Sectiunea 1: POLITICI SI PROCEDURI...

MANUAL OPERATIONAL Politici si proceduri financiare

1/56

Manual Operational, Cap I, Sectiunea 1, Editia 1_ 2007

Aprobat de Fondul Global la 13 .08.2007, revizuire_1_iulie_2009

Manualul Operational

Pentru Implementatorii proiectelor

finantate de catre GFATM – Runda a 6-a

Capitolul I: Politici si Proceduri Financiare si de Achizitii

Sectiunea 1:

POLITICI SI PROCEDURI

FINANCIARE


2/56



Cuprins:

Cap. 1. Definitii 3

Cap. 2. Generalitati 4

Cap. 3. Veniturile proiectului si controlul veniturilor 5

Cap. 4. Cheltuielile efectuate de Implementatori si controlul acestor cheltuieli 6

4.1. Contractare cheltuiala 6

4.2. Decontarea cheltuielilor privind calatoriile 7

4.3. Cheltuieli cu personalul 7

Cap. 5. Raportarea financiara 8

Cap. 6. Segregarea datoriilor 10

Cap. 7. Administrarea mijloacelor fixe si a bunurilor de inventar 10

Cap. 8. Achizitii 10

Cap. 9. Audit 1111

Cap.10. Cheltuielile legate de Taxa pe Valoarea Adaugata 1111

Cap. 11. Diverse 1212

Cap. 12. Actualizare 1312

Anexa 1 Notificare privind responsabilul financiar 1313

Anexa 2 Cerere pentru prima transa de finantare 1414

Anexa 2bis Cerere de finantare Q9 16

Anexa 3 Cerere de realocare fonduri 1818

Anexa 4 Raport de achizitii 2020

Anexa 5 Cerere de avans fonduri 20

Anexa 6 Declaratie rapoarte financiare si de achizitii 22

Cap. 13. Manual de utilizare al programului de raportare si configurari pentru editare 23


3/56



Cap. 1. Definitii

Programul semnifica programul “Catre Accesul Universal la prevenirea si tratamentul

HIV/SIDA, precum si la ingrijirea si asistenta sociala pentru persoanele vulnerabile si

populatiile defavorizate” finantat de Fondul Global pentru Combaterea HIV/SIDA,

Tuberculozei si Malariei, in cadrul Rundei a 6-a

Acord de sub-finantare semnifica acordul incheiat intre Primitorul Principal si

Implementator.

Fondul Global este Fondul Global pentru Combaterea HIV/SIDA, Tuberculozei si

Malariei.

Primitorul Principal este Fundatia Romanian Angel Appeal, identificata la punctul 1.1

din Acordul de sub-finantare.

Implementatorul este persoana indicata la punctul 1.2 din Acordul de sub-finantare.

Proiectul semnifica activitatile descrise in Anexa 1 - Descrierea Proiectului, activitati ce

vor fi desfasurate de Implementator cu respectarea Acordului de sub-finantare.

Persoane autorizate sunt persoanele desemnate de Parti, indicate la punctul 6 din

Acordul de subfinantare, autorizate sa semneze documentele emise in executarea

Acordului de sub-finantare si sa decida cu privire la derularea acestuia.

Personal si Afiliati semnifica angajatii, reprezentantii, consultantii, formatorii, partenerii

contractuali si orice alta persoana afiliata Implementatorului sau care colaboreaza cu

acesta la indeplinirea obiectivelor Proiectului.

Fonduri semnifica sumele alocate/avansate Implementatorului in temeiul Acordului de

sub-finantare.

Registrele si Evidentele Proiectului semnifica registre financiar-contabile, rapoarte,

sisteme de colectare a datelor, documente justificative si orice alte evidente referitoare la

Acordul de sub-finantare, apte sa prezinte, fara limitari, toate costurile suportate si

veniturile obtinute de Implementator precum si progresele acestuia in indeplinirea

Proiectului.

Agentul Local al Fondului Global – prescurat LFA - semnifica entitatea contractata de

Fondul Global pentru a indeplini anumite functii in numele Fondului Global, incluzand:

evaluarea capacitatii Primitorului Principal de a implementa Programul si de a administra

fondurile transferate si verificarea progreselor Primitorului Principal si Implementatorilor

in legatura cu obiectivele Programului, folosirea Fondurilor si conformitate cu termenii si


4/56



conditiile Acordului de sub-finantare. In prezent Agentul Fondului Global este

PricewaterhouseCoopers Audit SRL, Fondul Global putand decide inlocuirea acestuia.

Cap. 2. Generalitati

2.1. Contractele semnate intre Primitorul Principal si Implementator au urmatoarele

anexe, corespunzatoare fiecarui proiect: Descrierea Proiectului, Bugetul Proiectului,

Planul de Achizitii, Indicatori si Tinte ale Proiectului (Planul de Monitorizare si

Evaluare), Planul de Lucru si Conditii Precedente. Anexele la Contract au valoare

contractuala.

2.2. Implementatorul trebuie sa nominalizeze persona responsabila de managementul

financiar-contabil al fondurilor GFATM si sa notifice Primitorul Principal. Modelul de

notificare este prezentat in Anexa 1.

2.3. Implementatorul si Personalul vor tine Registrele si Evidentele Proiectului in

concordanta cu prevederile legale in materie. Registrele si Evidentele Proiectului vor fi

pastrate de Implementator, Personal si Afiliati si dupa data incetarii Acordului de sub-

finantare. Astfel, registrele si evidentele financiar-contabile (exemplificativ si nu

limitativ: facturi, chitante si alte evidente financiar–contabile) vor fi pastrate pe o

perioada de 10 ani, cu exceptia statelor de plata care vor fi pastrate pe o perioada de 50

de ani conform legislatiei romane in vigoare. Rapoartele trimestriale de progres,

rapoartele anuale, precum si alte evidente in forma tiparita sau electronica ale Proiectului

vor fi pastrate pe o perioada de 3 ani de la incetarea Acordului de sub-finantare.

