Sistema de Trámite Documentario - STD

SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO A1 - FIIS

GERENCIA DE PROYECTOS INFORMTICOS 1

UNIVERSIDAD NACIONAL

FEDERICO VILLARREAL FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL

Y DE SISTEMAS

GERENCIA DE PROYECTOS INFORMTICOS

SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO

GRUPO A1 INTEGRANTES

- Albornoz Leandro, Carlos Ramiro

- Arvalo Gutirrez, Vctor Emanuel

- Briceo Hijar, Judith Jacqueline

- Castillo Yrizales, Sergio Javier

- Del Carpio Bellido, Stefani

- Felipa Alejos, Jeff

- Infantes Guizado, Juan Carlos

- La Torre Vsquez, Jessica

- Lara Valle, Yanelly Zenayda

- Linares Len, Luz

- Marreros Saldaa, Giselle

- Martnez Ros, Zurya

Gerente del Proyecto: Castillo Yrizales, Sergio Javier

Lima 05 de julio 2008



CONTROL DE CAMBIOS

Cambios en el Enunciado del Alcance

El alcance del proyecto vari debido a una reestructuracin leve de la

EDT del proyecto en cuanto a los hitos definidos del mismo que en su fase 1.0 ahora rene los entregables de la Gestin del Proyecto

(Nueve Planes Subsidiarios) , los de Seguimiento y Control (que se

basa en la aplicacin de las mtricas de control de calidad y en la realizacin de los cambios y acciones correctivas requeridos de

manera iterativa e incremental en todo el tiempo de elaboracin del Plan de Gestin) y los entregables del Cierre del Proyecto con la

Aprobacin del Sponsor y su Entrega Formal y Definitiva

Cambios en la EDT

La EDT del Plan de Proyecto del Sistema de Trmite Documentario de la FIIS-UNFV tuvo cuatro modificaciones significativas durante todo el

proceso de Planificacin siendo el ltimo efectuado para incorporar los Entregables de Seguimiento y Control que se viene efectuando

desde el inicio del Proyecto y culminar de manera paralela con la entrega formal del proyecto, adicionalmente se reubic los

entregables del Cierre del Proyecto en la fase 1.0 para los efectos de

estar en concordancia con lo especificado en la Gestin de Integracin del Proyecto.

Cambios en el Diccionario del EDT

De igual manera el Diccionario de la EDT refleja los cambios

efectuados en la EDT y se han adicionado las tablas de los entregables incorporados , en ellos se define y describe las tareas a

realizar, los responsables, los plazos y los supuestos y recursos necesarios para efectuarlos adecuadamente.

Control de Cambios del Plan de Gestin de Costos

Los cambios que se han realizado en el rea de gestin de costos

son en base a la informacin obtenida y recopilada por parte de los

diferentes departamentos de la facultad y areas pertinentes dentro del alcance de nuestro proyecto referidos a los costos incurridos en

los equipos e instalaciones que cuente dichas reas y/o departamentos, verificacin de licencias y numero de personal

operativo que ser beneficiado con el sistema de tramite documentario:

Equipos: son los referidos al SW y HW que cuenta nuestra facultad y puedan ser usados en el momento de la implementacin de el



sistema de tramite documentario estos sern financiados por el sponsor.

Control de Cambios del Plan de Gestin de RRHH

Los entregables del rea de RRHH, han sufrido algunos

modificaciones por razones que a continuacin las pasare a

mencionar y detallar. Estas razones son:

- Reubicacin de integrantes del proyecto, esto se dio ya que la

funcionalidad de algunas reas del proyecto no era el ptimo, as

que se tuvo que hacer este reajuste de personal.

- Separacin de integrantes del proyecto, la separacin se dio por

efecto del bajo desempeo de dos integrantes del proyecto, y a su

poca participacin e inters en el proyecto.



PRLOGO

El Equipo de Proyecto se complace en presentar el Plan de Proyecto

de Software de Trmite Documentario de la Facultad de Ingeniera

Industrial y de Sistemas; para lo cual hemos tomado como gua lo que el

PMBOK afirma.

La finalidad principal es alcanzar la eficiencia del Sistema de Trmite

Documentario mediante el seguimiento de los trmites solicitados por los

alumnos quienes son la razn de ser de esta gran institucin educativa.

Para ello nos ha servido como base la experiencia de cada integrante del

equipo como usuario final, puesto que este proyecto se realiza por los

alumnos para los alumnos.

Nuestro ms sincero deseo es que este proyecto sea un gran paso de la

universidad hacia la automatizacin que permita una transformacin

sistmica en el pensamiento de nuestra querida facultad.



NDICE

Introduccin

I. Resumen Ejecutivo

II. Gestin del Alcance del Proyecto

2.1 Enunciado del Trabajo

2.2 Enunciado del Alcance del Proyecto

2.3 Plan de Gestin del Proyecto

2.4 Enunciado del Alcance del Proyecto

2.5 Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

2.6 Diccionario de Datos de la EDT

III. Gestin del Tiempo del Proyecto

3.1 Cronograma del Proyecto

3.2 Plan de Gestin del Tiempo

IV. Gestin de los Costos del Proyecto

4.1 Plan de Gestin de Costos

4.2 Grfico 1: Resumen De Duracin De Das Por Fase Del Proyecto

4.3 Grfico 2: Resumen Personal Costo Por Da

4.4 Grfico 3: Costo De Personal WSB

4.5 Grfico 4: Costos De Equipos /Materiales Y Software WSB 4.6 Grfico 5: Propuesta Para La Implantacin Del Sistema De Trmite

Documentario.

4.7 Grfico 6: Costo Total Del Proyecto

V. Gestin de la Calidad del Proyecto

5.1 Plantillas de Mtricas De Calidad

5.2 Lnea Base De Calidad

5.3 Matriz De Actividades De Calidad

5.4 Plan de Gestin De La Calidad

VI. Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto

6.1 Directorio Del Equipo De Proyecto (Planificacin)

6.2 Directorio Del Equipo De Proyecto (ejecucin)

6.3 Lista de Stakeholder por influencia autoridad

6.4 Lista de Stakeholders por Rol

6.5 Matriz De Asignacin De Responsabilidades (RAM)

6.6 Plan De Gestin De RRHH



VII. Gestin del Comunicaciones del Proyecto

7.1 Matriz De Comunicaciones

7.2 Plan De Gestin De Comunicaciones

VIII. Gestin de los Riesgos del Proyecto

8.1 Identificacin Y Evaluacin Cualitativa De Riesgos

8.2 Plan De Gestin De Riesgos

IX. Glosario

X. Anexos



INTRODUCCIN

El presente trabajo esta divido por 7 reas que son como siguen:

Gestin del alcance del proyecto, en el cual se limita lo que

contemplara el proyecto,

Gestin del tiempo, elaborar cronograma del proyecto, asignacin

de recursos de las actividades identificadas en la etapa anterior.

Gestin del Costos, tiene como finalidad elaborar el plan de gestin

de costos, lo que nos permitir por ejemplo saber el costos por una

actividad determinada .

Gestin de Calidad, aseguramos implementar un producto de

calidad para ello nos aseguramos con el uso de diversas mtricas con

aplicacin en las diversas fases del proyecto.

Gestin de los recursos humanos elaborar toda la informacin

necesaria de los integrantes del proyecto as como elaborar la matriz de

asignacin de roles.

Gestin de las comunicaciones, que tiene como finalidad

presentar el tipo de tecnologa a utilizar para la distribucin de la

informacin tanto como en el equipo del proyecto como el Sponsor, es

importante tambin determinar que informacin necesita los interesados

del proyecto .

Gestin de riesgos, identificar los principales riesgos para el

proyecto, estimar su impacto en los pilares importantes del proyecto como

son alcance, tiempo y costos , as como determinar las respuestas

recomendadas y asignar el responsable de su cumplimiento.



RESUMEN EJECUTIVO El Sistema de Tramite Documentario de la FIIS-UNFV, se concibi con la

finalidad de plantear procedimientos estndares y formales que agilicen significativamente el flujo de procesos referidos a la gestin de las

solicitudes documentarias dentro del mbito y jurisdiccin competente dentro de la FIIS.

Se definen los siguientes hitos que van desde la concepcin hasta la implementacin y entrega formal del Sistema de Tramite Documentario que

a continuacin presentamos y describimos:

-Elaborar un Plan de Gestin, para la construccin del Sistema de Trmite Documentario de la FIIS de la UNFV, con la finalidad de simplificar

y lograr una desintermediacin significativa en el flujo de las gestiones y requisitos para la tramitacin y obtencin de documentos, todo ello previa

identificacin formal y definitiva de los procedimientos que conforman cada uno de los tipos de Trmite Documentarios cindose al Texto nico de

Procedimientos Administrativos.

-Desarrollar una solucin informtica (Software), en base a los lineamientos definidos en el Plan de Gestin, que permita automatizar

cada uno de los requerimientos funcionales y no funcionales relacionados al

seguimiento y control de los diversos Trmites Documentarios.

