SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS …

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SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DESARROLLADO CON

APEX (ORACLE APPLICATION EXPRESS)

JUAN DAVID PATIÑO PARRA

ANGIE KATERINE ACOSTA QUINTERO

JORGE ANDRÉS RAMÍREZ MORALES

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA – SEDE IBAGUÉ

MARZO

2017

2 Esta obra está bajo una licencia de Creative

Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.

SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DESARROLLADO CON

APEX (ORACLE APPLICATION EXPRESS)

JUAN DAVID PATIÑO PARRA

ANGIE KATERINE ACOSTA QUINTERO

JORGE ANDRÉS RAMÍREZ MORALES

Trabajo de grado para optar al título de Ingeniero en Sistemas

ASESORES:

Ing. Carlos Alberto Méndez Reyes

Ing. Jorge Manuel Pacheco Casadiego

Ing. Oscar Camilo Valderrama Riveros

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA – SEDE IBAGUÉ

MARZO

2017

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/











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ÍNDICE ÍNDICE ................................................................................................................................... 3

RESUMEN ............................................................................................................................. 5

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 6

OBJETIVOS ........................................................................................................................... 7

OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................... 7

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................. 7

MARCO TEÓRICO Y ANÁLISIS DEL MARCO ................................................................ 8

DESARROLLO .................................................................................................................... 10

REQUISITOS ESPECÍFICOS ......................................................................................... 10

Requisitos comunes de las interfaces ............................................................................ 10

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ........................................................................... 11

Requerimientos de actores: ........................................................................................... 11

Requisitos de interfaz: ................................................................................................... 13

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES .................................................................... 15

Requerimientos de rendimiento: ................................................................................... 15

Seguridad:...................................................................................................................... 15

MODELO CONCEPTUAL ................................................................................................... 16

MODELO FÍSICO ................................................................................................................ 16

INTERFAZ ........................................................................................................................... 19

CONCLUSIONES ................................................................................................................ 25

TRABAJO FUTURO ........................................................................................................... 25

REFERENCIAS ................................................................................................................... 26

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ÍNDICE DE TABLAS E IMÁGENES

Tabla 1. Requerimiento funcional 1 ..................................................................................... 11









Tabla 10. Requerimiento funcional 10 ................................................................................. 14

Tabla 11. Requerimiento no funcional 1 .............................................................................. 15



Imagen 1. Modelo conceptual .............................................................................................. 17

Imagen 2. Modelo físico ....................................................................................................... 18

Imagen 3. Interfaz de login. .................................................................................................. 19

Imagen 4. Interfaz de entradas de inventario. ....................................................................... 20

Imagen 5. Interfaz de salidas de inventario. ......................................................................... 21

Imagen 6. Interfaz de productos. .......................................................................................... 22

Imagen 7. Interfaz de informe de inventarios. ...................................................................... 23

Imagen 8. Interfaz de bodega. .............................................................................................. 24

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RESUMEN

El desarrollo de un software amigable que facilite el control y la gestión de los inventarios

de los pequeños establecimientos de la ciudad de Ibagué.

Ha sido desarrollado tras recibir un seminario en administración de bases de datos Oracle

en la Universidad Cooperativa de Colombia – Sede Ibagué.

Está basado a unos modelos de tablas relacionales (Figura 1), de las cuales se genera un

script (conjunto de instrucciones), el cual es nuestro punto de partida para el desarrollo

usando la herramienta APEX (Oracle Application Express).

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INTRODUCCIÓN

Es el desarrollo un software sencillo, pero funcional, el cual está dirigido a facilitar el

manejo de inventarios de cualquier tipo de negocio. En un principio está planteado para el

manejo de bodegas de un local de comidas, pero su adaptabilidad a los cambios favorece su

uso en distintos enfoques.

Este desarrollo se emprendió a raíz de las falencias observadas en el manejo de los

inventarios en pequeñas empresas de la ciudad de Ibagué – Tolima. Por esta razón se

desarrolla esta propuesta, la cual busca poner fin al uso excesivo de papel, migrar a una forma

más ordenada y segura de almacenar la información y que, con las condiciones globales

actuales, sea amigable con el medio ambiente.