In toate cazurile, Registrele si Evidentele Proiectului vor fi pastrate pe o perioada

suficienta, cat sa permita rezolvarea oricarei reclamatii sau a oricaror constatari ale

auditului, sau daca este solicitat astfel de catre Primitorul Principal sau de catre Fondul

Global.

2.4. Primitorul Principal va angaja serviciile unui auditor independent pentru efectuarea

auditului financiar anual asupra veniturilor si cheltuielilor Proiectului/Proiectelor.

Costurile auditului vor fi suporate din Bugetul Proiectului/Proiectelor.

Implementatorii au obligatia sa puna la dispozitia auditorului independent toate

documentele solicitate si sa manifeste cooperare in procesul de realizare a verificarilor

asociate auditului. Primitorul Principal va anunta in avans Implementatorul asupra datei

planificate pentru audit.

Raportul de audit intocmit de catre auditorul independent va fi comunicat

Implementatorului de catre Primitorul Principal.


5/56



2.5. Implementatorul recunoaste Primitorului Principal si Fondului Global dreptul sa

efectueze personal, printr-un agent, prin Agentul Local al Fondului Global sau printr-un

auditor independent (utilizand Fondurile sau alte resurse disponibile in acest scop)

auditarile cerute prin Acordul de sub-finantare si/sau sa coordoneze o analiza financiara,

audit sau evaluare judiciara sau sa intreprinda orice alta masura se va considera necesara

pentru a verifica si monitoriza daca activitatea Implementatorului si folosirea Fondurilor

se desfasoara in conformitate cu prevederile Acordului de sub-finantare. Fata de acestea,

Implementatatorul va coopera cu Primitorul Principal, Fondul Global, Agentul Local al

Fondului Global, auditorul independent si/sau orice persoana imputernicita de acestia in

realizarea acestui audit, analiza financiara, monitorizare, evaluare sau alta actiune.

Implementatorul va permite in orice moment accesul reprezentantilor autorizati ai

Primitorului Principal/Fondului Global, agentilor acestuia sau oricarui tert autorizat de

acestia la: (i) Registrele si Evidentele Proiectului sau la alte documente inclusiv la

sistemele de colectare a datelor in legatura cu Proiectul tinute de Implementator, (ii)

sediile Implementatorului unde sunt tinute Registrele si Evidentele Proiectului si

sistemele de colectare a datelor sau in care se desfasoara activitatile Proiectului, (iii) alte

locatii unde este pastrata documentatia legata de Proiect sau se desfasoara activitati ale

Proiectului, (iv) intreg Personalul Implementatorului, (v) Beneficiarii Proiectului.

2.6. Implementatorul va notifica Primitorul Principal imediat, in scris, referitor la orice

audit sau investigatie judiciara asupra activitatilor finantate prin Acordul de sub-

finantare, initiata sau efectuata de organele/autoritatile publice centrale sau locale.

Cap. 3. Veniturile proiectului si controlul veniturilor

3.1. Fiecare Implementator este obligat sa foloseasca conturi bancare distincte pentru

fiecare activitate finantata din Fonduri. Conturile bancare vor fi deschise de catre

Implementator in lei, la o banca agreata de catre acesta, care sa-i ofere o dobanda

rezonabila.

3.2. Inainte de semnarea contractului Implementatorul va notifica in scris Primitorul

Principal privind deschiderea contului si detalii privind contul si banca.

3.3. Pe toata durata Acordului de sub-finantare, transele de plata catre Implementator vor

fi facute periodic, in stransa concordanta cu realizarea indicatorilor si bugetului.

3.4. Platile vor fi facute in ron, la cursul de schimb al bancii Primitorului Principal.

Platile vor fi efectuate pe baza cererilor de fonduri, transelor de finantare si cererilor de

avans, conform modelului din programul de raportare financiara (vezi Capitolul 5).


6/56



3.5. Prima transa de finantare va fi facuta catre Implementator pe baza cererii semnata de

persoana autorizata. Modelul pentru cererea primei transe de finantare se regaseste in

Anexa 2. Prima transa de finantare este limitata la primul trimestru plus luna tampon (nu

mai mult de patru luni).

Urmatoarele transe de plata vor fi facute de catre Primitorul Principal dupa primirea si

acceptarea raportului financiar si de achizitii, asa cum este descris la Capitolul 5.

3.6. Cu fondurile provenite din finantarea Proiectelor, Implementatorii nu au voie sa

finanteze alte activitati decit cele prevazute in Acordul de Sub-finantare. Sunt interzise

speculatiile bancare, bursiere, investiile in pietele de capital si alte activitati

asemanatoare.

3.7. Singurele venituri recunoscute si agreate sunt cele provenite din transele de finantare

de la Primitorul Principal si dobanda bancara aferenta fondurilor din contul special.

3.8. Implementatorii sunt obligati sa pastreze fondurile primite de la Primitorul Principal

in contul curent.

3.9. Asemanator conturilor bancare speciale, Implementatorii vor fi obligati sa deschida

case speciale, distincte pentru fiecare activitate finatata din fondurile Programului, pentru

cheltuielile prin casa.

Cap. 4. Cheltuielile efectuate de Implementatori si controlul acestor cheltuieli

4.1. Contractare cheltuiala

4.1.1. Implementatorul va utiliza Fondurile in concordanta cu prevederile Acordului de

Sub-finantare si a anexelor sale.

