SPECIAL ADVERTISING SECTION 21 JUNI 2012

De idealewerkplek anno

2012 Vastgoedsector

speelt in op noodaan vrijheid

P. 2

Werken metdata in de

wolkenBesparen op IT-factuur en files

P. 3

HET NIEUWEWERKEN

Noodzaak vantweede peiler

op maatCafetariaplan

brengt flexibiliteit

P. 4

Bespaar tot€20 per

documentOplossingen voordocumentbeheer

P. 5

Rendabiliseeruw wagenparkNieuwe werkvorm

beïnvloedtautokeuze

P. 7

De inhoud valt onder de verantwoordelijkheid van:Een realisatie van

Mediafin Publishing

Nieuw! ‘Vandaag in de aanbieding: het Nieuwe Werken!’ Ach, een zoveelstemarketingstunt, denkt u? Wel, misschien is er toch meer aan de hand.Werken anno 2012 is een nieuwe weg ingeslagen. Hoe gaan we vandaag ommet pensioenopbouw, documentbeheer, cloudcomputing, kantoorruimte ofbedrijfswagens? Fundamenteel anders dan enkele jaren geleden. HetNieuwe Werken is méér dan een loze term. Een blik op dearbeidsomstandigheden van de 21ste eeuw.

Flexibel werken wordt almaarbelangrijker. Dat is ook de visievan Jean-Paul Sols, CEO van

Intervest Offices & Warehouses. 'Sinds tien jaaris er langzaam maar zeker een evolutie, waarbijzowel werknemers als werkgevers meer behoef-te hebben aan flexibiliteit’, zegt hij. ‘Zowel quatijd als qua ruimte is er nood aan meer vrijheid.Werknemers zijn vaak vragende partij voorthuiswerk of voor andere flexibele vormen vanwerkomgeving, die een betere balans tussenprivé en werk mogelijk maken. Technische ont-wikkelingen maken de aanwezigheid op kantoorvoor heel wat functies overbodig.’ ‘Het nieuwe werken - waarbij de werknemer devrijheid krijgt te werken waar en wanneer hij wil- is een nieuwe trend die onomkeerbaar is. Hetvormt een grote uitdaging voor bedrijven énvoor de vastgoedsector. De komende jaren

vindt er een instroom van jonge werknemersplaats op de arbeidsmarkt, en hun verwachtin-gen wijken sterk af van wat vandaag de traditi-onele werkomgeving is.’ Het nieuwe werken houdt eveneens in dat colle-ga's vrij kunnen samenwerken. Dat kan virtueel,maar volgens Jean-Paul Sols neemt ook hetbelang toe van fysieke werkplekken waarmedewerkers kunnen samenkomen. 'Daarbijmoet er een link zijn met de bedrijfscultuur enmet de waarden van de onderneming. In die zinverwachten we dat kantoren ook qua concepten interieur sterk zullen evolueren. Louter thuis-werk wordt trouwens vaak niet als ideaal erva-ren, omdat je riskeert afgeleid of opgeslorpt teworden door privébeslommeringen. Ook omprofessionele relaties te ontvangen is een thuis-omgeving niet altijd optimaal. Kortom: ondanksde vraag naar flexibiliteit en vrijheid willenwerknemers toch een duidelijke scheiding vanwerk en privé.'

DE DERDE WERKPLEKVoor Intervest - een van de belangrijkste ver-huurders van kantoorruimtes - is het belangrijkom tijdig in te spelen op deze evolutie. Daaromstelt deze vastgoeddienstverlener sinds kort deRE:flex business hub ter beschikking: een hoog-technologische werkomgeving in het Mechelse,met gevarieerde werkplekken en vergaderfacili-teiten. Ze focust op co-working en biedt degebruiker toegang tot een waaier van facilitei-ten en diensten.

'De ideale werkplek anno 2012 bestaat eigenlijkuit drie onderdelen’, zegt Jean-Paul Sols. ‘Naasthet traditionele kantoor en de thuiswerkplaatsis er ook nood aan een ‘derde werkplek’. Diederde werkplek kun je best omschrijven als'onderweg'. Kijk naar jongeren, die door smart-phones, tablets en portables vrij zijn wat betreftplaats en tijd. Voor deze rugzakgeneratie is hetniet vanzelfsprekend om te werken op eenvaste kantoorplek en om je op de meesteonmogelijke uren doorheen de file te worste-len.’ Een enquête van ZZA Responsive UserEnvironments bij 17.000 bedrijven wereldwijdbevestigt het belang van de derde werkplek.Die geeft aan dat werken - ondanks het digitaletijdperk - niet loskomt van een optimale profes-sionele werkomgeving en zich vertaalt in eenwerkplek tussen het traditionele kantoor en dethuiswerkplaats. Maar er zijn wel een aantalvoorwaarden: een goed bereikbare locatie diede reistijd beperkt, een inspirerende en motive-rende omgeving, een optimale ondersteuningvan de work-life balans én de beschikbaarheidvan technologie. Zonder deze eigenschappenheeft de derde werkplek geen kans op slagen.

MENTALE KLIKDe nieuwe RE:flex business hub in Mechelenverenigt al deze kwaliteiten in een vernieuwen-de werkomgeving. Jean-Paul Sols: 'In partner-ship met Steelcase, de grootste fabrikant vankantooruitrusting, streefden we naar eenmoderne, inspirerende en professionele infra-structuur. Zowel qua locatie als qua faciliteitenbieden we het beste wat er vandaag op demarkt beschikbaar is. Daarbij ligt de nadruk opduurzaamheid.’ Intervest beschikte al over een businesscenterop de veertiende verdieping van hetzelfdegebouw. Daar worden al geruime tijd flexibelewerkplekken verhuurd met full service omkade-ring. Op Mechelen Campus zijn tevens kinder-opvang, een fitnessruimte en een bedrijfsres-taurant voorzien. De gevarieerde werkplekkenen de vergaderfaciliteiten van RE:flex vormennu de perfecte aanvulling.

