SEPA Starters Kit

SINGLE EURO PAYMENTS AREA

Zoals u wellicht heeft vernomen, moet per 1 februari 2014 al het betalingsverkeer aan SEPA standaarden voldoen. Dit vergt veel kennis en aanpassingen binnen uw organisatie. SEPA biedt ook kansen mits u op tijd start. Haalt u er alles uit wat er in zit, zoals bankkeuze, cash pool en procesverbetering?

Wat is SEPA SEPA staat voor “Single Euro Payments Area”. Door SEPA verandert het euro betalingsverkeer binnen de EU aangevuld met Noorwegen, IJsland, Liechtenstein , Zwitserland en Monaco. SEPA duidt dus ook een gebied aan. Binnen dit gebied kan in de nabije toekomst met één rekening en één set betaalmiddelen naar euro rekeningen in eigen land en naar euro rekeningen in andere (SEPA) landen worden betaald. Er komen overschrijvingen, incasso’s en betaalpassen die voor binnenlandse en grensoverschrijdende euro betalingen in het hele SEPA gebied te gebruiken zijn.

Waarom SEPA Grensoverschrijdend betalingsverkeer is duurder en minder efficiënt dan binnenlandse betalingen. Er zijn meerdere goedkopere Europese betaalproducten, maar die worden niet efficiënt genoeg ingezet. Met de komst van de euro is de roep om een efficiënter Europees betalingsverkeer groter geworden. SEPA is hiervoor de oplossing. Voor 1 februari 2014 moeten alle betalingen binnen de deelnemende landen aan de SEPA standaarden voldoen.

SEPA en uw organisatie Per 1 februari 2014 moet SEPA geïmplementeerd zijn in uw bedrijf. SEPA raakt op vele vlakken uw organisatie. Software moet worden aangepast, de financiële administratie moet aan de SEPA standaarden voldoen en interne processen voor het betalingsverkeer dienen aangepast te worden. SEPA creëert ook mogelijkheden om uw bankrekening- en cash pool structuur te optimaliseren. Daarnaast kan SEPA impact hebben op uw bank- en klantrelatie. Het aantal Nederlandse SEPA transacties loopt ver achter op andere landen, zie grafiek hiernaast.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Usage of SCT as a percentage of all EURO CT transactions

2010-H1 2010-H2 2011-H1 2011-H2

Wat verandert er Door de invoering van SEPA veranderen er een aantal dingen. In eerste instantie geldt de verandering alleen voor landen in het euro gebied . Iedereen gaat over naar een internationaal bankrekeningnummer, IBAN. Deze bestaat in Nederland uit 18 cijfers en tekens. Er zijn twee nieuwe betaalmiddelen geïntroduceerd: de SEPA Credit Transfer (SCT) en de SEPA Direct Debit (SDD). Deze betaalmiddelen hebben een uniform bestandsformaat: XML. De terugkoppeling van banken inzake verwerkte en niet verwerkte betaal- en incasso opdrachten zal in XML en/of MT940 formaat plaatsvinden.

Introductie

Feiten Toelichting

Migratiedatum 1 februari 2014

Vanaf 1 februari 2014 mogen alleen SEPA producten (SEPA Credit Transfers en SEPA Direct Debit) door de banken worden verwerkt die worden aangeleverd op XML.

Gestandaardiseerd formaat voor data uitwisseling; XML en MT940

Lokale bestandsformaten zoals ClieOp, GMU, DTA worden vervangen door de XML standaard. Dagafschrift mag op MT-940 formaat na 2014 blijven worden verstrekt. Sommige banken zullen de dagafschriftinformatie ook op XML gaan leveren.

1 rekeningnummer systematiek binnen SEPA gebied; IBAN

Tot 1-2-2014 is het mogelijk dat banken bij SEPA betalingen naast de IBAN ook de BIC code van het rekeningnummer verwachten.

