RESOLUCIÓN DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Nº 116 -2012-SERVIR/GG-OGAF

Lima, 28 de diciembre de 2012.

VISTO,

El Informe N° 273-2012-SERVIR/GG-OGAF/LOG de fecha 28 de diciembre de 2012 emitido por el Especialista de la Subjefatura de Logística, mediante el cual propone la aprobación de la Directiva Nº 004-2012-SERVIR/OGAF "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventario Físico de Bienes Patrimoniales de la Autoridad Nacional del Servicio Civil-SERVIR; y,

CONSIDERAN DO:

Que, mediante Ley Nº 29151 "Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales", se crea el Sistema Nacional de Bienes Estatales-SBN como ente rector responsable de normar los actos de adquisición, disposición, administración y supervisión de los bienes estatales;

Que, el Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 29151 "Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales", establece en el artículo 118, que la Oficina General de Administración o la que haga sus veces de cada entidad, es el órgano responsable del correcto registro, administración y disposición de sus bienes muebles;

Que, el artículo 11 del citado Reglamento, establece que la planificación, oordinación y ejecución de las acciones referidas al registro, administración, supervisión disposición de los bienes de propiedad de la Entidad y de los que se encuentran bajo su

dministración, son de responsabilidad de la Unidad Orgánica existente para tal fin;

Que, asimismo, el artículo 121 del Reglamento, establece que el Inventario es el procedimiento que consiste en verificar físicamente, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una determinada fecha, con el fin de verificar la existencia de los bienes, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencias que puedan existir y proceder a las regularizaciones que correspondan; señalando, asimismo, que bajo responsabilidad el Jefe de la Oficina General de

o o ~ Administración o la que haga sus veces, se efectuará un inventario anual en todas las ~

k · entidades, con fecha de cierre al 31 de diciembre del año inmediato anterior al de su presentación, el cual deberá ser remitido a la Superintendencia de Bienes Estatales entre los meses de enero y marzo de cada año;

Que, el Decreto Supremo Nº 013-2012-VIVIENDA, que modifica artículos del Reglamento de la Ley Nº 29151 establece en su artículo 121, que para realizar el

Inventario se conformará necesariamente la Comisión del Inventario designada por la Oficina General de Administración o la que haga sus veces, la que deberá elaborar el Informe Final del Inventario y firmar el Acta de Conciliación Patrimonio-Contable;

Que, la Resolución Nº 039-98/SBN que aprueba el "Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado", establece en el artículo 5, que corresponde a la Dirección General de Administración o a la Oficina que haga sus veces, precisar las instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades, para el levantamiento del inventario físico del patrimonio mobiliario de la entidad;

Que, para los efectos antes indicados, se aprueba una Directiva que tiene por finalidad establecer las normas y procedimientos a seguir para la realización de una adecuada y oportuna toma de inventario físico de los bienes muebles, equipos y bienes no depreciables a fin de asegurar la existencia física, estado de conservación y la permanencia de los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario de SERVIR;

Que, mediante Resolución de la Oficina de Administración y Finanzas Nº 027-2011-SERVIR-OAF se aprobó la directiva Nº 010-2011-SERVIR/OAF "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventario Físico de Bienes Patrimoniales de la Autoridad Nacional del Servicio Civil-SERVIR", la misma que dejó sin efecto la Resolución de la Oficina de Administración y Finanzas Nº 030-2010-SERVIR-OAF que aprobó la Directiva Nº 003-2010-SERVIR/OAF;

Que, mediante informe de visto, el Especialista de la Subjefatura de Logística propone diversas modificaciones a la Directiva N°Ol0-2011-SERVIR/OAF "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventario Físico de Bienes Patrimoniales de la Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR", sobre la base de la modificación del D.S. Nº 013-2012-VIVIENDA, del D.S. 117-2012-PCM, que modifica el Reglamento de Organización y Funciones de SERVIR, aprobado con Decreto Supremo Nº 062-2008-PCM y modificado por

ecreto Supremo Nº 014-2010-PCM, así como otras modificaciones pertinentes para ejorar el procedimiento de inventario, por lo que resulta conveniente aprobar una irectiva que sustituya la anteriormente aprobada;

De conformidad a lo establecido en la Ley Nº29151 "Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales", su Reglamento aprobado mediante el D.S. Nº 007-2008-

N'IENDA, modificado por el D.S. Nº 013-2012-VIVIENDA, el "Reglamento para el o o 1 entario Nacional de Bienes Muebles del Estado" aprobado por Resolución 039-98-SBN;

Decreto Supremo Nº 062-2008-PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y unciones de la Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR, modificado por Decreto

Supremo Nº 014-2010-PCM y Decreto Supremo Nº 117-2012-PCM; y

Con el visto del Especialista de la Subjefatura de Logística,

SE RESUELVE:

Artículo 1 º.- Dejar sin efecto la Directiva N° 010-2011-SERVIR/OAF "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventario Físico de Bienes Patrimoniales de la Autoridad

nacional del Servicio Civil - SERVIR", aprobada con Resolución de la Oficina de Administración y Finanzas Nº 027-2011-SERVIR-OAF.

