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ContenidoContenido............................................................................................................ 1 INTRODUCCION...................................................................................................2 OBJETIVOS........................................................................................................... 5 INTRODUCCION SAGE GROUP.............................................................................6 SAGE GROUP A NIVEL MUNDIAL..........................................................................7 HISTORIA Y EVOLUCIN .....................................................................................8 COMPONENTES................................................................................................... 9 PRODUCTOS Y SERVICIOS ................................................................................12 DESCRIPCIN GENERAL DE SOLUCIN .............................................................13 DESARROLLO DE COMPONENTES Y MDULOS .................................................17 SAGE ACCPAC EN MEXICO Y LATINOAMERICA..................................................18 EMPRESAS HABLAN DEL XITO AL USAR SAGE ACCPAC ERP............................20 DESCRIPCION DE MODULOS DE SAGE ACCPAC ERP..........................................22 COMO ELEGIR UN ERP.......................................................................................40 CONCLUSION.....................................................................................................49 BIBLIOGRAFIA....................................................................................................50

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INTRODUCCION ERP (Enterprise Resource Planning). Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP) son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una nica aplicacin. Estas partes son de diferente uso, ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos, GIS (sistemas de informacin geogrfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nominas, etc. Se puede definir ERP como la integracin de todas estas partes. Un ERP integra todo lo necesario para que funcionen los procesos de negocio de una empresa. Un ERP indica la necesidad de Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo. Objetivos principales de los sistemas ERP: Optimizacin de los procesos empresariales. Tener acceso a la informacin de forma confiable, precisa y oportuna. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias o redundantes. Minimizacin de los tiempos y los costos de los procesos.

Un ERP tiene como propsito fundamental apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin. Las caractersticas que distingue a un ERP de otro software empresarial, es que deben ser sistemas integrales, modulares y adaptables. Integrales, debido a que permiten controlar los diferentes procesos de la organizacin comprendiendo que los departamentos de una empresa se relacionan entre s, en otras palabras el resultado de un proceso es la partida de inicio del siguiente. A continuacin el siguiente escenario se plantea de la siguiente forma: Cuando un cliente haga un pedido se requiere crear una orden de venta que desencadena el proceso de produccin, control de inventarios, planificacin de distribucin del producto, cobros y sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no posee un ERP necesitara tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece la contaminacin de informacin (errores de captura de datos) creando un escenario favorable de mala informacin. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo dems, por lo que la informacin no se manipula y se encuentra protegida. 2

Modulares, debido a cada departamento dentro de la empresa se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos la funcionalidad del ERP se encuentra divida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, finanzas, control de almacn, recursos humanos etc. Adaptables, un ERP esta creado para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o parmetros de los procesos de acuerdo con las salidas que necesiten cada uno. Por ejemplo para el control de inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa no. Los ERP ms avanzados incorporan herramientas de programacin de 4 generacin para el desarrollo rpido de nuevos procesos. Los parmetros son el valor aadido fundamental que se debe hacer con cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de la empresa. Otras caractersticas de los sistemas ERP son: Base de datos centralizada. Los componentes interactan entres si- consolidando todas las operaciones. Los datos se ingresan una vez y deben ser completos, consistentes y comunes. A veces se tiene que modificar algunos de los procesos que posee la empresa para alinearlos con los del sistema ERP. Esto se conoce como Reingeniera de Procesos, aunque no siempre es necesario.

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Un trabajo bien realizado, una correcta metodologa dentro de las empresas son aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de implementacin de un sistema ERP e inclusive cuando el sistema entra en funcin. Se recomienda que antes, durante y despus se lleve a cabo lo siguiente: Definicin de resultados a obtener con la implantacin de un ERP. Definicin del modelo de negocio. Definicin del modelo de gestin. Definicin de la estrategia de implementacin. Evaluacin de software complementario al producto ERP. Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas. Anlisis del cambio organizativo. Implementacin del sistema. Controles de calidad. Auditora del entorno tcnico y de desarrollo. Benchmarking de la implementacin.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

- Describir el modelo de solucin que da Sage Group a nivel mundial. -Explorar Sage Group como un proveedor lder de software de gestin empresarial y servicios a millones de clientes en todo el mundo.

OBJETIVO ESPECIFICOS

-Conocer el enfoque industrial de Sage Group para sus operaciones a gran escala -Describir y Observar como los diferente productos que ofrece Sage Group y como se divide por categora. -Conocer a fondo la proyeccin de los productos de Sage Group y su aceptacin en sus clientes -Observar y detallar la manera de Sage Group de dar soporte de sus productos a sus clientes para cada pas.

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INTRODUCCION SAGE GROUP

Sage Group es un proveedor lder de software de gestin empresarial y servicios a ms de 6 millones de clientes en todo el mundo. Desde las pequeas start-ups de las organizaciones ms grandes, que hacen ms fcil para las empresas para gestionar sus procesos de negocio. Sage Group ofrece software de negocios, servicios y apoyo a las empresas pequeas y medianas empresas. Mientras que el patrimonio est en el mercado de pequeas empresas que tambin tienen la experiencia y conocimientos para satisfacer las necesidades de determinados sectores y organizaciones ms grandes. Los objetivos de Sage Group son: Ser un proveedor lder de software de gestin empresarial y soluciones para la SMEs (Society of Manufacturing Engineers) en los mercados clave del mundo. Continuar con la creacin de productos y servicios que ofrecen el ajuste ms convincente con el pas de los clientes y la industria. Poseer a los clientes ms satisfechos y activos en nuestra industria. Fomentar un negocio dinmico, vigoroso e innovador para nuestro fuerte crecimiento. Ser el empleador ms admirable en nuestro mercado.

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SAGE GROUP A NIVEL MUNDIAL

Datos y cifras -Compaa global con ms de 6,2 millones de clientes en todo el mundo de las PYME. -Ms de 13.100 empleados -Ms de 35.000 servicios de atencin al cliente llamadas diarias. -Red mundial de 27.000 socios distribuidores y 40.000 contadores -1,8 millones de contratos de servicios de apoyo, de estos, 1,2 millones de ofrecer una combinacin de soporte / mantenimiento y otros servicios. -Altamente generadora de efectivo de negocios que siempre ha emitido fuertes mrgenes operativos.

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HISTORIA Y EVOLUCIN Sage Group es de origen Britnico especficamente del norte de Inglaterra con 30 aos en el mercado y presencia en Estados Unidos, Canad, frica, Europa, Rusia, Sudamrica, Australia y Asa, entre otros. 1981 fundada en North East England 1989 entrada al London Stock Exhange 1999 posicionamiento en el ndice FTSE 100 en la bolsa de valores 2004 Adquisicin de Accpac . Sage Group maneja los procesos de desarrollo, distribucin y soporte de software de gestin empresarial y de productos y servicios relacionados para las medianas y pequeas empresas. Su fuerte est en el mercado de pequeas empresas, y cuenta con la experiencia y conocimientos para satisfacer las necesidades de determinados sectores y organizaciones ms grandes. Es un proveedor lder de software de gestin empresarial y servicios que tiene 5,8 millones de clientes en todo el mundo, ms de 14.500 empleados y ms de 25 aos de experiencia trabajando con pequeas y medianas empresas. El alcance global con que han proyectado su xito es en comprender y satisfacer las necesidades de los clientes en sus mercados locales, ha hecho que la mayora de sus productos y servicios sean desarrollados y apoyados a nivel local. La compaa fue fundada por David Goldman, junto con Paul Muller y Graham Wylie en 1981 en Newcastle, empezaron estimando y desarrollando el software de contabilidad para pequeas empresas. Mientras estudiaba en la Universidad de Newcastle, Graham Wylie tom un trabajo de verano en una empresa de contabilidad financiado por un subsidio del gobierno para crear software para registros contables que ayudaran al mantenimiento de registros. Esto se convirti en la base de Sage Line 50. Luego, fue contratado por David Goldman el presidente de Grficos Campbell, para crear un software para su empresa de impresin y, grficos. Campbell, Graham utiliz el mismo software de contabilidad para producir la primera versin de Sage Group Cuentas. David Goldman qued tan impresionado que contrat a Graham y al acadmico Paul Muller para formar Sage, primero vendiendo a empresas de impresin, pero luego al resto del mercado a travs de una red de revendedores. En 1984, la compaa lanz Sage Software, un producto para el procesador de texto PCW, que utilizaba el sistema operativo CP/M. Sage software aument las ventas ese ao de 30 copias por mes a 300. Actualmente Sage Group ha expandido su empresa mundialmente, y ha adquirido dentro de los pases empresas que aportan a los desarrollos. En el transcurrir de los 8

