Sistema Universitario Ana G. Méndez School for ... · Punto más confuso Reacción escrita...

Prep. 07-31-06. Prof. Abigail Ríos Lugo, MPA

Sistema Universitario Ana G. Méndez School for Professional Studies

Universidad del Este, Universidad Metropolitana, Universidad del Turabo

ITHM 404

CONVENTION AND EVENT PLANNING LOGISTICS

LOGÍSTICA PARA LA PLANIFICACIÓN DE EVENTOS Y CONVENCIONES

© Sistema Universitario Ana G. Méndez, 2006

Derechos Reservados.

© Ana G. Méndez University System, 2006. All rights reserved.

ITHM 404 Convention and event Planning Logistics 2



TABLA DE CONTENIDO/TABLE OF CONTENTS Páginas/Pages

Prontuario/Study Guide .....................................................................................3

Taller Uno/Workshop One ................................................................................18

Taller Dos/Workshop Two ................................................................................21

Taller Tres/Workshop Three .............................................................................24

Taller Cuatro/Workshop Four ...........................................................................27

Taller Cinco/Workshop Five..............................................................................29

Anejo A/Appendix A..........................................................................................32

Anejo B/Appendix B..........................................................................................34

Anejo C/Appendix C .........................................................................................36

Anejo D/Appendix D .........................................................................................38

Anejo E/Appendix E..........................................................................................40

Anejo F/Appendix F ..........................................................................................42

Anejo G/Appendix G.........................................................................................44

Anejo H/Appendix H .........................................................................................45




Prontuario Título del Curso Logística para la planificación de Eventos y Convenciones

Codificación ITHM 404

Duración Cinco Semanas o según aplique Pre-requisito ITHM 310

Descripción Este curso presenta una visión integral de los elementos que se toman en

consideración dentro del proceso de planificación de eventos y convenciones. Enfásis

en la gerencia financiera para la ganancia de eventos. Discución detallada de los

aspectos en el servicio de la planificación de eventos.

Objetivos Generales 1. Crear una guía logística.

2. Desarrollar propuesta y material colateral para promoción de eventos.

3. Seleccionar estrategias (prensa, radio, Internet y/o televisión) de acuerdo al

mercadeo del evento.

4. Crear un presupuesto para un evento y considerar otros factores financieros.

5. Desarrollar una pre-convención y post-convención.

6. Organizar y presentar una convención en teoría tomando todos los procesos de

logística discutidos en clase.

Textos y recursos Astroff, M., & Abbey, J. (2002). Convention Sales & Services (6th edition). Waterbury

Van Der Wagen, L. & Carlos, Brenda R. (2005). Event Management for Tourism,

Cultural, Business, and Sporting Events. Pearson Education, Inc., Upper Saddle

River, New Jersey.

Referencias y material suplementario Culinary Institute of America. Remarkable Service: A Guide to Winning and

Keeping Customers for Servers, Managers, and Restaurant Owners.

Goldblatt, J. (2005). Special events: Event Leadership for a New World. (4th edition). John Wiley &

Sons, Inc.

Ismail, A. (1999). Catering Sales and Conventions Services. International Thomson Publishing.

Kotschevar, L. H., & Tanke, M. L. (2002). Managing bar and beverage operations.




Levy, B.R., & Marion, B.H. (2002). Successful special events: planning, hosting, and evaluating.

Lucas, R. W. (2004). Customer Service: Skills & Concepts for Success. (2nd ed.). John

Wiley & Sons.

Martin, W.B. (2002). Quality Service: What Every Hospitality Manager

Needs to Know. 1st edition. Prentice Hall.

Montgomery, R.J., & Strick, S.K. (1995). Meetings, Conventions, and Exhibitions. John

Wiley & Sons, Inc.

Morrow, S. L. (2002). The Art of the Show (second edition). Education foundation,

International Association for Exposition Management, Publisher.

Ninemeier, J.D. (2005). Management of food, and beverage operations (fourth edition).

Educational Institute American Hotel & Lodging Association.

Ninemeier, J.D. (2004). Planning and control for food and beverage operations (sixth

Edition). Educational Institute American Hotel & Lodging Association.

Rocco, M. A., & Andrew N. V. (2001). Hospitality Today, An Introduction. (4th Ed.).

The Educational Institute of the AH & LA, Lansing, Michigan

Rutherford Silvers, J. (2004). Professional Event Coordination. John Wiley & Sons, Inc.

Shock, P.J., & Stefanelli, J.M. (2001). On-Premise Catering: Hotels, conventions &

Conference Centers, and Clubs . Jhon Wiley & sons.

Timm, P. R. (2002). Customer Service: Career Success through Customer

Satisfaction. (2nd Ed.). Prentice Hall.

Periodicals and Journals Meetings and Conventions

Special Events

Special Events Magazine

Successful Meetings

Tourism Management

Travel & hospitality career directory

Travel Weekly

Evaluación

El esquema de evaluación que se utilizará en este curso es el siguiente:




CRITERIOS %

Asistencia y puntualidad 10%

Participación y contribución en clase 25%

Portafolio del curso Tareas asignadas Punto más confuso Reacción escrita inmediata

55% 45% 5% 5%

NOTA: Las rúbricas a utilizarse para la evaluación de estas actividades se incluyen

al final del módulo.

1. Asistencia y Puntualidad: La asistencia es mandatoria y la puntualidad

representa ética profesional. El facilitador llevará un registro de las mismas para

cada taller y, al finalizar el curso, utilizará el Anejo A para evaluar a cada

estudiante.

2. Participación y Contribución en clase: Se espera que todo estudiante asista a

clases preparado para discutir los temas del día (lecturas, preguntas asignadas,

diario actualizado, etc.) y que participe activamente en cada taller. El Facilitador

evaluará la participación y contribución de cada estudiante al finalizar el curso

(Anejo A). Tomará en cuenta el grado de participación de cada estudiante, si se

preparó para cada taller y su contribución en el desarrollo de la clase.

