario ed amministrativoautorizza gli impegni dei fondi sul bilancio regionalecontrolla i progetti e autorizza i pagamenti al beneficiario finale o al destinatario della sovvenzione se il beneficiario finale è la Regioneeffettua il monitoraggio finanziario, fisico e procedurale dei progettifornisce e certifica i dati finanziari all’Autorità di gestione ed alla Autorità di Pagamentoconserva tutta la documentazione amministrativa per i controlli ai vari livelli

Chi sono …. nella programmazione comunitaria 2000-2006

I Beneficiari finali Organismi, soggetti pubblici e privati responsabili

della committenza delle operazioni; nel caso dei regimi di aiuto, i beneficiari finali sono gli organismi che concedono gli aiuti; per le opere pubbliche sono gli enti pubblici che eseguono l’appalto dei lavori.

I destinatari finali I percettori ultimi delle risorse finanziarie rese

disponibili (imprese realizzatrici di opere pubbliche, piccole e medie imprese, società di assistenza tecnica, allievi, docenti, fornitori, ecc..)

Reg.(CE) n.1260/99, art.9

Cosa fanno i Beneficiari finali Attuano gli interventi/azioni selezionati dall’Autorità di

gestione Se proponenti di interventi/azioni, ne elaborano la

progettazione esecutiva Definiscono le procedure di attuazione degli

interventi/azioni ed i rapporti con il destinatario finale Adeguano la propria struttura funzionale ed i sistemi

contabili per il rispetto dei vincoli e degli adempimenti imposti dalla Commissione Europea e dallo Stato

Implementano il sistema di contabilità del progetto Implementano il sistema integrato di controllo,

monitoraggio e rendicontazione della spesa Trasmettono le informazioni sull’attuazione degli interventi

alle Autorità competenti

Flussi finanziari nel POR Basilicata

Responsabile di Misura

Beneficiari finali (comuni, province)

Destinatari finali(privati, imprese)

Invia i dati ela certificazione

delle spese

Autorità di Gestionedel POR

Autorità di Pagamento del Fondo

Invia gli atti con la richiesta per l’impegno e il pagamento

dei fondi

Ragioneria Generale della Regione

Che provvede ad effettuare l’impegno di spesa sul bilancio e ordina alla banca tesoriera

di pagare l’importo disposto dal responsabile di misura

Esecuzione finanziaria degli interventi

Il sistema contabile a livello di Programma Operativo, fondato su documenti giustificativi soggetti a verifica, deve essere in grado di garantire:

La partecipazione dei Fondi strutturali nei limiti fissati;I pagamenti ai beneficiari finali senza decurtazioni e senza ritardi ingiustificati;La conformità degli impegni e dei pagamenti alle prescrizioni comunitarie;La destinazione delle azioni coerente con quella indicata nel Programma Operativo;La registrazione delle somme recuperate a seguito di irregolarità accertate.

La fase dell’impegno

L’impegno delle risorse destinate alla realizzazione di un intervento/azione, secondo l’accezione comunitaria, rappresenta l’atto formale (atto giuridicamente vincolante) dal quale scaturisce una obbligazione per il Beneficiario finale e può essere antecedente o posteriore all’impegno contabile sul bilancio (ciò dipende dalle norme di contabilità interne al soggetto attuatore).

Per le infrastrutture è il contratto stipulato con l’appaltatore dei lavori Per i regimi di aiuto è l’atto di concessione del contributo+ la notifica

Per i contratti di servizio è il contratto stipulato con l’affidatario dei servizi

L’impegno, formalizzato con atti amministrativi e contabili validi ai fini della rendicontazione, è una delle grandezze finanziarie chiave del sistema di monitoraggio, controllo e rendicontazione

Pagamento e contabilizzazione

La fase di pagamento corrisponde all’esborso finanziario, e quindi alla spesa effettivamente sostenuta del beneficiario finale, a fronte degli impegni assunti.

Il pagamento viene provato, nel caso di un ente pubblico, dal mandato emesso nei confronti del fornitore che ha effettuato la prestazione (ditta appaltatrice di lavori infrastrutturali, PMI in caso di regimi di aiuto, società o altro soggetto affidatario di incarico professionale, ecc.);

L’importo della spesa, conformemente alla normativa civilistica e fiscale, deve essere registrato nel sistema contabile e l’atto di pagamento deve recare a corredo la documentazione di debito necessaria (fattura, certificato di pagamento, ecc.)