4.1.2. Sunt recunoscute cheltuielile pe baza de contract, facturi fiscale, chitante, bonuri

fiscale sau orice alt document fiscal recunoscut de legea romana in vigoare, efectuate in

conformitate cu Bugetul. Orice cheltuiala va fi considerata eligibila doar daca a fost

efectuata cu respectarea regulilor, prevederilor si procedurilor stabilite prin Acordul de

Grant, Acordul de Sub-Finantare, Acte Aditionale la Acordul de Grant/Sub-Finantare,

Conditiile si Termenii Standard, Manualul Operational cu accent in mod deosebit pe

sectiunile Financiar si Achizitii. Pentru cheltuielile efectuate de Implementatori,

Primitorul Principal va decide asupra eligibilitatii cheltuielilor in conformitate cu cele

mentionate anterior. Daca o cheltuiala va fi declarata neeligibila de catre Primitorul

Principal atunci cheltuiala respectiva nu va fi decontata din bugetul proiectului.


7/56



4.1.3. In cadrul aceleiasi activitati realocarile intre liniile bugetare sunt permise numai cu

acordul scris al Primitorului Principal. Modelul cererii de realocare de fonduri se

regaseste in Anexa 3.

Implementatorul este autorizat sa depaseasca o linie bugetara cu pina la 20% din valorea

acelei linii, cu conditia sa se incadreze in total buget alocat proiectului.

Implementatorii finantati pentru mai multe proiecte nu au voie sa folosesca Fondurile

dintr-un proiect un alt proiect.

4.1.4. In conditii exceptionale Primitorul Principal poate aproba realocari de buget intre

SDA-ri, in cadrul aceluiasi obiectiv. Realocarea nu poate depasi 10% din valoarea totala

a SDA-lui donor respectiv a SDA-lui primitor.

4.1.5. Nu se mai accepta realocari in ultima luna de proiect, data limita a ultimei realocari

este 31.08.2012.

4.1.6 Nu se efectueaza nici o plata in avans fara acordul scris al Primitorului Principal.

4.1.7 Raportarea cheltuielilor catre Implementator se va face trimestrial, asa cum este

descris in Capitolul 5. Modul de utilizare a sistemului de raportare on-line este prezentat

in capitolul 13 al acestui manual.

4.1.8 Pe teritoriul Romaniei cheltuielile facute vor fi in moneda nationala – RON.

Raportarea financiara se va face in RON si EURO. Introducerea cheltuielilor va fi facuta

in RON, transformarea in EURO facindu-se automat de catre sistem. Capitolul de

descriere a modului de raportare va face referiri detaliate asupra acestor lucruri.

4.2. Decontarea cheltuielilor privind calatoriile

4.2.1. Cheltuielile cu diurna – primesc diurna, conform legii romane in vigoare, numai

angajatii cu norma intreaga; diurna se acorda pentru deplasari mai mari de 12 ore;

4.2.2. Cheltuielile de cazare – sunt suportate de catre Implementator pe baza de contract

sau angajare directa. Se accepta cheltuielile de cazare in locatii care nu depasesc 4 stele

turistice sau echivalentul.

4.2.3. Cheltuielile cu transportul – se pot deconta cheltuielile de transport pentru

realizarea activitatilor specifice astfel:

- avion – daca distanta parcursa este mai mare de 900 km;

- tren sau autobuz – clasa a II-a pentru distante sub 250 km, clasa I sau cuseta

pentru distante peste 250 km

- autoturism – se deconteaza benzina/ motorina pentru autoturismele calculata la

un consum de 7.5 litri/ 100 km.;

- taxi – pentru calatorii in interiorul localitatilor


8/56



4.3. Cheltuieli cu personalul

4.3.1. Lunar, persoana responsabila din partea Implementatorului intocmeste statele de

plata ale angajatilor in concordanta cu legea romana in vigoare, evidentiind taxele si alte

beneficii oferite angajatului (ex. bonuri de masa). Nu se acorda prime sau orice alte forme

de remunerare suplimentara decat cu acceptul scris al Primitorului Principal.

4.3.2. Statele de plata se intocmesc tinand cont de urmatoarele:

- contractul individual de munca care se incheie anterior inceperii raporturilor de

munca

- concediile medicale cu viza medicului de familie, depuse de salariat in original si

copie

4.3.3. Plata efectiva a salariului si taxelor aferente bugetului de stat se face in

concordanta cu nivelul salarial acceptat prin politicile interne ale Implementatorului si in

concordanta cu Bugetul proiectului.

4.3.4. Conform Codului Muncii toti angajatii beneficiaza de concediu legal de odihna. Pe

perioada concediului legal de odihna, sarcinile personalului angajat in proiect vor fi

distribuite intre angajatii Implementatorului cu competente similare.