3. Portafolio del curso: Cada estudiante deberá preparar un portafolio del curso

donde reflexionará sobre los temas del curso y sus experiencias en el centro de

práctica. Es importante que cada estudiante trabaje este portafolio a partir de la

primera semana de clases, lo mantenga actualizado y lo traiga a clases cada

semana para que lo pueda utilizar y el Facilitador lo pueda revisar. El Portafolio

será evaluado utilizando el Anejo B e incluirá las siguientes partes: a. Tareas semanales: La industria de la hospitalidad es una cambiante día

a día. Los gerentes dentro de esta industria deben ser multitalentosos.

A través de las tares semanales, el estudiante está expuesto a la práctica

y a mantenerse al día en relación a la cambiante industria de la

hospitalidad. Las mismas serán entregadas al finalizar cada taller y el




Facilitador devolverá las tareas en la siguiente clase con las correcciones

y recomendaciones a las mismas. El estudiante podrá revisar, corregir y

mejorar esas tareas en función de los comentarios del Facilitador y lo

aprendido en clase. Los trabajos deberán ser preparados en el idioma

del taller. (Nota: Deberá incluir en el portafolio TODAS las tareas

asignadas).

b. “Muddiest point” -El estudiante auto evaluará su experiencia de

aprendizaje desde su hogar a través del “Muddiest Point” (Apéndice C) y

enviará la misma vía e-mail al completar las tareas asignadas de cada

taller.

c. Reacción Escrita Inmediata: El estudiante auto evaluará su experiencia

de aprendizaje en el salón de clases a través de la Reacción Escrita

Inmediata (Apéndice D). La misma se discutirá en el salón de clases.




Descripción de las normas del curso 1. La asistencia es obligatoria. El estudiante debe excusarse con el facilitador, si tiene

alguna ausencia y reponer todo trabajo. El facilitador se reserva el derecho de

aceptar la excusa y el trabajo presentado y ajustar la evaluación, según entienda

necesario.

2. Las presentaciones orales y actividades especiales no se pueden reponer, si el

estudiante presenta una excusa válida y constatable (Ej. médica o de un tribunal),

se procederá a citarlo para un examen escrito de la actividad a la cual no asistió.

3. Este curso es de naturaleza acelerada y requiere que el estudiante se prepare antes

de cada taller, según especifica el módulo. Se requiere un promedio de 10 horas

semanales para prepararse para cada taller.

4. El estudiante debe someter trabajos de su autoría, por lo tanto, no deberá incurrir en

plagio. Debe dar crédito a cualquier referencia.

5. Si el facilitador realiza algún cambio, deberá discutir los mismos con el estudiante

en el Taller Uno. Además, entregará los acuerdos por escrito a los estudiantes y al

Programa.

6. El facilitador establecerá el medio y proceso de contacto.

7. El uso de teléfonos celulares está prohibido durante los talleres.

8. No está permitido traer niños o familiares en los salones de clases.

9. El estudiante tendrá la oportunidad de aprender tanto a través del español como del

inglés. Los talleres serán facilitados en ambos idiomas en días alternos. Esto

significa que los talleres serán facilitados en un idioma diferente cada semana. Un

estudiante puede interactuar y hacer preguntas en el idioma de su preferencia; pero,

en general, se le solicitará que utilice un solo idioma en trabajos específicos. En

cada curso se utilizará el español y el inglés de forma equilibrada.

10. En trabajos grupales, salvo situaciones excepcionales, se considerará que el

mismo se prepara por todos los integrantes del grupo y serán evaluados por igual.

11. Todo estudiante está sujeto a las normas de comportamiento de la institución y

las que se establezcan en el curso.

12. Los trabajos y asignaciones deberán entregarse en la fecha indicada y en su

totalidad.




Nota: Si por alguna razón no puede acceder las direcciones electrónicas ofrecidas en el módulo, no se limite a ellas. Existen otros “web sites” que podrá utilizar para la búsqueda de la información deseada. Entre ellas están:

• www.google.com

• www.Altavista.com

• www.AskJeeves.com

• www.Excite.com

• www.Pregunta.com

• www.Findarticles.com El facilitador puede realizar cambios a las direcciones electrónicas y/o añadir algunas de ser necesario.




Filosofía y Metodología Educativa Este curso está basado en la teoría educativa del Constructivismo.

Constructivismo es una filosofía de aprendizaje fundamentada en la premisa, de que,

reflexionando a través de nuestras experiencias, podemos construir nuestro propio

conocimiento sobre el mundo en el que vivimos.

Cada uno de nosotros genera nuestras propias “reglas “y “métodos mentales”

que utilizamos para darle sentido a nuestras experiencias. Aprender, por lo tanto, es

simplemente el proceso de ajustar nuestros modelos mentales para poder acomodar

nuevas experiencias. Como facilitadores, nuestro enfoque es el mantener una

conexión entre los hechos y fomentar un nuevo entendimiento en los estudiantes.

También, intentamos adaptar nuestras estrategias de enseñanza a las respuestas de

nuestros estudiantes y motivar a los mismos a analizar, interpretar y predecir

información.

Existen varios principios para el constructivismo, entre los cuales están:

1. El aprendizaje es una búsqueda de significados. Por lo tanto, el aprendizaje

debe comenzar con situaciones en las cuales los estudiantes estén buscando

activamente construir un significado.

2. Significado requiere comprender todas las partes. Y, las partes deben

entenderse en el contexto del todo. Por lo tanto, el proceso de aprendizaje

se enfoca en los conceptos primarios, no en hechos aislados.

3. Para enseñar bien, debemos entender los modelos mentales que los

estudiantes utilizan para percibir el mundo y las presunciones que ellos

hacen para apoyar dichos modelos.

4. El propósito del aprendizaje, es para un individuo, el construir su propio

significado, no sólo memorizar las contestaciones “correctas” y repetir el

significado de otra persona. Como la educación es intrínsicamente

interdisciplinaria, la única forma válida para asegurar el aprendizaje es hacer

del avalúo parte esencial de dicho proceso, asegurando que el mismo provea

a los estudiantes con la información sobre la calidad de su aprendizaje.

5. La evaluación debe servir como una herramienta de auto-análisis.




6. Proveer herramientas y ambientes que ayuden a los estudiantes a interpretar

las múltiples perspectivas que existen en el mundo.