aos ha ganado muchos premios que reconocen la calidad de los productos y servicios ofrecidos. COMPONENTES Libro Mayor Libro Mayor es el ncleo del sistema contable. Su flexibilidad cubre las necesidades de organizaciones de todo tipo y tamao. Brinda soporte para creacin de presupuestos y procesamiento y permite personalizacin para satisfacer utilizando las herramientas incorporadas al sistema que incluyen: Un generador de reportes financieros que brinda una imagen temporal de las actividades fiscales de la empresa. Se integra completamente con los otros mdulos de SAGE ACCPAC. rdenes de Venta (Order Entry) Cumple con todos los requisitos de ingreso de rdenes, facturacin y seguimiento. Permite ingresar rdenes, ventas y devoluciones, imprimir facturas, notas de crdito, confirmaciones de rdenes, comprobantes de seleccin y etiquetas de envo, realizar el seguimiento de los detalles de transaccin y de la informacin de ventas en pantalla y en los reportes impresos. El ingreso de rdenes est completamente integrado con los mdulos de Control de Inventario y Cuentas por Cobrar, para conocer los niveles de inventario y el estado de las cuentas de clientes en todo momento. rdenes de compra Ofrece soporte para el manejo flexible de costos y facilita la auditoria de los reportes de auditora de Cuentas por Pagar. Permite la creacin automtica de rdenes de compra y posee funciones de personalizacin que adaptan las rdenes de Compra a las necesidades concretas de la empresa. Soporta el procesamiento de transacciones y ofrece 2 mtodos de costeo para el costo predeterminado del artculo (Costo del Proveedor y ltimo Costo Unitario). Est integrado con los mdulos Control de Inventario y Cuentas por Pagar. Cuentas por Cobrar Permite administrar los clientes y mejorar las relaciones con ellos siguiendo de cerca la informacin de ventas importante y los saldos pendientes. Cuenta con la funcin de cuentas nacionales de Cuentas por Cobrar para agrupar a los clientes cuyas facturas se pagan desde solo una oficina. Facilita aplicar efectivo a las facturas pendientes y crear cargos recurrentes para la rpida facturacin de los cargos mensuales. Est totalmente integrado con Servicios Bancarios para una Conciliacin Bancaria completa. Puede ser utilizada por s sola o como parte de un sistema integrado con otros productos contables de ACCPAC.

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Cuentas por Pagar Ofrece funciones contables que permiten hacer ms eficiente el proceso de flujo de efectivo y ayudan a ahorrar dinero. La biblioteca de funciones de contabilidad y elaboracin de reportes del mdulo, facilita el registro rpido de facturas de proveedores, los desembolsos de efectivo flexibles y la conciliacin total de cheques. Es una herramienta global de administracin de finanzas y permite priorizar pagos, negociar trminos, reducir las cuentas incobrables y mantener informacin correspondiente al CPRS, Sistema de Reportes de Pagos de Contratos. Control de Inventarios (Control Inventory) Facilita la administracin completa de inventario. Es un sistema de administracin de inventario de ubicaciones mltiples que realiza el seguimiento de los niveles de inventario y procesa los ajustes, las devoluciones, los envos y los ingresos de inventario. Incluye amplias funciones de consulta en pantalla y de generacin de reportes para ofrecer informacin detallada y actual para una eficiente administracin de inventario, independientemente del volumen de actividades comerciales: cantidades, precios, movimientos de artculos e historial de ventas. Administrador del Sistema (System Manager) Es el mdulo central del sistema contable. Controla el acceso a la informacin y a las aplicaciones contables del ERP. Es el core partir del cual operan todas las dems aplicaciones. Afecta la mayora de las acciones realizadas, desde establecer la seguridad de acceso hasta buscar un registro dentro de un archivo. Contiene herramientas que aseguran la integridad de datos y la terminacin correcta de los procesos. Cuenta con soporte para mltiples monedas y empresas, y provee utilidades para reportes personalizados. Las funciones del mdulo estn divididas entre Servicios Administrativos y Servicios Comunes. Permite manejar la seguridad, verificar la integridad de los datos y activar aplicaciones. Por otro lado, Servicios Comunes contiene funciones utilizadas por todas las aplicaciones, como las utilidades de reportes y otras herramientas que permiten a los usuarios optimizar su trabajo. Sage Accpac CRM Es un conjunto de aplicaciones inalmbricas basadas en el Internet que brinda acceso a la empresa a informacin de importancia sobre clientes y socios. Diseada con el principio de brindar asistencia a la administracin de clientes y socios, la arquitectura de Internet integrada proporciona acceso en cualquier momento y en cualquier lugar a travs de un navegador Web o un telfono WAP (Wireless Application Protocol). Ofrece una solucin completa para la administracin de relaciones de e -clientes, para responder las incgnitas que afectan a los equipos de ventas, marketing y atencin al cliente. Se integra totalmente con la solucin contable ACCPAC Advantage Series y ofrece la funcionalidad necesaria para la automatizacin eficaz del equipo de ventas, 10

marketing, atencin al cliente. Caractersticas: -Automatizacin de la fuerza de ventas Automatizacin de mercadeo. -Automatizacin de Servicio al Cliente Administracin de Contactos. -Administracin de Programas y Tareas Integracin Contable. -Funciones Administrativas. Manejo de Almacn (WMS) Warehouse Management System (WMS) aprovecha las tecnologas de radiofrecuencias y de cdigos de barra para entregar un sistema de administracin de almacenes totalmente integrado con las soluciones de contabilidad y operaciones ACCPAC Advantage Series y ACCPAC Pro Series. Automatiza el proceso de preparacin de pedidos mediante el uso de dispositivos de radiofrecuencias (RF), para manejar el movimiento tanto del personal del almacn como del inventario y permitir que mltiples pedidos sean preparados en paralelo. Aumenta la eficiencia de manejo del almacn y del inventario, lo que permite monitorear mejor el movimiento de inventarios y as eliminar excesos. Este sistema est diseado para optimizar las actividades diarias de un almacn mientras reduce los costos de mantenimiento y de inventario, e integra los procesos de compra y realizacin de pedidos. Puede reducir el tiempo de entrada hasta en un 50 %, mejorar a casi 100% la precisin de rdenes y su despacho, y dirigir eficientemente el almacenamiento del inventario creando un almacn que funciona prcticamente sin el uso de papel. A travs de las soluciones de contabilidad y operaciones de ACCPAC, WMS puede ser integrado con ACCPAC eTransact(TM), una solucin que crea y administra tiendas Web y que apoya operaciones comerciales "business-to-consumers" y "business-tobusiness". Al integrar la tienda Web con el almacn, se provee una solucin automatizada de proceso y despacho de pedidos Web. Soluciones Locales Legislacin y reglamentos en torno a las empresas y la forma de gestionar cuestiones como la contabilidad, nmina y recursos humanos difieren de pas a pas. Algunos de los competidores desarrollan sus productos en un pas y, a continuacin los traducen para otros mercados. Sage Group cree que se puede hacer mejor, algo en lo que se basa el xito en cada una de las principales regiones del mundo. En Sage Group la mayora de los productos se desarrollan a nivel local por los expertos en el pas, prueba a nivel local, que se vende localmente y lo que es ms importante, con el apoyo local. Esto significa que si usted compra un producto espaol Sage, usted habla con una base local de apoyo tcnico de expertos espaoles que entiende el producto, la legislacin local y otras cuestiones relativas al mercado local que le afectan a usted. A travs del dilogo regular que Sage Group tiene con los clientes, se es capaz de desarrollar y mejorar continuamente los productos y servicios basados en lo que los clientes quieren. 11

Soluciones Internacionales En un mercado cada vez ms globalizado muchas empresas estn desarrollando una presencia internacional. Por lo tanto, necesitan soluciones lo suficientemente slidas como para hacer frente a las mltiples leyes gubernamentales, mltiples monedas, mltiples idiomas y mltiples opciones de plataforma que pueden ofrecer la integracin, personalizacin y mucho ms. Como un negocio global se entienden estos retos y se han desarrollado planificacin de recursos empresariales (ERP) y Customer Relationship Management (CRM), soluciones que responden a las exigencias internacionales que las empresas generan.