Cap. 5. Raportarea financiara

5.1. Implementatorul are obligatia de a trimite rapoarte financiare si de achizitii

trimestriale catre Primitorul Principal. Softul modelului de raport financiar trimestrial

este pus la dispozitia Implementatorului de catre Primitorul Principal, descrierea modului

de utilizare al acestuia este prezentata in capitolul 13

5.2. Raportul trimestrial va fi transmis Primitorului Principal in forma finala nu mai

tarziu de 10 de zile de la terminarea perioadei de raportare, conform tabelului de mai jos:

Numarul

raportului

trimestrial

Perioada de raportare

Termenul limita de

transmitere a

raportului final catre

Primitorul Principal

Raport 1 1 Octombrie 2007 - 31 Decembrie 2007 10 Ianuarie 2008

Raport 2 1 Ianuarie 2008 - 31 Martie 2008 10 Aprilie 2008

Raport 3 1 Aprilie 2008 - 30 Iunie 2008 10 Iulie 2008

Raport 4 1 Iulie 2008 - 30 Septembrie 2008 10 Octombrie 2008




9/56





Raport 9 1 Octombrie 2009 – 31 Decembrie 2009 10 Ianuarie 2010

Raport 10 1 Ianuarie 2010 – 31 Martie 2010 10 Aprilie 2010

Raport 11 1 Aprilie 2010 – 30 Iunie 2010 10 Iulie 2010






Raport 17 1 Octombrie 2011 – 31 Decembrie 2011 10 Ianuarie 2012

Raport 18 1 Ianuarie 2012 – 31 Martie 2012 10 Aprilie 2012

Raport 19 1 Aprilie 2012 – 30 Iunie 2012 10 Iulie 2012


5.3. Implementatorul va transmite Primitorului Principal, in forma si continutul

satisfacatoare pentru Primitorul Principal cate un Raport Anual financiar si de achizitii

corespunzatoare anului de proiect. Indrumarea asupra formei si continutul acestui raport

va fi furnizata de catre Primitorul Principal pe site-ul de managament al Programului.

Data limita de trimitere a primului Raport anual este 15 Septembrie 2008 si va include

perioada 1 iulie 2007 – 30 Iunie 2008.

Data limita de trimitere a Raportului Anual pentru anul 2 este 31 August 2009 pentru

perioada 1 Iulie 2008 – 30 Iunie 2009.

Datele limita de trimitere a Raportelor Anuale pentru anii 3, 4 si 5 va fi anuntata de

Primitorul Principal intr-un termen rezonabil.

5.4. Rapoartele financiare vor fi completate in limba romana.

5.5. Ofiterul financiar al Primitorului Principal va verifica raportul Implementatorului si

il va notifica asupra eventualelor neconcordante. Dupa ce Implementatorul primeste

acordul scris al ofiterului financiar privind acceptarea raportului, va trimite in format

print rapoartele financiare si de achizitii, insotite de anexa 6 Declaratie rapoarte financiare si

de achizitii, semnate si stampilate catre persoana autorizata, in termen de 3 zile lucratoare

dupa primirea acceptului de la Primitorului Principal. Raportul poate fi trimis prin posta,

curierat sau depus personal la sediul Primitorului Principal.

5.6. Raportul financiar contine urmatoarele fisiere de raportare:

- Venituri primite - Raport cumulativ

- Fisierul de cheltuieli - Tabel explicativ

- Raportul pentru TVA - Cerere de fonduri

- Raportul pentru M&E - Dobanzi

- Costuri de personal - Transa de finantare

- Realocari bugetare - Sold final


10/56



Anexa 4 detaliaza forma si continutul fiecarui fisier de raportare. De asemenea contine

explicatii privind modul de completare al fisierelor si legaturile dintre acestea.

Detalii privind modul de completare al raportului financiar si utilizarea softului de

raportare vor fi puse la dispozitia Implementatorilor de catre Primitorul Principal.

Cap. 6. Segregarea datoriilor

Aprobarea platilor, verificarea eligibilitatii cheltuielilor, efectuarea platilor si

inregistrarea lor in contabilitate sunt responsabilitati ce se vor delega catre persoane

diferite.

Cap. 7. Administrarea mijloacelor fixe si a bunurilor de inventar

7.1. Definirea mijloacelor fixe si bunurilor de inventar se face conform legii romane in

vigoare, denumite in continuare bunuri.

7.2. Asigurarea bunurilor se face in termen de 15 zile de la achizitie pe baza facturii de la

furnizor, iar plata ratelor se face lunar, trimestrial sau anual, in functie de tipul de

asigurare.

7.3. Inventarierea bunurilor se face anual de catre comisia de inventariere a

Implementatorului. La inventariere se verifica stocul faptic cu stocul contabil si alocarea

numerelor de inventar.

Minusurile de inventar se imputa celor responsabili cu gestionarea acestora. Plusurile de

inventar se inregistreaza in contabilitate pe baza unui proces verbal de constatare, daca nu

provin din erori de inventar. Plusul se stabileste cind Comisia nu are dubii. Se fac

punctaje, verificari incrucisate etc. inainte de a lua aceasta decizie.

7.4. Amortizarea mijloacelor fixe se calculeaza linear, inregistrarea amortizarii in

contabilitate facandu-se lunar.

Cap. 8. Achizitii

Procedurile de achizitii vor fi descrise pe larg in Capitolul I - Sectiunea 2 „Achizitii de

bunuri si servicii” a Manualului Operational.


11/56



Pentru evitarea conflictului de interese, angajatii Implementatorului care participa la

procesul de selectie a furnizorilor sau la procesul de achizitie, la derularea contractelor

incheiate de catre Implementator cu terte parti nu vor avea interese materiale, financiare

sau de alta natura cu aceste parti, nu vor fi parteneri de afaceri sau actionari ale acestor

parti, nu vor exista grade de rudenie intre angajat si terta parte, nu va controla in nici un

fel terta parte.

Angajatii Implementatorului nu vor solicita favoruri, cadouri sau gratuitati din partea

contractorilor sau potentialilor contractori.

Daca Implementatorul va afla de aparitia unui conflict de interese intre un angajat si o

terta parte, va anunta Primitorul Principal de aceasta situatie, care, la randul lui va

notifica LFA-ul si Fondul Global.

In masura in care, pentru derularea Proiectului, Implementatorul trebuie sa desfasoare

achizitii ce cad sub incidenta OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie

publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de

servicii, iar regulile si procedurile prevazute in prezentul manual nu sunt conforme cu

cele prevazute in aceasta ordonanta de urgenta, regulile si procedurile din actul normativ

vor prevala.