-Desarrollar lineamientos para el Plan de continuidad y mejoras al proyecto, mediante la identificacin de las tareas futuras que deben

realizarse para mantener y mejorar el sistema, dado la necesidad de interconexin con el Sistema de Trmite Documentario del Rectorado, al

cual nuestra pequea solucin deber acoplarse ,todo ello, luego de reunir todas las condiciones y requisitos de plataforma fsica y equipos con los que

actualmente no contamos, pero que se pueden gestionar para el sostenimiento del proyecto a largo plazo.

Estos hitos se elaborarn en funcin a la definicin de prioridades que se realice de manera conjunta con el Decanato de la FIIS, y en base al Plan

Estratgico de Tecnologas de Informacin elaborado el ao 2007, avalado por el Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA), el

Reglamento de Organizaciones y Funciones (ROF) y el Manual de

Organizaciones y Funciones (MOF) de la UNFV.

El proceso de elaboracin y culminacin se realizar en dos fases

delimitadas por cada ciclo acadmico en el Presente ao (2008) y que al final del mismo se debe cumplir satisfactoriamente con la implementacin y entrega formal del Sistema de Trmite Documentario en la Facultad de Ingeniera Industrial y de Sistemas.



Duracin del Proyecto

Costos del Proyecto

Costos de materiales de oficina

Descripcin Unidades precio unitario Costo total

Tinta para impresora 1 S/. 28.00 S/. 28.00

1/2 millar de papel bond A4 - 75gr 1 S/. 13.00 S/. 13.00

Anillado y Impresiones 15 S/. 30.00 S/. 450.00

Subtotal S/. 491.00

Costo total del proyecto tramite documentario

Total de equipos/materiales y sw S/. 1,585.30

Total por personal S/. 9,680.00

Subtotal S/. 11,265.30

Reserva de contingencia (1%) S/. 112.65

sub total del proyecto s/. S/. 11,377.95

Sub Total de (HW y SW) S/.

S/.

1,759.76

Total del proyecto S/. 13,137.71



GESTIN DEL

ALCANCE DEL

PROYECTO



ENUNCIADO DEL TRABAJO

DESCRIPCIN

Es una breve descripcin de cmo se crear el producto a entregar, se

describe tambin que es lo que se quiere lograr con el producto a entregar.

A su vez se muestra un cuadro en el que se detalla las fases con sus

entregables y las fechas de los mismos.

OBJETIVO

El objetivo de este documento es que se tenga una idea casi concreta de lo

que se va a realizar en el proyecto, y tambin que producto se va a

obtener.



ENUNCIADO DEL TRABAJO (SOW)

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO STD-FIIS

Nombre del

Sponsor Ing. Oscar Mjica Ruiz

Descripcin de

entregables finales

-Elaborar un Plan de Gestin, para la construccin del

Sistema de Trmite Documentario de la FIIS de la UNFV, con la finalidad de simplificar y lograr una desintermediacin

significativa en el flujo de las gestiones y requisitos para la

tramitacin y obtencin de documentos, todo ello previa identificacin formal, definicin y estandarizacin de los

procedimientos que conforman cada uno de los tipos de Trmite.

-Desarrollar una solucin informtica (Software), en base a los lineamientos definidos en el Plan de Gestin, que

permita automatizar cada uno de los requerimientos funcionales y no funcionales relacionados al seguimiento y

control de los diversos Trmites Documentarios.

-Desarrollar lineamientos para el Plan de continuidad y

mejoras al proyecto, mediante la identificacin de las tareas futuras que deben realizarse para mantener y mejorar el

sistema, dado la necesidad de interconexin con el Sistema de Trmite Documentario del Rectorado, al cual nuestra pequea

solucin deber acoplarse ,todo ello, luego de reunir todas las

condiciones y requisitos de plataforma fsica y equipos con los que actualmente no contamos, pero que se pueden gestionar

para el sostenimiento del proyecto a largo plazo.

Ambos entregables se elaborarn en funcin a la definicin de

prioridades que se realice de manera conjunta con el Decanato de la FIIS, y en base al Plan Estratgico de

Tecnologas de Informacin elaborado el ao 2007, avalado por el Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA),

el Reglamento de Organizaciones y Funciones (ROF) y el Manual de Organizaciones y Funciones (MOF) de la UNFV.

El proceso de elaboracin y culminacin de los entregables se realizar en dos fases delimitadas por cada ciclo acadmico en

el Presente ao (2008) y que al final del mismo se debe cumplir satisfactoriamente con la implementacin formal del

Sistema de Trmite Documentario en la Facultad de Ingeniera Industrial y de Sistemas.

CONTROL DE VERSIONES

Versin Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo

1.0 AI AQ 03-05-08 Versin original



Criterios de aceptacin

El sistema ser aceptado siempre y cuando se logre cubrir los

procesos de Trmite Documentario ms crticos y siempre que

se hayan implementado adecuadamente cada uno de los requerimientos y necesidades planteados por los stakeholders

involucrados en los procesos de la organizacin. Todo depende de cumplir con los cronogramas y el alcance

establecidos que en intentos de Proyectos anteriores de la misma ndole no pudieron llegar a concluirse

satisfactoriamente.

Otras Consideraciones

El Equipo del Proyecto goza del respaldo del Decanato de la FIIS y

con la predisposicin formal de las partes involucradas para efectuar el mejor desempeo posible en aras de lograr los

resultados esperados.

FASE HITO PRINCIPAL DESCRIPCIN

GESTIN DEL PROYECTO

-Planificacin del proyecto

-Actualizacin del proyecto

-Seguimiento y Control

-Seguimiento del proyecto

-Control de cambios

-Cierre del proyecto

Abarca el planeamiento del

proyecto explicado por cada rea

de conocimiento.

ANLISIS DEL SISTEMA

-Documento de Especificacin

de Requerimientos del

Software(SRS)

-Diagrama de Casos de Uso del

Negocio

-Diagrama de Clases del

Sistema

Abarca la obtencin de Requisitos

del usuario y la diagramacin de

los escenarios de uso del sistema.

DISEO DEL SISTEMA

-Diseo de la Arquitectura

-Diseo de la Base de Datos

Abarca la definicin de la

arquitectura fsica del sistema

CONSTRUCCIN DEL SISTEMA

-Documentacin del Cdigo

Fuente

Abarca las rutinas de

codificacin.

PREPARACIN DEL ENTORNO Y

PRUEBAS DEL SISTEMA

-Plan de Pruebas de Software

-Informe Final de Pruebas de

Software

Abarca la ejecucin de pruebas

del sistema y las correcciones

efectuadas.

IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA

-Documentacin de

Implantacin del Software

-Informe de Configuracin del

Software

Consiste en la Instalacin y

configuracin del sistema en

produccin.

TRANSICION DEL

SISTEMA -Plan de capacitacin de

Usuarios

Consiste en la capacitacin de los

usuarios que usarn el sistema.



ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

DESCRIPCIN

En este documento se explica detalladamente las fases que va a seguir el

proyecto para obtener el producto.

Es el documento que va a servir como base para elaborar la Estructura de

Trabajo del Proyecto (EDT).

OBJETIVO

Explicar claramente las fases del proyecto y dar a conocer todos los

trminos en que se va a desarrollar el mismo.




PRELIMINAR



Nombre del

Sponsor Ing. Oscar Mjica Ruiz

Iniciacin: Lo realizar el Gerente del Proyecto en coordinacin con el Coordinador Adjunto del

Proyecto FIIS

Objetivos

del Proyecto

Costo

- Disminuir costos por prdidas o extravos de documentos.

Plazo

- Cumplir con la presentacin de los entregables dentro del cronograma

establecido.

- Propiciar la entrega de la documentacin de los usuarios finales de forma

efectiva en menos tiempo.

Calidad

- Identificar y Aplicar estndares de calidad para la depuracin de los

documentos y productos finales generados a partir de la puesta en

funcionamiento del Sistema de Trmite Documentario en la FIIS.

- Aplicar estndares que formalicen la secuencia de los procedimientos a seguir

para la tramitacin de documentos en la FIIS-UNFV.

Descripcin

del alcance

del producto

Desarrollar una solucin informtica(Software) en base a los lineamientos

definidos en el Plan de Gestin, que permita automatizar cada uno de los

requerimientos funcionales y no funcionales solicitados por los usuarios y aquellos

encontrados producto del anlisis y los planteamientos de mejora de los procedimientos

de trmite documentario de la FIIS, identificados por el Equipo del Proyecto.

- El Proceso de Gestin y Ejecucin del Producto del Proyecto, se realizar en dos

fases delimitadas por cada ciclo acadmico semestral en el Presente ao (2008)

y que al final del mismo se debe cumplir satisfactoriamente con la

implementacin formal del mismo, denominado: Sistema de Trmite

Documentario de la Facultad de Ingeniera Industrial y de Sistemas.

- El sistema contemplar las opciones que van desde la solicitud de un trmite

documentario hasta la posibilidad de realizar un seguimiento y control de la

situacin actual de su documentacin en trmite hasta el momento en que se

le hagan entrega fsica y formal de los mismos.

