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® 1Universidad Tecnolóuica Fecha: 02-0-? -2009 Hora de in/Ceo: 10.00 SECRETARIA GENERAL ACT4 DEREUNIONJVUMERO 01 COMITE DE GESTION DOCUMENTAL Lugar:Sala de Juntas Ethjicio de Siste',nas Hora deJlnali:acion: 11:05 Pug. / Objelivo de ía reuniOn: Verificar la necesidad real c/c digiiali:ación c/c' diJrentes sc'rie.c documenta/es Asistentes: Carlos A/fbnso Zuluaga .4rango. Secretaric General. Presic/ente Diana Patricia Jurado Ramirez. Jefe Division de Sistemas invitados: Gloria Inés RomOn Solo: fe/a DivisiOn de Personal .JesOs Antonio Bedova Rosero: Asislenle Historias Lahorales Diego Osorio Jara,nil/o. Director Centro de Registro y Control Acadénuco Claudia Alexandra Carinona Gaivis. ,isistente Centro de Registro v Control Acadén,ico Maria Zuanv Vargas Henao. Técnico Centro de Registro v Control ,4cade'mico Yolanda Sati:áhal Saavedra. Técnico Centro de Registrov Control Académico Lina Maria Salazar Valencia. Asistente Centro de Registro y Control Académico Ivan Alexander Lavercie Gaviria, Ingeniero DivisiOn de Sistemas Juan Carlos Trejos Hernández. Ingeniero DivisiOn c/c Sicie,nas Wi/man Tel/a Borja. Ingeniero DivisiOn de Siste,na.s' Fabio Diaz Lopez. Ingeniero Division de Sistenias Ruben Dario Mann Batero. Ingeniero DivisiOn de Sistenias Luis lernando Galindres Guancha. Ingeniero DivisiOn de Sistenws A usentes Sandra Yamile Calvo Cataflo, Representanre Oflcina de Control Interno Luz Angela Mann Loaiza. Representante Oficina de PlaneaciOn Coordinadora: Bertha Lucia Arango Thomas. Coordinadora Gestic5n dc Documentos. Secretaria DESARROLLO DE LA REU'VIO/V: 1. TEMAS A TRA TAR 1.1 VerficaciOn del Quorum 1.2 Series documentales que requieren digilalizuciOn: Historias Laborales, Ilistonias Académicas, Notas, NO,ninas v sus implicaciones. 1.3 Proposiciones y varios 1.3.1 Requerimientos de alguizos documentos electrOnicos 1.3.2 ArcI,ivo Foe u/tad de EducaciOn 1.3.3 titilizaciOn del ap/icalivo 2. SEGUJMIENTOA LAS 1ARE4SACTA ANTERIOR Se dio cumplinuento a las tureas propuestas 3. DESA RROLLO DE LOS TEMAS 3.1 Se venificO ci quorum V se dio iniclo ala reuniOn a las 10:00 horas 3.2 El Ingeniero Luis Fernando Galindres Guancha de Ia DivisiOn de Sisten,as presenlO a los asistentes conceprosfundainenia/es pci/a deflnir cuales series amer/tan micro/I/manse entne los que destacO: Objerivos de la MicroJllmación que para nuestro caso son la perfcia conservaciOn y elfOcil acceso, Las etapas c/c desarrollo que son Ia selecciOn de los documnentos que se van a digitalizar; la conversiOn que está dada por elementos de ediciOn y recuperación; la gestión de los archivos que podria darse a partir de una base c/c dabs relacional segzln se estO lievando a caho en el Archivo General c/c Ia iVaciOn. El almacenanuiento, donde deberáproyectarse el espacio que podrán ocupar los ciocunientos en la base de dabs: La presentaciOn que podria emnplear un visor TIFF. JPG o PDF donde los heneflcios determinan los cost as. Acreditada Institucionalmente de Alta Calidad por el Ministerio de Educación Nacional Certificada por Bureau Veritas en Gestión de La Calidad ISO 9001:2008 - Gestión Püblica NTC GP 1000:2009 NIT: 891.480.035-9 - Apartado Aéreo: 097 - Tel. Conmutador: (57) (6) 313 7300 - Fax: 321 3206 - Portal web: www.utp.edu.co - Pereira (Risaralda) Colombia . .