Standaardisatie betaalformaten

In het eurogebied hebben de banken straks 1 standaard voor het ontvangen van elektronische betaal- en incasso-opdrachten; XML. Verwerkingsinformatie wordt geleverd op XML en/of MT-940.

Standaardisatie Europese betaalmogelijkheden

De banken bieden twee SEPA producten aan: SEPA Direct Debit (SDD) en SEPA Credit Transfers (SCT). Ook mogen een beperkt aantal lokale betaalproducten blijven worden aangeboden, zogenaamde niche producten (zoals de Acceptgiro in Nederland of de RIBA in Italië). Deze uitzonderingsproducten worden alleen door lokale banken aangeboden.

Minder Europese betaalmogelijkheden

Bijna alle betaalproducten in de landen worden vervangen door de SCT en SDD. Een beperkt aantal niche producten blijven (tijdelijk) bestaan.

Binnenlandse tarieven voor Europese betalingen

De “Bolkensteinverordening” blijft ook na 1-2-2014 van kracht. Een grensoverschrijdende SEPA betaling mag niet duurder zijn dan een binnenlandse betaling.

Introductie van Europese incasso

Met SDD kan elk rekeningnummer in het eurogebied worden geïncasseerd indien er een machtiging is.

Regelgeving Toelichting

Het SEPA proof maken van lokale producten

Naast de SCT en SDD kunnen er tijdelijk een aantal betaalproducten worden gebruikt. In een aantal landen zijn bepaalde betaalproducten ook na 2015 toegestaan zoals in Nederland de Acceptgiro.

Overgang door banken naar IBAN only

Vanaf 1-2-2014 kan er alleen betaald worden met de IBAN als rekeningnummer. Momenteel moet bij veel banken bij een SEPA betaling of incasso naast de IBAN ook de BIC worden aangeleverd.

Belastingdiensten overwegen eigen betaalbank te starten

In diverse landen zijn er voor belastingbetalingen aparte regels waardoor er gebruik moet worden gemaakt van een lokale rekening, zoals de Nederlandse G-rekeningen. Vanaf 1-2-2014 mag dit niet meer worden geëist door belastingdiensten. Er moet rekening mee worden gehouden dat belastingdiensten zelf een soort van betaalbank starten.

Mandaatmanage-ment voor incasso’s richting debiteur

De regels voor het mandaatmanagement bij SDD lijken zwaarder te zijn dan wat nu in veel landen gebruikelijk is. Incassanten moeten zich afvragen of zich wel of niet te anticiperen op een soepelere uitleg van de regels.

Het juridische kader bij incasso’s

In Europa wordt verschillend omgegaan met de migratie van de huidige incasso naar de SDD. Onduidelijk is wat de impact is als een incassant of debiteur op een gegeven moment van bank wisselt. Welke wetgeving en welke jurisprudentie is dan geldig?

EUR 50k grens voor SEPA betalingen

Her en der in de Europese wet wordt een bedraggrens van EUR 50k genoemd. Diverse banken hebben aangegeven hier geen rekening mee te houden. Het is alleen de vraag hoe de andere banken, degene die gelden ontvangen boven dit bedrag, dan met de transactie omgaan.

Feiten

Onderstaande vereenvoudigde schema’s geven de huidige binnenkomende en uitgaande euro kasstromen weer van een Nederlandse entiteit. In dit voorbeeld zijn aparte bankrekeningen opgezet voor ontvangsten, betalingen en specifieke betalingen (bijvoorbeeld salarissen en belastingen). Deze schema’s zijn in principe van toepassing op alle entiteiten van uw organisatie binnen het SEPA gebied.

Euro Kasstromen voor SEPA migratie Verschillende betaalformaten en betaalproducten voor lokale en Europese euro betalingen. Verschillende kosten voor lokale en Europese betalingen. Alleen lokale incasso mogelijkheden. In veel Europese landen moeten belastingdiensten betaald worden via een lokale bankrekening.

