Requisitos SGC

8/12/2019 Requisitos SGC

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PREPARACINAUDITORIA CERTIFICACIN


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PARA QU EL SGC

Se busca mejorar la gestin por procesos con unenfoque a resultados, que permita incrementarla conformidad en la prestacin de los servicios,para lograr una mayor satisfaccin de nuestrosClientes - Usuarios externos con base en lanorma ISO 9001y la Norma Tcnica de Calidad

para la Gestin Pblica NTCGP 1000.


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DNDE ENCONTRAR LA MISIN DE

SENA?Implementacin Aplicativo CompromISO:

http://172.25.59.234/compromiso/index.php
http://172.25.59.234/compromiso/index.phphttp://172.25.59.234/compromiso/index.php


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RESPONSABILIDAD DEL SIG

Resolucin 01471 de septiembre de 2013EN LA

DIRECCIN GENERAL

EN LAS

REGIONALES

EN LOS CENTROS DE

FORMACINRepresentante de la Alta

DireccinGestores SIG Lderes SIG

Asesores del SIG Responsables de losProcesos

Responsables de losProcesos


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- El Aprendiz- Las empresas y sus empleados que reciben los servicios de evaluacin ycertificacin de competencias.- Las personas Naturales (desempleados e independientes) que utilizanel servicio pblico de empleo o solicitan certificacin por competencias.

- Sociedad

- Proveedores- Organismos de Vigilancia y Control- Medios de Comunicacin- Entidades de Educacin- El Estado a travs de Presidencia de la Repblica, sus Ministerios, EntesTerritoriales.- Instituciones y organizaciones empresariales y educativas con las que el

SENA ha suscrito convenios de cooperacin interinstitucional.- Los Sindicatos de la Entidad.- Ciudadana en general

- Servidores Pblicos que prestan sus servicios en el SENA.- Particulares que ejercen funciones pblicas como asesores ocontratistas que prestan sus servicios al SENA.


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4.CONTROL DE DOCUMENTOS

Para la administracin y control de la documentacin del SIG ydando cumplimiento a las normas tcnicas que le aplican al SIG, laEntidad en la Resolucin 1471 de 2013 defini la manera como seaprueban y formalizan los documentos del Sistema Integrado deGestin, para lo cual elabor el PROCEDIMIENTO CONTROL DEDOCUMENTOS, en el que se definen los lineamientos para laelaboracin, actualizacin, revisin, aprobacin y control de losprocedimientos y otros tipos documentales, alineados con lanormatividad vigente.Los citados documentos conforman el Listado Maestro deDocumentos de la Entidad y es responsabilidad de cada funcionarioconsultar aplicar y utilizar nicamente la ltima versin de losdocumentos oficializados para cada proceso.


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Para el control de registros, la Entidad le da cumplimiento a la Ley 594 del2000 (Ley General de Archivos) y a los requerimientos normativos queexpide el Archivo General de la Nacin.

Los tipos documentales y registros de cada proceso se relacionan en lastablas de retencin documental de la Entidad, de acuerdo con lo definidoen estos listados y dando cumplimiento a las directrices establecidas en elprocedimiento denominado Control de Registros, asegurando suidentificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin y disposicinfinal.

4.2.4 Control de Registros


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5.RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN:La Direccin General del SENA ha designado alDirector de Planeacin yDireccionamiento Corporativo como Representante de la Alta Direccin yresponsable de la administracin, mantenimiento y mejoramiento delSistema Integrado de Gestin.


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El Sistema Integrado de Gestin delSENA basa su gestin en lasatisfaccin de sus Clientes Usuarios. Las directrices, planes,programas, objetivos y metas queestablezca la Entidad, siempretienen como referencia a susClientes Usuarios internos yexternos, as como a las partes

interesadas, por lo que le esprimordial conocer sus expectativasy sus necesidades .

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE:


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5.3 POLTICA SGC


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5.4 PLANIFICACIN


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Misin

El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) seencarga de cumplir la funcin que le corresponde alEstado de invertir en el desarrollo social y tcnico de

los trabajadores colombianos, ofreciendo yejecutando la Formacin Profesional Integralgratuita, para la incorporacin y el desarrollo de las

personas en actividades productivas quecontribuyan al desarrollo social, econmico ytecnolgico del pas.

