REPÚBLICA DE COLOMBIA Código: F-GD-G01-06 MINISTERIO DE ... · ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. ......

EN PROCESO DE CONVALIDACIÓN POR EL

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

NE S / Ss DF DE AG AC CT E MT S

1000 30

1000 30.119 3 0 X

X

Cargo:

Nombre: Nombre: Nombre:

OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO

Coordinador Grupo de Gestión Documental Cargo: Secretaria Privada Cargo:

S - SelecciónAC – Archivo Central

Disposición

Final

REPÚBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Secretario General

Álvaro Gómez Trujillo

DESPACHO MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

Yenni Pirazan AvilaJohn Ángel González Díaz

Retención

AG – Archivo de Gestión

RetenciónProceso SIG

Soporte

INFORMES

Informes de Gestión

Informe

S – Serie Documental

Ss – Subserie Documental DF – Documento Físico

Soporte

NE – Nivel Estructural

Código

DE – Documento Electrónico

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Disposición Final

MT - Medios Técnicos

E – Eliminación

Fecha Aprobación CIDA:

CT – Conservación Total

Código: F-GD-G01-06

Versión: 03

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 1

Versión 01

21/03/2014

Actualización:

APROBACIÓN

Versión 02

24/11/2016Fecha Aprobación CIDA:

Elaboración:

Cumplido el tiempo de retención la información que

produce esta subserie documental se elimina ya que

estos informes se consolidan en la Oficina Asesora

de Planeación en la Serie informes a Organismos de

Orden Nacional.

CIDA - Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo

Aprobación




1001 10

1001 10.049 3 7 X X

X

X

1001 26 3 2 X X

Registros fotográficos X

Registros de audio y video X

Discursos X

1001 30

1001 30.119 3 0 X

X

1001 30.121 3 0 X

X

X

X

1001 47 3 7 X X

X

X

X

Cargo:


Informe

EVENTOS PROTOCOLARIOS

Coordinadora de Grupo

Informes del Sistema Integrado de Gestión

Informe

Comunicaciones oficiales

C-MC

Cargo:

PROMOCIÓN INSTITUCIONAL




GRUPO DE COMUNICACIONES

Disposición

Final

Secretario General

Cartillas


Soporte Retención Disposición Final

Coordinador Grupo de Gestión Documental Cargo:



John Ángel González Díaz

Publicaciones

Pautas publicitarias

INFORMES


S - Selección

OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO

BOLETINES

Boletines Informativos

Soporte

Boletín de prensa interno

Boletín de prensa externo

Maritza Rojas Lagos

AC – Archivo Central

Versión 01

21/03/2014

APROBACIÓN

CONVENCIONES

Actualización:

Cumplido el tiempo de retención en las dos fases

de archivo, se conservan totalmente dos ejemplares

de cada publicación realizada de manera física y en

otro medio que disponga la Entidad.


E – Eliminación


CT – Conservación TotalAG – Archivo de GestiónSs – Subserie Documental

Documentos de trabajo


Administrativo

Elaboración:


AprobaciónCódigo



DF – Documento Físico



esta se consolida en la Oficina Asesora de

Planeación, en la Serie Sistema Integrado de

Gestión - SIG.






Orden Nacional.

PROCEDIMIENTO

Cumplido el tiempo de retención se conservan

totalmente en soporte papel y medio técnico en que

se produjo por contener información relevante para la

Entidad y la Comunidad en General.

Versión: 03

Página 1 de 1


totalmente en soporte papel y medio técnico en que

se produjo por contener información relevante para la

Entidad y la Comunidad en General.

Versión 02





1002 22

X 3 7 X X

X

1002 30

1002 30.119 3 7 X X

X

1002 30.121 3 0 X

X

X

X

1002 49 PROYECTOS

1002 49.184 3 17 X X

X

X

X

X

X

X

X

CONTROL POLÍTICO

Disposición

Final

Memoria justificativa

Cumplido el tiempo de retención en sus dos primeras

fases de archivo esta sub serie documental se

conserva totalmente en soporte papel y medio

técnico que disponga la Entidad. Los documentos de

esta subserie adquieren valor secundario y soportan

las decisiones depositadas en los actos

administrativos. Documentación que se constituye en

patrimonio documental como fuente de información

para los estudios históricos, en materia de justicia y

del derecho o para otras investigaciones.

Proceso SIG

C-DN

Soporte

Informe


C-MC



Respuestas al cuestionario

INFORMES

Citación

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRetención

GRUPO DE ASUNTOS LEGISLATIVOS




Informe


OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO

Página 1 de 2


Versión: 03





Gestión - SIG.

Cumplido el tiempo de retención se conserva en

medio técnico ya que estos informes dan a conocer

avances de la gestión y seguimiento de las

actividades que realiza la Entidad, el soporte papel

se elimina dado que la información se consolida en

la Oficina Asesora de Planeación en la Serie

informes a Organismos de Orden Nacional.

Cumplido el tiempo de retención, esta serie

documental se conserva totalmente en soporte papel

y el medio técnico que disponga la Entidad, estos

documentos evidencian la función constitucional de

vigilancia, lo cual puede ser fuente de información

para estudios político - democráticos del país.

PROCEDIMIENTO

Ayuda de memoria

Proyecto de acto legislativo

Informes de ponencias

Pronunciamiento del Ministro

Solicitud de concepto

C-DN

G-DN-01

P-DN-01

Proyectos de Actos Legislativos

Concepto

Aprobación

NE – Nivel Estructural Sb – Subserie Documental DF – Documento Físico AG – Archivo de Gestión CT – Conservación Total E – Eliminación CIDA - Comité Institucional de Desarrollo

AdministrativoS – Serie Documental DE – Documento Electrónico AC – Archivo Central S - Selección MT - Medios Técnicos


CONVENCIONES

Código Soporte Retención Disposición Final




1002 49.185 3 17 X X

X

X

X

X

X

X

X

Actualización:

Cargo:


DF – Documento FísicoSb – Subserie Documental

Informes de ponencias

Pronunciamiento del Ministro

Proyecto de Ley

Disposición Final

S – Serie Documental S - Selección

AG – Archivo de Gestión CT – Conservación Total



Elaboración:


Código Retención

Secretario General



fases de archivo esta sub serie documental se


técnico que disponga la Entidad. Los documentos

adquieren valor secundario ya que soportan las

decisiones depositadas en los actos administrativos.

Documentación que se constituye en patrimonio

documental como fuente de información para los

estudios históricos, en materia de justicia y del

derecho o para otras investigaciones. Solicitud de concepto



APROBACIÓN

Jefe de Oficina

Margarita Maria Otero Mendoza

Versión 02

Versión 01


E – Eliminación



Soporte

C-DN

G-DN-01

P-DN-01

Cargo:


Proyectos de Ley


Versión: 03

OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGOSERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Soporte Retención




Disposición

Final

GRUPO DE ASUNTOS LEGISLATIVOS

Cargo:

Concepto

Página 2 de 2

Coordinador Grupo de Gestión Documental

Aprobación


Administrativo

CONVENCIONES

24/11/2016

21/03/2014

Proceso SIG PROCEDIMIENTO




1100 01

1100 01.020 3 17 X X

Convocatoria

X

X

X

1100 46 PROGRAMAS

1100 06 Programas de asistencia judicial en materia penal 3 17 X X

X

X

X

X

1100 19 CONTRATOS

1100 19.079 3 17 X X

Documento marco de contratación X

Estudios de mercado X

Estudios previos X

Términos de referencia X

Prescripciones técnicas X

Retención

AG – Archivo de Gestión CT – Conservación TotalSs – Subserie Documental

AC – Archivo CentralCIDA - Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo

OFICINA DE ASUNTOS INTERNACIONALES

Disposición

Final

Página 1 de 6

PROCEDIMIENTO

Cumplido el tiempo de retención, esta subserie se


técnico que disponga la entidad. Comisión creada

por el Decreto 4328 de 2011. Documento de carácter

misional de la Entidad, que evidencia las

deliberaciones y decisiones tomadas por las

Entidades participantes, con relación a las

solicitudes de repatriación.

