RINew!: Evolving IT Group Platformsp-resources.rina.org/external/Manuale_Timesheet.pdfLa prima...

RINew! : Evolving IT Group Platform

Timesheet Esterni: Manuale d’uso

OVERVIEW

2

IL RINA SI RINNOVA !

2017 parte RINEW

TimeSheet sarà la vostra nuova interfaccia

Questo manuale vi aiuterà a comprendere come

utilizzare il nuovo strumento di rapportazione dei

vostri impegni.

https://timesheet.rina.org

OVERVIEW

3

TIMESHEET

Rapportare

impegni e spese

Verificare lo stato

di avanzamento

degli impegni

Ottenere gli

estremi per la

fattura

TIMESHEET :

A cosa serve ?

https://timesheet.rina.org

OVERVIEW

4

DIARY WEB

Con la pratica

inserisce

impegni e spese

(*)

Invia al Rina la

fattura e il foglio

delle righe

consuntivate

Il Nes emette la

fattura e smarca

le righe di

impegno

Oggi cosa accade ?

Al Nes viene comunicata

la pratica

(*) Oppure possono essere

precompilati dai sistemi tecnici

RINA (Ascesi Check ,

Inspection Tool)

OVERVIEW

5

TIMESHEET

I l NES

Inserisce

impegni e

spese (*) Il PM

approva le

righe del NES

Cosa cambia rispetto a DiaryWeb ?

Al Nes che deve rapportare viene comunicato

l’ingaggio (Assignment)

Il NES emette

la fattura

Il NES riceve il

n. di

ricevimento

Prima di

emettere fattura

è necessario

avere il numero

di ricevimento!

(*) Oppure possono essere

precompilati dai sistemi

tecnici RINA (Ascesi Check ,

Inspection Managment Tool)

OVERVIEW

Questa è la mappa di orientamento del processo che vi riguarda

6

Ricevimento

TIMESHEET

Voi siete

qui

1. Ricevete il

numero d’ordine

che vi compete

2. Con il numero

d’ordine inserite i

tempi e le spese3. Il PM / ufficio approva

i vostri impegni

Mensilmente viene

elaborato il ricevimento

4. Viene inviata comunicazione

per emissione fattura al NES o

al fornitore di competenza.

3 bis.

Se il PM rifiuta gli impegni il NES riceve una mail

Pm

Rina

OVERVIEW

Se lavorate con i sistemi tecnici RINA ( AscesiCheck o InspectionTool )

7

Ricevimento

TIMESHEET

1. Ricevete il

numero d’ordine

che vi compete

2. Potete verificare le

righe precompilate

E integrare con le spese

3. Il PM / ufficio approva

i vs impegni

Mensilmente viene

elaborato il ricevimento

4. Viene inviata comunicazione

per emissione fattura al NES o

al fornitore di competenza.

3 bis.

Se il PM rifiuta gli impegni il NES riceve una mail

Pm

Rina

I sistemi tecnici

precompilano

gli impegni

OVERVIEW

Il NES si collega al TimeSheet:

legge e usa l’assignment per rapportare impegni e spese e/o eventualmente integrare

con le spese gli impegni precompilate dai sistemi tecnici RINA

Il NES sottomette le righe

rapportate

Il PM trova le righe sottomesse sulla sua area di lavoro : le approva o le

rifiuta

8

Se il PM approva gli inserimenti

A fine mese verrà eseguito il

ricevimento da parte dell’ufficio

preposto

Al Fornitore vienecomunicato via email il

numero di ricevimento da utilizzare per la fatturazione

Il Fornitore emette la fattura per gli impegni

approvati

Se il PM rifiuta

gli inserimenti

Al NES viene notificato il rifiuto degli

impegni via email.

Il rifiuto viene accomapagnato da una

motivazione

Il NES può :

a) modificare gli inserimenti e

sottometterli nuovamente

b) eliminarli

.... ma se preferite possiamo leggere gli eventi attraverso queste frecce ...

