SIDANG TUGAS AKHIR - digilib.its.ac.id · proposal TA 3URSRVDO7$)RUP7$ 8VXODQ GRVHQ SHPELPELQJ...

SIDANG TUGAS AKHIR

11.

22.

33.

34.

35.

36.

37.

Click to change the board colour

1 2

Inspira, 2010Jurusan Teknik Industri ITS Surabaya

Kesalahan ketik

data hilang dokumen terselip

waitting input data

delay searching document

10%5%

10%

60%

15%

Permasalahan Manajemen Administrasi Dokumen

Tingkat Keseringan Terjadi

60%

25%

15%

Bagaimana merancang sistem manajemen dokumentasiyang dapat diaplikasikan pada proses administrasi di Jurusan

Teknik Industri ITS sebagai upaya penerapan lean prosesdalam administrasi dokumen.

Mengidentifikasi waste pada proses bisnispengelolaan dokumen di Jurusan Teknik IndustriITS saat ini.

Mengidentifikasi permasalahan yang menjadiwaste paling berpengaruh dalam pengelolaandokumen di Jurusan Teknik Industri ITS saat ini.

Membuat rancangan arsitektur perbaikan prosesbisnis dokumentasi di Jurusan Teknik Industri ITS yang lebih efektif.

Membuat prototype e-document system untukpengelolaan administrasi dokumen yang terintegrasi

Mempermudah para pengelola dokumen dalam memanajemen dokumen.

Mempermudah proses audit dan akreditasi.

Mengurangi total biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan.

Memperkecil peluang kehilangan dokumen.

Meningkatkan efektivitas kerja

Dokumen yang akan dikelola oleh staf administrasiumum, staf administrasi kepegawaian dan stafadministrasi akademik.

Objek penelitian adalah Jurusan Teknik IndustriInstitut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya.

Prosedur dokumentasi tidak berubah dalam birokrasi di Jurusan Teknik Industri ITS selama penelitian

TINJAUAN PUSTAKA

E-DOCUMENT

Analisiswaste paling berpengaruh

PerampinganProses

PencegahanKesalahan

PokayokeLean

BPR

RCA-FMEA DFD-

CDM

ERD-Relation

ship

Swim-lane

Ms. Access

Elemen yang ada pada DFD : (McLeod, 2001). •Entitas, adalah tempat, kejadian atau konsep yang informasinyadirekam.•Atribut, adalah sebutan untuk mewakili suatu entitas. Atau suatukarakteristik yang melekat pada entitas.•Data value, adalah informasi yang tersimpan pada tiap atribut•Record, adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitandengan mengandung informasi dari suatu entitas secara lengkap.•File, adalah kumpulan record yang sejenis yang memiliki panjangdan tipe field yang sama, atribut yang sama namun memiliki data

value yang berbeda.Field key, adalah satu atribut yang melengkapi hubungan satu file

dengan file yang lain

Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya (Adiakso, 2005).

Mengeliminasi pemborosan (Waste) atau aktifitas yang tidak bernilai tambah (Non Value Adding Activity)

(Toyota, 1960)

RCA ( Root Cause Analysis )

metode penyelesaian masalah yang bertujuan untukmengidentifikasi akar penyebab masalah atau kejadianFMEA ( Failure Mode and Effect Analysis )suatu prosedur terstruktur untuk mengidentifikasi dan mencegahsebanyak mungkin mode kegagalan

Proses bisnis adalah sekelompok tugas -tugas yang saling berhubungan secara

logis, dilaksanakan untuk mencapaisebuah hasil bisnis yang jelas. Re-

engineering (rekayasa ulang) adalah dasardari perkembangan-perkembangan

manajemen yang muncul belakangan ini(Ports, 1990).

Poka yoke berasal dari bahasa Jepang yang artinya Mistake Proofing atau Error ProofingAnti Salah. Poka diterjemahkan sebagai kesalahan, dan Yoke (Yokeru) sebagai mencegah. Tujuannya adalah mencegah atau menarik perhatian orang saat kesalahan terjadi. (Shingo)

ERD pembuatanmodel data yang paling fleksibel dalampengembangan sistemdengan komponennya

CDM membantumelakukan Analisiskonsep untuksebuah SistemInformasi

DFD bentuk diagram untuk menggambarkanbagaimana data mengalir melalui suatuproses yang salingberkaitan(McLeod, 2001)

PENELITIAN TERDAHULU

MAHASISWA SIM AKADEMIKSTAF ADMINISTRASI

AKADEMIK KEPALA LAB

HIMPUNANDATABASE

E-DOCUMENT

STAF ADMINISTRASIUMUM

STAF ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

BAUK

RIWAYATSERTIFIKATBUKTI KEGIATAN

BERITA ACARAPERKULIAHAN

PENELITIAN

PROYEK

DOSEN

PERUSAHAAN

LPPM BIRO SDM

RBTILAPORAN

11.

2A.

3A.

32.

3C.

3D.