Intervest Offices & Warehouses,Uitbreidingstraat 18, 2600 Berchem, T 03 287 67 67, www.intervest.be

Onder de verantwoordelijkheid van

Intervest Offices & Warehousesverhuurt kantoren en logistiekegebouwen. Sinds kort stelt dezevastgoeddienstverlener de RE:flexbusiness hub ter beschikking inMechelen Campus te MechelenNoord. Daarmee speelt Intervestin op het nieuwe werken.

‘Louter thuiswerkwordt vaak niet alsideaal ervaren. Want jeriskeert afgeleid ofopgeslorpt te wordendoorprivébeslommeringen.’ Jean-Paul Sols, CEO Intervest Offices & Warehouses

© In

tervest

De RE:flex business hub is ontworpen doorprofessionals en voor professionals. Doel? Eenindividuele én teamvriendelijke werkplek bie-den. U bepaalt zelf het tempo, de concentratieen de intensiteit. Hieronder alle troeven op eenrijtje.

� Kantoren: RE:flex biedt u toegang tot gevari-eerde kantoorruimten. U hebt de keuze uitindividuele kantoren om in alle rust te wer-ken en uit ‘collaboration rooms’ waar u metanderen samenwerkt. Kortom: u kunt erterecht voor een werkplek op maat van uwbehoeften.

� Meeting rooms: RE:flex is ook de idealeplaats voor professionele ontmoetingen.Daartoe staan multifunctionele meetingrooms ter beschikking. Deze ruimtes zijnoverigens niet alleen geschikt voor vergade-ringen: ze kunnen ook ingezet worden voor

workshops, presentaties, lezingen of confe-renties voor maximaal honderdvijfendertigpersonen.

� Technologie: de meeting rooms van Re:flex zijnstuk voor stuk uitgerust met alle mogelijkeaudiovisuele middelen, zoals beamers en lcd-schermen. Elke ruimte heeft draadloos internet.

� Gemak: dankzij de uitgebreide dienstverle-ning van RE:flex kunt u zich uitsluitend opuw werk concentreren. De ontvangst van uwrelaties en uw print- of presentatiefaciliteitenkunt u uitbesteden.

� Bereikbaarheid: wanneer het gaat om zakelij-ke afspraken, is een centrale ligging eenbelangrijke troef. Re:flex is gelegen aan deSchaliënhoevedreef 20 T, nabij de R6 en afritMechelen Noord E19 op het knooppunt tus-sen Antwerpen en Brussel. Het complex isvlot toegankelijk met de auto of met het

openbaar vervoer. Bovendien krijgt u gratistoegang tot ruime parkeerfaciliteiten.

� Catering: de catering in RE:flex wordt verzorgddoor Meeza en biedt u een gevarieerd aanbodverse en gezonde gerechten. Voor een verga-dering, presentatie of bijeenkomst wordt decatering zelfs in de vergaderruimte verzorgd.

� Diverse formules: Vanaf 115 €/maand. U kuntde faciliteiten van RE:flex huren op basis vaneen dagtarief. ‘Dat is handig wanneer je hierslechts sporadisch wilt komen werken of een-malig een zakenrelatie wilt ontmoeten’, zegtJean-Paul Sols van Intervest. ‘Maar we biedenook formules op maandbasis aan. Hiermeekrijg je ruime toegang tot de business lounge,waarbij je alleen betaalt voor wat je gebruikt.’

Voor meer informatie: Kristien Knops03.287.67.47 - www.reflexhub.be

RE:flex, ook een werkplek voor u?

Vastgoedsector houdt rekening met flexibel werken

Speel in op de noodaan vrijheid

HET NIEUWE WERKEN2 DONDERDAG 21 JUNI 2012

SPECIAL ADVERTISING SECTION

Afgeschermde multifunctionele werkplek geschikt voor geconcentreerd werk, telefoneren of vergaderen.

Onder de coalitie NWOW (New World of Work)bundelen een aantal bedrijven, waaronder Telenet,de krachten om een breder draagvlak te creërenrond het Nieuwe Werken. De coalitie gebruikt determ ‘slim werken’, een visie waarbij werken effi-ciënter en waardevoller wordt voor zowel de orga-nisatie als voor het individu. Je kan dit bereikendoor de medewerker centraal te plaatsen en demedewerker de ruimte te geven om te bepalenhoe, waar, wanneer en met wie hij werkt.Technologische ontwikkelingen maken dit moge-lijk, sociale ontwikkelingen maken dit gewenst.Marianne Annys, business development managerbij Telenet: ‘Pionier Microsoft lag aan de basis vandit initiatief. Ondertussen komen er steeds meerambassadeurbedrijven bij. We willen met de coali-tie een community tot stand brengen waarin men-sen en bedrijven elkaar helpen het Nieuwe Werkente introduceren in hun organisaties en barrières bijde implementatie weg te werken. Zo hebben webijvoorbeeld een werkgroep opgestart die de lega-le aspecten rond het Nieuwe Werken onder deloupe neemt.’

Toen Telenet in 2006 een nieuw gebouw neerpoot-te in Mechelen, hield het al rekening met dezeandere vorm van werken via flexdesks, zithoeken,...Toch kwam het Nieuwe Werken niet meteenvan de grond. Annys: ‘Er was teweinig draagvlak bij dewerknemers. Die moesteneerst een mentale switchmaken.’ Zij beseft ook datniet iederewerknemerplaats- entijdonafhan-kelijk kanw e r k e n .‘Voor werk-nemers in onscontactcenter ligtdit moeilijker, alonderzoeken we wel demogelijkheden. Ze moeten natuurlijk beschikbaarzijn op de uren dat klanten inbellen. Ik denk dat we

ook de keuze moeten laten aan mensen hoe ze zelfhet liefst werken.’

Marianne Annys gelooft rotsvast datbedrijven die slim werken ook slim-

me werknemers binnenhalen.‘Wil je de war for talent nietverliezen? Dan moet je diekaart trekken. Onze kaderle-

den hebben geen vastewerkuren. Ze bepa-

len waar en wan-neer ze werken,zolang ze hunjob maar goedu i t v o e r e n .Onze werkne-mers beginnenzelf ook meer

videoconferen-cing te gebruiken.