Euro Kasstromen na SEPA migratie Alle Europese Euro betalingen worden verwerkt via de SEPA Credit Transfer en Direct Debit. Gelijke kosten voor alle SEPA betalingen en/of incasso’s. Incasseren van Europese klanten is mogelijk. Alle Europese belastingdiensten betalen vanuit 1 land. Eventueel dient er per land een bankrekening geopend te worden voor het verwerken van belastingbetalingen. Geen verandering in euro betalingen buiten het SEPA gebied en geen veranderingen in niet euro betalingen binnen het SEPA gebied. Alle Europese euro kasstromen zullen door SEPA onder het binnenlandse betalingsverkeer vallen. Hierdoor wordt het eenvoudiger om het aantal bankrelaties en bankrekeningen binnen Europa te verminderen. Verder kan het volledige Europese betaalvolume in euro’s ondergebracht worden bij 1 of 2 Europese (betaal)banken. Welke gevolgen hebben deze veranderingen voor uw organisatie?

Euro kasstromen

Cash pool

Onderstaande schema’s geven een vereenvoudigde weergave van een mogelijke cash pool structuur van een internationale onderneming met het hoofdkantoor in Nederland.

Euro cash pool structuur voor SEPA migratie Euro bankrekeningen in alle Europese landen. Hoge kosten verbonden aan het centraliseren en inzichtelijk krijgen van gelden. Lokale bankrelaties in Europese landen. Cash pool technieken zijn relatief duur en arbeidsintensief. Beperking door ‘cut off’ tijden van banken.

• Hoge bankkosten omdat alle Europese betalingen verdeeld worden over verschillende Europese banken.

• Relatief lastig om betalingen te centraliseren via een ‘payment centre’.

Euro cash pool structuur na SEPA migratie Euro bankrekeningen kunnen gecentraliseerd worden in 1 Europees land. Dit resulteert in:

Gecentraliseerde euro gelden Geen noodzaak om lokale bankrelaties aan te houden Lagere bankkosten gecentraliseerde betalingen en minder actieve bankrekeningen 24/7 real time betalingsverkeer binnen 1 bank mogelijk Relatief makkelijk om Europese euro betalingen te centraliseren via

een ‘payment centre’ Bankrekening structuur kan opgezet worden in het land waar een

organisatie de meeste voordelen kan halen.

Het centraliseren van de buitenlandse gelden naar Nederland kost geld. Met SEPA is er in het SEPA gebied geen noodzaak meer euro’s te ontvangen of te betalen in een ander land dan Nederland (of een ander SEPA land). Welke gevolgen heeft dit voor uw organisatie?

Item Tijdslijn Impact Huidige betalingsverkeer SEPA compliant

Uiterlijk 1-2-2014

Geen; huidige situatie wordt gemigreerd.

Bankonafhankelijk interface / bestandsformaat

Uiterlijk 1-2-2014; afhankelijk XML implementatie

XML interface is niet uniform bij banken. De verschillen zijn vergelijkbaar met de verschillen in de MT-940 berichten. Een uniforme opzet van de XML interface is mogelijk. Hierdoor worden kosten bespaard bij het aanhouden van meerdere banken en bij toekomstige bankmigraties.

IBAN only Uiterlijk 1-2-2014; afhankelijk van de betaalbank(en)

Banken verwachten momenteel IBAN en BIC. Uiterlijk 1-2-2014 moeten de banken IBAN only zijn. De SEPA migratie uitvoeren wanneer de bank(en) IBAN only kan verwerken voorkomt een tijdelijke systeemaanpassing; geen implementatie van BIC code noodzakelijk.

Concern brede bankstrategie

Na of tijdens SEPA migratie

SEPA biedt mogelijkheid om 1 betaalbank te hebben voor alle werkmaatschappijen in het eurogebied; afhankelijk van SEPA migratiedatum, mogelijkheden bankselectie. Concentratie bij minder banken zorgt voor lagere kosten per transactie, lagere interface kosten en lagere (bank)relatiekosten.