La misma se desarrolla con base a unos modelos de tablas relacionales (Figura 1), de las

cuales se genera un script (conjunto de instrucciones), el cual es nuestro punto de partida para

el desarrollo usando la herramienta APEX (Oracle Application Express). Esta, nos permite

realizar aplicaciones rápidas y funcionales mediante el uso de programación PL/SQL y una

interfaz gráfica bastante amigable.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

• Diseñar, desarrollar y proponer una solución alternativa para la gestión de inventarios

en pequeñas empresas de la ciudad de Ibagué- Tolima.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Analizar las falencias presentes en la gestión de inventarios de los diferentes negocios

que cuentan con una o más bodegas.

• Operacionalizar una solución de software basada en desarrollos APEX para mejorar

de esta forma la gestión de inventarios de los negocios y pequeñas empresas de la

ciudad de Ibagué.

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MARCO TEÓRICO Y ANÁLISIS DEL MARCO

En la ciudad de Ibagué encontramos diferentes locales nuevos, habitualmente pequeñas

empresas a las cuales les sería de gran utilidad un software que les permita gestionar sus

inventarios pero que no sea tan robusto ni complejo, sino que, por el contrario, sea simple y

funcional. Es a raíz de este problema (poca capacidad de inversión en software especializado

ya sea por temor al fracaso del negocio o al querer llevar todo de una forma tradicional) que

decidimos ofrecer esta solución más accesible, económica y práctica.

Nuestro software es software de libre uso por cualquier persona la cual cuente con la base de

datos instalada y con la aplicación corriendo. Está disponible para Windows y Linux.

Se trabajó con APEX (Oracle Application Express) y con bloques anónimos en lenguaje

PL/SQL.

Desde un punto de vista más formal se puede definir como stocks a todo conjunto de recursos

útiles que se encuentran en espera de una demanda para su uso. Se dice que son útiles porque

son capaces de satisfacer una necesidad, bien sea una necesidad productiva cuando se refiere

a las materias primas, materiales y productos en proceso, o satisfacer la necesidad del

consumidor cuando se refiere a productos terminados.

En [1] se denomina al inventario como: “El conjunto de recursos o mercancías en buen

estado, que se encuentran almacenados con el objetivo de ser utilizados en un futuro. Estos

recursos pueden ser materiales, equipos, dinero, etcétera”.

En [2] se define a los inventarios como: “Acumulaciones de materias primas, provisiones,

componentes, trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos

a lo largo del canal de producción y de logística de una empresa.

La bibliografía consultada permite establecer una definición generalizada del inventario

como el conjunto de existencias disponibles con el objetivo de satisfacer el proceso

productivo o la demanda de un cliente.

Hasta el momento, en la ciudad de Ibagué, el software más utilizado para la gestión de

inventarios y demás es Syscafe [3], un software desarrollado en la ciudad de Ibagué el cual

cuenta con muchas funcionalidades, entre ellas la gestión de inventarios, sin embargo, hacen

de él un software bastante robusto que solo le permite ser adquirido por grandes empresas en

la ciudad más no por parte de pequeñas empresas (Pymes) y negocios locales.

Existen otros softwares especializados en la gestión de inventarios, desarrollados por casas

de software los cuales son bastante robustos y dado ello, de elevados costos para pequeñas

empresas. Entre ellos encontramos un software desarrollado por NCH Software [4], una casa

desarrolladora con sede en Australia. Ellos ofrecen un software licenciado llamado

“Inventoria”, el cual es habitualmente empleado por medianas y grandes empresas, con

capacidad y necesidad de un software robusto [5].

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La idea surge a raíz de las múltiples falencias observadas en lo que respecta a llevar un control

y gestión adecuada de los inventarios en las pequeñas empresas (Pymes) y demás locales

pequeños de la ciudad de Ibagué. Por esta razón se decidió diseñar y desarrollar una solución

informática económica, simple y funcional que, mediante una interfaz intuitiva, les permita

a nuestros clientes tener un control actualizado en todo momento, además podrá ser

consultado en cualquier momento por el administrador del sistema.

Ahora bien, hay que ser conscientes de que actualmente en el mercado de software,

específicamente en la gestión de inventarios, se presenta una alta competencia con empresas

con años de experiencia y múltiples casos de éxito. Si comparásemos en este momento a

Syscafe, en su aplicativo de Gestión de Inventarios, nos damos cuenta que estamos en una

gran desventaja en lo que respecta al manejo de inventarios en las grandes empresas en la

ciudad de Ibagué, sin embargo, como nuestro software va dirigido a los pequeños

empresarios y negocios pequeños, tenemos la oportunidad de ingresar al mercado y así,

adquirir experiencia en pro de mejorar y brindar a nuestros clientes mejores versiones del

software, claro está, sin perder lo que nos caracteriza: economía y funcionalidad.

