SISTEMA DE INFORMACIÓN: ACERVO MUFI

Hacia una cultura de la información.

David karminski KatzVíctor Ríos Vargas Luis E. Sánchez Morales

Estampillas

En 1840 Inglaterra emite la primera estampilla postal como resultado de la aprobación de una reforma al sistema postal impulsada por Sir. Rowland Hill.

La estampilla aumentó la eficiencia de la comunicación epistolar y desató históricamente una revolución en las comunicaciones a nivel mundial.

Hoy en día 192 países se encuentran afiliados a la Unión Postal Universal y emiten estampillas de forma legal con valides a nivel mundial.

Filatelismo

La diversificación de diseños en las estampillas postales, su bajo costo y atractiva historia, constituyeron al coleccionismo de estampillas como unos de los pasatiempos más populares del mundo durante el siglo XX.

Actualmente la unión postal calcula más de 600, 000 estampillas diferentes emitidas a nivel mundial, sin contar variaciones de formato o impresión.

El Museo de la Filatelia de Oaxaca

El Museo de la Filatelia de Oaxaca (MUFI) abre sus puertas en 1998 bajo la iniciativa de Enrique Trigueros y La Fundación Alfredo Harp.

El museo recibe anualmente un número aproximado de 30,000 visitantes locales y extranjeros.

El museo cuenta con 4 salas en las que se exhiben colecciones permanentes, 2 salas destinadas a exposiciones temporales, 1 biblioteca especializada en filatelia y un acervo filatélico restringido.

Nuestro objetivo primordial es:

La enseñanza y difusión de contenidos culturales (conocimientos) a través de exposiciones filatélicas,

dirigidas al público en general.

Nuestras directrices son:

Crear y gestionar exposiciones de alta calidad accesibles a todo público.

Promover y difundir el pasatiempo de la filatelia.

Acrecentar el conocimiento filatélico.

Preservar, enriquecer y estudiar nuestro acervo filatélico.

El acervo MUFI, el corazón del museo.

Actualmente el Acervo del MUFI cuenta con 357,543 piezas inventariadas

En diciembre del 2013 cerramos el año con 353,070 piezas inventariadas

Nuestro crecimiento anual varía de 6000 a 8000 piezas por año

Una característica del acervo MUFI es no sólo clasificar e inventariar timbres postales, sino todo lo referente al ámbito postal: sobres, hojillas informativas, sobres de primer día de emisión, sellos de cancelación, arte correo y objetos postales (uniformes de cartero, costales de correo etc.).

Suministra información y piezas para las exposiciones y áreas de educación, comunicación e investigación.

El acervo MUFI, el corazón del museo.

Las donaciones pueden contener miles de timbres que requieren de cuidadosa separación y limpieza.

El acervo se constituye únicamente de piezas donadas.

El acervo MUFI.

Nuestro acervo se encuentra resguardado en una estantería móvil de alta densidad

Iluminación general de lámparas LED pues es sabido que la tecnología LED emite alta luminiscencia y baja radiación de calor.

Para su resguardo utilizamos álbumes coleccionadores, cajas de polipropileno y cajas para documentos con refuerzos metálicos, libres de ácido

El inventariado: Archivos Excel

Los archivos de Excel poseen la siguiente estructura: Año Número de catalogo (Scott) Descripción Emisión Tema Observaciones Cantidad de timbres nuevos; Cantidad de

timbres usados Valor en dólares de timbres nuevos; Valor

en dólares de timbres usados Total de timbres nuevos; Total de timbres

usados Total del valor de los timbres nuevos en

dólares; Total del valor de los timbres usados en dólares

Total en dólares

Archivos Excel

Identificando las oportunidades

La constante emisión de estampillas y formatos nuevos así como las grandes donaciones que se realizan demandan un sistema de captura y clasificación veloz.

Los registros no poseen identificaciones graficas

La información se encuentra fragmentada.

Existen altos riesgo de duplicar o perder información.

La proyección de crecimiento del acervo presenta un límite temporal a la eficiencia los archivos de Excel.

Se requiere estandarizar los procesos de inventariado.

Sistemas de Información

“El sistema de información es el conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control…” (Giner & Gil,2004)

Sistema de Acervo MUFI (SAM)

El Sistema de Acervo MUFI (SAM) proporciona una respuesta personalizada a las necesidades de búsqueda, clasificación e inventariado del Museo de la Filatelia de Oaxaca.

Hacia una cultura de la información

La cultura de la información refiere al desarrollo de las capacidades y herramientas, individuales o colectivas, de relacionabilidad selectiva de la información.

“En la era de la información, recolectar datos ya no es suficiente”

(Mass, Amozorrutia, 2012)

Los beneficios del sistema

Al exterior de la institución

Facilita la vinculación y gestión de proyectos con otras instituciones.

Posibilita la apertura digital del acervo a publico en general.

Al interior de la institución

• Aceleración de procesos de captura.

• Aceleración de procesos de curaduría..

• Incrementa la efectividad en los procesos manuales.

• Disminuye errores y tiempo.

• Proporciona acceso rápido a la información.

• Impulsa la investigación y producción institucional.

Gracias por su atención