Cap. 9. Audit

9.1. Anual, Implementatorul va fi auditat de o firma independenta de audit, privind

intocmirea situatiilor financiar contabile.

9.2. Firma de audit va fi selectata de Primitorul Principal, in concordanta cu procedurile

impuse de manualul de achizitii si procedurile Fondul Global.

9.3. Implementatorul este obligat sa primeasca auditorii si sa le ofere orice informatie le

este solicitata de acestia.

9.4. Auditul Implementatorului se va incheia cu un raport de audit intocmit de firma de

auditare. Raportul va fi adus la cunostinta Implementatorului, Primitorului Principal,

LFA si Fondului Global.

9.5. Implementatorul trebuie sa tina cont de observatiile si recomandarile din raportul de

audit.

Cap.10. Cheltuielile legate de Taxa pe Valoarea Adaugata


12/56



10.1. Implementatorul este incurajat sa se angajeze in contractarea cheltuielior fara TVA.

10.2. Intrucit legislatia romana permite acest lucru cu foarte mici exceptii, TVA aferenta

platilor facute de catre Implementator nu va fi imputata acestuia.

Orientativ sunt prezentate categoriile de TVA pentru cateva cheltuieli.

categorie TVA tip cheltuiala

servicii recrutare

anunt publicitar

cazare

confectionare stampile, chei

plata domeniu, gazduire, creare website, program contabilitate

utilitati energie

gaze

apa

salubritate

asistenta tehnica

contracte IT pt intretinere, reparatii

protocol

combustibil

actualizare lege

telefon

papetarie

transport(taxi, benzina)

monitorizare si paza

bunuri nemedicale obiecte de inventar si mijloace fixe

Cap. 11. Diverse

11.1. Fondurile necheltuite aferente Fazei 1 sunt considerate economii din buget. Aceste

economii vor fi luate in considerare pentru Faza a 2-a ca lichiditati in completarea

fondurilor transferate de Fondul Global in vederea completarii bugetului pentru Faza a 2-

a.

11.2. Orice alta situatie care nu a fost descrisa specific in acest manual se supune legii

romane in vigoare.


13/56



Cap. 12. Actualizare

Aceste politici si proceduri sunt supuse reviziilor periodice, se actualizeaza ori de cate ori

cerintele Fondului Global se modifica sau ori de cate ori legislatia romana o impune.

Anexa 1 Notificare privind responsabilul financiar

Antet Implementator

Nr. de inregistrare Implementator:

Catre: PR – Romanian Angel Appeal

Attn: Dana Marin – Director financiar

De la: denumire Implementator

Re: notificare privind responsabilul financiar

…. Denumire Implementator … notifica prin prezenta urmatoarele:

Dl./ dna. … numele persoanei… va fi responsabila cu managementul financiar al

activitatilor derulate de catre … numele Implementator … in contractul nr. … nr.

contractului dintre Implementator si Primitorul Principal …

Responsabilitatile sunt urmatoarele:

-

-

-

(se vor completa responsabilitatile principale ale acestei persoane: de ex. intocmeste

rapoartele finaciare, certifica cererile de finantare, raspunde tuturor solicitarilor

Primitorului Principal de natura financiara etc.)

Specimenul de semnatura este:

…..


14/56



Semnatura Implementator

Stampila Implementator

Anexa 2 Cerere pentru prima transa de finantare

Antet Implementator





Re: Cerere prima transa de finantare cod activitate (de ex. O1-S1-I1)

Linie bugetara Bugetul aferent trimestrului I

Luna tampon aferenta trimestrului urmator

Total fonduri cerute

1 2 3 4 = 2 + 3

A. Resurse umane

A1. Consultanta

A2. Personal angajat

Total resurse umane

B. Infrastructura si echipament

B1. Bunuri si echipamente nemedicale

B2. Infrastructura

Total infrastructura si echipament

C. Instruire

C1. Organizare intalniri

C2. Manuale si alte publicatii similare

Total instruire

D. Echipamente si produse medicale

D1. Produse medicale

D2. Echipamente medicale


15/56



Total echipamente si produse medicale

E. Medicamente

F. Planificare si administrative

F1. Vizite de M&E

F2. Alte intalniri, vizite, conferinte

F3. Materiale IEC

F4. Administrative

F5. Audit

Total planificare si adminstrative

Linie bugetara Bugetul aferent trimestrului I



G. Alte cheltuieli

G1. Stimulente

G2. Protocol

G3. Comision bancar

G4. Altele

Total alte cheltuieli

Total Buget

Declaram pe proprie raspundere validitatea, corectitudinea si realitatea tuturor datelor de

mai sus.



Verificat PR:

Nume:

Functie:

Data:

Certificat PR:

Nume:

Functie:

Data:


16/56



Stampila PR

Anexa 2bis Cerere de finantare Q9

Antet Implementator





Re: Cerere de finantare Q9 cod proiect (de exemplu: O1-S1-I1)

Linie bugetara Bugetul aferent trimestrului 9



1 2 3 4 = 2 + 3

A. Resurse umane

A1. Consultanta


Total resurse umane



B2. Infrastructura


C. Instruire



Total instruire


17/56



Linie bugetara Bugetul aferent trimestrului 9



1 2 3 4 = 2 + 3




D3. Costuri de achizitie


E. Medicamente


F1. Vizite de M&E


F3. Materiale IEC

F4. Administrative

F5. Audit


G. Alte cheltuieli

G1. Stimultente

G2. Protocol

G3. Comision bancar

G4. Altele


Total Buget


mai sus.