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DESARROLLO

REQUISITOS ESPECÍFICOS

Requisitos comunes de las interfaces

Interfaces del administrador, developer y usuario:

La interfaz del administrador, developer y usuario consiste en una interfaz plana compuesta

de pestañas, controles de acceso a las diferentes opciones de usuario, listas, reportes y cuadros

de texto. La construcción de la interfaz está destinada y orientada a ser ejecutada de manera

simple e intuitiva.

Interfaces de Hardware:

Se necesita disponer para la ejecución del software un computador con características

mínimas de experiencia optimas de integración. Hoy en día estos parámetros están sujetos a

las exigencias de consumo de recursos de cada lenguaje.

Entre tales características similares tenemos:

Mínimo

o SO: Microsoft Windows 7 / 8 / 10

o Procesador: Quad Core 2.4GHz

o Memoria: 1 GB de RAM

o Gráficos: NVidia GTX 360 o Radeon HD 5970

o DirectX: Versión 11

o Almacenamiento: 2 GB de espacio disponible

o Tarjeta de sonido: DirectX 11 compatible Tarjeta de sonido

Recomendados

o SO: Microsoft Windows 7 / 8 / 10

o Procesador: Intel i3-3220 o AMD FX-6300

o Memoria: 2 GB de RAM

o Gráficos: NVidia GTX 950 ó Radeon RX 460

o DirectX: Versión 11

o Almacenamiento: 2 GB de espacio disponible

o Tarjeta de sonido: DirectX 11 compatible Tarjeta de sonido

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REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

Requerimientos de actores:

Requerimiento Funcional 1

En la tabla 1 se observa el Sistema de identificación de usuarios, administradores o

developers del software.

Tabla 1. Requerimiento funcional 1

Número del requerimiento Rq01

Nombre del requerimiento Identificar de usuario, admin o dev.

Características El usuario deberá estar registrado en la base

de datos para poder acceder al sistema.

Previa clasificación de usuarios tendrá

permisos específicos.

Descripción del requerimiento El sistema confirmará si el usuario está

registrado, en su defecto, el administrador

del sistema deberá dar de alta una nueva

cuenta para el usuario.

Prioridad del requerimiento Alta


En la tabla 2 se observa el Sistema de validación de usuarios, administradores o developers

del software.



Nombre del requerimiento Validar usuario, admin o dev.

Características El sistema valida que el usuario esté

registrado en la base de datos.

Descripción del requerimiento El usuario ingresa sus datos para realizar el

login, el sistema determina si el usuario

existe y es válido en la base de datos.


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En la tabla 3 se observa el registro de datos básicos de cada usuario, admin o dev.



Nombre del requerimiento Registrar datos básicos de usuarios

Características Registro de datos e información general de

los usuarios del sistema.

Descripción del requerimiento Permite registrar la información básica de

los datos personales de cada usuario.



En la tabla 4 se observa el registro de productos.



Nombre del requerimiento Registro de un nuevo producto en la B. D

Características Creación de un nuevo producto en la B. D

Descripción del requerimiento Permite la creación (registro) de un nuevo

producto, con sus características y

cantidades actuales en stock.



En la tabla 5 se observa el registro productos y la actualización de los mismos.



Nombre del requerimiento Registro de una actualización de un

producto en stock en la B. D

Características Actualización del producto en la B. D

Descripción del requerimiento Permite la actualización de la cantidad en

stock de un producto.


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En la tabla 6 se observa el requerimiento asociado al olvido de la contraseña por parte de un

usuario.



Nombre del requerimiento Recordar contraseña

Características Renovación de la clave de acceso

Descripción del requerimiento El sistema se encarga de validar datos del

usuario para así asignarle una nueva clave

de acceso. Proceso únicamente realizado

por un administrador.

Prioridad del requerimiento Media


En la tabla 7 se observa el requerimiento asociado al registro de una nueva bodega.



Nombre del requerimiento Registro de una nueva bodega en la B. D

Características Creación de una nueva bodega en la B. D

Descripción del requerimiento Permite la creación (registro) de una nueva

bodega con sus características específicas.