Het Nieuwe Werken is nueen hype, maar eigenlijk is dit een heel natuurlijkeevolutie. De technologie is beschikbaar, de jeugd

gebruikt ze volop thuis, dus is het niet meer danlogisch dat ze ook op de werkvloer binnensijpelt.’ Marianne Annys ziet vooral de bedrijfscultuur alsgrootste uitdaging. ‘De juridische en technischeaspecten van het Nieuwe Werken kan je vooraf enredelijk snel geregeld krijgen. Maar een cultuur ver-ander je niet zomaar. Soms krijgen nieuwe werkerste maken met collega’s die er zelf niet in geloven.Maar het is toch vooral het top- en middlemanage-ment dat je moet mee krijgen. Als dat niet lukt,wordt het moeilijk.’www.slim-werken.be

Voor John Myklebust is het eenuitgemaakte zaak: door tech-nologie aan te bieden om ook

van thuis uit of onderweg te werken, creëer jeminder files, een betere werk-privébalans, enkrijgt je gemotiveerde werknemers. Of in driewoorden: Het Nieuwe Werken. John Myklebust:‘Via cloudcomputing ben je niet meer gebon-den aan een fysieke omgeving. Werknemerskunnen overal hun gegevens raadplegen.’ Bij cloudcomputing koopt een ondernemingonderdelen van haar IT-behoeften (infrastruc-tuur, applicaties, security of storage) aan bij eenexterne partner onder de vorm van een dienst,zonder zelf nog te investeren in licentiebeheer,implementatiekosten, onderhoud,...John Myklebust: ‘Door data in de cloud te zet-ten haal je de kosten per werkplek naar omlaag.Werkgevers betalen bovendien alleen de dien-sten van hun werknemers indien ze die effectiefgebruiken.’

PRIVACYVeel kmo's stellen de vraag hoe veilig dit alle-maal is. Een terechte bekommernis, volgensJohn Myklebust. ‘Het draait om veiligheid envertrouwen. Kunnen mijn data niet gestolenworden en zal de provider aan wie ik mijn datater beschikking stel, blijven bestaan? Telenet isgelukkig groot genoeg om vertrouwen uit testralen en zal als beursgenoteerd bedrijf niet zosnel verdwijnen.’ Volgens de cloudexpert zijnhybride modellen - een mix tussen publieke enprivate cloud - de realiteit van morgen. ‘Eenbedrijf moet goed afwegen welke diensten hetliever intern houdt en welke het wil uitbesteden.We mogen niet de pretentie hebben dat kmo'smeteen alles in de cloud zullen en willen zetten.’Op de keper beschouwd is investeren in IT van-daag een domme beslissing, puur vanuit finan-cieel perspectief. De dag van de aankoop is detechnologie al verouderd. John Myklebust: ‘Metcloudcomputing heb je de garantie dat je opvlak van software, security en storage altijd metde laatste versies zit, en niet voortdurend moetinvesteren. Via onze Nomadesk-technologie

(bestandsdelingsoftware) bieden we bijvoor-beeld een 'file store' aan, waarop u en ik onzedocumenten kunnen uitwisselen. Je ontlast demailomgeving en hebt controle over wie welkedata bekijkt. Zo kunnen architecten, aannemers

en boekhouders samen eenvoudig op één pro-ject werken in een kleine, leuke omgeving.’ In denabije toekomst zullen kmo's steeds vakerbeslissingen nemen op basis van de technolo-gie die beschikbaar is. John Myklebust: ‘Als je

een boekhoudapplicatie hebt waarbij je pergebruiker per maand moet betalen, daalt hetkostenplaatje.’

HET CODEWOORD: VERTROUWENCloudcomputing is een katalysator voor hetNieuwe Werken, dat om veel meer draait daneen handig IT-systeem implementeren. Durf ikmijn medewerkers thuis laten werken? Geloof ikdat ze zo productiever worden? Zonder eenvertrouwensband tussen leidinggevende enwerknemer maakt het Nieuwe Werken geenschijn van kans in een bedrijf. John Myklebust:‘Om aantrekkelijk te blijven voor de nieuweinternetgeneratie (Generatie i), moeten bedrij-ven ook het gebruik van social media op hetwerk stimuleren en jonge werknemers daarinvertrouwen. Mijn kinderen zoeken informatie opYouTube of via social networking met vriend-jes.’ ‘Werknemers zullen efficiënter werken omdatze feedback krijgen van collega’s via diversesociale netwerken. En social media maken deeluit van de cloud, dus wordt de cloudtechnolo-gie belangrijk voor een heel nieuwe manier vanwerken en zakendoen.’Werknemers gaan ook steeds vaker kiezen voorwelk bedrijf ze werken, in functie van de appa-ratuur die ze krijgen. Kunnen ze een iPhonegebruiken om onderweg te werken en meetingsin te plannen? De nieuwe Bring Your OwnDevice (BYOD)-trend versnelt ook de synchro-nisatie van bedrijfsdata - en applicaties die een-der waar en wanneer altijd ter beschikking

moeten staan. John Myklebust: ‘MetCloudOffice proberen we daarop in te spelen.Voor 13,50 euro per maand per gebruiker omvatCloudOffice Basic 24/7 toegang tot de gewonekantoorapplicaties, e-mail- en agenda, docu-ment sharing-functionaliteit, een domeinnaam,een eenvoudige tool voor het bouwen van eenwebsite en een lokale 24/7-helpdesk.Ondertussen voegen we steeds nieuwe applica-ties toe, zoals facturatiepakketten, video- envoice-communicatie, boekhoudapplicaties,...We richten ons vooral op kmo's, al zien we datook grote bedrijven interesse tonen. Op ditmoment dekken we 80 procent van de ICT-noden van kmo's af.’

Werknemers willen met nieuwetechnologie efficiënt samenwer-ken op kantoor, thuis en onder-weg. En dat zorgt voor een flu-welen revolutie op de werkvloer.John Myklebust, director data-center, hosting & cloud bijTelenet: ‘Dankzij cloudcomputingraadplegen werknemers overalhun gegevens en besparen werk-gevers op hun IT-factuur.’