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®

1UniversidadTecnolóuica

Fecha: 02-0-? -2009

Hora de in/Ceo: 10.00

SECRETARIA GENERALACT4 DEREUNIONJVUMERO 01

COMITE DE GESTION DOCUMENTAL

Lugar:Sala de Juntas Ethjicio de Siste',nas

Hora deJlnali:acion: 11:05

Pug. /

Objelivo de ía reuniOn: Verificar la necesidad real c/c digiiali:ación c/c' diJrentes sc'rie.cdocumenta/es

Asistentes: Carlos A/fbnso Zuluaga .4rango. Secretaric General. Presic/enteDiana Patricia Jurado Ramirez. Jefe Division de Sistemas

invitados: Gloria Inés RomOn Solo: fe/a DivisiOn de Personal.JesOs Antonio Bedova Rosero: Asislenle Historias LahoralesDiego Osorio Jara,nil/o. Director Centro de Registro y Control AcadénucoClaudia Alexandra Carinona Gaivis. ,isistente Centro de Registro v Control Acadén,icoMaria Zuanv Vargas Henao. Técnico Centro de Registro v Control ,4cade'micoYolanda Sati:áhal Saavedra. Técnico Centro de Registrov Control AcadémicoLina Maria Salazar Valencia. Asistente Centro de Registro y Control AcadémicoIvan Alexander Lavercie Gaviria, Ingeniero DivisiOn de SistemasJuan Carlos Trejos Hernández. Ingeniero DivisiOn c/c Sicie,nasWi/man Tel/a Borja. Ingeniero DivisiOn de Siste,na.s'Fabio Diaz Lopez. Ingeniero Division de SisteniasRuben Dario Mann Batero. Ingeniero DivisiOn de SisteniasLuis lernando Galindres Guancha. Ingeniero DivisiOn de Sistenws

A usentes Sandra Yamile Calvo Cataflo, Representanre Oflcina de Control InternoLuz Angela Mann Loaiza. Representante Oficina de PlaneaciOn

Coordinadora: Bertha Lucia Arango Thomas. Coordinadora Gestic5n dc Documentos. Secretaria

DESARROLLO DE LA REU'VIO/V:

1. TEMAS A TRA TAR

1.1 VerficaciOn del Quorum1.2 Series documentales que requieren digilalizuciOn: Historias Laborales, Ilistonias Académicas, Notas,

NO,ninas v sus implicaciones.

1.3 Proposiciones y varios1.3.1 Requerimientos de alguizos documentos electrOnicos1.3.2 ArcI,ivo Foe u/tad de EducaciOn1.3.3 titilizaciOn del ap/icalivo

2. SEGUJMIENTOA LAS 1ARE4SACTA ANTERIORSe dio cumplinuento a las tureas propuestas

3. DESA RROLLO DE LOS TEMAS

3.1 Se venificO ci quorum V se dio iniclo ala reuniOn a las 10:00 horas

3.2 El Ingeniero Luis Fernando Galindres Guancha de Ia DivisiOn de Sisten,as presenlO a los asistentesconceprosfundainenia/es pci/a deflnir cuales series amer/tan micro/I/manse entne los que destacO:Objerivos de la MicroJllmación que para nuestro caso son la perfcia conservaciOn y elfOcil acceso,Las etapas c/c desarrollo que son Ia selecciOn de los documnentos que se van a digitalizar; la conversiOnque está dada por elementos de ediciOn y recuperación; la gestión de los archivos que podria darse apartir de una base c/c dabs relacional segzln se estO lievando a caho en el Archivo General c/c Ia iVaciOn.El almacenanuiento, donde deberáproyectarse el espacio que podrán ocupar los ciocunientos en la base dedabs: La presentaciOn que podria emnplear un visor TIFF. JPG o PDF donde los heneflcios determinan loscost as.