- El sistema ser implementado exclusivamente en las oficinas involucradas en la

gestin del Trmite Documentario como son: Mesa de Partes, Oficina de

Prcticas PRE-Profesionales, Oficina de Servicios Acadmicos, Decanato y otros

con la proyeccin de extenderse al RECTORADO de la UNFV, lo cual ser

documentado para una implementacin posterior.



1.0 AI AQ GP 22-05-08 Versin original



Requisitos

del Proyecto

- El Sistema de Trmite Documentario debe definir y delinear procesos giles,

enfocados hacia el ahorro de tiempo del usuario para que pueda realizar sus

trmites con seguridad y con la posibilidad de monitorear el estado del mismo.

- El Sistema de Trmite Documentario debe ser intuitivo y ser fcil de usar por

cualquier usuario.

- El Sistema de Trmite Documentario debe tener alta cohesin y bajo

acoplamiento entre sus mdulos y componentes, debe ser escalable de forma

que si se desea agregar otros procesos adicionales sea fcilmente adaptable sin

que dichas modificaciones alteren significativamente su rendimiento y

desempeo.

Lmites del

Proyecto

- El Sistema de Trmite Documentario comprende en observar, analizar y mejorar

los procesos de los trmites predefinidos entre el cliente y el grupo de proyecto.

- El Sistema de Trmite Documentario tambin comprende la realizacin e

implantacin de un aplicativo para mejorar y asegurar la calidad de los procesos

predefinidos.

- El aplicativo que se va a entregar como parte del Sistema de Trmite

Documentario tiene garanta y se entrega tal cual es, haciendo responsable de

su mantenimiento de uso al cliente.

- El aplicativo que se va a entregar como parte del Sistema de Trmite

Documentario va a estar debidamente documentado, incluido los manuales de

usuario, de instalacin y configuracin.

Objetivos del

producto

- Facilitar el ingreso de las solicitudes de documentos por mesa de Partes

mediante la generacin automtica de un Nro de expediente.

- Obtener los datos del usuario e ingresarlos directamente al sistema mediante un

conjunto de plantillas que lo registrar y asociar a un Nro de Expediente.

- Permitir a los encargados de cada oficina involucrada registrar peridicamente el

estado de las solicitudes documentarias de tal forma que se puedan realizar

consultas y obtener respuestas sobre plazos, situacin contractual y requisitos

correspondientes.

- Disminuir la carga de trmites mediante su distribucin por fechas y aclaracin

de las competencias de las oficinas correspondientes.

Criterios de

aceptacin

El sistema ser aceptado siempre y cuando se logre cubrir los procesos de Trmite

documentario ms crticos y siempre que se hayan implementado adecuadamente

cada uno de los requerimientos y necesidades planteadas por los stakeholders

involucrados en los procesos de la Facultad. Todo depende de cumplir con el

cronograma y el alcance establecidos, que en intentos de Proyectos anteriores y

similares, no pudieron llegar a concluirse satisfactoriamente.



Restricciones

del Proyecto

Restricciones:

- El diagnstico de los procesos de la FIIS estar orientado a determinar objetivos y propuestas de mejora en relacin nicamente al trmite

documentario, y no contempla la ejecucin de otros trmites que estn fuera

del alcance del proyecto.

- Solo se tendr como presupuesto el costo estimado por la FIIS, siendo difcil incrementar posteriormente dicho presupuesto.

- Todos los procesos que sern identificados y mejorados al implantar el Sistema de Trmite Documentario tendrn en ste momento como nico campo de

accin la jurisdiccin y dependencias de la FIIS.

Asunciones

del Proyecto

Entre las asunciones con las cuales se desarrolla este proyecto son:

- El responsable del proyecto contar con las habilidades y disposicin necesarias para la administracin de proyectos.

- La FIIS cuenta con una base de datos con datos de los alumnos, el cual se tendr que enlazar con la base de datos creada mediante este proyecto, para

almacenar la informacin del Sistema de Trmite Documentario.

- La FIIS cuenta con una infraestructura de Red, que ser aprovechada para la interconexin entre las diferentes reas.

- Las herramientas de Diseo Y Desarrollo del sistema cuentan con los permisos respectivos que garantizan la persistencia del sistema despus que ste sea

implantado en las oficinas involucradas de la FIIS.

Organizacin

Inicial del

Proyecto

Riesgos

Iniciales

Definidos

Riesgos:

El presupuesto para el proyecto es limitado.

No disponibilidad de tiempo para las entrevistas por parte del personal de la

FIIS.

Suspensin de actividades en la FIIS (feriados, huelgas, etc.)

Desinters por parte del personal de la FIIS.

Falta de apoyo del Sponsor.



Hitos del

Cronograma

FASE HITO

PRINCIPAL

Probable Fecha de

Inicio-Final DESCRIPCIN

GESTION DEL

PROYECTO

-Planes

Subsidiarios

-Actualizaciones

-Seguimiento y

control.

-Cierre del

proyecto.

05-05-08 al 09-07-08 Planificacin del

proyecto

ANLISIS DEL

SISTEMA

-Documento de

requerimientos

del Sistema

-Documento de

Definicin de

Estndares del

Sistema

-Documento de

Anlisis del

sistema

10-05-08 al 28-05-08

26-05-08 al 12-06-08

09-06-08 al 26-06-08

Requisitos

Funcionales y no

Funcionales, la

definicin de los

mdulos y

estndares del

sistema.

DISEO DEL

SISTEMA

-Documento de

Estndares de

Programacin

BD.

-Documento de

Diseo del

Sistema

07-07-08 al 31-07-08

21-07-08 al 06-08-08

Incluye el diseo

de la Arquitectura

y de la Base de

Datos en base a

estndares.

CONSTRUCCIN

DEL SISTEMA

Documentacin

del cdigo fuente

31-07-08 al 04-08-08

Codificacin y

aplicacin de

Estndares de

Calidad de cdigo

fuente.

PREPARACIN DEL

ENTORNO Y

PRUEBAS DEL

SISTEMA

-Entrega de

Fuentes y

manuales del

Sistema

-Documento de

pruebas del

Sistema

21-08-08 al 11-09-08

08-09-08 al 18-09-08

Elaboracin de

manuales de

configuracin, de

sistema, de

usuario y

ejecucin de

pruebas de

software.

IMPLEMENTACIN

DEL SISTEMA

-Documento de

Implantacin del

Sistema

19-09-08 al 22-10-08 Implementacin y

Configuracin del

sistema.

TRANSICIN DEL

SISTEMA

-Entrega del

documento de

Capacitacin

22-10-08 al 17-11-08 Capacitacin del

personal usuario

del sistema.

Limitacin de

Fondos

- La facultad evaluar la factibilidad de entregar el presupuesto solicitado para la realizacin del proyecto, es un tema de estricta competencia de las

autoridades de la Facultad.

Estimacin del

Coste

- Tomando en cuenta que el proyecto ser realizado por alumnos del profesor Javier Canchano, de los cursos: Gerencia de Proyectos Informticos y Estrategia y Gestin de la Informacin de los ciclos acadmicos 2008-I y 2008-II respectivamente, el costo con respecto al personal sera cero. Ya que

la fuerza laboral ser de alguna manera aportada por los mismos alumnos y el

profesor del curso y no se contratar servicios externos.



Requisitos de

gestin de la

configuracin

del Proyecto

Los elementos de configuracin son los siguientes:

- El producto final, el cual consiste en el Sistema de Trmite Documentario. - Los entregables en cada una de las fases determinada por la metodologa de

ejecucin a utilizarse, en nuestro caso se utilizar una metodologa hbrida,

teniendo en cuenta los diagramas y artefactos de la metodologa RUP en

cuanto al diseo del sistema y la aplicacin de la metodologa XP para el

manejo de las relaciones interpersonales de los miembros del equipo .

- Los documentos que sean generados en la gestin del proyecto. Toda solicitud de cambio de lnea base de alcance, tiempo, o costo:

Ser recibida y formalizada como requerimiento de cambio por el Gerente del Proyecto.

Ser evaluada por el Pleno del Equipo de Trabajo en cuanto al impacto en los objetivos de alcance, tiempo, costo, o condiciones contractuales.

Se informarn los acuerdos al Coordinador de Proyecto.

El cambio y sus implicancias sern aprobados por el Sponsor previa informacin pormenorizada por parte del Gerente del proyecto.

Toda solicitud de cambio que no afecte la lnea base de alcance, tiempo, costo, y/o

condiciones contractuales podr ser analizada y evaluada en forma conjunta por el

Gerente y el Coordinador de Proyecto, quienes podrn aprobarla directamente o ser

elevada al Pleno en caso de creerse conveniente.

Especificacion

es del

Proyecto

El proyecto deber cumplir con las especificaciones sealadas principalmente en los

siguientes documentos, las cuales son adoptadas de la Gua del PMBOK.

- Enunciado del Trabajo del Proyecto - Enunciado del alcance del proyecto - Desarrollo del acta de constitucin del proyecto. - Plan de Gestin del Alcance. - Plan de Gestin de Costos. - Plan de Gestin del Tiempo - Plan de Gestin de Comunicaciones - Plan de Gestin de RRHH - Plan de Gestin de Riesgos - Plan de Gestin de Calidad - Plan de Gestin de Adquisiciones - Determinacin de los Entregables

Con respecto a la metodologa, la implementacin deber contar con documentos

definidos en RUP para el proceso de desarrollo, estas se consideran entregables en el

proyecto.

