South Dakota EMS Survey Report 2016 -...
Transcript of South Dakota EMS Survey Report 2016 -...
Contact:JohnBecknell,PhD29251PotassiumStreetNW•Isanti,MN55040 | Tel651.248.4239
[email protected] • www.safetechsolutions.us
SOUTHDAKOTAEMERGENCYMEDICALSERVICESSURVEYANDLISTENINGSESSIONS
REPORT
DECEMBER2016
SouthDakotaEMSReport2016 1
TableofContentsI. IntroductionandBackground………………………………………………………. 2 II. OverviewofEMSinSouthDakota…………………………………………………. 4 PopulationsServed…………………………………………………………………………. 4
AgencyOwnership………………………………………………………………………….. 5CallVolume…………………………………………………………………………………….. 6LevelofClinicalCareProvided…………………………………………………………. 7HospitalPresenceandTransportingDistances………………………………….. 8AgencyStaffingModelsandUseofSchedule……………………………………... 9ChuteTimeMeasurementandTracking…………………………………………… 10LeadershipandStructure………………………………………………………………… 11FinancialSituationandPractices……………………………………………………… 12MedicalDirection…………………………………………………………………………….. 13EducationalandComputerCapabilities……………………………………………. 14
III. MajorIssuesandChallenges………………………………………………………….. 14
WorkforceShortages……………………………………………………………………….. 14VolunteerEMSAgencyReliability……………………………………………………… 17AgencySustainability……………………………………………………………………….. 19ReluctancetoChangetheCurrentModel……………………………………………. 20TheSuccessfulTestingofNewProviders…………………………………………… 20OutdatedLawsandRules…………………………………………………………………… 21RegionalCollaboration………………………………………………………………………. 21
Appendix:Survey
SouthDakotaEMSReport2016 2
I.IntroductionandBackgroundEmergencyMedicalServices(EMS)isavitalcomponentofthehealthcaresysteminSouthDakota.Out-of-hospitalemergencymedicalservicesareprovidedby130localambulanceserviceagenciesscatteredacrossthestate.Theseindependentagenciesandtheirpersonnelarelicensed,certifiedandregulatedbytheStateofSouthDakotaandbytheSouthDakotaBoardofMedicalExaminersandOsteopathicExaminers.InJanuary2015,SouthDakotaGovernorDennisDaugaardfiledExecutiveReorganizationOrderNo.2015-01,whichmovedoversightofEMSfromtheDepartmentofPublicSafetytotheDepartmentofHealth.ThemovewasconsistentwiththeDepartmentofHealth’svisionforhealthypeople,healthycommunitiesandahealthySouthDakotaandwiththeDepartment’sgoalofimprovingaccesstoqualityhealthcarestatewide.TheEMSProgramwaslocatedintheDepartmentofHealth’sOfficeofRuralHealthwherethesupportofEMShasbeenaruralhealthpriorityoverthepastdecade.InMay2015,theEMSProgramconvenedanEMSStakeholdersGrouptoseekinputonEMSProgramplanning.Thegroupincludedambulanceserviceleaders;statelegislators;representativesofstate,countyandmunicipalgovernment;physicians;fireserviceleaders;hospitaladministratorsandrepresentativesfromstateEMSassociationsandotherrelevantorganizations.Thegroupmetfourtimesthroughthesummerof2015andmade10recommendationstotheEMSProgram.AlongwiththoserecommendationswasasuggestionthattheEMSProgramevaluatethecurrentstateofEMSinSouthDakotaandestablishabenchmarkforimprovement.TheEMSProgramcontractedwithSafeTechSolutions,LLP,anationalEMSconsultingfirm,toconductastatewidesurveyofalltransportingEMSagenciesinSouthDakotaaswellastoconductregionallisteningsessionswithEMSprovideragenciesandlocalstakeholders.SafeTechhasbroadexperienceworkingwithruralEMSinSouthDakotaandthroughouttheUnitedStates.Thegoalsofthesurveyandregionallisteningsessionswereto:
• Follow-upontheEMSStakeholdersGroup’srecommendations;• LearnaboutthecurrentstateofEMSinSouthDakota;• ExplorethereliabilityandsustainabilityofEMSagenciesinSouthDakota;• Identifylocalagencychallengesandneeds;• LearnabouttheperceptionsofEMSagencies;• Identifyopportunitiestoprovidetechnicalassistance;and• EnsurethatEMSProgramplanningisguidedbybroadinputfromEMSleadersstatewide.
ThesurveyAsurveywasdevelopedbySafeTechincooperationwiththeEMSProgramanddeliveredonlinebetweenMayandJuly2016.AlltransportingEMSagenciesinSouthDakotaweresurveyed,including:
• Agenciesprovidinggroundresponseandtransportation;• Agenciesprovidingfixedandroto-wingairmedicalservices;and• AgenciesbasedoutsideSouthDakotathatprovidesignificantresponseintoSouthDakota.
EMSProgramstaffprovidedassistancetosomeoftheagenciesincompletingthesurvey.Theresultingsurveydatahasthefollowinglimitations:
• Thesurveyreliesontheknowledgeandaccuracyofthepersoncompletingthesurvey;• ThedataandinformationprovidedbytheEMSagencieswasnotconfirmedorcheckedfor
accuracy;
SouthDakotaEMSReport2016 3
• ThedataandinformationprovidedbytheEMSagencieswasnotcomparedtootherdatasourcessuchascensusdata,theSouthDakotaEMSdatacollectionsystemordatafrompublicsafetyansweringpoints(PSAPs);
• Thesurveysoughttoexploresubjectiveperceptionsandopinions;and• Respondentstothesurveymayhavevariedinhowtheydefinedtermssuchas“volunteer.”
ListeningsessionsAll130EMSagencieswereinvitedtoparticipateinthree-hourfacilitatedlisteningsessions.ThesesessionswerehostedoneveningsinOctober,NovemberandDecemberin:
• SiouxFalls • Watertown• Aberdeen• RapidCity• Mitchell• Pierre• Mobridge• (AmeetinginSpearfishwascancelledduetoweather.)