Artículo 2º.- Aprobar la Directiva N°004-2012-SERVIR/OGAF "Normas y Procedimientos para la Toma de Inventario Físico de Bienes Patrimoniales de la Autoridad nacional del Servicio Civil - SERVIR" , la que forma parte integrante de la presente resolución.

Artículo 3º.- Encargar al Especialista de la Subjefatura de Logística para que a través del analista de control patrimonial vele por el cumplimiento de la Directiva mencionada en el artículo segundo de la presente Resolución.

Regístrese y comuníquese.

.,

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA DE INVENTARIO FISICO DE BIENES

PATRIMONIALES DE LA AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL - SERVIR

DIRECTIVA Nº 004-2012-SERVIR/OGAF

l. OBJETIVO

Establecer la normatividad institucional y los procedimientos internos que faciliten la Toma de Inventario Físico de Bienes Patrimoniales de propiedad de SERVIR y de terceros.

2. FINALIDAD

Asegurar el correcto uso, la integridad física y permanencia de los bienes de propiedad de

SERVIR y aquellos que tiene en uso contemplando los criterios para la verificación, conservación, condiciones de utilización y seguridad y la remisión de la documentación que sustente el inventario realizado .

3. BASE LEGAL

- Resolución 039-1998/SBN que aprueba el "Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado" .

- Resolución N!! 158-97 /SBN, que aprueba el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y la Directiva N!!OOl-97 /SBN-UG-CIMN que norma su aplicación.

- Decreto Supremo N!! 007-2008-Vivienda, que aprueba el Reglamento de la ley N!! 29151 "Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales".

- Resolución N° 147-2009/SBN que aprueba la Directiva 005-2009/SBN "Saneamiento de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal" y la Resolución N!! 110-2012/SBN que amplia su vigencia hasta el 31 de diciembre de 2013.

Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG que aprueban Normas de Control Interno.

Resolución de Contraloría N!! 094-2009-CG que aprueba la Directiva N° 002-2009-CG/CA "Ejercicio del Control Preventivo por la Contraloría General de la República - CGR y los Órganos de Control Institucional - OCI".

- Decreto Supremo N!!013-2012-VIVIENDA que " Modifican artículos del Reglamento de la Ley N!! 29151" .

4. ALCANCE

El alcance de la presente Directiva comprende a todas las Gerencias y Oficinas del local principal y demás locales en los que se encuentren Bienes Patrimoniales de la Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR y de terceros.

Las normas contenidas en la presente Directiva son de cumplimiento y observancia obligatoria e todo el personal que labora en SERVIR y que tienen asignados bienes de la institución.

MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES

La presente Directiva podrá ser modificada y actualizada por efectos de la evaluación periódica de su aplicación, para lo cual se presentará la correspondiente propuesta fundamentada a la Oficina General de Administración y Finanzas, la que una vez evaluada, y de ser pertinente, se

procederá a su aprobación.

DEFINICIONES

5.1 Toma de Inventario: Consiste en constatar la existencia física o presencial de los bienes a una fecha dada, apreciar su estado de conservación o deterioro y las condiciones de

uso y seguridad en que estos bienes se encuentran.

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5.2 Bienes de Activo Fijo: Todos aquellos bienes patrimoniales descritos en el Catálogo de Bienes de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales cuyo valor sea igual o superior a 1/8 de la Unidad Impositiva Tributaria - UIT.

5.3 Bienes No Depreciables: Todos aquellos bienes patrimoniales descritos en el Catálogo de Bienes de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales cuyo valor es menor a 1/8 de la UIT y no son objeto de depreciación.

5.4 Inventario: Procedimiento mediante el cual se registra la relación pormenorizada de los bienes muebles de la institución, detallando el nombre, código patrimonial, características propias, estado actual de conservación, valor en libros, valor de tasación, usuario y ubicación del bien.