Requisitos de

Aprobacin:

El Inicio del Proyecto ser aceptado y aprobado por el Sponsor.

Todos los entregables sern revisados y aprobados por el Gerente del Proyecto o en su ausencia por el coordinador del Proyecto.

Los productos finales del proyecto, generados por todas las Fases del Plan de Gestin del proyecto, sern aprobados y aceptados por el Sponsor y el

responsable del Curso.

El Cierre del Proyecto ser aprobado y aceptado por el Sponsor, para ello se debern cumplir con todos los entregables mencionados en el Enunciado de

Trabajo del Proyecto.

Aprobaciones

Sponsor: Decano FIIS Ing. Oscar Mjica Ruiz Grupo Evaluador Responsables del Curso

Gerente de proyecto : Sergio Castillo Yrizales



PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE

DESCRIPCIN

El Plan de Gestin del Alcance contempla la descripcin de los lmites

del proyecto en base a los requerimientos iniciales del Sponsor y la

identificacin de los factores ambientales existentes en la organizacin

(FIIS) y los activos de los procesos de la organizacin (documentacin de

los procedimientos y los sistemas de informacin existentes en las

oficinas), se construy sobre la base de los entregables , asunciones y

restricciones que se documentan durante la iniciacin del proyecto en el

Enunciado del Alcance Preliminar y el Acta de Constitucin del Proyecto.

OBJETIVOS

Se pretende definir y delimitar la cobertura y alcance que contemplar

el proyecto y las necesidades y requerimientos a los cuales daremos

solucin con la planeacin y ejecucin del proyecto y durante la

implementacin y puesta en produccin del Sistema de Trmite

Documentario de la FIIS.



PPLLAANN DDEE GGEESSTTIINN DDEELL AALLCCAANNCCEE


Versin

Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo 1.0

AA AQ 25-05-08 Entrega de Plan


SISTEMA DE TRMITE

DOCUMENTARIO STD-FIIS

PROCESO DE DEFINICIN DEL ALCANCE:

El alcance se defini a partir de los requerimientos de las oficinas de Trmite

Documentario de las cuatro escuelas de la Facultad de Ingeniera Industrial y Sistemas de

la UNFV en coordinacin directa con el Decanato de la FIIS y lo definieron como:

Desarrollar un conjunto de estndares que simplifiquen los procedimientos documentarios y permitan ahorrar costos por concepto de almacenamiento fsico innecesario de los

documentos que ingresan por Mesa de Partes y las cuatro escuelas profesionales de la FIIS

y plasmarlo en un software intuitivo y altamente eficiente en cuanto a las satisfaccin de

las necesidades de registrar los procedimientos u trmites documentarios y controlar el

estado de avance de los documentos solicitados.

PROCESO PARA ELABORACIN DE WBS:

La Estructura de Desglose Del Trabajo se realiz en base a las fases del ciclo de vida de

desarrollo del software pero bajo un enfoque metodolgico RUP y su Lenguaje de

Modelamiento Unificado, lo cual permiti definir formalmente cada uno de los entregables

que deben obtenerse de manera gradual e iterativa para la consecucin final del Sistema

de Trmite Documentario, en ste se mencionan entregables propios de la planificacin del

proyecto como del anlisis, diseo, construccin y pruebas del sistema y las de

implementacin y capacitacin de los usuarios.

PROCESO PARA ELABORACIN DEL DICCIONARIO WBS:

El Diccionario del la Estructura del Desglose del Trabajo fue realizada por el equipo de

alcance en base a la descripcin de los responsables y asignacin de recursos necesarios

para completar satisfactoriamente cada uno de los entregables contemplados en la EDT

del proyecto, adicionalmente se asignaron las fechas de inicio, fin , los costos en que se

tiene que incurrir debido al uso de energa, equipos de cmputo o materiales tangibles y

software especfico para cada paquete de trabajo . Finalmente se mencionan los supuestos

que deben preexistir para garantizar la realizacin de las actividades.

PROCESO PARA LA VERIFICACIN DEL ALCANCE:

Realizamos la documentacin de los productos entregables que han sido formalmente

completados todo ello en base a inspecciones como mediciones y revisiones de los

requisitos que deben cumplir los entregables antes de ser aceptados y reconocidos por los

usuarios y stakeholders interesados.



PROCESO PARA EL CONTROL DEL ALCANCE:

Consisti en identificar e influir sobre los factores que crean cambios en el alcance del

proyecto y controlar el impacto de dichos cambios a partir de las recomendaciones y

acciones correctivas definidas a travs del proceso de Control Integrado de cambios ya

que para lograr cumplir con los estndares de calidad es necesario asimilar

adecuadamente los cambios necesarios.




DESCRIPCIN

Contiene la definicin formal de los requerimientos que sern

contemplados en el proyecto y la influencia que ejerce la solucin sobre

un campo de accin especfico, en ste proyecto se ha delimitado el

alcance a la jurisdiccin de la Facultad de Ingeniera Industrial y de

Sistemas y sus cuatro Escuelas Profesionales confortantes.

OBJETIVOS

- Esclarecer los recursos que debern gestionarse para obtener un

producto que satisfaga los requerimientos funcionales y procedimentales

del Trmite Documentario en la FIIS.

- Definir mecanismos de control para mantener el proyecto dentro de los

lmites de la triple restriccin de alcance, costo y tiempo.




OBJETIVOS DEL PROYECTO

Objetivos de

Costos -Disminuir costos por prdidas o extravos de documentos.

Objetivos de

Tiempo

- Cumplir con la presentacin de los entregables dentro del cronograma

establecido y por consiguiente cumplir a cabalidad con el cronograma de

actividades establecida.

-Propiciar la entrega de la documentacin a los usuarios finales de forma

efectiva en el tiempo definido para tal fin.

Objetivos de calidad

-Identificar y Aplicar estndares de calidad para la depuracin de los

documentos y productos finales generados que garanticen la puesta en

funcionamiento del Sistema de Trmite Documentario en la FIIS.

-Aplicar estndares que formalicen la secuencia de los procedimientos a

seguir para la tramitacin de documentos en la FIIS-UNFV

Otros

Objetivos

Cubrir efectivamente las expectativas puestas en el presente proyecto

ya que de ello depende el inicio del cambio efectivo que permita agilizar y

lograr la desintermediacin progresiva, la simplificacin de

procedimientos y la disminucin de los plazos para la obtencin de

documentos en la Facultad de Sistemas de la UNFV.


Versin Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo 1.0 AA AQ 25-05-08 Versin original

NOMBRE DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL PROYECTO


Descripcin del Proyecto:

Desarrollar una solucin informtica (Software) en base a los

lineamientos definidos en el Plan de Gestin, que permita

homogenizar, formalizar y finalmente automatizar cada uno de los

requerimientos funcionales y necesidades de mejora de procedimientos,

solicitados por los usuarios y aquellos encontrados producto del anlisis y

los planteamientos de mejora a los procedimientos de Trmite

Documentario de la FIIS, identificados por el Equipo del Proyecto.

Justificacin

del Proyecto:

La elaboracin del Plan de Gestin del Sistema de Trmite Documentario

de la Facultad de Sistemas, se justifica en la decisin de atender la

necesidad excesivamente evidente y bastante soslayada que enfrentan

los usuarios de la FIIS en cuanto a los procedimientos para realizar el

Trmite de Documentacin indispensable que les permita llevar de

manera equilibrada su desempeo acadmico y post acadmico en su

condicin de alumnos, ex alumnos o usuarios de la Universidad Nacional

Federico Villarreal.



FASES DEL PROYECTO

FASE 1 Gestin del proyecto

FASE 2 Anlisis del sistema

FASE 3 Diseo del sistema

FASE 4 Construccin del Sistema

FASE 5 Preparacin del entorno y pruebas del sistema

FASE 6 Implementacin del sistema

FASE 7 Transicin del sistema

Exclusiones

Conocidas:

El Plan de Gestin del Sistema de Trmite Documentario de la FIIS, no

contemplar los Trmites Documentarios en los que intervengan

oficinas que no forman parte funcional de stos procedimientos tales

como la Oficina de Grados y Ttulos, ni el Rectorado. Por lo tanto slo

abarcar aquellos que se soliciten a las oficinas acadmicas de cada

Escuela Profesional de la FIIS incluido su Decanato y Mesa de Partes

correspondientes.

Criterios de

aceptacin:

El sistema ser aceptado siempre y cuando se logre cubrir los

procesos de Trmite Documentario ms crticos y siempre que se

hayan implementado adecuadamente cada uno de los requerimientos

y necesidades planteadas por los stakeholders involucrados en los

procesos del negocio. Todo depende de cumplir con los cronogramas y

el alcance establecidos que en intentos de Proyectos anteriores no

pudieron llegar a concluirse satisfactoriamente.

