Clara Almeida -Ignacio Araquistain -Gema Arrieta -Ángela Berdugo- Martina Leante -Gisela Pagès - Almudena Sacristán

Fundamentación del proyecto 1Actividades 5Plan marketing y comunicación 10Cronograma 17Plan financiero 18Consideraciones legales 25Fuentes 27Contacto 28

Índice de contenidosSOI

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Introducción

Hoy en día, la tecnología está presente en todos los ámbitos sociales, convirtiéndose en un factor necesario en el desarrollo de cualquier inquietud intelectual. Más concretamente y ciñéndonos al ámbito cul-tural, se ha convertido en un recurso imprescindible para el estudio y el disfrute de la experiencia artística. Encontramos muchas instituciones que utilizan las nuevas tecnologías como herramienta para desarro-llar su metodología expositiva y educativa, rompiendo así con los vie-jos cánones, ofreciendo al público una experiencia más interactiva y dinámica. Espacio Fundación Telefónica se presenta como un referente en España. No obstante, todo este esfuerzo innovador, queda deslucido por una escasa visibilidad hacia el exterior, tanto local como a nivel nacional e internacional.

SOI, Space of Innovation, apuesta por reunir a expertos de toda las partes del mundo en la ciudad de Madrid, ofreciendo a un público espe-cializado sus conocimientos sobre las prácticas más innovadoras en el ámbito expositivo. Cada ponente, escogido por su claro papel en pos de la implementación y el desarrollo de nuevos dispositivos tecnológicos en sus espacios, aportará su conocimiento, técnicas, visiones y expe-riencia al público presente.

Objetivos generales

-Aumentar la visibilidad del Espacio Fundación Telefónica a nivel nacio-nal e internacional.

-Ofertar un foro pionero, innovador y de alto nivel en el panorama cultu-ral español e internacional, en torno a la temática de la tecnología apli-cada al sector expositivo.

Objetivos específicos

-Producir un congreso de tres días de duración, proponiendo la intera-cción entre profesionales de diversas instituciones nacionales e interna-cionales, y favoreciendo el networking y el intercambio de conocimien-tos.

-Posicionar a Espacio Fundación Telefónica como referente en el desa-rrollo de las herramientas tecnológicas relacionadas con la cultura.

-Proporcionar un espacio para que jóvenes creadores presenten sus proyectos a marcas vinculadas con el patrocinio cultural.

Fundamentación del proyectoSOI

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Fundamentación del proyecto

Fundamentación

Tras un análisis exhaustivo del Espacio Fundación Telefónica, hemos llegado a la conclusión de que aunque goza de un gran poten-cial económico y tecnológico, carece de una visibilidad en consonancia con dicho potencial.

En nuestros anteriores proyectos hemos intentado solucionar este pro-blema interno con propuestas acordes a las carencias en los distintos ámbitos culturales (artes escénicas, patrimonio, exposiciones) y del sector comunicacional (imagen corporativa). Además, hemos localizado que este mismo problema se encuentra también a nivel externo: aquí nace la idea del proyecto SOI, pensado para solucionar la falta de visibi-lidad del Espacio Fundación Telefónica a nivel internacional.

SOI es un congreso que tiene la pretensión de reunir en la sede del Espacio Fundación Telefónica a profesionales y artistas nacionales e internacionales del ámbito cultural, cuyo trabajo los sitúa a la cabeza en la aplicación de las nuevas tecnologías al servicio del sector expositivo, creando un feedback con el público asistente al evento.

Así, con nuestro proyecto se concebirá un ambiente de intercambio cultural en el que se destaque la responsabilidad social del Espacio Fundación Telefónica, que se convertirá en el epicentro de la inno-vación cultural del momento, aumentando su visibilidad y captando la percepción y la tendencia de la cultura actual. A su vez, servirá para la obtención de unos indicadores que nos permitan describir una visión concreta del panorama cultural que está avanzando hacia una transfor-mación digital.

Oportunidad de negocio

El término colaboración ha cambiado y se ha expandido en los últimos años, implicando siempre un retorno social, que se ha hecho manifiesto en el desarrollo del personal, en la comunidad o en la reputación. Las organizaciones implicadas se conectan a diversos niveles, colaboran-do para desarrollar e impulsar mutuamente relaciones innovadoras. La base de esta colaboración debe ser estratégica, duradera, caracterizada por un intercambio y una comunicación recíproca para producir los be-neficios deseados a medio y largo plazo en una amplia gama de áreas.

El ámbito cultural no se queda atrás en la búsqueda de alianzas, siendo muchas las instituciones culturales que establecen dichos convenios de colaboración para promover vínculos estratégicos. La finalidad de estos acuerdos es intensificar su acción cultural y fomentar sinergias entre diferentes instituciones de primera línea a escala internacional. Insti-tuciones culturales de renombre como el Museo del Louvre, Fundación Gulbekian, Museo Reina Sofía o la Real Academia de la Historia, tienen firmados sendos convenios de colaboración con instituciones culturales nacidas del seno empresarial, como por ejemplo las Fundaciones La Caixa, Iberdrola o Banco Santander. Este dato nos lleva a la conclusión de que la inmensa mayoría de las fundaciones culturales nacidas de una matriz empresarial, buscan alianzas para gestionar, desarrollar o apoyar proyectos propios, ajenos o compartidos, utilizando las platafor-mas de las demás instituciones como trampolín publicitario, aumentan-do su visibilidad.