Versión: 03

Disposición Final

Agenda

Acta

Aprobación

Retención


E – Eliminación

S - Selección

Soporte

C-AN

P-ANAI-02

X

CONVENCIONES


Código


CÓDIGO

Respuesta

C-AN

P-ANAI-01

Proceso SIG


fases de archivo, esta serie se debe conservar

totalmente en soporte papel y medio técnico que

disponga la entidad, ya que sus valores

administrativos no cesan y se generan valores

secundarios.

Solicitud despacho judicial requirente

Solicitud autoridad central extranjera






Actas de Comisión Intersectorial de Repatriación



fases de archivo, esta sub serie documental se


técnico, ya que además de ser de carácter misional

se constituyen en documentos históricos que dan

soporte de los Convenios y acuerdos realizados

dentro de la cooperación.

C-DP

P-DPOI-02

P-DPOI-03



ACTAS

Matriz de seguimiento de asistencias judiciales


Soporte

Contratos de Servicios y/o Suministros Bajo Normas Internacionales

OFICINA PRODUCTORA:




EspecificacionesX

Viabilidad técnicaX

Certificados de disponibilidad presupuestalX

Registro presupuestalX

Prescripciones técnicasX

Invitación a contratarX

Publicación del procesoX

OfertasX

Evaluación de ofertasX

Oferta ganadoraX

ContratoX

GarantíasX

Aprobación de garantíasX

Asignación de supervisorX

Actas de reuniónX

Acta de entrega de almacénX

Legalización de suministrosX

Solicitud de adición y/o prórrogaX

Adición o prórrogaX

Modificación de garantíasX

InformeX

Matriz de control presupuestalX

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESSoporte





Código

CONVENCIONES

E – Eliminación


Retención

Versión: 03

Página 2 de 6

Proceso SIG

Disposición Final


CÓDIGO

OFICINA PRODUCTORA:

S - Selección

Ss – Subserie Documental

S – Serie Documental DE – Documento Electrónico


Soporte

CT – Conservación TotalAG – Archivo de Gestión

Disposición

Final

Retención


Aprobación


Administrativo

PROCEDIMIENTO





Acta de entrega de almacén X

Legalización de suministros X

Solicitud de adición y/o prórroga X

Adición o prórroga X

Modificación de garantías X

Informe X

1100 58 EXTRADICIONES

1100 58.200 Extradiciones Activas6 14 X X

X

X

X

1100 58.201 Extradiciones Pasivas 6 14 X X

Nota verbal de detección provisional X

Resolución que decreta la captura con fines de extradición X

Decreto de captura con fines de extradición X

Informe de captura X

Nota verbal de formalización X

Solicitud concepto Corte Suprema de Justicia X

Concepto Corte Suprema de Justicia X

Solicitud de defensa X

Poder X

Solicitud de pruebas X

Auto de práctica de pruebas X


Retención



C-AN

P-ANAI-04

Proceso SIG

Código Soporte

C-AN

P-ANAI-03

S - Selección


Disposición Final

E – EliminaciónSs – Subserie Documental


fases esta sub serie documental se conserva

totalmente en soporte papel y medio técnico, ya que

además de ser de carácter misional se constituyen

en documentos históricos que dan testimonio de las

solicitudes realizadas por Estado Colombiano al

Gobierno de otro Estado.


fases, esta Sub serie documental se conserva

totalmente en soporte papel y en medio técnico que

disponga la entidad, ya que además de ser carácter

misional se constituyen en documentos históricos

que dan testiminió de las solicitudes realizadas al

Gobierno de Colombia.

PROCEDIMIENTO




Disposición

Final

OFICINA PRODUCTORA:

RetenciónSoporteSERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

MT - Medios TécnicosDE – Documento Electrónico AC – Archivo Central

DF – Documento Físico AG – Archivo de Gestión

Aprobación

CONVENCIONES


AdministrativoS – Serie Documental

Solicitud procedente de juez o fiscal

Decisión del País Requerido

CÓDIGO

Página 3 de 6


Versión: 03




Solicitud concepto Procuraduría General de la Nación X

Concepto Procuraduría General de la Nación X

Alegatos de conclusión X

Pronunciamiento Corte Suprema de Justicia X

Actos administrativos X

Notificación de actos administrativos X

X

X

X

X

X

X

X

1100 30

1100 30.119 3 0 X

Informe X

1100 30.121 3 0 XX

X

X

Código Aprobación


Recursos de ley

PROCEDIMIENTO

Versión: 03



Proceso SIG

OFICINA PRODUCTORA:



Ss – Subserie DocumentalNE – Nivel Estructural

Acta de entrega de extradición




Disposición Final





Gestión SIG.





Orden Nacional.

S - Selección

CT – Conservación Total CIDA - Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo

Soporte


CÓDIGODisposición

Final




Solicitud de garantías


INFORMES


Informe


Matriz de extradiciones efectivas de colombianos y extranjeros

E – Eliminación


Página 4 de 6

C-MC


Matriz de extradiciones aprobadas de colombianos y extranjeros

Retención

Soporte Retención

Garantías

CONVENCIONES




1100 46 PROGRAMAS

1100 46.2033 17 X X

X

X

X

X

Proyecto de cooperación X

Programas de cooperación X

Planes operativos de cooperación X

X

X

1100 53 REPATRIACIONES 3 17 X X

X

Sentencia condenatoria X

Constancia de ejecutoría X

Certificación de condenaX

Informe médico y/o social X

Certificado de conducta X

Certificados de estudio X

Código: F-GD-G01-06REPÚBLICA DE COLOMBIA




E – Eliminación

AprobaciónDisposición Final


Proceso SIG


Página 5 de 6

Soporte


Administrativo

Versión: 03

PROCEDIMIENTO

DF – Documento FísicoNE – Nivel Estructural


Programas de seguimiento de cooperación internacional en materia de

extradiciones y repatriaciones



Cumplidos los tiempos de retención en sus dos

primeras fases, esta subserie se conserva totalmente

en soporte papel y medio técnico que disponga la

Entidad, ya que la información es de carácter

misional y forma parte de la memoria histórica.

(Decreto 4328 de 2011)

Perfil del país

Perfil del embajador

Actas de reunión



Disposición

Final

CONVENCIONES

Solicitud de repatriación

OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO Retención

RetenciónSoporteCódigo



C-DP

C-DPOI


Instrumento de cooperación


fases de archivo, esta sub serie documental se


técnico, ya que además de ser carácter misional se

constituyen en documentos históricos que dan

soporte de los Convenios y acuerdos realizados

dentro de la cooperación.

C-AN

P-ANAI-01




Certificaciones de trabajo X

Carta decadactilar del interno X

Resolución X

Acta de notificación personal X

Recurso de reposición X

Certificación de no recurso de reposición X

X

X

X

Cargo: Cargo:


Elaboración: Versión 01




John Ángel González Díaz Carolina Bayona Parga Álvaro Gómez Trujillo

APROBACIÓN

Matriz de repatriaciones


Versión: 03

OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASUNTOS INTERNACIONALES Página 6 de 6


Soporte RetenciónDisposición

Final PROCEDIMIENTO

Actualización: Versión 02

Fecha Aprobación CIDA: 24/11/2016

Coodinador Grupo de Gestión Documental Cargo: Jefe de Oficina (e) Secretario General


DF – Documento Físico AG – Archivo de Gestión CT – Conservación Total E – Eliminación


Matriz de vencimiento de términos



Proceso SIG

DE – Documento Electrónico AC – Archivo Central S - Selección MT - Medios Técnicos

CONVENCIONES

Código Soporte Retención Disposición Final Aprobación

NE – Nivel Estructural Ss – Subserie Documental




1200 30

1200 30.121 3 0 X

X

X

X

1200 35 3 17 X X

X

X

X X

X

X

1200 38

1200 38.135 3 17 X X

X

X

X X

Cargo:



Jefe de Oficina Cargo:

Héctor Henry Pedraza

Acuerdos de Información


Aprobación


PLANES

Informe



Cargo: Coordinador Grupo de Gestión Documental


PROCEDIMIENTO

Disposición

Final


fases de archivo, esta subserie se conserva


disponga la Entidad, esta información da cuenta del

desarrollo de los acuerdo de información que tiene

el Ministerio de Justicia y del Derecho con los

diferentes entes gubernamentales.


fases de archivo, esta serie se conserva totalmente

en soporte papel y medio técnico que disponga la

Entidad, esta información da cuenta de los acuerdos

de información que realiza el Ministerio con los

diferentes entes gubernamentales para el

intercambio de información.