Requisitos de interfaz:


En la tabla 8 se observan los módulos de la interfaz.



Nombre del requerimiento Módulos interfaz

Características Visualización de los módulos

correspondientes.

Descripción del requerimiento Los módulos de la interfaz serán mostrados

u ocultados según el tipo de usuario que

ingrese al sistema.

Prioridad del requerimiento Media

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En la tabla 9 se observa el requerimiento asociado a listar los productos existentes en stock.



Nombre del requerimiento Listado (reporte) productos en stock

Características Genera un reporte de los productos en stock.

Descripción del requerimiento Visualizar el reporte de los productos

actualmente en stock, con la cantidad del

mismo y la última fecha de modificación.



En la tabla 10 se observa el requerimiento asociado a la interacción usuario-sistema.



Nombre del requerimiento Interacción

Características El usuario deberá interactuar con el sistema

por medio de periféricos de entrada de datos

tales como teclado y mouse.

Descripción del requerimiento Permitir la interacción de los diferentes

actores a través de los periféricos teclado y

mouse del ordenador.


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REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

Requerimientos de rendimiento:

En la tabla 11 se observa el requerimiento asociado a la agilidad e integridad en las consultas.

Tabla 11. Requerimiento no funcional 1

Número del requerimiento Rnq01

Nombre del requerimiento Demora en consulta a la B. D

Características ----

Descripción del requerimiento Garantizar que las consultas u otro proceso

no afecten el desempeño en ejecución de la

B.D en interacción con el aplicativo.


Seguridad:

En la tabla 12 se observa el requerimiento de garantizar seguridad de la información en el

sistema.



Nombre del requerimiento Garantizar integridad de la información en

el sistema.

Características Seguridad e integridad de la información.

Descripción del requerimiento Gestionar la seguridad, encriptación y

mantenimiento de la información mediante

técnicas de seguridad y validación de

usuarios.


En la tabla 13 se observa el requerimiento asociado a los permisos para acceder a la

información.



Nombre del requerimiento Permisos de acceso a la información.

Características Acceso a los diferentes módulos del

sistema.

Descripción del requerimiento Control de los accesos de los diferentes

usuarios del sistema a las secciones

autorizadas según los roles.


16

MODELO CONCEPTUAL

En la imagen 1 se observa el modelo conceptual de datos, el cual es un diagrama entidad –

relación y su objetivo está orientado a la descripción de las estructuras de datos y a las

restricciones de integridad. En él nos centramos en analizar el problema dado (falencias en

la gestión de inventarios) y, con ellas nos orientamos para representar los elementos que

intervienen en el problema, así como las relaciones entre elementos (entidades).

Este modelo especifica la existencia de 6 entidades (Bodega, producto, unidad de medida,

entrada, salida y mes) y 2 detalles (detalle entrada, detalle salida) y una entidad extra que

cumple la función de evitar la relación muchos a muchos (inventario). La bodega, por

ejemplo, puede almacenar uno o muchos productos en el inventario, pero debe existir como

mínimo 1 bodega donde almacenar y como mínimo 1 producto que almacenar. A su vez

vemos que un producto debe tener como mínimo 1 unidad de medida, pero las unidades de

medida pueden ser asignadas a muchos o a ningún producto. Ahora bien, vemos que la tabla

bodega puede tener 0 o muchas entradas/salidas, pero cada entrada y cada salida debe estar

asignada a una sola bodega. Por ultimo vemos las tablas de detalles, las cuales son

dependientes de la tabla entrada/salida correspondiente.

MODELO FÍSICO

En la imagen 2 se observa el modelo físico de datos, es una estructura de bajo nivel

implementada dentro del propio SGBD (Sistema de Gestión de Bases de Datos) el cual nos

muestra que tabla está relacionada con cual, los atributos y el tipo de dato de cada atributo

en cada entidad, las llaves primarias (ID) y las llaves foráneas.

Es a partir de este modelo que se genera el script con los comandos SQL que serán

cargados en la base de datos para proceder al desarrollo de la aplicación por medio de

APEX.

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Imagen 1. Modelo conceptual

18

Imagen 2. Modelo físico

19

INTERFAZ

En la imagen 3 encontramos con la interfaz de “Login”, en ella el usuario (admin, developer o user) se conectará al sistema con sus

debidas credenciales.