Organizacin

inicial del proyecto:

El Proyecto se inici con la Conformacin Inicial del Equipo de Proyecto

y la designacin de sus representantes (Gerente de Proyecto,

Coordinador del Proyecto) y el compromiso directo del Sponsor del

Proyecto.

Recursos:

Recurso Humano

(1) Sponsor (FIIS)

(1) Profesor Principal del Curso de Gerencia de Proyectos Informticos

(1) Gerente de proyecto

(1) Coordinador de Proyecto Adjunto.

(1) Lder Usuario (Jefe de la Oficina de Trmite Documentario)

(1) Equipo usuario (Personal de Oficinas involucradas)

(1) Equipo de trabajo, conformado por la Jefe de Prcticas y 15

alumnos FIIS.

(1) Grupo evaluador, conformado por 3 personas.

Recurso Fsico:

Laboratorio, auditorio, PCS, impresoras, proyector multimedia. Software:

Sistemas Operativos, SW de Aplicaciones (), SMBD, Lenguaje de

Programacin.

Servicio de Internet

Mantenimiento y soporte de PCS



Gerencia del cambio:

La Gestin del Cambio estar a cargo del Equipo de Integracin

basada en el control integrado de versiones de los entregables del

proyecto conforme se avance en el desarrollo del planeamiento y

posterior ejecucin del proyecto.

Supuestos, Restricciones, Riesgos:

SUPUESTOS:

El personal de la FIIS presentar una actitud colaboradora en todo

momento del proyecto.

El personal de la FIIS estar disponible para las fechas y horarios en

que se realicen las entrevistas de levantamiento de informacin,

dentro de los marcos temporales definidos para el proyecto, para lo

cual las fechas y horas especficas de cada entrevista se fijarn en su

momento y de comn acuerdo entre el consultor y los miembros del

equipo de proyecto de la FIIS.

Las propuestas de mejora estarn orientadas a procesos en los cuales

el cambio resulte estratgico para el aumento de la eficiencia

organizacional de la FIIS como un todo.

El proyecto se mantendr dentro del grupo de Proyectos con prioridad

en su ejecucin.

RESTRICCIONES:

El diagnstico de los procesos de la FIIS estar orientado a

determinar objetivos y propuestas de mejora en relacin nicamente

al Trmite Documentario de la FIIS-UNFV y no contempla la revisin

de los procedimientos de otros trmites que estn fuera del alcance

del proyecto.

Solo se tendr como presupuesto el monto designado por la FIIS,

quedando a decisin del Sponsor incrementar dicho monto producto

de la elaboracin del presupuesto de costos elaborado por el Equipo

de Proyecto.

RIESGOS:

El presupuesto para el proyecto es limitado.

No disponibilidad de tiempo para las entrevistas por parte del

personal de la FIIS.

Suspensin de actividades en la FIIS (feriados, huelgas, etc.)

Desinters por parte del personal de la FIIS.

Falta de apoyo del Sponsor.

R1 Cambio de requerimientos no contemplado en el alcance.

R2 Tiempo de entrega del proyecto corto.

R3 No participacin de los usuarios en el levantamiento de

informacin. R4 Falta de involucramiento de los integrantes del equipo de

proyecto R5 Falta de disponibilidad de informacin detallada y

actualizada sobre los sistemas actuales o elementos de red. R6 Das no productivos: huelgas, verbenas, feriados largos

R7 Nmero de recursos humano insuficiente o retiro de algn

integrante del proyecto. R8 Requerimientos logsticos o tcnicos no contemplados para

la Instalacin de los equipos.



ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO



NOMBRE DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL PROYECTO




DICCIONARIO DE DATOS DE LA EDT

DESCRIPCIN Este documento proporciona una visin integral y detallada de cada uno

de los entregables del proyecto a travs de la descripcin de las tareas

que se deben realizar y de los productos que se obtienen. Tambin se

hace la asignacin de recursos de personal, equipos y materiales que

fueran necesarios para su ejecucin, as como los intervalos de tiempo

que se necesitan para iniciar y concluir satisfactoriamente cada uno de

los entregables especificados en la Estructura Detallada del Trabajo del

Proyecto. Tambin contiene la Fecha de Aprobacin y el responsable de

aprobarlo.

OBJETIVO

Explicar detalladamente en que consisten las actividades y tareas para

poder obtener los entregables del Proyecto, en funcin de las personas,

equipos o dispositivos y dems recursos tangibles (materiales de

oficina) e intangibles (software, programas) asignadas para tal fin.

A continuacin se describe en orden de jerarqua e importancia los

entregables de la EDT del Proyecto del sistema de trmite Documentario.



DICCIONARIO DE DATOS DE LA EDT



NOMBRE DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL PROYECTO


FASE 1 1.1 Planificacin del Proyecto Fecha de

Realizacin

05/05/08

Persona a Cargo Equipo de Gestin de Integracin

Descripcin de la Tarea

Consiste en la formulacin y desarrollo del Plan de Gestin del Proyecto para lo cual se

inicia con la elaboracin del Acta de Constitucin del Proyecto en Base al Enunciado de

Trabajo de Proyecto para luego definir el Enunciado del Alcance Preliminar y luego

proseguir con la elaboracin de los nueve Planes de gestin de cada rea de

conocimiento del PMBOK.

Descripcin del Producto

Los entregables del Grupo de procesos de Iniciacin (Enunciado de trabajo, Acta de

Constitucin y Enunciado de Alcance preliminar) y de planificacin, es decir los Nueve

Planes de gestin de cada rea de Conocimiento.

Entregable

Entregables de Iniciacin del proyecto y Planes Subsidiarios del Plan de Gestin del

Proyecto.

Supuesto Se tuvo una primera reunin con los stakeholders primarios

del proyecto (Sponsor y Oficinas Involucradas) y se conocen

los factores ambientales tanto de cultura organizacional

como la estructura de la facultad.

Recurso Asignado Material de oficina, Factores Ambientales del negocio.

Duracin 157 da

Fecha de

Finalizacin

18/11/08

Interdependencias Ninguno

Aprobado por: Jefe de Proyecto

Fecha: 17/05/08



FASE 1 1.1.1 Actualizaciones del Proyecto Fecha de

Realizacin

05/05/08

Persona a Cargo Equipo de Gestin de Integracin


Consiste en la identificacin de omisiones y fallas en la elaboracin de los planes

subsidiarios que se debe efectuar de manera iterativa e incremental hasta

conseguir los resultados deseados.


Los entregables del Grupo de procesos de Iniciacin (Enunciado de trabajo, Acta de

Constitucin y Enunciado de Alcance preliminar) y de planificacin, es decir los

Nueve Planes de gestin de cada rea de Conocimiento.

Entregable

Actualizaciones de las versiones de los Planes subsidiarios del proyecto.

Supuesto Se identificaron las omisiones y correcciones a efectuar.


Duracin 157 das

Fecha de

Finalizacin

18/11/08

Interdependencias 1.1


Fecha: 17/05/08

FASE 1 1.2 Seguimiento y Control Fecha de

Realizacin

05/05/08

Persona a Cargo Equipo de Seguimiento y Control


Consiste en la formulacin y desarrollo de las rutinas de verificacin de la calidad

del proyecto mediante la aplicacin de las mtricas definidas para su optimizacin y

control de cambios requeridos.


Resultados de mtricas de Control de calidad y verificacin de la coherencia y la

aplicacin de los cambios.

Entregable

Resultados de Seguimiento y Descripcin de Cambios Efectuados

Supuesto Se aplicaron las mtricas de Calidad definidas en el Plan

de Gestin de Calidad del Proyecto.

Recurso Asignado Plan de gestin de Calidad

Duracin 156 das

Fecha de

Finalizacin

17/11/08



Fecha: 17/05/08



FASE 1 1.2.1 Seguimiento del proyecto Fecha de

Realizacin

05/05/08



Consiste en la verificacin de la coherencia y concordancia de cada Plan con

relacin a la definicin de la Triple restriccin de Proyecto (Alcance, Tiempo y

Costo).


Informes de Verificacin y conformidad de los lmites del proyecto.

Entregable

Entregables de Iniciacin del proyecto y Planes Subsidiarios del Plan de Gestin

del Proyecto enmarcados dentro de los lmites de la Triple restriccin del proyecto

definidos en el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar y Definitivo del

proyecto.

Supuesto Se efectuaron las actualizaciones del Proyecto requeridas.


Duracin 156 das

Fecha de

Finalizacin

17/11/08

Interdependencias Ninguno


Fecha: 17/05/08



FASE 1 1.2.2 Control de Cambios Fecha de

Realizacin

05/05/08



Controlar las modificaciones realizadas a los entregables del proyecto.


Cambios y sus justificaciones por cada nueva versin de entregables del proyecto.

Entregable

Entregables de Iniciacin del proyecto y Planes Subsidiarios del Plan de Gestin

del Proyecto.

Supuesto Se tuvo una primera reunin con los stakeholders

primarios del proyecto (Sponsor y Oficinas Involucradas) y

se conocen los factores ambientales tanto de cultura

organizacional como la estructura de la facultad.