Telenet, Liersesteenweg 4, 2800 Mechelen,

www.telenet.be/business

Onder de verantwoordelijkheid van

HET NIEUWE WERKENDONDERDAG 21 JUNI 2012 3

SPECIAL ADVERTISING SECTION

Werken met data in de wolkenTelenet CloudOffice: besparen op IT-factuur én files

Telenet: slim werken in slimme coalitie

© Wim Kempenaers

‘Door data in de cloudte zetten haal je dekosten per werkpleknaar omlaag.’

John Myklebust, director datacenter,hosting & cloud Telenet

© Shutterstock

HET NIEUWE WERKEN4 DONDERDAG 21 JUNI 2012

SPECIAL ADVERTISING SECTION

Door de recente pensioenher-vorming zullen we allemaalwat langer moeten werken.

Maar niet alleen de overheid, ook de werkgeverkan een steentje bijdragen aan het aanpakkenvan de pensioenproblematiek. Dat kan via detweede pensioenpijler, die in het kader van deberoepsactiviteit opgebouwd wordt - ook welde groepsverzekering genoemd. ‘Voor iemandmet een gemiddeld loon, bedraagt het wettelij-ke pensioen vandaag ongeveer 40 procent vanhet laatste loon’, zegt Stijn Mues van AG Insurance. ‘Bij hoge salarissen kan dit zelfsterugvallen tot 25 procent. Het verschil tussenhet laatste loon en het pensioen is dus erg

groot, en daarom is de tweede pensioenpijlereen absolute noodzaak om de kloof te dichten.’ Heel wat werkgevers zijn anno 2012 reeds over-tuigd van die noodzaak. ‘In België heeft 70 pro-cent van de loontrekkenden toegang tot eenaanvullend pensioen. Wie als werkgever eengroepsverzekering aanbiedt, neemt een maat-schappelijke verantwoordelijkheid op tegen-over zijn werknemers. Hij zorgt er voor dat zeeen beter pensioen hebben, én dat ze beteringedekt zijn bij een overlijden of wanneer zegeconfronteerd worden met een arbeidsonge-schiktheid. Een pensioenplan past perfect in hetkraam van de geëngageerde werkgever meteen langetermijnvisie.’

STAPJE VERDER AG Insurance ontwikkelde een aantal productenen oplossingen die hier verder op inspelen.Naast de traditionele groeps- en hospitalisatie-verzekering biedt deze verzekeraar ook flexibe-le formules aan. Het gaat dan om cafetariaplan-nen die een stapje verder gaan. Stijn Mues: ‘Bijeen cafetariaplan bepaalt de werkgever zelfwelk bedrag hij ter beschikking stelt aan zijnmedewerkers. Het combineert verschillendewaarborgen die samengebracht zijn onder een-zelfde contract. Enerzijds is er het pensioen-spaargedeelte, anderzijds zijn er een overlij-densdekking, een bijkomend kapitaal bij overlij-den door een ongeval, een gewaarborgd inko-men bij werkonbekwaamheid en het veilig stel-len van de pensioenopbouw bij arbeidsonge-schiktheid.’ ‘Een werkgever kan zijn werknemers in zo’ncafetariaplan al dan niet de individuele vrijheidgeven wat betreft de verschillende waarborgen.Zo kunnen ze hun cafetariaplan zelf samenstel-len en bijvoorbeeld aanpassen aan hun familialesituatie. Daartoe krijgen ze toegang tot eenbeveiligde website, waarmee ze hun keuzeskunnen wijzigen en de impact van die keuzeskunnen inschatten (bvb. het effect van eenhogere bescherming bij arbeidsongeschiktheidzal een impact hebben op het finale pensioen-kapitaal). Op die manier wordt het aanvullendpensioenplan een stuk tastbaarder en wordt deimpact van een bepaalde keuze onmiddellijkduidelijk.’

Het wettelijke en aanvullende pensioen gaan hand in hand. Beidezijn nodig om over een degelijk pensioen te beschikken op de pen-sioenleeftijd. Een cafetariaplan biedt werkgevers en werknemersextra flexibiliteit.

‘Een werkgever dieeen aanvullendpensioenplanaanbiedt, neemt zijnmaatschappelijkeverantwoordelijkheidop tegenover zijnwerknemers.’ Stijn Mues, AG Insurance

Cafetariaplan brengt flexibiliteit op werkvloerEen tweede pijler op maat

AG Insurance, Emile Jacqmainlaan 53, 1000 Brussel, T 02 664 81 11, info@aginsurance.be, www.aginsurance.be

Onder de verantwoordelijkheid van

Cafetariaplannen vinden hunoorsprong in deAngelsaksische landen enzijn in de jaren negentignaar België overgewaaid. Ditfenomeen sluit aan bij dealgemene trend naar meerflexibiliteit in arbeids- enloonvoorwaarden. Bij eencafetariaplan maakt dewerknemer zelf een keuze

uit een waaier van mogelijkewaarborgen binnen degroepsverzekering zodatdeze beter aangepast zijnaan de individuele noden.Vergelijk het met de maal-tijd die je zelf in een cafeta-ria samenstelt. ’Naar schatting 15 à 20 pro-cent van alle pensioenplan-nen in het Belgische

bedrijfsleven zijn ondertus-sen cafetariaplannen’, zegtStijn Mues van AG Insurance.‘We stellen een mooie evo-lutie vast, zeker nadat dewet op de aanvullende pen-sioenen hiervoor een duide-lijk kader gecreëerd heeft.Hierdoor ligt de weg naarflexibele cafetariaplannennu helemaal open.’

Flexibele groepsverzekering

1ZOEK EEN GOED DIDACTISCH CONCEPT

Veel bedrijven hebben een verkeerdidee van wat e-learning precies moetzijn. Ze monteren de slides van eenPowerpoint-presentatie en plakken ereen commentaarstem op. Het resul-taat is saai, mensen haken af. Netzoals bij elke training moet u op zoeknaar een goed didactisch concept.

Wie zijn de mensen in uw doelpu-bliek? Hoe werken ze? Wat wil u henleren? Dat moet het vertrekpunt zijn.Van daaruit stelt u een pakket samendat nauw aansluit bij de werkvloer.

