Sessi 4 Procurement
50
-
Upload
yogi-thanjaya -
Category
Documents
-
view
27 -
download
1
description
PROC
Transcript of Sessi 4 Procurement
Materi
Introduction Procurement Strategy Supplier selectionSupplier monitoringCriteria to evaluate offersCost estimatingTotal cost of ownership ( Life cycle cost analysis) Purchasing Performance measurement
2
Pendahuluan:Procurement Merupakan salah satu proses kunci dalam supply
Chain management Dalam arti yang sempit, pembelian itu adalah semua
kegiatan yang berkaitan dengan membeli barang (a process of purchasing).
Kegiatan untuk mendapatkan bahan ketika dibutuhkan dalam proses suply chain produk
Kegiatan mencakup menentukan kebutuhan, memilih rekanan, mendapatkan harga dan syarat-syarat pembelian yang wajar, menerbitkan surat pembelian dan menjamin delivery
Pertimbangan penting meliputi harga, kualitas, lead times, dan reliability.
Industri manufaktur rata-rata membelanjakan 50-60 % dari pendapatannya untuk bahan dan jasa dari luar.
3
4
Apakah Suatu Internal Supply Chain?
“Internal” Supply Chain suatu perusahaan terbentuk dari aliran material, informasi and finansial antara perusahaan itu dengan partner business langsungnya (supplier).
SUPPLIER
MANUFACTURER
CUSTOMER
Material flows
Financial flows
Information flows
Internal Supply Chain process
5
6
Supply Chain Terintegrasi/ Diperluas
Supply chain yang melibatkan seluruh pelaku dalam jaringan rantai supply dari suppliernya
supplier – supplier - manufacturer – distributor – retailer sampai konsumen.
Material flows
Financial flows
2nd tier suppliers
1st tier suppliers
Manufacturer
Wholesaler
Retailer
End-customer
Information flows
Preparing thecontract
Managing the contract & supplierrelationships
Managing inbound logistics
Managing inventory
Analysing supply markets
Developing supply srategies
Appraising &
shortlisting
suppliers
Obtaining & selecting offers
Negotiating
Specifying requirements & supply planning
Measuring Performance
Procurement & Logistic Sub Process
7
Proses Pengadaan
ProcurementProcurement
ProsesPembayaran
ProsesPembayaran Penentuan
Kebutuhan / PRPenentuan Kebutuhan / PR
Proses PO Proses PO Monitor PO
Monitor PO
Custom clearance
Good Receipt
Custom clearance
Good Receipt
VerifikasiInvoice
VerifikasiInvoice
1111
55556666
7777
8888
9999
SourcingSourcing
PemilihanVendor PemilihanVendor
3333
4444
Membuat RKS & OEMembuat RKS & OE
2222
5
Tanggung jawab secara umum
• Menentukan harga• Pemilihan suppliers• Negosiasi kontrak pembelian• Melakukan pemesanan • Menjaga hubungan dengan supplier• Mengontrol performansi supplier• Menjaga supplier database• Melakukan keputusan make or buy • Berpartisipasi dalam proyek value analysis
(aktivitas yang memberi nilai tambah ; studi pasar, alternatif material sourcing, riset procurement,dll)
9
Specific Responsibilities or Activities of a Typical procurement and Purchasing
Department
• Records, Data, and Basic Information• Maintaining general purchase records• Maintaining price records• Maintaining parts history records• Maintaining stock and consumption records• Maintaining records of vendors performance
on price, quality and service• Maintaining spesification files• Maintaining catalogs file. 10
continue..
• Purchasing Research, Analysis and studies• Conducting market studies and trends• Conducting materials studies• Conducting make or buy studies• Conducting price-cost analysis• Investigating supply sources• Conducting supplier-plant visits and inspections• Developing new supply sources• Developing alternate materials and sources• Participating in value analysis studies• Developing computer-oriented purchasing systems
11
Kebutuhan Untuk Pengadaan
9
Cara Pengadaan
1. Beli, 2. Buat,3. Sewa,4. Bantuan Antar Unit,5. ……….
1511
SUMBER PEMBELIAN
III
III I
VBUYER
P a
s a
r
Sistem perdagangan Import Lokal
1612
METODE & BATASAN NILAI PENGADAAN
Note:
Kewenangan menentukan metode pemilihan penyedia barang/jasa diberikan kepada Fungsi Pengadaan untuk dilakukan secara profesional disertai penjelasan secara tertulis dengan mempertimbangkan masukan dari Fungsi Terkait.