PRODUCTOS Y SERVICIOS Sage Group se centra en ofrecer las soluciones pertinentes que faciliten a los clientes a gestionar sus procesos de negocio y ayudarles a alcanzar sus objetivos. Tradicionalmente, Sage Group ha sido asociado con el software de contabilidad, pero en los ltimos veinte aos se ha tomado esta experiencia y conocimiento y se aplica a otras reas y ahora se tiene una amplia gama de soluciones para ayudar a las empresas. Se tom un enfoque pragmtico a la tecnologa, para aprovechar el beneficio que aporta a los clientes. Como resultado, ofrece una variedad de soluciones flexibles, escalables e integradas para los clientes que pueden elegir Sage Group para manejar un solo aspecto de su negocio de software, o con todos ellos si asi lo prefieren. Hoy en da los productos se clasifican en los siguientes grupos: Contabilidad, Nmina Customer Relationship Management (CRM), Previsin financiera, Procesamiento de pagos, Empleo de costos, Recursos Humanos, Inteligencia de negocios, Fiscalidad y otros productos para los contables, Gestin de la documentacin Plataformas, de desarrollo, E-business, Planificacin de recursos empresariales (ERP). Adems de esta amplia gama de soluciones hay que reconocer tambin que las empresas en diferentes industrias tienen diferentes necesidades. De acuerdo con el enfoque de Sage Group de permanecer cerca de los clientes y entregar las soluciones, muchas de las empresas que operan, junto a la comunidad mundial de desarrolladores de software, han desarrollado soluciones para industrias especficas. Esto permite a los clientes obtener el mximo rendimiento de su inversin con Sage Group.

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DESCRIPCIN GENERAL DE SOLUCIN Sage es un proveedor de software enfocado a la contabilidad, gestin de relaciones con los clientes y de gestin empresarial. Su servicio se orienta sobre todo a las pequeas y medianas empresas, siendo su principal atraccin, la utilizacin de servicios Web como plataforma para el despliegue de aplicaciones de negocios. Hay tres lneas de producto principales: Sage Accpac ERP, basada en Windows, disponible con una variedad de backends de base de datos. Puede ejecutarse en un entorno Windows o Linux y tiene la opcin de ser adaptada por Sage. Es multi-usuario, multi- moneda y multiidioma. Est disponible en variedades de chino, francs y otros, as como ingls.

Sage Pro ERP, Pro es un sistema flexible, adaptable y personalizable.

lo

que representa software

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Pro Series, desarrollado con Microsoft Visual FoxPro, con una disposicin de MS SQL Server de servidor. Este producto est disponible con el cdigo fuente para permitir la modificacin por el usuario.

Sage Visin de negocio, una entrada a nivel de sistema de contabilidad vendido principalmente en Canad y frica. Las tres lneas son definidas y construidas a partir de la misma tecnologa abierta y de mltiples aplicaciones paralelas. El sistema de administracin de negocios es completamente adaptable a las necesidades de la empresa. Puede incluirse un plan de proteccin de las inversiones que permite realizar actualizaciones de una serie hacia la siguiente a medida que crecen los requerimientos del negocio facilitando la migracin de datos sin interrupciones y sin necesidad de invertir en costos de capacitacin otra vez.

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SAGE ACCPAC ERP

Sage Accpac Extended Enterprise Suite en Renta. Es la Solucin ideal para las compaas que buscan tomar el control de su negocio con baja inversin mientras continan dando un excelente servicio a sus clientes. No incurre en altos costos inciales, no requiere inversin en infraestructura tecnolgica. Acceso inmediato desde cualquier parte y en cualquier momento va Internet. Sistema amigable, fcil de implantar y adaptar a su empresa (mas de 150 empresas usndolo en Mxico y Latinoamrica) Rpida implantacin (16 idiomas,150 pases, mas de 40,000 clientes) Orientada al mercado de empresas medianas satisface sus necesidades actuales y crece ilimitadamente. y pequeas,

Con ms de 10 aos en el mercado mundial, hemos perfeccionado nuestra oferta, y sabemos lo que las medianas y pequeas empresas necesitan de una solucin en renta. Pocos proveedores le pueden ofrecer la facilidad de pasar sin mayor problema de una solucin en renta a su propia instalacin. Y ninguna solucin a nivel mundial ha sido tan premiada por combinar tecnologa, costos y facilidad de uso. Sage Accpac Extended Enterprise Suite en Renta es una poderosa aplicacin que le brinda informacin integrada en tiempo real para la toma de decisiones. Administre y controle su empresa desde un solo sistema, que incluye ERP y CRM, y que adems le brinda las herramientas suficientes para tomar el control total de todos sus procesos de negocio.

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Relacin con las unidades organizacionales de la empresa Sage Group trabaja diferentes componentes dentro de las empresas a continuacin se precisan los ms reconocidos:

rea de Contabilidad Sage Group, cubre las reas de gestin contable, financiera y fiscal de la empresa. Adems permite el control presupuestario, comparar los datos presupuestados con los datos reales, activos fijos, cartera de efectos, conciliacin bancaria, depsito de cuentas e impresos oficiales, entre otros.

rea Comercial Sage Group, facilita la correcta planificacin de las necesidades de aprovisionamiento considerando aquellos parmetros relevantes para una gestin eficaz, como son: nivel de stock, pedidos pendientes de servir, pedidos en curso, listas de materiales, compras a proveedores, facturas, contratos, albaranes, relaciones con los clientes, entre otros.

rea de Proyectos Sage Group, es una herramienta que facilita y ayuda al control y seguimiento de todos los procesos de negocio, consiguiendo una integracin y trazabilidad total de la informacin, que permite el tratamiento integral de toda la informacin necesaria para la gestin de un proyecto, abarcando desde la fase inicial de creacin del presupuesto, pasando por las fases de planificacin y de compras, hasta el control de las etapas de ejecucin y facturacin del mismo.

rea de Recursos Humanos Sage Group, cubre todo el ciclo de vida del empleado, desde la definicin del puesto de trabajo y confeccin de organigramas, hasta la seleccin, formacin, evaluacin y retribucin de los empleados y la gestin de riesgos laborales. Consta adems de un amplio catlogo de informes de seguimiento y gestin.

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rea de Marketing Sage Group, permite disear campaas de marketing que ayudan a realizar segmentaciones de clientes potenciales, crear y complementar encuestas, realizar acciones de telemarketing, definir presentaciones de productos, realizar lanzamientos masivos de correos electrnicos, entre otros. Adems permite en general analizar y comprender los clientes y el mercado por medio de la ejecucin de estrategias en los programas de comunicacin y promocin.

DESARROLLO DE COMPONENTES Y MDULOS

SAGE ACCPAC EXTENDED ENTERPRISE SUITE Es una poderosa solucin que le brinda informacin necesaria en tiempo real para la toma de decisiones. Administre y controle su empresa desde una sola aplicacin, que incluye ERP y CRM, y le brinda las herramientas suficientes para tomar el control total de todos los procesos de negocio de su empresa. Tecnologa: Opcin de elegir base de datos, MS-SQL, Oracle, IBM-DB2 Pervasive para instalaciones pequeas y presupuestos reducidos. Posibilidad de manejar el ERP en ambiente Web o cliente servidor desde 1 usuario hasta ms de 100 usuarios concurrentes. Reportes de operacin en Crystal Reports la herramienta estndar en la industria y de fcil adaptacin. Facilidad de exportar e importar informacin en diferentes formatos como *.xls, *.csv, *.mdb *.xlm, etc., o a cualquier base de datos externa va ODBC Posibilidad de crear macros en VBA para crear funcionalidades adicionales para negocios especiales. Caractersticas destacadas: Integracin con Microsoft Office. Dashboards (Tableros de control) Mdulo de Localizaciones adaptado a los requerimientos fiscales y de impuestos para Latinoamrica. Proteccin e integridad de los datos, con herramienta de respaldo incluida, sin necesidad de ser un experto en bases de datos. Adaptacin de pantallas (customizacin) segn necesidades del cliente, as como seguridad hasta nivel de campos en cada pantalla. Multiempresa, posibilidad de agregar ms compaas segn sea requerido en la Organizacin. Posibilidad de crear una nueva compaa rpidamente con la herramienta llamada Setup Wizard. 17

Multimoneda, capacidad de ingresar mltiples tipos de cambio para monedas sin lmite. Diferentes mtodos de revaluacin segn sea requerido en la empresa. Posibilidad de agregar campos adicionales ilimitados. Modalidades de Licenciamiento: A la carta Por usuario Renta Financiamiento

diferentes

SAGE ACCPAC EN MEXICO Y LATINOAMERICA

Grupo OMNIA, distribuidor autorizado y certificado para proveer las soluciones de negocio de Sage Accpac, su misin es proveer servicios de valor agregado que ayuden a los clientes a obtener las mayores ventajas de Sage Accpac ERP y productos relacionados, con el objetivo de aumentar la productividad y rentabilidad de su negocio. Poseen oficinas en Mxico DF, Lima Per y Ciudad de Guatemala , adems de operar a travs de asociados en Colombia, Venezuela, Guyana, Honduras y Guatemala, lo que les permite cubrir gran parte de Latinoamrica. Estn orgullosos de ser el mejor proveedor de las soluciones de SAGE ACCPAC.

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EMPRESAS QUE HAN IMPLEMENTADO SAGE EN MEXICO Y LATINOAMERICA.