7. El aprendizaje debe ser controlado internamente y analizado por el

estudiante.




Study Guide Course Title Convention and Event Planning Logistics

Code ITHM 404

Time Length Five Weeks or as applicable Pre-requisite ITHM 310

Description

An integral vision of the elements taken into consideration within the event planning process.

Emphasis placed on financial management for profit-making events. Detailed discussion on the

service of event planning.

General Objectives 1. Create an event logistic guide.

2. Develop event proposals and collateral material for sponsorships and promotions.

3. Select publicity strategies (press, radio, Internet, and/or television, according to the

marketing of an event.

4. Create a budget for an event and consider other financial management issues.

5. Develop Pre-convention and post-convention meetings.

6. Organize and present a convention in teary taking all of the event logistic processes

discussed in class into account.

Texts and Resources Astroff, M.T., & Abbey, J.R. (2002). Conventions Sales and Services (6th edition).

Waterbury Press.

Van Der Wagen, L. & Carlos, Brenda R. (2005). Event Management for Tourism,

Cultural, Business, and Sporting Events. Pearson Education, Inc., Upper Saddle

River, New Jersey.

References and Supplementary Materials Culinary Institute of America. Remarkable Service: A Guide to Winning and

Keeping Customers for Servers, Managers, and Restaurant Owners.

Goldblatt, J. (2005). Special events: Event Leadership for a New World. (4th edition). John Wiley &

Sons, Inc.

Ismail, A. (1999). Catering Sales and Conventions Services. International Thomson Publishing.

Kotschevar, L. H., & Tanke, M. L. Managing bar and beverage operations.




Levy, B.R., & Marion, B.H. (2002). Successful special events: planning, hosting, and evaluating.

Lucas, R. W. (2004). Customer Service: Skills & Concepts for Success. (2nd ed.). John

Wiley & Sons.

Martin, W.B. (2002). Quality Service: What Every Hospitality Manager

Needs to Know. 1st edition. Prentice Hall.

Montgomery, R.J., & Strick, S.K. (1995). Meetings, Conventions, and Exhibitions. John

Wiley & Sons, Inc.

Morrow, S. L. (2002). The Art of the Show (second edition). Education foundation,

International Association for Exposition Management, Publisher.

Ninemeier, J.D. (2005). Management of food, and beverage operations (fourth edition).

Educational Institute American Hotel & Lodging Association.

Ninemeier, J.D. (2004). Planning and control for food and beverage operations (sixth

Edition). Educational Institute American Hotel & Lodging Association.

Rocco, M. A., & Andrew N. V. (2001). Hospitality Today, An Introduction. (4th Ed.).

The Educational Institute of the AH & LA, Lansing, Michigan

Rutherford Silvers, J. (2004). Professional Event Coordination. John Wiley & Sons, Inc.

Shock, P.J., & Stefanelli, J.M. (2001). On-Premise Catering: Hotels, conventions &

Conference Centers, and Clubs . Jhon Wiley & sons.

Timm, P. R. (2002). Customer Service: Career Success through Customer

Satisfaction. (2nd Ed.). Prentice Hall.

Periodicals and Journals Meetings and Conventions

Special Events


Successful Meetings

Tourism Management

Travel & hospitality career directory

Travel Weekly

Evaluation Students in this course will be evaluated as follows:




Criteria %

Attendance and punctuality 10%

Class Participation 25%

Portfolio Assignments Muddiest Point One Minute Paper

55% 45% 5% 5 %

NOTE: The rubrics to be used for these evaluations are included at the end of the

module.

1. Attendance and punctuality: Attendance is mandatory, and being punctual reflects a

professional ethic. The facilitator will register the student’s performance for both in

every workshop, and at the end of the course. The facilitator will evaluate each

student with the rubric in Appendix A.

2. Class participation and contribution: All students are expected to attend class

prepared to discuss workshop topics (readings, assigned questions, study cases, etc.),

and to actively participate in class. The Facilitator will evaluate the student’s overall

class participation, at the end of the course. They will use Appendix A; taking into

consideration the degree of participation, if it shows the student’s degree of

preparation for class, and how much this participation contributed to the class’

development.

3. Course portfolio: Each student must prepare a course portfolio, where he/she will

reflect on course topics and development. It is important that all students work on their

portfolio beginning the first week of class, and keeping it up-to-date. They should also

bring it to class for discussion and Facilitator review. The Portfolio will be evaluated by

the Facilitator (Appendix B), and it should include the following sections:

a. Weekly Assignments: Every student must include in the portfolio a copy of

the assignments required throughout this module. Every student must bring

all written assignments to class. The Facilitator will return the assignments in

the next class, so that the student may revise, correct or improve these

assignments, based on Facilitator’s comments and what was learned in class




Assignments must be prepared in the language of the workshop. (Note: The student should include in the portfolio ALL the assignments prior the workshops).

b. The Muddiest Point: The student will self-assess his/her participation through

the One-minute paper (Appendix C). The student will complete and sent it by e-

mail to the Facilitator at the end of they have completed their assignments. The

Muddiest Point should be answered in the language of the workshop.

c. One-minute paper: The student will self-assess his/her participation through

the One-minute paper (Appendix D). The student will complete and turn it in to

the Facilitator at the end of the workshop. One-minute paper should be

answered in the language of the workshop.




Description of course policies 1. Attendance at all class sessions is mandatory. If the Facilitator excuses an

absence, the student must make up for all presentations, papers, or other

assignments due on the date of the absence. The Facilitator will have the final

decision on approval of absences. He/she reserves the right to accept or reject

assignments past due, and to adjust the student’s grade accordingly.

2. Oral presentations and special activities cannot be remade. If the student

provides a valid and verifiable excuse (Ex. medical or from a court), he/she will

be summoned for a written test on the activity in which he/she did not attend.

3. The course is conducted in an accelerated format and requires that students

prepare in advance for each workshop according to the course module. Each

workshop requires at least ten hours of preparation.