Gestión - SIG.

C-GI

P-GIGD-01

S - Selección


Secretario General


Proceso SIG

C-MC

Soporte

Informe


INFORMES





OFICINA DE INFORMACIÓN EN JUSTICIA

Retención

Versión: 03

Página 1 de 1


Administrativo






24/11/2016



E – Eliminación


Código

Planes Estratégicos de Información

Plan

Listados de asistencia

CÓDIGO

OFICINA PRODUCTORA:




Informe

MODELO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN EN JUSTICIA

APROBACIÓN


CONVENCIONES

Disposición Final

Soporte

C-GI

C-GIGD

P-DP-01

Retención




1201 30 INFORMES

1201 30.119 3 0 X

X

1201 30.108 3 7 X

X

X

1201 30.111 3 17 X X

X

1201 30.121 3 0 X

X

X

X

1201 32

1201 32.100 3 X

X

X

Retención

C-GI

C-GISC

Informes de Participación Ciudadana

Disposición

Final

Evaluaciones de Atención al Ciudadano

Soporte



Aprobación

CONVENCIONES

CÓDIGO




S - Selección


Proceso SIG

Informes de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias

Informe Mensual

Informe

Informe Trimestral

GRUPO DE SERVICIO AL CIUDADANO


Administrativo

E – Eliminación

MT - Medios TécnicosDE – Documento Electrónico

Disposición Final


DF – Documento FísicoSb – Subserie Documental

Retención

C-MC

INSTRUMENTOS DE CONTROL

Encuestas





Orden Nacional.

Cumplido el tiempo de retención esta subserie

documental se conserva en totalmente en el medio

en que se genera ya que se actualiza

periódicamente.

Cumplido el tiempo de retención se elimina esta

subserie documental, de acuerdo a la prescripción de

vigencia administrativa, este informe se consolida

trimestralmente y se publica en la página del

Ministerio de justicia y del Derecho, tiene un fin de

consulta estadística.

Cumplido el tiempo de retención en el archivo de

gestión y el central, esta subserie se conserva

totalmente en soporte papel y medio el medio

técnico que disponga la Entidad. Esta información se

constituye en fuente de información para

investigación de carácter socio - político que dan

cuenta de ejercicio democrático de la participación

ciudadana.





Gestión - SIG.

Página 1 de 2

PROCEDIMIENTO




Versión: 03

Informe

Matriz de percepción ciudadana


Informe

OFICINA PRODUCTORA:

Código




C-GI

C-GI

P-GISC-01

P-GISC-02




1201 37 3 0 X

Solictiud X X

Respuesta X X

X

1201 38

1201 38.129 3 17 X X

X

X

X

Versión 01




Cargo:


C-GI

C-GISC

P-GISC-02

PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS (PQRS)

Traslado por competencia

Elaboración:


Coordinadora

C-GI

Coodinador Grupo de Gestión Documental

24/11/2016

Cargo:

21/03/2014





Secretario General

CONVENCIONES


NE – Nivel Estructural Sb – Subserie Documental DF – Documento Físico

Cronograma


Cumplido el tiempo de retención se conservan en

medio técnico y soporte papel. Los documentos

adquieren valor secundario y brindan herramientas

en materia socio - política que da cuenta del ejercicio

democrático de la participación ciudadana

Versión: 03

OFICINA PRODUCTORA:


APROBACIÓN

PLANES

Planes de Atención al Ciudadano

Cargo:

GRUPO DE SERVICIO AL CIUDADANO Página 1 de 2

AG – Archivo de Gestión CT – Conservación Total E – Eliminación CIDA - Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo

Carlos Andres González Sarmiento

S – Serie Documental DE – Documento Electrónico AC – Archivo Central S - Selección MT - Medios Técnicos


gestión y el central, esta serie documental se elimina

ya que la información queda inmersa en cada una

de los asuntos propios de competencia de las

diferentes dependencias, al igual que su trazabilidad

y seguimiento a las diferentes peticiones se

consolidan en la serie “ Informe de Peticiones,

Quejas, Reclamos y Sugerencias.

Plan



FinalProceso SIG PROCEDIMIENTO




1300 01

1300 01.024 3 17 X X

X

X

1300 01.027 3 17 X X

X

X

X

DF – Documento FísicoSs – Subserie DocumentalNE – Nivel Estructural

CONVENCIONES

DE – Documento ElectrónicoS – Serie Documental

OFICINA PRODUCTORA:

Proceso SIG

Listado de Asistencia

C-DP


Administrativo

AprobaciónCódigo Disposición Final

E – EliminaciónCT – Conservación Total

Cumplidos los tiempos de retención esta sub serie se

conserva en soporte papel y medio técnico que

disponga la entidad. Comité creado bajo la

resolución 1645 de 2013. Los documentos de esta

subserie adquieren valor secundario ya que

evidencian las decisiones tomadas y la gestión de la

entidad en temas de carácter misional e institucional

y nos dan testimonio de los hechos. Documentación

que se constituye en patrimonio documental como

fuente de información para los estudios históricos, ya

sea para reconstruir el pasado y/o desarrollo de la

entidad productora. Agotado el tiempo de retención,

se transfiere al Archivo Histórico.


Versión: 03


Convocatoria

Acta

Página 1 de 10

CÓDIGOPROCEDIMIENTO

Soporte Retención

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Disposición

Final

Cumplidos los tiempos de retención esta subserie se


disponga la entidad. Comité creado mediante el

artículo 13 de resolución 438 de 2007. Los

documentos de esta subserie adquieren valor

secundario ya que evidencian las decisiones

tomadas y la gestión de la entidad en temas de

carácter misional e institucional y nos dan testimonio

de los hechos. Documentación que se constituye en


para los estudios históricos, ya sea para reconstruir

el pasado y/o desarrollo de la entidad productora.

Agotado el tiempo de retención, se transfiere al

Archivo Histórico.


Retención

Convocatoria

Acta

Actas del Comité de Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad

Actas del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

C-DP



ACTAS

Soporte

S - Selección MT - Medios Técnicos







1300 01.0113 17 X X

X

X

1300 15

1300 15.058 3 17 X X

X

X

X

E – Eliminación

MT - Medios TécnicosAC – Archivo Central




S - Selección


Administrativo

Solicitud

CÓDIGO

OFICINA PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

Convocatoria

Página 2 de 10


Versión: 03




Retención


Código Aprobación

Cumplidos los tiempos de retención esta subserie se


disponga la entidad.

Comité creado bajo la resolución 0418 de 2016. Los










Archivo Histórico.

CONVENCIONES

CONCEPTOS

Retención

Disposición

Final


Cumplido el tiempo de retención esta subserie se



adquieren valor secundario, ya que sirven como

referente de situaciones similares en , temas

presupuestales, documentación que se constituye en


para los estudios económicos ya sea para

reconstruir el pasado y/o desarrollo de la entidad

productora o para otras investigaciones.

Actas del Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo del Sector

Justicia y del Derecho

Acta

Soporte

Concepto

Disposición Final




Proceso SIG

C-DP

Informe

Soporte

Conceptos Técnicos de Presupuesto




1300 15.059 3 17 X X

X

X

X

1300 25

1300 25.090 3 17 X X

X

X

X

1300 30

1300 30.118 3 17 X X

X

X

X

Aprobación


AdministrativoS - Selección


Concepto

Informe



Código


Soporte

Comunicaciones Oficiales



Retención

C-GI

ESTUDIOS

Estudios de Carácter Económico y Financiero


INFORMES

Informes a Organismos de Orden Nacional

Solicitud

Informe

E – Eliminación


Disposición

Final PROCEDIMIENTO




adquieren valor secundario ya que sirven como

fuente de información sobre el impacto de las

políticas públicas y/o programas nacionales.



estudios históricos, ya sea para reconstruir el pasado

y/o desarrollo de la entidad productora o para otras

investigaciones.


conserva totalmente en soporte papel y el medio

técnico que disponga la entidad. Esta subserie

adquiere valor secundario ya que los resultados de

los estudios e investigaciones sirven como fuente de

información sobre el impacto de las políticas públicas

y/o programas nacionales. Documentación que se

constituye en patrimonio documental como fuente de

información para los estudios históricos, ya sea para


productora o para otras investigaciones.



disponga la entidad.

