SCCE Higher Education Compliance Conference

1

10 Things to Know About

Conflicts of Interest (COI) & Gifts to Hi‐Ed Officials & Employees

Ericka F. Kranitz, CPA

Darrin Lim, J.D.

Tina R. Tyson, J.D. 

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 1

Introductions

COI & Gift Fundamentals

COI & Gift Best Practices

Key Takeaways 

Questions 

Agenda

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 2

SCCE Higher Education Compliance Conference

2

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 3

Introductions

Darrin LimPartner

Nielsen Merksamer LLP

Tina R. TysonChief Ethics and 

Compliance Officer Duke University

Ericka F. KranitzDirector,

Compliance Monitoring Duke University

Discuss the risks relating to:

Conflicts of interest and gifts

Highlight key issues

Provide examples of best practices relating to policies, processes and clear communications.

Countdown the “Top 10” list 

Key Takeaways

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 4

SCCE Higher Education Compliance Conference

3

Fact vs. Appearance

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 5

10

Fact vs. Appearance

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 6

10

University President

Interested Person

SCCE Higher Education Compliance Conference

4

Fact vs. Appearance

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 7

10

University President

Interested Person

Fact vs. Appearance

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 8

10

University President

Interested Person

SCCE Higher Education Compliance Conference

5

Fact vs. Appearance

•A situation 

•In which a person is in a position to derive personalbenefit

•From actions or decisions made in their official capacity.

Conflict Defined

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 9

10

Fact vs. Appearance

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 10

10

CompanyFoundation

UniversityGrant

SCCE Higher Education Compliance Conference

6

Fact vs. Appearance

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 11

10

CompanyFoundation

Business(Vendor Contract)

UniversityGrant

CompanyUniversity

Know Your Risk

•Critical for individuals to disclose conflicts

•Personal and institutional

Unaware of Conflict

•Not per donor’s intention

•Return of fundsImproper Use

•Institution: Reputational and financial

•Donor: Reputational and complianceRisks

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 12

9

SCCE Higher Education Compliance Conference

7

Know Your Risk

De‐centralized environment ‐ common in Higher Ed

Communication and central oversight key

Ensure best interest for donor and university

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 13

9

Know Your Risk

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 14

9

Company

University College A ‐ $

University College B ‐ $

University as whole ‐ $$$

SCCE Higher Education Compliance Conference

8

Know Your Risk

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 15

9

Debarment

Disqualification

Fines

Reputational Harm

company

Provide Clear Direction

•Code of Conduct

•Action of senior leaders, managers

Tone at the top

•COI – Federal and Institutional

•Gifts – Acceptance by institution and employees accepting gifts

Policies

•Individual, Institutional, AdministrativeOversight 

Committees

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 16

8

SCCE Higher Education Compliance Conference

9

Provide Clear Direction

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 17

8

Provide Clear Direction

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 18

8

SCCE Higher Education Compliance Conference

10

Disclosure Requirements

•Board 

•Senior leaders

•Faculty

•Others in research

•Other key employees

Annual disclosure process includes: 

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 19

7

Disclosure Requirements

Donors – understand certification requirements

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 20

7

Know what you’re signing!

SCCE Higher Education Compliance Conference

11

Manage Conflicts

Implement management plans as needed

Monitor adherence to plan based on risk

Responsible individuals ‐ aware of conflicts and how managed

All levels responsible to bring to attention

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 21

6

Communicate and Educate

Training

Overall awareness 

Newsletters, emails

Meetings

Other forums

Communicate at relevant times (e.g. holidays)

Update materials regularly

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 22

5

SCCE Higher Education Compliance Conference

12

Communicate and Educate

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 23

5

Communicate and Educate

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 24

5

SCCE Higher Education Compliance Conference

13

Oversight Office

Chief Ethics and Compliance Officer 

Consistent application of institutional policy

Clear and consistent response

Guidance ‐ COI committees, administrative offices

Beneficial from donor’s perspective

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 25

4

COI – Donor’s Perspective

Process and procedures essential 

Centralized review of activity

Designated lead

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 26

3

SCCE Higher Education Compliance Conference

14

COI – Donor’s Perspective

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 27

3

COI – Donor’s Perspective

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 28

3

SCCE Higher Education Compliance Conference

15

COI – Institution’s Perspective

Provide clear and consistent direction

Identify and manage conflicts

Regularly communicate and create awareness

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 29

2

Finally…

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 30

SCCE Higher Education Compliance Conference

16

#1  – Be Proactive

Ask questions – if any doubt

Easier to address beforehand than to clear up afterwards

Seek clarification and direction

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 31

Questions?

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 32

SCCE Higher Education Compliance Conference

17

Duke University:

Ericka F. Kranitz, CPA

Ericka.kranitz@duke.edu

Tina R. Tyson, J.D.

Tina.tyson@duke.edu

Nielsen Merksamer LLP:

Darrin Lim, J.D.

Dlim@nmgovlaw.com

Contact Information

SCCE Conference ‐ June 2, 2015 33