4. It is expected that all written work will be solely that of the student and should not

be plagiarized. That is, the student must be the author of all work submitted. All

quoted or paraphrased material must be properly cited, with credit given to its

author or publisher. It should be noted that plagiarized writings are easily

detectable and students should not risk losing credit for material that is clearly

not their own.

5. If the Facilitator makes changes to the study guide, such changes should be

discussed with the students during the first workshop. Changes agreed upon

should be indicated in writing and given to the students and to the program

administrator.

6. The facilitator will establish the means and way of contact with the students.

7. The use of cellular phones is prohibited during sessions.

8. Children or family members are not allowed to the classrooms.

9. Workshops will be facilitated in English and Spanish in alternate days, in keeping

with the format established in this module. Students may interact and ask

questions in the language of their preference, but generally it is expected that

they use the language of the specific assignment. Each course will have an

equal balance of Spanish and English usage.




10. All students are subject to the policies regarding behavior in the university

community established by the institution and in this course.

11. In group works, except under exceptional circumstances, it will be considered

that all the members of the group perform work and thus they will be evaluated

equally.

12. The written works and assignments will be turned on that assigned date in their

entirety.

Note: If for any reason you can not access the URL’s presented in the module, do not limit your investigation. There are many search engines you can use for your search. Here are some of them:

• www.google.com

• www.Altavista.com

• www.AskJeeves.com

• www.Excite.com

• www.Pregunta.com

• www.Findarticles.com The facilitator may make changes and add additional web resources if deemed necessary.




Teaching Philosophy and Methodology

This course is grounded in the learning theory of Constructivism. Constructivism is

a philosophy of learning founded on the premise that, by reflecting on our experiences,

we construct our own understanding of the world in which we live.

Each of us generates our own “rules” and “mental models,” which we use to make

sense of our experiences. Learning, therefore, is simply the process of adjusting our

mental models to accommodate new experiences. As teachers, our focus is on making

connections between facts and fostering new understanding in students. We will also

attempt to tailor our teaching strategies to student responses and encourage students to

analyze, interpret and predict information.

There are several guiding principles of constructivism:

1. Learning is a search for meaning. Therefore, learning must start with the issues

around which students are actively trying to construct meaning.

2. Meaning requires understanding wholes as well as parts. And parts must be

understood in the context of wholes. Therefore, the learning process focuses on

primary concepts, not isolated facts.

3. In order to teach well, we must understand the mental models that students use

to perceive the world and the assumptions they make to support those models.

4. The purpose of learning is for an individual to construct his or her own meaning,

not just memorize the "right" answers and regurgitate someone else's meaning.

Since education is inherently interdisciplinary, the only valuable way to measure

learning is to make the assessment part of the learning process, ensuring it

provides students with information on the quality of their learning.

5. Evaluation should serve as a self-analysis tool.

6. Provide tools and environments that help learners interpret the multiple

perspectives of the world.

7. Learning should be internally controlled and mediated by the learner.




Workshop One Specific Objectives At the end of this workshop, the students will:

1. Plan the logistics of an event, bringing all equipment and other resources on

board at the right time.

2. Develop policies and procedures for the operation of an event.

3. Develop performance standards to measure success against objectives.

URLs ALX Meetings and Events Planning Co.

http://www.alxmeetingandeventplanning.com/

Convention Industry Council (CIC)

www.c-I-c.org

Event Source

www.eventsource.com

Express Logistics

http://www.xlogistics.com/event_transportation_services.html

Florida Convention Center

ww.info.com/FloridaConventionCenter

Florida Convention Center: Conference, Arena, civic

www.conventioncenters.us/Florida.html - 22k

Florida Travel Big

www.Florida-Travel.big.com

Hospitality Sales and Marketing Association International (HSMAI)

www.hsmai.org

Hotelier and Hotel

http://www.ehotelier.com/browse/conventions.php

International Association of Conference Centers (IACC)

www.iacconline.org

International Association of Conference and Visitors Bureaus (IACVB)

www.iacvb.org

Meetings and Conventions Online




http://www.meetings-conventions.com/

Meeting Industry Mall

www.mim.com

Meetings Professionals International

www.mpiweb.org

Orlando Info

www.orlandoinfo.com/

Special Events

www.cfdrodeo.com

www.bixsociety.org

www.specialevents.com

www.conventioncenters.us

The Convention Store, Inc.

http://www.theconventionstore.com/airport-transportation.shtml

Assignments before Workshop One 1. Read carefully the module, and bring your doubts and concerns to discuss them in

class.

2. Read about logistics in the events and conventions industry and write your own

definition of the meaning of logistics within this industry.

3. Enter the following website and compare the services of at least five companies that

sell event and convention services.

a. Hotelier and Hotel

http://www.ehotelier.com/browse/conventions.php

b. Choose at least five companies that sell event and convention

services.

c. Explain in detail the services each company offers.

d. Explain the logistics each company has for their specific service.

e. Bring your findings to discuss in class.

4. Analyze case on Appendix H to discuss in class.

5. Complete Appendix C and sent it by e-mail to the Facilitator.




Activities 1. The Facilitator would explain in detail the class module, and will answer any

questions or doubts from the students regarding the class.

2. The Facilitator will explain the importance of the Student Representative and the

group will choose a candidate to represent them.

3. The students will share their definitions of the logistics in the events and conventions

industry.

4. In the study group, the students will share their findings from assignment number

three and each group will bring their summary to the large group. Look for

differences and similarities within the companies.

5. The Facilitator and the students will discuss case analysis from Appendix H.

6. The facilitator will explain the assignments for the next workshop.

Assessment The students will complete the One-Minute Paper (Appendix D), and the Facilitator will

be answering the students’ doubts and concerns.




Taller Dos Objetivos Específicos Al finalizar el Taller, el estudiante podrá:

1. Explicar las leyes y regulaciones que impactan la industria de eventos y

convenciones.

2. Identificar las agencias de las cuales se necesita aprobación y apoyo para eventos y

convenciones en particular.

3. Explicar la conformidad legal que se requiere para un evento.

4. Describir los contratos que se requieren entre los organizadores de un evento,

clientes y subcontratistas.