Esta subserie adquiere valor secundario ya que los

resultados de los estudios e investigaciones sirven

como fuente de información sobre el impacto de las

políticas públicas y/o programas nacionales.




y/o desarrollo de la entidad productora o para otras

investigaciones.

Conceptos Técnicos de Conpes

Solicitud

Proceso SIG

CONVENCIONES

Soporte

Disposición Final


Versión: 03

Página 3 de 10

Estudio

Documentos de Trabajo

Retención





OFICINA PRODUCTORA:

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESCÓDIGO




1300 30.038 3 X X

X

X

X

X

X

X

X

1300 30.121 3 7 X X

X

X

X

1300 30.120 3 7 X

X

X

X

CÓDIGO


17

CONVENCIONES

Nomogramas

Indicadores


Informes de Mejora Continua

Autoevaluación

Mapa de Riesgos

Auditorias externas

SoporteSERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

S - Selección

PROCEDIMIENTO

Acciones de Mejoramiento


Solicitud

Informe

Retención


AG – Archivo de GestiónSs – Subserie Documental

SoporteCódigo Disposición Final


C-MC

Proceso SIG


Informe

Medición de Satisfacción al Cliente


Informes de Seguimiento a la Ejecución Presupuestal



Acta de Reunión del Equipo de Lideres

OFICINA PRODUCTORA:

NE – Nivel Estructural DF – Documento Físico

Disposición

Final

Versión: 03

Página 4 de 10

C-GI

C-MC




Cumplidos los tiempos de retención esta subserie

documental, se conserva totalmente en soporte

papel y en medio técnico que disponga la Entidad.

Los documentos de esta subserie adquieren valor

secundario ya que evidencian la evolución de la

gestión de la entidad en temas de carácter

institucional. Documentación que se constituye en



el pasado y/o desarrollo de la entidad productora, o

para otras investigaciones. Circular Externa AGN 003

de 2015.consulta y se transfiere al archivo histórico.

Una vez cumplido el tiempo de retención esta

subserie documental se conserva totalmente en

soporte papel y medio técnico que disponga la

Entidad. La información es allegada por las

diferentes dependencias la cual es una herramienta

de gestión sistemática y transparente, que sirve para

dirigir, evaluar y mejorar el desempeño institucional.


Retención

E – Eliminación



Administrativo

Aprobación


elimina la totalidad de la subserie por pérdida de

vigencia administrativa y por carecer de valores

secundarios. La información es consolidada en los

informes a Organismos del Orden Nacional como el

Congreso y el de Rendición de Cuentas.




1300 38

1300 38.127 3 7 X X

X

X

X

X

X

1300 38.126 3 7 X X

X

X

X

X

X

Actos administrativos




Retención





Evaluación gestión institucional

Informe

Plan



Planes de Acción Institucional

Soporte





PLANES

S - Selección


Disposición Final

Proceso SIG

P-DP-01Plan

Informe

Planes Anticorrupción

CONVENCIONES

Retención

Cumplido el tiempo de retención se conserva por su

carácter relevante para visualizar la trazabilidad de la

gestión institucional, es un documento electrónico

publicado permanentemente en la página web del

Ministerio

Cumplido los tiempos de retención esta sub serie


y medio técnico que disponga la Entidad. Los









para otras investigaciones.

Disposición

Final

Versión: 03

E – Eliminación


PROCEDIMIENTO

Aprobación

Cronograma

Cronograma

Código


Soporte


Administrativo

Página 5 de 10


CÓDIGO

OFICINA PRODUCTORA:




1300 38.136 3 7 X X

X

X

X

X

X

X

X

1300 38.137 3 7 X X

X

X

X

X

X

X

X

P-DP-02


P-DP-02

OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO

Proceso SIG

Soporte


Soporte

E – Eliminación


PROCEDIMIENTO

Disposición

FinalRetención

Página 6 de 10

Versión: 03


Administrativo


Informe


Retención

CONVENCIONES


documental se conserva totalmente en el soporte

papel y un medio técnico que disponga la Entidad.













Aprobación

Cronograma

Actas de reunion


NE – Nivel Estructural DF – Documento Físico














Código Disposición Final

AC – Archivo Central S - Selección


Actas de reunion

Cronograma

Plan

Informe


Metas de Gobierno


Metas de gobierno

Planes Estratégicos Sectoriales

Plan

Planes Estratégicos Institucionales





1300 41

1300 41.040 3 7 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Comunicación remisoria del formulario de planta de

de financiación de pasivos exigibles


Gastos esenciales

Plan financiero

Anteproyecto

Comunicación oficial remisoria del documento de fuentes

Soporte Retención

personal con costos

Soporte

Relación de pasivos exigibles de funcionamiento

E – Eliminación

S - Selección


Proceso SIG

Informe de justificación de los parámetros y variables

PRESUPUESTOS



Cumplidos los tiempos de retención, esta sub serie

documental se elimina, por haber cesado sus valores

primarios, la información de anteproyecto se

formaliza en el presupuesto anual de la Entidad y en

el Ministerio de Hacienda.

CONVENCIONES


Plan financiero plurianual

Informe de justificación de partidas presupuestales de

Anteproyecto de Presupuestos Institucionales

Actas de reunión





Versión: 03

Programación del presupuesto orientado a resultados

Circular informativa sobre cronograma de elaboración

Memorando remisorio de proyección de ingresos y gastos

Relación de gastos esenciales

ingresos y gastos

Cuadro preliminar de ingresos y gastos


Retención


Disposición

FinalSERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

OFICINA PRODUCTORA:


Administrativo

Aprobación


Página 7 de 10

PROCEDIMIENTOCÓDIGO

Disposición Final


Código





1300 41.039 3 7 X

1300 41.125 3 7 X

X

X

X

X

X

X

1300 41.197 3 7 X

X

X

X

X

X

X

DF – Documento Físico CIDA - Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo


Concepto del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico

Notificación al interesado

Ss – Subserie Documental AG – Archivo de Gestión

concepto de viabilidad

Acto administrativo de modificación

Solicitud de modificación

Vigencias Futuras

Disposición Final

CONVENCIONES



Actas de reunión con el Ministerio Publico

Comunicaciones con entidades del sector

Cumplido el tiempo de retención, se elimina la

totalidad de la subserie por pérdida de vigencia

administrativa y por carecer de valores secundarios.

La información se consolida en el Ministerio de

Hacienda

RetenciónSoporte

Notificación al interesado


P-DP-07





Hacienda.

S - Selección MT - Medios TécnicosAC – Archivo Central

Disposición

FinalRetención

Página 8 de 10OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN




OFICINA PRODUCTORA:

P-DP-07

Proceso SIGCÓDIGO

Documentos de soporte de solicitud

Anteproyecto

Anteproyecto de presupuesto y programaciones

Modificaciones Presupuestales

Acto administrativo de modificación

Anteproyectos de Presupuestos Sectoriales


Concepto del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico





Hacienda

P-DP-07

Código

Versión: 03




concepto de viabilidad

Aprobación

Solicitud de modificación

Documentos de soporte de solicitud de acuerdo con el

PROCEDIMIENTO




1300 49

1300 49.182 3 7 X X

X

X

X

X

X

X

1300 55

1300 55.124

X 3 17 X X

X

X

PROCEDIMIENTO

Disposición

Final


conserva en soporte papel y medio técnico que se

actualiza “Sistema Unificado de Inversiones y

Finanzas Públicas. Esta documentación adquiere

valor secundario ya que evidencia la evolución de la

gestión del Ministerio en temas de carácter misional

e institucional y nos dan testimonio de los hechos.