Beyondthegoalsoutlinedabove,thegoalsoflisteningsessionswereto:
• Learnaboutopportunities,concernsandchallengesofagenciesinSouthDakota;• Sharesurveyresults;• DiscussstrategiesforensuringSouthDakotahasastrongEMSsystem;• Learnaboutagencypreparedness;and• StrengthenrelationshipsbetweenagenciesandbetweenagenciesandtheEMSProgram.
Approximately30%ofEMSagenciessentrepresentativestothelisteningsessions.*ANoteonTerminologyInboththesurveyandlisteningsessionsSafeTechSolutionsusestheterm“volunteer”todescribeanyworkerwhoisnotcompensatedorcompensatedwithotherthanregularwages.Forexample,aworkerwhoispaidlessthanminimumwagestobeoncallorpaidpercallisconsideredavolunteer.Belowisareportoffindingsfromthesurveyandlisteningsessions.
SouthDakotaEMSReport2016 4
II.OverviewofEMSinSouthDakotaOut-of-hospitalemergencymedicalambulanceservicesinSouthDakotaareprovidedby130individualagencies.Oftheseagencies:
• 123aregroundambulanceservicesbasedinSouthDakota;• 5areairmedicalservicesbasedbothinandoutsideofSouthDakota;and• 2aregroundambulanceservicesbasedoutsideofSouthDakotabutprovidesignificant
responseintoSouthDakota.Respondentagenciesreportthefollowingabouttheiragencies,populationsserved,servicesprovided,callvolumes,ownership,leadershipandstaffing.Themajorissuesandchallengeswillbeaddressedinthesectiontitled“MajorIssuesandChallenges.”A.PopulationsServedPopulationsservedisanimportantindicatorofanagency’sabilitytorecruitworkersinavolunteerstaffingmodel(73%ofEMSagenciesinSouthDakotautilizevolunteers).InworkingwithhundredsofruralEMSagenciesandcommunities,SafeTechSolutionshasfoundthatittakesabout100personsinaserviceareatogenerateonevolunteer.Beyondpopulation,recruitingisalsoimpactedbyfactorssuchaspercentageofpopulationover65yearsofageandeconomicandemploymentconditions.AmajorityofSouthDakotaEMSagencies(84agencies,or65%)servepopulationsof3,000orfewer,and46agencies,or36%,oftheseservepopulationsof1,000orfewer.
Lessthan500…………………..11agencies(9%) 500-1,000……..…………………35agencies(27%) 1,001-3,000…………..………....38agencies(29%) 3,001-5,000……………………..13agencies(10%) 5,001-10,000…………………...11agenciess(8%) Greaterthan10,000…………22agencies(17%)
PopulationofServiceArea
35% Lessthan3,000
65%3,001-10,000+
BreakdownofPopulationofServiceArea9%
17%
8% 27%
10%29%
Lessthan500500-1,0001,001-3,0003,001-5,0005,001-10,000Greaterthan10,000
SouthDakotaEMSReport2016 5
B.AgencyOwnershipTransportingambulanceagenciesinSouthDakotaareownedbyavarietyofentities,testifyingtothevaryingwaysthatEMSdevelopedinSouthDakotaandisprovidedtoday.Morethanhalfarepubliclyownedthroughlocalgovernment,firedepartments,taxingdistricts,jointpowersauthorities,tribalgovernmentorthefederalgovernment.Ownershipisasfollows:
• Notforprofit…………………………………………………………………38agencies,or29%• Municipal,townshiporcounty……………………………………….48agencies,or37%• Privateforprofit……………………………………………………………10agencies,or8%• Hospital……………………………………………...…………………………10agencies,or8%• Fire…………………………………………………………………………………6agencies,or4%• Taxingdistrict………………………………………………………………..11agencies,or8%• Jointpowersauthority……………………………………………………..1agencies,or1%• Other(tribal,federalor“self”)…………………………………………..6agencies,or5%
Ownership/StructureofAgency
4%
1%5%
8% Notforprofit
29% Municipal,townshiporcounty
Privateforprofit
8% HospitalFire
8% TaxingDistrictJointpowersauthority
37% Other
SouthDakotaEMSReport2016 6
C.CallVolumeCallvolumeprovidesanindicatorofthepotentialrevenueanEMSagencymayearn.AmajorityofSouthDakotaEMSagencies(73agencies,or56%)respondto200orfewercallseachyear.Belowisthenumberofagenciesrespondingto:
• Fewerthan100callsannually………………………………45agencies,or35%• 100-200callsannually…………………………………………28agencies,or21%• 201-500callsannually…………………………………………22agencies,or17%• 501-1,000callsannually………………………………………11agencies,or8%• 1,001-5,000callsannually……………………………………19agencies,or15%• Greaterthan5,000callsannually…………………………..5agencies,or4%
AnnualCallVolume
4%
15%35%
8%
17%
Lessthan100
100-200
201-500
501-1,000
1,001-5,000
Greaterthan5,000
21%
4%
SouthDakotaEMSReport2016 7
D.LevelofClinicalCareProvidedTheclinicalservicesprovidedbyanEMSagencyarebroadlycategorizedaseitherBLS(basiclifesupport,whichincludestheprovisionofcardiopulmonaryresuscitation;bleedingcontrol;andthemanagementoftraumashock,poisoning,lifethreateningillnesses,injuriesandwounds)orALS(advancedlifesupport,whichincludesbasiclifesupportplusadvancedcardiacmonitoring,advancedairwaymanagement,theuseofavarietyofmedicationsandotheradvancedemergencymedicalprocedures).
• AgenciesexclusivelyprovidingBLS……………………………..…………………….…52agencies,or40%• AgenciesprovidingbothBLSandALS………………………………………………….56agencies,or43%• AgenciesprovidingprimarilyALS…………………………………………..…………….22agencies,or17%
LevelofClinicalServicesProvided
17%
40% ExclusivelyBLS
BothBLSandALS
PrimarilyALS43%
SouthDakotaEMSReport2016 8
E.HospitalPresenceandTransportingDistancesTheabsenceofahospitalinacommunityoftenimpactsthetimeacrewwillspendonacall.ThepresenceofahospitalinaruralcommunitysuggestsanEMSagencymaybeinvolvedinlongdistanceinter-facilitytransfers.Ofthesurvey’s130respondingagencies,74agencies,or57%,reportthatthereisnotahospitalinthesamecommunityastheirheadquartersormainstations.56agencies,or43%,reportthatthereisahospitalintheirsamecommunities.