5.5 Analista de Control Patrimonial: persona que pertenece a la Subjefatura de Logística de la Oficina General de Administración y Finanzas que tiene como funciones la de planificar, coordinar y ejecutar las acciones referidas al registro, administración, supervisión y disposición final de los bienes patrimoniales de propiedad de SERVIR.

7. RESPONSABILIDADES 6.1 La Oficina General de Administración y Finanzas, responsable del cumplimiento de lo

establecido en el presente procedimiento y de su actualización, sin perjuicio de las acciones de control propias de la Oficina de Control Institucional.

6.2 La Subjefatura de Logística, a través del Analista de Control Patrimonial efectuará el monitoreo y la supervisión de la toma de Inventario comunicando, de ser el caso, las

--:---·-- ocurrencias y/o los hechos a la Oficina General de Administración y Finanzas para que ~"" ;~~dopte las medidas necesarias. Asimismo, concilia con el área de Contabilidad el

)-;:; nventario Patrimonial.

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7.1 DE LA TOMA DE INVENTARIO De acuerdo a lo establecido en el D.S. N° 007-2008-VIVIENDA "Reglamento de la Ley 29151-ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales", el Inventario es el procedimiento que consiste en verificar físicamente, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una determinada fecha, con el fin de verificar su existencia real, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que correspondan. Esta se practicará con cierre al 31 de Diciembre de cada año y será presentada a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales - SBN entre los meses de Enero a Marzo del año subsiguiente.

7.2 DE LA COMISIÓN DE INVENTARIO Anualmente la Subjefatura de Logística o el que haga sus veces, propondrá a la Oficina General de Administración y Finanzas la Resolución correspondiente designando a los integrantes de la Comisión de Inventario e identificando quien de éstos la preside, la misma que deberá estar conformada a más tardar los cinco primeros días hábiles siguientes al cierre del ejercicio presupuestar. La Comisión de Inventario estará conformada de la siguiente manera:

Un {01) representante que disponga el Jefe de la Oficina General de Administración y Finanzas. Un (01) representante del área de Contabilidad. Un (01) representante de la Subjefatura de logística.

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7.2.2 En calidad de veedor participará un profesional designado por el Órgano de Control Institucional.

7.2.3 A criterio del Presidente de la Comisión de Inventario, se propondrá al Jefe de la Oficina General de Administración y Finanzas la contratación de persona natural o jurídica para apoyar a la Comisión de Inventario, en cuyo caso la subjefatura de Logística deberá verificar en ambos casos y previo a la respectiva contratación, que el personal de apoyo cuente con una experiencia en levantamiento de información, captura de datos y toma de inventario físico no menor de 02 años debidamente acreditados en el expediente de contratación mediante las correspondientes constancias o certificados de trabajo.

7.2.4 SERVIR, a través de la Subjefatura de Logística, dotará a la Comisión de Inventario de los recursos económicos, técnicos, humanos y tecnológicos necesarios para el cumplimiento de las funciones encomendadas.

7.3 DE LAS FUNCIONES DE LA COMISIÓN DE INVENTARIO

7.3.1 Coordinar la fecha y elaborar el cronograma de actividades en que se efectuará el Inventario, tramitando la aprobación de la misma ante el Jefe de la Oficina General de Administración y Finanzas. Éste cronograma deberá ser remitido para su revisión y aprobación en un plazo no mayor de OS días hábiles contados a partir de la conformación respectiva . La aprobación del cronograma de la toma de inventario será aprobada por el Jefe de la Oficina General de Administración y Finanzas mediante memorándum dirigido al Presidente de la Comisión de Inventario y notificado a todas las dependencias de SERVIR en un plazo de 02 días hábiles de ser este recibido. En caso existan observaciones al cronograma de la toma de inventario, éstas deberán ser resueltas entre el Jefe de la Oficina General de Administración y Finanzas y la Comisión de Inventario. El Presidente de la Comisión de Inventario determinará las funciones específicas para cada uno de los miembros de dicha comisión, las mismas que comunicará por escrito y las incluirá en el Plan de Trabajo. El Presidente de la Comisión de Inventario convocará a sus miembros para elaborar el Plan de Trabajo respectivo, el mismo que deberá contener: -Cronograma de entrega de reportes de avance que será remitido a la Oficina General de Administración y Finanzas -Conformación y funciones del equipo de apoyo a la Comisión de Inventario. -Requisitos previos de información para el inicio de actividades del Equipo lnventariador. -Procedimiento de levantamiento de información y toma de inventario físico patrimonial, del análisis de la información recopilada y procesada, de la conciliación física y contable. - Materiales a utilizar por el Equipo de Apoyo y Comisión de Inventario. - Plan de Contingencias .

