Réussir vos projets IT avec l’obeya - DotNetHub · Major issues at final validation stage Delays...
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Réussir vos projets IT avec l’obeya
Introduction
Pierre Jannez
Lean coach, Operae Partners
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• La solution est souvent livrée en retard, au dessus du budget avec moins de fonctionnalités que ce qui était initialement prévu (70% des cas selon le Standish Group)
• La solution livrée n’est pas toujours de bonne qualité
• La solution ne correspond pas exactement à ce que le client attendait
• Les coûts sont élevés et la marge de la société est réduite.
Problèmes récurrents dans l’IT
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• La plus part des équipes ne savent pas pourquoi elles font le projet ? (demand management)
• Le processus de collecte des besoins du client est trop formelle (distance par rapport à l’utilisateur réel)
• Manque de synchronisation: pas de vision commune; le transfert ne fonctionne pas bien (organisation en silo)
• Les calendriers ne correspondent pas à la réalité car ils sont remplis sans les informations des personnes sur le terrain.
• Les problèmes sont découverts trop tard dans le processus. • Turnover => perte d’expertise
Les principales raisons
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1. Satisfaire complètement son client en livrant une qualité irréprochable
2. Réduire les inefficacités coûteuses et les délais en éliminant les gaspillages
3. En développant les personnes par la résolution de problèmes pour qu’ils deviennent autonomes pour supprimer les obstacles
Les principes lean
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• Livrer des produits qui satisfont les clients
• Accélérer leur time-to-market
• En s’appuyant sur le management visuel
• Pour développer la collaboration intensive
• Et se mettre en conditions de faire du Kaizen
Obeya
Voir ensemble
Agir ensemble
Apprendre ensemble
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• Livrer des produits qui satisfont les clients
• Accélérer leur time-to-market
• En s’appuyant sur le management visuel
• Pour développer la collaboration intensive
• Et se mettre en conditions de faire du Kaizen
Obeya
Voir ensemble
Agir ensemble
Apprendre ensemble
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Objec&fs du projet
Produit cible
Macro planning Planning des équipes
Résolu&on
de
problèmes
Indicateurs de performance
Voix du client
Voir ensemble
Agir ensemble
Apprendre ensemble
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8
• Par le directeur de projet tous les jours ⇒ suivi des indicateurs, ⇒ du planning, ⇒ et de la résolution de problème.
• Avec l’équipe ⇒ flash meeting, ⇒ planification hebdomadaire, ⇒ résolution de problèmes.
Avant
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Obeya
Obeya + Kaizen =
Deep Thinkers
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Après
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Avant
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Après
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# 3 4 4
10
Pr o b l è m e s m a j e u r s e n v a l i d a ti o n fi n a l e
F é l i ci t a t i o n s R e to u r s c l i e n t
4
#
R e ta r d s
1
Esca l a d e s
1 3
1
% +8 0 % Su r c o û ts
3 0 0 0 0
0 0 0 0
+1 6 % +2 4 % +3 0 %
-2 2 %
P r o j ets 2008
P r o j ets 2008
P r o j ets 2008
P r o j ets 2008
P r o j ets 2009
P r o j ets 2009
P r o j ets 2009
P r o j ets 2009
Workshop + coaching (5 months) Client feedback
Major issues at final validation stage
Delays
Congratulations
Escalations
weeks
Overcosts
Avant Après
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Animer l’obeya § Par le « product owner » ou le chef de projet (1 leader)
§ L’équipe se réunit au moins une fois par semaine pour les gros projets sinon tous les jours
§ Contrôler la progression
§ Identifier les points de blocage
§ Fixer d’abord les problèmes importants
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La réunion de projet dans l’obeya § Chaque chef d’équipe présente la progression de son équipe :
• Je suis dans mes objectifs, je suis en dehors de mes objectifs (produit, délais, coûts)
• Voici mes problèmes et ce que mon équipe et moi proposons pour les réparer et revenir sur le chemin critique
• Voici des choses intéressantes que nous avons apprises sur le processus et les changements que nous aimerions apporter à nos pratiques de travail
• Voici sur quoi nous souhaitons travailler cette semaine
§ Chef de projet : • S’assure que les chefs d’équipe sont sur les bons problèmes
pour atteindre leurs objectifs • Aide les chefs d’équipe à résoudre leur problèmes (charge de
travail, obstacles techniques, etc.) • Donne une nouvelle direction si besoin
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La réunion d’équipe dans l’obeya
• Avons nous atteint notre cible hier ? • Si non, que s’est il passé ? • Que devons nous faire pour revenir à la situation prévue ? • Quelle est notre cible pour aujourd’hui ? • Quelle est l’organisation de l’équipe aujourd’hui ? • Quels sont les sujets chauds ?