Panitia Pelelangan
Fungsi Pengadaan
Pelelangan
PemilihanLangsung
Penunjukan Langsung
Pembelian Langsung
Melalui Kriteria (tidak ada
batasan nilai)
s.d. Rp 50 juta
PeraturanPeraturan
1713
LSj - 18
Proses Lelang
PENGUMUMAN &PENDAFTARANPENGUMUMAN &PENDAFTARAN
PRAKUALIFIKASI & UNDANGANPRAKUALIFIKASI & UNDANGAN
AANWIJZINGAANWIJZING
PENYAMPAIAN DOK. PENAWARANPENYAMPAIAN DOK. PENAWARAN
EVALUASIEVALUASI
NEGOSIASINEGOSIASI
PENETAPAN CALON PEMENANG & KEPUTUSANPENETAPAN CALON PEMENANG & KEPUTUSAN
PENGUMUMAN PEMENANGPENGUMUMAN PEMENANG
MASA SANGGAHMASA SANGGAH
PERSIAPAN (JADWAL, RKS, OE)PERSIAPAN (JADWAL, RKS, OE)
PENUNJUKAN PEMENANGPENUNJUKAN PEMENANG
PEMBUKAAN PENAWARANPEMBUKAAN PENAWARAN
PENYAMPAIAN DOK. LELANGPENYAMPAIAN DOK. LELANG
1814
PELELANGAN PEMILIHAN LANGSUNG
KRITERIA PENGADAAN
BARANG/JASA
PENUNJUKAN LANGSUNG
1.Dilakukan untuk:a. Pengadaan jasa konstruksi kompleks (teknologi baru dan Penyedia Jasanya sangat terbatas);b. Pengadaan jasa konstruksi yang tidak bersifat kompleks;c. Pengadaan jasa konsultan dan jasa lainnya;d. Pengadaan barang;e. Pengadaan barang/jasa terkait brand preference dalam rangka standarisasi
2.Dilakukan dengan cara:a. Mengundang min. 5 peserta, bila mungkin sebanyak-banyaknya (terdaftar dan belum terdaftar) atau semua yang terdaftar bila menggunakan aplikasi e-Procurement;
KRITERIA PENGADAAN BARANG/JASA
1.Dilakukan untuk:a. Pengadaan jasa
konstruksi kompleks
(teknologi tinggi/risiko
tinggi)b. Pengadaan lainnya
apabila dibutuhkan untuk
dilakukan melalui
pelelangan2. Dilakukan
oleh Panitia Pelelangan (Ketua dan Sekretaris dari Fungsi Pengadaan)
3.Wajib dilakukan prakualifikasi (konstruksi kompleks) dan pekerjaan lainnya apabila diperlukan.
Dilakukan untuk:• Keadaan darurat;• Business critical asset;• Spesifik atau sole
sources;• Hak paten/OEM;• Knowledge insentive;• Pekerjaan
lanjutan/tambahan• Gagal lelang/pilsung;• BUMN/Anak Perusahaan• Perguruan tinggi atau
Lembaga Penelitian;• Repeat order;• Konsultan perseorangan
s.d. Rp200 juta
1915
Cash & Carry
•Dpt dilaksanakan melalui online buying, toko, supermarket, website belanja, dll.•Batasan nilai s.d. Rp50 jt•Dilakukan oleh Fungsi Pengadaan•Ketentuan lebih detail mengenai PPh dan PPN
MATERI
Kriteria pengadaan Barang / Jasa
KRITERIA PENGADAAN BARANG/JASA
2016
Metode Penyampaian Dokumen Penawaran
• Satu sampul : – Administrasi, teknis dan harga – Dievaluasi sekaligus.
• Dua sampul – Sampul I : Administrasi dan teknis– Sampul II : harga– Sampul I + II dimasukkan kedalam satu sampul penutup – Sampul II dibuka jika sampul I lulus evaluasi.
• Dua tahap– Tahap I : Sampul I berisi Administrasi dan Teknis– Tahap II : sampul II berisi harga– Penawaran Sampul II pada tahap II dimasukkan jika sampul I pada tahap I lulus
evaluasi.