OVERVIEW

.. e ora ricordatevi questi termini:

•Approvazione azione del PM /ufficio sulle righe sottomesse

•Assignment indica l’ingaggio ricevuto dal NES; riporta l’id dell’ordine e il fornitore di riferimento

•Compilatore colui che delegato dal NES potrà compilare il suo TS

•NES tecnico ingaggiato per svolgere l’attività

•OdA sigla per indicare l’Ordine ricevuto

•PM responsabile che ha in carico l’approvazione degli impegni

•Ricevimento azione dell’ufficio Rina di raggruppamento delle righe approvate e assegnazione numero di ricevimento

•Righe qualsiasi elemento di impegno rapportato siano esse ore, quantità o spese

•Sistema Tecnico RINA IMT (Inspection Management Tool) , Ascesi Check

•Submit azione del NES per la sottomissione delle righe

•Summary funzione del TS che consente di visualizzare le righe

•Task identifica l’attività sulla quale si rapportano gli impegni

•TS sigla per indicare il Time Sheet

•Varianti sono le voci che compongono l’articolo

•Work o internal project identifica la «pratica» sulla quale si rapportano gli impegni

9

OVERVIEW

Draft

Submitted

Approved

10

Tutti gli eventi

precedentemente

illustrati si possono

vedere come

cambiamenti delle righe

di impegno inserite

Receipte

Gli stati delle righe vi

saranno utili per

visualizzare nella

sezione «Summary»

l’avanzamento dei

vostri impegni

Stato delle righe e loro significato

Il NES può

modificare

le sue righe

Rejected

Receipted

DraftLe righe possono essere modificate o cancellate;

sono solo a disposizione del Nes

Submitted

Le righe possono sono state sottomesse al PM;

non possono essere più ne modificate ne

cancellate dal Nes. Sono in attesa di essere

approvate dal PM

Approved

Le righe sono state approvate dal PM/Ufficio Rina

e sono in attesa di essere contabilizzate; non

possono essere ne modificate ne cancellate dal

Nes. Sono in attesa di essere contabilizzate

Receipted

Le righe sono state contabilizzate e ricevute

sull’ordine. Saranno oggetto della fatturazione del

Nes

Rejected

Le righe non sono state approvate dal PM ma

rifiutate; in Nes potrà nuovamente modificarle e poi

risottometterle oppure cancellarle.

OVERVIEW

Ricevere il

numero

d’ordine

Login al

Timesheet e

navigazione

Assignment

Time :

rapportazione

ore

Expenses :

rapportazione

Spese

Summary :

sottomettere

gli impegni

Approvazione

e ricevimentiDeleghe FAQ

11

Riepilogo dei capitoli di questo documento

1.RICEVERE IL NUMERO D’ORDINE

Riceverete il n. d’ordine dall’ufficio

di riferimento

L’ordine assegnato

diventa il vostro

Assignment

12

Ricevere il

numero

d’ordine

Login al

Timesheet e

navigazione

Assignment

Time :

rapportazione

ore

Expenses :

rapportazione

Spese

Summary :

sottomettere

gli impegni

Approvazione


2. LOGIN AL TIMESHEET E NAVIGAZIONE

Ricevere il

numero

d’ordine

Login al

Timesheet e

navigazione

Assignment

Time :

rapportazione

ore

Expenses :

rapportazione

Spese

Summary :

sottomettere

gli impegni

Approvazione


13

14

E’ possibile accedere al Timesheet dopo aver inserito le vostre credenziali . Il

sistema verifica dette credenziali durante il Login.

Potrete accedere al Time con il link che avete ricevuto


Cliccando sul pulsante in alto a destra è possibile accedere

alla sezione «Il mio profilo» tramite la quale è possibile

modificare la lingua dell’applicazione.

Profilo e lingua

In alto è presente il vostro nome e la vostra matricola RINA .

15

La prima pagina dell’applicazione che avrete a

disposizione è quella in cui potete rapportare i

vostri impegni: la sezione «Time & material».