Ley 119 de 1994, Art. 2


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Visin

MEGA 2020 SENA de clase mundial En el 2020, el SENA ser una Entidad de clase mundial en formacin profesional integral

y en el uso y apropiacin de tecnologa e innovacin al servicio de personas y empresas;habr contribuido decisivamente a incrementar la competitividad de Colombia a travsde:

Los relevantes aportes a la productividad de las empresas. La contribucin a la efectiva generacin de empleo y la superacin de la pobreza. El aporte de fuerza laboral innovadora a las empresas y regiones. La integralidad de sus egresados y su vocacin de servicio. La calidad y los estndares internacionales de su formacin profesional integral. La incorporacin de las ltimas tecnologas en las empresas y en la formacin

profesional integral. Su estrecha relacin con el sector educativo (media y superior) La excelencia en la gestin de sus recursos (humanos, fsicos, tecnolgicos, financieros).

En el 2020, el SENA ser una Entidad de clase mundial en formacin profesionalintegral y en el uso y apropiacin de tecnologa e innovacin al servicio de

personas y empresas; habr contribuido decisivamente a incrementar lacompetitividad de Colombia a travs de:

Los relevantes aportes a la productividad de las empresas. La contribucin a la efectiva generacin de empleo y la superacin de la pobreza. El aporte de fuerza laboral innovadora a las empresas y regiones. La integralidad de sus egresados y su vocacin de servicio. La calidad y los estndares internacionales de su formacin profesional integral.

La incorporacin de las ltimas tecnologas en las empresas y en la formacin profesional integral. Su estrecha relacin con el sector educativo (media y superior) La excelencia en la gestin de sus recursos (humanos, fsicos, tecnolgicos,

financieros).


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NUEVA RED DE PROCESOS


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PROCESOS MISIONALES GESTIN DE LA FORMACION PROFESIONAL INTEGRALGESTIN CERTIFICACIN DE COMPETENCIAS LABORALES(NUEVO se dividiGestin por competencias para las cualificaciones)

GESTIN DE LA INNOVACION Y LA COMPETITIVIDADGESTIN DE EMPLEO ANALISIS OCUPACIONAL Y EMPLEABILIDAD( NUEVOCambio por Gestin de empleo orientacin ocupacional y empleabilidad)

GESTIN DE INSTANCIAS Y CONCERTACION DE COMPETENCIAS LABORAL(NUEVO se dividi Gestin por competencias para las cualificaciones)

GESTIN DE EMPRENDIMIENTO Y EMPRESARISMO

NOTA: DESPARECE EL DE ARTICULACIN REGIONAL

NUEVA RED DE PROCESOS


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PROCESOS DE SOPORTEGESTIN DOCUMENTAL GESTIN EVALUACIN Y CONTROL GESTIN JURIDICA GESTIN CONTRATUAL( NUEVO Cambio por Gestin de Contratacin yConvenios. Convenios paso a ser parte de proceso de Jurdica) RELACIONAMIENTO EMPRESARIAL Y GESTIN DEL CLIENTE( NUEVO

paso de ser Misional a un proceso de Soporte) GESTIN INFRAESTRUCTURA Y LOGISTICA GESTIN DE COMUNICACIONES

GESTIN DE RECURSOS FINANCIEROS

PROCESOS ESTRATEGICOSDIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO GESTIN DE TECNOLOGIAS DE LA INNOVACIN GESTIN TALENTO HUMANO


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CMO INGRESO AL APLICATIVO?

USUARIO: EL USUARIO CORREO SENACLAVE: EL USUARIO DEL CORREO SENA


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El SIG siempre contar con un Plan Anual deComunicaciones que ser ejecutado por las instanciasde la estructura organizativa del SIG definidas en laResolucin 1471 de 2013.