De esta forma, la oportunidad de negocio de SOI, enfocada en el en-cuentro entre instituciones culturales, busca alcanzar los siguientes objetivos: reputación, colaboración, internacionalización, visibilidad e innovación.

Fundamentación del proyectoSOI

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Propuesta de valor

Las instituciones deben llevar a cabo dos tareas fundamentales en relación con sus bienes y capacidades: explotar la actual dotación de recursos para aprovechar oportunidades presentes, y acumular o desarrollar nuevos medios para aprovechar las oportunidades futuras, pensando en las posibles ventajas competitivas. La innovación se con-vierte así en la pieza clave que mantiene a la institución a la cabeza respecto a sus competidores.

Por otro lado, observando la importancia de las alianzas que hemos destacado en la oportunidad de negocio, queremos que Espacio Fun-dación Telefónica sea el organizador y coordinador principal del proyec-to SOI, un congreso internacional en el que se den cita treinta profe-sionales de renombre del ámbito cultural expositivo, junto a un público interesado en la temática a tratar, ofreciendo así un foro pionero e innovador en el territorio nacional. Será un proyecto educativo y creati-vo, en el que el organizador pone su espacio y su destreza programáti-ca al servicio de otras instituciones.

El ambiente colaborativo garantizará el aumento de visibilidad del Espa-cio. Su logo aparecerá en todo el material relativo a la comunicación del proyecto, así como en los canales de comunicación y difusión de las instituciones y artistas participantes. Por otra parte, en un futuro próxi-mo, se plantea exportar la experiencia a las otras tres sedes del Espa-cio Fundación Telefónica (Buenos Aires, Lima y Santiago), con lo que SOI se consolidará como un evento de renombre internacional, aspiran-do a alcanzar la notoriedad de eventos como el TED Conference.

Creemos que tenemos que aprovechar el formato de este encuentro, ideal para replicarse en otras sedes o latitudes, sin incurrir en costes adicionales de logística.

Este nuevo proyecto pretende dar respuesta a uno de los objetivos cua-litativos primordiales de Fundación Telefónica, que es ser referente en sus campos de actuación con el fin de que los medios acudan a Espa-cio como expertos y den cobertura, potenciando la obtención de recono-cimiento, colaboraciones con otras entidades similares y la aparición de directores en medios de comunicación.

Estrategia competitiva

-Posesión por parte del Espacio Fundación Telefónica de recursos económicos y logísticos potentes, una sede adecuada para acoger un congreso, know how programático y una agenda temática centrada en la innovación.

-Especialización: creación de un foro innovador, pionero y de alto nivel en el ámbito nacional, en el que se den cita un panel de expertos del sector expositivo.

-Oferta múltiple e innovadora: además de las conferencias, se ofrece una serie de actividades de complemento con las cuales el público asis-tente tendrá la oportunidad de conversar personalmente con los exper-tos, hacer networking y presentar un proyecto cultural propio a posibles patrocinadores.

Fundamentación del proyectoSOI

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Público objetivo

El target de SOI, Space of Innovation, se centra en un público profesional que tenga un interés específico en la innovación tecnológica aplicada al sector expositivo. En particular, nos dirigimos a aquellas personas del ámbito profesional interesadas en nutrirse de las últimas propuestas del sector, en establecer conexiones laborales, y a estu-diantes de posgrado que tienen en sus manos el futuro de la aplicación de las nuevas tecnologías a la cultura.

Fundamentación del proyectoSOI

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Actividades

Pre-evento

Se organizarán 4 masterclasses impartidas por dos profesionales del Departamento de Programación del Espacio Fundación Telefónica. Su programación corresponderá al Departamento de Comunicación, con el fin de visibilizar SOI entre cursos y másteres especializados en la temática del congreso. Tendrán lugar los días martes 18 y jueves 20 de abril en la Fundación Fiart (Fondo Internacional de las Artes) y en la Universidad Europea de Madrid (Máster exposiciones), y martes 25 y jueves 27 de abril de 2017 en la Universidad Carlos III de Madrid (Máster en Gestión Cultural) y en el Iart (Instituto Superior de Arte).

Informaciones generales de gestión

Durante los días 25, 26 y 27 de mayo de 2017, la sede del Espacio Fundación Telefónica estará dedicada únicamente a las actividades del congreso y permanecerá cerrada al público general.

De acuerdo con el aforo máximo de dicha sede, calculado disponiendo de todo el edificio, los participantes al congreso no superarán el número máximo de 400 personas.

Se desarrollará un protocolo de seguridad especial, dada la confluencia de muchas personalidades en Espacio Fundación Telefónica durante los tres días de actividades.

Las salas de la 3° y 4° planta dedicadas a exposiciones, se encontrarán libres y disponibles para las actividades del congreso, aprovechando y coincidiendo con el desmontaje de las mismas.

Inscripción a las actividades

Las personas interesadas en participar deberán rellenar un formula-rio de inscripción, disponible en la página web del Espacio Fundación Telefónica. Una vez reciban un correo electrónico con la confirmación de su reserva deberán enviar, en un plazo no superior a las 48 horas, el comprobante de transferencia electrónica o depósito bancario, pues la actividad tendrá un valor de 200 euros por participante (100 euros en el caso de estudiantes, que deberán acreditar su condición adjuntando en el correo electrónico una imagen de su carnet estudiantil vigente).