Acreditada Institucionalmente de Alta Calidad por el Ministerio de Educación NacionalCertificada por Bureau Veritas en Gestión de La Calidad ISO 9001:2008 - Gestión Püblica NTC GP 1000:2009

NIT: 891.480.035-9 - Apartado Aéreo: 097 - Tel. Conmutador: (57) (6) 313 7300 - Fax: 321 3206 - Portal web: www.utp.edu.co - Pereira (Risaralda) Colombia

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- UniversidadTeenolégicade Pereira

SEcRETARIA GENERALACTA DE REUNION N MERO 01

Pag. 2

COPeJITE DE GESTION DOCIIMENTA 1.

Las etapas previas a la cligita/ización que son: La definición de las ceries a las que ce les aplicara ciprocediiniento, el cronogrania que determinará lajècha inicial v de impiernentación en/re otras, Iaentrega de prototipos, la ordenación, ci acceso y ci control directo que deter,ninará la seguridad de-s/sterna.

Respecto a las series documenta/es en cues/ion: His/orias acadOrnicas v luhorales, ,'\otas v NOininas,Ia fee de Sistemas opine que se dehe digi/ali:ar Cnicaniente lo que no es/ti micro fi/niaclo a en casode es/ar nucrofilinado, que su volumen de usa lo justfique coma niecanisino de salvaguardia.

Indagó ac/cmOs si todos los tipos documentales deberOn digitalizarse a Onicainente los que no se puedenocceder en otras bases de daros del gob ierno nacional?

La Técnico del Centro dc' Registro y Control Zuanv Fargas Henao rnaniiC s/C su inquietud actual sabre Lasegunidaci del material inecrojilinado. por una experiencia pasada de pCrdida de in,fCrmación documental.

Airespecta ci Secretario General ac/a)-6 que en Ia actuandad in tecnologiay La infraesrructura de laL'niversidad brindan mayor seguridad a la documentaciCn que ahos alms. Lamb/en se0alC que con lal/?formnaciCn hrindada por la DivisiOn c/c Sistemas. coda una c/c Las depende nc/as iv//ac/us podr(i reunirse

•deliherar internarnente sobre la series docuinentales que requieren digitalizoc iOn en fOnina 1)/for//ariaas , coino la necesidad de integrar bc/os los tipos documnentales quefisicanmente poseen.

La Jefe de Ia Division de Sistenmas recordo que ac/cmOs de ei'i/ar ci deterioro par nianipulacion en caso delas series vita/es sohre Las que se prerende de/ihercir, se husca impedir ci futuro crccimien/o c/c es/os archivosfisicos.

El cornité se reunirC ci iniercoles 15 de ahriipara conocer ci resuitado dc' los anOlisis cii interior c/c laDivisiOn de Personal y del Centro de Regis/roy ControlAcadémnico.

3.3. 1 El ingeniero Eabio Diaz LOpez c/c la DivisiOn de Sistenias preguntC Si los docunientos c/c lafunciOn pOblica:I'orma/a Onica c/c hqja de v/c/a y dec/araciOn de hienes v remus conservun sus i'ulores en fbr,na digital.El Secreiario General dice que ci prograrna dehe garantizar que ci documnento digital es equim'alen/e alf/s/co independienic de so contenido.

Tarnhien inc/ago sobre Iafirmna c/c la contrapurle en los contra/os con lormalidades pienas. El Secre/arioGeneral opinO que se podrO resois'crjOc i/men/c con un sistcmna dc hueiia digital V con aim proccdimientoadicionalpara los casos especiales.

3.3.2 La Coordinadoru de Ges/ión de Docunientos xc rejiriO a la inexistencia de a,'chim'os dc' La Facu//acic/c EducaciOn, en cuanto a que cs/os no se encuentran dehidamente organi:ados por series, nuncahan realizado transj'erencia a/arch/va centraivpara ci caso especifico de las Actas c/el (.'onsejo c/cl"acultacl. no se enduentras impresas ,v , firrnadas. El Secretc,rio General sc,licitO preparar memorandadomide se Ic recuerdan las implicaciones le gales y se Ic cisigne an plaza para so organizacion y en/re go.