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EMPRESAS HABLAN DEL XITO AL USAR SAGE ACCPAC ERP

El distribuidor ms grande de equipos de cmputo de las marcas IBM y HP en Mxico, con oficinas en Mxico DF, Guadalajara, y Quertaro. "Encontramos una solucin integrada, sencilla pero muy poderosa: Sage Accpac Extended Enterprise (ERP y CRM); con Grupo OMNIA la implementamos en 6 meses Problema. Controlar la operacin (compras, ventas, inventarios, cuentas por cobrar), poder planear y obtener resultados por sucursal y por lnea de negocio; algo que con el software contable ms popular de Mxico, que era el que utilizaban, era imposible de lograr. Solucin. Con la implementacin del ERP y el CRM se consolid la informacin operativa y financiera en una sola herramienta, controlando todas y cada una de las lneas de negocios en cada una de las sucursales, obteniendo informacin real y oportuna para la toma de decisiones. Resultado. Informacin confiable y fcil de obtener, integracin total entre todas las reas de la empresa (incluyendo servicio tcnico y las sucursales forneas) control total de las ventas y las oportunidades, clientes y proveedores satisfechos. Grupo Enter ha podido sostener su crecimiento durante los ltimos 3 aos sin necesidad de aumentar significativamente su personal.

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Grupo Industrial VALRO (www.grupovalro.com.mx): Empresas cien por ciento mexicanas dedicadas a la fabricacin y comercializacin de ductos y accesorios de PVC, con presencia en 13 estados. "Nuestros mejores aliados: Sage Accpac ERP, una herramienta Global con enfoque local y Grupo OMNIA que nos implement la solucin para 4 empresas, 6 oficinas y 120 usuarios en 8 meses Problema. Informacin no integrada ni oportuna en cada una de las empresas, relativo o poco control de la operacin (compras, cuentas por pagar, inventarios, ventas, cobranzas) cierres largos e interminables a fin de mes. Ni el popular software administrativo, ni su reemplazo por un ERP "hecho a la medida" lo pudieron resolver. Solucin. La implementacin de Sage Accpac ERP trajo una sola fuente de informacin, la operacin est totalmente controlada, los cierres no son un dolor de cabeza. En resumen un panorama real de cada una de las empresas, y tambin del grupo en su conjunto. Todos los procesos de negocio son manejados con una sola herramienta modular y totalmente integrada. Resultado. Informacin veraz y oportuna de cada una de las empresas y del grupo: Inventarios en lnea, Contabilidad confiable, Cobranzas a tiempo, Clientes contentos, Planeacin efectiva y seguridad al tomar decisiones. Grupo VALRO ha continuado creciendo y su propio personal ha implementado el sistema en 3 de las nuevas oficinas minimizando la inversin en tecnologa. 21

DESCRIPCION DE MODULOS DE SAGE ACCPAC ERP

Libro Mayor de Sage Accpac ERP Brinda una herramienta slida, diseada para complacer las demandas de informacin y de procesamiento ms exigentes de cualquier contador. Usted puede personalizar el mdulo Libro Mayor para satisfacer sus necesidades utilizando las herramientas incorporadas al sistema que incluyen: un generador de reportes financieros con informacin en tiempo real y con la posibilidad de realizar un drill-down a cualquier nivel de detalle de cualquier cuenta contable. El mdulo Libro Mayor es la clave para maximizar la eficiencia y veracidad de su informacin financiera. Procesamiento flexible: Cree nmeros de cuenta alfanumricos de hasta 45 caracteres. Utilice segmentos adicionales para representar sin lmite centros de costo, departamentos, subcuentas y divisiones. Indique cuentas del libro mayor como inactivas para evitar que las utilice, pero retngalas en el sistema con fines de generacin de historiales y reportes. Adapte sus necesidades de procesamiento mediante un control en el ingreso de transacciones y la generacin de asientos contables en automtico o bajo pedido del usuario. Posibilidad de generar asientos contables provisionales en el libro mayor para verificar el impacto en sus estados financieros y despus decidir si se deja en firme o se elimina el asiento contable. Posibilidad de manejar hasta 99 aos de historia en la contabilidad 22

Capacidad para profundizar en el historial de transacciones hasta el completo asiento del libro diario, drill-down. Drill-down inverso, llegar hasta la transaccin inicial que gener la operacin y por consecuencia el asiento contable.

Cree asientos modelo que le evitarn capturas recurrentes y le permitirn ser mas eficiente en sus cierres mensuales y anuales. En el cierre mensual solo necesita bloquear el periodo fiscal en cuestin para permitir o no permitir afectaciones contables a los usuarios. Puede realizar su cierre anual creando su nuevo ao fiscal fcilmente y si fuera necesario afectar o corregir el ao fiscal anterior; el sistema actualizar los saldos fiscales y en caso de afectar cuentas de resultados generar la afectacin a la cuenta de resultados, sin necesidades de reabrir el ao o realizar un nuevo procesamiento de cierre. Posibilidad de revaluar cuentas contables segn necesidades y determinar la ganancia o prdida cambiaria. Posibilidad de identificar cuentas de control, es decir, limitar la afectacin de cuentas por solo aquellos mdulos que sean autorizados. Distribuya el saldo de una cuenta a varias cuentas mediante porcentajes especficos: distribucin de saldos. Mantenga hasta 15 periodos fiscales como ejemplo el periodo para ingresar los ajustes de auditora. 23

Reportes financieros, potentes y personalizados

por usted mismo:

Imprima estados de resultados o imprima estados financieros para cada divisin contable representada por el cdigo de segmento (centro de costo). Ejecute reportes provisionales para una revisin financiera previamente al asentamiento. Produzca balances comparativos mensuales, trimestrales y anuales con todas las columnas que necesite. Aplique las formulas necesarias para obtener los reportes que usted necesite Posibilidades que agregan valor en el Libro Mayor: Agregue campos adicionales a los asientos contables con la finalidad de obtener diferentes dimensiones de la informacin contable y pueda obtener informacin como las ventas por producto, cliente o zona, desde una cuenta contable. Asigne campos adicionales validados de informacin importante para usted, como pudiera ser descripcin en ingls, Cuenta IETUSI/NO, Deducible SI/NO Manejo multimoneda en la contabilidad o contabilidad en doble moneda. Consolide informacin financiera de diferentes compaas y haga la conversin de sus estados financieros a la moneda extranjera de su preferencia Cambie el cdigo de cuenta y mantenga el historial de la cuenta anterior. Maneje asientos contables inter-compaas Agregue seguridad por centro de costo para no afectar cuentas contables ligados a otro centro de costo.

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Cuentas por Cobrar de Sage Accpac ERP Administra sus clientes y mejorar las relaciones con ellos siguiendo de cerca la informacin de ventas importante y los saldos pendientes. El mdulo Cuentas por Cobrar, le permite realizar aplicaciones de pagos fcilmente a las facturas pendientes y crear cargos recurrentes para la rpida facturacin de los cargos mensuales. Cuentas por Cobrar est totalmente integrado con el mdulo de Ingreso de rdenes y Servicios Bancarios para una Conciliacin Bancaria completa. Administracin Precisa de los Registros de Clientes: Organice registros de clientes rpida y fcilmente. Cree una cantidad ilimitada de grupos de clientes con el fin de elaborar reportes y generar estadsticas. Cree una cantidad ilimitada de direcciones a enviar para cada cliente. Ingrese una cantidad ilimitada de comentarios de clientes y cree una bitcora de eventos y contactos con fechas de vencimiento y de seguimiento. Acumule estadsticas de clientes por perodos que usted especifique y conserve esta informacin el tiempo que sea necesario. Marque como inactivos aquellos registros que desea dejar de utilizar diariamente, pero que a la vez, quiera conservar en el sistema con fines histricos y de reporte. Marque en retencin, aquellos clientes a los cuales ya no desea seguir facturando o generando pedidos por falta de pago Establezca el lmite de crdito al cliente en la moneda que usted decida y defina la utilizacin de lmite de crdito con sus clientes. Revise el historial de documentos rpidamente y haga un drill-down hasta la operacin original identificando el pedido nmero de orden de compra del cliente. Formularios para la Elaboracin de Reportes, Completos y con Opciones de Personalizacin: Cree facturas, estados de cuenta y comprobantes de depsito personalizados. Imprima reportes de Balance de Comprobacin clasificado por Antigedad, Cuentas por Cobrar Vencidas, Transacciones del Cliente, Estadsticas, Listado de Clientes y Transacciones del Libro Mayor, utilizando opciones de clasificacin y seleccin. Cree reportes propios con la integracin de Crystal Reports. Exporte la informacin anual de clientes en los formatos ya mencionados para efectos de conocer las ventas y las operaciones realizadas en el ao fiscal en turno. 25