2E-LEARNING IS NUTTIG VOOR ELKETRAINING

U kunt alles trainen via de computer,van software tot softskills. Neem bij-

voorbeeld een cursus ‘Slecht nieuwsvertellen’. U geeft de theoretischeachtergrond en dan kunt u een ges-prek simuleren via het scherm. Decursist krijgt een lijst met opties waa-ruit hij een antwoord kan kiezen.Dankzij metertjes ziet hij hoe zijnrepliek overkomt. Of hij klikt om tezien wat de ander denkt.

3DE TRAINER BLIJFTESSENTIEEL

De trainer wordt een inhoudsdeskun-dige en een leercoach. Hij stuurt hetleren, via e-mail of sociale netwerken.De klassieke trainer, de persoon diewerknemers naar een klaslokaal haalten zorgt dat ze leren, valt weg. Nietde trainer, maar de inhoud moetmotiveren. Ook mensen zonder zelf-discipline moeten aan het werk gaan.Dus moet de inhoud heel herkenbaarzijn. Cursisten moeten meteen hetvoordeel zien.

4SPELLETJES DOENLEREN

Maakt e-learning klikkende aapjes vanuw werknemers? Aapjes die gretigpagina’s wegklikken, maar weinig ofniets leren? Alles hangt af van de trai-ning. Serious Games zijn bijvoorbeeldcomputerspellen waarmee werkne-

mers laagdrempelig informatie opne-men. Een groot bedrijf wilde zijn stra-tegie voor de komende vijf jaar ver-spreiden onder het personeel.Traditioneel bereikten ze met dieinformatie vooral het kaderpersoneel.Via een ontdekkingsspel dat twintigminuten duurde leerden alle werkne-mers waar het bedrijf de volgendejaren naartoe wilde. Metingen achterafbevestigden dat de kennis over debedrijfsstrategie enorm gestegen was,vooral dan bij mensen die vaak op debaan zijn.

5E-LEARNING KANVOOR ELK BEDRIJF

Maatwerk in e-learning is alleen betaal-baar voor bedrijven met een paar hon-derd medewerkers. Maar kleine kmo’skunnen ook samenwerken. Of een ‘off-the-shelf’-product kiezen. Die bestaanvooral rond taal, software, preventie enveiligheid op de werkvloer, ... E-lear-ning is de goedkoopste manier omidentieke informatie in een korte tijdnaar veel mensen over te brengen. Datgeldt zeker voor bedrijven met eentwee- of drietalig beleid. Eenzelfdegroep in klassen trainen, kost veelmeer. Met e-learning boekt u 50 pro-cent leertijdwinst. Er zijn geen ver-plaatsingen en ook de nachtploeg bij-voorbeeld kan training krijgen.

Bedrijfstrainingen in een klaslokaal verdwijnen stilaan. Meer en meer werknemersvolgen individuele trainingen achter een computerscherm. Enkele voordelen entips van e-learning op een rijtje.

E-learning wordt nieuwe hypeUit het klaslokaal, voor de computer

� Begin klein: neem eentraining die minder dan20 minuten duurt. Zoekeen klein onderwerp datvoor de hele organisatieinteressant is.

� Investeer niet in software,maar in inhoud.

� Technologie: de meetingrooms van Re:flex zijn stukvoor stuk uitgerust metalle mogelijke audiovisuelemiddelen, zoals beamersen lcd-schermen. Elkeruimte heeft draadloosinternet.

� Zorg voor een positieveeerste leerervaring.Mensen moeten ‘wow’zeggen.

� Maak e-learning niet ver-plicht. Bied het aan alseen van de mogelijkhedenin het trainingsparcours.

Tips voorwerkgeversdie startenmet e-learning

© Shu

tterstock

© Shutterstock

HET NIEUWE WERKENDONDERDAG 21 JUNI 2012 5

SPECIAL ADVERTISING SECTION

‘Bedrijven zijn duidelijk opzoek naar een verdere inte-gratie van hun diensten’,

merkt Hendrik De Hertogh op, Sales Director vanKYOCERA. ‘Er is dan ook vraag naar een geïnte-greerd documentbeheer. En wij willen de klantmeer bieden dan een toestel met wat onderhoud.Een belangrijke meerwaarde van onze diensten isdat wij de procedures in een bedrijf helpen inkaart brengen en stroomlijnen, én de nodigehardware en oplossingen voor het hele procesleveren.’Hij preciseert wat dit inhoudt. ‘Eerst moet je defi-niëren waarover het precies gaat. We bekijken dehele “levenscyclus” van documenten, vanaf huncreatie over hun distributie tot hun opslag en ver-nietiging. Dat geheel van processen en procedurespakken we aan en daarvoor leveren we de nodigeuitrusting.’ Met zo’n aanpak zet het documentbe-heer een fikse stap vooruit.

OVERTOLLIGE DOCUMENTEN ‘Pakweg tien jaar terug schonk men weinig aan-dacht aan de intrinsieke waarde van documenten.Maar nu vragen steeds meer bedrijven zich af of zeer wel efficiënt mee bezig zijn, welke documentenze écht nodig hebben en welke niet. Zijn de docu-mentenstromen een leven op zich in de organisa-tie gaan leiden? Zo komt er veel uitbesteding opgang. Die gaat nu zo ver dat een verzekerings-maatschappij zijn polissen door een specialist laat

inscannen’, vertelt Hendrik De Hertogh nog. Zo’nspecialist in ‘managed document services’ raaktvanuit tal van invalshoeken betrokken bij prakti-sche problemen die zich in een bedrijf aandienen.‘Stel dat er een achterstand van zowat vijf jaarbestaat in het digitaliseren en dus het digitaalarchiveren van een groot aantal documenten.KYOCERA kan snel en efficiënt zo’n archief in kaartbrengen, de software aandragen voor het docu-mentbeheer en de distributie automatiseren.’Dit vraagt een goede voorbereiding. ‘Om het docu-mentgebruik te optimaliseren moet je het goedzichtbaar maken. Dat doen wij aan de hand vaneen audit. Het resultaat? Een bedrijf kan zijn ‘totalcost of ownership’ reduceren. Er vindt een integra-tie van processen plaats, waarbij afdelingen nietlanger als afzonderlijke eilanden documenten creë-ren en dubbelop gebruiken. De documenten wor-den transversaal doorheen de diensten gestroom-lijnd. Een betere doorstroming kan soms veel tijdbesparen, bijvoorbeeld wanneer een documentover verschillende werkstations drie dagen onder-weg is, terwijl het amper tien minuten wordtbehandeld. Betere doorstroming van bijvoorbeeldfacturen kan kortingen opleveren. Als het gaat omdocumenten van klanten, verbetert de service ende tevredenheid’, stelt Hendrik De Hertogh vast.