Direcciones Electrónicas

Environmental Protection Agency

www.epa.gov

List fundraising requirements for each state

www.raffa.com

Convention industry Council (CIC)

www.c-I-c.org

Contratos de negocios

http://www.vetmed.ucdavis.edu/research/Funding/buscontract.cfm

http://www.legaldocs.com/index.htm

http://1stoplegal.com/forms/contracts.htm

Event Source

www.eventsource.com





Federal Trade Commission

www.ftc.gov

Hospitality Sales and Marketing association International (HSMAI)

www.hsmai.org





www.iacconline.org


www.iacvb.org

Laws and regulations

http://www.constructionweblinks.com/Industry_Topics/Laws_and_Regulations_--

_Full_T/laws_and_regulations_--_full_t.html

http://www.retailing.org/new_site/documents/meetings/Meetings_%20Convention_policy

.pdf

http://www.ashp.org/meetings/midyear/exhibitor/rules.cfm




www.mim.com


www.mpiweb.org

Orlando Convention Center-Orange County Convention Center

www.internationaldriveorlando.com/orange_county.htm - 14k


http://www.specialevents.com

Visit Florida

www.flausa.com/

Tareas a realizar antes del Taller Dos 1. Busque y lea información sobre las leyes y regulaciones que impactan la industria

de eventos y convenciones. Discuta por lo menos cinco de dichas leyes o

regulaciones y traiga sus comentarios a clase para analizar los mismos.

2. Utilizando las direcciones electrónicas sugeridas u otras que usted desee,

investigue dos compañías que ofrezcan servicios de planificación de bodas

(“Wedding Planner”) y compare ambos servicios, productos, contratos, y lista de

preparativos desde el punto de visrta del cliente y del dueño del negocio. En

adición, compare os contratos de ambas compañías en términos de posibles




malentendidos que puedan ser utilizados para una posible demanda legal. Traiga

sus comentarios para discutir los mismos en clase.

3. Complete el Anejo C y envíelo vía e-mail al facilitador.

Actividades 1. Discusión en pleno sobre las leyes y regulaciones que impactan la industria de

eventos y convenciones.

2. Los estudiantes compartirán sus hallazgos con respecto a la asignación número

dos.

3. El facilitador dividirá la clase en dos grupos. Cada grupo desarrollará un contrato de

ventas para cualquier evento que el grupo escoja. Cada grupo discutirá su contrato

con el resto de la clase. El mismo deberá incluir los siguientes aspectos:

a. Las partes en el contrato (dueños/clientes) b. Fechas límites y dépositos c. Servicios que se proveerán d. Requirimientos especiales e. Itinerario de pago f. Seguro g. Cancelación h. Confidencialidad i. Garantías j. Firmas k. Fecha

4. El facilitador discutirá las asignaciones para el próximo taller.

Actividad de avalúo Los estudiantes completarán la Reacción Escrita Inmediata (Anejo D) para entregar al finalizar

la clase.




Workshop Three

Specific Objectives At the end of this workshop, the students will:

1. Establish the purpose of the event, and develop a theme and decor that is

consistent with the purpose.

2. Analyze the needs of the event audience.

3. Review financial and other resources.

4. Review the logistical requirements of an event.

URLs Event Decor

http://www.saeventdecor.co.za/

http://www.laughtongroup.com/

http://www.dreamspinnersinc.com/

http://www.acme-events.com/

http://specialevents.com/mag/meetings_look/index.html

Event Source

www.eventsource.com

Convention Industry Council (CIC)

www.c-I-c.org





Florida Travel Big


Hospitality Sales and Marketing Association International (HSMAI)

www.hsmai.org


www.iacconline.org


www.iacvb.org







www.mim.com


www.mpiweb.org



Orlando Info


Special Events

www.cfdrodeo.com

www.bixsociety.org

www.specialevents.com

www.conventioncenters.us

Assignments before Workshop three 1. Read carefully the module, and bring your doubts and concerns to discuss them

in class.

2. Using the references, create a concept and decor for a Sweet Sixteen party.

Bring your concept to present in class.

3. Read the about the Anatomy of an Event from the reference book Professional

Event Coordination, and briefly discuss the six dimensions of an event

experience to discuss in class.

4. Design and write a description for each of the following events, incorporating the

six critical dimensions of an event experience:

a. A couple wants their wedding on a remote tropical island, and they

will be inviting 100 of their family and friends to this three-day

celebration.

b. A pharmaceutical company exhibit at a medical convention trade

show in your city wants to host and off-site evening hospitality




reception for 200 of their best customers, featuring a theme that

celebrates the local culture.

5. Complete Appendix C and sent it by e-mail to the Facilitator.

Activities 1. The Facilitator and the students will discuss the characteristics of concept and

design an event.

2. The students will present their concept and decor concept for a Sweet Sixteen

party.

3. The Facilitator and the students will discuss the six dimensions of an event

experience.

4. The Facilitator will divide the class in two groups. Each group will choose any

activities form assignment number four and will get consensus on the

incorporation of the six critical dimensions of an event experience.

5. The facilitator will explain the assignments for the next workshop.

Assessment The students will complete the One-Minute Paper (Appendix D) and the Facilitator will

be answering the students’ doubts and concerns.




Taller Cuatro Objetivos Específicos Al finalizar el Taller, el estudiante podrá:

1. Planificar una estrategia promocional para un evento.

2. Seleccionar estrategias (prensa, radio, Internet y/o televisión) de acuerdo al

mercadeo del evento.

3. Manejar publicidad y relaciones publicas.

4. Promover y publicar un evento.

Direcciones Electrónicas Florida Convention Center




Florida Travel Big



www.hsmai.org



Orlando Info


Visit Florida

www.flausa.com/

Tareas a realizar antes del Taller Cuatro

1. Lea sobre la importancia de la promoción y mercadeo dentro de la industria de

eventos y convenciones. Escriba un corto ensayo (dos a tres páginas) expresando

su opinión personal con respecto a dicho asusnto para discutir enclase.

2. Seleccione cinco anuncios sobre eventos, convenciones, conferencias y analice las

diferencias en relación a la forma en que se promocionan y mercadean los mismos.