Manuales de Calidad

Listado Maestro de Documentos

Listado Maestro de Registros C-MC

Cumplidos los tiempos de retención de esta sub

serie documental, se conserva totalmente en soporte

papel y en otro medio técnico que disponga la

Entidad. Los documentos de esta subserie

adquieren valor secundario ya que evidencian la

evolución de la gestión de la entidad en temas de

carácter institucional. Documentación que se




productora, o para otras investigaciones.




CÓDIGO

Ficha de formulación del proyecto

Ficha de actualización del proyecto


Proyectos de Inversión

PROYECTOS

Seguimiento en el sistema de información de proyectos del

Departamento Nacional de Planeación

Informes del proyecto



Manuales

MANUALES

S – Serie Documental DE – Documento Electrónico AC – Archivo Central

P-DP-03

P-DP-10

Soporte Retención Disposición Final Aprobación

NE – Nivel Estructural Ss – Subserie Documental DF – Documento Físico AG – Archivo de Gestión CT – Conservación Total E – Eliminación CIDA - Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo


Retención

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Página 9 de 10OFICINA PRODUCTORA:

Soporte

CONVENCIONES

Código

Proceso SIG




55.89 3 17 X X

X

Caracterización X

X

X

X

X

Actualización:

Cargo:

Nombre: Nombre: Nombre:Mauricio Ernesto Ospina GómezJohn Ángel González Díaz Álvaro Gómez Trujillo


Jefe de OficinaCoordinador Grupo de Gestión Documental


Soporte


OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Página 10 de 10

CÓDIGO

Aprobación

23/03/2014

Elaboración:

E – Eliminación

Manuales

Manuales de Procesos y Procedimientos Cumplidos los tiempos de retención de esta sub

serie documental, se conserva totalmente en soporte

papel y en otro medio técnico que disponga la



evolución de la gestión de la entidad en temas de

carácter institucional. Documentación que se





Versión 02


Código


Instructivos

Indicadores de Gestión

Guías

Procedimientos




OFICINA PRODUCTORA:

CONVENCIONES

Disposición FinalRetención

AG – Archivo de Gestión CT – Conservación Total CIDA - Comité Institucional de Desarrollo

AdministrativoMT - Medios Técnicos

Retención


S - Selección

Secretario GeneralCargo:

Versión 01



APROBACIÓN

Cargo:


Proceso SIG

Disposición

Final PROCEDIMIENTO




1400 01

1400 01.023 3 17 X X

X

X

X

X

1400 30

140030.109 3 7 X X

X

1400 30.45

Plan de auditoria interna 3 17 X X

Documentos de trabajo X

Informe preliminar X

Informe final de auditoría X

Listados de asistencia X

Plan de Mejoramiento X

X


Informes de Auditorias Internas de Control Interno

INFORMES

Informe

OFICINA DE CONTROL INTERNO





RetenciónDisposición

FinalProceso SIG

Página 1 de 3

Cumplido el tiempo de retención documental esta

subserie se conserva totalmente en el soportes papel

y en el medio técnico que disponga la Entidad, estos

informes evidencia el manejo de los recursos de

estado y la transparencia de la gestión realizada por

el Ministerio.

CÓDIGO

Actas del Comité de Coordinación de Control Interno

C-SE

P-SE-01

OFICINA PRODUCTORA:

NE – Nivel Estructural Ss – Subserie Documental DF – Documento Físico AG – Archivo de Gestión CT – Conservación Total E – Eliminación CIDA - Comité Institucional de Desarrollo


Versión: 03


CONVENCIONES


Convocatoria

Actas

Cumplidos los tiempos de retención esta sub serie

documental se conserva totalmente el soporte papel,

y medio técnico que disponga la Entidad, ya que los


secundario y evidencian el control realizado a la

gestión del Ministerio de Justicia y del Derecho, en

cumplimiento de la Ley 87 de 1983.

Informes de Rendición de Cuentas Fiscal

PROCEDIMIENTO

ACTAS


Informe

Cumplidos los tiempos de retención, esta sub serie


y otro medio técnico que disponga la Entidad, ya que

los documentos adquieren valor secundario y

evidencian las decisiones tomadas en la gestión de

la Entidad en temas de carácter misional e

institucional. La información se constituye en



el pasado y/o desarrollo de la entidad productora,

evolución de Estado Colombiano en la materia de

justicia y del derecho o para otras investigaciones.




1400 30.44 3 7 X X

X

X

X

X

X

X

X

X

1400 30.1193 7 X X

X

1400 30.121 3 0 X

X

X

X

Disposición Final

CONVENCIONES

S - Selección

E – Eliminación



Evaluaciónes de desempeño


Aprobación





y medio técnico que disponga la Entidad. Estos

documentos evidencian el autocontrol realizado a la

gestión del Ministerio en cumplimiento de la norma

NTCGP. 1000:2009.

Informes


Informe

C-MC

C-SE

P-SE-02


CT – Conservación TotalDF – Documento Físico

Plan de mejoramiento



PROCEDIMIENTOSERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESSoporte

Proceso SIGRetención

Disposición

Final

Informes de auditoría

Retención



Soporte

Informes de Auditorias Internas de Calidad






Versión: 03

OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO Página 2 de 3

CÓDIGO

Código

Plan de auditoria de calidad

Listas de verificación




medio técnico y soporte papel ya que estos informes

dan a conocer los avances de la gestión y

seguimiento de las actividades que realiza el

Ministerio.





Gestión SIG.


Administrativo




1400 38

1400 38.131 3 7 X X

X

X

X

1400 38.130 3 7 X X

X

X

X

X

X

1400 46

1400 46.165 3 17 X X

X

X

Actualización:


Cargo:



Versión: 03

Versión 01Elaboración:

Cumplido el tiempo retención, esta subserie


y medio técnico que disponga la Entidad, como

evidencia del cumplimiento de la normas de control

Interno.

Soporte

Página 3 de 3

APROBACIÓN


Administrativo

Cumplidos los tiempos de retención documental,

esta subserie se conserva totalmente en soporte

papel y medio técnico que disponga la Entidad, como

evidencia de las acciones preventivas y correctivas

tomadas por el Ministerio referente con los hallazgos

encontrados y criterios de mejoramiento continuo.

Aprobación

Cargo: Jefe de OficinaCargo:

Gloria Margoth Cabrera Rubio



Versión 02

24/11/2016

Cumplidos los tiempos de retención documental,

esta subserie se conserva totalmente en soporte

papel y medio técnico que disponga la Entidad, como

evidencia de las acciones preventivas y correctivas

tomadas por el Ministerio referente con los hallazgos

encontrados por la Contraloría.

PLANES

Planes de Mejoramiento Institucional

PROCEDIMIENTO

Plan de mejoramiento institucional


C-SE

P-SE-02

C-MC

P-MC-02

S - Selección


Proceso SIG

C-MC

P-MC-02


Código


Secretario General


Informe ejecutivo

Requerimientos


CÓDIGO

OFICINA PRODUCTORA:

Retención

AG – Archivo de GestiónNE – Nivel Estructural Ss – Subserie Documental

Informe



Soporte

CONVENCIONES


Disposición Final

E – EliminaciónDF – Documento Físico

Programa Anual de Auditorías Internas de Calidad

Informe de seguimiento




OFICINA DE CONTROL INTERNO

Disposición

FinalRetención

Planes de Mejoramiento de la Contraloría

Plan de mejoramiento Contraloría

Respuestas a requerimientos

PROGRAMAS


Programa Anuales de Gestión de la Oficina de Cotrol Interno




1500 30 INFORMES

1500 30.119 3 2 X X

Informe X X

Cargo:






Versión: 03

CÓDIGO


Soporte

Proceso SIG

Disposición

FinalPROCEDIMIENTO

Soporte Retención Disposición Final

Página 1 de 1

Aprobación

Actualización:

C-GJ




seguimiento de las actividades que realiza la

Entidad.