3.3,3 El Secrctario General corn un/cO quc La OjIcina de Control In/erno Disciplinurio xc resiste a utiiizarci aplicativo. SegOn In c/irectora dehe tener c/acumen/or ILnicos. .s'oLic i/o prep/ar inemnorando queIc recucrde La ohligaciOn dc ac/op/ar ci s/sterna in/erno c/c comnunicaciones (Jic'iales.

A Las 11:05 horas cancluvO in reunion.

TAREAS PENDIENTES/COMPROMJSOS/pOLJTJC,4S

.

de ía tareaReuniOn internapara delerminar

necesidades rca/es de digita/izació

Kesponsable I Fec/ia de entregaGloria Inés Roman ,S'oto, .Ie/e Division de Personal /),ego Osoria Miércoles 15 de abril

.Iaram,lIo, Director Reg,stro y ('onirol Ac ad, I de 2009

Preprararv enviar comun,cacianes a Ia ('ar/os Al/onso Zuluaga Arango, Pre.'idenme C omile dv (k'sl,On I Miérc'oles 15 di'Facultad de EdU , rY" a Oficmna i/c I)ocumenial. I/er/ho /.ui'la /lronco Thomas, ,'ecreiar,a ( 'anile dvde 2009

JflQj'jQ (k's/mOn 1)oeumenial IControl Intel-

ine no D

t irmas

v2c- C)-,,f

CARLOS ALFO'.ISq ZULUA GA ARANGO BERTHA LUCIA ARANGO THOMASPresidente / /1 Secretaria

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(*: Universidad

-J)) Tecnológicade Pereira. .

112200-0126

SECRETARIA (;ENERAI.ACTA DL REUNION NI T MER() 02

COMITE DL (;ES1iox 1)OCLMENTAI,

1

Feclia: 22 de abni de 2009

IAIgar:Scci-ciaria (cucral

Flora (IC inicio: 10:0() horas Flora (IC luiializaeiOn: 10:32

Asisi.cnics: Carlos Alfonso Zuluaga Arango Sccrciario ( .cncraI PrcsidcnicSandra Yamilc Calvo Cataiio. l)ircctora Control Iiitcrno (E)I uz Aiigcla Marli, Loaiza. Rcprcsciitaiiic 01 -1611a dc Plaiicaciôn

Iiivjiados: Gloria lucs Rornati Soto. .Jck l)ivisiOii (IC Personal.Jcsus Ali101Ij() BCd()\a i'()SCiO. .\sistciitc 1 )ivisiOn (IC Pcisoiia]i)icgo ()sorio jaratiullo. Director dc Rcgistro y Control AcadniicoMaria Zuanv \argas Hciiao. '1C('1ii(() RCgistr() y (onti'oI .\Ca(IClilico

o1a11(1a Satizuld Saavedra. ICC!i1C() lCgiS1r() 'V Control (a(Ic1Tii('()

1\UsCiitC:

Diana Patricia Jura(]o RamIrcz. Jdc l)ivisiOn dc sisicinas

('c )r(Iilia(Iora; Bertha IUC1a Aruigo Ilioiiias. SC('rctaria

1)ESARR()LI0 DE LA R1A TNIQN

I. 'I'EMAS A 'I'RiVI'AR1.1 \criti(aciolI dcl (.1(1111111

• 1.2 ScgliiITiicIilo ah ada anicrior1.3 Proposic'ioiics V varioS

2. sE(;UIMIENTO A I ,AS TAREAS DLI, ACTA ANTERI( )R2.1 La I)ivisión (IC Personal present-0 ci tral)ajo (IC (ICI)Uracióll V orgaiiizaciOii (IC Historias

LaI)Oraies (IC acUcrd() (011 las circuiu'cs 01 (IC 2003 v 012 dc 2001 (Id AiiIii'o (;'iici-aIdc la NaciOn 3' scgun UllJlfl() ('ollCCpto emiudo (IC la Division (IC ClasilicaciOiil)cS(TipcIOli (IC CSIC IfliSiflo oI'gallislno 3' Sc (ICIUIICFOI1 C0111() docuniciiu s vitales de cstascric para ser digitalizados:

• Hoja (iC \i(Ia

• Documciiio (IC i(IeIaldad

• i)ocuincntos dc scguridad social• (crtihcidos (1C lOrmacoi I

• ,\i ItCCC(ICIIICS Ial)oralcs

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NIT: 891.480.035-9 - ApartadoAéreo: 097- Tel. Conmutador: (57) (6)313 7300- Fax: 321 3206- Portal web: www.utp.edu.co - Pereira(Risaralda) Colombia

S

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2Universidad

Tecnológica

de Pereira • '\i1tc•cC1cilEcs lcgaks

• Actos aclrnii iiStrati'()sIglialInellic sc dchnió quc Sc rcaiizará un iiuicSlrco dc la do OJIrI uili iOu o iuc sc rcpitc.

El Centro dc Rcgisiro v Control prcscntó l )iOPucsl;u (IC doctlinciltos vitalcs para (ligializa('iOul(iC Sc coticlu U olc lit siguicilic unancra:

• 1otogra flit• (0J)ia dc doct tinclito) de i(iClIli(Jad

• Copia dcl diplon ta dc bacitiller

• Ccrtiflcaclo dc utotas• '\cta d c suiStcuitacion dc Trabalo de ( utdo

Sc rcquirio a la 1)ivis1611 dc. Personal cvaiitar 1111 prolocolo para otuc ci (OlItitC lo cvaiuc.

La 1)irectora (Ic Control Jiitcruio Encagaola pregunto Si cstos (locunncntos acogcriaii losrcqucrimidntos dcl prograina Gohicrno ell

El Secretario General c ineuitO que deberI cxistur un velo l)roEcja la oloo'uunciilaeiOn que solocompete a eada nistitucion y a oada usuario.

La Coordinadora (Ic (estiOii (IC l)ocuincntos ('MflUiiicO a! (.oiiiitc ojuc cii ci ano 2009. JingoArmando Perez ( )rtegOn, luncionarlo dcl Area prcsciitO tin proyceto PARCFI (Ic a(-t I ' ll izacion (ICiequipo lector inIprcsor (IC (lodumcntaciOii imcrohlnmda quc 1 )crinitc a vcz sit a tra\)s (Ic!Co)Iflputa(lor v oie las redes iiilorináticas CxiStciitcs. hnalmcuitc Ia I ;ulivcrsi(Ia(I dio prioridad alcscauicr quc itoS ocupa cii La actualidad, pero igual cstc ano Sc volvcra a eou icursar ('oil Cl inisiiloproyccto.

Esta intormacion iinj>ulso al ('OliiitC lainbicii a pcuisar cii la (Iigiullizacioii, iiiiciahncuitc. de(lOciuluclitoS quc Liasta alioia no bait sido inicrolilniados.

. El Director de Registro y Control AcadCmico puso adeiiiás cii ('oliSideraciOn SU P1'0POSitO (IC(ligitalizar (IC mancra innc(hala los locuinciitos dclos csludiaiccs en cuai Ito se rccihiui o podcrrccibirios cii lorina elcetroinca.

La Coordinadora de GestiOn de l)oeumcntos pliuite() sit de (ligitalizar las coinuiucacioiiescxtcriias para agilizai- Ia gestioli olocuiinciital quc es tino de los ol)lctIvos lit adquisicioii dcl cscauicr ycii Cl quc La I Jnivcrsidad prescula nut airaso siguiilicaiivo Ireiiic a muu(lias ciitidadcs a invcl regional viiacioiial.

El Sccictario Gciicral opiiiO quc ci cjercicio quc So.gurainciitc SC rcalicc coui Rcgistro v ControlAea(léinico Sci'a hiiidaniciital para toiiiar csta dccisioit.

A ]as 10:32 Sc tcrnui to la rcuinOui.

