Municipalidad Municipalidad Provincial del Callao / Provincial del Callao /

ABAMPABAMP

SELECCIÓN DOCUMENTAL SELECCIÓN DOCUMENTAL IIIIII

Javier Vargas PeralesJavier Vargas Perales

¿QUÉ DOCUMENTOS SON ¿QUÉ DOCUMENTOS SON CONSIDERADOS DE VALOR TEMPORAL?CONSIDERADOS DE VALOR TEMPORAL?

Por su contenido, la Por su contenido, la información es de información es de carácter temporal y carácter temporal y dejan de ser dejan de ser imprescindibles en un imprescindibles en un determinado tiempo.determinado tiempo.

Carecen de valor al Carecen de valor al cumplirse su fin cumplirse su fin administrativo, administrativo, contable, fiscal y contable, fiscal y legal, que los originó.legal, que los originó.

¿QUÉ DOCUMENTOS SON CONSIDERADOS DE ¿QUÉ DOCUMENTOS SON CONSIDERADOS DE VALOR PERMANENTE?VALOR PERMANENTE?

Son indispensables para la Son indispensables para la institución de origen, cuyos institución de origen, cuyos documentos han sido documentos han sido generados en el ejercicio de generados en el ejercicio de una actividad o función una actividad o función pública.pública.

Documento, mediante el Documento, mediante el cual se afirma, prueba o cual se afirma, prueba o justifica algún hecho y justifica algún hecho y sirven para la defensa de los sirven para la defensa de los derechos ciudadanos.derechos ciudadanos.

Los que aportan al estudio y Los que aportan al estudio y la investigación.la investigación.

¿Qué es un documento?¿Qué es un documento?

Escrito que ilustra acerca de Escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente algún hecho, principalmente de los históricos.de los históricos.

Escrito en que constan datos Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales ser empleados como tales para probar algo.para probar algo.

DICCIONARIO DE LA REAL ACADEMIA DE DICCIONARIO DE LA REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAÑOLA.LA LENGUA ESPAÑOLA.

DOCUMENTO PÚBLICODOCUMENTO PÚBLICO

Es el documento elaborado o recibido Es el documento elaborado o recibido por las instituciones públicas y por las instituciones públicas y privadas en el que se afirma, prueba privadas en el que se afirma, prueba o justifica algún hecho y sirven para o justifica algún hecho y sirven para la defensa de los derechos la defensa de los derechos ciudadanos, registrado en una ciudadanos, registrado en una unidad de información y en cualquier unidad de información y en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.).magnéticos, fotografías, etc.).

DOCUMENTO ARCHIVÍSTICODOCUMENTO ARCHIVÍSTICO Es la información contenida Es la información contenida

en cualquier soporte y tipo en cualquier soporte y tipo documental, producida, documental, producida, recibida y conservada por recibida y conservada por las instituciones públicas y las instituciones públicas y privadas o personas, en el privadas o personas, en el ejercicio de sus ejercicio de sus competencias o en el competencias o en el desarrollo de sus desarrollo de sus actividades.actividades.

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS CIA CIA

Valores del documentoValores del documento

ADMINISTRATIVOADMINISTRATIVO LEGALLEGAL HISTÓRICOHISTÓRICO

PARTES DE UN DOCUMENTOPARTES DE UN DOCUMENTO

SOPORTE:SOPORTE: Es la parte material o física. Es la parte material o física. (papel, cintas, discos magnéticos, (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.)fotografías, etc.)

MEDIO: MEDIO: Es el vehículo de la información Es el vehículo de la información para fijar el contenido en el soporte. para fijar el contenido en el soporte. (escritura, gráficos, símbolos, etc.)(escritura, gráficos, símbolos, etc.)

CONTENIDO:CONTENIDO: Es la información, el Es la información, el mensaje que se transmite. mensaje que se transmite.

¿QUÉ ES UN ARCHIVO?¿QUÉ ES UN ARCHIVO?

Es el conjunto de documentos Es el conjunto de documentos producidos y/o recibidos por una producidos y/o recibidos por una institución pública o privada, en el institución pública o privada, en el ejercicio de su gestión y sirve como ejercicio de su gestión y sirve como fuente de información para la fuente de información para la institución productora, los ciudadanos y institución productora, los ciudadanos y la investigación científica y tecnológica.la investigación científica y tecnológica.

Protege el Patrimonio Documental de la Protege el Patrimonio Documental de la Nación.Nación.

Contribuye a la eficiente gestión en Contribuye a la eficiente gestión en apoyo al desarrollo nacional.apoyo al desarrollo nacional.

IMPORTANCIA Y UTILIDAD DE LOS IMPORTANCIA Y UTILIDAD DE LOS ARCHIVOSARCHIVOS

Para la Para la ADMINISTRACIÓNADMINISTRACIÓN, lograr una , lograr una mayor eficacia en su gestión y como mayor eficacia en su gestión y como un antecedente y testimonio de sus un antecedente y testimonio de sus actividades.actividades.

Los Los CIUDADANOS,CIUDADANOS, para la defensa de para la defensa de sus derechos y como garantía de la sus derechos y como garantía de la transparencia administrativa.transparencia administrativa.

LaLa INVESTIGACIÓN Y LA DIFUSIÓN INVESTIGACIÓN Y LA DIFUSIÓN CULTURAL, CULTURAL, como un repositorio de la como un repositorio de la Memoria de la Nación.Memoria de la Nación.

EL ARCHIVO DE GESTIÓNEL ARCHIVO DE GESTIÓN

Denominado también como archivo Denominado también como archivo secretarial, donde se encuentra la secretarial, donde se encuentra la documentación generada y recibida documentación generada y recibida por la unidad orgánica, en por la unidad orgánica, en cumplimiento a sus funciones y cuya cumplimiento a sus funciones y cuya documentación se encuentra en documentación se encuentra en trámite, tiene vida útil y es de uso trámite, tiene vida útil y es de uso administrativo y jurídico.administrativo y jurídico.

ARCHIVO PERIFÉRICOARCHIVO PERIFÉRICO

Se crea cuando las unidades Se crea cuando las unidades orgánicas de la institución orgánicas de la institución desarrollan funciones de un alto nivel desarrollan funciones de un alto nivel de especialización.de especialización.

Por ubicación geográfica, cuando las Por ubicación geográfica, cuando las unidades orgánicas se encuentran unidades orgánicas se encuentran distantes de la sede central. distantes de la sede central.

¿POR QUÉ DEBE EXISTIR UN SISTEMA DE ¿POR QUÉ DEBE EXISTIR UN SISTEMA DE ARCHIVO INSTITUCIONAL?ARCHIVO INSTITUCIONAL?

Porque la producción e incremento del Porque la producción e incremento del volumen documental, exige la normalización volumen documental, exige la normalización de la gestión de documentos y la aplicación de la gestión de documentos y la aplicación de criterios de calidad y eficacia en la de criterios de calidad y eficacia en la organización y acceso a la información.organización y acceso a la información.

La Legislación Archivística, establece que las La Legislación Archivística, establece que las instituciones públicas están obligadas a instituciones públicas están obligadas a organizar y conservar la documentación que organizar y conservar la documentación que generan en el ejercicio de sus funciones.generan en el ejercicio de sus funciones.

Porque la documentación de valor Porque la documentación de valor permanente, producida por las Entidades, permanente, producida por las Entidades, forma parte del Patrimonio Documental de la forma parte del Patrimonio Documental de la Nación.Nación.