3B.

2B.

2C.

Menetapkan Visi dan Misi

Program Studi

Menetapkan Tujuan

Merumuskan tema strategis

ke dalam program, sasaran serta

strategi pencapaiannya

Manage Process

Mengembangkan Program Studi

yang lebih berkualitas

Mendesain materi promosi untuk mendapatkan

calon mahasiswa yang berkualitas

Melakukan proses pembelajaran yang

efektif: (desain metode, bahan

dan sistem), kualitas SDM, dll.

Fasilitas perwalian, pembimbingan,

TKK, dll.

Peningkatan kualitas SDM

Dosen, Karyawan, dan Mahasiswa

Perencanaan keuangan yang

baik, upaya mendapatkan dana

pendukung

Memaksimalkan dukungan IT dalam

proses

Menjaga sustainabilitas

suasana akademis

Kala

b, K

asie

, Koo

rdin

ator

, Tim

Ad

Hoc

(D

osen

, Kar

yaw

an, d

an M

ahas

isw

a/H

ima)

Pim

pina

n Ju

rusa

n

Core Business Process

Support Process

Ketua Jurusan

Sekretaris Jurusan

Koordinator Program Pascasarjana TI

Sekretariat Jurusan (Supporting Staff)

Dewan Pertimbangan Jurusan

Sekretaris Program Pascasarjana TI

Administrasi Keuangan

Administrasi Akademik

Administrasi Kepegawaian KebersihanTeknisi FasilitasAdministrasi

UmumStaf

Perpustakaan Laboran/Teknisi

Tim Konsultasi Kemahasiswaan

KepalaLaboratorium &

Bidang Studi

Kasie Kemitraan Kasie Magang

Koordinator Pengajaran

Koordinator TA

Koordinator KP

Kepala SeksiLaboratorium

Koordinator Program S1

Ketua RMK

Dokumen yang dibutuhkan BorangNo. Klasifikasi

Nomor

ButirKeterangan Sumber Dokumen

Periode

Dokumen

Keperluan

update

1

Kebijakan Umum

1.1 Visi dan misi Ketua Jurusan 5 tahun Tidak Perlu

2 2.1Dokumen tentang aturan etika dosen, etika mahasiswa, etika tenagakependidikan, sistem penghargaan dan sanksi, serta pedoman dan prosedurpelayanan.

Staf Administrasi Umum BAUK 4 tahun Tidak Perlu

3 2.4 Dokumen tentang jaminan mutu. Ketua Jurusan 5 tahun Tidak Perlu

4 Akademik 2.5Dokumen (kuesioner dan hasil) kajian proses pembelajaran melalui umpan balikdari dosen, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan. Staf SIM Akademik (IPD dan SAR) 1 tahun Perlu

5

Kemahasiswaan

3.1.1 Daftar lulusan dalam lima tahun terakhir (termasuk IPK) Staf Sistem Informasi (SIM Akademik) 5 tahun Perlu

6 3.2 Dokumen pendukung pelayanan kepada mahasiswa. Staf Administrasi Akademik 1 tahun Perlu7 3.3.1 Dokumen (kuesioner dan hasil) kinerja lulusan oleh pihak pengguna. Staf Administrasi Akademik 1 tahun Perlu8 3.4 Laporan kegiatan himpunan alumni. Staf Administrasi Umum 1 tahun Perlu

9Kebijakan Umum

4.1Pedoman tertulis tentang sistem seleksi, perekrutan, penempatan,pengembangan, retensi dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan. Staf Administrasi Umum BAUK 1 tahun Perlu

10 4.2.1Pedoman tertulis tentang monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerjaakademik dosen dan tenaga kependidikan. Staf Administrasi Akademik 1 bulan Perlu

11

SDM

4.2.2Bukti tentang kinerja dosen di bidang pendidikan, penelitian,pelayanan/pengabdian kepada masyarakat Staf Administrasi Akademik 1 tahun Perlu

12 4.5.3 Bukti kegiatan dosen tetap dalam seminar ilmiah/ lokakarya/ penataran/workshop/ pagelaran/pameran/peragaan. Staf Administrasi Akademik 1 tahun Perlu

13 4.5.4 Bukti pencapaian prestasi/reputasi dosen. Staf Administrasi Kepegawaian 1 tahun Perlu14 4.5.5 Fotocopi bukti keikutsertaan dosen tetap dalam organisasi keilmuan/profesi. Tim Kurikulum 1 tahun Perlu15 4.6.1 Fotokopi ijazah dan sertifikat tenaga kependidikan. Staf Administrasi Kepegawaian 1 tahun Perlu16