Traiga sus hallazgos para discutir en clase.




3. Desarrolle una breve propuesta de mercadeo para los siguientes eventos para

discutir las mismas en clase. Deberá indicar las metas y expectativas de cada

propuesta. Venga preparado para llevar una corta presentación oral de su

propuesta:

a. Palm Springs International Film Festival- Localizado en el desierto de

Coachella Valle en el sureste de California. Este es uno de los festivales

más grande e importante del país. Se analizan más de 180 películas que

llegan desde más de 55 países. El mismo tiene uan audiencia de más de

70,000 expectadores alrededor del mundo. Este festival también se

caracteriza por la celebración de eventos culturales, seminarios y una gala.

b. Virginia City Camel Races-Lo que comenzó como una apuesta se ha

convertido en una tradición cultural en Virginia City, N.V.

4. Complete el Anejo C y envíelo vía e-mail al facilitador.

Actividades 1. Discución en pleno sobre la importancia de la promoción y mercadeo dentro de

la industria de eventos y convenciones. Los estudiantes compartirán sus

ensayos con respecto a dicho asunto con el resto del grupo.

2. En grupos de estudios, los estudiantes compartirán sus hallazgos en realción a

la tarea número dos. En consenso, escogerán por lo menos dos de los anuncios

que analizaron para opinar de ellos al resto del grupo.

3. Los estudiantes llevarán a cabo una corta presentación oral para explicar su

propuesta de mercadeo en relación a la tarea número tres.

Actividad de avalúo Los estudiantes completarán la Reacción Escrita Inmediata (Anejo D) para entregar al finalizar

la clase.




Workshop Five

Note: This is a bilingual workshop. Both, assignments before workshop and activites, will be conducted in both languages, English and Spanish.

Specific Objectives At the end of this workshop, the student will:

1. Develop an event budget, including income and expenditure.

2. Develop control systems for managing finances budget.

3. Analyze and develop a post-event follow-up.

URLs All meetings

www.allmeetings.com

Benchmark Hospitality

www.benchmark-hospitality.com

Budgeting an event

http://www.cypressmedia.net/pages/scopecmsmeetings.html

http://www.cmplanners.com/whatis.html

Conferon

www.conferon.com

Convention industry Council (CIC)

www.c-I-c.org

Dolce International

www.dolce.com

Event Source

www.eventsource.com





Florida Travel Big





Helms Briscoe

www.helmsbriscoe.com


www.hsmai.org


www.iacconline.org


www.iacvb.org




www.mim.com


www.mpiweb.org



Orlando Info


Restaurant Business

www.restaurantbiz.com

Restaurant & Institutions

www.rimag.com


http://www.specialevents.com

Visit Florida

www.flausa.com/

Assignments before Workshop Five 1. Read about Financial Management topics and bring a summary in Spanish to

discuss in class.

2. Prepare a budget in English for the promotion of a local fund-raising event. You can

use any number of promotional strategies, including various forms of advertising.




Make sure that you include the time taken to prepare the communication messages

and designs for these materials. In the case of brochures, there may be design and

print costs as wells as distribution costs. Your budget should comprehensively cover

all activities and expenses associated with promotion, including any salaries or

wages involved. Prepare 15 minutes oral presentation. The Facilitator will evaluate

this presentation using Appendix E.

3. Read about Post-event follow-up, and bring a summary in Spanish to discuss in

class.

4. Develop a document in English for a post-event follow up to discuss in class. What

should be included in the post-convention report? What are the benefits of post-

convention reports?

Activities 1. The Facilitator and the students will discuss the Financial Management for an event

in Spanish.

2. The students will present their findings from assignment number two in English.

3. The Facilitator and the students will discuss the Post-event follow up in Spanish.

4. In the study group, the students will share their findings on assignment number four

and each group will bring a summary to the rest of the class.

Assessment Recap Activity-The students will complete The 5-Minute Essay. The essays will be

read to the rest of the class and the students will be able to review the material in a

group manner.




Anejo A RÚBRICA PARA EVALUACIÓN DE PARTICIPACIÓN EN CLASE

NOMBRE: __________________________ NOTA FINAL _____________ FECHA: ____________________________ Asistencia y puntualidad: ______% _____ 0= Faltó a 4 o más talleres o faltó a 3 talleres y llegó tarde a 2 talleres

_____ 1= Faltó a 3 talleres o faltó a 2 talleres pero llegó tarde a tres talleres

_____ 2= Faltó a 2 talleres o faltó a 1 taller pero llego tarde a tres o más talleres

_____ 3= Faltó a 1 taller o no faltó pero llegó tarde a tres talleres

_____ 4= No faltó a los talleres pero llegó tarde a uno o dos talleres

_____ 5= No faltó ni llegó tarde a los talleres

Aportación a la clase:______% 0-No Cumplió 1-Deficiente 2-Regular 3-Bueno 4-Muy Bueno 5-Excelente N/A-No Aplica

CRITERIOS 0 1 2 3 4 5 N/A

1. Contribuye frecuentemente a las discusiones en clase.

2. Demuestra interés en las discusiones en clase.

3. Contesta preguntas del facilitador y sus compañeros.

4. Formula preguntas pertinentes al tema de la clase.

5. Viene preparado (a) a clase.

6. Contribuye a la clase con material e información adicional.

7. Presenta argumentos fundamentados en las lecturas y trabajos de la clase

8. Demuestra atención y apertura a los puntos y argumentos de sus compañeros.

9. Contesta preguntas y planteamientos de sus compañeros.

10. Demuestra iniciativa y creatividad en las actividades de clase.

Comentarios: __________________________________________________________




Appendix A

RUBRIC TO EVALUATE CLASS PARTICIPATION NAME: __________________________ FINAL GRADE ____________ DATE: __________________________ Attendance and Punctuality: ______% _____ 0= Absent in 4 or more workshops or absent in 3 workshops and was late in 2 workshops