2117
Evaluasi Penawaran :Dilakukan thd :
Mendapatkanpenawaran yangSyah dan memenuhi persyaratan pada dokumen lelang
Unsur :
• Administrasi
• Teknis
• Harga
Tujuan : Metode :
MetodeEvaluasi
Scoring/Passing Grade
Non-Scoring/Gugur
Kualitas HargaKualitas& Harga
Harga
Kualitas
2218
Kolaborasi dengan Supplier
24Source: Cohen & Roussel
Number of Relationships
Exte
nt
of
Collab
ora
tion
Many Few
Limited
Extensive
TransactionalCollaboration
SynchronizedCollaboration
CooperativeCollaboration
CoordinatedCollaboration
Not Viable
Low Return
19
Tingkat kesulitan
Rendah
Rendah Tingkat kepentingan Tinggi
25
Portofolio Hubungan Dengan Supplier
Tinggi
20
Penanganan Supplier
Tinggi
Tingkat kesulitan
Rendah Tingkat kepentingan Tinggi2621
Tinggi
Strategi Pengadaan Barang & Jasa
STRATEGIC SECURITYSTRATEGIC SECURITY
TACTICAL PROFITTACTICAL PROFITTACTICAL ACOUISITIONTACTICAL ACOUISITION
STRATEGIC CRITICALSTRATEGIC CRITICAL
Strategi :1.Kontrak jangka
panjang2.Konsinyasi
Strategi :1.Kontrak jangka
panjang2.Konsinyasi
Strategi :1. Kontrak jangka
panjang2. Total supply
management3. Aliansi
Strategi :1. Kontrak jangka
panjang2. Total supply
management3. Aliansi
Strategi :1. Pembelian
langsung2. Konsinyasi3. Blanket order4. Kontrak jangka
pendek
Strategi :1. Pembelian
langsung2. Konsinyasi3. Blanket order4. Kontrak jangka
pendek
Strategi :1. Kontrak jangka
pendek / menengah
2. Konsinyasi3. Aliansi
Strategi :1. Kontrak jangka
pendek / menengah
2. Konsinyasi3. Aliansi
Nilai pemakaian material
Nilai pemakaian material
RendahRendah TinggiTinggi
Tin
ggi Tin
ggi
Resik
o
terh
ad
ap
op
era
si
Resik
o
terh
ad
ap
op
era
si
2722
Hal. 28
Price agreement : Suatu bentuk perjanjian/perikatan antara perusahaan dengan pemasok untuk pengadaan dan penyerahan material tertentu dengan harga satuan dan waktu penyerahan yang telah disepakati bersama untuk jangka waktu tertentu.
Total Supply management : Merupakan kontrak yang meliputi penyediaan material termasuk jasa pemasangan atau jasa lainnya yang dilakukan oleh perusahaan pemasok yang sama. Dalam perjanjian tersebut harus ada klausul yang mentargetkan keamanan dan kehandalan operasi unit bersangkutan (garansi). Material yang dapat dilaukan dengan kontrak semacam ini adalah material yang termasuk dalam kategori vital dan nilainya tinggi, seperti compressor dan turbine.
23
Hal. 29
Aliansi : Suatu bentuk perikatan yang berdasar pada prinsip kemitraan antara pihak pembeli dan penjual, masing-masing pihak menyumbangkan resources dan competitive advantage yang dimiliki untuk menghasilkan “nilai baru” yang paling menguntungkan bagi perusahaan.
Konsinyasi : Suatu bentuk perikatan yang berdasar pada sistem pembelian material, pemasok berkewajiban menyediakan material di gudang perusahaan dengan jumlah tertentu dan harga satuan yang telah disepakati. Pemasok bekerjasama dengan fungsi kelogistikan secara berkelanjutan untuk memantau dan menganalisis posisi jumlah persediaan agar dapat memenuhi permintaan pemakai setiap saat. Penagihan dan pembayaran dilakukan sesuai dengan jumlah yang diambil dari persediaan. Status kepemilikan barang selama dalam persediaan adalah pada pemasok.
24
Hal. 30
PENGGOLONGAN MATERIAL
STRATEGIC SECURITY STRATEGIC CRITICAL
TACTICAL PROFITTACTICAL ACQUISITION
NILAI PEMAKAIAN MATERIAL
TINGGIR
ES
IKO
TE
RH
AD
AP
OP
ER
AS
I
TINGGI
• MUTLAK DIPERLUKAN
• NILAI RENDAH
• CONTOH: Spare Parts; pompa, furnace, instrumentation, dll.