Por cuestiones de espacio y organización, el evento estará abierto únicamente a las primeras 400 personas que realicen su inscripción y efectúen el pago del monto indicado.

Recibimiento y entrega de acreditaciones

Horario: 25 de mayo 2017 de 08:30h a 09:20hLugar: hall de entrada, planta baja

En el hall de entrada se colocarán tres mesas, una dedicada a dar la bienvenida y acreditar a los ponentes, otra dispuesta para atender al público general y una tercera para acreditaciones de prensa. A cada participante se le entregará una pulsera con un código QR, que les servirá como acreditación para los tres días. Además, los asistentes podrán escanear el código QR de los demás invitados y tener acceso a la información que cada persona haya autorizado. En la recepción se les sugerirá a los invitados qué app descargar para la lectura de códigos QR, en caso de que no cuenten con esta en sus móviles.

ActividadesSOI

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Bienvenida

Horario: 25 de mayo 2017 de 09:30h a 09:50hLugar: hall de entrada, planta bajaPúblico: todos los asistentes de SOI

Para inaugurar el congreso, el presidente de Fundación Telefónica, Don César Alierta, y la directora del Espacio Fundación Telefónica, Dña. Almudena Bermejo, recibirán al público de SOI dándole la bienvenida y explicando los fundamentos del evento.

Conferencias

Horario: 25, 26 y 27 de mayo de 2017 de 10:00h a 18:30hLugar: auditorio de la 2ª planta y sala expositiva de la 3ª planta Público: todos los asistentes de SOI

El congreso se compone de un ciclo de conferencias impartidas por 30 profesionales y artistas de renombre en el uso de las tecnologías en el ámbito específico del sector expositivo. (Consulte el catálogo de ponen-tes aquí)

Las conferencias abarcarán la mayoría de los aspectos de la innovación tecnológica expositiva. Cada conferencia durará una hora, y en cada día tendrán lugar un número total de 10 conferencias, 5 de ellas en el auditorio de la 2ª planta, y las otras 5, en el espacio expositivo de la 3ª planta, coincidiendo todas ellas en el horario.

Empezando a las 10:00h hasta las 18:00h, con una pausa café (propor-cionado por el organizador) entre las 11:00h y las 11:30h, una pausa para el almuerzo entre las 12:30h y las 15:00h (asumido por los partici-pantes) y otra pausa café entre las 16:00h y las 16:30h.

Todas las charlas contarán con traducción simultánea de español a in-glés o de inglés a español. Se entregarán auriculares al comienzo de cada conferencia. Además, las charlas del auditorio se retransmitirán vía streaming.

Conoce a...Horario: 25, 26 y 27 de mayo de 2017 de 12:30h a 13:00hLugar: aulas de los talleres, 3ª plantaPúblico: todos los asistentes de SOI

Conoce a… es una actividad pensada para dar la posibilidad a los asis-tentes de SOI de presentarse a los profesionales invitados, pudiendo charlar con ellos sobre sus experiencias profesionales, proyectos, ideas, consejos laborales, etc. Para poder desarrollar esta actividad, los intere-sados deberán enviar con dos meses de antelación, un e-mail aEspacio Fundación Telefónica con un portafolio, y el ponente con el que se quieren citar. Todos los detalles sobre cómo participar, se concre-tarán en la web. Una vez valorado el contenido, Espacio se encargará de comunicar a los seleccionados el día y el horario asignados.

ActividadesSOI

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Elevator´s Pitch

Horario: 25, 26 y 27 de mayo de 2017 de 12:15h a 12:30hLugar: ascensor de cristalPúblico: Todos aquellos interesados en presentar un proyecto cultural, previa selección.

En la vida real hay pocas ocasiones de poder exponer ideas o presentar proyectos propios a representantes de grandes empresas. Elevator´s Pitch es una actividad que ha sido pensada justo para aquellos que han desarrollado un proyecto creativo cultural y que desean recibir feedback por parte de profesionales que a la vez podrían convertirse en sus patrocinadores. Contaremos con la presencia de grandes empresas conocidas por haber apoyado proyectos culturales: el primer día correrá a cargo de la empresa Samsung (25 de mayo), el segundo día será dirigido por la empresa Google (26 de mayo) y el último por la empresa Telefónica S.A. (27 de mayo).

Los pitches se efectuarán dentro del ascensor de cristal del Espacio Fundación Telefónica, y cada uno tendrá la duración de un viaje desubida desde la planta baja hasta la 4ª planta, simulando los tiempos reales que las grandes empresas ofrecen a los profesionales para que puedan presentar un proyecto.

Actuaciones en vivo

Horario: 25, 26 y 27 de mayo de 2017 de 19:00h a 20:00hLugar: sala expositiva de la 4ª plantaPúblico: todo el público de SOI Como complemento visual, Espacio Fundación Telefónica ofrece a los participantes la posibilidad de pres-enciar el uso de la innovación tecnológica en las tres grandes ramas de las artes escénicas: la danza, el teatro y la música.

Danza

Se contará con la compañía francesa Adrien M / Claire B co-dirigida por Claire Bardainne y Adrien Mondot, que combina en sus espectáculos las artes digitales con las escénicas. Adrien Mondot es un artista pluri-disciplinar, informático y malabarista, que crea espectáculos mediante la implementación de interacciones entre lo digital, el malabarismo, la dan-za y la música. Por otra parte, Claire Bardainne es diseñadora gráfica y escenógrafa.

