P a g e  | 1 

 

 

Mr. Richard Stathakis              November 28, 2011 Supervisor, Shelby Charter Twp. 52700 Van Dyke         Shelby Twp., MI  48316  

Dear Mr. Stathakis,  

In September 2011 you contacted me because you were concerned about the current auction policy used by the Shelby Twp. Police Department and requested that I review the policies and procedures in place at that time. You stated that your initial review of this issue was in response to a written request from a resident. 

Through my initial review of the auction process, other potential issues became apparent.  After bringing them to your attention, you requested me to review towing process and procedures used by the Shelby Twp. Police Department which included a review of towing invoices from September 24, 2010 to November 3, 2010 and from February 1, 2011 to July 29, 2011 for any variances from the contract for towing services, currently held by Nightingale Towing. I have also had the opportunity to review the report from Municipal Consulting Services, Inc. dated April 26, 2011, commonly referred to as the Nottley report. You expressed frustration that former Police Chief Leman, before leaving the Police Dept. in September (five months after the Nottley report was published), never submitted to you the requested comprehensive follow‐up improvement plan addressing Mr. Nottley’s suggestions – and made changes to a specific portion of the auction policy only at your directive and just days before the September auction.   

Following are my findings. 

In the Nottley report, Mr. Nottley demonstrates a much better understanding of the State law governing the handling of vehicles towed by or at the direction of Police departments than either the Shelby Twp. Police Department or Nightingale Towing. The Nottley report did a fairly thorough job of assessing the Police Department policies and procedures regarding towing and disposition of vehicles at that time. Since publication of the Nottley report, however, some changes/revisions have been made to those policies and procedures, including implementation of a new department policy regarding Impound and Abandoned vehicles. The significant shortcomings in departmental compliance need to be addressed at the Police Department level immediately through proper implementation of current policies and procedures, and/or 

P a g e  | 2 

 

adoption of policy changes, and improved oversight. A more in‐depth look into the current Police Department policy is needed, (I have a copy of the policy dated October 24, 2011 and marked as DRAFT), As soon as a final copy can be obtained I will review and suggest any changes that in my experience would better help the Police Department handle the towing and oversight of towed vehicles and begin to address the issue of accountability brought up in the Nottley report. 

Step #1 in my consulting process is to identify the problems with the policies and procedures used by the Shelby Twp. Police Department to tow and dispose of vehicles that are towed from Police scenes. 

 

Observations Concerning Governing Statutes 

In speaking with Shelby Twp. Police Department staff who have worked with the impound process both recently and for the past several years, I found that, while there was a fair understanding of the State law governing Impounded and Abandoned vehicles (MCL 257.252), the departments procedures did not closely follow the guidelines established within this law. Incidentally, this law was almost completely rewritten in 2005 and has been revised several times over the last 5 years. Unfortunately, the local Police Departments were not included in discussions at the legislative level nor were they notified of the changes when they were enacted. This requires that Police Departments review this law on a yearly basis to ensure that they are in compliance. It should also be noted that the legislation leaves a fair amount of room for interpretation which results in disagreements between the towing companies and the Police departments. The towing companies have been represented by a lobbyist throughout this entire process while the Police departments have only been represented by the Michigan State Police legislative team. The M.S.P. team has done a good job of collecting Police concerns and taking them to the legislature, but has not been able to effect any movement to address these concerns in any major way to date. 

There were also major concerns regarding the scrapping of vehicles, including the number of vehicles being scrapped and that many had missing engines, transmissions, or engine parts as addressed below. 

Forms Completion Review 

The lack of a formal policy within the Shelby Twp. Police Department as well as inadequate oversight has compromised proper policy implementation. This became evident as I reviewed 

P a g e  | 3 

 