Pagina Iniziale


Il menu laterale vi permette di navigare

facilmente tra le sezioni del Timesheet.

16

Potete visualizzare il calendario cliccando

sull’apposito pulsante in alto. Questo vi permette di

navigare all’interno dei periodi di tempo in cui è

possibile usare gli Assignment per rapportare gli

impegni.

Selezionando il mese potete navigare sull’intero

anno.


Cliccando sulla sezione «Expenses» del Menu il

sistema visualizza le spese consuntivate

Cliccando sulla sezione «Summary» del Menu il

sistema visualizza un sommario relativo a tutte le

spese e le ore consuntivate, consentendo la

sottomissione per l’approvazione.

Cliccando sulla sezione «Assignment» del menu il

sistema visualizza tutti gli assignment a voi

assegnati.

Pagina Iniziale

Ricevere il

numero

d’ordine

Login al

Timesheet e

navigazione

Assignment

Time :

rapportazione

ore

Expenses :

rapportazione

Spese

Summary :

sottomettere

gli impegni

Approvazione


17

3. ASSIGNMENT

18

Cliccando nella sezione Assignment, è

possibile visualizzare tutti i vostri ingaggi.

Assignment

3. ASSIGNMENT

19

La griglia mostra la lista di OdA sui quali siete stati ingaggiati.

Gli Assignment vengono creati solo per ordini che prevedono

rapportazine tramite TS

È possibile filtrare gli ordini d’acquisto

attraverso lo stato.

Assignment

La lista degli Assignment NON è legata al

calendario ma al momento in cui state

usando l’applicazione.

Ogni Assignment è corredato di

un set di informazioni utili

all’identificazione dell’ingaggio

corretto.

3. ASSIGNMENT

20

ATTENZIONE: l’operazione «Termina Assignment» non è

reversibile, pertanto non potrete più effettuare modifiche alla sulle

sezioni «Time & Material» ed «Expenses» per questi ingaggi.

ATTENZIONE: relativamente a ingaggi provenienti da IMT e che

prevedono KM obbligatori, nel caso non li abbiate inseriti, TS vi

avviserà e non completerà l’operazione.

Assignment

3. ASSIGNMENT

Il pulsante «Termina assignment» vi consente di dichiarare di aver

rendicontato tutte le prestazioni e tutte le spese per un determinato

ordine.

E’ possibile selezionare uno o più assignment (checkbox sulla

griglia) e successivamente premere il pulsante «Termina

assignment».

Il sistema vi chiederà di confermare l’operazione.

Sulle righe degli Assignment terminati, comparirà il simbolo di un

triangolo rosso con il punto esclamativo

21

Se l’ordine d’acquisto non è valido, la

riga di riferimento viene evidenziata in

rosso. Gli assignment non validi non

possono essere utilizzati nel Timesheet.

Assignment

3. ASSIGNMENT

4. TIME: RAPPORTAZIONE ORE

Ricevere il

numero

d’ordine

Login al

Timesheet e

navigazione

Assignment

Time :

rapportazione

ore

Expenses :

rapportazione

Spese

Summary :

sottomettere

gli impegni

Approvazione


22

23

Cliccando nella sezione «Time & Material», è

possibile visualizzare la tabella di

consuntivazione delle ore / material per una

determinata settimana.

Rapportazione ore consuntivoSi può rapportare solo per settimana ; ogni

settimana deve essere rapportata e quindi

salvata .

Il passaggio ad altra settimana richiede il

salvataggio della settimana in corso


Cliccando sul pulsante «Aggiungi Assignment»

viene reso disponibile un menù a tendina per la

selezione di un Assignment.

Selezionando il giorno di riferimento viene

caricata la relativa settimana .

24

Rapportazione ore consuntivo

Selezionare l’Assignment tra quelli disponibili e

validi; se l’Assignment non è presente in

elenco verificare con l’ufficio Rina.

Selezionare il giorno in cui volete caricare le

ore/material


25

Seleziona l’articolo dal menù a tendina

corrispondente alla prestazione eseguita e

legato all’ordine scelto .