Capacidades que agregan valor: Utilice los campos adicionales para ligar y agregar informacin crtica a cualquier pantalla del mdulo para los fines que cualquier negocio especial como el suyo lo requiera, sin necesidad de requerir los servicios de un programador o gente de sistemas para adaptar el sistema. Aada la funcionalidad de Cuentas Nacionales para recibir pagos de la oficina central de aquel cliente que tiene varias ubicaciones y que usted le factura a cada una de las ubicaciones, ejemplo cadenas comerciales grandes. Utilice la flexibilidad de aplicar aquellos descuentos que por marketing o publicidad se hacen las cadenas comerciales grandes. Escoja la informacin que aparecer en los asientos contables que se generarn en el mdulo del Libro Mayor. Flexibilidad para el Procesamiento de Facturas y Pagos: Importe transacciones de otras aplicaciones fcilmente con las utileras de importacin y exportacin en formatos *.xls, *.csv cualquier otra base de datos externa va ODBC, en caso de no utilizar el mdulo de rdenes de Venta de Sage Accpac ERP. Imprima facturas, notas de dbito y notas de crdito individualmente a medida que las ingresa o imprmalas en conjunto, este proceso es muy funcional cuando se trata de empresas que facturan servicios artculos no inventarales. Cree facturas detalladas con nmero de artculo an cuando no adquiera el mdulo de Control de Inventarios e Ingreso de Ordenes para efectos de presentacin de su factura y poder controlar las ventas por nmero de parte y sus estadsticas. Defina cargos recurrentes para facturar los cargos mensuales con rapidez como lo son; rentas o servicios mensuales a sus clientes. Cree lotes de ajustes automticamente para eliminar saldos pequeos en las cuentas por cobrar. Obtenga la antigedad de sus cuentas por cobrar a futuro o vea como estaba su antigedad en el pasado. Procese pagos en moneda extranjera a facturas en la moneda nacional o moneda extranjera y registre su prdida o ganancia cambiaria al momento de la transaccin. Utilice Ingresos de Recibos de efectivo, cheques, documentos, tarjeta de crdito, o defina usted el tipo de pago que est recibiendo. Utilice Ingreso de Recibos para ingresar y aplicar recibos a las cuenta por cobrar de los clientes. 26

Utilice el mdulo de Cuentas por Cobrar para realizar recibos de dinero documentos por prstamos realizados a Deudores Diversos. Defina programas de pagos nicos o mltiples para las facturas; defina las condiciones de descuento y fechas de vencimiento para cada pago por separado. Defina cdigos de distribucin para agilizar el registro de datos. Asigne facturas proporcionalmente hasta para cinco vendedores. Realice un seguimiento de las estadsticas de ventas de cada vendedor. Escoja entre cargar intereses sobre saldos vencidos o sobre facturas individuales. Lleve un listado de precios de los artculos no inventariables (servicios) para su facturacin. Cuentas por Pagar de Sage Accpac ERP El modulo de cuentas por pagar poderosas funciones que permiten hacer ms eficiente todo el proceso de flujo de efectivo y le ayudan a ahorrar dinero. La eficaz biblioteca del modulo, facilita el registro rpido de facturas de proveedores, desembolsos de efectivo y la conciliacin total de cheques. Esta herramienta global de administracin de finanzas permite: priorizar pagos, negociar trminos, ampliar antes de su vencimiento las fechas de pago, decidir que pagar y que no, todo esto con la mayor agilidad. Cuentas por pagar simplifica la administracin de informacin detallada que requiere la empresa respecto al flujo de efectivo, totalmente integrado con el modulo de ordenes de compras y los servicios bancarios para una conciliacin rpida con el banco. Administracin Precisa de los Registros de Proveedores: Organice registros de proveedores rpida y fcilmente. Cree una cantidad ilimitada de grupos de proveedores con el fin de elaborar reportes y generar estadsticas. Acumule estadsticas de proveedores por perodos que usted especifique y conserve esta informacin el tiempo que sea necesario. Marque como inactivos aquellos registros que desee dejar de utilizar diariamente, pero que a la vez quiera conservar en el sistema con fines histricos y de reporte. Lleve un registro de las direcciones de correo electrnico y los sitios Web de proveedores. Cree pagos recurrentes como son rentas servicios peridicos que deba pagar a un proveedor.

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Procesamiento Eficaz de Transacciones: Identifique las facturas por: nmero de factura, nmero de orden de compra o nmero de orden de venta. Puede registrar pagos a proveedores emitiendo cheques, trasferencias bancarias o efectivo segn sea el caso (esto aplica tambin en el registro de anticipos a proveedores). Importe transacciones desde otras aplicaciones o sistemas. Registre las facturas del proveedor en forma automtica a tantas cuentas de activos o gastos del libro mayor como usted lo requiera, al definir los grupos de distribucin. Calcule los impuestos de las facturas de proveedores incluso cuando el impuesto est incluido en el monto de la factura o bien ajuste el impuesto segn sea el clculo del proveedor (siempre y cuando por seguridad pueda realizarlo). Detecte nmeros de factura duplicados. Procese distribuciones de gastos a cuentas contables en base a porcentajes, como ejemplo: gastos de electricidad, agua y servicios a ser distribuidos a diferentes departamentos. Ajuste facturas abiertas, durante el registro de pagos. Desplace el historial de facturas durante el registro de pagos. Retenga los cheques o transferencias antes de emitirse con el control de pagos, puede retener documentos para no pago o forzar documentos para pago an cuando no estn vencidos. Emita el reporte de requerimientos de efectivo para determinar el dinero que necesita para cubrir sus obligaciones con los proveedores y poder tomar la decisin adecuada en el momento adecuado. Puede aplicar anticipos abiertos a facturas abiertas Efecte pagos seleccionando facturas en una lista o ingresando directamente los nmeros de factura a pagar. Ingrese la factura y el pago simultneamente con la facturacin rpida, pero generando el pasivo.

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Capacidad de Procesamiento de Cheques y transferencias: Genere e imprima cheques del sistema, con o sin formato continuo, para las cuentas por pagar actuales y para las transacciones forzadas que usted seleccione para el pago. Procese cheques para anticipar el pago de facturas an no recibidas. Imprima cheques individualmente a medida que los ingresa o genere lotes de cheques e imprmalos todos a la vez. Genere cheques por separado para cada factura o cree cheques totalizadores. Restablezca facturas revirtiendo los cheques asentados. Imprima cheques en ingls, francs, espaol y otros idiomas Capacidades que agregan valor: Utilice los campos adicionales para ligar y agregar informacin crtica a cualquier pantalla del mdulo para los fines que cualquier negocio especial como el suyo lo requiera sin necesidad de requerir los servicios de un programador o gente de sistemas para adaptar el sistema. Agregue el mdulo de control de proyectos para controlar los gastos por proyecto. Integre el mdulo de rdenes de Compra para el control de sus documentos, como son Requisiciones, rdenes de compra, recibo de material y devoluciones al proveedor. Integre el mdulo de Servicios bancarios para tener su banco al da y saber con cunto dinero real cuenta para hacer frente a sus obligaciones. Capacidades de Seguimiento de Auditora Eficaces: Conserve los detalles de todas las transacciones pagadas e imprmalas cuando sea necesario. Imprima un libro diario de los registros asentados en cada ejecucin de asentamiento, incluyendo informacin clave que pueda utilizarse para hacer el seguimiento de cada detalle. Conserve un historial completo de las transacciones por el tiempo que desee.