Betaalbank met beste prijs/kwaliteit (SEPA) betalingsverkeer

Na of tijdens SEPA migratie; afhankelijk van het huidige contract

Afhankelijk van huidig contract; bankselectie kost 3 - 6 maanden, bankmigratie kost 3 - 6 maanden. Voor bulkbetalers zullen de transactiekosten rond de 0,005 euro per transactie uitkomen. Er zijn grote prijsverschillen tussen de banken in het eurogebied.

Optimale cashpool structuur in eurogebied

Na of tijdens SEPA migratie

Rekeningen van alle werkmaatschappijen kunnen bij 1 bank en in 1 pool. De cash die op de rekeningen staat kan te allen tijde worden benut.

Zero balancing eenvoudig en goedkoop

Na of tijdens SEPA migratie; afhankelijk van bankeuze

7*24 zero balancing transacties binnen 1 betaalbank mogelijk. Bij zerobalancing minder risico bij default. Kosten per transactie gaan van euro's naar eurocenten. Afweging in keuze notional pooling en zero balancing blijft.

Shared Service Centre voor account payable

Na of tijdens SEPA migratie

Concentratie van account payable op centraal niveau, voor zowel verwerking als betaling; bij overgang naar SEPA betaling, meer control op uitgaande gelden; concentratie van activiteiten in 1 centrum; optimalisatie verwerkingskosten.

Strategie keuzes

SEPA eindsituatie De banken en overheid leggen in hun communicatie over SEPA vooral de nadruk op het migreren van de huidige situatie naar SEPA betalingsverkeer. Door alleen de SEPA migratie uit te voeren, levert de migratie alleen maar kosten op en geen voordelen. Het is echter wel de bedoeling dat SEPA voordelen oplevert. Om uiteindelijk de voordelen van SEPA te krijgen, moet u bepalen wat de meest ideale situatie voor uw organisatie is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de opzet van uw Europese cashpool, aantal banken, uw backoffice of IT platform. Vanwege de korte doorlooptijd om SEPA proof te worden, zal hoogstwaarschijnlijk deze ideale situatie niet voor 1 februari 2014 te realiseren zijn. Wel is het van belang om vanaf het begin van uw SEPA project rekening te houden met de door u gewenste ideale eindsituatie. In het bijgaande overzicht met strategische keuzes, hebben wij een aantal items benoemd die door SEPA worden beïnvloed. Daarbij zijn ook tijdslijnen aangegeven wanneer u het item kan gaan benutten.

Een project als SEPA Om een dergelijk project als SEPA in uw organisatie te implementeren, volgen wij een aantal fasen . Hieronder volgt een korte omschrijving. Initiatie: scope, impact, plan van aanpak en mijlpalen worden in kaart gebracht. Deze fase beslaat ± 10% van de totale projectinspanning. Acceleratie: ontwerp, communicatie en projectsturing staan centraal in deze fase. Gebruik wordt gemaakt van de COPAFIJTH inrichtingsaspecten. Deze fase beslaat ± 20% van de totale projectinspanning. Realisatie: aanpassingen worden gebouwd en getest op niveau van processen, producten, organisatie en ICT. Ook worden nieuwe afspraken met klanten en leveranciers voorbereid. Deze fase beslaat ± 60% van de totale projectinspanning. Consolidatie: de aanpassingen worden ingebed in de organisatie en er vindt opleiding en kennisoverdracht plaats. Deze fase beslaat ±10 % van de totale projectinspanning.

* COPAFIJTH staat voor: Commercie & Communicatie, Organisatie, Personeel, Administratieve organisatie, Financiën, Informatievoorziening, Juridisch, Technologie en Huisvesting.

Impact

Impact van SEPA De impact van SEPA op uw organisatie kan groter zijn dan u in eerste instantie zou verwachten. Onderstaande Matrix helpt u de impact van Sepa op uw organisatie te bepalen.