Akademik

5.1.2.2 Silabus dan SAP tiap mata kuliah. Tim Kurikulum 1 tahun Perlu17 5.1.4 Modul praktikum/praktek untuk setiap kegiatan praktikum/praktek. Kepala Laboratorium 0,5 tahun Perlu18 5.2 Dokumen pendukung kegiatan peninjauan kurikulum. Koordinator TA 1 tahun Perlu19 5.3.1 Dokumen pendukung monitoring perkuliahan. Tim Kurikulum 1 tahun Perlu20 5.5.1 Panduan pembimbingan tugas akhir. Staf Administrasi Akademik 1 tahun Perlu21 5.5.2 Dokumen pendukung untuk memperoleh data rata-rata lama studi mahasiswa. Staf Administrasi Umum 1 tahun Perlu22 Penelitian 6.2.2 Kontrak penelitian. Staf Administrasi Umum 1 tahun Perlu

23 6.4.1 Daftar pustaka yang relevan dengan Program Studi, yang dipilah berdasarkankategorinya. Staf Administrasi Umum 1 tahun Perlu

24 Kebijakan Umum 6.5.1 Daftar software yang berlisensi, petunjuk pemanfaatan SIM. Staf Administrasi Umum 5 tahun Perlu

25 Penelitian 7.1.1 Hasil penelitian (rekapitulasi judul dan dokumen laporan penelitian) yang jumlahjudulnya ada dalam borang. Staf Administrasi Umum 1 tahun Perlu

26 7.1.2 Daftar nama mahasiswa, dosen dan judul tugas akhir yang dilibatkan dalampenelitian dosen. Staf Administrasi Umum 1 tahun Perlu

27Pengabdian masyarakat 7.2.1

Hasil pelayanan/pengabdian kepada masyarakat (rekapitulasi judul dandokumen laporan PkM) yang jumlah judulnya ada dalam borang. Ketua PHKI A3 1 tahun Perlu

28Kerjasama

7.3.1 Dokumen pendukung kegiatan kerjasama dengan instansi dalam negeri Staf Administrasi Umum 1 tahun Perlu29 7.3.2 Dokumen pendukung kegiatan kerjasama dengan instansi luar negeri Staf Administrasi Umum 1 tahun Perlu

Dokumen yang dibutuhkan SELAIN BorangNo Klasifikasi Keterangan Sumber Dokumen

Periode

Dokumen

Keperluan

update

1

Akademik

Form E,F,G Kerja Praktek Staf Administrasi Akademik 1 semester Perlu

2 Form Tugas Akhir Staf Administrasi Akademik 1 semester Perlu3 Contoh Soal Dosen 1 semester Perlu4 Modul Praktikum Ketua Laboratorium 1 tahun Perlu

5Administrasi Umum

SK Studi Lanjut Biro SDM 1 tahun Tidak Perlu

6 Kepegawaian

Data Riwayat Staf Administrasi Kepegawaian 1 tahun Perlu7 DP3(Daftar Kehadiran) Staf Administrasi Kepegawaian 1 semester Perlu

Staf AdministrasiStaf Kepegawaian Staf Akademik

Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Alumni (Lulusan)

AuditorAlumniStaf administrasi

Treasure study Update

Database

Database lima tahun alumni

Mulai

Meminta dokumen

fisik

SelesaiMenyerahkan

dokumen fisik

Mencari dokumen fisik

Proses Bisnis Pengolahan Dokumen Laporan dan Nilai Kerja Praktek

RBTIPerusahaanPembimbing

InternalKoordinator

Administrasi

AkademikMahasiswa

Ya

Tidak

Tanda tangan Koordinator dan stempel Jurusan

Selesai

Form KP-F(Perusahaan)

Pengarsipan Berkas Nilai

Form KP-F(RBTI)

Tanda tangan Pembimbing

Internal

Lap. KP dan Form KP-F

Form KP-F(RBTI)

Form KP-E(Penilaian Eksternal)

Form KP-G (Penilaian

Internal)

Form KP-F(Perusahaan)

Form KP-F di stempel oleh

Petugas RBTI

(3)

(2)

Laporan KP

(1)

Mulai

Form KP-E(Penilaian Eksternal)

Lengkap & Benar ?

Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Sumber Daya Manusia (Dosen)

AuditorBiro SDMStaf administrasi

KepegawaianDosen

Menginputkan data update pada

CV

Data kegiatan

Penelitian

Data terbaru

Selesai

Mulai

Meminta dokumen fisik

Menyerahkan dokumen

fisik


Data kegiatanPengabdian masyarakat

SK Studi Lanjut

Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Monitoring Perkuliahan

AuditorStaf administrasi akademikDosen

Mengisi berita acara perkuliahan

Rekapan Monitoring

dosen

Merekap dalam

lembaran monitoring

Mulai

Meminta dokumen

fisik

SelesaiMenyerahkan dokumen fisik


Staf Administrasi Staf Kepegawaian Staf Akademik

Proses Bisnis Pengolahan Dokumen Tugas Akhir

RBTIDosen PembimbingStaf Administrasi AkademikMahasiswa

Mulai

Lulus ?

disetujui?

Ya

Ya

Melihat beban bimbingan

setiap dosen pembimbing di

Sistem

Informasi

Akademik

Ya

Menyerahkan form TA-1 ke

sekretariat

Yudisium

Tidak

Tidak

Tidak

Lulus ?