OFICINA ASESORA JURÍDICA

NE – Nivel Estructural Ss – Subserie Documental DF – Documento Físico AG – Archivo de Gestión CT – Conservación Total E – Eliminación



CONVENCIONES

Código

OFICINA PRODUCTORA:



APROBACIÓN

Retención

Versión 02


Coodinadora Grupo de Gestión Documental Cargo: Jefe de oficina Cargo: Secretario General

John Ángel González Díaz Natalia Gaona Cifuentes Álvaro Gómez Trujillo




1504 02 X

1504 02.001 X 3 17 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

1504 14

1504 14.057 X 3 7 X X

X

X

1504 14.060 3 7 X X

X

X





adquieren valor secundario y evidencian la posición

del Ministerio como rector de las políticas públicas

en materia de justicia y del derecho frente a los

temas misionales y/o institucionales, al igual que

sirven como sustento para la toma de decisiones con

implicaciones judiciales. Documentación que se


información para los estudios históricos.

Cumplido el tiempo de retención, se realiza una

selección sistemática del 5 % de la producción

documental anual como soporte jurídico e histórico

para la Entidad; tomando como muestra aquellas

tutelas que fueron negadas en primera instancia y

que posteriormente fueron objeto de revisión por

parte de la Corte Constitucional de acuerdo al

artículo 241 de la Constitución Política. La muestra

seleccionada se conserva en medio técnico que

disponga la entidad, la documentación no

seleccionada se elimina. (ver introducción numeral

2.2.2. literal b). Esta selección deberá ser realizada

por el Grupo de Actuaciones Administrativas, con el

apoyo del Grupo de Gestión Documental conforme al

proceso estipulado en el Decreto 1080 Artículo

2.8.2.2.5. Eliminación de documentos.

Acciónes de Tutela

Tutela

Concepto


Revisión Corte constitucional

Fallo de segunda instancia

CGJ

P-GJAA-03

Fallo primera instancia


CGJ

P-GJAA-04


Versión: 03


Administrativo

Conceptos Emitidos al Consejo de Estado


GRUPO DE ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS Página 1 de 3

CÓDIGO

Notificación Incidente de desacato

Retención

AC – Archivo CentralDE – Documento Electrónico




Contestación incidente de desacato

Solicitud

CONVENCIONES

Disposición Final

E – Eliminación

Disposición

Final

Ss – Subserie Documental AG – Archivo de Gestión

PROCEDIMIENTOProceso SIGSERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESSoporte


RetenciónCódigo

S - Selección

Soporte


Notificación tutela

C-GJAA

P-GJAA-01

Solicitud

Conceptos Jurídicos

OFICINA PRODUCTORA:

CONCEPTOS

ACCIONES CONSTITUCIONALES

Aprobación




adquieren valor secundario y sirven de sustento para

la toma decisiones en situaciones particulares como

fuente de información para los estudios históricos.

Concepto

Contestación de la Tutela

Impugnación fallo primera instancia




1504 39

39.085 3 7 X

X

1504 39.082 3 7 X

X

1504 60 3 7 X

X X

X

X

1500 42

1500 42.163 3 17 X

X

X

X

Cumplido el tiempo de retención esta sub serie

documental se elimina totalmente dado que estas

planillas forman parte del control que se lleva a las

consultas realizadas al Consejo de Estado y

cumplida su gestión no genera valores secundarios.

Cumplido el tiempo de retención esta sub serie

documental se elimina totalmente dado que en estas

planillas se lleva el control de los actos

administrativos generados y quedan formalizados

en los mismos actos administrativos. Cumplido el tiempo de retención en el archivo de

gestión y el central, se realiza una selección del 5%

de la producción documental anual, como evidencia

de las respuestas dadas a los diferentes usuarios

sobre temas de carácter general, las cuales no

tienen que ver teniendo en cuenta aquellas

peticiones cuyo contenido no tiene que ver con la

competencia en la formulación de políticas y diseños

de normas garantizando el derecho constitucional de

realizar peticiones formales y recibir efectiva

respuesta sobre las mismas.

Las diferentes peticiones que tienen que ver con las

funciones propias del Ministerio se consolidadas en

las diferentes series que generan las dependencias.

La muestra seleccionada se conserva en el medio


que no fueron objeto de selección se eliminan. (ver

introducción numeral 2.2.2. literal a). Esta selección

deberá ser realizada por el encargado del Grupo de

Actuaciones Administrativas con apoyo del Grupo de

Gestión Documental conforme al proceso estipulado

en el Decreto 1080 Artículo 2.8.2.2.5. Eliminación de

documentos.

Cumplido el tiempo de retención en sus dos fases de

archivo, esta sub serie documental se elimina, ya

han caducado todos los valores administrativos,

legales y contables y no genera valores secundarios.

CGJ

P-GJAA-01

P-GJAA-03


PROCESOS

Comunicación de Cobro persuasivo

Acuerdo de pago



CGJ

P-GJAA-01

P-GJAA-03



TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALGRUPO DE ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS

RetenciónSERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Soporte

Aprobación


Disposición

Final

DERECHOS DE PETICIÓN

Solicitud

Control de Actos Administrativos

PLANILLAS DE CONTROL

Planilla de control flujo de trámites de consultas al Consejo de Estado


Título Ejecutivo

Proceso SIG

CGI

P-GISC-02

Planilla de registro de actos administrativos

Control Flujo de Tramites de Consultas

Respuesta

Traslado por Competencia

Procesos Ejecutivos de Cobro Coactivo

CÓDIGO

Código Soporte Retención Disposición Final

OFICINA PRODUCTORA:

AC – Archivo Central S - Selección MT - Medios Técnicos

M-GJ-01


PROCEDIMIENTO

Versión: 03Página 2 de 3

E – Eliminación

CONVENCIONES






X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

1500 49 X

1500 49.183 X 3 2 X

X

X

X

Actualización:

Cargo:



CGJ

P-GJAA-01



E – Eliminación

Proyecto de Acto Administrativo

Investigación sobre bienes

Comunicación excepción de mandamiento de pago


Natalia Gaona Cifuentes




Auto de terminación de proceso

Auto que decreta medida cautelares

Auto que avoca conocimiento

Cargo: Jefe de Oficina

Ss – Subserie Documental CT – Conservación Total CIDA - Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo

CONVENCIONES

PROYECTOS

Memoria Justificativa

Auto que libra el mandamiento ejecutivo de pago


Versión 01

Notificación personal


APROBACIÓN


Proyectos de Actos Administrativos

Código

Elaboración:

Aprobación

Versión 02

Disposición Final


elimina ya que la información se consolida en las

series resoluciones y decretos que genera la

Secretaria General del Ministerio de Justicia y del

Derecho, tal como se indica en el procedimiento de

Elaboración de Actos Administrativos P-GJAA-01




Paz y Salvo

Auto que resuelve las excepciones

SoporteProceso SIG


Final PROCEDIMIENTO

S - Selección


Auto de Cancelación por Pago

Auto de nombramiento de perito evaluador

Auto de Liquidación

Soporte Retención

OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS Página 3 de 3






Versión: 03




1501 01

1501 01.007 X 3 17 X X

X

X

X

1501 16

1501 16.067 X 3 17 X

X

X

X

X

X

X

Ficha técnica

CONCILIACIONES

Informes


Soporte


Administrativo

Aprobación

PROCEDIMIENTO

Actas del Comité de Conciliación

Conciliaciones Extrajudiciales

Comunicaciones

Retención


GRUPO DE DEFENSA JURÍDICA


CÓDIGODisposición

FinalSoporte

P-GJDJ-01

P-GJDJ-03

C-GJDJ

P-GF-11

Solicitud de conciliación


ACTAS

Ficha Técnica

Código

Poder


E – Eliminación


Acta


produce esta subserie documental se conservan


disponga el Ministerio. Los documentos de esta



la entidad en temas de carácter misional e

institucional y nos dan testimonio de los hechos.