Wie is dutch? Samenwerken aan blijvend beter resultaat dutch slaat de brug tussen advies èn implementatie met een blijvend resultaat; wij noemen dit ‘resultancy’. Al bijna 12 jaar werkt dutch succesvol aan het verbeteren van duurzame bedrijfsvoering met een focus op waardecreatie met zichtbare resultaten. Daarvoor kiezen wij voor een intensieve samenwerking met onze opdrachtgevers en verbinden wij ons, bij voorkeur tot en met onze beloning, aan de door de klant gewenste resultaten. dutch kent en beheerst een unieke werkwijze die besloten ligt in onze filosofie Building Better Business. Building Better Business Met Building Better Business creëren we waarde waarmee we het verschil maken in de markt. Met duurzame servicegerichtheid, prikkelende eigenzinnigheid en ondernemende doelgerichtheid willen wij meerwaarde realiseren voor onze opdrachtgevers. Door ons vanuit een verregaande partnerrelatie te committeren aan een succesvol resultaat. Juist hierin schuilt de kracht van dutch. dutch als implementatie- en projectpartner Steeds vaker worden organisaties geconfronteerd met complexe ontwikkelingen in de directe of indirecte omgeving. Dit geldt speciaal voor vernieuwde wet- en regelgeving en aanscherping van interne of externe compliancy regels als gevolg van strengere toezichthouders of toenemende druk vanuit de markt. dutch is uitstekend in staat om de klantorganisatie tijdens de implementatie te ontzorgen en te verrijken. Wij kunnen snel capaciteit leveren, voor zowel operationele werkzaamheden als projectmanagement rollen tegen een scherpe prijs kwaliteit verhouding. Met de focus op een blijvend beter resultaat stellen we de klant in staat om verder in de toekomst te kijken. Enkele referenties Onze klanten bevinden zich in de Top 300 van Nederlandse bedrijven. Enkele referenties van ons zijn: KPN, Eneco, Achmea, Gemeente Amsterdam, ANWB, Ziggo, ABN Amro, Oxxio, Gemeente Rotterdam, Connexxion, DHL en DUO.

dutch en Orchard

Wie is Orchard? Finance & Treasury Orchard Finance is een vooraanstaande Nederlandse adviesorganisatie op het gebied van Finance en Treasury. Wij zijn volledig onafhankelijke financiële professionals sinds onze oprichting in 2003. Consultancy, project management en interim services Orchard Finance levert consultancy, project management, interim operationele ondersteuning en opleidingen. Onze professionals hebben een langjarige reputatie opgebouwd gebaseerd op onze ervaringen binnen corporate finance en treasury management & control omgevingen. Bewezen track record Orchard Finance's opdrachtgevers variëren van internationale ondernemingen en financiële dienstverleners tot (semi-) publieke organisaties en financiële autoriteiten. Uitgesproken ervaring Ons team van 30 professionals heeft een brede en diepe kennis van vragen van opdrachtgevers op het snijvlak van financiering- en treasury vraagstukken. Wij leveren hoogwaardige bijdrages in de professionalisering van de financiële en treasury operaties van onze opdrachtgevers. Finance & Treasury diensten Orchard Finance gelooft in oplossingen die de uitvoering van de financiële strategie werkbaar maken. In samenwerking met onze klanten bieden wij end-to-end oplossingen. Wij helpen onze klanten met het ontwikkelen van het juiste finance- en treasury beleid, het opzetten van en solide organisatie en adequate informatiesystemen die afgestemd zijn op de business van de klant.

dutch en Orchard bieden u het beste alternatief De combinatie van Orchard als inhoudelijke specialist en dutch als implementatie partner is het beste alternatief om ook uw organisatie SEPA proof te maken. Wij bieden de oplossing voor uw organisatie om voor 1 februari 2014 niet alleen aan de standaarden te voldoen, maar ook de kansen die SEPA u biedt optimaal te benutten.

SEKA Starters Kit

Meino Zandwijk office@dutch.com Tel.: +31 (0)35 67 22 550 www.dutch.com

Jaap Ringnalda jaap.ringnalda@orchardfinance.com Tel.: +31 (0)346 29 07 40 www.orchardfinance.com