ABM

ACTIVITY BASED MANAGEMENT

Contenido

Pag.1. Activity Based Management ABM 3

1.1 Qu es un ABM? 42. Aplicaciones y Beneficios del ABM 9

2.1 Aplicaciones y Beneficios 102.2 ABCM dentro del SIG y MD 30

1. Activity Based Management - ABM

Qu es un ABM?

Una herramienta estratgica para la toma de decisiones.

Un sistema de administracin para los recursos para el mejoramiento continuo.

Un sistema para medir el desempeo de las diferentes reas de la empresa.

Qu es un ABM?

Activity Based Management provee a la gerencia de un fuerte conocimiento acerca de cmo son utilizados los recursos, abastecindola con informacin detallada y precisa necesaria para: Reducir costos de actividades. Modernizar procesos de negocios. Mejorar la medicin del desempeo. Enfocar las iniciativas estratgicas.

Qu es un ABM?

La toma de decisiones con ABM

Acciones Rpidas

Reduccin de Costos

ModeloABM

Mejoramiento

Continua Mejoramiento

de la Rentabilidad

Conductores deCosto y Medicindel desempeo

Anlisis deActividades y

Procesos

Rentabilidad del Cliente

y del Producto

Qu es un ABM?

APERTURA COMERCIAL PRODUCTIVIDAD CALIDAD ORIENTACIN AL CLIENTE ALTA TECNOLOGIA MAYOR FLEXIBILIDAD

Cliente toma el control Competencia se Intensifica Cambio Constante

Qu es un ABM?

ABM es una herramienta para administrar empresas: Personal Estn las personas realizando

actividades eficientemente? Procesos Existen las actividades necesarias para

satisfacer las necesidades de los clientes. Proveedores Cul es el costo real del material

comprado? Productos Qu esta conduciendo el costo de los

productos? Clientes Cules clientes son rentables y cuales

no?

2. Aplicaciones y Beneficios del ABM

Aplicaciones y BeneficiosABM es un sistema que respalda el anlisis producto/cliente, el anlisis de la performance operacional, la reingeniera organizacional y el anlisis estratgico.

ABM Anlisis ProductoY Cliente

Reingeniera Organizacional

Anlisis Estratgico

Anlisis de la Performance Operacional

Aplicaciones y BeneficiosMs que un Sistema de Costos, el ABM respalda el anlisis estratgico que permitir a la agencia mejorar los ingresos, reduciendo costos y determinando los Ganadores y Perdedores reales.

Anlisis EstratgicoBenchmarking entre Plantas- Establecer costos meta para efectos de benchmarking entre los distintos productos / procesos / segmentos.

Hacer o Comprar- Evaluar los costos que se produciran por la subcontratacin de ciertas operaciones en vez de efectuarlas internamente.

Precios- Determinar estrategias de precios a fin de maximizar los niveles de rentabilidad.

Ganadores y Perdedores- Productos / Clientes- Canales de distribucin- Segmentos del mercado- Regiones

Aplicaciones y BeneficiosLa administracin de costos Estratgica permite conocer la verdadera rentabilidad por lnea de negocio y sus causas.

RENTABILIDAD POR LINEA DE NEGOCIO

Ventas NetasS/.MM

8.6

57.8

Costo DirectoS/.MM

6.6

25.1

Volumen DOC (Bal disp)

0.8

5.1

Contrib ABCMS/.MM

(0.4)

20.5

ABCM ProdS/.MM

2.4

12.1

VN Unitaria S/.

10.82

11.39

Margen ABCMProduccin

-4.5%

35.5%

Contrib ABCMUnit S/.

(0.48)

4.05

-20%

100%

40%

20%

0%

80%

60%

L1L2

5.1

0.8

57.8

8.6

25.1

6.6

20.5

11.39

10.82

(0.48)

4.0512.1

2.4

-4.5%

35.5%

(0.4)

Aplicaciones y BeneficiosEn base alas actividades, ABM determina quienes son los ganadores, las oportunidades y los perdedores, y explica las causas tanto para productos como para clientes.

CURVA DE RENTABILIDAD POR PRODUCTO

2 5 8 11 14 17 20 23 26 29 32 35 42 45 48 54 57 60 63 66 69 72 75 78 82 85 88 91 94 97 100

Ventas Acum. Margen Total Contribucin

OPORTUNIDADESGANADORES PERDEDORES

S/70.000

S/30.000

S/20.000

S/10.000

S/ 00

-S/10.000

S/50.000

S/60.000

S/40.000

Aplicaciones y BeneficiosUn ejemplo de productos ganadores y perdedores que pueden fomentar cambios estratgicos:

El sistema ABM identifica que porcentaje de productos de la empresa generan las ganancias operacionales y que porcentaje estn en el punto de equilibrio o generan prdidas.

% d

e G

anan

cia

Ope

raci

onal

acum

ulad

a 160%140%

100%80%60%40%20%0%

120%

5 45 55 65 75 85 95 100352515

GANANCIA DE LOS PRODUCTOS

% de Productos

135% 137% 136% 133% 126%100%

137% 137%115%

130%

70%

Aplicaciones y BeneficiosABM respalda el rediseo de procesos que permita lograr costos meta, la optimizacin de la mezcla de productos y el desarrollo de un plan de rentabilidad por cliente.