y/o desarrollo de la entidad productora, evolución de

Estado Colombiano en materia de Justicia y del

Derecho o para otras investigaciones. Este comité se

creó mediante la Resolución 056 de 27 de

septiembre del 2011


selección aleatoria del 10 % de la producción

documental anual, tomando en cuenta aquellos

expedientes que fueron jurídicamente conciliables

como evidencia del mecanismo alternativo de

solución de conflictos. La documentación se

conserva en medio técnico que disponga la entidad,

la no seleccionada se elimina. (ver introducción

numeral 2.2.2. literal a ). Esta selección deberá ser

realizada por el Grupo de Defensa Jurídica, con el




CONVENCIONES

Disposición Final

S - Selección


Versión: 03

Actas de Audiencia de Conciliación




Autos aprobatorios de la conciliación (Primera y segunda instancia)

Página 1 de 8


OFICINA PRODUCTORA:



Proceso SIG




1501 30

1501 30.119 3 0 X

X

1501 30.121 3 0 X

X

Informes X

Comunicaciones oficiales X

1501 45

1501 45.157 X 3 17 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Informe




Recurso extraordinarios previstos legalmente



documental anual ya que la información consignada

en los expedientes brinda soporte jurídico e

histórico a la Entidad, la muestra seleccionada se

tomara equitativamente entre aquellas Acciones de

Grupo que tuvieron una sentencia desfavorable

ordenando el resarcimiento de los daños objeto de la

acción de grupo de igual forma una proporción de

las acciones que no prosperaron o que su sentencia

no ordeno la indemnización. La documentación se



numeral 2.2.2. literal b). Esta selección deberá ser




2.8.2.2.5.


Código






Orden Nacional.



INFORMES

C-MC

Retención


P-GJDJ-02

P-GJDJ-03

P-GJDJ-05

Soporte Aprobación

CONVENCIONES






Gestión - SIG.


Administrativo

Proceso SIG

PROCESOS JUDICIALES

Procesos de Acción de Grupo

Demanda

Notificación de la demanda

Actuaciones primera y segunda instancia

Poder

Contestación de la demanda

Resolución de pago

PROCEDIMIENTOCÓDIGO

Disposición Final


AC – Archivo Central MT - Medios TécnicosS - Selección

GRUPO DE DEFENSA JURÍDICA OFICINA PRODUCTORA:

Retención





Disposición

Final

Sentencia (primera y segunda instancia)

Versión: 03

Página 2 de 8


Soporte



OFICINA PRODUCTORA:


1501 45.158 3 17 X

X

X

X

X

X

X

X

Soporte





en los expedientes brinda soporte jurídico e

histórico a la Entidad, la muestra seleccionada se

tomara equitativamente entre aquellas acciones

populares que tuvieron una sentencia

contra acción u omisión de las autoridades públicas

ordenando la protección de los derechos e intereses

colectivos y de igual forma una proporción de las

acciones que no prosperaron. La documentación se







2.8.2.2.5.

PROCEDIMIENTO


Disposición

FinalRetención

Página 3 de 8GRUPO DE DEFENSA JURÍDICA

Versión: 03



Proceso SIG

CÓDIGO


Soporte

Demanda

Procesos de Acción Popular

Disposición Final Aprobación



P-GJDJ-05

P-GJDJ-03Poder

S - Selección


P-GJDJ-02

E – Eliminación







CONVENCIONES

DE – Documento Electrónico AC – Archivo Central


Administrativo

Retención

AG – Archivo de GestiónSs – Subserie Documental DF – Documento Físico

Código




OFICINA PRODUCTORA:


1501 45.150

X

X

X

X

X

X

X

X

1501 45.152 3 17 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Soporte

X







en los expedientes brinda soporte jurídico e histórico

a la Entidad, la muestra seleccionada se tomara de

aquellas acciones de cumplimiento en las cuales el

ciudadano solita la aplicación de una ley o norma. La

documentación se conserva en medio técnico que

disponga la entidad, la no seleccionada se elimina.

(ver introducción numeral 2.2.2. literal b). Esta

selección deberá ser realizada por el Grupo de

Defensa Jurídica, con el apoyo del Grupo de Gestión

Documental conforme al proceso estipulado en el

Decreto 1080 Artículo 2.8.2.2.5.






aquellas acciones que fueron objeto de resarcimiento

por el daño causado. La documentación se conserva

en medio técnico que disponga la entidad, la no



por el Grupo de Defensa Jurídica, con el apoyo del

Grupo de Gestión Documental conforme al proceso

estipulado en el Decreto 1080 Artículo 2.8.2.2.5.

P-GJDJ-02

P-GJDJ-03

P-GJDJ-05Actuaciones primera y segunda instancia


Página 4 de 8


CÓDIGO

17

P-GJDJ-02

P-GJDJ-03

P-GJDJ-05


Procesos de Acción de Cumplimiento

Demanda

Versión: 03

Retención


Disposición



Aprobación



Proceso SIG



PROCEDIMIENTO




3


Poder


Soporte




Demanda

Poder



Resolución de pago

Procesos de Acción de Reparación Directa

Disposición Final

CONVENCIONES

Código


Retención


E – Eliminación CIDA - Comité Institucional de Desarrollo





OFICINA PRODUCTORA:


1501 45.153 3 17 X

X

X

X

X

X

X

X

X

1501 45.162 3 17 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X


AdministrativoAC – Archivo Central

E – Eliminación








aquellas acciones que fueron objeto de

restablecimiento del derecho. La documentación se







2.8.2.2.5.

S - Selección


Soporte

P-GJDJ-02

P-GJDJ-03

P-GJDJ-05



P-GJDJ-02

P-GJDJ-03

P-GJDJ-04

P-GJDJ-05

PROCEDIMIENTO



Poder


Retención



Procesos de Acción de Nulidad y Restablecimiento del Derecho

Demanda

Disposición Final

CONVENCIONES

Resolución de pago

Aprobación







aquellas acciones que fueron objeto de

indemnización del daño causado en cumplimiento

de la actuación. La documentación se conserva en

medio técnico que disponga la entidad, la no









Poder


Código

Soporte

Demanda

Procesos de Acción de Repetición





CÓDIGO

Página 5 de 8

Proceso SIG


Final

Versión: 03









OFICINA PRODUCTORA:


1501 45.149 3 17 X

X

X

X

1501 45.155 3 17 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Versión: 03




Página 6 de 8GRUPO DE DEFENSA JURÍDICA

PROCEDIMIENTO


E – Eliminación




Proceso SIG






aquellas acciones que fueron objeto de demanda en

el ejercicio de la acción contractual. La

documentación se conserva en medio técnico que

disponga la entidad, la no seleccionada se elimina.

(ver introducción numeral 2.2.2. literal b). Esta


Defensa Jurídica, con el apoyo del Grupo de Gestión




Retención

Disposición Final




Resolución de pago


Demanda


CONVENCIONES


Administrativo





documental anual por ya que brindan soporte jurídico

e histórico a la entidad la muestra seleccionada se

conserva en medio técnico, la documentación no


2.2.2. literal A). Esta selección deberá ser realizada




Eliminación de documentos.