Para esta ocasión, la compañía interpretará una pieza creada en el 2015 denominada Le mouvement de l’air, espectáculo frontal para tres bailarines, en el que se reúnen dos conceptos dispares: el cuerpo que vuela a través de dispositivos de suspensión y el cuerpo que encaja en la imagen. La intención de los artistas es crear una coreografía acrobáti-ca que mezcle y sume conceptos como el cuerpo, el tiempo, el espacio y la tecnología.

ActividadesSOI

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Teatro

Para este acto contaremos con el trabajo de la empresa Mitsubi-shi Heavy Industries. Esta empresa japonesa creó a Wakamura, un pequeño robot doméstico (1 metro de estatura y 30 kg de peso) para facilitar las labores del hogar. Tras unos años de investigación y re-pro-gramación en la Universidad de Osaka, consiguieron darle una nueva utilidad a este androide, sumando dotes interpretativas en su hardware. Para este caso, se representará la obra Hataraku Watashi, que trata sobre la vida de un robot empleado del hogar que ha perdido la motivación para trabajar. El propósito de este proyecto es mostrar la relación que tendrán los robots, introducidos para uso práctico en un futuro cercano, con nuestra sociedad.

Música

Ei Wada, artista, músico y compositor japonés, realiza música con tu-bos de televisión. El músico japonés ofrece al público un experimental espectáculo audiovisual, Braun Tube Big Band, donde posa la palma de sus manos sobre las pantallas convexas de sus viejos aparatos para extraer sonido de las imágenes. La instalación de Wada funciona tan-to como espectáculo de música experimental, en la frontera entre la música electrónica de baile y la percusión de la tradición oriental, como plataforma para la reflexión sobre el uso de la tecnología.

Realimentando la imagen con el sonido y viceversa, transformado fre-cuencias y manipulando campos electromagnéticos, Wada rehace los pasos del progreso y demuestra que el auténtico valor de la tecnología reside en el uso que le damos, de manera que las posibilidades de lo

viejo no se agotan con la aparición de lo nuevo, sino que pueden trans-formarse a través de la inteligencia creativa.

Fiesta de clausura

Horario: 27 de mayo de 2017 de 20:30h a 22:30hLugar: área exposición, 3ª plantaPúblico: todo el público de SOI

Como colofón a tres jornadas de intenso trabajo, Espacio Fundación Telefónica quiere reunir a los asistentes y ponentes presentes a una fiesta de cierre. Se invitará a todos los participantes a un cocktail.

ActividadesSOI

3º planta Espacio Fundación Telefónica

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ActividadesSOI

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Análisis del mercado y la competencia

Los hábitos en el consumo cultural han sufrido una transformación sumamente visible en los últimos 10 años. A día de hoy, ciertamente podemos hablar de revolución tecnológica en un ámbito que, a priori, pudo parecer a muchos, poco proclive a adaptarse de manera tan rotunda a las nuevas tecnologías. El Anuario de Cultura Digital 2015, realizado por la institución Acción Cultural y elaborado por Dosdoce.com, señala que los museos son, dentro de las industrias culturales, los que mejor han asimilado las herramientas digitales para optimizar sus exposiciones y enriquecer la experiencia de sus visitas. Actualmente, más del 83% cuenta con apps educativas, digitalización de imágenes, tecnología web 2.0 e intensa presencia en redes sociales. Y esta co-rriente de implantación de las tecnologías más punteras va a más: gamificación, realidad virtual, realidad aumentada, materiales inteligen-tes, tecnologías 3D, reconocimiento facial, etc, irán haciéndose eco en las distintas salas de exposiciones. Estamos siendo testigos de una nueva corriente, “la nueva museología” o “museología total”.

La incorporación de las TIC (Tecnologías de la Información y la Comuni-cación), han posibilitado a los museos mejorar sus competencias sobre el patrimonio y enriquecer sus propuestas museísticas. Sin duda, han actuado como elemento dinamizador entre su oferta cultural y el visi-tante. Un visitante que ha pasado de tener una actitud contemplativa, a un comportamiento activo e interactivo. Los museos, gracias a la tec-nología, vuelven a estar en boca de todos. Los motivos por los cuales han podido llevar a cabo esta apuesta, se deben en gran medida a sus fondos públicos, de los cuales carecen otras industrias culturales.

Por eso, nosotros queremos generar un encuentro donde sea posible el networking, la transmisión del know-how entre unos y otros, y feliz-mente, la germinación de futuros proyectos culturales de colaboración. Ya hemos demostrado que el éxito de las new technologies es un hecho, y que tanto instituciones, como expertos y públicos están ávidos de su implementación en espacios culturales, pero aún son muy pocos los foros, eventos o congresos que versan sobre esta materia en parti-cular, especialmente en la esfera nacional.