Anlisis del segmento Producto/Cliente Rentabilidad por segmento Producto/Cliente Identificar

cunto se invierte realmente en la prestacin de servicios al cliente y suministro de productos. Histricamente, los sistemas de rentabilidad por clientes y productos no han representado la relacin real que origin que los costos sean incurridos.

Identificacin de costos encubiertos Los ejemplos incluyen montos por rdenes pequeas, productos en bajos volmenes, productos nicos, demanda de servicios adicionales y rapidez de suministro.

Rediseos de productos y segmentos de Clientes/Productos no rentables O los procesos aplicados para producir dichos productos. Evaluar y establecer costos meta.

Aplicaciones y BeneficiosAl desarrollar una mejor comprensin de las actividades que representan valor agregado y las que no, el ABM facilita el rediseo de los procesos eliminando las ineficiencias.Anlisis de la Performance Operacional

Anlisis Situacionales Desarrollar un modelo de costeo basado en actividades a fin de ejecutar y demostrar el nexo directo existente entre las decisiones tcticas y las consecuencias de costos.

Administracin de Costos Proporcionar a la gerencia informacin relevante sobre las actividades sobre las cuales tiene control.

Costos de Calidad Identificar y cuantificar los costos de calidad.

Aplicaciones y BeneficiosABM optimiza el valor para el cliente eliminando los gastos innecesarios en los diferentes centros de actividad de la empresa.

20% 40% 60% 80% 100%0%

Desarrollo de productos

Produccin

Control de calidad

Servicio al cliente

Logstica

Cen

tros

de

Act

ivid

ades

Anlisis del Valor Agregado de las Actividades

AtributosValor Agregado Cliente Sin Valor Agregado

Aplicaciones y BeneficiosRazonando al nivel de actividades, ABM permitir costear una poltica de Calidad y orientar sus recursos.

El uso de un diccionario de actividades permitir identificar los costos en relacin con la calidad dentro de la cadena de valor de la empresa.

Los recursos podrn ser colocados por la gerencia en centros de actividad Prevencin, Control de Productos, Fallas internas y Fallas externas, de acuerdo a las opciones estratgicas establecidas y a las necesidades del cliente.

Como cualquier gasto, la calidad ser asignada directamente a travs de conductores a productos o clientes especficos.

As la Gerencia tendr una verdadera herramienta de medicin de la calidad y podr controlar y corregir sus acciones con un sistema sencillo de Reporting.

De hecho, el sistema ABM provee la informacin necesaria para constituir una poltica de Total Quality Management (TQM) y ambicionar la satisfaccin para el 100% de los clientes.

Aplicaciones y BeneficiosUn ejemplo de informe ABM sobre la calidad

Aplicaciones y BeneficiosABM respalda los esfuerzos de reingeniera organizacional que permiten a la gerencia comprender y administrar mejor los costospor los servicios de apoyo internos.

Reingeniera Organizacional Grupos de trabajo interfuncionales de apoyo Crear

responsables de procesos quienes se encargarn de administrar todo el proceso a travs de las diferentes funciones involucradas en l. Los responsables de procesos apoyan los esfuerzos cooperativos entre los departamentos del negocio implicados en la creacin de un producto / servicio.

Racionalizacin de las reas de apoyo Identificar y cuantificar la posibilidad de reducir el costo de las actividades de apoyo. Evaluar las posibilidades de consolidacin.

Cargas de costos de servicios internos Identificar los costos asociados a los servicios internos y establecer una base para cargar estos servicios.

Aplicaciones y BeneficiosABM es una herramienta de integracin de organizaciones.

ABM

GerenciaGeneral

GerenciaComercial

GerenciaTcnica

Marketing&Servicios Planificacin

Gerencia deRRHH

Gerencia Admin.& Finanzas

Aplicaciones y Beneficios

ABM crea un ambiente favorable al desarrollo de objetivos comunes, a la comunicacin interna y as a la flexibilidad de la empresa.

Enfocndose hacia las actividades, ABM permite entender las relacionesentre los diferentes sectores de la empresa.

El conocimiento de los procesos y de los macroprocesos contribuye naturalmente a la identificacin de las diferentes entidades de la empresa y de las posiciones dentro de la cadena de valor de la misma.

Resalta una comunicacin interna ms fuerte y flujos de informacin continuos, que permiten reacciones rpidas y coherentes ante la evolucin del mercado.

ABM favorece la cooperacin, de dilogo y los flujos de comunicacin a nivel operacional.

Mejora la toma de decisin al nivel de la Gerencia con un mejor acceso a la informacin y moviliza todos los recursos de la empresa para cumplir con los objetivos estratgicos.

Aplicaciones y BeneficiosABM orienta los recursos de las empresas para adaptarse a la evolucin del mercado y a sus factores claves de xito. El modelo se basa en los anlisis de productividad del factor humano en los procesos.