OVERZICHTDe audit gaat natuurlijk ook over de hardware,het arsenaal van kopieer-, scan- en andere multi-

functionele toestellen in het bedrijf. ‘In bedrijvenvanaf 50 à 100 medewerkers verlies je het over-zicht op welk toestel waar staat en waartoe hetecht dient. IT-diensten hebben zich hier vaak nogniet over bekommerd. Ze bekijken de toestellenals een noodzakelijk kwaad. Documentbeheer enhet bijhorende toestelbeheer wordt dan ook ‘delaatste niet-gemanagede IT-activiteit’ genoemd.Op het afdrukken bestaat meestal totaal geenoverzicht. Dat is iets beter bij multifunctioneletoestellen met leasing- en onderhoudscontrac-ten. Maar meestal werkt elk toestel gewoon opeen eiland in een dienst. Ieder doet zijn ding.’KYOCERA bekijkt het hele plaatje. ‘Wij gaan nawaar een toestel het beste staat, zodat iedereencomfortabel aan zijn documenten kan geraken.Maar we analyseren tegelijk de directe kosten vanhet huurcontract, zowel als de totale kosten voorde eigenaar. Daarin gaan we ver. Zo brengen weook de outputbehoeften en het printgedrag vanmedewerkers in kaart. Wie drukt wat af? Waar,wanneer en hoe? Na de audit weet het bedrijfover welk materiaal het beschikt, waar overge-bruik, ondergebruik of een overtal van toestellenzit. Hoeveel e-mails en powerpoints worden erafgedrukt en is dat wel nodig? Niet zelden wor-den e-mails in kleur afgedrukt, wat tienmaalduurder is dan zwart-wit. We bekijken met hetbedrijf wat de verhouding is tussen de waardevan het document en de kostprijs. Niet zeldenkun je al snel en krachtig met enkele maatregelen

duidelijke besparingen realiseren. Een bedrijf steltdan een ‘print policy’ op, die bijvoorbeeld bepaaltdat e-mails alleen zwart-wit mogen worden afge-drukt. Je kunt het zelfs met software via de serveronmogelijk maken om ze in kleur te reproduce-ren.’

ECHT NODIG Onderzoek wees uit dat meer dan 85 procentvan de documenten een bedrijf nooit verlaat.De documenten draaien rond in het bedrijf. ‘Hetis dan opletten dat er niet domweg papierwordt verplaatst. Bedrijven tellen gemiddelddrie tot vier toestelmerken, met evenveelmodellen per merk. In dat park valt fors te ver-eenvoudigen. Soms zijn er snellere en veelduurdere machines aangeschaft, terwijl dieextra snelheid niet nodig is. Vaak kun je metlicht aangepaste kantoorinrichting een printerook bereikbaar maken voor een grotere groepmedewerkers. Het documentgebruik wordt‘lean & mean’, als je medewerkers bewustmaakt van het gebruik. De stroom wordt geop-timaliseerd en de kosten worden gedrukt.’

Documentbeheer is zelden de eerste zorg van een onderneming. En nochtans, dat beheer verwaarlozen kan nefaste gevolgen hebben. Het is dan ook een aangewezen taak om dit geheelof gedeeltelijk uit te besteden - bijvoorbeeld aan een producent van printers en kopieertoestellendie zich heeft gespecialiseerd in het beheer van documentenstromen en –archieven. Hij helpt detotaalkosten drukken met een totaalaanpak van alle documenten.

KYOCERA levert oplossingen voor totaal documentbeheer

KYOCERA Document Solutions Belgium,Sint-Martinusweg 199-201,

1930 Zaventem, T 02 720 92 70, www.kyoceradocumentsolutions.be

Onder de verantwoordelijkheid van

De documentspecialist gaat in de con-text van de mobiele elektronische toe-passingen voor nieuwe werkvormennog een stap verder. ‘Waarom moeteen document sowieso worden afge-drukt? In een ziekenhuis werd eendocument met een bepaalde titel hon-derdmaal per dag afgedrukt. Doktersdie het document overal elektronischtot hun beschikking hadden, blevenhet maar printen’, vertelt Hendrik De Hertogh van KYOCERA.

‘Een verschepingsdocument voortransport werd in een bedrijf drie-maal afgedrukt, terwijl eentjegewoon kon worden doorgegeven,met minder kans op fouten. Hetbewustzijn moet groeien dat je beterelektronisch werkt. Elektronischedocumenten gaan niet verloren dank-zij hun back-ups. Soms bespaar je 20 euro per document door in eenstroom telkens één stap over teslaan. Dat gaat dan om veel meerdan de prijs van een kopietje vanenkele eurocenten. Je gaat structu-reel optimaliseren. Dankzij hetmobiel elektronisch verkeer wordtpapier steeds vaker irrelevant.’

VEILIGE TOEGANGDat geldt nog meer in de context vanhet nieuwe werken. ‘KYOCERA bege-leidt de inplanting van toestellen,nadat we ze grondig hebben uitge-kiend met de mensen in het bedrijf’,meldt Hendrik De Hertogh. ‘Daarbijhoort het inpassen van thuiswerkers.Daar komt een extra veiligheidsas-pect bij kijken. Maar ook hier helpthet elektronisch verkeer op mobielehardware om het papieren documentweg te laten, met de juiste toelatin-gen. Bovendien zorgen de cloudtoe-passingen voor een veilige toeganke-lijkheid. Via badges krijgen mede-werkers niet zozeer toegang tot éénbepaald toestel, maar kunnen zij hetdichtstbijzijnde toestel in het net-werk gebruiken.’ In een veilige cloud-toepassing kunnen allerlei werkvor-men worden ingepast. Waar demedewerker zit, doet er niet meertoe. En afdrukken hoeft hij meestalniet meer.