Acreditada Institucionatmente de Alta Calidad por el Ministerio de Educación NacionalCertificada por Bureau Veritas en Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 - Gestión Püblica NTC GP 1000:2009

NIT: 891.480.035-9 - ApartadoAéreo: 097-Tel. Conmutador: (57)(6) 313 7300- Fax: 321 3206-Portal web: www.utp.edu.co - Pereira (Risaralda) Colombia

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3S

UniversidadTecnológica\'J de Pereira

TARES PENDIENTES / C( )MPR( )MIS( )S / P( )IJTICAS

Dcscripcion (IC La larca RcspoiisablcPreseniar protocol() (IC Gloria Iiiés Roman Solo. ,JcIdocumentacion quc Sc 1)ivisi6n dc Personal(Iigitalizará Cli ca(Ia (aSo I)aailiStoriaS Laboraics

IucIia dc cii

20 dc mao dc 2009

L

Firinas

CARLOS ALF'O S ) ZI LI AGA ARAN(;(Presidetite

I

BERl'i IA LI -CIA ARANG() Fl IOMAS

Secretaria

Acreditada Institucionalmente de Alta Calidad por el Ministerio de Educación NacionalCertificada por Bureau Veritas en Gestión de La Calidad ISO 9001:2008 - Gestión Püblica NTC GP 1000:2009

NIT: 891.480.035-9 - Apartado Aéreo: 097 - Tel. Conmutador: (57)(6) 313 7300 - Fax: 321 3206- Portal web: www.utp.edu.co - Pereira(Risaralda) Colombia

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1

universidad

Tecnológicade Pereira

SECRE'I'\RIA (1NE RAt,i('lA 1)1 RE1 NION NT MER() 03

(.'( )\1f 111 DII (;ESFRN 1)OCI MENli\l

112200-0326

Fcclia: 10 dejunio dc 2009

Lugar: SIa del Coilsc)o Siiperior

I Ioia (IC iiiicio: 10: 26 Iiors I bra (IC fit ali,'aci'>n: II: 1 1.

Asistcntcs: Carlos Allonso Zulnaga Arango. Sccrciario General Prcsidcuic

Sandra Yainile Calvo Caiaño. Rcprcsciitanic (.oiitrol Ilitcriioi)iaiia Patricia Jurado Raniirct. ick: l)ivisiOn de sisliims

Invitados: Gloria h s Roman So'o. IcIc 1)ivisiôn de Pcrsoual

,Jcsis ;\llioIuo Bcdoa Rosero. Asisicilk' Division (IC Fcrsonall)icg) ( )sono jaraniillo. I)i'tor de Icgisti-o y Control .d1nicoMaria /u;uiv \ rgas IIcnao. 1'.ciiico Rcgistro v (.')ntrol ;a(I6nicoIiiia Maria Salazar \'alclIcia. Asisleiit.c Rcgisiro v ( iiirol j\idciiiico

'\uscutc:

Luz Angela \Iartu I oaiza. Rcprcsentautc Oliriiia (IC III1cu161

(oordivadora:

Bertha Lucia Arai go thomas, SI'Cana

1)IISARROIi0 1)11 I Rilt NJON

1. TFIMAS A TRATAR

1.1 \erihcaciOm i dcl i orw ii1.2 Seguimiemito a! ada amltcrtor

I .1 Programna dc ('omTlumu('acloIlcs 110 radicahlcs1.4 Proposiciom ICS V varios

2. SE(il IMIENTO A LAS TARLAS l)E1, ACTA ANTERIOR

I Division du l'm'sonal I ('S(.'llt') pr0I0('Oh) I)ard ol'ga1lizRt( )l I I (Ilgitaliadliul (IC

I listorias Lalxralcs v, atendicudo la iistrucciôii de Iack' dc Ia 1)ivisi611 (IC SISICIUaS,(IC (111C SC Irala IC 1111 proccduniciiio Cii ci ('(lab (1CaIarcder;i1l los cxpcd entes IlsicosSC delnucron ('0mm I tIpOS esemlciaics:

I L& )gralla

S

I'on nato L lIiC() (IC 1Ioa (IC Vida

Acreditada Institucionalmente de Alta Calidad por el Ministerio de Educación NacionalCertificada por Bureau Veritas en Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 - Gestión Piiblica NTC GP 1000:2009

NIT: 891.480.035-9 - ApartadoAéreo: 097-Tel. Conmutador: (57)(6) 313 7300- Fax: 321 3206- Portal web: www.utp.edu.co - Pereira (Risaralda) Colombia

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2UniversidadTecnológica

\z*;'J de Pereira• I' tOCJia (it'! (locH ici 110 (IC idci lt.ida(i

• 1 .lin'cta ITlililar

• Rcgistro ('lvi!