=> Puis faire un check de la progression au moins une fois pendant la journée
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Visite d’une Obeya
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Objec&fs du projet
Produit cible
Macro planning Planning des équipes
Résolu&on
de
problèmes
Indicateurs de performance
Voix du client
Voir ensemble
Agir ensemble
Apprendre ensemble
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Les objectifs du projet
§ Fondement du projet • Pourquoi est ce que nous le faisons ?
§ Objectifs du project • Vision inspirante et pratique • Caractéristiques de performance clés du produit
§ Organisation du project • Chef de projet, équipes, rôles
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Objec&fs du projet
Produit cible
Macro planning Planning des équipes
Résolu&on
de
problèmes
Indicateurs de performance
Voix du client 19
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Objec&fs du projet
Produit cible
Macro planning Planning des équipes
Résolu&on
de
problèmes
Indicateurs de performance
Voix du client
Voir ensemble
Agir ensemble
Apprendre ensemble
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Voix du client
1. Identifier clairement les clients : • Ceux qui vont bénéficier de la valeur créée par le produit • Ceux qui financent et sponsorisent le projet
2. Comprendre leur besoin : 1. Donnez-moi exactement ce que je veux 2. Quand je veux 3. Où je veux 4. Soyez fiable 5. Ne me faites pas perdre mon temps
3. Etablir les critères qui définissent la satisfaction client : jalons de livraison, vitesse de la réponse, % de disponibilité, budget, etc.
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Objec&fs du projet
Produit cible
Macro planning Planning des équipes
Résolu&on
de
problèmes
Indicateurs de performance
Voix du client 22
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Objec&fs du projet
Produit cible
Macro planning Planning des équipes
Résolu&on
de
problèmes
Indicateurs de performance
Voix du client
Voir ensemble
Agir ensemble
Apprendre ensemble
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Produit cible
§ Représentation visuel du produit final que nous souhaitons fabriquer
§ Mettre en évidence les questions techniques
sur le produit lui-même qui doivent être résolues afin d'atteindre les objectifs du projet
§ Un bon support de discussion et de résolution de problèmes. Permet à l'équipe projet de prendre des décisions techniques plus rapidement.
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Objec&fs du projet
Produit cible
Macro planning Planning des équipes
Résolu&on
de
problèmes
Indicateurs de performance
Voix du client 25
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Objec&fs du projet
Produit cible
Macro planning Planning des équipes
Résolu&on
de
problèmes
Indicateurs de performance
Voix du client
Voir ensemble
Agir ensemble
Apprendre ensemble
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§ Traduire les objectifs du projet et de la VOC en 3 à 4 indicateurs clefs
§ Qualité, Délais, Coûts, Satisfaction Client
§ SMART: • Simple • Measurable • Attainable • Relevant • Time-bound
Indicateurs de performance
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§ Affichés au mur
§ Mis à jour quotidiennement à la main
§ Inclus une cible visible, montrent les écarts de performance
§ Inclus des annotation pour expliquer les pics et les vallées
§ Alimentent la résolution de problèmes
§ Permet de se poser chaque jour les questions : • Sommes nous en train d’atteindre notre objectif ? • Est ce qu’on s’améliore ?
