Halaman 1

Sistem Informasi Pengelolaan Peralatan Medik

“Analisis Nilai Equipment Management Untuk Menentukan

Jadwal Pemeliharaan”

Sri Handayani, Dra.Liliek Soetjiatie, M.Kes, Lamidi, S.ST, MT

Poltekkes Kemenkes Surabaya, Jurusan Teknik Elektromedik, Jl. Pucang Jajar Timur 10, Surabaya 60282

Abstact

To provide maximum service, in the Hospital there is a need for medical equipment

management activities as one of the activities that handle medical equipment the start of receipt to

deletion. The system that is in RSUD Pariaman is still done manually, as a result, the medical

equipment data is not properly managed. Therefore the author will make an application that can

facilitate the IPSRS in managing medical equipment. The purpose of making a "Medical

Equipment Management Information System" (Equipment Management Value Analysis to

determine maintenance schedules) is to calculate function values, risks, maintenance, incidents, so

that the total score of Equipment Management can help IPSRS to schedule maintenance.

The type of research used was pre-experimental with the type of one group post design

research, in this case the author only made treatment in the form of software to calculate the value

of Equipment Management. From this study it can be seen that the average number of equipment

management values in the emergency room is highest in the frequency of 6 months, namely 15.7,

the highest ICU is at a frequency of 4 months, the average value is 20, OK is the highest frequency

of 4 months average value of 20.67.

The conclusion of this study is that the web-based Medical Equipment Management

Information System that has been produced can be used to manage medical equipment data,

starting from data on receipt, inventory, maintenance, calibration and deletion and equipment

management score can be a recommendation to determine and schedule maintenance.

Keywords: SIPPM, Equipment Management

I. PENDAHULUAN

RSUD Pariaman adalah Rumah

Sakit milik Pemerintah Provinsi Sumatera

Barat Kelas B (Berdasar SK Gubernur

Provinsi Sumatera Barat Nomor 445-304

Tahun 2015) yang merupakan salah satu

Unit PPK-BLUD Provinsi Sumatera Barat

yang terletak di Kota Pariaman Sumatera

Barat. Pada tahun 2017 RSUD Pariaman

meraih akreditasi dengan peringkat

Paripurna dimana Program Peningkatan

Mutu dan Keselamatan Pasien merupakan

salah satu indikator dalam penilaian

tersebut (Komite Mutu Dan Keselamatan

Pasien RSUD Pariaman Tahun 2017).

Namun bila ditinjau dari segi pengelolaan

peralatan medik saat ini masih dikerjakan

secara manual. Untuk mempertahankan

peringkat akreditasi rumah sakit Pariaman

yang telah diperoleh pada posisi

Halaman 2

ALAT RUSAK

WORK ORDER STATUS

LAP.KOREKTIF/PEM.

PREVENTIF/

KALIBRASI

INVENTORYUSER ; Teknisi

LOGIN

USER ; Pengguna

LOGIN

USER ; ADMIN

LOGIN

FORM LAP.KERUSAKAN

(KOREKTIF)

PEM. PREVENTIF

KALIBRASI

INPUT JADWAL

INPUT JADWAL

MENERIMA/MENGAMBIL

BUTUH SUKU

CADANG?

SUKU CADANG

TERSEDIA?YA

PROSESTIDAK

SK. CADANG

YA

SC TERSEDIA

TIDAK

USULAN

Selesai?

YA

WO CLOSE SELESAI

PEM. KOREKTIF

PEM. PREVENTIF

PROSES

TIDAK

Perlu

Perbaikan

Selesai?

YA

WO CLOSE SELESAI

KALIBRASI

SK CADANG

DISCONTINUE

/ SISA USIA TEKNIS

TERCAPAI

TIDAK BS

DIPERBAIKI

PENGHAPUSANusulan

PERENCANAAN/PENGADAAN

PELAYANAN

BARU

PENERIMAAN

Kenapa?

PERBAIKAN

PIHAK IIISelesai?

UJI

FUNGSISelesai?