Verificat PR:

Nume:

Functie:

Data:

Certificat PR:


18/56



Nume:

Functie:

Data:

Stampila PR

Anexa 3 Cerere de realocare fonduri

Antet Implementator





Re: cerere de realocare fonduri cod activitate (de ex. O1-S1-I1)

Justificarea cererii de realocare:

Identificarea liniilor bugetare din care se vor realoca fonduri: nume linie bugetara; suma

de realocat; justificarea sumei

Identificarea liniilor bugetare catre care se vor realoca fonduri: nume linie bugetara; suma

realocata; justificarea sumei

Buget:

Linie bugetara Buget initial Relocari Buget final

1 2 3 4 = 2 + 3

A. Resurse umane

A1. Consultanta


Total resurse umane



B2. Infrastructura



19/56



C. Instruire



Total instruire




D3. Costuri de achizitie


Linie bugetara Buget initial Relocari Buget final

1 2 3 4 = 2 + 3

E. Medicamente


F1. Vizite de M&E


F3. Materiale IEC

F4. Administrative

F5. Audit


G. Alte cheltuieli

G1. Stimulente

G2. Protocol

G3. Comision bancar

G4. Altele


Total Buget 0


mai sus.




20/56



Anexa 4 Raport de achizitii Vezi document Excel anexat. Pe baza acestui document a fost conceput sistemul de

raportare.

Anexa 5 Cerere de avans fonduri

Antet Implementator





Re: cerere de avans fonduri cod activitate (de ex. O1-S1-I1)

Buget:

Linie bugetara Avans cerut Justificarea sumei

1 2 3

A. Resurse umane

A1. Consultanta


Total resurse umane



B2. Infrastructura


C. Instruire




21/56



Total instruire





Linie bugetara Avans cerut Justificarea sumei

1 2 3

E. Medicamente


F1. Vizite de M&E


F3. Materiale IEC

F4. Administrative

F5. Audit


G. Alte cheltuieli

G1. Stimulente

G2. Protocol

G3. Comision bancar

G4. Altele


Total Buget


mai sus.



Verificat PR:

Nume:

Functie:

Data:

Certificat PR:

Nume:

Functie:


22/56



Data:

Stampila PR

Anexa 6 Declaratie rapoarte financiare

Implementator:

Cod proiect:

Trimestru de raportare:

Perioada de raportare:

Anul:

Declar pe propria raspundere ca documentele marcate din lista de mai jos pentru

proiectul si perioada mentionate anterior au fost depuse in original, semnate si

stampilate pe fiecare pagina, la sediul PR.

�Raport venituri primite

�Raport cheltuieli

�Raport costuri de personal

�Raport TVA

�Raport M&E

�Raport cumulativ

�Raport explicativ

�Realocare bugetara

�Cerere de fonduri

�Raport dobanzi

�Transa de finantare

�Raport sold final

�Raport achizitii cladiri

�Raport achizitii produse medicale

�Raport achizitii echipamente medicale

�Raport achizitii bunuri nemedicale

�Raport achizitii servicii

�Raport achizitii medicamente

�Raport achizitii consultanti

Documentele nemarcate nu au fost depuse deoarece nu contin date.


23/56



Responsabil financiar, Data:

Cap. 13. Manual utilizare soft de raportare si configurari printare

PROGRAM DE RAPORTARE

INDICATII DE UTILIZARE

LOGIN

Acesta este ecranul in care introduceti utilizatorul si parola dumneavoastra de acces.

De remarcat ca pe linia cea mai de sus, in drepta este scris cu rosu mesajul ‘Nu ai proiect

curent’, iar in stanga doar ‘de la’. Mesajele de pe aceasta linie vor capata sens dupa

logare.


24/56



Dupa fiecare logare se selecteaza din `Proiecte` prin apasare pe `Select` proiectul pe care

se doreste sa se lucreze si se apasa pe `Seteaza ca proiect curent in lucru`.


25/56



In figura de mai jos, unde se vede, pe prima linie de sus ca s-a logat ‘User_sec’ de la

Romanian Angel Appeal’, iar in stanga este scris codul proiectului curent selectat.

ATENTIE!

Cei care aveti mai multe proiecte in derulare, verificati, cu atentie, codul proiectului din

dreapta sus, inainte de a introduce date.


26/56



La prima utilizare a programului verificati datele generale ale implementatorului

selectand optiunea ‘Configurare recipient’ :

Tot pe aici va puteti defini filialele care participa la derularea proiectului si vor introduce

date. Detalii in sectiunile : ‘Adaugare filiale’ si ‘Introducerea datelor de catre filiale’.

Se poate crea baza de date pentru furnizori, salariati, contracte, date care sunt valabile

pentru toate proiectele unui implementator. Pentru aceasta se intra pe Adaugare

furnizor si se deschide ecranul urmator in care se completeaza datele la furnizor si

salariat.


27/56




28/56




29/56




30/56



SCHIMBAREA PROIECTULUI CURENT

Pentru a schimba proiectul curent, alegeti optiunea ‘Proiecte’:

Apoi click pe cuvantul Select din dreptul proiectului pe care doresti sa-l selectezi.


31/56



In pagina deschisa Modificare Proiect introduceti contul, banca si numarul contractului

(este numarul acordului de sub-finantare). Pentru salvare se apasa butonul Modifica.

Prin apasarea butonului ‘Seteaza ca Proiect curent de lucru’, proiectul P2 va deveni

proiect curent. Toate datele introduse si rapoartele se vor asocia acestui proiect. El va

ramane proiect curent chiar daca se incheie sesiunea de lucru (logout din ‘Home page’

sau inchidere browser). Schimbarea proiectului este, deci, o operatiune pe care o face

utilizatorul explicit, prin apasarea butonului ‘Seteaza ca Proiect curent de lucru’ dintr-

un alt proiect.