Es aquí donde encontramos la oportunidad del Espacio Fundación Telefónica para hacerse un hueco en las agendas de expertos y profe-sionales en tecnología. Una agenda compuesta ahora por foros como la V edición del Business Tic en Málaga (junio de 2015), el IV encuen-tro sobre Redes Sociales en museos y centros de arte y producción en León (20 y 21 de septiembre de 2014), EmTech España, un encuentro en Valencia de expertos nacionales e internacionales de innovación y tecnología (noviembre 2014), o los famosos encuentros internacionales Pública 2015, entre gestores culturales (29 y 30 de enero de 2015). En el marco internacional sobresale Museum Next, el congreso europeo más importante sobre redes sociales, nuevas tecnologías y museos, cuya próxima edición tendrá lugar por primera vez en Indianápolis, EEUU (septiembre 2015).

SOI, Space of Innovation tendrá lugar los días 25, 26 y 27 de mayo de 2017, y se diferenciará de sus competidores por una razón clara, ceñirse exclusivamente a una temática: la implantación de la tecnología en el mundo expositivo.

Plan marketing y comunicaciónSOI

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Definición del público objetivo o target

Nuestro foco se centrará en un público experto en nuevas tecnologías, un target profesional y especializado, para el cual hemos diseñado un selecto programa compuesto por invitados de altísimo nivel, auténticos trend setters en su área de especialización.

Pero también, nos esforzaremos por llegar a cursos de experto o másteres especializados, donde se encuentra el futuro del sector. Serán ellos los que cojan el relevo de esta tendencia, que seguirá avanzando a ritmo vertiginoso, a medida que sigan evolucionando las tecnologías.

Objetivos de marketing

Objetivos cualitativos

1. Convertir a SOI, Space of Innovation en un proyecto de éxito a nivel de cobertura de medios y asistencia de público.

Estrategia: posicionar el evento como un must para los profesionales del sector, tanto nacional como internacionalmente.

Tácticas: A. Nota de prensa: envío masivo de una nota de prensa informativa sobre el evento y sus características a profesionales del sector, medios online, prensa escrita y todo aquel relacionado con el ámbito de la cultu-ra y la tecnología como bloggers especializados e influencers.

B. Rueda de prensa: convocatoria de medios generalistas y especial-izados a una rueda de prensa en la que la directora del Espacio, Almudena Bermejo, el Departamento de Prensa formado por David Arranz, Rafael Cobo y Eva Solans, y miembros de los departamentos de Prensa y Comunicación de nuestros colaboradores, darán a cono-cer el proyecto y sus características. Al comienzo de la presentación, se hará entrega de un Kit de Prensa (dossier impreso +USB + funda de laptop) a todos los asistentes con toda la información necesaria e imá-genes en alta calidad.

C. Ciclo de masterclasses: serie de masterclasses impartidas como antesala del proyecto en cuatro de los ciclos de posgrado afines a esta temática como el Máster en Diseño y Gestión de Exposiciones de la Universidad Europea de Madrid. Estas clases magistrales servirán para incentivar las inquietudes de los estudiantes sobre este tema y generar futuros asistentes a este evento o a próximos. Serán impartidas por Andrés Pérez Perruca y Elena González de la Fuente, ambos miembros del Departamento de Programación.

D. Promoción publicitaria: el evento se publicitará a través de carte-lería exterior (MUPIS, traseras de autobuses, y banderolas en la facha-da). Además, se promocionará con cuñas en prensa escrita de medios nacionales y banners en webs nacionales e internacionales.

E. Creación de acuerdos estratégicos y sinergias con media partners y colaboradores, que harán difusión del evento desde sus propios cana-les.

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2. Conseguir que Espacio Fundación Telefónica sea un referente de contenidos y prescriptor en la aplicación de nuevas tecnologías enexposiciones.

Estrategia: inbound marketing.

Tácticas: A. Plan editorial: creación de un plan editorial de contenidos calen-darizado para ejecutarlo en las redes sociales propias del Espacio, adaptados en tono y extensión según el medio:

- Facebook: tono informativo y comunicativo, extensión media. Todas las comunicaciones acerca de los invitados incluirán un link a la página de inscripciones. Lo mismo en los posts y en los mails.- Twitter: tono distendido y cercano, extensión breve. - Youtube: contenido audiovisual de menor duración, espontáneo y dinámico.- Vimeo: contenido audiovisual de mayor duración, más profesional y elaborado.

Se distinguirán dos tipos de contenidos: propios (información general sobre el evento, horarios, y web, captación de inscripciones y volunta-rios, procesos, etc.) y externos (curriculums y artículos de interés de los ponentes, entrevistas y contenido de sus instituciones).

B. Búsqueda de la actualidad: investigación y búsqueda constante de noticias de actualidad, acciones de relevancia de otras instituciones, re-lacionadas con los ámbitos de actuación del Espacio, de forma regular y

periódica, manteniéndolo siempre a la vanguardia.

C. Hashtag: generación de un hashtag que incentive la publicación de tweets antes, durante y después del evento, posicionándolo y posibi-litando la monitorización y evaluación de los contenidos.

3. Aumentar y fidelizar una comunidad de usuarios afín a las temáticas de SOI, Space of Innovation que asistan a las futuras actividades y exposiciones del Espacio.

Estrategia: conseguir que los asistentes y el público general rela-cione el contenido de innovación cultural de SOI con Espacio Fundación Telefónica.

Tácticas:

A. Base de datos: construcción de una base de datos tanto de me-dios como de profesionales interesados en la temática a los que difundir eventos e información posterior.

B. Newsletter: redacción de una newsletter del proyecto que recopile el proceso de producción, los contenidos creados en redes sociales y publicados en medios de comunicación para alargar la extensión en el tiempo del proyecto.