5.5 COMUNICACIN:


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5.6 REVISIN POR LA DIRECCIN

El SENA realiza una revisin anual del avance y los resultados delSistema Integrado de Gestin:

INFORMACIN A REVISAR:

Resultados de auditorasRetroalimentacin del clienteDesempeo de los procesosConformidad del servicio

Estado de acciones correctivasAcciones de seguimientoRecomendaciones para mejorarResultados de la gestin realizadasobre los riesgos identificados

RESULTADOS DE REVISIN:

Mejora de la eficacia, eficiencia yefectividad del SGCMejora del servicioNecesidades de los recursos


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6. GESTIN DE LOS RECURSOS

6.1 Provisin de los recursos:El SENA y la Alta Direccinaseguran que los recursos necesarios para implementar ymantener el SIG, se establezcan en el Plan de Accin Anual. ElPlan proyecta los recursos humanos, de infraestructura yambiente de trabajo necesarios para lograr la conformidad conlos requisitos de los servicios del SENA y la satisfaccin de susClientes - Usuarios.


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6.2 TALENTO HUMANO:

El SENA, a travs del Grupo de Relaciones Laboralesvincula y evala elrecurso humano en funcin de los requisitos de educacin, experiencia,formacin y habilidades que se encuentran determinadas en el ManualEspecfico de Funciones, Requisitos Mnimos y CompetenciasLaborales .

Para la capacitacin el SENA genera unPlan Anual de Capacitacin, en el queplasma programas, actividades, herramientas y recursos para la capacitacinde los Colaboradores de la Entidad, con las que asegura un talento humanocalificado para la ejecucin de sus procesos.


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El SENA asegura la dotacin, el mantenimiento y la sostenibilidad de la

infraestructura necesaria para el cumplimiento de los requisitos de susservicios y establece los recursos necesarios para el sostenimiento tanto de lainfraestructura fsica y tecnolgica (equipos, Hardware, software) de laDireccin General, Regionales y Centros de Formacin, con la implementacindel proceso de soporte Gestin de Infraestructura y Logstica y del Plan deAccin Anualdentro del cual se encuentra el Plan de Mantenimiento

6.3 INFRAESTRUCTURA:


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El SENA garantiza todos los elementos y recursos para que suscolaboradores desarrollen sus funciones y cumplimiento de suMisin en un ambiente de trabajo adecuado (iluminacin, ruido,ergonoma, etc) . Adems, cuenta con un programa de SaludOcupacional

6.4 AMBIENTE DE TRABAJO


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7. PRESTACIN DEL SERVICIO

DIRECCIN GENERALFormulacin del Plan EstratgicoInstitucional (cuatrienio)

REGIONALES Y CENTROS DEFORMACINFormulacin de los Planes de AccinAnuales.

PROCESOS MISIONALES: definenactividades de alistamiento yprogramacin (calendarioacadmico y de labores)

7.1 PLANIFICACIN DELA PRESTACIN DEL

SERVICIO


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Para la prestacin de los servicios, la Entidad cuenta con plataformas tecnolgicas que

facilitan el relacionamiento con el Cliente Usuario. Por ejemplo, para el servicio msimportante de la Entidad: Formacin Profesional Integral, se cuenta con el aplicativoSOFIA PLUS, en donde el aspirante a aprendiz conoce y acepta las condiciones delservicio cuando decide matricularse .

El SENA cuenta condiversos medios de comunicacin institucionales para que losClientes - Usuarios conozcan y accedan a los servicios: 33 Despachos Regionales , 116 Centros de formacin Lnea de atencin al Cliente Bogot 5925555 Resto del pas 018000 910270 Portal Web www.sena.edu.co Correo electrnico de solicitud, quejas y reclamos a:

[email protected] Emisora en lnea http://www.sena.edu.co/senalaire/ Programa institucional que se transmite por el canal Seal Institucional.

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE


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En el SENA el diseo y desarrollo aplica para la construccin de los programasde formacin. El diseo curricular en el SENAse define como la actividad quese realiza para organizar los programas de formacin, con los cuales se darespuesta a las demandas y necesidades de formacin presentadas por elsector productivo, el mundo laboral y la organizacin social.

Para la ejecucin de las etapas del diseo y desarrollo, el SENA establece elprocedimiento de Diseo curricular, el cual tiene por objeto orientar laelaboracin o actualizacin de los programas de formacin profesionalintegral para desarrollar en el talento humano competencias que denrespuesta a la demanda actual y prospectiva del sector social y productivo delpas.