Programul are trei mai sectiuni:

RAPORTARE FINANCIARA

ACHIZITII

MONITORIZARE SI EVALUARE


32/56



RAPORTARE FINANCIARA

SOLDURI INITIALE SI VENITURI

In ecranul de mai sus se introduc avansurile primite, in Euro si in RON (pot fi maxim

doua transe).

La apasarea butonului ‘Calculeaza rata de schimb medie’ se va calcula cursul de schimb

mediu pentru intreg trimestul selectat. Acest curs se salveaza in baza de date si serveste la

transformarea, din RON in EURO, a tuturor cheltuielilor efectuate de implementator ( nu

si a celor efectuate de PR-recipientul principal in numele implementatorului).


33/56



ADAUGARE CHELTUIELI

Acesta este ecranul cel mai des folosit pentru introducerea tuturor cheltuielilor, cu

exceptia celor de natura salariilor.


34/56



Ecranul pentru introducerea salariilor apare in doua situatii:

1. cand alegeti linia bugetara ‘Resurse umane’ si sublinia ‘Personal angajat’ .


35/56



2. cand alegeti linia bugetara ‘Resurse umane’, sublinia ‘Consultanta’ si raspundeti

‘DA’ la intrebarea ‘Salarii ?’.

In acest caz consultantii nu mai apar in raportul de achizitii consultanti.


36/56



Revenim la ecranul pentru introducerea cheltuielilor, altele decat salarii.


37/56



Observatii generale:

1. Modalitati de completare a campurilor:

� prin alegere din liste predefinite ( linii si sublinii bugetare, document justificativ,

document de plata, categorii de TVA ;

� prin alegere din nomenclatoare completate anterior ( furnizori, salariati,

contracte);

� prin bifare ( click) pe buton: pe ‘DA’ sau pe ‘NU’;

� prin tastare in camp : descriere, valoare, taxe, TVA, nr, data document.

ATENTIE!

Programul functioneaza prin intermediul unui browser (Internet Explorer, Mozilla

FireFox,etc.). Asta inseamna ca orice aleg, marchez sau introduc intr-o pagina nu se

salveaza daca plec din ea inainte de a face click pe butonul ‘Salveaza’.

2. Campurile in care se tasteaza informatii ( valori, data, etc.) sunt validate (verificate ca

indeplinesc o serie de conditii specifice) atunci cand se pleaca din ele.

De exemplu: Am completat data documentului justificativ. Este verificata daca, dupa

tastare, apas ‘TAB’, ca sa merg in campul urmator sau fac click in alt camp.

Alt exemplu: completez datele de pe o factura de la un furnizor. Pentru usurarea

operarii daca se tasteaza totalul facturii in campul ‘Valoare cu TVA’ programul

calculeaza baza TVA si o scrie in campul Valoare RON, iar valoarea TVA in campul

TVA (pentru TVA=19%), dar numai dupa plecarea din campul ‘Valoare cu TVA’ ( cu

TAB sau click in alta parte).

Asa arata ecranele:

- Inainte de plecarea din campul ‘Valoare cu TVA’.


38/56



- Dupa plecarea din campul ‘Valoare cu TVA’, cu TAB sau click:


39/56



Oricum, daca exista TVA diferit de zero, trebuie aleasa categoria de TVA in care se

incadreaza.


40/56



3. O inregistrare se salveaza daca sunt indeplinite conditiile de corectitudine, altfel, in

dreptul campului eronat apare o steluta rosie sau un mesaj de eroare.

Din ecranul de mai sus rezulta obligativitatea completarii documentului justificativ si

faptul ca nu poate exista o inregistrare cu total zero lei.

4. Formatul pentru un camp ce reprezinta o data calendaristica este:

zz.ll.aaa (zz-ziua, ll-luna, aaaa- anul).In campurile ce reprezinta sume (in RON sau

EURO) se tasteaza ‘punct’ pentru a separa partea intreaga de cea zecimala ( este mai

la indemana in zona din dreapta a tastaturii unde sunt tastelor contabile).


41/56



5. Radio butoanele va ajuta sa raspundeti la intrebarile: este cheltuiala pt ‘M&E?’,

‘Cheltuiala relizata de PR?’ si ‘Se trece in raport de Achizitii?’ activeaza campuri

ascunse in care trebuie completate informatii suplimentare.

� M&E =’DA’ Activeza o casuta in dreapta pentru a completa suma ce

reprezinta cheltuiala cu M&E.

� ‘Cheltuiala relizata de PR?’=’DA’ activeaza, in dreapta campul ‘Curs valutar’,

pentru a tasta cursul real, comunicat de PR, la care a fost facuta cheltuiala.


42/56




43/56



� ‘Se trece in raportul de Achizitii?’=’DA’ activeaza mai multe liste predefinite si

campuri in care se poate scrie sau nu, in functie de natura achizitiei.

Valoarea care se trece in casuta Buget aprobat este valoarea trimestriala in euro conform

anexei 3 – Planul de achizitii din Acordul de sub-finantare.

La final tot ce apare in aceasta anexa 3 Planul de achizitii trebuie sa se regaseasca in cele

7 rapoarte de achizitii enumerate in stanga ecranului.


44/56



SALARII

Se aplica aceleasi reguli ca la ecranul de cheltuieli generale.

- salariatii trebuie sa fie deja introdusi

- documentul justificativ trebuie introdus

- valoare RON nu poate fi zero

Se pot introduce salariile cu taxe, doar taxele sau doar salariile, in functie de cheltuieli.