Selesai

Revisi Proposal dan Lembar Perbaikan yang sudah disetujui penguji

ke sekretariat

Form TA-2 (pendaftaran Sidang TA) beserta kelengkapannya

Form TA-2 (pendaftaran

Seminar

proposal TA)

Proposal TA

Form TA-1 (Usulan dosen

pembimbing)

Revisi TA

Nilai TOEFL

SKEM

Laporan TA

Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Publikasi Ilmiah

AuditorRBTIStaf AdministrasiDosen

Mulai

Membuat dokumentasi

database

Mencatat dan menklasifikasikan

Memberikan Hardcopy (paper) Mengaudit

Tidak

Ya

Selesai

Menyimpan dokumen dalam

perpustakaan

Meminta dokumen

fisik

Menyerahkan dokumen fisik

dan laporan

Database

penelitian


Membuat buku/jurnal/proceeding

Memeriksa hasil pengadaan

pustaka

Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Bahan Pustaka

AuditorLPPMStaf AdministrasiDosen

Mulai

Membuat dokumentasi

database

Mencatat dan menklasifikasikan bahan

pustaka

Memberikan Hardcopy bahan pustaka Mengaudit

Tidak

Ya

Selesai

Menyimpan dokumen dalam

perpustakaan

Meminta dokumen

fisik


dan laporan

Database

penelitian


Membuat pengumuman rencana pengadaan bahan pustaka

Memeriksa hasil pengadaan bahan

pustaka

Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Kemahasiswaan

Auditor BAAKHimpunnanMahasiswaStaf administrasi

Akademik

Data prestasi mahasiswwa Update

Database

Database

kemahasiswaan terbaru

Laporan kegiatan kemahasiswaan

Mulai

Meminta dokumen

fisik

Menyerahkan dokumen

fisik


Selesai

Meminta dokumen

fisik

7 wastes

11.

2B.

3A.

32.

3C.

3B.

2C.

2D.

2A.

Paretto waste

Ra

nk (

Bo

bo

t)

Pe

rce

nt

(%)

Jenis Waste

Count

20.0 17.0 16.0 13.0 5.0

Cum % 29.0 49.0 66.0 82.0

0.29

95.0 100.0

0.20 0.17 0.16 0.13 0.05

Percent 29.0

Othe

r

Exce

ssive

Motion

Inap

prop

riate Pro

cessing

Ove

r Inv

entory

Defect

Waitin

g

1.0

0.8

0.6

0.4

0.2

0.0

100

80

60

40

20

0

Pareto Chart of Waste

Root Cause Analysis

Con’t

FMEA (Failure Mode and Effect Analysist)

= MxHxM= H (High)

DFD level 0

E-document system Jurusan Teknk Industri ITS

Dosen

Mahasiswa

1 Administrasi Dokumen

Berita acara - presensi

Bukti kegiatan,penghargaan

Perusahaan

LPPM

Biro SDM

HMTI

Kalab

Alumni

Tim KurikulumSilabus dan SAP

Modul

praktikum

Daftar Lulusan

dalam lima tahun terakhir Dokumen Pendukung

Pelayananan kepada Mahasiswa

Laporan Penelitian

Laporan penelitiandan hibah

Auditor

Silabus dan SAP

Berita acara monitoring

Bukti kegiatan,penghargaanData Prestasi


Surat Kerjasama

Dokumen tentang jaminan mutu

Dokumen kinerja luusan

Panduan Pembimbingan

Laporan pengabdian masyarakat

Rata-

rata

lama s

tudi

Dpkumen tentang jaminan mutu

Serifikat Tenaga KependidikanProyek penelitian

Lapo

ran K

egiat

an

Himp

unan

dan

Kema

hasis

waan

Bukti keikutsertaan organisasi keilmuan/keprofesian

Laporan Proyek penelitian


Dokumen pendukung

kegiatan peninjauan

kurikulum

SK studi

Surat

Kerjasama


Laporan

Contoh soal

Form KP G Nilai KP

Form KP F

Publikasi Ilmiah

Data Riwayat

RBTI

Laporan Tugas AkhirLaporan Kerja Praktek

Form TA (1)

