Sic-m-002 Manual de Revisiones Independientes

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SIC-M-002 Manual de Revisión de Pares - Rev 1.doc Registro Propiedad Intelectual Nº 152.903 / 2006 - Codelco

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILECODELCO - CHILE

Manual de Revis iones IndependientesSIC-M-002

(Rev. 1)29 Septiembre 2009



CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILEGERENCIA CORPORATIVA DE EVALUACIÓN DE INVERSIONES

Y CONTROL DE PROYECTOS

MANUAL DE REVISIONES INDEPENDIENTES

ManualDoc. Nº : SIC-M-002Rev. : 1Fecha : 29 / 09 / 09Página : 2 de 15


ÍNDICE

1. REFERENCIAS ................................................................................................................ 3

2. OBJETIVOS...................................................................................................................... 4

3. ALCANCE Y APLICACIÓN.............................................................................................. 6

4. DEFINICIONES................................................................................................................. 7

5. RESPONSABILIDADES................................................................................................... 8

6. PRINCIPIOS DE LA REVISIÓN INPENDIENTE DE TOMA DE DECISION .................... 9

6.1 Enfoque y Objetivos ............................................................................................ 9

6.2 Oportunidad e Hitos de Apli cación y Contenido de las RevisionesIndependientes de Toma de Decis ión ............................................................. 10

6.3 Calendar io de Revisión ..................................................................................... 12

6.4 Organigrama de Revisiones Independientes de Codelco ............................. 12

7. PROCEDIMIENTO DE GESTION DE LA REVISIÓN INDEPENDIENTE ...................... 14

8. APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO......................................................... 14

9. OTROS CONCEPTOS.................................................................................................... 14

10. REVISIONES .................................................................................................................. 15








1. REFERENCIAS

Los documentos relacionados con el presente manual son los siguientes:

Manual de Inversión de Capital, documento SIC-M-001, el que define que la gestiónde revisión de pares para Proyectos Mayores de Codelco cumplan con loslineamientos y requisitos establecidos en el presente manual SIC-M-002.

Manual de Evaluación Económica, documento SIC-M-004, el que establece loslineamientos y definiciones para la evaluación de proyectos.

Procedimientos SIC-P-001, SIC-P-002, SIC-P-003, SIC-P-004 los cuales establecenlos contenidos y calidad exigida a los estudios para Proyectos Mayores en susetapas de perfil, prefactibilidad y factibilidad y que sirven de base para el proceso derevisión de pares.

Procedimiento SIC-P-005, el que define las base de de el costos de capital yoperación para los proyectos en sus distintas etapas de desarrollo.

Procedimiento SIC-P-006, el que especifica el enfoque y las definiciones para laelaboración de Planes de Trabajo de Estudio.

Procedimiento SIC-P-007, el que especifica el enfoque y las definiciones para laelaboración del Plan de Ejecución de Proyecto.

Toma de Decisión en el SIC (SIC-P-101)








2. OBJETIVOS

La “Política Corporativa de Inversión de Capital” señala que Codelco se compromete a

realizar inversiones:“Apegadas estrictamente al cumplimiento del ciclo inversional a través del enfoque por etapas y con un conjunto específico de productos entregables en cada una de ellas,con un claro proceso de toma de decisión, mediante revisiones y análisisindependientes a su ejecución”

Por lo tanto es requisito esencial para cumplir con esta Política realizar revisiones detodas las recomendaciones de inversión para evaluar de manera independiente elequilibrio de riesgo rentabilidad de la inversión y comunicarlo adecuadamente al interiorde la organización. Antes de tomar una decisión de invertir, la Corporación deberáevaluar rigurosamente los riesgos y elaborar planes y capacidades para mitigarlos al

máximo mediante el proceso de Revisiones Independientes definidos en el presentemanual.

Una vez tomada la decisión de invertir, se empleará el proceso de revisión para informaren forma independiente sobre el avance y las proyecciones de los objetivos de inversiónautorizados.

De esta forma, el proceso de Revisión Independiente es un componente clave delproceso de revisión y aprobación del sistema de inversión de capital de Codelco.Asegurará a quienes toman las decisiones y al Directorio que las oportunidades deinversión son sólidas y han sido sometidas a revisiones consistentes, rigurosas eindependientes. El proceso de revisión de inversiones no sólo es esencial para cumplircon los requisitos de control de Codelco, sino que además permite agregar un valoradicional aprovechando la experiencia de los miembros del equipo de revisión de pares.