Bespaar tot € 20 per document

Welke documenten circuleren in uwdiensten?

Hoe vaak worden ze gekopieerd,gescand en doorgestuurd?

Welke toestellen in uw bedrijf zettendocumenten op papier?

Welke documenten, processen entoestellen zijn overtollig?

Spreek tijdig een specialist aan vooreen grondige audit.

Checklist

- managementbehoeften- gebruikersbehoeften- inventaris en volume per toestel- volume per applicatie en per gebruiker

- gepersonaliseerde oplossing: • hardware • software • financiëel aspect • services- definitie van KPI’s

- professionele project manager- verzekeren van naadloze overgang- installatie en opleiding

- opvolging prestaties- betrouwbaar onderhoud- supplies management

- evaluatiemeetings- rapportering over KPI’s- controle van ROI

Hoe uwdocumentbeheeroptimaliseren?

Analyse

Ontwerp

ImplementatieBeheer

Optimalisatie

De laatste onbeheerde IT-activiteit

© KYOCERA

Een visie op onze toekomstin 9 zomerse gesprekken.

Tijd voornieuwe tijden.

Vacature Zomer Break

Over mensen die de crisis als uitgangspunt hebben gebruikt om meteen #witblad te starten en over organisaties die de technologischerevolutie hebben aangegrepen om anders te gaan werken. Op 23 juni vind je deze Break Special bij jouw krant De Tijd.Dit themanummer is bovendien de hele zomer lang overal inVlaanderen en Brussel gratis beschikbaar via onze kwalitatievedistributiepunten. (www.vacature.com/locatiezoeker)

Op 23 juni vind je deze Break Special bij jouw krant De Tijd.Dit themanummer is bovendien de hele zomer lang overal inVlaanderen en Brussel gratis beschikbaar via onze kwalitatievedistributiepunten. (www.vacature.com/locatiezoeker)

HET NIEUWE WERKENDONDERDAG 21 JUNI 2012 7

SPECIAL ADVERTISING SECTION

Het beheer van de vlootbedrijfswagens slaat de weg invan een nieuwe rendabiliteit.

‘Er is al een tijdje een vergroening aan de gangvan het wagenpark in bedrijven. Steeds meerkiest men voor kleinere motoren en wagens. Denieuwe fiscale wetgeving versterkt deze tendens

nog. Het volledige effect is zeker nog niet zicht-baar, omdat veel contracten voor leasingwagensnog doorlopen’, merkt Gudrun Ghijs van CIACFleet op. ‘De meeste contracten duren drie tot vijfjaar. De verschuivingen in het gebruik van voer-tuigen blijven dus doorwerken tot die contractenaan vernieuwing toe zijn.’

Daarnaast wordt kostenreductie belangrijker. ‘Inkmo’s en bedrijven met vlootbeheer is die ontwik-keling al vrij lang bezig. Operationele Leasing blijfteen uitstekende oplossing, omdat het wagenparkop die manier een vaste, voorspelbare kostenpostwordt. Wie de wagens zelf aankoopt, zit met extrakosten die niet helemaal te voorspellen zijn, zoalsonderhoud en herstellingen’, schetst de leasings-pecialist. Maar CIAC Fleet doet meer dan leasingaanbieden. ‘Wij helpen bedrijven om hun vloot terationaliseren en te optimaliseren.’

MAATWERK BESPAART Wat houdt dit concreet in? ‘Ga na waarvoor elkvoertuig precies wordt gebruikt. De keuze van eenwagen voor een medewerker wordt meer aange-past aan zijn taken. De tijd dat een werknemer bin-nen een bepaalde prijsvork de auto van zijn voor-keur mocht kiezen, is voorbij. Want je kunt veelbesparen door werk en wagen op elkaar af testemmen. Dit helpt om het brandstofverbruik tedrukken. En op wat langere termijn reduceer je deonderhoudskosten. Hoe groot deze besparingenper concreet geval zijn? Dat is sterk afhankelijk vande grootte van de vloot en van de soort activiteitenen diensten van het bedrijf’, weet Gudrun Ghijs. CIAC Fleet gaat grondig te werk. ‘Cruciaal is hetpersoonlijk contact met de vlootbeheerder in hetbedrijf. We hebben een diepgaand gesprek, wer-ken in overleg oplossingen uit en blijven persoon-lijk de situatie opvolgen. Een optimale oplossingvergt niet alleen berekeningen, maar ook eenconsequente implementatie. Zo volstaat het nietelektrische wagens te leveren, als die gewenstzijn. We bedenken ook mee de nodige infrastruc-tuur om ze op te laden. Kortom, we leveren nietalleen de voertuigen met de bijhorende onder-houdsbeurten. We lossen een mobiliteitsvraag-stuk op. En dat blijkt een succesformule. Eenklantenenquête leverde een tevredenheidsscorevan 81 procent op.’

KIES BEWUST WAT ECHT NODIG ISBedrijven die zich willen toespitsen op hun kern-activiteiten hebben volgens Gudrun Ghijs allebelang bij operationele leasing voor hun wagen-park. De bewuste keuze voor wagens in functievan hun kosten en hun milieuvriendelijkheid zal

de komende tijd doorzetten. ‘De tendens naarnieuwe vormen van werken beïnvloedt ooksteeds meer de keuzes in de vloot. Dat merk je nual. Heeft een thuiswerker, die weinig kilometersmet de wagen aflegt, nog een dieselwagennodig? Kunnen die motor en die auto niet watkleiner? Bedrijven maken steeds bewuster dezekeuzes voor types van wagens.’

Een bedrijfswagen is geen cadeau. Het is een werkinstrument datoptimaal aansluit bij gebruik. Een analyse van wie een bedrijfswa-gen nodig heeft, waarvoor en wanneer, is geen luxe. Het speelt inop de manier waarop de werknemer werkt en zich moet verplaat-sen. Dat hedendaags vlootbeheer neemt het leasingbedrijf CIACFleet graag in handen.