Indicateurs de performance
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Objec&fs du projet
Produit cible
Macro planning Planning des équipes
Résolu&on
de
problèmes
Indicateurs de performance
Voix du client 29
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Objec&fs du projet
Produit cible
Macro planning Planning des équipes
Résolu&on
de
problèmes
Indicateurs de performance
Voix du client
Voir ensemble
Agir ensemble
Apprendre ensemble
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Macro planning
Outil de contrôle des délais :
• Il permet de se mettre d’accord sur les jalons clefs • Montre les gaspillages que l’on crée chez les autres • Retard = résolution de problème immédiate
⇒ Le chef de projet demande tous les jours :
“Est-ce qu’on va y arriver ?”
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Macro planning
32
PDC
A
Planned Achieved correctly on time Late
Failed
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Projets multiples
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Objec&fs du projet
Produit cible
Macro planning Planning des équipes
Résolu&on
de
problèmes
Indicateurs de performance
Voix du client 34
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Tableau des tâches de l’équipe
TODO DOING DONE SPEC CODE TEST DEPLOY
Several processes Specific process
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Tableau des tâches de l’équipe
§ Les équipes peuvent évaluer ce qui est normal de ce qui ne l’est pas en temps réel
§ Qu’avons nous à faire aujourd’hui ? Cette semaine ? La semaine prochaine ?
§ Quelle est l’organisation de l’équipe ? § Est-ce qu’on avance à la bonne vitesse ? § Est-ce qu’on va y arriver ?
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Objec&fs du projet
Produit cible
Macro planning Planning des équipes
Résolu&on
de
problèmes
Indicateurs de performance
Voix du client
Outil collaboratif utilisé par chaque équipe pour gérér leur activité quotidienne et réagir immédiatement à tout obstacle.
Un processus spécifique
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Objec&fs du projet
Produit cible
Macro planning Planning des équipes
Résolu&on
de
problèmes
Indicateurs de performance
Voix du client
Plusieurs processus
Outil collaboratif utilisé par chaque équipe pour gérér leur activité quotidienne et réagir immédiatement à tout obstacle.
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Objec&fs du projet
Produit cible
Macro planning Planning des équipes
Résolu&on
de
problèmes
Indicateurs de performance
Voix du client
Voir ensemble
Agir ensemble
Apprendre ensemble
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![Page 40: Réussir vos projets IT avec l’obeya - DotNetHub · Major issues at final validation stage Delays Congratulations Escalations weeks Overcosts Avant Après . ... • Retard = résolution](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022050305/5f6dff153587ef75180a7a8a/html5/thumbnails/40.jpg)
Résolution de problèmes
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Objec&fs du projet
Produit cible
Macro planning Planning des équipes
Résolu&on
de
problèmes
Indicateurs de performance
Voix du client 41
![Page 42: Réussir vos projets IT avec l’obeya - DotNetHub · Major issues at final validation stage Delays Congratulations Escalations weeks Overcosts Avant Après . ... • Retard = résolution](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022050305/5f6dff153587ef75180a7a8a/html5/thumbnails/42.jpg)
Démarrer avec l’obeya
§ Construire l’Obeya avec les personnes clef
§ Mettre immédiatement les flash meeting en place
§ Ecrire 1 problème par jour sur le mur
§ Résoudre plusieurs problèmes par semaine
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Objec&fs du projet
Produit cible
Macro planning Planning des équipes
Résolu&on
de
problèmes
Indicateurs de performance
Voix du client
Voir ensemble
Agir ensemble
Apprendre ensemble
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Formation Obeya le 12 décembre à Bruxelles
http://www.operaepartners.fr/6093/master-class-piloter-projets-it-obeya/
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Pour aller plus loin