PHKILaporan penelitian dan PKM

hibah

BAAK

Data Prestasi Mahasiswa

Dokumen pendukung

kegiatan peninjauan

kurikulum

DP3

buku

jurnal

proceeding

buku

DFD Level 1

Dosen

Mahasiswa

1 Administrasi Dokumen

Bukti kegiatan,

penghargaan

Perusahaan

LPPM

Biro SDM

Himpunan

Kalab

Alumni

Tim KurikulumSilabus dan SAP

Modul

praktikum

Laporan penelitian dan PKM

Daftar

Lulus

an

dalam

lima t

ahun

terak

hir Dokum

en Pendukung Pelayananan kepada M

ahasiswa

Laporan Penelitian

Auditor

Silabus dan SAP

Berita acara monito

ring

Bukti kegiatan,penghargaanData Prestasi


Surat Kerjasama

Dokum

en tentang jaminan m

utu

Dokum

en kinerja luusan

Panduan Pembim

bingan

Laporan pengabdian masyarakat

Rat

a-ra

ta la

ma

stud

i


Serifikat Tenaga KependidikanProyek penelitian

Lapo

ran

Kegi

atan

Hi

mpu

nan

Kem

ahas

iswaa

n



Laporan Proyek

penelitian

Dokum

en pendukung

kegiatan peninjauan

kurikulum

SK studi

Surat

Kerjasama


1.1

Pengelolaan dokumen Akademik

1.2

Pengelolaan Administrasi Kepegawaian

D1

E-document system administrasi JTI ITS

Dokumen pendukung kegiatan peninjauan

kurikulum

Daftar Riwayat

Publikasi Ilmiah

Form KP F Form KP G

Form TA (2)

PHKI

Laporan hibah

1.3

Pengelolaan Administrasi

Umum Form (TA1)

RBTI

BAAKLaporan Tugas Akhir

Laporan Kerja Praktek


Contoh soal

proceeding

jurnal

Monitoring perkuliahan

buku

DP3buku

proceeding

DFD Level 2

Dosen

Mahasiswa

1.1 Pengelolaan dokumen Akademik

Monitoring perkuliahan

Perusahaan

Biro SDM

HimpunanKalab

Tim Kurikulum


Auditor

Silabus dan SAP

Surat K

erjasama

Dokumen tentang

jaminan mutu


Serifikat Tenaga KependidikanLaporan Proyek p

enelitian

Dokumen pendukung kegiatan peninjauan kurikulum

SK studi

Surat

Kerjasama


1.1.1

Pengolahan Kegiatan

Kemahasiswaan

1.1.2

Pengelolaan Perkuliahan

D1database kegiatan kemahasiswaan

Dokumen pendukung

kegiatan peninjauan

kurikulum

1.1.3

Pengelolaan Kerja Praktek

1.1.4

Pengelolaan Tugas Akhir

D2database

perkuliahan

D3database Kerja Praktek

D4database Tugas Akhir

Form TA (2) Daftar nama mahasiswa,

dosen dan judul tugas akhir

Laporan Kegiatan

Himpunan

Kemahasiswaan

Silabus dan SAP

Form KP G

Laporan Kerja

Praktek

Dokum

en Pendukung

Pelayananan kepada

Mahasisw

a

Rata-rata lama studi

Contoh Soal

RBTI

Laporan Tugas Akhir

Laporan Kerja Praktek

RBTI

BAAK

Laporan Tugas Akhir

Lapo

ran

Kerja

Pra

ktek


Modul praktikum

Lapo

ran

Tuga

s Ak

hir

DFD Level 3

Dosen

1.1 Pengelolaan Dokumen Akademik

1.1.3 Pengelolaan Dokumen Kerja Praktek

D3

database Kerja Praktek

1.1.3.1Menghim-pun data

1.1.3.3Menyampaikan dokumen/ data

RBTI

Form KP G Nilai KP

1.1.3.2Membuat klasifikasi

Perusahaan

Ker

jasa

ma

Mahasiswa

Dokum

en Pendukung

Pelayananan kepada

Mahasisw

a

Panduan Pembimbingan Kerja Praktek

Laporan KP

Form KP F pengajuan

Dosen Pembimbing

Form KP F pengajuan

Dosen Pembimbing

Form KP E Nilai KP

Laporan KP

Laporan KP

Dokumen pendukung kegiatan peninjauan kurikulum

ERD

Kerjasama

· Kode· NIP dosen· Jenis pengabdian· Waktu

pengabdian· Surat Kerjasama· TA 1 dan 2· KP E, F, G

Mahasiswa

· NRP· Nama_mahasiswa· Password· E-mail_mahasiswa· Nama_dosen · SKS· IPK· Form KP E, F, G (L)· Form TA 1 dan 2 (L)

Alumni

· Nama_Perusahaan· Nama_Alumni· Tahun_Lulus· Tahun_Masuk_Kerja· Gaji_Pertama· Jabatan

Bahan

Pustaka· ID_Buku· Judul· Tahun_Publish· Nama_Dosen· Proceeding (L)· Jurnal (L)· Penelitian (L)· Hibah (L)· Form KP F (L)· Form TA 2 (L)· Laporan_TA (L)· Laporan_KP (L)

Penelitian

· No_klasifikasi· Judul_Penelitian· Nama_Dosen· Dipublikasikan· Tahun_Penyajian· Tingkatan· Bukti_Penelitian

Kalab

· Kode_Lab· NIP· Nama _Dosen· Modul praktikum· Kegiatan_Seminar_

Pelatihan

Kurikulum

· No_SK· Nama_Praktikum· Isi_Praktikum· Modul Praktikum· Pelaksanaan· Tempat· NIP· Nama_Dosen· Bidang_Keahlian· SAP_Kurikulum