26


Nel caso in cui l’articolo scelto fosse

dettagliato in più varianti scegliere quella

di interesse.

Cosa è la variante? Come variante si

intende la/le voce/i di dettaglio che

compongono l’articolo


Questa è l’unita di misura di riferimento

indicata nel contratto

27



ATTENZIONE: relativamente agli ingaggi che lo prevedono (IMT,

Energy) , verificare che il task number e la nazione siano coerenti

con le istruzioni ricevute da RINA, o sull'ODA da IMT nel caso di

ispezioni o dal PM in fase di assegnazione.

Modificare solo se trovano difformità rispetto alle istruzioni sopra

ricevute.

28


Qualsiasi sia l’unità di misura riportata nel contratto si

dovrà rapportare solo in ore o quantità.

Le ore devono essere inserite nel formato HH:MM.

Le quantità sono espresse come numero intero; anche se

inserite con decimali vengono arrotondate al numero intero

più vicino.

In entrambi i casi deve essere compilato il medesimo

campo «Quantità».


Le icone a cestino

permettono la

cancellazione di

queste righe.

Il tasto ‘Chiudi’ chiude il pop-up salvando le informazioni

Il tasto ‘Aggiungi riga’ permette di aggiungere una nuova

riga di consuntivo, sia per un nuovo articolo dell’Oda sia

per una nuova variante dell’articolo stesso.

29


Il campo «Origine» mostra l’eventuale nome del sistema

tecnico che inserisce la riga di prestazione.

Se la riga viene modificata l’informazione scompare .

Se la riga viene inserita manualmente questa informazione

non compare.

Lo stesso campo è visibile nella maschera di dettaglio delle

spese chilometriche («Distance»).

Lo stato Draft indica che la

riga è ancora modificabile


30

Rapportazione Distanze (KM o Miglia)

Le distanze sono inseribili solo se sono state previste in ordine e possono essere di tipo KM o

Miglia .

Sono dichiarabili per ogni giorno di rapportazione accanto alle ore / quantità .

Questo inserimento genera automaticamente una spesa di tipo «Distance».

Questa voce di spesa viene visualizzata, come le altre spese, nella griglia Expenses ma non è

consentita alcuna modifica.

Per l’eliminazione della spesa «Distance» si deve impostare il valore zero nel campo «Distanza»

sulla schermata delle ore; si può modificare questa informazione solo se la riga è in stato «Draft»

o «Rejected» .


31

Salvataggio ore di consuntivo

Chiuso il pop-up, le rapportazioni inserite saranno riportate

automaticamente sulla videata della settimana .

Devono ancora essere salvate cliccando sul pulsante «Salva».

Il salvataggio riguarda tutte le informazioni della settimana, ma

non cambia lo stato dellle righe.

A salvataggio effettuato, il sistema mostra un messaggio di

conferma.


Tutte le ore e tutte le quantità lavorate in una

giornata vengono somma te e visualizzate in

fondo alla griglia .

Il sistema verificherà che non si rapportino più

di 24 ore di lavoro al giorno.

Il messaggio di conferma salvataggio

scomparirà dopo qualche minuto

I Totali settimanali vengono

esposti automaticamente

32

Salvataggio ore di consuntivo


Cambiando settimana il sistema si accorge

se esistono modifiche non salvate e chiede

conferma

33

Visione settimanaleQuesto è un Assignment non più valido ma

rapportato: l’icona copia non è utilizzabile e

l’icona cestino non visbile.


Assignment valido senza rapportazioni

sottomesse o approvate: tutte le

fuzionalità sono attive

La giornata non è disponibile perchè

gia sottomessa o approvata

La giornata è disponibile ma non si

potranno inserire impegni

Assignment valido con rapportazioni

sottomesse o approvate: l’icona cestino

non è attiva e la giornata può essere

visualizzabile ma non modificabile

La presenza del cancellino indica

che la giornata è ancora

modificabile

Passando il mouse sopra l’Assignment

vengono visualizzte le informazioni

relative all’Oda

34

Visione settimanale


ATTENZIONE:

La presenza di impegni già sottomessi o

approvati non chiude la settimana .