Imagen 3. Interfaz de login.

20

En la imagen 4 encontramos la pestaña en la que se le permite al usuario seleccionar uno de los múltiples productos que estén

registrados en la base de datos (pueden existir productos con 0 unidades en stock) e indicar la cantidad de producto que ingresa al

negocio (números enteros).

Imagen 4. Interfaz de entradas de inventario.

21

En la imagen 5 encontramos la pestaña en la que se permite al usuario seleccionar uno de los múltiples productos que estén registrados

en la base de datos que ya tengan existencias e indicar la cantidad de producto que sale (gasta o vende) del negocio (números enteros).

Imagen 5. Interfaz de salidas de inventario.

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En la imagen 6 encontramos la pestaña en la que se permite al usuario ingresar a la base de datos un nuevo producto (en un principio

este tendrá una existencia en stock igual a 0. Para añadir una cantidad respectiva de unidades nos dirigimos a la pestaña “Entradas de

Inventario”). Aquí se selecciona la bodega en la cual se va a almacenar, seguidamente la unidad de medida con la cual entra el

producto, el nombre del mismo, una breve descripción (si lo requiere) y el valor por unidad. Una vez llenos los datos seleccionamos la

opción grabar y el artículo en cuestión se verá reflejado en el reporte de la parte inferior.

Imagen 6. Interfaz de productos.

23

En la imagen 7 nos encontramos con la pestaña en la cual el usuario podrá consultar el reporte actual de existencias en el inventario, en

él, se puede apreciar el nombre del producto, la descripción del mismo, el valor por unidad, la bodega en la cual se encuentra y su

dirección, la cantidad de producto actualmente en inventario y la fecha en la que se modificó la información.

Imagen 7. Interfaz de informe de inventarios.

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En la imagen 8 encontramos la pestaña en la cual se le permite al usuario gestionar las bodegas con las que cuenta el negocio/empresa.

Aquí puede añadir una nueva bodega y visualizar su correcta adición a la base de datos.

Imagen 8. Interfaz de bodega.

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CONCLUSIONES

Con base al proceso que llevó el desarrollo de este software para empresas pequeñas, se

puede concluir que:

• Existen otros softwares más robustos, pero de costos más elevados, solo accesibles

a empresas grandes en la ciudad.

• El software requiere actualizaciones a futuro dado que, según el estudio al mercado,

nos encontramos en una gran desventaja frente a softwares más robustos y de más

tiempo en el mercado.

• El software es atractivo para clientes pequeños que estén empezando a llevar el

control de su inventario de una forma sistematizada más no para empresas que

necesiten más funcionalidades de las aquí descritas.

• Los requerimientos de software y hardware mínimos para correr este programa

pueden ser elevados como para ser accesibles a clientes pequeños.

• Una vez realizadas unas pruebas de implementación en locales pequeños de la

comuna 2 de Ibagué, se tiene como conclusión que la interfaz es intuitiva y por ende

simple de manejar.

TRABAJO FUTURO

• A futuro se implementará el software y se harán pruebas de funcionalidad.

• Se colocará la base de datos en un servidor en línea.

• Añadir un registro de actividades, en donde se pueda ver quién y a qué hora realizo

cambios en la base de datos.

• Generar la opción de imprimir informes generales y/o específicos de los

movimientos de la base de datos.

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REFERENCIAS

• [1] M. BV Álvarez. Modelos económicos matemáticos II. La Habana: Editorial

Félix Varela., 2006, pp.15.

• [2] D Sipper y R Jr. Bulfin. Planeación y control de la producción. México:

McGraw – Hill., 2003, pp. 124.

• [3] Syscafe. (2017, enero) Syscafe. [En línea]. Disponible en:

http://www.syscafe.com.co/

• [4] NCH Software. (2014, abril). Inventoria. [En línea]. Disponible en:

http://www.nchsoftware.com/es/index.htm

• [5] R. V. Alarcón, A. C. Stay & E. G. T. Saybay. (2016, enero). Software libre en

las empresas. [En línea]. Disponible en:

http://www.eumed.net/rev/caribe/2016/01/negocio.html

http://www.syscafe.com.co/

http://www.nchsoftware.com/es/index.htm

http://www.eumed.net/rev/caribe/2016/01/negocio.html

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