El presente Manual proporciona los procesos y el marco conceptual para iniciar ycompletar las Revisiones Independientes de los estudios. Su finalidad es entregar unaestructura común para este tipo de revisiones en toda la organización de Codelco, conterminologías, organigramas, enfoques y entregables consistentes, permitiendosimultáneamente la flexibilidad necesaria para adaptar las revisiones a las oportunidadesde inversión pertinentes.

El objetivo del proceso de Revisión Independiente de Toma de Decisión forma parte delas etapas de estudio del sistema de inversión de capital consiste en la evaluaciónindependiente de los estudios, los proyectos y las transacciones por parte de personalaltamente competente y experimentado para asegurar:

Que las inversiones propuestas sean consistentes con las prioridades globalesde Codelco, su plan de negocios y los valores aprobados por el Directorio;

Que las inversiones o transacciones propuestas tengan un nivel óptimo para lamayor rentabilidad de las acciones con un riesgo aceptable;

Que las inversiones o transacciones propuestas tengan alta probabilidad deobtener los resultados propuestos;








Que las decisiones de inversión se tomen sobre una base consistente

Que los riesgos estén definidos, evaluados en un contexto global integrado deriesgo rentabilidad, además de contar con estrategias adecuadas para la gestión

de riesgos, y Definir las áreas de alto riesgo que justificarían mayor atención del nivel gerencial

El objetivo último del proceso de inversión es asegurar que Codelco invierta siempre enoportunidades sustentables que obtengan ganancias superiores al gasto de inversión dela Corporación y correspondan a las tasas límite de rentabilidad del capital,incrementando así el patrimonio del dueño.

El proceso de Revisión Independiente descrito en el presente Manual incluye requisitosobligatorios para los procesos de aprobación con el fin de asegurar que el enfoque dedecisión de inversiones sea consistente y que los proyectos en ejecución cumplan con

los planes y procedimientos aprobados necesarios para obtener resultados óptimos.








3. ALCANCE Y APLICACIÓN

El presente Manual se aplica a las Revisiones Independientes de Toma de Decisión

RI(TD) de los Proyectos Mayores. Cabe señalar que en el SIC se diferencian losProyectos Mayores de los Menores de acuerdo al monto proyectado o presupuestadoen su etapa inversional. A título referencial, al momento de emisión de este Manual, sonProyectos Mayores aquellos con un nivel de inversión mayor a US$ 10 millones. Estenivel puede modificarse según lo considere pertinente el Sr. Presidente Ejecutivo y escomunicado vía Resolución.

Este Manual no cubre las Revisiones Independientes o Revisiones de ParesExtraordinarias por cuanto podrán ser solicitadas en el momento que lo estime necesariola GCEI o sean requeridas por el Comité de Inversiones del Comité Ejecutivo (CICE), elComité de Seguimiento de Proyectos Estructurales (CSPE) o el Comité de Inversionesdel Directorio (CID). Sin embargo, se recomienda para realizarlas seguir los lineamientos

contenidos en el presente Manual.Los principios del Sistema de Inversión de Capital (y del proceso de revisión que lorespalda) se aplicarán igualmente cuando Codelco participe en una inversión comooperador único, operador colectivo o no operador.

Cuando Codelco actúe en calidad de no operador, se fomentará la participación de lossocios del “joint venture” en las revisiones independientes además de contemplar en losacuerdos de “joint venture” la revisión y el acceso a la información. Codelco puedeminimizar la duplicación de post revisiones y post evaluaciones consiguiendo que eloperador participe activamente en ellas. Sin embargo, debe también evaluar lasoportunidades desde su propia perspectiva, por lo que se requieren revisiones

independientes, especialmente de los aspectos comerciales de las transacciones.Los siguientes principios sustentan el proceso de revisión independiente del Sistema deInversión de Capital:

Las propuestas de inversión deberán ser revisadas en forma independiente porexpertos calificados y experimentados.

Se deberán evaluar por separado el impacto de las propuestas de inversión en laestrategia de negocios de la Corporación y el efecto local que conlleva mejorarlas unidades de negocio o los activos existentes.

La evaluación de las propuestas de inversión deberá hacerse separadamente delfinanciamiento de la inversión.








4. DEFINICIONES

DEFINICIÓN DESCRIPCIÓN

CICE Comité de Inversiones del Comité Ejecutivo, integrado porlas personas que se designen por Resolución de laPresidencia Ejecutiva

CID Comité de Inversiones del Directorio, formado por:Miembros del Directorio y el Secretario del Directorio.