• l'on 111 iiario lii nco (IC Biclics y Rciit.as

• l'O!iYa (IC ('(1111 j)iililiCilt()

• litulos acadciTuc)s

• (Crtiiea(Ios acat !ClHiC( )' (.'XICU1 lOS

• Iarjcta po lt.'sioiial

• (.crtiiicado (IC II ialriinonio o SI )cicdad Clii iviigai• Rcgistr() ('iVi! (IC I)I}0s

• RcsoiuciOii (IC 1101 nhrai old ho

• i\cla. <Ic P0SCSi6II

• Iras!a(J()s

• :\.hhaciol 1 a siiut10

• \ fiiiacioi I a pciisioi I

• z'\hhacioii a i'icsgos proicsioiialcs

• .iiiaciiii a las ('csallilas

* /\!iiiariOu a (aja (IC (ij>cilsaci(Hl

Sc cstab!ccio quc ci aplicativo prcsei iE;u'á ito vinculo ('Oil ci "I Eiiina 10" qiIc Cs ci l)iiama qucperiinjlc aCliialifldIILC a(liIIiliislrar las i Io\C(la(ks (IC los cuipicadis.

DF,SARROLL0 1)l' LA R1'I 'N1.)N

1.2 l.a JCIC (iC la 1)i iSiOli (IC Sisiclilils coifluiijrO a! ('OlIlitC ( Uc va CSIá CII ho ICioilaIiljCillO ci iiioduIo(IC control (IC cohn iucacoi Ics iio i'adicahlcs dcl apficalivo (IC 1CSEiOil (k)CUiilCilIal C iidag sohrc Iallcccsi(Iad (IC radicai' la (1( n'uiiiciitaciOii pciS011aI (IC II idos los illlcgi'al tICS (IC Ia <' unut udadiii iivcrsilaria.

La ('OOr(Iihladora (IC GcsljOit dc Documclllos (lijo (IC Sc u'ataha (IC unit iuc(lida (IC sctiiridad va (ucla mayoria (IC las ocasiolics cs univ dihcil cstal IICCCF (jO y C' iiuipctc a la I ihI\CNid;Id V itI dCsdinpcño (IClos 111tctraii1cs V (jtlC 110,

F] Sccrctario (;ciicrai dijo qUC deberlt cstal )1CCCUSc on illStrllclio ira Ia rcccpciol I Cii ('S0 dc quc Ia(IOCUflldiitacR'HI perso.i ial sCa ahicrta 1)01' Ci'I'Ol' (lath la iicccsidad dc dcpuraciOn quc CII cstc ('aso (icbCCXIS Iii'.

lgi.iahuciiic dchcra mc(lialiic ci misolo iistriwlno rciiIlll(iar crvwio (IC ('('('C 1)11011 iiistilueioiial CIIGal)() (IC 110 accptar las ('OhidiCiOliCS nucialcs.

1.3 Lii pr)pOSiciOlICS V Varios iii co o'diiad wa dc (;csoo (IC (IOCIIIIICIIIOS plaihIC() la cxigdllcia (IC laaScgura(l01'a lllSiltll('iohial (IC los C( I U]p()S , (IC tlespacliar ('olisigi Iahi(lo ci valor rca! 'Ic I>s nusinos CII Ia

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BI- , ffil IA LUCIA ARAN(,O 'II JOMAS

Sccrclarua

Universidad)) Tecnológica

Cs dCCfl' traslada la rcspollsal)iIida(1 iluicial ;I traiIsj)orIa(l( ira uiI(TCiflCIIta(10ostciusibknicntc los ('051.05 pant la I iiivcrsi(lad.