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Ordenes de Ventas de Sage Accpac ERP Ingreso de rdenes es una solucin integral que permite cotizaciones, pedidos del cliente, embarques, facturas, devoluciones e imprimir los documentos correspondientes. Se puede realizar el seguimiento de los detalles de cada transaccin y de la informacin de ventas en pantalla y reportes impresos. Esta completamente integrado con los mdulos Control de Inventario y Cuentas por Cobrar, por lo que siempre estar disponible toda la informacin del cliente. Poderosas Funciones en el procesamiento de las Ventas: Agregue nuevos clientes al ingresar rdenes agregue los registros de clientes con posterioridad cuando la venta ya es en firme. Asigne ventas proporcionalmente hasta para cinco vendedores. Utilice mltiples programas de pago y otros trminos de pago definidos en Cuentas por Cobrar. Edite y facture rdenes parcialmente enviadas. Utilice autorizaciones controladas por contrasea para la autorizacin de pedidos. Imprima confirmaciones de pedidos, facturas y notas de crdito a medida que las ingresa o imprmalas en forma conjunta con posterioridad. Imprima su lista de empaque o lista de seleccin y el formato de embarques para las rdenes seleccionadas. Incluya nmeros de serie o nmeros de lote, as como los mismos pedimentos, cuando se trata de artculos de importacin. Recupere la informacin de la factura al emitir notas de crdito. Imprima mensajes de hasta 250 caracteres en pedidos del cliente, embarques y facturas. Ingrese precios de venta base, descontados o con sobreprecio por cliente y por artculo, as mismo controle la modificacin del precio por una persona autorizada y que el precio no est por debajo del costo. Utilice hasta seis decimales en los precios. Tenga acceso al inventario disponible, cantidades en rdenes de compra abiertas, as como las cantidades apartadas para pedidos especficos. Enve automticamente todos los artculos de un pedido en un embarque o directamente emita la factura. Puede facturar parcialmente artculos de un solo pedido o facturar varios pedidos o embarques en una sola factura. 30

Incluya los impuestos en el precio de venta si trabaja directamente con el publico general y si su precio ya incluye impuesto. Busque nmeros de artculos alternativos durante el procesamiento de pedidos, conocidos comnmente como nmeros UPC, nmeros de artculos del cliente o del fabricante. Obtenga comisiones por venta o margen de utilidad. Consulta en que otros pedidos se encuentra tu mercanca y verifica que mercanca se encuentra por llegar para poder cubrir con todo lo que te pide el cliente. Ingreso anticipos del cliente directamente en el pedido del cliente con los derechos de acceso del cliente. Personalice el sistema de Ventas segn sus necesidades: Defina las plantillas de rdenes con la informacin estndar para agilizar el ingreso de pedidos. Defina gastos de envo o cargos miscelneos para ser facturados, as como la facturacin de cualquier clase de servicio. Especifique si va a manejar decimales en las cantidades y si desea redondear precios o no. Ingrese las cantidades de las rdenes utilizando cualquier unidad de medida definida en el inventario. Defina si se podr modificar el precio y/o si este ser asignado en automtico. Revise sus documentos de principio a fin con la funcionalidad de drill down que permite regresar y avanzar segn la historia de los documentos. Opciones que generan valor: Agregue informacin valiosa para su negocio en los campos adicionales, estos pueden ser ligados a tablas de valores posibles; esto le permite tener una aplicacin flexible que no necesita de que un desarrollador le este modificando su programa, usted mismo lo puede adaptar a sus necesidades sin perder integridad en la informacin. Inicie su flujo de ventas desde el CRM, esto le permitir ingresar sus oportunidades y comparar el resultado de las ventas contra el pronstico de sus vendedores y como esta su pipeline (ventas estimadas). Agregue leads (prospectos) va campaas de marketing al utilizar el CRM integrado con su sistema de ventas. Defina, si es requerido, a que proyecto sern facturados los artculos o servicios. 31

Defina que tipo de estadsticas quiere recibir del sistema y consulte rpidamente la informacin en reportes. Exporte la informacin que usted configur excluyendo aquella informacin no relevante de toda la informacin disponible del sistema de ventas. Integre su aplicacin de ventas con cualquier aplicacin externa para el fcil traslado de informacin entre sus asociados y clientes. Defina el mejor mtodo de devoluciones del cliente hacia el proveedor y decida si quiere llevar un historial detallado de cada paso que realiza en la devolucin. Defina si manejar descuentos adicionales por partida o a nivel general por orden. En caso de que le venda a cadenas comerciales, defina si les volver a vender el mismo artculo pero con diferente cdigo de producto (re-etiquetar). Establezca si desea venderle kits a sus clientes que sern fabricados al momento de su embarque en el almacn.

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rdenes de Compra de Sage Accpac ERP Uno de los mdulos ms poderosos de SAGE ACCPAC ERP, le permite establecer las mejores prcticas de la industria y al combinarse con los mdulos Cuentas por Pagar, Control de Inventario y rdenes de Venta, le proporciona un sistema de compras completamente integrado. Las recepciones de inventario a travs de una orden de compra se actualizan automticamente en el mdulo de control de inventario y las facturas que le enva su proveedor pueden ser ligadas en automtico y generar una cuenta por pagar o como normalmente sucede a un segundo momento cuando el proveedor realmente entrega la factura, pero sin perder de vista la recepcin de la mercanca; as mismo en las recepciones de compras, puede cargar los costos adicionales de importacin como son fletes y gastos aduanales. Poderosas Funciones de Procesamiento de Compras: Ingrese varios tipos de orden segn sea su necesidad. Defina por default que costo unitario prefiere al ingresar una orden de compra (existen ms de 4 opciones) o cargue la lista de precios del proveedor para que el sistema en automtico le mande el mejor precio disponible o de mejor calidad. Puede realizar su compra en la unidad de almacenamiento o en la unidad de medida de conversin de compra, ejemplo: docenas, kilos, metros, no existe lmite en las conversiones, el sistema en automtico hace el clculo y usted conserva siempre la unidad de medida de la compra aunque esta sea diferente en el almacn. Ingrese requisiciones de compra que despus pueden ser utilizadas por el departamento de compras para emitir una cotizacin a distintos proveedores y elegir la mejor opcin. El comprador podr generar una orden de compra a partir de una o varias requisiciones de compra. La empresa podr decidir si desea utilizar requisiciones de compra o directamente capturar rdenes de compra sin requisicin. La empresa puede utilizar la funcionalidad de dejar abierta una orden de compra o cancelarla si ya no ser entregada la mercanca por el proveedor. Reciba rpidamente artculos de mltiples rdenes de compra en una nica recepcin. Defina compras estndar para evitar trabajo doble y recaptura intil. Podr definir compras de servicios estableciendo la cuenta contable a los cuales sern cargados o compra de artculos que sern cargados a la cuenta de inventario. Controle las recepciones pendientes que el proveedor me entregue factura adecuadamente, el sistema en automtico provisionar esas recepciones y sern controladas en la cuenta contable correspondiente. 33

Obtenga en un recibo varias rdenes de compra. Agregue costos adicionales de importacin, como lo son: fletes, gastos aduanales al momento de la recepcin de artculos o en un segundo momento como ms se acomode a su proceso. Esto le permitir tener un costo unitario integrado y que se pueda comparar contra la venta para obtener el margen de utilizad en cada producto. Con el mdulo de Cuentas por pagar integrado, podr realizar el ingreso de facturas del proveedor a partir de los recibos de mercanca y agrupar varias facturas en una sola cuenta por pagar. Personalice el sistema de Compras segn sus necesidades: Agregue campos adicionales que le permitir clasificar sus compras y que esta informacin llegue hasta el mdulo contable, por ejemplo: que compras son deducibles y que compras no. Cree rdenes de compra en automtico a partir de los niveles de inventario, mnimos y mximos. Cree rdenes de compra en automtico (si su negocio lo requiere) a partir de los pedidos de venta del cliente y conserve un historial por cada orden. Defina como revisar su historial de compras a partir de los artculos o partir del proveedor y realice un drill down de principio a fin. Podr determinar si ser necesaria la autorizacin de requisiciones de compra para poder generar una orden de compra, usted define que usuario tienen esta cualidad. Opciones que generan valor: Integrar el proceso de compra con el sageCRM, si maneja una relacin muy estrecha con el proveedor y esta tiene que ser puesta al alcance del cliente. Utilice el modulo de compras como una extensin mas del modulo de manufactura que a partir del MRP (Planificacin de Requerimientos de Materiales) genera las rdenes de compra necesarias para la produccin. Integre el modulo de proyectos para determinar cmo sern cargadas las compras y que actividad del proyecto, esto permite comparar las compras con lo presupuestado. Agregue la funcionalidad de workflow para poder definir un flujo ms detallado de cmo sern autorizadas las requisiciones o las ordenes de compras y establezca los niveles de autorizacin. Agregue la funcionalidad de revisar el presupuesto de cada requisicin ingresada para determinar si el sistema permite la generacin de una orden de compra o no. 34

Agregue la funcionalidad de revisar las presupuesto.

compras comprometidas

segn

Agregue la funcionalidad que le permite adjuntar documentos comprobatorios de la compra, como son: las cotizaciones o contratos.