Si possono inserire comunque ulteriori

impegni laddove siano necessari

35

Funzionalità di copia consuntivo

Si tratta di una funzione che permette a coloro che effettuano sempre la stessa

rapportazione, di copiare le ore inserite nel primo giorno della settimana (lunedì) nei

giorni successivi.

Alla pressione del tasto, un popup chiede su quali giorni si vuole effettuare la copia.

Cliccare sul pulsante «Accetta».


5. EXPENSES: RAPPORTAZIONE SPESE

Ricevere il

numero

d’ordine

Login al

Timesheet e

navigazione

Assignment

Time :

rapportazione

ore

Expenses :

rapportazione

Spese

Summary :

sottomettere

gli impegni

Approvazione


36

37

Si aggiunge una spesa cliccando sul

pulsante «Aggiungi spesa».

Cliccando nella sezione «Expenses», è

possibile visualizzare le spese inserite

all’interno di una griglia.

Rapportazione Spese

Le spese possono essere

inserite solo nell’ambito della

settimana selezionata


Rapportazione Spese

Dal menù a tendina selezionare l’assignment

sul quale vuole aggiungere la spesa.

La lista contiene solo assignment che hanno le

spese inserite in ordine.

38


Rapportazione Spese

Deve essere selezionato il tipo di spesa.

39


Rapportazione Spese

Selezionare il sottotipo della spesa. Viene

compilato in automatico se coincide con il tipo

spesa.

40


Rapportazione Spese

41

Una volta selezionato il sottotipo, si deve

compilare i seguente pannello di descrizione

spesa (in questo caso il tipo è «Travel»).

Il tasto <Aggiungi Spesa>

chiude e salva i dati inseriti


Rapportazione Spese

42

Indicare la competenza della spesa.

Si può inserire anche un periodo, ma sempre

all’interno della settimana di rapportazione.

Per spese su singola giornata la data di inizio è

impostata anche come data fine.Indicare la valuta in cui nè stata

sostenuta la spesa .

La valuta viene scelta da una

tendina; si può digitare la sigla

della valuta per velocizzare la

ricerca .


TS carica il tasso di cambio fra la valuta della

spesa e la valuta Oda e calcola l’importo

spesa convertito.

ATTENZIONE: il tasso di cambio è

determinato con la data di inizio competenza

spese («Dal»)

Rapportazione Spese

43


ATTENZIONE: relativamente agli ingaggi che lo prevedono (IMT,

Energy) , verificare che il task number e la nazione siano coerenti

con le istruzioni ricevute da RINA, o sull'ODA da IMT nel caso di

ispezioni o dal PM in fase di assegnazione.

Modificare solo se trovano difformità rispetto alle istruzioni sopra

ricevute.

Rapportazione Spese

44

Dopo aver chiuso il pop-up è possibile vedere

il riepilogo delle spese nella tabella.

Se la riga è in stato Draft o Rejected è

possibile selezionarla per la modifica e\o

cancellazione ( pulsanti ‘Modifica’ e ‘Elimina’).


Spese di tipo Distance

45

Le spese di tipo Distance vengono generate automaticamente dall’inserimento degli

impegni fatto nella sezione TIME e sono dettagliate sulla singola giornata.

Non vengono generate manualmente da questa sezione

Queste righe possono essere selezionabili per essere visualizzate ma non sono

modificabili ne cancellabili

Per poter modificare o cancellare la distanza si deve agire sulla giornata di

riferimento nella sezione TIME

Le spese di tipo Distance vengpno considerate automaticamente come incluse o

escluse in relazione a quanto inserito in ordine .


Nel caso l’Oda lo preveda, in fase di

sottomissione degli impegni , verrà generata la

diga di DIARIA.

Questa riga non potrà essere modificata ne

cancellata .