CSPE Comité de Seguimiento de Proyectos Estructurales

CCP Comité de Coordinación de Proyectos, formado por:Vicepresidente Corporativo de Proyectos, GerenteCorporativo de Evaluación de Inversiones y Control deProyectos y el Gerente General o Vicepresidente de las

División donde radica el proyecto.GGD Gerente General de División / Vicepresidencia en Codelco

Norte

GCEI Gerencia Corporativa de Evaluación de Inversiones yControl de Proyectos

Independiente Capacidad demostrada de no tener opinionescomprometidas por parentesco, relación o conocimientoprevio

“J oint Venture” Acuerdo comercial en el que Codelco posee unaparticipación en un activo o negocio con otra compañía u

organización (empresa colectiva o conjunta)MAF Manual de Alcance de Facultades

Parámetro Clave deResultados

Criterio o factor empleado para la evaluación global de lainversión propuesta

Proyecto Mayor Proyecto cuya etapa inversional proyecta o presupuestaun monto mayor a US$ 10 miilones 1

Diagrama Diagrama de un proceso o procedimiento

Revisor Independiente Experto reconocido en determinada área técnica oadministrativa, capaz de emitir opiniones documentadas eindependientes del equipo que ejecuta el estudio

Gerente/J efe deEstudio/Proyecto

Gestor/Ejecutor de un estudio o proyecto

VCP Vicepresidencia Corporativa de Proyectos

VCHI Vicepresidencia Corporativa de Desarrollo Humano e

1 Monto fijado por Resolución de la Presidencia Ejecutiva. Consultar monto vigente en el Procedimiento de Toma de

Decisión SIC-P-101 de Toma de Decisión en el SIC








Inversiones

5. RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE FUNCIÓN

CCP Designa al líder del equipo de Revisión Independiente

GCEI Mantiene y perfecciona el manual de revisión de pares

Coordina el proceso de Revisión Independiente yestablece el calendario semestral

Recomienda al líder del equipo de revisión al CCP

Propone la presentación del informe de RevisiónIndependiente al CCP o al CICE.

Líder de RevisiónIndependiente

Recomienda y designa a los miembros del equipo derevisión

Dirige y realiza la revisión con el apoyo de su equipo

Informa los resultados de la Revisión Independiente

Gerente de Estudio Comunica a la VCP o al GGD y a la GCEI a fecha en quese ha planeado la Revisión Independiente de un estudio

Entrega documentos e información al líder de la RevisiónIndependiente

Ejecutor (VCP/GPRO o

unidad designada)

Garantiza el cumplimiento de los procesos de Revisión

Independiente de acuerdo a lo dispuesto en el presenteManual.








6. PRINCIPIOS DE LA REVISIÓN INPENDIENTE DE TOMA DE DECISION

6.1 Enfoque y Objetivos

En base a los lineamientos que entrega el Manual del Sistema de Inversión deCapital (SIC-M-001) se resumen los siguientes objetivos del proceso de revisiónpara la toma de decisión interetapas:

(a) Realizar revisiones técnicas y económicas de propuestas deoportunidades de inversión e informar sobre ellos

(b) Efectuar el trabajo con un equipo de revisión que sea independiente delequipo de estudio o proyecto que pueda resultar de los estudios. Paraeste efecto los integrantes del equipo de Revisión Independiente nodeben pertenecer a la División ni al personal de Codelco que participa en

el estudio(c) Entregar informes resumidos para notificar al CCP y a las entidades que

deben aprobar y autorizar estudios y proyectos

(d) Asegurarse de que dichos informes puedan adjuntarse a lasrecomendaciones que el CCP haga al CICE, al CID o al Directorio

(e) Posteriormente, garantizar que se proponen las mejores oportunidades deinversión o de que se pueden lograr los resultados previstos para elproyecto

El equipo de Revisión Independiente, en el ámbito de su trabajo deberá: Analizar la propuesta destacando, cuando corresponda, los

problemas clave que se deban resolver enfatizando además lossupuestos y riesgos comerciales relevantes;

Investigar la propuesta de inversión para determinar si cumple conla estrategia de negocios de la Corporación, tiene la solideznecesaria y se basa en lo siguiente:

o Procesos de control de calidad adecuados;o Mejores prácticas de aceptación general conforme a las

estipulaciones de los Procedimientos de MínimosEstándares de Codelco;o Supuestos aceptables y demostrados;o Criterios adecuados;o Integridad de la información;o Calidad aceptable del plan de ejecución y del programa del

proyecto para lograr los resultados requeridos, yo Confianza en el logro de los resultados previstos.