PROSES

KOREKTIF

BELUM

wo close

update

PROSES

USULAN KEBUTUHAN ALAT

Selesai?

YA

USER ;

Perenc/Pengadaan

LOGIN

USER ; Penerima

DO

WN

TIM

E

START

STOP

RE

SP

ON

TIM

E

START

STOP

Paripurna, maka pengelolaan peralatan

medik perlu ditingkatkan secara terus

menerus. Hal ini untuk menjaga agar

mutu pelayanan lebih optimal, mengingat

peralatan medik di rumah sakit

merupakan alat penunjang pelayanan

yang sangat penting.

Tabel 1.1 Capaian Pelayanan Pemeliharaan Sarana

Menurut Renstra RSUD Pariaman Tahun 2016

Pada bagian ini penulis mengkonsep suatu

sistem informasi untuk menghitung realisasi

pelaksanaan preventif ( terlaksana dan tidak

terlaksana ) dan beban kerja pemeliharaan

preventif berdasarkan waktu ECRI berbasis web

menggunakan bahasa pemrograman PHP

MySQL. Dengan sistem ini, diharapkan mampu

mengatasi berbagai kebutuhan dari IPSRS dan

pihak managemen RSUD untuk administrasi

pembuatan laporan.

Dari hasil data dan analisis yang telah

dilaksanakan penulis mengimplementasikan

hasilnya kedalam Sistem Informasi Pengelolaan

Peralatan Medik (SIPPM) Berbasis Web RSUD

Pariaman

II. METODOLOGI

Pada tahap ini analisis data beban kerja

SDM ( teknisi elektromedis ) dilakukan dengan

membandingkan total waktu pemeliharaan

preventif ( menit ) ditambah dengan waktu

allowance ( menit ) dibagi dengan total waktu

tersedia ECRI ( menit ) menurut Wakui (2000) dan KEP/75/M.PAN/7/2004 Analisis data

penelitian ini menggunakan rumus sebagai

berikut :

Beban kerja = Total waktu Pem. preventif + Allowance

Total Waktu Tersedia

a. Beban Kerja adalah seberapa besar dari

kapasitas pekerja yang jumlahnya

terbatas, yang dibutuhkan dalam

menyelesaikan suatu tugas/pekerjaan

b. Total Waktu pemeliharaan preventif

adalah waktu yang dibutuhkan dalam

pelaksanaan pemeliharaan preventif

c. Allowance adalah waktu senggang yang

tidak bisa dihindari seperti buang air

kecil, buang air besar dan lain – lain

d. Total waktu tersedia adalah waktu kerja

pemeliharaan standar ECRI

Hasil dari pengolahan data tersebut

kemudian dianalisis yang nantinya akan menjadi

data dukung ke pihak manajemen untuk melihat

realisasi dari pelaksanaan pemeliharaan preventif

tersebut, dimana di dalam analisis tersebut dapat

dinilai beban kerja SDM untuk penambahan

tenaga dengan nilai < =1 tidak perlu perlu

penambahan tenaga SDM dan > 1 berat

diusulkan untuk penambahan tenaga (Wakui

2000 dan KEP/75/M.PAN/7/2004 ) dari SDM

teknisi Elektromedis di RSUD Pariaman. Dan realisasi pemeliharaan preventif 100% menurut

Permenkes nomor 128 Tahun 2008 standar

pelayanan minimum pemeliharaan tepat waktu

adalah 100%. Gambar II.1 Analisis Realisasi Pemeliharaan Preventif

Terhadap Beban Kerja SDM

Halaman 3

Gambar II.2 Diagram Alir Pemeliharaan

Admin/kepala IPS melakukan login pada

sistem informasi manajemen pengelolaan

peralatan medik dengan memasukkan ID dan

password. Admin/kepala IPS menginputkan

jadwal pemeliharaan dan memilih nama teknisi

pelaksana yang akan melakukan pemeliharaann

tersebut, kemudian admin/kepala IPS menekan

tombol kirim dan otomatis no SPK dan Form

SPK akan terkirim ke akun teknisi

Teknisi melakukan login pada sistem informasi

manajemen pengelolaan peralatan medik dengan

memasukkan ID dan password. Teknisi

mengklik notifikasi work order yang muncul

pada jendela akun dan memilih cetak Form SPK

untuk dasar pengerjaan pemeliharaan dan tombol

edit berfungsi untuk mengisi laporan perbaikan

pada lembar kerja perbaikan. Apabila

pemeliharaan selesai maka teknisi mengklik

tombol kirim dan otomatis list perbaikan akan

hilang di akun teknisi.