Recurso Asignado Informe de Seguimiento del Proyecto

Duracin 154 da

Fecha de

Finalizacin

13/07/08

Interdependencias 1.1.1


Fecha: 17/05/08

ASE 1 1.3 Cierre del Proyecto Fecha de

Realizacin

18/11/08

Persona a Cargo Gerente del Proyecto


Consiste en obtener el visto bueno del Sponsor o usuario principal por parte del

responsable del cumplimiento de los requerimientos incorporados al software del

sistema (Coordinador del proyecto).

Objetivo Cuantificable

Personal capacitado para operar el sistema


Es la formalizacin de la conformidad del usuario con respecto al producto final

obtenido. Informe de conformidad de usuario, Informe de conclusin y

entrega formal del proyecto

Entregable

Informe de conformidad de usuario

Cierre del Contrato

Supuesto Se implement formalmente el sistema y se capacit

exitosamente al personal usuario del sistema.

Recurso Asignado Manuales del sistema y usuario

Duracin 1 da

Fecha de

Finalizacin

19/11/08



Fecha: 19/11/08



FASE 2 2.1 Documento de Especificacin de Requerimiento de Software ( SRS)

Fecha de

Realizacin

19/05/08

Persona a Cargo Analistas de Sistemas


Consiste en aprender los procesos existentes en el negocio y definir los datos que

sern tiles para el proyecto y clasificarlos de acuerdo a su grado de importancia

en la identificacin de requerimientos de informacin propios del sistema

documentario.


Es la recopilacin de todos aquellos datos que permiten definir las necesidades de

informacin y de funcionalidad del negocio que finalmente sern traducidos como

atributos funcionales del sistema.

Entregable

Documento de Especificacin de Requerimiento de Software ( SRS)

Supuesto Se cuenta con la autorizacin para entrevistarse con los

responsables de las reas implicadas.

Recurso Asignado 2 Analistas de sistemas, material de oficina

Duracin 7 das

Fecha de

Finalizacin

26/05/08

Interdependencias 1.3 2.2


Fecha: 02/06/08

FASE 2 2.2 Diagrama de Casos de uso del negocio Fecha de

Realizacin

27/05/08

Persona a Cargo Analistas de sistemas


Consiste en analizar e identificar gradualmente los distintos escenarios y la

secuencia de interacciones que se desarrollarn entre el sistema y sus actores en

respuesta a los eventos que inicia un actor principal sobre el propio sistema que

debern ser contemplados en ste para su posterior incorporacin funcional.


Contiene una secuencia de transacciones/eventos que se intercambian los actores y

el sistema cuando se ejecuta cierta funcionalidad del mismo.

Entregable

Diagrama de Casos de uso del negocio.

Supuesto Se defini los requerimientos y oportunidades del negocio

Recurso Asignado SRS

Duracin 31 das

Fecha de

Finalizacin

04/07/08



Fecha: 18/06/08



FASE 2 2.3 Diagrama de Casos de uso del sistema Fecha de

Realizacin

05/07/08



Consiste en analizar e identificar gradualmente los distintos escenarios y la

secuencia de interacciones que se desarrollarn entre el sistema y sus actores en

respuesta a los eventos que inicia un actor principal sobre el propio sistema que

debern ser contemplados en ste para su posterior incorporacin funcional.


Contiene una secuencia de transacciones/eventos que se intercambian los actores y

el sistema cuando se ejecuta cierta funcionalidad del mismo.

Entregable

Diagrama de Casos de uso del sistema.

Supuesto Se defini los requerimientos y oportunidades del

negocio

Recurso Asignado SRS

Duracin 9 das

Fecha de

Finalizacin

16/07/08



Fecha: 28/06/08

FASE 2 2.4 Diagrama de Actividades del sistema Fecha de

Realizacin

23/07/08



Consiste en formar paquetes bien diseados que agrupan elementos cercanos

semnticamente y que suelen cambiar juntos. Estos contienen los casos de uso de

cada clase del sistema.


Es un componente lgico de propsito general que permite agrupar elementos

segn sus funciones y el papel que desempean.

Entregable

Diagrama de Actividades del Sistema

Supuesto Se han definido los mdulos del sistema

Recurso Asignado Descripcin de Mdulos del sistema

Duracin 3 das

Fecha de

Finalizacin

25/07/08



Fecha: 02/07/08



FASE 2 2.5 Diagrama de clases de anlisis Fecha de

Realizacin

27/07/08



Representacin de las clases conceptuales del mundo real, no de componentes

del software. No se trata de un conjunto de diagramas que describen clases de

software real. Se definen smbolos, intenciones y extensiones.


La clase encapsula los atributos y los mtodos. Esto trae una alta cohesin y un

bajo acoplamiento entre las relaciones entre objetos.

Entregable

Diagrama de clases de anlisis

Supuesto Ya se ha elaborado el diagrama de casos de uso del

negocio

Recurso Asignado Diagrama de casos de uso

Duracin 3 das

Fecha de

Finalizacin

31/07/08

Interdependencias


Fecha: 01/07/08

FASE 2 2.6 Diagrama de clases del sistema Fecha de Realizacin 01/08/08



Consiste en identificar y modelar el conjunto de objetos que comparten los mismos

donde las propiedades y comportamiento de un tipo de objeto. Una clase sera una

descripcin de un objeto en un tipo de sistema (informacin, negocio, etc.)

Esto incluye:

-Estructura y conducta

-Asociacin, agregacin, composicin dependencia, y relaciones inherentes

-Multiplicidad e indicadores de navegacin.

-Nombre de los roles.


Es un tipo de diagrama esttico que describe la estructura de un sistema mostrando

sus clases, atributos y las relaciones entre ellos. Una clase encapsula el estado (los

atributos) y ofrece los servicios para manipularlo (el comportamiento). Un buen

diseo orientado a objetos limita el acceso directo a los atributos de la clase y

ofrece los servicios que manipulan a solicitud del solicitante.

Entregable

Diagrama de clases del sistema

Supuesto Se ha realizado el modelo de clases conceptuales del

sistema

Recurso Asignado Clases conceptuales y diagrama de actividades

Duracin 4 das

Fecha de Finalizacin 05/08/08



Fecha: 05/07/08



FASE 2 2.7 Plan de navegacin y mdulos de sistema Fecha de

Realizacin

06/08/08

Persona a Cargo Analista de sistemas


Consiste en establecer la secuencia y rutinas de navegacin que se debern

efectuar para experimentar la funcionalidad implementada en los distintos mdulos

del sistema.


Procedimientos y secuencias a seguir para el uso de las funcionalidades del

sistema. Debe ser intuitivo tomando de referencia el usuario final. Los mdulos

del sistema son un conjunto de interfases y ventanas que comparten un escenario

comn.

Entregable

Plan de navegacin y mdulos de sistema

Supuesto Ya se han definido las clases y casos de uso del sistema

Recurso Asignado Interfaces del sistema

Duracin 2 das

Fecha de

Finalizacin

07/08/08



Fecha:08/07/08

FASE 2 2.8 Pantallas Prototipo del sistema Fecha de

Realizacin

08/08/08

Persona a Cargo Arquitecto de software


Consiste en disear las interfaces visuales de cada mdulo del sistema con todas

sus caractersticas tcnicas y atributos funcionales en forma de ventanas e

interfases.


Son las probables pantallas del sistema a construir. Es una representacin abstracta

de lo que se pretende construir.

Entregable

Pantallas prototipo del sistema.

Supuesto Se tiene definidos todos los casos de uso y sus

especificaciones.

Recurso Asignado Diseador del sistema

Duracin 5 das

Fecha de

Finalizacin

13/08/08



Fecha: 15/07/08



FASE 3 3.1 Diseo de la Arquitectura Fecha de

Realizacin

14/08/08



Una Arquitectura de Software, tambin denominada Arquitectura lgica, consiste en

un conjunto de patrones y abstracciones coherentes que proporcionan el marco de

referencia necesario para guiar la construccin del software para un sistema de

informacin. Se debe efectuar una descripcin de los subsistemas y de los

componentes del sistema de software y de las relaciones entre ellas.


Es un artefacto mltiple producido por el proceso del diseo e integrado

generalmente por visiones relativamente independientes y ortogonales y detalla los

componentes que conforman la arquitectura. La salida de este proceso es un

sistema de modelos y los artefactos que registran las decisiones principales que se

han tomado respecto a la arquitectura y componentes. Conduce a tres clases

importantes de abstraccin: abstraccin procesal, abstraccin de los datos, y

abstraccin del control.

Entregable

Diseo de la Arquitectura del sistema.

Supuesto Se tiene el prototipo y los mdulos definidos del sistema

Recurso Asignado Prototipo y mdulos del sistema

Duracin 8 das

Fecha de

Finalizacin

23/08/08



Fecha: 28/07/08

FASE 3 3.2 Especificacin de estndares de construccin de base de datos

Fecha de Realizacin 25/08/08

Persona a Cargo Arquitecto de Software


Consiste en definir los patrones de construccin que se aplicarn a la base de datos

del sistema y que se utilizarn para garantizar la consistencia e integridad

referencial, de dominio y de entidades del la BD.