C. RRSS: búsqueda de engagement en redes sociales intentando conectar con el público a través de preguntas o contenidos susceptibles de ser comentados.

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4. Profundizar en el marketing de recomendación.

Estrategia: lograr que los asistentes compartan su experiencia duran-te y después de los tres días que dure el encuentro, y que adopten el papel de prescriptores de contenido. Si se consigue, es un seguro de captación de nuevos visitantes para futuras ediciones.

Tácticas: anunciar en redes, que a las dos personas que desempeñen un papel más activo en Twitter, se les devolverá íntegramente el importe de la entrada. La táctica de comunicación se titulará: SOI el mejor re-portero.

Objetivos cuantitativos

-Convocar un total de 400 asistentes al evento.

-Construir una base de datos de profesionales y público interesado de 4.000 personas.

-Conseguir un aumento del 15% de usuarios en Facebook y del 20% en Twitter del Espacio Fundación Telefónica.

Tono de las comunicaciones

Las comunicaciones online del encuentro SOI, Space of innovation tendrán un tono dinámico y profesional. El evento, precisará de una co-bertura muy amplia de todas sus actividades, por lo que las comunica-ciones serán muy numerosas. Por esta razón, pese a su apariencia for-mal, intentaremos en todo momento favorecer el engagement, cuidando

los contenidos y evitando caer en un tono aburrido y monótono.

Por otra parte, las comunicaciones offline serán más contadas, y el tono se caracterizará por su frescura y profesionalidad.

Tanto en lo online como en lo offline, nos serviremos de la ayuda de nuestros media partners y colaboradores, para apoyarnos en la difusión. En este sentido, el tono de las comunicaciones quedará relegado a su criterio y estilo.

Propuesta de hashtags#soiespacio #soi2017

Canales de difusión

Canales online

1. Redes sociales del Espacio Fundación Telefónica (para aumentar la repercusión mediática del evento a través de sus canales ya consoli-dados). El objetivo es lograr que el público vea, escuche o lea SOI, e inmediatamente lo relacione con Espacio. La única manera es usar sus redes.

2. Web, blog y newsletter de SOI, Space of Innovation,

3. Mailing. De tres tipos:-A toda la base de datos. Segmentando los envíos por intereses.

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-A medios.-Específico: dirigido a aquellos que se hayan inscrito al festival. dirigido a nuestros invitados. Por la naturaleza del encuentro, todos los comunicados tendrán su versión en inglés.

Entre los envíos más importantes de NP´s:

-Primera Nota de Prensa general del encuentro (debe incluir: inserción de los logos de los colaboradores, link para descarga de imágenes)resumiendo las actividades principales.

-NP “no te pierdas SOI”, incluyendo más detalles sobre nuevas ponen-cias que se hayan cerrado (incluirá más logos de colaboradores de nueva incorporación, también un link de descarga de imágenes).

-NP´s de la acción de comunicación y de las masterclasses.

-Convocatoria a rueda de prensa.

-NP “comienza SOI”.

4. Difusión a través de colaboradores: las marcas o instituciones que han contribuido a la realización del encuentro.

5. Difusión a través de media partners: se negocia con ellos un número concreto de acciones de comunicación + inserción de banner. A cambio ellos reciben otras contraprestaciones que se detallan por escrito

(pases gratis, inserción de logo en cartelería y web, promoción de sus actividades desde las redes del Espacio, etc).

6. Difusión a través de medios y altavoces “amigos”.7. Por último, difusión a través de los propios ponentes.

Canales onffine

1. Reuniones presenciales con colaboradores.

2. Dossier para colaboradores (también en su versión digital).

3. Señalización exterior: displays, cartelería, banderolas. También en Mupis y traseras de autobuses. También en las pantallas del Espacio, las situadas en la entrada y en el resto de plantas.

4. Prensa escrita. Inclusión de cuñas en medios tradicionales: ABC, El Mundo, EL PAÍS.

5. Llevar a cabo una acción de Street Marketing. 20 días antes del en-cuentro, situar un stand central frente al Espacio Fundación Telefónica (perfectamente identificado con la cartelería del SOI y del Espacio), donde dos voluntarios estarán entregando Google glasses a los vian-dantes (la entrega será de 2 en 2). ¿Qué verán los viandantes? cómo era la calle Fuencarral 50 años atrás, gracias a un software de realidad aumentada que complementará el escenario actual de la calle, con imágenes tridimensionales de época.

Objetivo: El target de SOI es muy especializado, por tanto, el propósito

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no será tanto la captación de inscripciones, sino relacionar a SOI con Espacio Fundación Telefónica, como sede e institución organizadora del encuentro. Dotar a Espacio de visibilidad.

6. Masterclasses pre-encuentro SOI, con emplazamiento de roller ups, uso de cartelería y entrega de obsequio a los asistentes, en cuatro cen-tros especializados: Fundación Fiart (Fondo Internacional de las Artes), Universidad Europea de Madrid (Máster exposiciones), Universidad Carlos III de Madrid (Máster en Gestión Cultural) y en el Iart (Instituto Superior de Arte).