Rapoartele costuri de personal, TVA si M&E se genereaza automat pe masura ce se

introduc cheltuielile.

In raportul cumulativ se completeaza coloanele 3 si 4. Coloana 3 reprezinta fondurile

primite (suma transelor de finantare impartita pe linii si sublinii bugetare) iar coloana 4


45/56



reprezinta bugetul trimestrului de raportare, conform anexei 2 Buget in vigoare la

trimestrul de raportare. Completarea se face selectand linia si sublinia bugetara. Dupa

introducerea datelor se apasa `Salveaza`

Bugetul total(coloana 2) este deja completat in sistem iar restul coloanelor (5-11) se

completeaza pe masura ce se introduc date in sistem.

Urmatorul pas este completarea raportului explicativ care are doua coloane de explicatii:

coloana 5 reprezinta explicatiile pentru sumele necheltuite din trimestrul de raportare iar

coloana 9 reprezinta explicatiile pentru sumele necheltuite din total fonduri primite.

Completarea se face in acelasi mod prin selectarea liniei si subliniei bugetare pe care

exista diferente si salvare dupa introducerea explicatiilor. Orice valoare diferita de 0

trebuie explicata.


46/56



Pagina `realocare bugete` se completeaza daca in trimestrul de raportare a existat o

realocare aprobata de PR. In momentul completarii in sistem (completarea se face

selectand linia si sublinia bugetara) valorile de pe coloana `Buget final` se salveaza

automat si pe pagina `Raport cumulativ` coloana 2.


47/56



Pentru stabilirea sumei transei urmatoare de finantare se completeaza `Cererea de

fonduri`. Modalitatea de completare este aceeasi (selectarea liniei si subliniei bugetare).

Pentru coloana 2 (reprezinta cheltuielile amanate/intarziate din trimestrul de raportare)

sistemul ofera valori pe care se va rugam sa le modificati conform exlicatiilor date.

Coloana 3 este bugetul trimestrului urmator celui de raportare(in acest exemplu este

bugetul trimestrul 3) iar coloana 5 reprezinta luna tampon aferenta trimestrului 4 in acest

caz. La completarea acestor coloane se tine cont de cheltuielile facute de PR si nu se cer

fondurile corespunzatoare acestor cheltuieli.


48/56



Completarea dobanzii se face in pagina `Adaugare dobanda`. Daca intr-un trimestru de

raportare sunt mai multe dobanzi se introduce suma lor.


49/56



Ultima pagina care trebuie completata in sistem pentru finalizarea raportarii este `Solduri

finale`. Pe aceasta pagina trebuie completate soldurile din banca si casa in RON si

sistemul le calculeaza in EURO. Deasemenea sistemul calculeaza soldul final real pe care

il compara cu soldul final de raportare si afiseaza diferenta intre aceste doua solduri

finale, diferenta care trebuie explicata prin apasare pe `Adauga explicatie diferente`

Se pot adauga oricate linii de diferente cu valori pozitive sau negative astfel incat sa se

ajunga la diferenta 0.


50/56



Pagina `Transa de finantare` se completeaza automat de sistem si reprezinta sinteza

datelor introduse in sistem.


51/56



Rapoartele de achizitii se genereaza la introducerea cheltuielilor daca se alege `Da ` la

intrebarea `Se trece in raport de achizitii`.

Pentru a evita printarea rapoartelor fara date anexam Declaratie rapoarte financiare si de

achizitii care trebuie completata si trimisa impreuna cu toate celelalte rapoarte printate

semnate si stampilate.

Pe fiecare raport exista in bara care apare sub `Trimestru curent` butoane pentru printare

(`Print`) si export (`Export`).

In continuare gasiti setarile pentru printare din Internet Explorer.


52/56



Configurari pentru printare

Pentru a putea printa si exporta rapoartele trebuie sa aveti programul Pop-up blocker

dezactivat.

Daca apasati butonul Print, Internet Explorer va afisa un mesaj “Pop-up blocked…” pe o

banda galbena imediat sub toolbar.


53/56



Pentru dezactivarea Pop-up blocker (trebuie sa fiti logat in aplicatie):

• click pe banda galbena(dupa ce ati apasat “Print” ) si alegeti optiunea “Always

Allow Pop-ups from This Site…”


54/56



• Tools -> Pop-up blocker -> si alegeti optiunea “Always Allow Pop-ups from This

Site…”

ATENTIE!! – Programe de tipul Yahoo Toolbar sau Google Toolbar instalate in

Internet Explorer au propriul Pop-up blocker si trebuie dezactivat si acesta.

OBSERVATIE!!! – Imprimanta trebuie sa fie setata pe tipul de pagina

“Landscape” pentru a printa corect unele rapoartele


55/56



Daca dupa dezactivarea Pop-up blocker nu va apare fereastra de selectare a

imprimantei cand apasati butonul Print, trebuie activate controalele ActiveX. (In mod

implicit aceasta optiune este activata in Internet Explorer).

• Tools -> Internet Options -> Security

o Click pe Trusted sites

o Click pe butonul Sites

o Dezactivati “Require server verification (https)…”

o Click pe butonul Add (adresa aplicatiei http://89.37.207.11 se completeaza

automat daca sunteti logat in aplicatie)


56/56



• Dupa ce ati adaugat aplicatia la Trusted sites verificati sa fie activate controalele

ActiveX

o Click pe butonul Custom level…

o Verificati daca optiunile pentru ActiveX sunt Enable.

Sectiunea 1: POLITICI SI PROCEDURI...

Documents

Transcript of Sectiunea 1: POLITICI SI PROCEDURI...