Forman parte de mtodos de control de calidad del diseo de la BD y se aplica

directamente sobre la herramienta de construccin (SQL Server 2005).

Entregable

estndares de construccin de base de datos

Supuesto Se realiz el diagrama de clases del sistema

Recurso Asignado Documentacin de estndares de BD

Duracin 2 das




Fecha: 30/07/08



FASE 3 3.3 Diseo de la base de datos Fecha de

Realizacin

27/08/08

Persona a Cargo Desarrollador de Base de datos


Consiste en realizar un proceso incremental del nivel ms abstracto al ms concreto

de elaboracin de las tablas de la base de datos. Se inicia con la conformacin de

los componentes segn los estereotipos de las clases del modelo conceptual, luego

con el modelo lgico y finalmente el modelo fsico de Datos.


El diseo de una base de datos es complejo y abarca decisiones a muy distintos

niveles. La complejidad se controla mejor si se descompone el problema en

subproblemas y se resuelve cada uno de stos independientemente, utilizando

tcnicas especficas como la Normalizacin y respetando las condiciones de

atomicidad, consistencia, aislamiento y que garanticen la integridad de los datos

(dominio, entidad, referencial) Se descompone en diseo conceptual, diseo lgico

y diseo fsico.

Entregable

Diseo de la base de datos

Supuesto Se ha realizado el diagrama de clases conceptuales y del

sistema.

Recurso Asignado PC

Duracin 13 das

Fecha de

Finalizacin

12/09/08



Fecha: 14/08/08

FASE 3 3.4 Especificacin de estndares de codificacin Fecha de

Realizacin

15/09/08

Persona a Cargo Arquitecto de Software


Consiste en identificar patrones de diseo de software que se apliquen para

simplificar y optimizar la creacin de cdigo fuente en la programacin del Sistema

de Trmite Documentario y que genere la reutilizacin eficiente de recursos de

programacin y se vea reflejado en el buen rendimiento del sistema.


Contiene los tipos de patrones y buenas prcticas de programacin que se

utilizarn para garantizar la calidad y reducir el exceso de cdigo impreciso.

Entregable

Especificacin de estndares de codificacin

Supuesto Se ha definido el diseo de la arquitectura y los

componentes de las capas de la aplicacin.

Recurso Asignado Documentacin de Patrones de Desarrollo de Software.

Duracin 4 das

Fecha de

Finalizacin

18/09/08



Fecha: 20/08/08



FASE 3 3.5 Especificacin de herramientas de desarrollo de software Fecha de

Realizacin

19/09/2008



Consiste en identificar y definir las herramientas de desarrollo de software que se

van a utilizar para la codificacin y depuracin del cdigo fuente generado.


Son las herramientas comerciales de tipo propietario o de cdigo abierto que se

elijan para el desarrollo de la aplicacin y posteriores pruebas y depuraciones que

se efecten para optimizar el cdigo fuente.

Entregable

Herramientas de desarrollo de software

Supuesto Se han definido los estndares de codificacin y la

arquitectura de software que se aplicar al sistema de

Trmite Documentario.

Recurso Asignado Arquitecto de software

Duracin 2 das

Fecha de

Finalizacin

20/09/2008



Fecha: 22/08/2008

FASE 3 3.6 Especificacin de requerimientos de hardware Fecha de

Realizacin

22/09/08

Persona a Cargo Arquitecto de Infraestructura


Consiste en definir en funcin a las necesidades tcnicas el equipo de cmputo y

hardware necesario para implementar en ellos las distintas labores de modelado,

diseo, construccin y/o implantacin del software a construir.


Son los equipos de cmputo y perifricos de hardware y dems plataforma fsica

necesarios para implementar las distintas fases del ciclo de desarrollo del software

del Sistema de trmite Documentario.

Entregable

Requerimientos de hardware

Supuesto Se ha definido la arquitectura

Recurso Asignado Manuales Tcnicos y Recomendaciones de expertos.

Duracin 3 das

Fecha de

Finalizacin

24/08/08



Fecha: 26/08/08



FASE 4 4.1 Plan de Preparacin del entorno de Desarrollo y Codificacin Fecha de

Realizacin

25/09/08



Se preparan y configuran los programas y equipos a utilizarse para las rutinas de

codificacin y depuracin del software y se asignan los roles a los responsables

correspondientes.


El plan de preparacin del entorno implica explicar como se har la distribucin de

las tares de codificacin y como se asignarn los recursos de personal equipos y

materiales /software para iniciar formalmente la codificacin del sistema.

Entregable

Plan de Preparacin del entorno de Desarrollo y Codificacin

Supuesto Ya se ha definido y gestionado la obtencin de las

herramientas de programacin y los requerimientos de

hardware solicitados.

Recurso Asignado Especificaciones Tcnicas del Arquitecto de software sobre

la definicin de la plataforma de desarrollo.

Duracin 19 das

Fecha de

Finalizacin

17/10/08

Interdependencias 4.5-4.6


Fecha: 20/09/08

FASE 4 4.2 Documentacin del cdigo fuente Fecha de

Realizacin

03/10/08

Persona a Cargo Programador


Consiste en la explicacin detallada de la funcionalidad de las lneas de cdigo que

permita entender su utilidad dentro de la estructura global del programa y pueda

ser utilizado para posteriores modificaciones del mismo sin desperdiciar tiempo en

hacer un seguimiento de todas las lneas involucradas para interpretarlo.


Interpretacin de las lneas de cdigo del software.

Entregable

Documentacin del cdigo fuente

Supuesto Se documenta el cdigo conforme se va avanzando el

proceso de codificacin y no se deja la labor de lado.

Recurso Asignado Entregables parciales de Cdigo fuente

Duracin 15 das

Fecha de

Finalizacin

20/10/08



Fecha: 25/09/08



FASE 5 5.1 Plan de preparacin de la plataforma fsica de pruebas Fecha de

Realizacin

26/09/08



Consiste en definir la plataforma de equipos de cmputo y procesamiento que se

utilizarn para efectuar las distintas pruebas del software tanto unitarias,

integrales y de stress para garantizar su buen performance al momento de

efectuar su puesta en produccin.


La plataforma de equipos fsicos para realizar las pruebas debe cumplir con los

requisitos tcnicos adecuados que soporten la exigencia y carga de trabajo a la

que sern sometidos cuando se realicen las pruebas solicitadas.

Entregable

Plan de preparacin de la plataforma fsica de pruebas

Supuesto Ya se han definido los requerimientos de hardware y

software para su configuracin previa a la ejecucin de las

pruebas.

Recurso Asignado Entorno de desarrollo y hardware solicitado

Duracin 4 das

Fecha de

Finalizacin

01/10/08



Fecha: 01/10/08

FASE 5 5.2 Informe de migracin de datos Fecha de

Realizacin

02/10/08

Persona a Cargo Desarrollador de Base de Datos


Consiste en extraer la informacin de las fuentes de los sistemas preexistentes de

la FIIS y luego transformarlos y estandarizarlos para que puedan ser usados


Base de Datos parcialmente cargado con la data normalizada y estandarizada

mediante herramientas ETL.

Entregable

Informe de migracin de datos

Supuesto Se realiz la preparacin de la plataforma fsica de

pruebas.

Recurso Asignado Datos de las fuentes externas

Duracin 4 das

Fecha de

Finalizacin

06/10/08



Fecha: 06/10/08



FASE 5 5.3 Plan de pruebas del software Fecha de

Realizacin

20/10/08

Persona a Cargo Ingeniero de pruebas


Realizar actividad en metodologa RUP


Contiene los escenarios de pruebas as como la secuencia de su ejecucin

Entregable

Plan de pruebas del software

Supuesto Se efectu la preparacin de la plataforma de pruebas y la

migracin parcial de los datos a la Base de datos del

sistema.

Recurso Asignado Escenarios de pruebas y recursos fsicos asignados

Duracin 9 das

Fecha de

Finalizacin

29/10/08



Fecha: 18/10/08

FASE 5 5.4 Informe de ejecucin de pruebas Fecha de

Realizacin

30/10/08

Persona a Cargo Ingeniero de pruebas


Consiste en el informe de las distintas pruebas realizadas al sistema as como de

los cambios realizados a raz de los problemas y fallas detectados al efectuarlas.


Indicadores de rendimiento y tiempos de respuesta en las pruebas.


Son informes finales de las comprobaciones y correcciones que permitieron refinar

el sistema.

Entregable

Informe de ejecucin de pruebas

Supuesto Se realizaron las diversas pruebas requeridas al sistema.

Recurso Asignado Casos y escenarios de prueba

Duracin 2 das

Fecha de

Finalizacin

31/10/08

Interdependencias


Fecha: 21/10/08



FASE 5 5.5 Acta de cambios y de observaciones sugeridas Fecha de

Realizacin

01/11/08

Persona a Cargo Ingeniero de Pruebas y Arquitecto de Software


Consiste en realizar los cambios y observaciones surgidas a partir de las pruebas

efectuadas en el sistema.


Cambios y fallas detectadas y propuestas de solucin.