Ofthe77respondingagencieswithoutahospitalintheirsamecommunities,38%reportdistancesof31milesorgreaterbetweentheirmainheadquartersorstationsandtheiragencies’mainhospitalreceivingfacilities.Only5%reporteddistanceslessthan10miles.
• Lessthan10miles………………………………4respondents,or5%• 11-15miles………………………………………...8respondents,or10%• 16-20miles………………………………………13respondents,or17%• 21-30miles………………………………………23respondents,or30%• 31-40miles………………………………………13respondents,or17%• Greaterthan40miles………………………..16respondents,or21%
43%
57%
HospitalinSameCommunityasHeadquarters
Yes
No
ApproximateTransportDistance
35%
30%
25%
20%
15%
10%
5%
0%Lessthan1011-15miles16-20miles21-30miles31-40milesGreaterthan
miles 40miles
SouthDakotaEMSReport2016 9
F.AgencyStaffingModelsandUseofScheduleEMSagenciesaretypicallystaffedusingemployeeswhoarepaidregularwagesoremployeeswhoareoftencalled“volunteers”andareeithernotpaidatallorarepaidlessthanregularwages.Someagenciesutilizeacombinationofpaidandvolunteerstaff.Ofthesurvey’s130respondingagencies,60%indicatetheirstaffispredominantlyvolunteers.
• Predominantlyvolunteer…………………………78agencies,or60%• Mixtureofvolunteersandpaidstaff………....17agencies,or13%• Allpaidstaff…………………………………………….35agencies,or27%
Ofthesurvey’s130respondingagencies:
• 76agencies,or59%,indicatetheyoperatewithaformalwrittenschedule.• 53agencies,or41%,haveaformalwrittenschedulethatisconsistentlyfilled(although6
indicatethisisdifficulttoachieve).• 45agencies,or34%,donothaveascheduleatall.Callsgoouttoeveryoneandthoseavailable
respond.• 9agencies,or7%,haveaninformalunwrittenschedulethatexistsbetweenstaff.
AgencyStaffingModel
27%Predominantlyvolunteers
13% 60%
Mixtureofpaidandvolunteerstaff
Allpaidstaff
ScheduleUse
Wedonothaveaschedule.Callsgoouttoeveryoneandthoseavailablerespond.
34%41%
Wehaveaninformalunwrittenschedulethatexistsbetweenthestaff.Wehaveaformalwrittenschedulebutoftenhaveemptyspacesatcertaintimesofthedayandweek.
7% Wehaveaformalwrittenschedulethatisconsistentlyfilled.
18%
SouthDakotaEMSReport2016 10
G.ChuteTimeMeasurementandTrackingChutetimeisanindicatorofthereliabilityofvolunteerEMSagencies.MostvolunteerEMSagenciesinSouthDakotadonothavecrewswaitingattheirambulancestationsand,instead,respondfromtheirhomes,workplacesorelsewherewhenneeded.Chutetimeisameasurementoftimefromthenotificationofthecrewuntiltheambulancebeginsmovingtowardtheemergencyscene.Thismeasurementiscontrollable.(Totalresponsetimesarenotcontrollablebecauseofdistance,weatherandmanyotherfactors).Howrapidlycrewsareabletogoinserviceandbegintheirresponsecanbeanindicatorofstaffavailability(Arepeopleavailabletorapidlyrespond?)andstaffengagement(Arepeoplemotivatedtobeavailableandrespondrapidly?).Thereisnostandardbenchmarkforchutetimebutagenciestypicallysetgoalsofhavingachutetimebetween1and10minutes.TheEMSProgramwasinterestedinwhetherornotagenciesweremeasuringandpayingattentiontochutetime.Ofthe91agenciesusingvolunteersthatrespondedtothisquestion,76%reportthattheymeasureandtrackchutetime,while24%reporttheydonot.
76%
24%
Doyoumeasureandtrackchutetime?
Yes
No
SouthDakotaEMSReport2016 11
H.LeadershipandStructureOrganizationalleadershipcanbeanimportantfactorinanagency’ssuccessandabilitytoaddresschallenges.Howtheleaderischosen,prepared,empoweredandutilizedprovidesinsightintotheorganization’sculture.Hownewemployees,membersorvolunteersbecomepartoftheorganizationprovidesanindicationofhowtheorganizationisstructuredandoperated(i.e.morelikeaclubormorelikeabusiness).
• 35agencies,or27%,reporttheleaderoftheirorganizationisrecruitedandhiredbyaboardofpersonswhoarenotemployees,volunteersormembers;
• 72agencies,or55%,reporttheirleaderhasbothformalleadershippreparationandthepowertodisciplineandfirestaff;
• 55agencies,or42%,reporttheirleaderdoesnottakemorethan20hoursofambulancecalltimeinaweek;and
• 72agencies,or57%,reportthattheirmembersdonotvotetoapprovetheacceptanceofnewmemberstotheiragencies.
Leadership
Theleaderofourorganizationisrecruitedandhiredbyaboardofpersonswhoarenotemployees,volunteersormembers.Theleaderhasformalleadershippreparation(educationandtraininginleadership).
27%
55%
Theleaderisempoweredtodisciplineandfirestaff. 55%
Theleaderdoesnottakemorethan20hoursofcallinweek.timeinaweek.
42%
Theemployees,volunteersormembersdonotvotetoapproveacceptanceofnewmembers.
57%
0% 10%20%30%40%50% 60%
SouthDakotaEMSReport2016 12
I.FinancialSituationandPracticesOrganizationalsustainabilityisconnectedtoanorganization’sfinancialpracticesandsituation.
• 68agencies,or52%,aresubsidizedbypublicmoney(taxes,taxingdistrict,municipalorcountyfunds);
• 60agencies,or46%,haveawrittenbudget;• 58agencies,or45%,indicatethatrevenuefromtheirbillingfortransportscoversexpenses;• 29agencies,or22%,reporthavingatleast25%oftheirannualbudgetinreserves;• 39agencies,or30%,dotheirownbillinginternally;• 71agencies,or55%,useaprofessionalbillingservice;• 17agencies,or13%,arepartofahospital,andthehospitalbillsforthem;and• Only2agenciesreportnotbillingforservices.