Biro SDM

· SK Studi lanjut· NIP dosen· Jabatan· Waktu promosi· Jabatan

Hibah

· ID· Nama_Kegiatan· Waktu_Pelaksanaan· Nama_Dosen· Nama_Maasiswa· Bukti_Hibah

Dosen

· NIP· Nama_Dosen· Bidang_Keahlian· Kuota· Password· Bimbingan· E-mail_Dosen· SK_studi· Sertifikat_Studi (L)· SK pengukuhan (L)· Bukti_ penelitian (L)· Bukti_Hibah (L)· Bukti_PKM (L)· Riwayat hidup (L)

Himpunan

· No_Kegiatan · Departemen· Prestasi_Mahasiswa

BAAK

· Prestasi_mahasiswa· Jurusan· Penelitian· PKM

Kerja Praktek

· Kode_KP· Judul_KP· NRP· Nama_Mahasiswa· Bidang_Keahlian· Nama_Dosen· NIP· Nama_Perusahaan

Tugas Akhir

· Kode_TA· Judul_TA· NRP· Nama_Mahasiswa· Bidang_Keahlian· Nama_Dosen· NIP

Concept Data

berpartisipasi

melakukan

buku acuan

melaksanakan

menuai

membawahi

modul praktikum

menjadi

kepala

kurikulum

mengajar

mengerjakan

Pembimbing

dosen bersama mahasiswa

mengikuti

diberikan

surat ketetapan

Mahasiswa#oo

nrpnamaMahasiswapassMahasiswa

Dosen#ooooooooo

NIPkodeDosenemailDosennamaDosenbidangDosenbuktiPengukuhanbuktiStudibuktiProfesibuktiIjazahbuktiRiwayat

Hibah#ooo

idHibahnamaHibahwaktuHibahbuktiHibah

detilHibah# idDH

Penelitian#oooooo

noPltiantahunPltiantingkatPltianjudulPltianpenulisPltianbuktiPltianjenisPltian

MataKuliah#oooo

kodeMKnamaMKsmstMKbobotMKbidangMK

TugasAkhir#ooo

noTAJudulBidangbuktiTA

detilMK# idDMK

Pustaka#oo

idPustakanamaPustakabuktiPustaka

KP#oooo

noKPmitraKPtahunKPbuktiKPnoKeS

Alumni#ooo

idAlumninamaAlumni2tahunLulus2gajiPertama2

Kerjasama#oooo

noKSnamaKSmulaiKSakhirKSmanfaatKS

Staff#oo

idStaffnamaStaffpasswordStaff

Prestasi#oooo

idPrestasiperingkatPrestasitingkatPrestasibuktiPrestasiketPrestasi

Lab#oo

idLabnamLabbidangLab

strukturLabo jabatan

Praktikum#ooo

noPrakNamaPrakbuktiModultempatPrak

detilPrak# idDPRAK

detil SKo Jenis_SK

SKooo

Jenis_SKtahuin terbitnama dosen

Ms.Access Relationship

Alur sistem

Menu:

1. Home

2. Input data

3. Search

4. Report

5. Edit

Login

Logout4. Report

2. Create

5. Edit

2. Kepegawaian

1. Lihat

2. Download

3. Umum

1. Akademik

1. Home

2. Kepegawaian

3. Umum

1. Akademik

3. Search2. Kepegawaian

3. Umum

1. Akademik

2. KP

3. Perkuliahan

1. TA

4. Kegiatan

kemahasiswaan

2. SK

3. DP3

1. Penelitian

1. Bahan

Pustaka

2. Publikasi

Ilmiah

3. Alumni

2. Kepegawaian

3. Umum

1. Akademik

3. Delete

4. Print out

FAKTOR PENYEBAB WASTE PALING BERPENGARUH

Waiting

Metode

Manusia

Bahan

Kertas/plastik

Sering lengket/

menempel

Kurang ada SOP

yang jelas

Banyaknya delay

Tidak seimbangnya jumlah pekerja

Lingkungan

Jarak antar fasilitas

yang berjauhan

Rak dokumen pada RBTI

Tidak ada

material handling

Belum tersedia PIC yang bertugas

melakukan pengelolaan dokumen

Alat

Rak tidak tertata Manual

Belum tersedianya aplikasi pengelolaan dokumen

Tidak terdapat standar material kertas

dan tinta yang digunakan

Con’t

Banyak berkas

menumpuk

Metode

Manusia

Manual

Human Error

Kurangnya konsentrasi Admin

Rak terbatas

Alat

Rak tidak tertata Belum tersedianya aplikasi penyimpanan

dokumen

Con’t

Kesalahan Proses

Metode

Manusia

Human Error


Banyaknya jenis pekerjaan yang dilakukan

Klasifikasi kurang detail

Metode yang

masih manual

Belum ada aplikasi pengelolaan database

Con’t

kehilangan dokumen

Metode

Manusia

Bahan

Manual

Lingkungan

Bencana alam

Dokumen

terselip

Kurang tersusun rapi

Human Error


Tidak ada

material handling

Alat

Rak tidak tertata Belum tersedianya aplikasi penyimpanan

dokumen

PEMILIHAN SOLUSI ALTERNATIF KEBIJAKAN

No Alternatif kebijakan perbaikan

1. Pengadaan fasilitas tambahan untuk rak

2. Pembuatan SOP

3. Perancangan aplikasi database untuk dokumen

No Alternatif Keterangan

1 0 Tidak menerapkan perbaikan

2 1 Menerapkan perbaikan 1

3 2 Menerapkan perbaikan 2

4 3 menerapkan perbaikan 3

5 4 Menerapkan kombinasi perbaikan 1 dan 2

6 5 menerapkan kombinasi perbaikan 1 dan 3

7 6 menerapkan kombinasi perbaikan 2 dan 3

IDENTIFIKASI SOLUSI PERMASALAHAN

Solusi eliminasi waste waitingProses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Alumni (Lulusan)

AuditorAlumniStaf administrasi

E-document

system

Database

pertahun alumni

ya

Menyerahkan dokumen

fisik

Cek database

update?

Selesai

Treasure study

tidak

Meminta dokumen

fisik

Sanksi tidak diperbolehkan legalisir ijasah

Mulai


Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Sumber Daya Manusia (Dosen)

AuditorBiro SDMStaf administrasi

KepegawaianDosen

Dokumen kelengkapan

kegiatanPenelitian

Data terbaru

Selesai

Mulai




Dokumen kelengkapan

PKM

SK Studi LanjutUpdate CV dan data riwayat kegiatan dosen

???

Diberi sanksi tidak bisa mencairkan gaji tunjangan penelitian

dan PKM

E-document

system

ya

tidak

Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Monitoring Perkuliahan

AuditorStaf administrasi akademikDosen

Mengisi berita acara

perkuliahan

Rekapan Monitoring

dosen

Mulai


SelesaiMenyerahkan dokumen fisik


Cek sudah diisi apa belum setelah

kuliah

ya

tidak

E-document

system

Excess Inventory• Banyak berkas yang sudah tidak dipakai masih di

simpan dalam ruang kerja disebabkan tidak adaaplikasi untuk retensi dokumen.

• solusi permasalahan menggunakan aplikasi databaseyang memiliki fungsi edit dan delete.

Defect

• Dokumen hilang disebabkan

1. Human Eror: admin lupa menaruh dokumen, hal ini eratkaitanya dengan penumpukan dokumen, sehingga berkasyang diperlukan menjadi terselip.

2. faktor alam seperti kebakaran yang bisa menghilangkandokumen penting. Oleh karena itu diperlukan sebuah aplikasiyang dapat menyimpan dokumen dalam sebuah databaseyang aman

• Solusi yang bisa dilakukan yakni berupa pokayoke system yakni

1. security system pada login

2. beberapa list sebagai pilihan ketika menginputkan dokumen.

Kelebihan E-document SystemDimungkinkan laporan dalam bentuk softcopy

Dalam pencarian dokumen dapat diketahui letak lokasi dokumen dengan mudah

Retensi dokumen dapat diketahui secara otomatis

Kemudahan akses dokumen yang sudah terintegrasi

Otoritas masing-masing admin yang berbeda.

Dibuat secara intranet (localhost) sehingga tidak dimungkinkan bisa diakses dari luar proxy ITS.

SIMPULAN

1

• Adapun waste yang ditemukan pada proses bisnisadminstrasi di Jurusan Teknik Industri ITS saat iniyaitu waste kategori waiting sebanyak 29%, deffectsebesar 20%, Excessive Inventory sebesar 17% daninappropriate proccessing sebesar 16%.

2

• Adapun permasalahan paling berpengaruh yang menjadi penyebab waste dalam pengelolaandokumen di Jurusan Teknik Industri ITS saat ini yaitumenunggu memasukkan data/dokumen, banyakberkas yang sudah tidak dipakaimenumpuk, kesalahan memasukkan data dandokumen yang hilang dengan nilai RPN terbesaryakni kategori H (High risk).

SIMPULAN

3

• Prototype e-document system untukpengelolaan administrasi dokumendisimulasikan secara langsung dengan hasillebih efektif dalam pengelolaan dokumen.

4

• Database berbasis web dapatmengintegrasikan antar pengelola dokumenakademik, kepegawaian dan admininstrasiumum.

SARAN

1

• Membutuhkan studi lanjutan terkait denganefektifitas desain website serta konten website agar memenuhi prinsip kognitif.

2

• Masih terdapat peluang untuk penelitian dilanjutkannya dengan mengembangkan model dengan mempertimbangkan keuangan.

3

• Mensosialisasikan bersama manajemen dokumenagar staf pengelola dokumen menerima sistemperbaikan.