Ejemplo

Aplicaciones y BeneficiosABM permite medir el impacto de los procesos en los factores crticos de xito Ejemplo: La compaa define los siguientes factores crticos de xito: FCE1: Plena Satisfaccin del Cliente : Ofrecer servicios, productos personalizados e informacin al cliente: Optimizar los procesos de atencin.

FCE2: Innovacin y Creatividad : Realizar investigacin de mercados y segmentarlos. Desarrollar productos.

FCE3: Solidez y Rentabilidad : Mejorar y analizar indicadores de rentabilidad. Ampliar respaldo de Reaseguradores. Aumentar participacin en el mercado.

FCE4: Empleados e Intermediarios Excelentes : Perfeccionar sistemas de seleccin. Optimizar procesos de capacitacin y entrenamiento. Estructurar sistema de evaluacin del desempeo y remuneracn.

FCE5: Procesos Flexibles y Eficientes : Redisear procesos orientados al cliente. Mejorar ndices de productividad y definir el modelo de control de la Compaa.

FCE6: Excelencia Informtica : Tener procesos sistematizados y en lnea. Establecer comunicacin interactiva con clientes e intermediarios e implantar un Sistema de Informacin integrado y confiable.A continuacin se mostrar el impacto de los procesos en los factores crticos de xito con la siguiente simbologa

Alto Impacto Mediano Impacto Bajo Impacto

Aplicaciones y Beneficios y as optimizar las decisiones de management y la orientacin del negocio.Ejemplo: (continuacin)

Aplicaciones y BeneficiosABM Permitir a la compaa analizar su cadena de valor para determinar cmo se compara sta con las que prevalecen en la industria (Benchmarking)

CompraPrestacin

de Servicios alos Clientes

Transmisin Distribucin 65 80 %

10 15%

10 20%

Actividades de Soporte

Administracin

Aplicaciones y Beneficios y determinar es la composicin de la cadena al interior de la empresa. Por ejemplo:

Planeacin y direccin 10%Comunicaciones y relaciones pblicas 2%Servicios a filiales 1%

Procesos

Administrativo

Gestin legal 1%

Servicios generales 15%Tecnologas de informacin 12%Administracin de recursos financieros 6%Administracin de recursos humanos 5%Control de negocio 2%

Procesos de

Soporte

Sel

ecci

n d

e m

erca

dos

Des

arro

llo d

e se

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3%

Com

pras

10%

Com

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3%

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in

8%

Mer

cade

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2%

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lient

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os

2%D

istri

buci

n20%

Procesos

Primarios

Tota

l___

_M

OD

(x%

)In

dir.

(x%

)

Tota

l___

_M

OD

(x%

)In

dir.

(x%

)

Aplicaciones y BeneficiosABM crea un canal de retroalimentacin para el mejoramiento continuo.

OrganizacinFuncional

Prisma deProceso

ABM

Entender los mercados & ClientesDesarrollar Visin & Estrategia

Disear ProductosComercializar & Vender

Producir y Entregar ProductosFacturar & Servicio al Cliente

Desarrollar los Recursos HumanosAdministrar la InformacinAdministrar las Finanzas

Efectuar el Programa AmbientalAdministrar las Relaciones Externas

Implementarsoluciones ymotivar a la

organizacin

Justificar la inversinen facilitadores de

tecnologa

Aplicar tcnicasde Rediseo

Procesos Enfocadospara mejoramiento,toma de decisiones

informadasMejoramiento Continuo

BPI / ERPs

Aplicaciones y BeneficiosAsimismo, KPMG ha trabajado con compaas que han implementado sistemas basados en actividades como un medio de apoyo a otras actividades complementarias.

Balanced Score Card/Benchmarking

ABM

EVM* Modelo Estratgico

* Herramientas de Administracin

* Sistemas de Medicin

* Mejoras Operacionales

ABCM dentro del SIG y MDEs importante conocer donde se encuadra el ABM dentro de un sistema integral de gestin y medicin del desempeo.

Mercados

Procesos

Alianzas

Productos

Mercados

Fuerzas y agentes externos

Modelo del negocioAlineamiento funcional del modelo de gestin

Gestin de la cadena de suministrosProductores Detallistas

Proveedores Distribuidores Consumidores

Flujo de informacinFlujo de ProductosFlujo Financiero

Actividades de SoporteAdministracin

Actividades de Soporte

Operaciones Comercializacin

Modelo de GestinDivisin Funcional

Preguntas claves- Cul es la entrada / salida?- Quin lo ejecuta?- Quin es dueo de la informacin?- Quin es el responsable?

GG

GT GRH

GD GCGF

ORGANIGRAMA

CENTROS DE COSTOS

Sistema integral de Gestin y medicin del Desempeo

ABCMPor proceso/centros de costos

INDICADORESDE GESTION

ConciliacinPresupuestos porCentros de costos

Conciliacin Costos eIndicadores meta

Recomendaciones de mejora

Presupuestos de Gastos y costos eIndicadores meta

Registros contables por centros de costos

Operacin

Ejecucin deRecomendaciones