Salvataggio Spese

46

Usare il pulsante «Salva» per salvare le spese

rapportate ; il sistema visualizza un messaggio

conferma.


Nella settimana scelta si vedranno tutte le

spese in qualsiasi stato.

Le righe in stato diverso da Draft o Reject

possono essere selezionate per la

visualizzazione ma non modificate o

cancellate.

Aggiunta documento allegato

47

Si può allegare uno o più documenti a ciascuna spesa

presente in griglia tramite il pulsante «Allega

documento». Selezionare più righe per associare lo

stesso documento

I documenti allegati possono essere rimossi prima che la

spesa venga sottomessa.

E’ necessario allegare un documento per ogni spesa che

non sia di tipo Distance o Diaria.

.


Le spese distance e la diaria non hanno

necessità di avere un allegato ma possono

comunque accoglierlo

6. SUMMARY: SOTTOMETTERE GLI IMPEGNI

Ricevere il

numero

d’ordine

Login al

Timesheet e

navigazione

Assignment

Time :

rapportazione

ore

Expenses :

rapportazione

Spese

Summary :

sottomettere

gli impegni

Approvazione


48

Ricerca di righe di spesa e consuntivo

49

Selezionare il periodo (range) di ricerca.

Successivamente premere il pulsante «Cerca»

e il sistema provvede a visualizzare le ore e le

spese inserite che soddisfano l’intervallo

selezionato.

Con Summary è possibile selezionare gli

impegni e le spese da sottomettere o anche

rintracciare le righe già sottomesse per

seguirne l’avanzamento


La scelta della settimana non incide

sull’estrazione delle righe da sottomettere

50

Selezionando lo stato delle righe si può

valutare l’avanzamento dei propri impegni

I filtri agevolano la ricerca delle righe da

visualizzare: ogni filtro suggerisce il valore/i

selezionabili dopo il terzo carattere inserito.

Se durante la digitazione non compare la

voce scelta, significa che non esistono righe

inserite per la voce .

La settimana selezionata non incide

sulla ricerca delle righe .


Il pulsante rimuove filtri pulisce

tutti i filtri impostati

Selezionare il periodo (range) di

ricerca.

Premere il pulsante «Cerca»

per visualizzare le ore e le

spese inserite che soddisfano

i criteri di ricerca inseriti

Con la funzione Summary è possibile selezionare gli

impegni e le spese da sottomettere o anche

rintracciare le righe già sottomesse per seguirne

l’avanzamento

Ricerca di righe di spesa e consuntivo

Ricerca di righe di spesa e righe di consuntivo

I dati rapportati vengono oraganizzati in due

griglie, una per le ore e l’altra per le spese

(Hour/Material ed Expense).

51


Sottomissione righeATTENZIONE:

Selezionando una riga di impegni a cui è stata

associata una distanza , automaticamente

viene sottomessa anche la distanza.

Questo viene applicato anche partendo dalla

distanza: se viene selezionata

automaticamente viene sottomessa la riga di

impegno collegata

L’impegno scaricato non può mai essere

separato dalla distanza sostenuta

52


Le spese generiche, per poter essere

sottomesse devono avere almeno un

documento allegato

Il tasto <Sottometti> si attiva se vengono

selezionate delle righe ; le righe

selezionabili possono essere in stato Draft

o Reject

7. APPROVAZIONE E RICEVIMENTI

Ricevere il

numero

d’ordine

Login al

Timesheet e

navigazione

Assignment

Time :

rapportazione

ore

Expenses :

rapportazione

Spese

Summary :

sottomettere

gli impegni

Approvazione


53

Ricevimento mail

54

L’approvazione del PM delle righe

sottomesse cambia lo stato delle

righe ma non da origine ad alcuna

comunicazione

Riceverete una mail quando gli

impegni approvati verranno

«ricevuti» dall’ufficio preposto.

In questa mail verrà comunicato il

numero di ricevimento necessario

per emettere la fattura


55

Gli impegni e/o le spese sono state

sottomesse e quindi saranno

disponibili al PM per l’approvazione

e il successivo ricevimento .