7. Programa informativo de SOI + catálogo de ponentes.

8. Merchandising: USB, fundas de laptops, stickers, tote bag, bolígrafo y libreta.

Protocolo de crisis

Se elaborará un documento en el que se identificarán las situaciones que podrían desencadenar una situación crítica, el tono y tiempo de respuesta de las comunicaciones y el uso de mensajes predetermina-dos para afrontar las distintas circunstancias. Un plan de contingencia que incluirá estrategia, táctica y argumentarios. Además, se asignará y se preparará para afrontar la situación a un portavoz.

Frente a un posible conflicto se deben aplicar las 5R´s: Reacción, Re-ducción, Respuesta, Replanteamiento y Recuperación. Pero sobre todo, apostaremos por la contención y el control, de tal forma que la crisis no afecte ni se extienda a partes no contaminadas.

Plan marketing y comunicaciónSOI

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Cronograma de marketing y comunicación

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Cronograma generalSOI

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Organizadores y colaboradores del evento

-La Catapulta S.L.: empresa de gestión cultural especializada en la creación, diseño, ejecución y seguimiento de eventos culturales, empleando para ello las nuevas tecnologías.

-Espacio Fundación Telefónica: centro de innovación cultural, que organiza actividades de todo tipo, entre ellas exposiciones, conferencias y talleres. Apuesta fuertemente por la tecnología.

Colaborador principal

-Fundación Telefónica: es la figura legal del Espacio Fundación Telefónica, por lo que su aportación es fundamental, tanto a nivel finan-ciero como de personal e instalaciones.Tendrá la mayor visibilidad publicitaria a lo largo de todo el proyecto. Su logotipo aparecerá en mayor tamaño, en una localización preferente y en todos los materiales y soportes en los que se mencione.Aportación valorada en: 378.255 €

Colaboradores

-EMT: Empresa Municipal de Transportes de la Comunidad de Madrid. Un colaborador muy frecuente a la hora de dar cobertura a eventos cul-turales que tienen lugar en la capital. Proporcionará espacio en MUPIS de la línea interurbana.Aportación valorada en: 39.882 €

-Samsung: debido a que Telefónica colabora habitualmente con Samsung y en su flagship store cuenta con tecnología punta de esta marca, sugerimos que sea una de las empresas que participen en el evento como partner tecnológico. Aportará los auriculares necesa-rios para la escucha de las traducciones simultáneas, las pantallas que acompañarán a los ponentes en las salas de exposiciones y también las pantallas interactivas emplazadas en los halls de entrada a las ponen-cias. Asimismo, estará presente en el Elevator’s pitch afianzando, de esta manera, su papel como patrocinador de proyectos culturales.Aportación valorada en: 21.000 €

Plan financieroSOI

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-Google: empresa especializada en productos y servicios relaciona-dos con Internet, software, dispositivos electrónicos y otras tecnologías, siempre invirtiendo en nuevos proyectos e iniciativas que puedan surgir en estos campos. Para SOI nos hará una aportación económica, nos proporcionará dos Google glasses para la acción de comunicación, y al mismo tiempo participará en la actividad Elevator’s pitch.Aportación valorada en: 20.000 €

-IBERIA: debido a que la mayoría de los ponentes que participarán en el evento son de origen internacional, la compañía Iberia colaborará económicamente con el evento, cubriendo el importe de la mitad de los billetes. Aportación valorada en: 18.645 €

-British Council: colaborará económicamente sufragando los gastos de las dietas de los ponentes de nacionalidad inglesa que participen en SOI. También se encargará de aportar el personal necesario para llevar a cabo las traducciones simultáneas del congreso.Aportación valorada en: 6.840 €

-Absolut Vodka: durante la fiesta de clausura de SOI, Absolut Vodka será el sponsor principal y colaborará tanto económicamente como en especies. Aportación valorada en: 5.000 €

-Pastelería Everest: empresa familiar dedicada a la elaboración de productos artesanales de pastelería desde 1971. Nos aportará el 4,54% del coste total del catering de los tres días del Congreso.Aportación valorada en: 5.000 €

-AC/E: Acción Cultural Española apoya a la movilidad de entidades e instituciones culturales exteriores de referencia, tanto públicas como privadas, con el objetivo de favorecer la internacionalización de la cultu-ra española en el extranjero, a través de su programa PICE.

Anualmente abren su convocatoria durante el mes de mayo, para la recepción de proyectos, susceptibles de recibir financiación, y dan el veredicto del importe que conceden a día 30 de junio (así ha sido en el 2015). Para su solicitud es necesario enviar un dossier completo del proyecto, sustentado en cifras, estadísticas y análisis fundamentados.

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Por ser reflejo de la contemporaneidad y creatividad de las últimas tendencias culturales de nuestro país, pensamos que SOI, encaja con esta línea de ayuda. Aportación valorada en: 3.000 €

-Embajada de EEUU: diez de los ponentes que asistirán a dar confe-rencias en SOI son de origen estadounidense. Su embajada colaborará económicamente para ayudar con los gastos de gestión de los confe-renciantes. Concretamente, con las dietas. Aportación valorada en: 2.400 €

-Font Vella: reconocida marca de agua mineral natural, presente en eventos socio-culturales de todo tipo. Será el suministrador oficial de agua, durante los tres días que dure SOI. Aportación está valorada en: 1.500 €

-Instituto Italiano de Cultura: junto con un apoyo de tipo institucional, cubrirá los gastos de alojamiento y las dietas de los dos ponentes italia-nos que participarán en el congreso. Aportación valorada en: 1.248 €

-Café Illy: Empresa familiar fundada en 1933 con una larga trayectoria y reconocimiento internacional. Cada vez es más frecuente que colabore y participe en eventos culturales, apoyando las iniciativas artísticas. En nuestro evento intervendrá con la actividad Conoce a… proporcionando café a todos los participantes. Aportación está valorada en: 550 €

ContraprestacionesA cambio de sus aportaciones, los nombres y logos de los colabora-dores aparecerán en todos los soportes de comunicación offline y online, por orden de importancia según su inversión.Su participación en SOI les posicionará en el imaginario de los parti-cipantes, ponentes e instituciones involucradas, tanto nacionales como internacionales, como marcas que apuestan por la la cultura, la tecnología y la innovación.