the number of vehicles released to scrap, which appears to be a major problem here. The first item I noticed was that part of the form was typed and part was filled in by hand, this always looks questionable when being reviewed by anyone outside the department and especially when viewed by the public. Typing all the information on these forms is always the safest way, the least likely to be misread, and the most professional way to complete documents that will end up as part of the public record and may end up as evidence in a court of law. It was also disconcerting to see the same basic description of the damages for scrapping for 60% to 80% of the vehicles reviewed. When a sampling of photos of these vehicles was obtained it became apparent that the vehicles had not actually been observed by the Police Department prior to scrapping as the description did not match the officers’ initial reports of damage or the damage noted in the photos. The Police Department relied on Nightingales Towing to provide the information used to complete the damages area of the scrapping form (TR208). By way of example there was a record of a vehicle that was actually towed in during an arrest for a driving offense, and the scrapping certificate noted that the vehicle was missing the engine in the Damages section. The photo of this vehicle did not reflect the telltale sign of a missing engine, (the front end being raised up). There were also other vehicles involved in crashes or arrests that were scrapped and the Damages listed missing engine parts, engines, or transmissions, which would be hard to substantiate when the vehicle came off the road as a result of an arrest, crash, or traffic hazard. It should be noted that not all scrapped vehicles contained items like this and many of the vehicles scrapped came from private property abandoned, which are covered by their own portion of MCL 257.252. 

Auction Findings 

I also reviewed the limited amount of data that was available for three vehicle auctions. A recent newspaper article asked the question “Why was the Twp. sending the towing company money instead of the other way around?” In regards to this, it appears that the Township did not break any laws, ordinances or policies in place at that time. At that time all monies collected from the sale of vehicles were turned over to the Township at the conclusion of the auction, subsequently what is owed to the towing company for towing and storage fees for the vehicles sold at auction is then paid out to them. This practice is consistent with State law governing the sale of impounded and abandoned vehicles. At the current time the Shelby Twp. Police Department does not have a definitive policy or procedure in place that addresses the sale of Impounded and/or Abandoned vehicles. The process is mentioned in Shelby Twp. Police Department General Order 7.06 (III Procedure {A}) but only states it must be done in compliance with State and local ordinances. This policy should be expanded to address each step to be taken in this process and address responsibility and accountability for those performing this function. 

P a g e  | 4 

 

Abandoned Vehicles Towed from Private Property 

There is concern regarding vehicles towed from private property as abandoned vehicles by Nightingale Towing and sold at the same public auction as vehicles held by the Shelby Twp. Police Department. While this activity is not addressed in the State law or in past Shelby Twp. Police Department policies, it has been prohibited by the current Shelby Twp. Police Department policy. Even though this activity did not violate the law or policy in place at that time, there was no oversight of the towing company in regards to following the State law regarding sums that can be collected for storage fees and the disbursement of any remaining funds once the towing and storage fees have been paid. Again, by way of example, one vehicle towed from private property was sold for $4,100.00. According to my calculations of Nightingale Towing usual tow fees and their standard of $15.00/day storage, the vehicle should have totaled $1,115.00. However, since towing fees for private property abandoned tows is not addressed in the contract between Nightingale Towing and Shelby Twp., that fee may actually be assessed higher but certainly not $4,100.00, as the charge appears to be in this example. 

 Storage fees for vehicles that have been declared Abandoned by entry into the LEIN network have a cap of $1,000.00 per State law. Since Shelby Twp. Police Department has a policy in place that all private property abandoned vehicles be entered into LEIN within 24 hours of its being towed (and their records show that they are almost always entered within a few hours, fewer than 1% are entered later than that) then the storage bill would have to be capped at $1,000.00. Shelby Twp. also imposes a $10.00 fee on every vehicle towed, regardless of whether it is towed for the Township or as a private property abandoned, and it is appropriate for Nightingale Towing to add that to its fees. The majority of tow bills that I was given for vehicles that had been towed from private property indicated a tow fee of $65.00 (the figure I used in my estimated total above). Even if Nightingale Towing were to charge a much higher tow fee (the law only states that it must be “reasonable”), it could not come to the total of $3,090.00 as this would not be a “reasonable” tow fee as defined in the State law.  

Finally, the State law is very clear in how monies from the public sale of vehicles must be disbursed. The order is as follows:  

The towing company to satisfy their towing and storage fees. 

Payment of any Police Department fees owed.  

Payment to the secured party, if any.  

The last registered owner of the vehicle.  

P a g e  | 5 

 

Should the secured party or owner not claim the monies left after satisfying the first two charges, the money is to be turned over to the governmental agency from whose jurisdiction the vehicle was towed. I could find no evidence that this procedure was followed at all, in fact it appears that the entire $4,100.00 in the example was paid to Nightingale Towing in a check from Shelby Township. 