FinancialSituationandPractices
52%
46% 45%
22%
8%
Wehaveawrittenbudget.
Revenuefromourbillingtransportscoversallourexpenses.
WearesubsidizedWearesubsidized Wehaveatleastbypublicmoney. byahospitalor 25%ofourannual
otherentity. budgetinreserves.
BillingPractices
2%
13%30%
55%
Wedoourownbillinginternally.
Weuseaprofessionalbillingservice.
Wearepartofahospital,andthehospitalbillsforus.
Wedonotbillforpatienttransports.
SouthDakotaEMSReport2016 13
J.MedicalDirectionPhysicianmedicaldirectionisoftenconsideredakeyelementtotheclinicalqualityofservicesprovided.Theinvolvementandstructureoftherelationshipwiththemedicaldirectorarekeyfactorsinanagency’seffectiveness.Ofthe130agencies,100%haveamedicaldirector,and75%reporttheirmedicaldirectorshaveagoodknowledgeofemergencymedicine.Overhalf(64%)reporttheirmedicaldirectormakeshim/herselfavailablewhenneeded.Percentagesbegintodrop,however,whenrespondentsconsidertheirmedicaldirectors’levelofengagementwiththeiragenciesandwhethertheiragenciesmakeinvolvementbytheirmedicaldirectorsformalandcompensated.Forexample,lessthanhalf(42%)reportactiveengagement,andonly18%reporttheirmedicaldirectorsregularlycometotheiragenciestoreviewcallsandeducate.Lessthanhalf(42%)haveformallettersofagreementorcontractswiththeirmedicaldirectors,andonlyaquarterhavejobdescriptionsfortheirmedicaldirectors.Only19%paytheirmedicaldirectors.
• Wehaveamedicaldirector……………………………………………………………..130respondents,or100%• Ourmedicaldirectormakeshim/herselfavailablewhenneeded…………83respondents,or64%• OurmedicaldirectorregularlyreviewsPCRswhenrequested...…..………51respondents,or39%• Ourmedicaldirectorregularlycomestoouragencytoreview
callsandeducate……………………………………………………………………………….23respondents,or18%• Ourmedicaldirectorisactivelyinvestedandengagedinouragency…...55respondents,or42%• Ourmedicaldirectorhasagoodknowledgeofemergencymedicine……97respondents,or75%• Wehaveajobdescriptionforourmedicaldirector……………………………..33respondents,or25%• Wehaveacontractorletterofagreementwithourmedicaldirector…...54respondents,or42%• Wepayourmedicaldirector…………………………………………………...………….25respondents,or19%
MedicalDirection
Wehaveamedicaldirector. 100%
Ourmedicaldirectormakeshim/herselfavailablewhenneeded.
OurmedicaldirectorregularlyreviewsPCRswhenrequested.
64%
39%
Ourmedicaldirectorregularlycomestoouragencytoreviewcallsandeducate.
Ourmedicaldirectorisactivelyinterestedandengagedinouragency.
Ourmedicaldirectorhasagoodknowledgeofemergencymedicine.
18%
42%
75%
Wehaveajobdescriptionforourmedicaldirector. 25%
Wehaveacontractorletterofagreementwithourmedicaldirector. 42%
Wepayourmedicaldirector. 19%
SouthDakotaEMSReport2016 14
K.EducationalandComputerCapabilitiesTheEMSProgramsoughtthefollowinginformationforeducationalplanningpurposes:
• 88%ofrespondingagenciesreporttheyhaveaphysicalmeetingortrainingspaceinthesamebuildingwheretheirambulancesarelocated;
• 86%reporttheyhavehigh-speedInternetattheirmeetinglocations;• 79%reporttheyhaveacomputerattheirmeetinglocations;and• 82%reporttheiragencieshaveaudio/visualservicesattheirmeetinglocations.
III.MajorIssuesandChallengesThefollowingmajorissuesandchallengesemergedfromaggregatingthedatafromthesurveyandthelisteningsessions:
• Workforceshortages• Reliability• Sustainability/Preservationofthevolunteerstaffingmodel• Financialresources• Thesuccessfultestingofnewproviders• Outdatedlawsandrules• Regionalcollaboration
WorkforceshortagesInboththesurveyandlisteningsessionsrecruiting,retaining,staffing,schedulingandmotivationaretheleadingchallengesandissuesfacingamajorityofEMSagenciesinSouthDakota.Workforceshortagesareanissueforbothpaidandvolunteeragencies.
• 78%ofagenciesreportstaffing,orhavingenoughpeopletoadequatelystaff,isachallenge;• 94%ofagenciesreportworkforce(recruiting,retaining,motivingandengagingworkers)is
theirareaofgreatestneed;• 36%agreeorstronglyagreethattheyhaveenoughstaff;• 35%agreeorstronglyagreethatemployees/volunteers/membersrarelytakemorethan48
hoursofcallperweek;• 41%agreeorstronglyagreethatemployees/volunteers/memberscaneasilyleavetown
withoutworryorguilt;• 33%agreeorstronglyagreethattheyhavedefinedrecruitmentstrategiesandregularly
engageinrecruitmentactivities;• 57%agreeorstronglyagreethattheyhaveidentifiedaspecificnumberofactivepeople
neededontheirrostertooperatesafelyandhumanely;and• 59%agreeorstronglyagreethattheirschedulingofstaffissafeandhumane(adequatetime
offisencouraged,andalimittotheworkingofcontinuouson-callhoursisenforced).Agencieswithfullypaidstaffsreportsomechallengeswithrecruitingparamedicsingeneral,andmorespecifically,withrecruitingparamedicswithparamedicexperiencewhotheydescribeas“quality”workersandclinicalproviders.