. 3.4 El Plan de Trabajo deberá ser remitido para su revisión y aprobación en un plazo no mayor de OS días útiles luego de aprobarse el cronograma de actividades. La aprobación del Plan de Trabajo de la toma de inventario será aprobada por el Jefe de la Oficina General de Administración y Finanzas mediante memorándum dirigido al Presidente de la Comisión de Inventario en un plazo de 02 días hábiles de ser este recibido. En caso existan observaciones al plan de trabajo, éstas deberán ser resueltas entre el Jefe de la Oficina General de Administración y Finanzas y la Comisión de Inventario. El Plan de Trabajo aprobado deberá ser remitido al OCI por el Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas en el plazo de 01 día hábil de ser éste aprobado.

7.3.S La Comisión de Inventario, levantará el Acta de inicio de la Toma de Inventario, según el plazo señalado en el cronograma y plan de trabajo aprobado, con la firma de los

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miembros conformantes y con la presencia del veedor designado por el Órgano de Control Institucional, siendo que la no asistencia del mismo no vicia el proceso.

7.3.6 Coordinar, supervisar y verificar la toma de inventario físico. 7.3.7 Contrastar los saldos del inventario del año anterior con el inventario realizado a fin de

determinar los bienes sobrantes y/o faltantes y las acciones realizadas. 7.3.8 Proponer la Baja, Alta y/o reparaciones de bienes de acuerdo a lo establecido en el

Artículo 10º del Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA. 7.3.9 Una vez culminado el proceso del inventario, la Comisión del Inventario deberá entregar

al analista de control patrimonial de la Subjefatura de Logística, en el plazo señalado en el cronograma y plan de trabajo aprobado, el informe final de inventario conteniendo los reportes respectivos y el Acta de Conciliación Patrimonio-Contable, de acuerdo a la normativa vigente pertinente, para su consolidación y presentación a la Superintendencia de Bienes Estatales-SBN.

7.4 CONDICIONES PREVIAS Y APOYO A LA COMISIÓN DE INVENTARIO 7.4.1 Durante el proceso del Inventario, se dispone la restricción del desplazamiento de los

bienes patrimoniales (Transferencias y/o salidas) salvo en casos de estricta necesidad, con conocimiento y autorización previa de la Oficina General de Administración y Finanzas, así mismo los muebles no podrán ser desplazados internamente hacia otras áreas hasta que no hayan sido inventariadas por el personal encargado.

7.4.2 Los trabajadores de todas las Gerencias y Oficinas de SERVIR, están en la obligación, bajo responsabilidad, de proporcionar la información que solicite la Comisión de Inventario.

_ -:=--f::4.3 Cada trabajador es el único responsable de la existencia física, permanencia y · ,,,,"''.'.'.~·.,):_, conservación de cada uno de los bienes asignados a su uso, este deberá tomar real ' , j' ~,' conciencia de tal circunstancia y en consecuencia, las providencias del caso, para evitar

".,\ ' ~1 ' 1a pérdida, sustracción, deterioro, etc. de los mismos y evitar que esta sea calificada ~ 0~ -(c'(·7J como descuido o negligencia y como tal, imputarle la responsabilidad administrativa,

· ~ civil o penal a que hubiere lugar, tendente a su recuperación o reposición. En caso de incumplimiento de lo señalado en el párrafo anterior la Comisión de Inventario informará de inmediato al Jefe de la Oficina General de Administración y Finanzas para que se adopten las acciones necesarias.

DEL PROCEDIMIENTO

El Inventario se practica verificando de extremo a extremo, al barrer, todos los bienes patrimoniales (depreciables y no depreciables) existentes en las oficinas de SERVIR y otros loca les anexos, almacenes externos u otros que contengan Bienes Patrimoniales de la Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR y de terceros, para ser registrados capturando la información a través de lectoras de códigos de barras que posteriormente se registran en el módulo de Control Patrimonial del lntegrix.

7.5 la verificación física de los bienes comprenderá todos los Bienes Patrimoniales de propiedad de SERVIR cualquiera sea su naturaleza, forma de obtención, tenencia, etc. Comprenderán los siguientes:

Maquinarias y equipos. Muebles y enseres de oficina. Equipos de oficina. Equipos de transporte (autos, camionetas, motocicletas, etc).