Pemeliharaan preventif tidak berhasil maka

diagram alirnya pindah ke diagram alir

pemeliharaan korektif.

III. HASIL PENELITIAN DAN

PEMBAHASAN

Menurut Wakui (2000), aktivitas yang dilakukan

oleh tiap posisi atau jabatan dalam rangka untuk

melaksanakan tugasnya memberikan suatu beban

kerja pada posisi/jabatan tersebut, sehingga

perhitungan workload dapat diformulasikan: Beban kerja = Total waktu Pem. preventif + Allowance

Total Waktu Tersedia

Langkah – langkah dalam pengambilan data :

1. Melakukan pengumpulan data

pemeliharaan preventif ( IGD, ICU, OK,

Radiologi) di RSUD Pariaman tahun

2017

2. Melakukan input data pemeliharaan

preventif ke dalam software Sistem

Informasi Pengelolaan Pemeliharaan

Medik ( IGD, ICU, OK, Radiologi)

3. Sistem Informasi Pengelolaan Peralatan

Medik ini berbasis WEB

Adapun data Analisis yang di dapat

sebagai berikut:

III.1 Ruangan Radiologi

Gambar III.1 Ruangan Radiologi

Berdasarkan perhitungan beban kerja

personal A untuk ruangan radiologi diperoleh

hasil bahwa jumlah teknisi elektromedis yang

optimal adalah 2 orang sedangkan untuk saat ini

jumlah teknisi elektromedis untuk ruangan

radiologi adalah 1 orang jadi menurut hasil

analisisnya masih diperlukan tenaga elektromedis

1 orang lagi untuk ruangan radiologi.

Berdasarkan grafik persentase perhitungan

realisasi kegiatan pemeliharaan preventif untuk

ruangan radiologi diperoleh hasil 83% yang

berarti hasil ini masuk dalam kategori tidak

optimal karena menurut Permenkes nomor 128

Tahun 2008 standar pelayanan minimum

pemeliharaan adalah 100%.

III.2 Ruangan ICU

Gambar III.2 Ruangan ICU

Berdasarkan perhitungan beban kerja

personal A untuk ruangan ICU diperoleh hasil

bahwa jumlah teknisi elektromedis yang optimal

adalah 2 orang sedangkan untuk saat ini jumlah

teknisi elektromedis untuk ruangan ICU adalah 1

orang jadi menurut hasil analisisnya masih

diperlukan tenaga elektromedis 1 orang lagi

untuk ruangan ICU.

Halaman 4

NO. Nama Ruangan Beban Kerja Realisasi Pemeliharaan Preventif

1 Laboratorium 1,1 88%

2 Radiologi 1,3 83%

3 R.Inap 1,1 58%

4 R.Jalan 1,1 72%

5 ICU 1,1 72%

NO. Nama Ruangan Beban Kerja Realisasi Pemeliharaan Preventif

1 IRM 0,9 64%

2 HD 0,8 64%

3 OK 1,2 95%

4 R. Inap 1,1 95%

5 IGD 1,2 100%

6 R. Jalan 1,1 87%

Berdasarkan grafik persentase

perhitungan realisasi kegiatan pemeliharaan

preventif untuk ruangan ICU diperoleh hasil

72% yang berarti hasil ini masuk dalam kategori

tidak optimal karena menurut Permenkes nomor

128 Tahun 2008 standar pelayanan minimum

pemeliharaan adalah 100%.