Quando saranno approvate lo stato

diventerà «Approved»

Quando saranno «Ricevute» lo stato

diventerà «Receipted» ; sarà visualizzato

il numero di ricevimento creato dal

sistema e utilizzabile per l’emissione della

fattura


Gestione Ricevimenti

Anche nella sezione di inserimento impegni

viene visualizzato lo stato delle righe .

56


Gestione Ricevimenti

Nella sezione Summary vengono visualizzate

le righe con il relativo numero di ricevimento.

57


Rifiuto degli impegniIn caso di rigetto, viene chiesto al PM di

inserire una motivazione che il NES riceve

tramite email

58


Rifiuto degli impegniAl rifiuto verrà inviata una mail di notifica per comunicare

quali righe sono state rifiutate e per quale ragione.

59


Verranno visualizza sul proprio Timesheet i

consuntivi rifiutati dal PM. Deve quindi

modificare le rapportazioni rigettate e

sottomerle nuovamente.

60


Rifiuto degli impegni

8. DELEGHE

Ricevere il

numero

d’ordine

Login al

Timesheet e

navigazione

Assignment

Time :

rapportazione

ore

Expenses :

rapportazione

Spese

Summary :

sottomettere

gli impegni

Approvazione


61

62

E’ possibile accedere alla sezione Deleghe

passando il mouse sul nome della risorsa e

successivamente cliccando sul pulsante

«Deleghe».

Tramite il menù laterale è possibile visualizzare

tutte le deleghe date oppure tutte le deleghe

ricevute.

Deleghe

8. DELEGHE

63

Con questa funzione si potrà avere evidenza di quale deleghe

sono state ricevute.

Usare una delega ricevuta significa poter rapportare impegni e

spese come se fosse la risorsa ghe ha dato la delega.

La griglia mostra i dettagli della delega quali: risorsa delegante,

tipo di delega, data inizio, data fine ed un pulsante con il quale

può impersonare la risorsa che l’ha delegato. Tramite pulsanti è

possibile filtrare per: tutte le deleghe, deleghe attive e deleghe

scadute. Il filtro di default sarà «deleghe attive».

Cliccando sul pulsante

«Impersona» è possibile

collegarsi al Timesheet della

risorsa delegante e procedere

con

l’inserimento/sottomissione.

E’ possibile ricercare tra le

deleghe ricevute (tutte quelle

elencate nella griglia).

Deleghe

8. DELEGHE RICEVUTE

64

Evidenza tutte le deleghe date, ovvero le risorse

che possono compilare il Timesheet per conto

della risora delegante.

E’ possibile ricercare tra le

deleghe date (tutte quelle

elencate nella griglia).

Il pulsante «Rimuovi»

consente di rimuovere una

delega data in precedenza.

Deleghe

8. DELEGHE DATE

65

Filtri per la ricerca di una

risorsa da delegare.

Periodo di validità

della delega.Il pulsante «Aggiungi»

consente di creare una

una nuova delega. Si

apre il popup.

Deleghe

8. DELEGHE DATE

9. FAQ

Ricevere il

numero

d’ordine

Login al

Timesheet e

navigazione

Assignment

Time :

rapportazione

ore

Expenses :

rapportazione

Spese

Summary :

sottomettere

gli impegni

Approvazione


66

9. FAQ

67

L’assignment non è visibile nella lista degli assignment disponibili.

Questo può dipendere :

• dallo stato dell’ordine (lo stato deve essere valido)

• dall’unità di misura dichiarata nell’ordine ( se lumpsum o a percentuale non viene generato l’assignment )

Contattare l’ufficio di riferimento per

avere maggiori informazioni sull’accordo

contrattuale

9. FAQ

68

L’assignment è visibile nella lista degli assignment disponibili

ma è «in rosso».

Questo significa che l’ordine non è più in stato valido : può

essere stato modificato oppure totalmente ricevuto .