SouthDakotaEMSReport2016 15
Noneofthepaiddepartmentsreportshortagestobeimpactingdailyoperations.Paidfiredepartmentsreportlesschallengesinrecruitingandretrainingparamedicsthannon-firedepartmentagencies.Themostacuteshortagesareinthe95agenciesinSouthDakotathatusevolunteersordonatedlaborinsomeform.Representativesfromtheseagenciesreportincreasingdifficultyinrecruitingenoughpeopletoreplaceemployees/volunteers/memberswhoareleaving,agingoutorbecominginactive.Representativesfromvolunteeragenciesdescribedatlisteningsessionsthestaffingandrecruitingchallengestoberelatedtothefollowing:
• Lackofinterestinvolunteeringbyyoungergenerations;• Difficultiesassociatedwithcompletingtrainingandpassingtests;• EmployersunwillingtoallowvolunteerstoleaveworkandrespondonEMScalls;• Increasedtimecommitmentsassociatedwithlongtransportsandlongtransfers;• Timecommitmentsassociatedwithongoingtrainingandrecertification;• Alackofavailabletimeaspotentialrecruitsareworkingmorehoursandtravelingfurtherfor
employment;• Lackofavailablecrewmembersatcertaintimesofthedayandweek;and• Chronicshortstaffingcausingburnout.
Thesizeofanagency’srosterandthenumberofpeopleontherosterwhoareactiveareindicatorsofanorganization’sworkforcecapability.“Active”canbelooselydefinedasthosewhoregularlyavailthemselvestobeoncall,regularlyrespondtocallsandregularlyattendagencymeetingsandtraining.SafeTechSolutionshasfoundthatittakesatleast14activememberstosafelyandhumanelystaffone24/7unitinavolunteeragency.With14activemembers,eachmemberwouldbeneededtotakeatleast24hoursofcallperweek(iftheunitisstaffwithtwomembers).Ofthe129agencieswhorespondedtothesurveyquestion,73agencies,or56%,reporthaving15orfeweremployees,volunteersormembersontheirrosters.
• Lessthan10onroster…………………..31respondents,or24%• 11-15onroster….……..…………………..42respondents,or32%• 16-30onroster………………..………......36respondents,or28%• 31-40onroster………………………….......6respondents,or5%• Greaterthan40onroster….…………..14respondents,or11%
NumberonRoster
5% 11%24%
28%
32%
Lessthan10
11-15
16-30
31-40
Greaterthan40
SouthDakotaEMSReport2016 16
Ofthe130agencieswhorespondedtothesurveyquestion,62agencies,or48%,reporthavingfewerthan10activeemployees,volunteersormembersontheirrosters.96agencies,or74%,reporthaving15activemembersorless.
• Lessthan10active……………………….62respondents,or48%• 11-15active……..…………………………..34respondents,or26%• 16-30active…………..………....................21respondents,or16%• 31-40active…………………………………..4respondents,or3%• Greaterthan40active……………………9respondents,or7%
NumberofActiveMembersonRoster
3%7%
16%Lessthan10
48% 11-15
16-30
31-40
Morethan4026%
SouthDakotaEMSReport2016 17
VolunteerEMSAgencyReliabilityVolunteerEMSagencyreliabilityisconcernedwithwhetherornotanagencyisabletomeetrequestsforserviceinatimelymanner.SafeTechSolutionsassessesanEMSagency’sreliabilitybyevaluatingwhetherornottheagencywasabletomeetallrequestsforserviceinagiventimeperiod(saythepastyear)alongwithitschutetimes(ameasurementoftimefromthenotificationofthecrewuntiltheambulancebeginsmovingtowardtheemergencyscene).Anagency’sabilityorinabilitytobereliableisanindicatoroftheimpactofashortageofvolunteersitoperateswith.AssessingEMSagencyreliabilityinSouthDakotaisdifficult.Thereiscurrentlynouniformreportingofresponsesmissedordelayed,andthereisnouniformtrackingofchutetime.Thesurveyaskedvolunteeragenciestoself-reportmissedresponsesanddelayedresponses.91of95volunteeragenciesrespondedtoaquestionaboutmissedresponses.29agencies,or32%,reportedmissingresponsesinthepastyearduetostaffingshortages.Inthe“Comments”sectionofthesurvey,someindicatedthatmissedresponseshadoccurredmorethanonce.
• 29agencies(32%ofthevolunteeragencies)reportedmissingresponsesinthepastyear.• 62agencies(68%ofthevolunteeragencies)reportednotmissingresponsesinthepastyear.
32%
68%
Haveresponsesbeenmissedduetolackofstaffavailability?
Yes
No
SouthDakotaEMSReport2016 18
91of95volunteeragenciesrespondedtoaquestionaboutdelayedresponses.26agencies,or29%,reporteddelayedresponsesinthepastyearduetostaffingshortages.Inthe“Comments”sectionofthesurvey,3respondentsindicateddelayswereespeciallytruefortransfers.
• 26agencies(29%ofthevolunteeragencies)reporteddelayedresponses.• 65agencies(71%ofthevolunteeragencies)reportednodelayinresponses.
29%
71%
Haveresponsesbeendelayedduetolackofstaffavailability?
YesNo
SouthDakotaEMSReport2016 19
AgencySustainabilitySustainabilityisanevaluationofanagency’slikelihoodofcontinuingtobeinbusinessinthecoming3-10years.VolunteerEMSagenciesacrosstheUnitedStatesarestrugglingtostayinbusinessduetoashortageofpeopleandfunding.ThecurrentEMSsysteminSouthDakotareliesonlocalagenciestoprovidetheseservices,andarealconcerniswhetherornottheseserviceswillbeabletocontinueoperationinthefuture.Whetherornotanagencyissustainableisimpactedbymanythings.SafeTechSolutionsassessesEMSagencysustainabilitybyevaluatinganumberoffactorsincluding:
• Trendsinthenumberofactiveemployees/volunteers/membersontheagencyroster;• Thefinancialresourcesoftheorganization(subsidies,localsupport,financialreserves);• Abilitytocreateacompellingrecruitingvalueproposition;• Organizationculture;• Leadership;• Communitysupport;• Collaborationwithotheragencies;• Internalculture;• Involvementofthemedicaldirector;• Businessstructureoftheorganization;• Schedulingpractices;and• Planningpractices.