Control de Inventarios de Sage Accpac ERP Otro mdulo muy poderoso que le permite controlar su inventario por varios mtodos de costeo (UEPS, PEPS, Promedio, estndar especificado por el usuario) de forma exacta que le permite manejar ubicaciones mltiples. Le permite definir sus niveles ptimos de inventario estableciendo mnimos, mximos y cantidad de reorden. En el mdulo puede definir precios de venta, de compra, nmeros de artculo del cliente y proveedor ligados a su cdigo interno, as como unidades de medida de peso y almacenamiento. Estricto Seguimiento y Control de Inventario: Realice el seguimiento de una cantidad ilimitada de artculos de inventario para todas las ubicaciones que desee. Mantenga diferentes estructuras de nmero de artculo que le permiten dividir su cdigo de artculo hasta en 10 segmentos. Utilice diferentes unidades de medida para compras, ventas y mantenimiento de inventario. Utilice categoras para clasificar el inventario y para asignar costos a los departamentos o a los centros de costo. Asigne artculos a los grupos de cuentas para que cada operacin se genere en automtico en la contabilidad adecuadamente. Ingrese descripciones adicionales a los artculos definidos. Ajuste el inventario por cantidades y costos. Asigne hasta nueve proveedores a los cuales les puede comprar el artculo. Reciba artculos de inventario y artculos como servicios. Opciones que generar valor: Clasifique su inventario segn sus necesidades con ejemplo: clasificacin ABC clasificaciones adicionales. los campos adicionales,

Integre los nmeros de serie al inventario y tenga un control exacto de sus series y su existencia. 35

Integre los nmeros de lote para conocer el lote de fabricacin y las fechas de vencimiento. Configure el manejo de lotes para el control de (requeridos en Mxico). pedimentos de importacin

Fabrique artculos terminados rpidamente con listas de materiales de mltiples niveles agregando artculos de materia prima y mano de obra. Integre el control de proyectos con el inventario y determine que artculos se han cargado a que proyecto y a qu actividad. Integre el mdulo con SageCRM operaciones de compra y venta. para la administracin al momento de

Determine el proceso de su inventario fsico, el sistema le permite capturar lo contado y compararlo contra lo que tiene el sistema y en automtico autorizar el ajuste para generar el asiento contable. Integre el control por grid, es decir, la forma fcil y automtica para capturar operaciones de venta y compra por talla, modelo y color, o segn su industria lo necesite. Integre rpidamente el mdulo de inventario, con las herramientas que le permiten importar transacciones y catlogos nuevos. Integre su mdulo de inventarios con aplicaciones de punto de venta o aplicaciones externas que le exijan el control duplicado de inventario, pero integrado al momento. Afecte en lnea el costo y existencias.

El mdulo de Orden de Manufactura es muy fcil de usar y por ello es la solucin recomendada para pequeas y medianas empresas. Est completamente integrado al resto de mdulos de Sage ACCPAC ERP (financieros y operativos). Simple y poderoso, cubre todo el ciclo de fabricacin de forma sencilla pero eficaz: compra de la materia prima, proceso de las rdenes de manufactura, trabajos en proceso, costeo de centros de 36

trabajo (rutas), consumo de la materia prima, material de desperdicio, creacin del producto terminado y el cierre de la orden. El diseo de este mdulo est conceptualizado para llenar completamente las necesidades y las expectativas del proceso de manufactura.

Caractersticas Lista de Materiales Multi-nivel Soporta lista de materiales de mltiples niveles (BOM Multiniveles). Nmero ilimitado de cdigos de Lista de Materiales (BOM) y revisin numrica por cdigo del artculo. Lista de materiales (BOM) basado en la formulacin estndar para cada producto. Define los factores de desperdicio permitidos para cada componente de la Lista de Materiales (BOM). Permite archivar los cambios de informacin de ingeniera (ECN) para cada estructura de la Lista de Materiales (BOM). Mltiples estados en las Lista de materiales (BOM) para mantener el diseo de los artculos Orden de Proceso de Manufacturacin 37

Planea y ejecuta la programacin de la produccin as como la liberacin, seguimiento y control de las rdenes de manufactura para un mejor manejo del Control de Piso. Vincula la Orden de Manufactura con sub-listas o sub-contratistas. Vincula la Orden de Manufactura con los Pedidos u rdenes Abiertas del Mdulo de Ventas as como con las rdenes de Compra. Ejecuta la salida parcial o total de la materia prima. Guarda un registro del material de desperdicio y del retorno de materiales desde el Control de Piso. Ejecuta las recepciones parciales o totales del producto terminado. Cierra las rdenes de Manufactura (MO) y calcula el costo actual y sus variaciones debido a la produccin. Costo Promedio en Lnea El costo del producto es calculado en el punto de posteo. El costo de la produccin est basado en el costo real del inventario. El costo del producto terminado es calculado como la suma del costo de las materias primas aplicado ms el costo de las herramientas, dividido por la cantidad del producto producido realmente. Para acomodar los recibos parciales de fabricacin, la salida del costo inicial est basada en el costo estndar pero es re calculado al costo actual al momento del cierre de la Orden. Operacin basada en la Fabricacin El Control de Piso est dividido en los Centros de Costo segn se haya definido.

Los componentes de la Lista de materiales (BOM) son asignados a distintas operaciones durante el periodo de fabricacin por operacin en lugar de hacerlo por cada Orden de Manufactura. Realiza las salidas de la materia prima, o sus devoluciones, por operacin en lugar de hacerlo por toda la Orden. Realiza los desperdicios de produccin por operacin. Realiza la asignacin de los Trabajos en Procesos (WIP) por Operacin. Realiza los recibos de material por operacin, Manufactura. Tipos de Costos que se pueden Cargar Los costos de produccin son clasificados como los costos de materia prima, costos fijos, costos indirectos, mano de obra, herramientas y recursos adicionales. 38 en lugar de hacerlo por Orden de

As mismo se pueden agregar los costos de empaque. Los costos indirectos pueden ser fijos o variables. La mano de obra puede ser de tipo inicial (setup) y/o variable segn la produccin.

Los recursos y herramientas pueden aplicarse a los centros de trabajo y que sean costeados. Al terminar una produccin el costo puede convertirse en costo estndar del producto terminado en el control de inventario de SAGE ACCPAC.

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COMO ELEGIR UN ERP Por qu hacer el cambio? Quin debera considerar el cambio a un nuevo conceptos lo describe a usted o a su organizacin? ERP? Algunos de los siguientes

Su pequea empresa siempre ha utilizado un registro contable manual a fin de encontrar una manera econmica de hacer negocios. Su empresa est creciendo rpidamente y necesita un sistema que puede crecer al mismo ritmo. Usted tiene requerimientos internacionales que no se estn cumpliendo adecuadamente. El sistema que actualmente tiene ya no cumple con las normas necesarias para el crecimiento de su empresa. Los procesos han cambiado la forma de hacer sus negocios.

Usted desea una solucin e-business con un respaldo financiero integrado. Usted est usando software DOS. Usted est usando una planilla de clculo de PC (Lotus o Microsoft Excel) o un paquete de contabilidad muy pequeo (por ejemplo, QuickBooks, Peachtree). Usted tiene un sistema legadoun antiguo sistema personalizado para su organizacinque al personal probablemente no le guste, pero que entienden y que pueden usar sin demasiado esfuerzo. Muchas organizaciones se quedan con su sistema de contabilidad actual por demasiado tiempo. Es cmodo para usar, y es conocido y comprendido. Generalmente involucra temor (o por lo menos una fuerte aprensin) cuando se cambia a algo nuevo y desconocido. Adems, existen temas importantes de tiempo y recursos, incluyendo el costo del cambio y el tiempo necesario para aprender el nuevo sistema. Pero permanecer cmodo no es siempre lo mejorespecialmente cuando se trata de la salud financiera y el xito a largo plazo de su empresa. Un buen sistema provee Un software de contabilidad adecuadamente instalado e implementado puede contribuir con muchos beneficios a su empresa, incluyendo:

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Capacidad para la mejor toma de decisiones Mejor flujo de caja Informacin ms precisa Mayor control Una base para el crecimiento Seis pasos para seleccionar exitosamente un software: 1. Involucre a las personas apropiadas La seleccin de un nuevo software no se debe delegar a un solo departamento o gerente. La participacin de diversos grupos funcionales le permitir seleccionar, implementar y usar la mejor solucin de software financiero posible. En general, existen cinco grupos de personas que deberan estar involucradas en el proceso de seleccin:

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Usuarios del Sistema. Son las personas que usarn el software diariamente. Necesitan que el software sea fcil de usar, lgico y eficiente. Administradores del Sistema. Supervisan a los usuarios del sistema y deben de comprender la informacin financiera y las necesidades de reportes requeridos por la gerencia y luego guiar a los usuarios del sistema para usarlo en forma eficiente. Clientes del Sistema. Estas personas dependen de los informes, resmenes y otros datos generados por el ERP para tomar solidas decisiones y as poder eficazmente administrar a sus grupos o departamentos. Aprobadores del Sistema. Deben de dar su aprobacin final para la adquisicin del sistema, incluyen representantes de Sistemas de Informtica, contabilidad y de gerencia ejecutiva. El presidente o gerente general de la empresa puede tener un papel prominente en la seleccin del sistema, o puede delegar esta tarea a otra persona. Personal de Sistemas de Informtica. Los representantes de SI de la organizacin deberan estar muy involucrados en el proceso de seleccin de software y de hecho tener roles claves en la instalacin y el mantenimiento permanente del software. PROGRAMA DE PLANIFICACION:

1. Planificacin preliminar. Esto incluye revisin de las capacidades fortalezas y debilidades, as como una lista inicial de lo que se desea hacer con el nuevo sistema y lo que no se pudo lograr con el anterior.