L’assignment è visibile solo perchè esistono già degli

impegni già rapportati.



contrattuale

9. FAQ

69

L’assignment è selezionabile ma non utilizzabile .

Questo significa che l’ordine ha perso la sua validità e quindi

non è più in stato confermato . L’assignment è utilizzabile solo

per le settimane in cui esistono già degli impegni inseriti.

Nelle altre settimane l’Assignment non è più selezionabile.



contrattuale

9. FAQ

70

La distanza non è rapportabile.

Se non si riesce ad inserire i km , significa che la distanza non è

stata inserita nell’ordine o non è stata correttamente associata

all’articolo selezionato



contrattuale

9. FAQ

Rapportazione della distanza.

La rapportazione dei KM deve essere fatta senza considerare gli accordi di esclusione / inclusione.

La suddivisione dei km/miglia in relazione al trattamento economico verrà fatto automaticamente della procedura in base all’unità di misura utilizzata nell’ordine .

71



contrattuale

9. FAQ

72

inserire

Inserimento spese .

L’assignment non è visibile nella lista degli assignment

disponibili per la rendicontazione delle spese.

Questo accade se :

• lo stato dell’ordine non è valido (verificare se e come

appare nella lista generale degli assignment)

• le spese non sono state dichiarate nell’ordine



contrattuale

9. FAQ

73

Verificare l’accreditamento Diaria .

La Diaria non è visibile al momento della rendicontazione

degli impegni , ma si genera automaticamente al

momento della sottomissione del TimeSheet.

Viene riportato l’importo e la valuta dell’accordo

contrattuale.



contrattuale

9. FAQ

74

Gestire le righe rifiutate .

Nel caso il PM rifiuti degli impegni o delle spese, il NES verrà

avvisato via mail in merito a quali righe siano state rifiutate e

per quale motivazione.

Le righe rifiutate tornano in uno stato simile allo stato Draft;

questo significa che le righe potranno essere modificate e

nuovamente sottomesse, oppure cancellate .

Contattare il PM per avere maggiori

informazioni sulle motivazione del rifiuto

9. FAQ

75

Salvataggi concorrenti.

Se il NES , al salvataggio delle informazioni, vedesse

apparire questo messaggio, si potrebbe essere in uno dei

seguenti casi :

- il NES potrebbe aver inavvertitamente aperto due

sessioni di lavoro e aver inserito o modificato impegni /

spese in entrambi

- Un sistema tecnico collegato al NES potrebbe essere in

fase di trasmissione dati

- Un delegato dal NES potrebbe essere in fase di

rendicontazione

In ogni caso il NES dovrebbe abbandonare le modifiche in

corso e ricaricare la sessione di lavoro.

9. FAQ

76

Sottomissione spese .

Se non risulta possibile sottomettere le spese inserite

verificare che esista l’allegato .

Le spese inserite dal NES nella sezione Expenses

devono essere sempre accompagnate da un allegato.

Ritornare nella sezione Expenses e integrare la spesa

9. FAQ

77

Summary: righe in progress.

Le righe con id ricevimento «in progress» sono righe in

fase di contabilizzazione.

È una condizione transitoria che precede la fase di

assegnazione dell’id ricevimento.

78

9. FAQ

Far compilare il proprio TS .

Se è necessario far compilare il proprio TS a un altro

utente è necessario delegarlo.

Andare nella sezione Deleghe e posizionarsi in

«Deleghe Date».

Usare il tasto «Aggiungi» per inserire la nuova delega.

79

9. FAQ

Compilare il TS di un altro utente.

Se si deve compilare il TS di un altro utente è

necessario verificare l’esistenza della delega .

Andare nella sezione Deleghe e posizionarsi in

«Deleghe Ricevute».

Verificare che la delega sia valida , non scaduta.

Usare il tasto «Impersona» per poter gestire il TS della

risorsa delegante.

Il vostro

Ufficio

Rina di

riferimento

sarà il

vostro

supporto!

80

Buon

lavoro con

il

TIMESHEET

81

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