III.3 Ruangan OK

Gambar III.3 Ruangan OK

Berdasarkan perhitungan beban kerja

personal B untuk ruangan OK diperoleh hasil

bahwa jumlah teknisi elektromedis yang optimal

adalah 2 orang sedangkan untuk saat ini jumlah

teknisi elektromedis untuk ruangan OK adalah 1

orang jadi menurut hasil analisisnya masih

diperlukan tenaga elektromedis 1 orang lagi

untuk ruangan OK.

Berdasarkan grafik persentase perhitungan

realisasi kegiatan pemeliharaan preventif untuk

ruangan OK diperoleh hasil 95% yang berarti

hasil ini masuk dalam kategori tidak optimal

karena menurut Permenkes nomor 128 Tahun

2008 standar pelayanan minimum pemeliharaan

adalah 100%.

III.4 Ruangan IGD

Gambar III.4 Ruangan IGD

Berdasarkan perhitungan beban kerja

personal B untuk ruangan IGD diperoleh hasil

bahwa jumlah teknisi elektromedis yang optimal

adalah 2 orang sedangkan untuk saat ini jumlah

teknisi elektromedis untuk ruangan IGD adalah 1

orang jadi menurut hasil analisisnya masih

diperlukan tenaga elektromedis 1 orang lagi

untuk ruangan IGD.

Berdasarkan grafik persentase

perhitungan realisasi kegiatan pemeliharaan

preventif untuk ruangan IGD diperoleh hasil

100% yang berarti hasil ini masuk dalam

kategori optimal karena menurut Permenkes

nomor 128 Tahun 2008 standar pelayanan

minimum pemeliharaan adalah 100%.

Tabel III.1 Beban Kerja dan Realisasi Personal A

Tabel III.2 Beban Kerja dan Realisasi Personal B

III.5 Realisasi pemeliharaan

Gambar III.4 Realisasi Pemeliharaan

Halaman 5

III.5.1 .4.7 Hasil Korelasi data skor dan

frekuensi inspeksi pada ruang IGD

Di bawah ini adalah hasil korelasi yang

didapatkan dari nilai skor dan frekuensi inspeksi

Tabel 5.6 Korelasi data skor dan frekuensi pada ruang

IGD

Pada tabel di atas dapat dilihat bahwa

nilai sig adalah 0.00 lebih kecil dari alfa (0.05)

maka hubungan skor dengan frekuensi inspeksi

signifikan, pada koefisien korelasi berkisar antara

0 sampai 1, karena nilainya 0.947 mendekati 1

maka hubungannya sangat kuat.

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil analisis yang telah lakukan,

dapat memberi kesimpulan :

6.1.1 Sistem Informasi Pengelolaan Peralatan

Medik berbasis web yang telah dihasilkan

dapat digunakan untuk mengelola data

peralatan medik, mulai dari data

penerimaan, inventaris, pemeliharaan,

kalibrasi dan penghapusan.

6.1.2 Dari hasil statistik deskriptif Jumlah rata-

rata tertinggi skor Equipment

Management yaitu pada ruang ICU

dengan jumlah 14.51 artinya rata-rata

pemeliharaan pada ruang ICU sebagian

besar membutuhkan pemeliharaan 6 bulan

sekali

6.1.3 Pada ruang IGD nilai rata-rata EM

tertinggi yaitu 15,7 pada frekuensi

pemeliharaan 6 bulan sekali. Ruang ICU

nilai rata-rata EM tertinggi yaitu 20 pada

frekuensi pemeliharaan 4 bulan sekali,

dan pada ruang OK nilai rata-rata

tertinggi yaitu 20,67 pada frekuensi

pemeliharaan 4 bulan sekali.

6.1.4 Pada hasil korelasi pada ketiga ruangan

tersebut memiliki hubungan yang sangat

kuat karena mendekati angka 1, dimana

pada IGD 0.947, ICU 0.838, OK 0.952

6.1.5 Nilai equipment management dapat

digunakan sebagai pedoman untuk

menentukan jadwal pemeliharaan

6.1.6 Hasil dari perhitungan nilai EM pada

Sistem Informasi Pengelolaan Peralatan

Medik disajikan dalam bentuk tabel dan

rekomendasi jadwal pemeliharaan. Hal ini

dapat memudahkan IPSRS dalam

menentukan jadwal pemeliharaan di

RSUD Pariaman, Sumatera Barat.

