Sesión 26

Bases de Datos en Ms Access

Docente: Ing. María Nícida Malca Quispe

INGENIERÍA TELEINFORMÁTICAProgramas Utilitarios

26/06/20091

AGENDA

26/06/20092

Interfaz de Usuario MS Access

Objetos de la BD.

Creación de una base de datos.

• Crear, cerrar y abrir una base de datos.

• El panel de exploración.

Entorno de Trabajo de MS Access

26/06/20093

Formas de Ejecutar MS Access

26/06/20094

Desde el botón

Desde el ícono de escritorio (acceso directo)

Desde la barra de tareas de Windows (acceso directo)

Desde una base de datos situada en el escritorio o en la

lista del Explorador de Windows.

Opción Inicio/Ejecutar, escribiendo el nombre del archivo

ejecutable msaccess.exe

Inicio del Trabajo

26/06/20095

Al iniciar una sesión en MS Access, se muestra una

pantalla de bienvenida.

Puede:

• Crear una

una BD

• Abrir una BD

existente

Bases de Datos en MS Access

26/06/20096

Una BD informatizada es un contenedor de diversos tiposde objetos, almacenados en un solo archivo, que constituye la BD.

Ms Access es un Sistema Administrador de Base de Datos, (DBMS) que almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos.

Las BD creadas en Ms Access 2007 tienen la extensión de archivo .ACCDB

Las BD creadas en versiones anteriores de Ms Access tienen la extensión de archivo .mdb

Ms Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).

Crear una BD utilizando una Plantilla

26/06/20097

En la pantalla de bienvenida, o usando el botón Office/Nuevo,

seleccione Plantillas locales, luego una plantilla a utilizar

y

… continua

26/06/20098

En el panel derecho, utilice el botón Buscar una

ubicación…

• Esto le permitirá indicar una carpeta en la cual se

almacenará el archivo de la BD a crear en base a la

plantilla seleccionada

… continua

26/06/20099

Puede crear una carpeta o seleccionar una carpeta

existente, como contenedora de la BD

… continua

26/06/200910

Escriba el nombre de la BD a crear en base a la plantilla

… continua

26/06/200911

Observe la configuración del panel derecho:

Para terminar de crear la BD en base a la plantilla, pulse el

botón Crear

… continua

26/06/200912

Elementos de la Interfaz de Usuario

26/06/200913

Elementos comunes a otras aplicaciones Office

• La barra de título y botones de control

• La barra de acceso rápido

• La banda de opciones

• El botón de Office

• La barra de estado

Panel de Exploración

Documentos con fichas

… continua

26/06/200914

Panel de exploración

Área situada a la izquierda de la

ventana donde se muestran los objetos

que contiene BD.

Cuando se crea una BD en blanco sólo

muestra Tabla1, creada por defecto.

Puedes ocultarlo haciendo clic en el

botón Ocultar

… continua

26/06/200915

Para abrir un objeto de la BD

• Doble clic en el objeto, ó también

• Clic con el botón secundario en el objeto y seleccione un elemento

del menú contextual. Los comandos del menú contextual varían

según el tipo de objeto.

… continua

26/06/200916

Desplegando la cabecera del

panel puedes seleccionar qué

objetos mostrar y de qué

forma.

… continua

26/06/200917

Documentos con Fichas

Se pueden mostrar los objetos de la BD en documentos con

fichas en vez de ventanas superpuestas.

Cada uno tiene su botón Cerrar independiente

Objetos de la Base de Datos

26/06/200918

Cuando se abre una BD o se crea

una nueva, los nombres de los

objetos aparecen en el panel de

exploración.

Los objetos de la BD son:

• Las tablas

• Las consultas

• Los formularios

• los informes

• Las macros

• Los módulos

… continua

26/06/200919

Tablas

Una tabla es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en

cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros

es donde se almacena cada información individual.

Cada registro consta de campos (al menos uno). Los

campos corresponden a las columnas de la tabla.

… continua

26/06/200920

Consultas

Objeto que proporciona una visión parcial de los

datos almacenados en las tablas ya creadas.

Hacen el verdadero trabajo en una BD.

Los datos suelen estar distribuidos en varias tablas y,

gracias a las consultas, es posible verlos en una sola

hoja de datos.

Permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta

obtener solo los registros que desee.

Sirven de origen de registros para formularios e

informes.

… continua

26/06/200921

Ejemplo: Tenemos una tabla de clientes, pero solo

deseamos mostrar aquellos cuyos ingresos sean menores a

1000

… continua

26/06/200922

Informes

Sirven para resumir y presentar los datos de las tablas,

imprimirlos si es necesario

Cada informe se puede diseñar para presentar la información

de la mejor manera posible.

Se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará

los datos actualizados de la BD.

Suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero

también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro

programa o enviar por correo electrónico.

… continua

26/06/200923

Ejemplo: un informe del listado de clientes registrados

… continua

26/06/200924

Formularios

Se conocen a veces como "pantallas de entrada de

datos".

Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los

datos y, a menudo, contienen botones de comando que

ejecutan diversos comandos.

Se puede crear una BD sin usar formularios, editando los

datos de las hojas de las tablas.

… continua

26/06/200925

Ejemplo: formulario para ingresar los datos de la tabla

Alumno

… continua

26/06/200926

Macros

Se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la BD.

Contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe o ejecutar una consulta.

Módulos

Como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la BD.

Mientras que las macros se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad.

Crear una BD en Blanco

26/06/200927

Utilice el botón Office/Nuevo

En el panel derecho, utilice el botón Buscar una ubicación…

• Esto le permitirá indicar una carpeta en la cual se almacenará el

archivo de la BD vacía

… continua

26/06/200928

Puede crear una carpeta o seleccionar una carpeta existente,

como contenedora de la BD. Ingrese el nombre de la BD

… continua

26/06/200929

Observe la configuración del panel derecho:

Para terminar de crear la BD vacía, pulse el botón Crear

… continua

26/06/200930

MS Access crea una BD en blanco, con un objeto tabla

vacío por defecto

Bases de Datos Existentes

26/06/200931

Cerrar una BD

Utilice el botón Office/Cerrar base de datos

Abrir una BD

Utilice el botón Office/Abrir

Fin de Sesión

26/06/200932