• MUTLAK DIPERLUKAN
• NILAI TINGGI
• CONTOH: Material Program & Proses; Katalis, Tel, Casing, Barite dll
• KURANG DIPERLUKAN
• NILAI TINGGI
• CONTOH: Additive, kemasan, octane booster dll
• KURANG PENTING
• NILAI RENDAH
• CONTOH: G Matl; K. las, fitting & Flanges Office supplies dll.
RENDAH
25
Hal. 31
STRATEGI INVENTORY CONTROL
STRATEGIC SECURITY STRATEGIC CRITICAL
TACTICAL PROFITTACTICAL ACQUISITION
NILAI PEMAKAIAN
TINGGI
PE
RA
N P
AD
A P
RO
SE
S P
RO
DU
KS
I
TINGGI
• STOCK AKTIF MILIK SENDIRI ==> VENDOR
• SAFETY STOCK MILIK SENDIRI
• PENGENDALIAN KETAT
• STOCK AKTIF MILIK SENDIRI ==> VENDOR
• SAFETY STOCK MILIK SENDIRI
• PENGENDALIAN KETAT
• STOCK AKTIF MILIK VENDOR
• SAFETY STOCK MILIK VENDOR
• PENGENDALIAN SEDANG
• STOCK AKTIF MILIK VENDOR
• TANPA SAFETY STOCK• PENGENDALIAN
LONGGAR
RENDAH
26
Hal. 32
EXELENT GOOD FAIR WEAK FAIL125% 100% 75% 50% 0%
1. Aspek * Total biaya unit kerja % RKAP 5% < 90% 90-100% 101-105% 105-110% > 110% Finansial * Pengurangan nilai inventory % RKAP 10% < 90% 90-100% 101-105% 105-110% > 110%
2. Aspek * Keluhan unit kerja internal Minor 20% - 1 2 - 3 4 - 6 > 6 Pelanggan (kualitas, waktu, harga, manual, akses Major - - - 1 2
informasi pembelian & stock gudang)* Keluhan rekanan, supplier, Minor 10% - 1 - 10 11 - 20 21 - 30 > 30 vendor (waktu pembayaran, proses Major - - 1 2 - 3 > 4 tender, pungutan, QC dll.)
3. Proses * Kecepatan proses PP < 3 minggu 15% 99-100% 95-99% 90-95% 80-90% < 80% Bisnis menjadi PO 3-10 minggu - 1-5% 5-10% 10-20% > 20%
* Temuan Audit (SPI, BPKP, BPK) Minor 20% - 1 2 - 3 4 - 5 > 5 (proses pengadaan, kewajaran harga, Major - - 1 2 >2 waktu, kualitas)* Jumlah PO yang bermasalah Minor 5% - 1 - 5 6 - 10 11 - 20 >20
Major - - 1 - 2 3 - 5 >44. Learn * Penerapan e-commerce & IT % PO 10% > 15% 10-15% 5-10% 2-5% < 2% Growth
* Penyempurnaan POB, Sisdur, ea 5% > 15 10 - 15 6 - 9 3 - 5 < 3 Implementasi saran untuk penyempurnaan sistem kerja
T O T A L 100%
KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)BAGIAN PENGADAAN
K R I T E R I A BOBOTN I L A IFAKTOR
PENILAIAN
27
Supplier Evaluation
• Proses pemilihan supplier dari sejumlah supplier potensial dengan mempertimbangkan berbagai kriteria untuk meningkatkan kualitas produk akhir
34
Sumber Informasi mendapatkan supplier :
• Web site supplier• Data informasi
supplier/katalog• Yellow pages• Dinas perdagangan• Pameran dagang• Personel perusahaan
3
Kriteria pemilihan Supplier Ray Carter’s 10 C’s to Supplier Selection
• Competency• Capacity• Consistency• Control of process• Cost/price
• Commitment to quality• Cash/finances• Clean• Culture and relationship• Communication
4
Metode Pemilihan Supplier
• Value Analisis• MCDM• Analitical Hierarcy Process (AHP)• Promethee 1• Promethee 2• dll
5
The Value Analysis ModelStep 1 – identifikasi kriteria pemilihan
Step 2 – Beri Bobot kriteria tersebut
Step 3 – Beri Nilai masing-msing supplier berdasar pada kriteria
Step 4 – Hitung Nilai akhir (nilai kriteria dikalikan bobot kriteria)
Step 5 – Pilih Supplier dengan Nilai tertinggi6
7
40
PT.TEKNIKA IND
Vendor Performance Assesment• Penilaian kinerja penyedia barang dan jasa perlu
dilakukan untuk menjamin bahwa hanya vendor yang ‘berkualitas’ yang bisa ikut dalam penyediaan barang/jasa.