DAFTAR PUSTAKA

• Adiakso, L. H. 2005. Sistem Informasi Penilaian Kinerja. Surabaya: Tugas Akhir Teknik Industri ITS.

• Gaspersz, Vincent. 2007. Lean Six Sigma For Manufacturing and Service Industries. Jakarta: Penerbit Pt. Gramedia Pustaka Utama

• Hidayati, T. 2006. Pendekatan Time Study untuk Perbaikan Proses Pengelolaan dokumen Guna Menunjang Penerapan Lean Administration. Surabaya: Tugas Akhir Teknik Industri ITS.

• Holzinger, A. 2005. Usability Engineering for Software Developers, Communications of the ACM (ISSN 0001-0782). Computer Engineering, 71-74.

• Inspira. 2010. http://www.ims.web.id/sistem_kearsipan_dms. htm. Diakses tanggal 28 Maret 2012

• Jucan, George. 2005. Root Cause Analysis for IT Incidents Investigation.

• Kementrian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia. 2009. Panduan Pengoperasian Sistem Informasi Kearsipan (e-archieve).

• Kurniawan. V. 2011. Implentasi Lean Manufacturing untuk Meningkatkan Efisiensi pada UD. Kembang jaya. Surabaya: Tugas Akhir Teknik Industri ITS.

• McLeod, R.J. 2001. Management Information System, Casebook. Texas: Pearson.

• Mustafa, Y. 1997. An Information System To Improve Customer Service In. Information System, 11-18

• Nurazwar, I. 2007. Database Manajemen System Teknik Informatika ITS. Surabaya: Tugas Akhir Teknik Informatika ITS.

• Petersen, K. 2010. Software process improvement through the Lean Administration Measurement (SPI-LEAM) method. Software Improvement. 413-427.

• Sinaga, D. N. 2010. Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Berbasis Agent System untuk Pengalokasian Order Pada Virtual Cluster Usaha Kecil Menengah.Surabaya: Tugas Akhir Teknik Industri ITS.

• Susetyo, Joko. 2009. Analisis Pengendalian Kualitas Dan Efektivitas Dengan Integrasi Konsep Failure Mode & Effect Analysis Dan Fault Tree Analysis Serta Overall Equipment Effectiveness. Jurnal Teknologi Technoscientia, Vol. 2 No. 1. 70-77.

• Teknik Industri ITS. 2008. http://www.ie.its.ac.id. Diakses tanggal 21 Juni 2012

• Yuang, C. M. 2010. KM-Orriented Business Proccess Re Engineering for Construction Fir. Engineering Process.

DAFTAR PUSTAKA

Dalam interaksiantar manusia –komputer di manainteraksi kapabilitasmanusia denganprogram komputer. (Holzinger, 2005)

Matriks Perkalian Kategori

X L M H

L L M M

M M M H

H M H H

1-4 : L5-7 : M8-10 : H

Pembobotan solusi alternatif

Alternatif 4 terpilih yakni kombinasi solusi 1dan2

Standar proses

Buka Internet Information Services.

Find the web site, find the folder, right click the folder and select "Convert To Application".

On the next screen, click the Select button and select “.net 4.0” then click OK.

Pastikan terinstal IIS7 seperti langkah di atas.

Masukkan file zip database dalam ekstrak di C:\inetpub\wwwroot.

Kuesioner

Kriteria penilaian

BobotKriteria penilaian

Perubahan SOP

9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pembuatan Aplikasi

Perubahan SOP

9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 PenyediaanFasilitas

Pembuatan Aplikasi

9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 PenyediaanFasilitas

Jenis Pemborosan Ranking

Overproduction

Over Inventory

Excessive Transportation

Waiting

Defect

Innapropriate Processing

Excessive Motion

Total 28

Wawancara

PERTANYAAN JAWABAN

1.Apakah Anda mengalami permasalahan dalam mengelola dokumen di JTI ITS?2. Permasalahan apa saja yang sering terjadi?3. Proses apa yang menyebabkan waktu pengelolaan data menjadi lama?4. Apakah perlu perbaikan roses dalam pengelolaan data?5. Bagaimana manajemen dokumen saat ini?6. Apakah perlu sistem manajemen yang terotomasi dan terintegrasi?

PERTANYAAN YA TIDAK

1. Apakah tampilan sudah menarik?

2. Apakah tampilan cukup sederhana?

3. Apakah tampilan sistem membuat Anda bosan?

4. Apakah Bahasa dalam sistem mudah dimengerti?

5. Apakah Anda mudah dalam mengoprasikan sistem?

6. Apakah isi dari sistem sudah sesuai dengan kebutuhan?

SIDANG TUGAS AKHIR - digilib.its.ac.id · proposal TA 3URSRVDO7$)RUP7$ 8VXODQ GRVHQ SHPELPELQJ...

Documents

Transcript of SIDANG TUGAS AKHIR - digilib.its.ac.id · proposal TA 3URSRVDO7$)RUP7$ 8VXODQ GRVHQ SHPELPELQJ...