Apoyar su investigación con el empleo de mínimos estándares deCodelco adecuados a la oportunidad de inversión considerada;

Estimular al equipo de estudio para que incorpore alternativas convalor agregado y minimización de riesgos;

Realizar una revisión multidisciplinaria coordinada para entregarasesoría y pautas de control tanto a la Gerencia y los Ejecutivoscomo al Directorio.

6.2 Oportunidad e Hitos de Aplicación y Contenido de las RevisionesIndependientes de Toma de Decisión

Al concluir los estudios de prefactibilidad y factibilidad y cuando el informe del

estudio corresponda prácticamente a la versión definitiva, se realizará laRevisión Independiente que abarque al menos los siguientes aspectos:

Opinión Técnica sobre la razonabilidad del Proyecto / Negocio

Errores y omisiones del trabajo a la fecha

Procesos empleados para tomar decisiones clave durante el estudio(decisiones de trade-off)

Identificación de potenciales Fallas Fatales en:o Parámetros de Diseño;

o Plan de Ejecución de la etapa siguiente (Costos / Plazos / Alcance Técnico / Calidad) y del Plan del Proyecto al pasar dePrefactibilidad a Factibilidad;

Áreas de riesgo o aspectos que requieren una atención preferencial en laetapa siguiente

Trabajos pendientes a ser realizados o condicionantes para otorgar laaprobación y/o autorización

Oportunidades de mejoras

Exhaustividad del estudio a la fecha y respecto al cumplimiento de Normativay Estándares relevantes al proyecto establecidos en el Sistema deInversiones de Capital (SIC)

Bancabilidad del Proyecto (sólo para Estudios de Factibilidad).

Sin perjuicio de los aspectos generales señalados en los párrafos anteriores, laRevisión Independiente de la etapa de prefactibilidad pondrá un énfasis especialen:








La conveniencia estratégica de la propuesta;

La conformidad con el programa comercial;

Los riesgos y parámetros comerciales de alto nivel; La conformidad con el plan de negocios; alineamiento entre los objetivos

de negocios y los objetivos del proyecto;

El análisis económico fundamental;

La determinación de los criterios de selección, metodología selección ycomparación usada para la evaluación de opciones alternativas delproyecto;

La tecnología a emplear;

El alcance y enfoque de la siguiente etapa planificada: el estudio defactibilidad;

El nivel de gasto y gestión invertidos durante el estudio de prefactibilidad yel grado de planificación realizada (“front end loading”);

La optimización del alcance, y

Las prácticas de valorización empleadas o propuestas.

Evaluación del nivel de desarrollo e integración del equipo de proyecto

A su vez, la Revisión Independiente del Estudio de Factibilidad examinará másdetenidamente los aspectos relacionados con las siguientes ratificaciones:

Que la propuesta conserve su conveniencia estratégica;

Que se consideren los riesgos de la cartera y el impacto colectivo; Que se conozcan detalladamente los generadores de valor;

Que se haya realizado una detallada evaluación económica;

Que se hayan definido los riesgos clave y elaborado planes de mitigación;

Que se hayan empleado prácticas de valorización;

Que la tecnología sea adecuada a los objetivos;

Que el plan de ejecución del proyecto sea adecuado, y

Que el número de hitos propuestos para las revisiones de pares durantela ejecución del proyecto sea conveniente y adecuado a los riesgos y la

duración del proyecto. Que exista un adecuado nivel de desarrollo e integración del equipo de

proyecto.








6.3 Calendario de Revisión

Las revisiones independientes conforman un proceso continuo e interactivo. La

GCEI establecerá un programa semestral en base a la información que debeentregar la unidad que ejerce el rol de Ejecutor/Gestor del estudio. Esconveniente sin embargo conocer en tempranas etapas de los estudios sujetos arevisión, las posibles fechas para realizarla con el propósito de forma dedesignar oportunamente al Líder de Revisión y organizar los equipos de trabajo.