Bewuster omgaanmet uw wagenparkCIAC Fleet levert intensief vlootbeheer

Gudrun Ghijs van CIAC Fleet stelt vijftroeven voorop, bij een optimaal vloot-beheer via haar leasingaanpak:

� Volledige kostenbeheersing, omdathet een vast, voorspelbaar vlootbud-get oplevert

� Aardig wat tijdwinst, omdat u hetvlootbeheer aan experts uitbesteedt

� Het risico ligt bij de leasingmaat-schappij

� Een extra korting voor wat groterevloten en dus een schaalvoordeel

� De mobiliteit is gegarandeerd, wanteen snelle voertuigvervanging kanmeteen

Bedrijfswagens via leasing: 5 voordelen

CIAC Fleet, Brusselsesteenweg 506,9050 Gent, T 09 228 55 29,

www.ciacfleet.be

Onder de verantwoordelijkheid van

WELK BESTURINGSSYSTEEM?U kiest eerst een mobiel besturingssys-teem, want van die keuze hangt veel af.Een smartphone is uiteindelijk maar zovlot, gebruiksvriendelijk en boeiend alshet gamma programma’s of applicaties(‘apps’) die u er kunt op installeren.Kiest u voor een toestel van Apple?Dan gaat u bijvoorbeeld in zee metde iTunes Store en de circa 500.000applicaties die voor de iPhonebeschikbaar zijn. Daar zit voor elk watwils tussen. Programmeurs kunnenniet om het succes van de iPhoneheen. De stroom nieuwe applicatieszal dus niet zomaar stilvallen.Android is het besturingssysteem vanGoogle, dat u op telefoons van HTC enSamsung aantreft. Daarmee haalt ueen meer dan behoorlijk alternatief inhuis. De teller staat op ‘slechts’450.000 applicaties. Anno 2012bestaan alle populaire apps voor beidegrote platformen, soms misschieneerst op de iPhone. Een terechte kri-tiek op Android is dat apps onderlingsoms erg verschillen in de manier

waarop ze zich presenteren en latenbedienen. Dat maakt het systeem voorbeginnende gebruikers wellicht ietsminder gebruiksvriendelijk.Bij Android legt iedere fabrikant zijneigen laagje vernis over het standaard-aanbod van Google. Daardoor zijn erverschillen in de bediening van de toe-stellen. Gaat u dus in de eerste plaatsvoor het grootse gebruiksgemak?Neem dan zeker eerst even het exactetoestel dat u wilt aanschaffen in dehand.Blackberry heeft het dezer dagenmoeilijk om het hoofd boven water tehouden. Het toestel biedt niet veelhoop voor de toekomst wat nieuweapps betreft. Dat hoeft geen pro-bleem te zijn, als u perfect tevredenbent met het basisaanbod van uwnieuwe smartphone. Het kan wel eenstruikelblok zijn voor wie verwachtdat zijn toestel evolueert en mee-groeit.Windows Phone 7 (WP7) is piepjong,maar groeit erg snel. Sommige popu-laire apps zijn nog niet op WP7 terugte vinden. Het mobiele besturingssys-

teem van Microsoft heeft een eigenstijl die u al snel tegenkomt in de lay-out van het scherm en de bedieningvan het toestel. Ook hier geldt: besteerst proberen, want de aanpak heeftzowel fans als tegenstanders.

WAT MAG HET KOSTEN?Zodra u gekozen hebt voor eenbesturingssysteem, hangt het vooral

van de prijs af welk toestel u uiteinde-lijk koopt. Wie voor iPhone kiest,komt in een erg voorspelbare prijs-vork terecht. Apple vraagt voor zijngoedkoopste smartphone 379 euro,voor exact 500 euro meer hebt u hettopmodel. Winkeliers gaan zelden ofnooit onder die prijzen. Met de iPhone 3GS, de iPhone 4 en deiPhone 4S zijn er drie generaties opde markt. De verschillen zitten in desnelheid waarmee apps uitgevoerdworden, de kwaliteit van het schermen het beschikbare geheugen. Tochkunt u ook met de goedkoopsteiPhone nog bijna alle applicatiesgebruiken, maar vaak iets mindervlot. Wellicht nog dit jaar komt er eennieuwe generatie iPhones op de

markt, waardoor de bestaandemodellen waarschijnlijk iets in prijszakken.Kiest u voor Android? Dan laat u deconcurrentie volop haar werk doen.Vanaf 79 euro hebt u al een eenvou-dig toestel. Wie het onderste uit dekan wil halen, betaalt 750 euro. Deverschillen tussen de toestellen zijngroot. Duurdere exemplaren hebbeneen beter en groter scherm, zijn snel-ler en hebben een betere camera.Maar meer dan bij Apple zult u mer-ken dat oudere modellen niet meercompatibel zijn met de allernieuwsteAndroid-applicaties. Toch hebt u alvoor 120 tot 150 euro een meer danbehoorlijke smartphone, waarmee umakkelijk mobiel kunt surfen, mailenof uw route uitstippelen via gps.Wordt het Blackberry? Dan komt u netals bij de iPhone bij slechts één fabri-kant terecht. Daar schommelen deprijzen wat meer. Voor een eenvoudigmodel betaalt u ongeveer 180 euro, deabsolute top kost 500 euro en meer. Windows Phone 7 wordt gebruiktdoor Acer, HTC, LG, Samsung enNokia. Vooral die laatste fabrikantbiedt de meeste keuze. Voor minderdan 230 euro vindt u voorlopig geenWP7telefoon. Het onderscheid tussende modellen is zeker in het laagsteprijssegment eerder klein. Microsoftlegt zijn partners minimumvereistenop waardoor ook de prijzen weinigverschillen.

Hoe kiest u de smartphonevoor uw werknemers?Slim bellen op uw maat

Eenvoudige gsm’s waar u alleen mee kunt bellen, bestaan nog. Maar ze wordensteeds meer verdrongen door hun slimmere soortgenoten. Smartphones beloventienduizenden programma’s en oneindig veel mogelijkheden. Waar moet u reke-ning mee houden als u een smartphone wilt kopen voor uw werknemers?

© Shutterstock

© Shutterstock