Anche il pagamento è una delle grandezze finanziarie chiave che va ad alimentare il sistema di monitoraggio, controllo e rendicontazione

La fase della rendicontazione

E’ un processo trasversale a tutta l’attuazione che non si esaurisce nella consuntivazione delle spese

Interagisce con le fasi del processo di formazione dei costi e del processo di controllo

Progettazione di un sistema integrato di rendicontazione e controllo del cui funzionamento è responsabile il Beneficiario Finale

Gli aspetti critici del processo di rendicontazione

Rispetto dei criteri di rendicontazione fissati dalla normativa comunitaria e dal singolo programma

Spese ammissibili Categorie di costo ammissibili e importi ammissibili

per ciascuna categoria di costo Definizione della struttura e organizzazione del

sistema di rendicontazione:soggetti coinvolti, flusso documentale e finanziario, ruoli e responsabilità

L’impostazione del sistema di rendicontazione

Prevede la realizzazione delle seguenti attività

Definizione dei criteri di eleggibilità delle spese Individuazione delle tipologie di spesa ammissibili e

definizione dei relativi requisiti di ammissibilità e criteri di determinazione

Impostazione del sistema di contabilità di progetto e definizione dei criteri di contabilizzazione delle spese

Analisi e disegno dei principali processi operativi finalizzati alla rendicontazione e predisposizione di modelli e strumenti

Dettaglio delle registrazioni contabili e della documentazione a livello del beneficiario finale

La registrazione dei singoli pagamenti per ciascun progetto/azione deve essere effettuata distintamente per voce di spesa:

Lavori, somme a disposizione distinte per natura, per le infrastrutture Opere murarie, spese di progettazione, impianti, macchinari, attrezzature,

capitale circolante, nel caso di regimi di aiuto Progettazione, allievi, docenze, sede, ecc., nel caso di azioni sulle risorse

umane ……

La documentazione che il beneficiario finale ha l’obbligo di conservare è la seguente:

Quadro tecnico economico,stati di avanzamento lavori e certificati di pagamento, documentazione di spesa, certificazione di spesa con riparto definitivo tra lavori e somme a disposizione, prospetto di rendiconto finale per le infrastrutture

Computo metrico delle opere murarie, fatture quietanzate per le spese di progettazione, impianti, macchinari, attrezzature, ecc., nel caso di regimi di aiuto

Registri presenze allievi e docenti, documentazione di spesa, prima nota cassa, registro del magazzino, libri consegna materiale didattico, prospetto di rendiconto finale, ecc., nel caso di acquisizione di beni e servizi formativi

Ammissibilità delle speseNorma Generale Si applicano le norme nazionali a meno che non siano state emanate norme comuni dalla Commissione Europea in materia di ammissibilità delle spese

Condizioni di ammissibilitàLa spesa deve essere stata sostenuta, dal beneficiario finale, dopo la data di ricezione del programma (PO, DOCUP, PIC,…);

La spesa deve essere stata sostenuta, dal beneficiario finale, entro la data finale fissata nella decisione di approvazione del programma;

La spesa deve essere regolare e documentabile;Gli stati membri devono accertarsi che l’operazione finanziata dai Fondi non subirà modificazioni sostanziali nei cinque anni successivi alla data della decisione di partecipazione

-che ne alterino la natura o le modalità di esecuzione -che procurino un vantaggio indebito a impresa/ente pubblico -che determinino un cambiamento nella natura della proprietà di una

infrastruttura oppure la cessazione o il cambiamento di una attività produttiva

Rif. Reg.(CE) n. 1260/1999, art. 30

Programmazione ordinaria e programmazione comunitaria

Per assicurare il rispetto del principio di aggiuntività delle risorse comunitarie sancito dai regolamenti, occorre orientare tutta la programmazione nazionale, regionale e locale, quella finanziata con i fondi ordinari, agli stessi obiettivi della programmazione comunitaria

Concentrazione delle risorse sugli stessi obiettiviDisponibilità di un “parco progetti” più ampio da

rendicontareMaggiore disponibilità di risorse nazionali per il

cofinanziamento