_____ 1= Absent in 3 workshops or absent in 2 workshops and was late in 3 or more workshops

_____ 2= Absent in 2 workshops or absent in 1 workshops and was late in 3 or more workshops

_____ 3= Absent in 1 workshop or attended all workshops but was late in 3 workshops

_____ 4= Attended all workshops but was late in 1 or 2 workshops

_____ 5= Perfect attendance

Class Participation: ______% 0-NOT OBSERVED 1-DEFICIENT 2-AVERAGE 3-GOOD 4-VERY GOOD 5-EXCELLENT N/A- NOT APPLY CRITERIA 0 1 2 3 4 5 N/A

1. Contributes frequently to class discussion.

2. Demonstrates interest in class discussion.

3. Answers questions made by the facilitators and classmates.

4. Asks questions pertinent to the class subject.

5. Arrives prepared to class.

6. Contributes to class with additional material and information.

7. Presents arguments based on class lecture and work.

8. Demonstrates attention and opening towards arguments from classmates.

9. Answers questions and expositions from classmates.

10. Demonstrates initiative and creativity in class activities.

Comments: _______________________________________________________




Anejo B DOCUMENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL PORTAFOLIO

NOMBRE________________________ FECHA _____________________

Criterio a evaluarse Puntuación asignada

Puntuación obtenida

Puntualidad: Entrega en la fecha asignada 5 %

Presentación: Usa estilo de redacción recomendado,

escritura, acentuación

10 %

Organización de los temas trabajados: Secuencia y

ordenamiento

10 %

Dominio de los conceptos: Sustenta lo planteado con

referencias correctamente citadas en el texto.

15 %

Profundidad de las ideas: Establece los planteamientos

con el alcance adecuado.

15 %

Originalidad: Trata el tema de manera única,

diferenciándose de sus compañeros.

10 %

Amplía los conceptos con ideas nuevas: Actualiza con

referencias recientes.

15 %

Corrige errores: Vigila la redacción, evita los errores

tipográficos mediante uso del corrector computadorizado.

10 %

Evidencia con bibliografía: Cita correctamente en el texto

y en la bibliografía usando el estilo APA de redacción.

10 %

Total de puntos acumulados 100 %




Appendix B

DOCUMENT FOR PORTFOLIO EVALUATION

NAME________________________ DATE _______________________

Criteria to be evaluated Assigned proportion

Obtained grade

Timeliness: Handed in at the assigned date and time 5 %

Presentation: Uses suggested writing style (APA style),

writing structure, punctuation

10 %

Organization of the presented works: Ordering and

sequencing

10 %

Concept mastery: Applies the concepts learned during the

course, using references correctly quoted in the written text

15 %

Depth of ideas: Establishes arguments and statesmen’s

within the expected spectrum of ideas for a college student

15 %

Originality: Works the portfolio in a unique manner,

differentiating this work from that of the rest of the group

10 %

Broadens concepts: Presented with new ideas, updating

them with new references

15 %

Corrects mistakes: Correct writing strategies, avoiding

typographical errors by using the computer spell-check

10 %

Presents evidence through updated bibliography, using

APA style

10 %

Total of accumulated points 100 %




Anejo C Punto más Confuso

¿Cuál ha sido el punto (s) más confuso luego de terminar tus tareas? En otras

palabras, que tema (s) no entendiste lo suficiente? Explica en detalle tus dudas y/o

preguntas sobre el tema (s).

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

____________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________




Appendix C

The Muddiest Point

What has been the "muddiest" point so far in this workshop? That is, what topic remains

the least clear to you? Explain in detail all your concerns, doubts and questions you

have about the content of this workshop.

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

____________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________




Anejo D

REACCIÓN ESCRITA INMEDIATA

Nombre: ___________________________

Fecha : ___________________________

Después de cada taller, deberá contestar las siguientes preguntas y devolver este

documento al/a la facilitador/a. Estas contestaciones le proveerán al facilitador/a

información valiosa acerca de sus dudas respecto a los temas o asuntos discutidos en

el taller de hoy.

1. El tema más importante del taller de hoy fue…

2. Después de discutir el tema, aún me quedan algunas dudas, que son…

3. Me agradaría que se retomara la discusión de los siguientes aspectos

relacionados al tema, ya que éstos son de importancia para mí.




Appendix D ONE MINUTE- PAPER

Name ________________________

Date _________________________

After each workshop, you must answer the following questions and return the

document to the facilitator. These answers will provide the facilitator with valuable

information regarding your doubts regarding the topics or concepts discussed in class

today.

1. The most important topic or theme of today’s workshop was…

2. After discussing the topic, some questions are still unanswered. These are…

3. I would like this discussion to go further into these other/s topic/s that are very

important for me.




Appendix E

RÚBRICA DE EVALUACIÓN DE PRESENTACIONES ORALES

NOMBRE:___________________________ NOTA FINAL:____________ FECHA:______________________ TITULO:__________________________ 0-No Cumplió 1-Deficiente 2-Regular 3-Bueno 4-Muy Bueno 5-Excelente N/A-No Aplica

CRITERIOS 0 1 2 3 4 5 N/A 1. Realiza una introducción efectiva del tema. 2. Identifica el propósito, los objetivos e ideas principales que se incluyen en la presentación.

3. La presentación es organizada y coherente y puede seguirse con facilidad.

4. El presentador demuestra dominio del tema o materia de la presentación al explicar con propiedad el contenido y no incurrir en errores.

5. Las ideas y argumentos de la presentación están bien fundamentados en los recursos presentados, consultados o discutidos en clase.

6. Se utiliza un lenguaje apropiado con corrección sintáctica y gramatical.

7. El resumen de los puntos principales y/o la presentación de las conclusiones es claro y apropiado.

8. Se cumplen los objetivos o propósitos anunciados en la introducción.

9. La presentación es interesante y amena. 10. La presentación demuestra creatividad. 11. Dicción clara, sin muletillas o barbarismos y

tono adecuado.