Entregable

Acta de cambios y de observaciones sugeridas

Supuesto Ya se realizaron las pruebas respectivas al sistema

Recurso Asignado Cdigo fuente y bases de datos del sistema

Duracin 4 das

Fecha de

Finalizacin

05/11/08



Fecha: 25/10/08

FASE 5 5.6 Informe final de pruebas de software Fecha de

Realizacin

06/11/08

Persona a Cargo Ingeniero de Pruebas


Consiste en el informe de las distintas pruebas realizadas al sistema as como de

los cambios realizados a raz de los problemas y fallas detectadas al efectuarlas.


Indicadores de rendimiento y tiempos de respuesta en las pruebas.


Son informes finales de las comprobaciones y correcciones que permitieron refinar

el sistema.

Entregable

Documento de pruebas del sistema.

Supuesto Se realizaron las diversas pruebas requeridas al sistema.

Recurso Asignado Casos y escenarios de prueba

Duracin 2 das

Fecha de

Finalizacin

07/11/08



Fecha: 28/10/08



FASE 5 5.7 Cdigo fuente depurado y manuales del sistema Fecha de

Realizacin

08/11/08



Se efecta la documentacin y comentario de cada lnea de cdigo depurado del

sistema previa correccin de errores identificados. Tambin se elaboran los

manuales de configuracin y del usuario.


Lneas de cdigo del sistema


Cdigo fuente compilado y depurado final del sistema as como su correspondiente

documentacin y explicacin. Los manuales deben ser los ms ilustrativos y

entendibles posibles.

Entregable

Cdigo fuente y manuales del sistema

Supuesto Se realizaron las pruebas y los cambios respectivos en el

Cdigo Fuente del Sistema.

Recurso Asignado Informe Final de Pruebas del sistema

Duracin 4 das

Fecha de

Finalizacin

12/11/08



Fecha: 01/11/08

FASE 6 6.1 Documento de implantacin del software Fecha de Realizacin 13/11/08



Se realiza la instalacin y configuracin del software del sistema en los equipos

destinados para su puesta en produccin.


Informe de los sucesos que describen el proceso de implantacin y puesta en

marcha del sistema integral de Trmite Documentario

Entregable

Documento de implantacin del software

Supuesto Se concluy la etapa de pruebas y elaboracin de

manuales

Recurso Asignado Software del sistema probado y documentado

Duracin 6 das




Fecha: 08/11/08



FASE 6 6.2 Informe de configuracin del software Fecha de

Realizacin

13/11/08



Realizar actividad en metodologa RUP


Se procede a la personalizacin y parametrizacin de los mdulos y

funcionalidades del sistema de tal forma que se tengan activos las configuraciones

adecuadas vigentes actualmente en la facultad.

Entregable

Informe de configuracin del software

Supuesto Se ha efectuado exitosamente la etapa de implementacin

del software en los equipos fsicos.

Recurso Asignado Software del Sistema debidamente instalado en los

equipos.

Duracin 4 das

Fecha de

Finalizacin

18/11/08



Fecha: 13/11/08

FASE 7 7.1 Plan de capacitacin de usuarios Fecha de

Realizacin

14/11/08

Persona a Cargo Capacitador


Se realiza el planeamiento de las actividades y contenidos de las rutinas de

capacitacin del personal que tendr a su cargo la administracin y uso del sistema

de Trmite Documentario.


Capacitaciones efectivas que permitan al personal conocer a detalle las bondades y

funcionalidades incorporadas en el Software del Sistema.

Entregable

Plan de capacitacin de usuarios

Supuesto Se cuenta con los manuales respectivos y las metodologas

apropiadas para lograr efectividad en las capacitaciones

del personal.

Recurso Asignado Manuales del Sistema

Duracin 2 das

Fecha de

Finalizacin

17/11/08



Fecha: 17/11/08



GESTIN DEL

TIEMPO DEL

PROYECTO





V 1.0 AT AQ 02-07-08

PPLLAANN DDEE GGEESSTTIINN DDEELL TTIIEEMMPPOO

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO STD-FIIS

PROCESO DE DEFINICION DE ACTIVIDADES

Fases Entregable Actividades

1 Gestin del proyecto

1.1 Plan de gestin de integracin Actualizacin del Proyecto

1.2 Seguimiento y Control

Seguimiento del Proyecto

Control de Cambios

1.3 Cierre del Proyecto Cierre del Proyecto

2 Anlisis del sistema

2.1 Documento de especificacin de requerimiento de software ( SRS)

Realizar levantamiento de la informacin

Identificar requerimientos funcionales

Identificar requerimientos no funcionales

2.2 Diagrama de casos de uso del negocio

Identificar actores de negocio

Identificar casos de uso de negocio

Elaborar diagrama de robustez

Elaborar casos de uso del negocio

Especificar caso de uso extendidos e includos

2.3 Diagrama de casos de uso del sistema Elaborar diagrama de caso de uso del sistema

2.4 Diagrama de actividades

Identificar intercambio de mensajes entre objetos

Elaborar diagrama de secuencia



Elaborar el diagrama de actividades

2.5 Diagramas de clases de anlisis

Elaborar modelo de dominio

Identificar clases conceptuales

2.6 Diagramas de clases del sistema

Asignar estereotipos a las clases del sistema

Identificar atributos de la clases del sistema

Identificar mtodos y procedimientos de las clases

Elaborar diagrama de clases del sistema

2.7 Plan de navegacin y mdulos de sistema

Identificar mdulos del sistema

Definir la secuencia de navegacin de funciones del sistema

2.8 Pantallas de prototipo del sistema Elaborar pantallas prototipo del sistema

3 Diseo del sistema

3.1 diseo de la arquitectura

Elaborar diagrama de distribucin

Elaborar diagrama de despliegue

Representacin lgica de la arquitectura

Representacin fsica de la arquitectura

Definir framework de la arquitectura (modelo de capas)

3.2 Especificacin de estndares de construccin de base de datos

Identificar patrones de diseo de base de datos

3.3 Diseo de la base de datos

Elaborar diagrama de componentes de clases interfaz del sistema

Elaborar diagrama de componentes de clases controladoras del sistema

Elaborar diagrama de clases entidades del sistema

Elaborar modelo lgico de datos

Elaborar modelo entidad/relacin

Construir la base de datos fsica

3.4 Especificacin de estndares de codificacin Identificar patrones de diseo de software

3.5 Especificacin de herramientas de desarrollo de software Definir herramientas de programacin



3.6 Especificacin de requerimientos de hardware

Identificar equipos de cmputo para faenas de desarrollo

4 Construccin del Sistema

4.1 Plan de Preparacin del entorno de Desarrollo y Codificacin

Identificar plataforma fsica de codificacin

Implementar un controlador de versiones de cdigo

Codificar el software

4.2 Documentacin del cdigo fuente Explicar la funcionalidad del cdigo fuente

5 Preparacin del entorno y pruebas del

sistema

5.1 Plan de preparacin de la plataforma fsica de pruebas

Implementar la plataforma fsica para la ejecucin de pruebas

5.2 Informe de migracin de datos

Identificar fuentes de datos externos

Extraer transformar limpiar y estandarizar datos

Cargar datos a la base de datos del sistema

5.3 Plan de pruebas del software

Identificar y preparar escenarios para pruebas

Efectuar pruebas unitarias

Efectuar pruebas de integracin

Efectuar pruebas de stress

5.4 Informe de ejecucin de pruebas Elaborar informe de ejecucin de pruebas

5.5 Acta de cambios y de observaciones sugeridas

Identificar fallas y deficiencias del software

Plantear cambios y modificaciones al software

5.6 Informe final de pruebas de software Elaborar informe final de pruebas

5.7 Cdigo fuente depurado y manuales del sistema

Elaborar manual de usuario

Elaborar manual de instalacin y configuraciones

Elaborar manual de interpretacin de cdigo fuente

6 Implementacin

del sistema

6.1 Documento de implantacin del software

Implantar software

Elaborara de detalles tcnicos de implantacin del software

6.2 Informe de configuracin del software

Configurar software

Elaborar informe de detalles tcnicos de configuracin de software

7 Transicin del sistema 7.1 Plan de capacitacin de

usuarios

Capacitacin de usuarios

Elaborar plan detallado de capacitacin de usuarios



PROCESO DE SECUENCIA DE ACTIVIDADES, DURACIN DE LAS ACTIVIDADES.

CODIGO

DESCRIPCIN

PREDECESOR

CANT. DE

RECURSOS

CATEGORIA

DURACION

EN DIAS

RESPONSABLE

3 Actualizacin

del Proyecto

14 157 EI

5 Seguimiento

del Proyecto

97FF 1 CC 156 Estefany

6 Control de

Cambios

97FF 1 CC 154 Estafany

7 Cierre del

Proyecto

97 1 1 Sergio

10 Realizar

levantamiento

de la

informacin

1 AN 3 Zurya

11 Identificar

requerimientos

funcionales

10 1 AN 2 Zurya

12 Identificar

requerimientos

no funcionales

11 1 AN 2 Zurya

14 Identificar

actores de

negocio

1 AN 5 Zurya

15 Identificar

casos de uso

de negocio

14 1 AN 4

Sistema de Trámite Documentario - STD

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