AgencyrostertrendsInlisteningsessionsvolunteerEMSagenciesreported10yeartrendsofdecliningnumbersofactivepeopleontheirrosters.Agenciesrepresentedinthesessiondescribednotbeingabletoadequatelyreplaceemployees/members/volunteerswhowereleavingtheworkorbecominginactive.Thecurrenttrendsuggeststhatsomeagencies(asoperatingtoday)willnothavesustainablenumbersinthenext3-10years.FinancialsituationInlisteningsessionsvolunteerEMSagenciesreportedhavingbeguntopayvolunteersusingoncallpay,percallpayandweekendandholidayincentives.Theyalsoreportednothavingthefinancialresourcesavailable(asoperatingtoday)topayforfulltimestaffing.ThesustainabilityindexAspartofthesurvey,SafeTechSolutionscreatedasustainabilityindexthataskedEMSagenciestoagreeordisagreewith20statementsonaLikert-typescale.ThestatementsreflectSafeTechSolutions’workaroundsustainabilityelementsofEMSagencies.Anagencyhasthepossibilityofscoring100pointsontheindex.
• Agenciesthatscore75oraboveareconsideredsustainable.• Agenciesthatscorebelow75facechallengestotheirsustainability.• Agenciesthatscorebelow60arelikelytonotbesustainablewithoutsignificantchange.
OfSouthDakota’s130agencies:
• 44,or34%,aresustainableasoperatingtoday;• 61,or47%,facechallengestotheirsustainabilityasoperatingtoday;and
SouthDakotaEMSReport2016
20
• 25,or19%,arelikelynottobesustainable.ReluctancetochangethecurrentmodelManyruralEMSagenciesinSouthDakotafacesignificantworkforceshortagesandsustainabilitychallenges.However,thereappearstobereluctancetochangethecurrentmodelofruralEMSbeingprovidedbylocalindependentvolunteeragencies.Whileonly36%ofsurveyrespondentsreportedhavingenoughstafftoday,only33%reporteddefinedrecruitmentstrategiesandregularrecruitmentactivities.Similarly,whileupwardsof32%ofvolunteeragencieshavemissedresponsesinthepastyear,alargepercentage(67%)reportbeingconfidenttheiragencywillbeprovidingservicesin5-10years,and57%reportbeingoptimisticaboutthefutureofruralEMSinSouthDakota.Whenaskedinlisteningsessionsaboutthediscrepancybetweencurrentworkforceshortages,reliabilityandagencies’confidenceofsustainability,agencyrepresentativesprovidedthefollowingexplanations:
• “We’llgetby.Wealwayshave.”• “Wecanstillmakevolunteerismwork.”• “Werecognizethatwehavetochange,butthat’s10-15yearsinthefuture.Wedon’tneedto
doanythingnow.”• “Ifwecanreducetherequirementsforcertificationorimprovetestingwe’llfindenough
people.”• “We’lllosecontrolifsomeoneelseprovidesEMSinourcommunity,sowehavetomakeit
work.”• “It’snotthatbad.Ourservicehasnevermissedacall.”
FinancialresourcesInopen-endedquestionsandlisteningsessionsagencyrepresentativesreportedchallengeswithfindingordevelopingfinancialresourcesaslaborcostscontinuetoincrease.Manyofthevolunteerstaffedagenciesincreasinglyhavetopayincentivesforlabor.EMSagenciesearnrevenuesbytransportingpatientsandalsobybillinginsurance,Medicare,Medicaidorprivatepayersforthoseservices.Whenthecostofprovidingservicesexceedswhattheagencyisabletoearn,theagencywillneedasubsidy.Subsidiescomeinmanyforms:taxdollars,donatedlabor,monetarydonationsandotherrevenue-generatingactivity.ThelargestsubsidyofEMSinSouthDakotatodayisdonatedlabor.Thissubsidyisdisappearing,andthuscreatingtheneedfornewrevenuesources.Tooperateone24/7unitwithfullypaidemployeesandbeabletocoverthecostofthatunitwithoutasubsidy,anambulanceserviceneedsbetween500and700payingtransportsperyear.Only35ofSouthDakota’s130EMSagencieshavecallvolumesthatexceed500transportsperyear.ThesuccessfultestingofnewprovidersInopen-endedquestionsandlisteningsessionsagencyrepresentativesreportedchallengeswithnewprovidersbeingabletopasttheNationalRegistryofEMTs’computerbasedcertificationtesting.Thereisnotbroadagreementontheextentorthecausesofthesechallenges.Someofthecausessuggestedinthelisteningsessionswere:
SouthDakotaEMSReport2016
21
• Thedifficultyofthecomputerbasedtestingprocess;• Lackofcomfortwithtechnology;• Qualityofinstruction;and• Coursematerialsnotadequatelypreparingprovidersforthetest.
OutdatedlawsandrulesInopen-endedquestionsandlisteningsessionsagencyrepresentativesexpressedconcernsthatsomeofthecurrentstateEMSlawsandrulesareout-of-date,donotreflectcurrentpracticeandmayactuallyimpedeSouthDakota’sabilitytokeeppacewithnationalEMStrendsandtrendsinhealthcareandruralhealthcare.RepresentativesofadvancedlifesupportagenciesexpressedconcernaboutthelimitsofthecurrentstructureofEMSinSouthDakota.Thisstructure,bylaw,hasbasiclifesupportregulatedbytheEMSProgramandadvancedlifesupportregulatedbytheBoardofMedicalExaminersandOsteopathicExaminers.ThisdoesnotmatchthewayEMSisstructuredinmoststatesandcreateswhatsomebelieveareunnecessarycomplicationsinandobstaclestotheeverydayprovisionofEMSanddevelopmentofmobileintegratedhealthorcommunityparamedictypeprogramsinSouthDakota.Suchprogramsreflectanationalandinternationaltrendinemergencymedicalservices,healthcareandruralhealthcare.AgencyrepresentativesrequestedthattheEMSProgramconsiderareviewofstatelawsandruleswithaneyetowardcreatingthemostreasonableandefficientmeansofregulatingEMSbasedontrendsandbestpracticesinEMSandhealthcare.RegionalcollaborationInsomeofthelisteningsessionsagencyrepresentativesdiscussedtheopportunitiesandrisksassociatedwithregionalcollaboration.SomelargerEMSagencyrepresentativesareconcernedaboutthegrowingregionalresponsibilitiestheymustshoulderassmallerneighboringagenciesstrugglewithworkforceandstaffingissuesandareunabletomeetallresponsedemands.Regionalcollaborationisviewedbysomeasanopportunitytoplan,consolidateresourcesandprepareinamannerthattakesamoresystem-wideapproachtotheprovisionofEMS.OtheragencyrepresentativesareconcernedthatregionalcollaborationsignalsthelossofcontrolofhowEMSisprovidedintheircommunity;thefirststeptowardbeingtakenoverbylargeragencies;alossofidentityfortheiragency;andallofthechallenges,problemsandconflictthathasbeenassociatedwithruralschoolconsolidation.