Skor freq_inspeksi

Skor Pearson Correlation 1 .947**

Sig. (2-tailed) .000

N 32 32

freq_insp

eksi

Pearson Correlation .947** 1

Sig. (2-tailed) .000

N 32 32

**. Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed).

Halaman 6

6.2 Saran

Dari hasil penelitian ini masih banyak

kekurangan yang perlu diperbaiki, untuk itu

penulis dapat memberikan saran sebagai berikut:

6.2.1 Pada SIPPM ini nilai skor fungsi, resiko,

pemeliharaan dan insiden masih diinput

secara manual, untuk itu penulis

menyarankan apabila nama peralatan

medik diinput maka skor equipment

management bisa langsung terhitung

secara otomatis.

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir (2013). Pengertian MySQL. Tersedia dalam :

Buku Pintar Programer Pemula PHP. Yogyakarta.

Mediakom.

Adrian, Payne, (2000), Pemasaran Jasa, The

Essence of Service Maerketing, Andi Yogyakarta.

Andri Kristanto (2008 : 1 ) Perancangan Sistem

Informasi dan Aplikasinya Gava Media,

Yogyakarta

Agungsr. (2011). Sistem informasi. Sistem

Informasi, 1–13. Retrieved August 6,

2015,from http://agungsr.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/fil

es/3412/Konsep+SI.pdf

A.S, Rossa, M. Shalahuddin (2013). Rekayasa

Perangkat Lunak Terstruktur dan

berorientasi Objek, Bandung

Association, A. H. (1974 - 1996). American

Hospital Association guide to the

health care field. (Chicago, III.) : The

Association.

Barnes, James G. 2006. Secrets of Customer

Relationship Management. Rahasia

Manajemen Hubungan Pelanggan.

Yogyakarta: Andi

Bina Pelayanan Penunjang Medik Dan Sarana

Kesehatan Direktorat Jenderal Bina Upaya

Kesehatan Direktorat 2015 “Pedoman

Pengelolaan peralatan kesehatan

difasilitas pelayanan kesehatan”,

Bronzuny 1992 dan Emergency Care Research

Institute ECRI 1996

Connolly, Thomas & Begg, Carolyn. (2002).

Database Systems :A Practical Approach

to Design, implementation and

management. Third Edition. Addision

Wesley, England.

Departemen Kesehatan & Sosial RI, 2001,

Pedoman Operasional dan Pemeliharaan

Peralatan Kesehatan, Jakarta

Hakim, Lukmanul. 2010. Trik Rahasia Master

PHP Terbongkar Lagi. Yogyakarta :

Lokomedia.

Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem

Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Jogiyanto. 2008. Metodologi Penelitian Sistem

Informasi. CV Andi Offset.

Yogyakarta

Kotler, Philip. 1997 Manajemen pemasaran Jilid

2, Yogyakarta : Andi Offset

Laudon, Kenneth C., & Jane, P. Laudon. (2010).

Manajemen Information System :Managing

the Digital Firm. New Jersey: Prentice-Hall

Life expectancy projection benchmarks”,

American Society for Healthcare

Engineering of the American Hospital

Association, Healthcare Facilities

Management Series, published in 1995.

RSUD Pariaman 2017. Data IPSRS

RSUD Pariaman 2018. Rencana Strategis

Sinambela, Lijan Poltak. 2010. Reformasi

Pelayanan Publik, Jakarta: PT. Bumi

Aksara

Halaman 7

Sinambela, Lijan Poltak. Dkk. 2011 .Reformasi

Pelayanan Publik. Jakarta: Bumi Aksara

Sugeng, Winarno, 2010, Jaringan Komputer

dengan TCP/IP. Bandung: Penerbit Modula