12. Proyección efectiva, postura corporal adecuada, y manejo de la audiencia.

13. Capta la atención e interés de la audiencia y/o promueve su participación, según aplique.

14. Uso efectivo de la tecnología, ayudas visuales, drama o ejercicios de acuerdo al ejercicio y el tema presentado, según aplique

15. Cumple con el tiempo asignado; no se extiende demasiado ni es demasiado breve.

Comentarios: ________________________________________________________________




Appendix E RUBRIC TO EVALUATE ORAL PRESENTATIONS

NAME:__________________________ FINAL GRADE: ___________________ DATE:____________________________ TITLE: ________________________ 0-NOT OBSERVED 1-DEFICIENT 2-AVERAGE 3-GOOD 4-VERY GOOD 5-EXCELLENT N/A-NOT APPLY

CRITERIA 0 1 2 3 4 5 N/A1. Performs an effective introduction of the

theme to be discussed.

2. Identifies purpose, objectives and principal ideas included in the presentation.

3. Presentation is organized, coherent and can be easily followed.

4. The presenter demonstrated mastery of the theme or matter of the presentation by properly explaining content and not making mistakes.

5. The presentation ideas and arguments are based in sources presented, consulted or discussed in class.

6. Utilized appropriate language with syntactical and grammatical correction.

7. The summary of principal points and/or the presentation of conclusions are clear and appropriate.

8. Fulfilled the objectives or purpose set in the introduction.

9. The presentation is interesting and entertaining.

10. The presentation demonstrates creativity.

11. Clear diction, without pet phrases, barbarisms and with adequate tone.

12. Effective projection, adequate body posture and audience management.

13. Captures audience attention and interest and/or promotes participation, depending on which applies.

14. Effective use of technology, visual aids, drama or exercises depending on the theme or exercise presented.

15. Complies with assigned time; not too lengthy or too brief.

Comments: ________________________________________________________________ ________________________________________________________________




Appendix F

RÚBRICA PARA EVALUAR TRABAJOS ESCRITOS NOMBRE: ___________________________NOTA FINAL ___________________ TÍTULO _____________________________FECHA:_____________________________

0-No Cumplió 1-Deficiente 2-Regular 3-Bueno 4-Muy Bueno 5-Excelente N/A-No Aplica

CRITERIOS 0 1 2 3 4 5 N/A

1. El escrito es claro, enfocado e interesante.

2. Identifica el propósito, los objetivos e ideas principales que se incluyen en el escrito.

3. La presentación de las ideas es organizada y coherente y puede seguirse con facilidad.

4. El escrito incluye todas las partes o elementos del tema o tarea asignada de manera directa y apropiada.

5. El autor demuestra dominio del tema o materia de la presentación al explicar con propiedad el contenido y no incurrir en errores.

6. Las ideas y argumentos de la presentación están bien fundamentadas en los recursos presentados, consultados o discutidos en clase.

7. El resumen de los puntos principales y/o la presentación de las conclusiones es claro y apropiado.

8. Se cumplieron los objetivos o propósitos anunciados en la introducción.

9. El punto de vista del autor se presenta de manera clara, contundente y bien fundamentada.

10. El escrito demuestra sustancia, lógica y originalidad.

11. Se utiliza un lenguaje apropiado con corrección sintáctica y gramatical.

12. Utiliza vocabulario preciso, correcto y apropiado.

13. Contiene oraciones y párrafos bien construidos que facilitan la lectura y comprensión del escrito.

14. El escrito está bien editado y presentado.

Comentarios: __________________________________________________________ ______________________________________________________________________________




Appendix F RUBRIC TO EVALUATE WRITTEN PAPERS

NAME: _______________________ FINAL GRADE: ________________ TITLE: _______________________ DATE: _________________________ 0-NOT OBSERVED 1-DEFICIENT 2-AVERAGE 3-GOOD 4-VERY GOOD 5-EXCELLENT N/A-NOT APPLY

CRITERIA 0 1 2 3 4 5 N/A

1. The paper is clear, focused and interesting.

2. Identifies purpose, objectives and principal ideas included in the paper.

3. Presentation of ideas is organized, coherent and can be easily followed.

4. The paper includes all parts or elements of the assigned theme or task in a direct and appropriate manner.

5. The author demonstrates mastery of the presentation theme or matter, as it properly explains content and does not incur in mistakes.

6. The presentation ideas and arguments are based in sources presented, consulted or discussed in class.

7. The summary of principal points and/or the presentation of conclusions are clear and appropriate.

8. Fulfilled the objectives or purpose set in the introduction.

9. The author presents his point of view in a clear, convincing and well-based manner.

10. The paper demonstrates substance, logic and originality.

11. Utilizes appropriate language with grammatical and syntactical correction.

12. Utilizes precise, correct and appropriate vocabulary.

13. Contains well-constructed sentences and paragraphs that facilitate lecture and comprehension.

14. The paper is well edited and presented. Comments: _____________________________________________________




Recap Activity Appendix G The 5-Minute Essay Objective: To emphasize the concepts discussed during the entire workshop series and review the

learning process. An assessment tool for the facilitator and the student to evaluate the

fulfillment of objectives.

Procedure: The students will answer in a handwritten essay format the following questions posed

by the facilitator:

• What are the important points that you learned during the course?

• What points are you unclear about or do you still have concerns about?

The essays will be read to the rest of the class and the students will be able to review

the material in a group manner.




Appendix H Case Study You are organizing a race for 20,000 runners. The biggest logistical problem you will

face will be at the end of the race. At this time, runners crossing the finish line are

exhausted and do not want to run or walk another step. Media members wanting to

take photographs and to interview front-runners compound this problem. Enthusiastic

supporters wishing to congratulate those who finish only add to it. All runners need to

get across the line withal hold-ups; otherwise, their times will be affected.

You need to make plans to ensure that all runners cross the line, that they are advised

of their times, and that they receive free sponsor products, retrieve, their belonging, and

attend the prize-giving ceremony. Some participants and spectators will not wait for the

final ceremony and will wish to take the transportation provided back to the race starting

point and go home.

Develop detailed operational plans for the end of the race, using estimates of finish

times and crowd-flow patterns for participants and spectators.

Sistema Universitario Ana G. Méndez School for ... · Punto más confuso Reacción escrita...

Documents

Transcript of Sistema Universitario Ana G. Méndez School for ... · Punto más confuso Reacción escrita...