������������������� ���������������������������������������������������� ����� �������
������ ������������������ ���������� ��������������������� ����������� ������� � !"#$�%��
��������������������������&��������'���(���)���������������*�����������(����$
�������������(���)����������� ����� �'���������������������������(������������������������
����������(�������������������������� ������� ���������������+���$�,����������������
������������ ��� ������(��������������������������������������������� ������ ������������$
����������������������������������+�������������������������+������-��*����������������
���������������� � !"#$�%����������������������������� ����*���-��� ����.� ����������������
��������(�/��+ ����������������������0������������1� �����������$�������(������������������ �������
���$��$(��$
%��� ����� �'����������������+������������������������������������ �����������������������
���$�%����������������� ��������� ����������������������(���������������������������������
������������������(������������� $�%��� ��������������������������������������(���������
�&������$������������������������������ �����������������+������� ������(����������� �����
'����������������������������������������������������������������$
%�� �������(��������������������(����������2������������ ������������������������������������
�����������������������������������������������������$�%������������������������������ �����
'�������������� ����� ������������������������(������������������ ������ ������������������
������� ��������+���$������ ������������������������������������$
%������������������������������(���� �����(��������������.�����������(������������ �����������
������������������� ����������������������������������+���$�3�������������������������������
+������ ��������$�/������������������((��(����� �����(�$����������������������������
�������������������������������������������������������)��$������(���� ����� � !"4������ �����
'����������������������������(����&����������(����(�������������������������������� �����
��+���.�������������������(������ ��������������$�%���������������������������������(�����������
������������������.����������������������������������������������������������������������(�����
������� ������������$
�����������
�������+���������(������������ !"4�������+����� ����� �'�����������������(���
���������+�������&��5!��������������������������� ������������������������������ �������
�������+���$�3�����������������������������������������������������$
���������������������6��+���������$���+7�����$��$�����������8��������$
�� ������������������
���������������������������������������
���
������������
������������
��� ��� ������������������!���������������!��������������!�����
"��#!!��$�����!�!������������������%�������������������
����������&''
&''( '''
''(� '''
� ''(& '''
& ''(' '''
)������������' '''
���*�����*�!�������$!���
&��+������������������������,�������������
�������������%���������
-$��������%��������������!��������
#���!��������
.����
�
���*�����*�!�������$!���
/����%����������������%����!��%���
�$����%����0�1
0����0�1�����#�1
���������#�1
.����
���*�����*�!�������$!���
2��.������!3������������������������,�������������
�������!����������4����
-���!�� �������!����������
��%��������!����
+��!����
5��
6�$���������
7����!�����������������������������������
.����
8��#!!��$�����������������%�����
����������''
''(�''
�'(&''
&'( '''
''(& '''
)������������& '''
�
9�� �����������!������ �%������������������������������������������������
����������'
(&
/(�'
�("'
)����������"'
:������
'��.��������!������ �%����������������������������������������������������%���������������;����������
������������������������������������,��������������
����������'
(&
/(�'
�("'
����������"'
����������������!������������������������������������<���������������������,
=��
�
"
:������
�������������������%�������!��������������������������������!!��$����������!���������������������
��������<���������������������������������!��������%���������,�������������
����������'�����
(&�����
/(�'�����
�(�'�����
�("'�����
�������������"'�����
>���������!!�����?����%�������!�������������������
&
=����������@��������������������
�������+���������(������������ !"4�������+����� ����� �'�����������������(���
���?�������������������������������������;�����������!!������������������
A��������������
A������������
#�%��������������������������
#�����������!����!��!������������������������������������
>�������������������!����!�������������
1������$�����������3���������
���%�����!!��!��������!�����������������
#%������������������������!���������
-��%��������������!����!���
-��%�����������������������������3������
-�����������������������������
����������������������
5�������������������%�������%�������������������!��������
6�����������!�������������������������
6�����������������������;����������������������������������;�����������
#%�������������������3�����������!���!���%�������
���!�����!���!���%�����������!�������� �������A�����������
#%����������������������������
:�������������-6�������
.����������������������������!!��������������
.�����������������������������������������������������
/
���*�����*�!�������$!���
>�%���!�����������������������
��!��%���������������������������
>������������������������������������
>������������������������������������������������
����������!�����������������������������
6�����������������%����������������
������������<��������������!��%������������
:��!������������������������
:������������������������
A��������!����������%����������
-���������������%��%�����
.��������!!��!�����%�����������<�!����
:�����������������������!�����
.����
2
/��������������������������������$��/����������+��������������+���� �������������������
�(������������ �����$��%�������������������������������������������������� ������������
��+��������������� �(������������$�
�-1�#����������$
�������+���������(������������ !"4�������+����� ����� �'�����������������(���
� 1��������������� >������
��������������
������� #���� 1�������������
#���!�������������������
��������������������������
!��%�������%������&('������
?�������!���������������
�����������������-1���1����
>�;���
.����������������!�����������
����������3�����%�������������
���������!�������!������
6����������%��������������
?����%�������������������
������������������������������
����������������%���
?����%�������������!����
�������������%��!��!�����
�����������������������!�����
��������������������
?����%��!��!���� ���!��������
����������������������%��������
��%�����������������
�����4����
?����%������������%���������
���������������������� ��%���
����!����������
"�����������������������������������������������������
8
6���!������ �����������
����������������������
��!�����������!�����
.����������������������������
������������������������
���<������������������������
���;������������������(����
������
��!������3%���������3�������
���������;������������"8������
��������!������;
��!������3%���������3�������
������������ ��$����
������������������������
������������<����
��!������3%���������3�������
�������������%�������������
�������������������
�-1���%���������������%��
�����
.��������4������������������
������;�����������������������
��!������3%���������3�������
�����!!��!�������������4��
�������!���������������;
?����%���������$!��������
����������%�������!����������
�������������������������������
��������
?��!���!����������������
!����������������������
?����%����������������
!�������%����������������
?����%��!�����������!�������
�����������������������������
�!���������<�����
?���������������������������
���������������������������
?����%��!���%�����������!�
����������B�������%����������
?�������������%����������������
!�����������������������
��$�4�����%����
?����%���������������<����
������������!!��������
� 1��������������� >������
��������������
������� #���� 1�������������
9
1�����������������������������
�������������������
���������������;��!��!��������
���%��������������!�������
?����%��!���%�����������!�
�������������������-1
�������
?�������%��%������������
������������
���!�����������������
������������!!����������
��������������!��%���
�����������������
?������%����������������
����������������������
���%����������������
����������� �!��������;� ����
��������
.������������!��%������
�!!��!���������������������
�����-1
?���������������������������
������������������������
�!������%���� �������������
�����������������%��
?����%����������������
��������!������������������
?����%����������������
����������������������!!��!����
��%�������!���������������
���%��������
.���%������������<�!��������
����� ��������� �������������
���!���
� 1��������������� >������
��������������
������� #���� 1�������������
'
#���������������4����
�������+���������(������������ !"4�������+����� ����� �'�����������������(���
:������
&��6������������������������������������!��������������������������������������������!!�����������
�������
?�����������%��������������:����������������%������������������%����������!����
?����%�������������������������������������$������������������������%�������;��!������;�����������%������������
?����%���������������������������������������%����!����!��������������������������������������;
?����%���������������������������������������������������
� 3�� 9�
6���������3����������
���������4������
����������������������
���������!����������
����������!���������
%���������������������
6��������������������
��������!�!��!������
��������������������
����������!�
6�����������
��!�������������!���
�������������
6������������;�������
������'���������
����������������������
���;
6�����!���������
%��������������������
%��������!!��%�����
����!��������������
������
:������
/�������������������������������!�������������
:�������
2������������������������������������������������!��������������������������!!���
?����%�����������������
A�%�����������������������������!�������%�������������$!�����
?�����������4������!��������������$�� ���$��������� �����!�������������������
?�����������4�����������!������������������
?����%������������&C�����������������������������%��
�
:������
8��������������������������������������������������4����������;�����������!!���
?����%������������������
.��������������������;�����3���������%������������������
.������������������������������%�����:A���������<������
.�����������������������������������������������������%��������������������
.�����������������������%��������������������������������������
.�����������������������������;����������������������������
?����%����B��������!��������������������������
?����%����������������������������������������������������������
?��!���������������������
���*�����*�!�������$!���
9��0�����!��������������������
?����������������������������
?��������!��������������������%���
?������!������������!���������������!���������������
?�����������������!�����������!����
.����
�
#��������������������������������
�������+���������(������������ !"4�������+����� ����� �'�����������������(���
���* .*����������������!��������������������������������,
�'��>������������������%����!�������������3��������!�������������������������������������������
�����������,
=�1
.
:������
���>������������������%�����(�!����������������������������������,
=�1
.
:������
����>������������������%�������!���������������������������,
=�1
.
"
:������
����>������������������%������3%�������%��������������������������,
=�1
.
&
%�������������� ������������(���� ������������ ���������������������������������������$��������
�+��8��������� :; <�� ��������������������������$
5���#�������D����E���������
�������+���������(������������ !"4�������+����� ����� �'�����������������(���
:������
�"�������������;�����������!!���������
?�������$!�������������������%���������������������
���!����������������%��������������%����������������������!������� ����������������;�������������������������������
-������������!��!��������������������������������������%����������
6���!�!��������������������������������
6���!�������������!��!�������������������%�������/&������������
:���������3����������<������������������ ������� �������������������������!�������������������������%���������
�����!��!������������������%���%���������������������������������������������������������������
?������������!������%����������������������������������%�������������������������������%��������������������������;�
:������
�&���������!�����������%��������������������������������;�����������%������������������������������
�����������������!���������������������������%�������,
=�1
.
/
:������
�/���������!����������������!�������������������������������������������������%������������������
����!���!������������<�����������!���������������������������&�������������������������
���!�����,
=�1
.
:������
�2��>����������������������;��������������������������!������������������������������������������,
=�1
.
2
/���������������������������(����������+����� ����������(���������������� ������ �����������
�����������
?�������!������������������������
�������+���������(������������ !"4�������+����� ����� �'�����������������(���
�8��?��������������������������������������,
�9������������������������������������������������!,������;�����������!!������������������
:�����������������!������������������
0��������!!������������������������������������
+��!������������������� ��������� ���$�!���������������������%����-1�������������������%��������������!!��!����
������
#�������������������!�����������������������
>�%���!������������������������������������
�%������������������������������������������!���������������������������$�4����������������!!��������
>�%���!�����������������������
A�������������
A������������
)�����������%������������������������������������%�������������������������������������
�$!����������!��������������������������������������������������������������
:�������������������������
-��%��������������!����!���
-��%�����������������������������3������
-�����������������������������
8
.����������
>�%���!��������������;������������������������!��������
#����������������������!���!���%��������������
#��������������������������������������������
���!�����!���!���%������������������!�������� �������A�����������
>������������������������������������
>������������������������������������������������
������������<��������������!��%������������
-��������������������������������
-���������%���!������������!����������%����������
��!��%����������������������������3�%��%�����
.��������!!��!�����%�����������<�!����
��!��%��������������������
>�%���!�������������������������!��������!������
�'�������������������������������-1��������������������������������!����,
9
:������
���>������������������'/ �����.��������A�����+������������������������!!��$���������������������-1
�������������������1��������1�����>�;����������������%���������� ������������������������������������
�!��������������?���������������������������������������������������������������������%�����
������������������:���������������
?��������
1��$�5����
���;����
#�������
�����
1!������
+���1!����
-������
A�!��:��
-������
:���������
�'