7.3. DISEO Y DESARROLLO


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A la contratacin del SENA le son aplicables losprincipios de la ContratacinEstatal, as como de la Funcin Administrativa y de la Gestin Fiscal de quetratan los artculos 209 y 267 de la Constitucin Poltica. Con el fin deasegurar la calidad de los procesos de compras , y de los productos y losservicios adquiridos a travs de los mismos, se ha establecido el proceso

Gestin Contractual

El SENA cuenta con un Manual de Contratacin y sus respectivosprocedimientos, alineados con la normatividad externa e interna vigente,para garantizar el suministro de bienes y servicios.

7.4. ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS


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Los Procedimientos, Guas, Instructivos y Formatos definidos por los Procesosmisionales, establecen las actividades de seguimiento a la ejecucin de los servicios dela Entidad. Esta actividad es apoyada en Comits formalizados por la Entidad en dondese realiza evaluacin y seguimiento peridico al cumplimiento de metas y directrices .

La identificacin, anlisis y tratamiento de los riesgos se consigna en una matriz deriesgos que est estandarizada para cada proceso. La gestin y las accionespreventivas que se requiera adoptar estn a cargo de cada Responsable de Procesoapoyado en el Gestor y Lder del SIG.

7.5. PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO


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El SENA para la prestacin de sus servicios utiliza diferentes herramientas y

equipos, a los cuales se les realiza mantenimiento preventivo o correctivo con elfin de verificar y ajustar su funcionamiento.

En cuanto al uso de la plataforma informtica (hardware y software), se cuenta conprocedimientos que garantizan que los programas informticos utilizados para lagestin de la Entidad y para las actividades de seguimiento y medicin seancertificados por los proveedores de los mismos antes de su entrega al usuario lder.

7.6. CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN


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El SENA ha establecido para la medicin de la satisfaccin del cliente: Encuesta de aprendices para el proceso de Formacin PQRSF: Peticiones, quejas , reclamos, sugerencias y felicitaciones .

8. 2 .1 SATISFACCION DEL CLIENTE

8. 2. 2 AUDITORIA INTERNA

El SENA cuenta con procesos de auditoria interna que se programan a traves deControl interno para verificar el estado de sus procesos y en su plataformaCompromiso cuenta con un modulo de Hallazgos donde se establecen loshallazgos evidenciados.


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El SENA ha establecido un plan de control de Calidad que se establece mediante elmodulo de PRODUCTO NO CONFORME identificando en los procesos misionalesaquellos producto y/o Servicio no conforme para tomar las acciones correctivasrequeridas para el caso

8.3 CONTROL PRODUCTO NO CONFORME


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GLOSARIO

Accin correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) deuna no conformidad detectada u otra situacin no deseable.

Accin preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de

una no conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable.Adquisicin de bienes y servicios. Cualquier modalidad de contratacin, convenio,concesin o provisin de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de lafuncin de la entidad.

Alta direccin. Persona o grupo de personas, del mximo nivel jerrquico quedirigen y controlan una entidad.

Ambiente de trabajo. Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.


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Efectividad. Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultadosplanificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan losresultados planificados.

Eficiencia. Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Auditora interna. Proceso sistemtico, independiente y documentado paraobtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar laconformidad del sistema de gestin de la calidad con los requisitos establecidos yque se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

Autoridad. Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegacin.

Calidad. Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con losrequisitos.


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Capacidad de una entidad. Aptitud de una entidad, sistema o proceso pararealizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese

producto o servicio.

Cliente. Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

Enfoque basado en procesos. Gestin sistemtica de la interaccin e interrelacinentre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.

Evaluacin de riesgos: proceso general de estimar la magnitud de un riesgo ydecidir si ste es tolerable o no.

Poltica de la calidad de una entidad. Intencin(es) global(es) y orientacin(es) deuna entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la altadireccin de la entidad.


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Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactanpara generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidenciade actividades ejecutadas.

Sistema. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan conel fin de lograr un propsito.

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