El SCcrCIariO (ciuural opullo quc ik'hcraiu aclararsc Las (liudas al TcpccIo (Oil lo rcspccl IVOS

corrCdorcs dc seguri s dc Ia I i iivcrsidad y dc la ciuipicsa (IC con -cos iara IcliniUti la CJR)i1sahiIi(1ad(IC (ada 11110.

A las 11:14 sc t.cimiiiO la rCuiiiOIu.

l'ARI'..\.S PENDIENI'ES / (.( )vIPROV1IS( )S / P( )Ii1'I('.\S

l)cscripciôii dc Ia tarca Rcspoiusahlc Fcrlua dc ciflrcgaPreparar iilSt.flI(tiVO (k: Rcrtlia Lucia Anuigo liii iirua,(I.ocurnCiltacic')u ( 1IIC .rccil)ira Coordilua(Iora dc Gcsliôil (ICtralanuicilli) (IC No Radicahic, l)ocumcntos I (IC uiuic i 200( )rguuizai- FCUIII(')il ()ii lcrtIia Lucia Aratigo 'I'hoillas.

rcspollSal)lcs (IC SCUFOS IIC (ooiiliuiadora de Gcslióiu (It'C( l UipOS iuiStitUcioiis (AI (aS() I)octiuici lbS Julio (IC 2009(LU trasIa(lo.

Firiiias

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UniversidadTecnológicade Pereira

SECRETARIA GENERAL

ACTA 1)E REUNION NIJMER() 03COMITE DE (;ESTION DOCUMENTAL

112200-0326

Fecha: 3 de julio de 2009

Lugar: Sala dcl Coiiscjo Superior

Hora de inicio: 2: 30 horas Hora (IC hnalización: 2:56

Asistentes: Carlos Alfonso Zuluaga Arango. Secretario General PresidenteSandra Yamile Calvo Cataño. Representante Control IiitcriioDiana Patricia Jurado Ramirez. Jek DivisiOn de sistcniasIngeniero José Andrés Serna. 1)esarrollador 1)ivisi6n (IC sisicinas

Ausente Luz Angela MarIn Loaiza. Represeiitantc Oficina (IC Plancación

Coordinadora: Bertha Lucia Arango Thomas. Secretaria

DESARROLLO DE LA REUNION

1. TEMAS A TRATAR1.1 Verificación del quorum1.2 Radicación de Resoluciones en la IJniversi(lad leciiologica de Pereira1.3 Proposicioiies y varios

1.2 Lajefe de la Division de Sistemas dio a conoccr al cornité La medida planteada p' ingclucr()desarrollador del aplicativo de Disposiciones Legales en la IJniversidad José Andrés Serna, sobreutilización de un nOmero tinico para todas las Resoluciones, por citar solo la serie inicial.

El ingeniero José Andrés Serna amplió la inlormación y dijo quc se trataba de Un inecanismo queI)ermitlrla a todas lass areas institucionales que generen Resoluciones, poder acceder a un nOmeroconsccutivo en forma inme(liata sin tener que generar subdivisiones segUn la autoridad en cada caso.

El Secretario General dio a conocer los inconvenientes de la medida al refundir las Resoluciones (leRectoria y del Consejo Superior en medic, (IC un gran cOrnulo que generan por cjempl() losorclenadorcs del gasto para efectos de uii pago.

1a coordniadora de GestiOn de Documentos recordó quc las Resoluciones (IC Rectorla y (IC otrosOrganos de decision Son de carácter histOrico y será dilIcil luego seleccionarlas cntrc los ProYectos

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cspeciales cuyo et'ecto adrniiiistrativo voice a los 5 años prcvio proccdimicnto de conservacionalterno.

El cornité en pleiio aceptó la medida (IC scparar los conseculivos de resolución segiii el Area que Lagencrc.

A las 02:56 se terrninó la reuniOn.

Firmas

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CARLOS ALF( ) ZULUAGA ARANG()

BERTHA LIJCIA ARANGO THOMASPresidente / / Secretaria

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