6.4 Organigrama de Revisiones Independientes de Codelco

Codelco ha designado al CICE para aprobar las decisiones de inversionesrelevantes antes de someterlas a la consideración del Directorio, a objeto deasegurar que todas las inversiones recomendadas por el CCP tengan el apoyo

de todos los grupos necesarios al interior de Codelco.La GCEI coordina el proceso de revisión de pares a nombre del CCP y del CICEe indicará el momento en que deban realizarse las revisiones independientes delos estudios de prefactibilidad y factibilidad, en base a la información presentadapor el Gerente de Estudioy considerando el momento más adecuado en que elestudio esté por concluir.

La Figura 1 muestra el organigrama y las líneas de comunicación de informes yaprobaciones de las revisiones independientes para los estudios deprefactibilidad y factibilidad.

.








Figura 1 – Revisiones Independientes de Estudios de Prefactibi lidad y Factibi lidad en elProceso de Toma de Decisiones de Inversión

DIRECTORIO: autoriza segúnMAF

CID: según MAF

GERENTE DELESTUDIO

EQUIPO DELESTUDIO

ESPECIALISTAS DELEQUIPO DEREVISIÓN

INDEPENDIENTE

LÍDER DE REVISIÓNINDEPENDIENTE

Recomendación de autorización

Presenta el estudio de perfil,prefactibilidad o factibilidady recomendaciones.

Elabora elestudio

Interactúan

Prepara los aportes paralos informes de revisionesindependientes

Presenta los hallazgosde la RevisiónIndependiente y elInforme de Revisión

Interactúan

CICE: aprueba

Recomendación del CICE(con referencia al Informe de Revisión de Pares)

Recomendación del CCP(adjuntando el Informe de Revisiones Independientes)

Recomendación de Cochilco-Mideplan

COMITÉ DE COORDINACIÓN DE PROYECTOS

CCPRecibe los informes de estudio y revisiones

independientes.








7. PROCEDIMIENTO DE GESTION DE LA REVISIÓN INDEPENDIENTE

El Procedimiento de Revisiones Independientes (SIC-P-120) señala la forma de

proceder para gestionar este tipo de revisiones, la selección y designación del Líder deRevisión y su equipo y la forma, el contenido del informe a presentar con lasresponsabilidades respectivas y la forma de financiar cada RI(TD).

8. APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO

La principal ventaja que tiene el proceso de revisión independiente es crear unainstancia de recopilación del conocimiento dentro de la organización de Codelco.

Esta ventaja se concreta en la medida que la información se recopile, compile y ponga adisposición para su uso posterior por los equipos de estudio y proyecto, próximosequipos de revisión de pares y especialistas funcionales. Dicho proceso deberá

comprender lo siguiente:a) Recopilación y Distribución de Información

b) Banco de Conocimientos

c) Registros

d) Mejoramiento Continuo

Para el fin de capitalizar los conocimiento y lecciones aprendidas generadas durante larevisión, en la medida que estén aprobados por el CCP y el CICE, conforme al marco

de confidencialidad, la GCEI ingresará e parte o todos los informes de RevisiónIndependiente en las bibliotecas documentales o en la red del sistema de inversión decapital.

9. OTROS CONCEPTOS

Los integrantes del equipo de revisión pueden designarse de cualquier área de Codelcoe incluir además profesionales externos con los que Codelco haya firmado acuerdos deconfidencialidad. El líder de la Revisión Independiente también puede seleccionarseentre ellos.

El equipo que realizará al RI(TD) deberá combinar personas con competencias,experiencia y credibilidad con sus pares en disciplinas pertinentes al ámbito de larevisión y con la capacidad de examinar una oportunidad de inversión de maneraconstructiva e independiente.

La GCEI es responsable de seleccionar y mantener un banco de revisores comoposibles miembros para los equipos para realizar la RI(TD).








La GCEI se ocupará de la gestión de contratos de prestación servicios con consultoresque incluyan un amplio rango de expertos técnicos independientes a los que se puedarecurrir para conformar los equipos de revisión materia de este Manual.

De ser necesario, se podrán establecer convenios con varias empresas u organizadasespecializadas. El criterio de selección se basará en la designación de personal de altonivel experimentado y precalificado por parte de las empresas para integrarse a losequipos de revisiones independientes.

10. REVISIONES

REVISIÓN TIPO DE CAMBIO FECHA

0 Observaciones proceso de capacitaciónGCEI-DECP

28 de abril de 2006

1 Ajustes resultantes de las Revisiones en elSIC aprobadas por el CICE y el CID deagosto 2009

29 de septiembre de 2009

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