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2. Acumulacin de Informacin. La informacin es crtica para la sabia toma de decisiones. Cuanto mayor es la informacin en cantidad y calidad, que se obtenga de los distintos sistemas que se consideren a la larga ayudaran. 3. Anlisis. La revisin cuidadosa de la informacin recolectada es necesaria para tomar decisiones sanas. Este paso puede incluir demostraciones de software, visitar organizaciones donde el software ya est instalado y tal vez visitar la casa matriz del proveedor. 4. Implementacin. Una vez elegida la solucin de software se debe comenzar con la implementacin esto puede durar semanas o meses, incluyendo la conversin de datos, capacitacin del usuario y otros elementos. 5. Revisin Post-Implementacin. Incluye monitoreo continuado y revisin del sistema. funciona tal como se esperaba? Qu elementos se necesitan modificar, cambiar o personalizar? Qu elementos opcionales se pueden agregar para incrementar el rendimiento del sistema? 2. Defina el desafo Comprender las fortalezas y debilidades de la informacin de su empresa es crtico al seleccionar al seleccionar la solucin de software apropiada. Cuanto ms se conozca sobre los desafos que espera que el software resuelva, mejor decisin se podr tomar. Priorizar su automatizacin La mayora de las organizaciones automatizan sus negocios de la siguiente forma: 1. Procesamiento de texto 2. Facturacin, cuentas por cobrar 3. Cuentas por pagar 4. Control de inventario 5. Libro mayor 6. Ingreso de rdenes de venta 7. Nmina 8. rdenes de compra 9. Autoedicin de documentos 10. Planillas de clculo, pronsticos 11. Reportes de gestin personalizados 43

Cinco aos despus de la automatizacin se les solicito a las empresas que ordene las aplicaciones de mayor a menor en cuanto al beneficio. Esto es lo que informaron: 1. Informacin para la toma de decisiones a nivel reportes personalizados) 2. Informacin para la planificacin/pronstico rdenes de compra) 3. Facturacin y cuentas por cobrar 4. Control de inventario 5. Libro mayor 6. Nmina 7. Procesamiento de texto Note que la mayora de las personas consideran que la contabilidad bsica (libro mayor) est al final de la lista de beneficios deseados. La informacin gerencial, por el otro lado, est arriba de todo en la lista de beneficios. 3. Seleccione a un consultor Es posible que su empresa ya tenga el personal necesario para implementar exitosamente su nuevo ERP. Sin embargo, es ms probable que usted no tenga los recursos de personal y tiempoo conocimientospara dedicarlos a analizar, adquirir, instalar y mantener un sistema. Un consultor puede ayudar considerablemente. Los consultores tienen experiencia especialhan pasado muchas veces por el proceso de adquisicin e implementacin. Y aun que cobran honorarios, pueden ayudar a su empresa de tres maneras significantes: 1. Evaluar y seleccionar el mejor ERP para su empresa. 2. Ahorrar tiempo y dinero durante la instalacin y subsiguiente capacitacin del sistema. 3. Sacar el mximo provecho de su nuevo sistema basado en las cualidades del sistema y los requisitos de la organizacin. Algunos de los mejores consultores son revendedores de software de contabilidad. gerencial (planilla de clculos,

de flujo de caja (rdenes de venta,

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4. Evale el rendimiento de la aplicacin Una vez que haya seleccionado al revendedor o al consultor, tmese el tiempo para examinar aplicaciones especficas. Aqu hay un secreto que la mayora de las empresas comercializadoras de software de contabilidad no le dicen: la gran mayora de los programas contables bsicamente ejecutan las mismas funciones. Naturalmente, vara enormemente cmo hacen las tareas especficas. La empresa Est familiarizado con la empresa que hace el software? Es una empresa respetada en la industria del software? Cunto tiempo han estado en el mercado? Cul es su visin para el futuro, tanto para sus propios productos como para la industria del software de contabilidad en general? Estas son algunas de tantas preguntas que debera Intentar contestar referente al desarrollador del programa contable que est evaluando. Obviamente, usted no desea una empresa que est hoy pero maana no. Escalabilidad como un producto Escalabilidad es una palabra extravagante por una simple razn: su software, puede expandirse a medida que su empresa crece? Existen dos elementos en la escalabilidad de un producto. La primera es escalar hacia arriba el desarrollador de software ofrece una lnea de productos que pueda actualizar en una forma lgica, fcil y rentable? Cuando considere actualizaciones futuras, pregunte lo siguiente: Cun fcil/rpidamente se podrn convertir los datos existentes a la nueva versin?

Permanecer igual la interfaz de los distintos productos de software? (La misma interfaz reduce significativamente la cantidad de capacitacin necesaria.) Qu incentivos alguno, se ofrecen que desean actualizar? de a precio, los si clientes existe actuales

Se ejecutarn los reportes personalizados y otras caractersticas personalizadas cuando se instale el nuevo software, o se perdern?

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El otro elemento a considerar es si la familia del software le permite escalar hacia afuera podr agregar elementos para optimizar el software existente? Facilidad de uso Los sistemas en general puede ser complejos si desea una solucin simple lgica y fcil de usar considere estos aspectos. 5. Seleccione un proveedor de software Ahora que ha examinado las distintas posibilidades de software de contabilidad, es el momento de tomar una seleccin. Es importante darse cuenta que no solo est seleccionando un sistema de contabilidad, sino que adems est eligiendo una empresa. Previamente vimos qu se debe analizar al seleccionar a un consultor. A continuacin exponemos en detalle los factores que hay que considerar cuando se elige un proveedor de software. Una amplia base instalada Cuntas organizaciones en su pas estn actualmente utilizando el software de la empresa? Cuntas organizaciones en el mundo estn usando revendedores tienen? su software? Cuntos

Si la empresa que usted considera tiene una amplia base instalada de usuarios, es obviamente un signo de que algo estn haciendo bien. Las personas y las organizaciones votan con sus chequeras; un producto popular es un buen signo que la empresa es estable y mantiene buenas relaciones con sus clientes. Una amplia base instalada, adems, tiene un segundo beneficio: desarrolladores de software de terceros, los cuales probablemente ofrezcan aplicaciones de software adicionales, tiles herramientas, entrenamiento de producto y otros beneficios que usted pueda utilizar una vez que instale el software. Actualizaciones (Upgrades) frecuentes Los buenos proveedores de software actualizan su software frecuentemente. Adems, ofrecen en forma rpida y fcil las correcciones a las fallas del software a todos sus distribuidores y clientes. Antes de completar la adquisicin, averige si la empresa de software tiene disponible un programa de mantenimiento o soporte que le d acceso a actualizaciones a medida que se hacen disponibles.

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Un buen equipo de soporte tcnico Su consultor ser un buen recurso para ayudarlo a responder preguntas tcnicas u otros temas que surjan. Pero an as, seguramente usted depender tambin del equipo de soporte tcnico del proveedor. Preguntas que hacer referente al equipo de soporte del proveedor son las siguientes: Cuntas personas hay en soporte tcnico? Qu tan rpido atienden las llamadas de los clientes? Cules son sus horarios de trabajo? Cules son los costos y que planes de servicios incluye? 6. Implemente el sistema Una vez que ha elegido el proveedor y el producto y adquirido el software, entonces es el momento de instalar la solucin. Tomara tiempo instalar en forma adecuada y segura el nuevo software, sin daar o sin invalidar su sistema existente Cul es la mejor manera para que un proceso de implementacin resulte exitoso? Posponga modificaciones. Proveer buena capacitacin. Mantener informado al personal. No apresurarse demasiado. Modifique cargos laborales para reflejar mayores responsabilidades. Planear una revisin y evaluacin continua.

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CONCLUSION

La informacin de los componentes de Sage Group nos da una gran idea acerca de las reas crticas a tener en cuenta en la construccin de una empresa, al conocer los diferentes componentes que manejan dentro sus soluciones. Los ERP son soluciones que cualquier empresa ya sea grande o pequea pueden aprovechar para mejorar sus procesos y administracin de servicios y reas que las pueden llevar a tener una mejor solucin y mejor respuesta para la toma de decisiones y poder alcanzar el xito y tener una ventaja competitiva.

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BIBLIOGRAFIA

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http://www.sagelogiccontrol.com http://www.omniamex.com/mapa.html http://www.sagegroup.com

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