• Dilakukan dengan memberi penghargaan dan sanksi.
• Penghargaan adalah apresiasi kepada penyedia barang/jasa sesuai prestasi yang dilakukan.
• Sanksi adalah pemberian tindakan kepada penyedia barang/jasa atas pelanggaran yang dilakukan.
41
• Pelanggaran dan sanksi dihitung dalam bentuk point penghargaan dan point pelanggaran yang bersifat akumulatif.
• Pengelompokan supplier : (contoh nilai akumulasi poit)
• Hijau : positif sampai -30.• Kuning : -31 sampai – 60• Merah : - 61 sampai -120• Hitam : kurang atau sama dengan -121
42
Contoh penilaian penghargaan
• Mendaftar dalam kegiatan pengadaan dan lulus prakualifikasi ( point 1)
• Mengajukan penawaran secara lengkap dan lulus seleksi administrasi (point 1)
• Ditunjuk sebagai pemenang (point 5)• Spesifikasi dan deliver time sesuai dengan
persyaratan (point 5)• Implementasi safety management sesuai
dengan ketentuan (point 10)43
Contoh point pelanggaran
• Mendaftar sebagai peserta dan mengambil dokumen tetapi tidak mengajukan penawaran (point -5)
• Tidak hadir dalam memberikan tanggapan secara tertulis pada waktu klarifikasi administrasi dan teknis tanpa penjelasan (point -10)
• Terlambat menyampaikan dokumen penawaran setelah proses negosiasi (point – 10)
44
Lanjutan…
• Terlambat menandatangai kontrak tanpa alasan yang dapat diterima (-15)
• Terlambat menyelesaikanpekerjaan (-15)• Melaksanakan pekerjaan yang performancenya
tidak sesuai tetapi masih dapat diterima (-30)• Tidak memasok barang seluruhnya sesuai
perjanjian (GR) (-60)• Mengajukan sanggahan yang terbukti tidak benar
(-30)
45
• Membatalkan penawaran sebelum ditunjuk sebagai pemenang (-30)
• Membatalkan penawaran setelah ditunjuk sebagai pemenang (-60)
• Tidak bersedia menyerahkan jaminan pelaksanaan/perpanjangan jaminan pelaksanaan (-30)
• Tidak memenuhi syarat safety dan menyebabkan insident pencemaran lingkungan/kebakaran dll (-60)
46
Pelanggaran yang langsung mengelompokkan ke dalam Merah atau
Hitam• Sedang dalam sengketa dengan perusahaan di
pengadilan (merah)• Pengurus /pemilik saham ditetapkan sebagai
tersangka tindak pidana berkaitan dengan pengadaan perusahaan (merah)
• Terbukti mengakibatkan kecelakaan fatal dengan nilai kerugian tertentu (hitam)
• Terbukti melakukan persekongkolan harga dengan pihak penyedia barang/jasa lain (hitam)
47
• Mengalihkan pekerjaan utama kepada pihak lain (hitam)
• Memalsukan data atau menyampaikan keterangan palsu (hitam)
• Berdasarkan komite sanksi,Melakuan kolusi, korupsi, gratifikasi ,suap dalam bentuk dan cara apapun kepada pejabat/keluarga pemberi kerja.(hitam)
• Memasok barang palsu/ rekondisi(hitam)• Dinyatakan bangkrut/pailit (hitam)
48
Konsekuensi
• Hijau : Prioritas dalam pengadaan barang/jasa• Kuning : tetap diperbolehkan tetapi tidak
menjadi prioritas.• Merah : Tidak boleh mengikuti kegiatan
pengadaan selama satu tahun sejak sanksi dimasukkan ke dalam sistem.
• Hitam : Harus dikeluarkan selamanya dari daftar penyedia barang jasa (berlaku untk perusahaan,pemilik atau pengurusnya)
49
Contoh lain dalam evaluasi supplier
50
PT. TEKNIKAINDONESIA
Terimakasih
51