I was also given invoices for tows done by Nightingale Towing at the request of the Shelby Twp. Police Department; these are from the time periods of September 24, 2010 to November 3, 2010 covering 149 vehicles and from February 1, 2011 to July 29, 2011 covering 393 vehicles. A total of 196 invoices (36%) were found to have charges on them that are not in the towing contract dated August 20, 2009. The overcharges for these vehicles totaled $9,858.00, an average of $50.29 for each invoice. The specific overcharges ranged from $5.00 to as high as $355.00. These overcharges can be classified into three different categories, listed below along with the total of overcharges for each category. 

Fluid cleanup / oil dry. 83 vehicles totaling $3,180.00.  

Fluid cleanup and/or oil dry should be included in the price line item “Debris cleanup” listed in the “Other “pricing section. It is customary for towing companies holding contracts with municipalities to clean up debris, including minor fluid spills as part of their ordinary cleanup at crash scenes. If there is a larger amount of cleanup needed it should be approved by the officer on the scene and that officer should indicate such approval and the reasons why on the towing invoice or impound slip. Furthermore, the contract between Shelby Township and Nightingales Towing specifically states in Section 1. “Scope”, paragraph D. “Clearing of all debris from the scene. “And again in Section 8. “Condition of the Scene”, “Contractor shall be responsible for the clearing of vehicles and all other debris from the scene as directed by the officer in charge or as is necessary for the safety of other motor vehicles.” 

Collision wrap. 36 vehicles totaling $2,468.00. 

Collision wrap is not mentioned in any part of the towing contract and is not listed in any charges on the contract pricing list. When questioned about what collision wrap is, Police Department personnel could not give an explanation. When they were specifically asked whether they 

P a g e  | 6 

 

had ever seen a vehicle wrapped in plastic before being towed from a crash scene they responded that they had not. 

Insufficient or no explanation. 74 vehicles totaling $4,210.00.  

Some invoices had the “Wreck” and/or “Recovery” boxes checked. Some had “Sling/Hoist” and/or “Flatbed” boxes checked (sometimes both on the same invoice). Some boxes that were checked had charges for those services listed in the towing contract but the actual fee charged was higher than what is listed in the towing contract. 

 

After reading the full contract between Shelby Twp. and Nightingale Towing, and reviewing the records and invoices, I concluded that the contract pricing has been violated by Nightingale Towing. I also concluded that while progress has been made to address needed improvements in the Shelby Twp. Police Departments policies and procedures regarding Impounded and Abandoned vehicles, there is still work to be done to address accountability during procedures involving the towing of vehicles from scenes (arrests, crashes, traffic hazards, and vehicles abandoned on public property) as well as the final disposition of vehicles which are auctioned or scrapped.  

Step #2 in the process is to fix the problems identified in step 1. To that end my findings were discussed with Mr. Rick Stathakis and Shelby Twp. Police Department Acting Chief Roland Woelkers. During that discussion it was decided by Acting Chief Woelkers to turn the findings of this study over to the Michigan State Police for further review and to determine if any laws have been violated, and if so how to proceed with prosecution of the violators, I fully agree with this decision. It was also determined that, for better and more complete process improvement input, I would have a meeting with Shelby Twp. Police Department personnel including Acting Chief Woelkers, Communications, Traffic Safety, and Administrative staff who are currently involved in some way with impounded and abandoned vehicles towed for or administered by them for. 

Step #3 in the process involves updating or creating a new Police department policy and the procedures used to implement that policy regarding towing of vehicles at the request of Shelby Township Police or administered by Shelby Township Police in accordance with Michigan State law PA 300 1949, MCL 257.252. The Nottley report made several suggestions for improvements to the Shelby Twp. Police Department policies and procedures for handling towed vehicles and their dispositions. While some of these have already been implemented, others are not 

P a g e  | 7 

 

specifically addressed in any policy, and some procedures are not fully spelled out to provide full oversight and accountability for both the Police department and its towing contractor.  

I have sincerely appreciated the opportunity to assist Shelby Twp. as you strive to serve your citizens. All of my findings are based on PA 300 of 1949 (also referred to as MCL 257.252), the policies and procedures of the Shelby Twp. Police Department, the Agreement for Towing Services between the Township of Shelby and Nightingale Towing, as well as best practices in use by other Southeast Michigan police departments. Please feel free to contact me at 248.390.7315 regarding this report or if I can assist you in any way to plan or implement any suggested changes to policies or procedures. 

            Sincerely,  

            Russell Weipert