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7.5.3 Procedimientos Específicos.-7.5.3.1 Verificar la presencia física del bien, su ubicación, estado de conservación, condiciones

de utilización, condiciones de seguridad y funcionarios responsables de los bienes en uso, para lo cual debe tenerse en cuenta las siguientes consideraciones: Bueno: Aquellos bienes que se encuentren operativos y que reciben mantenimiento permanente, igualmente aquellos que sólo requieren de un proceso ordinario de mantenimiento para recuperar su valor de mercado. Regular: Aquellos bienes que presentan deterioros debido al uso normal, pero que son subsanables mediante un proceso de mantenimiento y reparación. Malo: Aquellos bienes que presenten signos de deterioro y que se encuentren inoperativos, los bienes totalmente inutilizados y cuyo único valor es el residual, es decir el valor de los materiales recuperables (partes y/o componentes) . Debe considerarse en esta clasificación a los bienes, maquinarias y equipos que han devenido en técnicamente inutilizables como consecuencia del avance tecnológico (este estado solo debe ser utilizado para los bienes propuestos para baja).

7.5.3.2 Para el caso de bienes que requieran de la participación de personal especializado por tener que consignar en los respectivos registros la información técnica, se harán las coordinaciones con la debida anticipación.

7.5.3.3 Para el caso de vehículos se especifica el propietario, número de tarjeta de propiedad, serie del motor, serie del chasis, placa y año de fabricación.

7 .5.3.4 Tomar nota por separado de aquello bienes que carezcan de la identificación correspondiente, cualquiera sea su procedencia, para la conciliación respectiva y proceder posteriormente, de ser el caso, a la colocación del sticker respectivo.

7.5.3.5 Inventariar en relación aparte los bienes de terceros o bienes en afectación en uso teniendo en cuenta las mismas consideraciones señaladas en el numeral 7.5.3.l.

7.5.3.6 Se considera dentro del Inventario todos los bienes que pertenezcan a SERVIR y que se encuentren en ca lidad de préstamo o reparación.

7.5.3.7 El sticker es colocado en todos los bienes de acuerdo de acuerdo al tipo de bien según sea su naturaleza y características propias, adhiriéndolo en un lugar apropiado y visible del mismo.

7.5.3.8 Concluida la verificación física, se procede a contrastar la información obtenida con la que se tiene del inventario físico inmediato anterior a fin de determinar los sobrantes y/o faltantes así como cualquier información adicional.

7.5.3.9 En el caso de encontrar faltantes, la comisión de inventario requerirá en primera instancia, la información correspondiente al trabajador que últimamente tuvo asignado el bien no ubicado o no habido, para que indique el destino del mismo. El mismo procedimiento se seguirá para los bienes siniestrados y sobrantes, hasta determinar su procedencia y regularizar su tenencia física.

7.5.3.10 De no obtener ninguna información demostrable documentadamente en el caso de bienes faltantes, el analista de control patrimonial de la Subjefatura de Logística elevará a través del Jefe de la Oficina General de Administración y Finanzas el respectivo informe a la Oficina de Control Institucional para las acciones de control que correspondan en el ámbito de su competencia.

DE LA INFORMACION A PRESENTAR Al concluir su encargo la Comisión de Inventario presentará al Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas el Informe Final, el mismo que contendrá uno o todos de los siguientes ítems, de corresponder.

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l. Relación de bienes patrimoniales existentes en la entidad. 11. Relación de bienes prestados, Afectados o Cedidos en Uso a otras instituciones y

otros. 111. Relación de bienes dados de baja en custodia y/o en proceso de transferencia . IV. Relación de bienes patrimoniales faltantes (perdidos, sustraídos, siniestrados y otros) V. Relación de bienes sobrantes del inventario.

VI. Relación de bienes propuestos para la baja. VII. Relación de bienes por Usuario.

VIII. Relación de bienes afectados en uso a favor de SERVIR por otras entidades. IX. Relación de funcionarios responsables del inventario. X. Otros resultados no contemplados (códigos eliminados, modificaciones y otros

reportes pertinentes de ser informados). XI. Hojas de Trabajo del Inventario.

7.7 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 7.7.l El Jefe de la Oficina General de Administración y Finanzas remitirá a la Superintendencia

Nacional de Bienes Estatales, entre los meses de Enero y Marzo de cada año, el Inventario General de los bienes muebles de SERVIR, con fecha de cierre al 31 de diciembre del año inmediato anterior, en medios físicos y magnéticos generados a través del Software Inventario de Mobiliario Institucional. Los casos no previstos en la presente Directiva, serán resueltos por la Subjefatura de Logística o la que haga sus veces, a través del analista de control patrimonial, el cual en su caso elevará un informe al Jefe de la Oficina General de Administración y Finanzas a fin de proponer adoptar las medidas complementarias que se requieran.

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