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-Cesión de derechos de imagen para streaming, video y fotografías del evento. Los participantes, al inscribirse al congreso, estarán aceptando directamente que su imagen sea utilizada con fines de registro, documentación y comunicación.

-Contrato de servicios profesionales, por el que se regirá la contratación de los ponentes y artistas invitados.

-Contratos con los colaboradores, estableciendo partidas y contra-partidas, en función de objetivos e intereses mutuos.

-Seguro de responsabilidad civil. Al desarrollarse el congreso en Espacio Fundación Telefónica, podremos acogernos al seguro que ya tienen contratado, y que cubre cualquier incidencia que ocurra dentro del edificio, ya sea relacionado con bienes materiales o personas físicas.

-Recae sobre todos los participantes implicados en la actividad Eleva-tor´s pitch, la inscripción de su proyecto en el Registro de la Propie-dad Intelectual, previamente a hacerlo público.

-Acuerdos con los media partners, definiendo las prestaciones y contraprestaciones en comunicación. Ejemplo: Inserción de banner del evento de x dimensiones, a cambio de inserción de su logotipo.

-Permisos para actividades en espacio público. Conocer las necesi-dades específicas que requiere un stand de 2 metros cuadrados en la calle Fuencarral nº 3, por estar ocupando la vía pública. Tendremos que solicitar autorización al Ayuntamiento de Madrid, para la realización de actividades recreativas y espectáculos de carácter extraordinario.

-Normativa en relación a la celebración de espectáculos públicos y actividades recreativas. La responsabilidad directa de la seguridad de un evento donde se congrega un gran número de personas es del que promueve la actividad, por lo que, en este caso, Fundación Telefónica, debe cursar con rigor los requerimientos que exige la Ley 4/2013 de 18 de diciembre, de modificación de la Ley 17/1997, de 4 de julio, de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas. Esta normativa fija los requisitos que deben reunir los locales donde se celebren eventos con independencia de la naturaleza del que las promueva (personas físicas o jurídicas privadas o públicas, con o sin ánimo de lucro) y de si se realizan de forma esporádica o habitual. Enumera las siguientes condiciones:

1. Seguridad para el público asistente, trabajadores y ejecutantes, así como protección de los bienes. Se contará con la seguridad privada del propio Espacio Fundación Telefónica.

2. Solidez de las estructuras y correcto funcionamiento de las instala-ciones.

3. Prevención y protección de incendios y demás riesgos inherentes a la actividad, facilitando la accesibilidad de los medios de auxilio externos. Espacio Fundación Telefónica cumple con la normativa de prevención y protección de incendios.

4. Salubridad, higiene y acústica, con determinación expresa de las condiciones de insonorización de los locales necesarias para evitar molestias a terceros, conforme a lo dispuesto en la legislación sobre ruidos. El edificio del Espacio Fundación Telefónica goza, por su loca-lización, de aislamiento. Al permanecer el resto de las actividades suspendidas, se evitan molestias a terceros.

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5. Protección del medio ambiente urbano y natural, así como del patri-monio histórico, artístico y cultural. La logística del montaje no conlle-vará la manipulación de ningún elemento patrimonial.

6.Condiciones de accesibilidad universal de acuerdo con lo dispuesto en la normativa vigente sobre eliminación de barreras arquitectónicas y accesibilidad aplicable en la Comunidad Autónoma. Espacio Fundación Telefónica cuenta con sistemas de acceso para minusválidos.

7. Plan de autoprotección y de actuación ante emergencias, según las normas vigentes en esta materia. Para este evento no se requerirá la presencia de SAMUR al haber un aforo de menos de 2.000 personas.

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-Carreras, R. (2008), Gestión de crisis, Recuperado de: http://es.slide-share.net/robertocarreras/gestin-de-crisis-plan-de-crisis-presentation [consultado el 27 de junio de 2015 ]

-Anuario de Cultura Digital 2015, realizado por la institución Acción Cultural y elaborado por el estudio Dosdoce.com, Javier Celaya.

-Vis Molina, entrevista a Jorge Wagensberg, El cultural, 28 de marzo de 2011.

- Paula Corroto, “Museos: esto sí es adaptarse a la tecnología”, El Cultural, 30 de marzo 2015.

-Elena VIñas, “Tendencias digitales para museos”, El Imparcial, 26 de marzo de 2015.

-Ley 4/ 2013, de 18 de diciembre, de modificación de la Ley 17/1997, de 4 de julio, de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas. B.O.C.M. Num.304.

FuentesSOI

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lacatapultacultural

holacatapulta

holacatapulta@gmail.com

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