P-GJDJ-02

P-GJDJ-03

P-GJDJ-05

Procesos Laborales

P-GJDJ-02

P-GJDJ-03

P-GJDJ-05



Código


S – Serie Documental MT - Medios Técnicos

Retención

Poder



Aprobación

Resolución de pago

Procesos de Acción de Controversia Contractual


Disposición

Final


Demanda

Soporte



Soporte

Poder

CÓDIGO



OFICINA PRODUCTORA:


1501 45. 148 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

1501 45.156 3 17 X

X

X

X





S - SelecciónS – Serie Documental

Soporte Retención


Administrativo

PROCEDIMIENTO

Demanda


Procesos Civiles




Demanda


Resolución de pago



Disposición Final

E – Eliminación

Versión: 03

Página 7 de 8

Disposición

Final


Procesos Penales

Proceso SIG

P-GJDJ-02

P-GJDJ-03

P-GJDJ-05

P-GJDJ-02

P-GJDJ-03

P-GJDJ-05


Poder


Poder


Soporte Retención

Ss – Subserie Documental CT – Conservación Total

Código


CONVENCIONES



Aprobación














documental anual ya que brindan soporte jurídico e

histórico a la entidad la muestra seleccionada se









CÓDIGO



OFICINA PRODUCTORA:


X

X

X

X

X

Código

Actualización:

Cargo:


23/03/2014

S - Selección



Jefe de OficinaCoordinador Grupo de Gestión Documental

Carlos Remolina Botia

Cargo:

Disposición Final



Comunicaciones

Aprobación






Soporte Retención



Disposición

FinalSoporte





APROBACIÓN


24/11/2016

Versión 02

Página 8 de 8

PROCEDIMIENTO


Elaboración:


E – Eliminación

CÓDIGO


CONVENCIONES

Versión 01


Administrativo




TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 03




1503 01

1503 01.030 3 17 X X

X

X

X

1503 30

1503 30.119 3 0 X

X

1503 45 PROCESOS JUDICIALES

1503 45.161 3 17 X X

X

X

X

X

X

X

X

XXXX

X

Sentencia de primera instancia

Auto admisorio del recurso o del grado jurisdiccional de consulta

Sentencia de segunda instancia

ACTAS

Actas del Comité Técnico de Extinción de Dominio

Convocatoria

Resolución de procedencia o improcedencia





Orden Nacional.




Versión: 03


archivo esta subserie documental se conserva

totalmente en soporte papel y medio que disponga la

Entidad. Los documentos de esta Subserie adquieren

valor secundario ya que evidencian las decisiones







El comité fue creado mediante Resolución 411 de 11

de junio de 2013

Ficha Técnica

Informes


Final

Resoluciones recursos de apelación contra el inicio

Retención


Acta

Aprobación


Administrativo

Código

PROCEDIMIENTO


Informes

Proceso SIG

CONVENCIONES

Auto práctica de pruebas


Página 1 de 2OFICINA PRODUCTORA:




GRUPO DE EXTINCIÓN DEL DOMINIO

Procesos de extinción de dominio Ley 793 de 2002

Resolución de inicio

Poder

Resolución práctica de pruebas




conserva totalmente ensoporte papel y medio técnico

que disponga la Entidad. La documentación se

convierte en esencial para la ejecución de las

estrategias contra el crimen organizado, cumpliendo

un papel fundamental en la desarticulación de

organizaciones y redes criminales, además de

detener los efectos que genera el flujo de recursos

ilícitos en la sociedad.


E – Eliminación

Disposición Final

Ficha técnica

Constancia de ejecutoria

CÓDIGO

Memoriales

C-GJ

M-GJ-02

Soporte


INFORMES





1503 45.159 3 17 X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Cargo:

Nombre: Nombre:

Auto de apertura del juicio

Auto práctica de pruebas


Requerimiento de extinción de dominio o improcedencia

Procesos de extinción de dominio Ley 1708 de 2014Cumplido el tiempo de retención esta subserie se

conserva totalmente en medio técnico y soporte

papel ya que la documentación se convierte en un

documento esencial para la ejecución de las

estrategias contra el crimen organizado, cumpliendo

un papel fundamental en la desarticulación de

organizaciones y redes criminales, además de

detener los efectos que genera el flujo de recursos

ilícitos en la sociedad.

Código

Soporte





Página 2 de 2

Versión: 03

APROBACIÓN

Actualización:


Coordinador de Grupo



Secretario GeneralCargo: Coodinadora Grupo de Gestión Documental

Memoriales

Sentencia de segunda instancia

Sentencia de primera instancia


S - Selección

Retención


CÓDIGO

Fijación provisional de la pretensión

Poder

24/11/2016


OFICINA PRODUCTORA:

M-GJ-02


E – Eliminación

Ficha técnica

PROCEDIMIENTO

Nombre:

Cargo:

Versión 02



Soporte



Administrativo

CONVENCIONES

Aprobación

GRUPO DE EXTINCIÓN DEL DOMINIO

Disposición Final

Disposición

FinalRetención


Proceso SIG

Mónica Alexandra Redondo VargasJohn Ángel González Díaz






2000 01

2000 01.007 3 17 X X

X

2000 01.033 3 17 X X

X

2000 30

2000 30.119 3 0 X

X

Retención


Soporte

ACTAS



fases de archivo esta subserie documental se



esta subserie adquieren valor secundario y





fuente de información para estudios e

investigaciones históricos. Creado mediante

Resolución 0737 del 8 de noviembre de 2013


fases de archivo esta subserie documental se

conserva totalmente en soporte papel y en otro

medio técnico que disponga la Entidad, ya que los


secundario y evidencian las decisiones tomadas y la

gestión de la entidad en temas de carácter misional e






Estado Colombiano en la materia de justicia y del

derecho o para otras investigaciones.

Actas del Consejo Asesor del Plan Decenal de Justicia

Código

Versión: 03



INFORMES



Administrativo


VICEMINISTERIO DE PROMOCIÓN DE LA JUSTICIA





Orden Nacional.

CONVENCIONES

Proceso SIG

Actas del Comité Técnico de Género

Disposición Final

Acta

Informe



Aprobación

Página 1 de 2

RetenciónCÓDIGO





PROCEDIMIENTO

E – Eliminación

Soporte


Acta


OFICINA PRODUCTORA:

Disposición

Final




2000 30.121 3 0 X

X

X

X

Cargo:


Actualización:

Arleys Cuesta Simanca

Disposición Final

Versión: 03



Aprobación

Disposición

Final

Código

21/03/2014


Retención


Soporte

Retención


OFICINA PRODUCTORA:


Versión 02

CÓDIGO


Soporte



APROBACIÓN




Informes




Cargo:

S - Selección


Viceministro

E – Eliminación

Proceso SIG

C-MC

Coodinador Grupo de Gestión Documental

Página 2 de 2

24/11/2016

PROCEDIMIENTO


gestión esta subserie documental se consolida en la

Oficina Asesora de Planeación, en la Serie Sistema

Integrado de Gestión SIG


Administrativo

VICEMINISTERIO DE PROMOCIÓN DE LA JUSTICIA




CONVENCIONES







2100 02

2100 02.001 3 7 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

2100 01

2100 01.013 3 17 X X

X

X

X

Cumplidos el tiempo de retención en sus dos

primeras fases de archivo esta subserie documental

se conserva totalmente en el soporte papel y en otro



secundario y evidencian las decisiones tomadas y la

gestión de la entidad en temas de carácter misional e


Documentación susceptible de constituirse en




evolución del Estado Colombiano en la materia de



Archivo Histórico.

PROCEDIMIENTO

















Aprobación


Administrativo

C-ANAJ

CONVENCIONES

Disposición FinalCódigo


CT – Conservación Total E – Eliminación




C-GJ

P-GJAA-04

Versión: 03

Proceso SIG




DIRECCIÓN DE MÉTODOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS


Final

Soporte

Informe

OFICINA PRODUCTORA:

S - Selección




Página 1 de 8


Acta

Actas del Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia

CÓDIGO

Retención




Soporte

Contestación de la tutela


Fallo de revisión de la Corte Constitucional

ACTAS

Notificación incidente de desacato




Tutela



Acciónes de Tutela




2100 14

2100 14.057 3 7 X X

X

X

2100 25

2100 25.091 3 17 X X

X

X

X

PROCEDIMIENTOProceso SIG


Administrativo

C-ANAJ

S - Selección

E – Eliminación


Retención Disposición Final

Versión: 03

Página 2 de 8



se conserva totalmente en el soporte papel y en otro



secundario, y evidencian la posición de la entidad

como rector de las políticas públicas en materia de la

justicia y del derecho frente a los temas misionales

y/o institucionales que sirven como sustentación para

la toma de decisiones con implicaciones judiciales.

Documentación susceptible de constituirse en






Aprobación

Retención



Disposición

Final

Cumplidos los tiempos de retención a esta sub serie

documental se conserva totalmente en soporte



secundario ya que evidencian la posición de la

entidad como rector de las políticas públicas en

materia de la justicia y del derecho frente a los temas

misionales y/o institucionales y/o que sirven como

sustentación para la toma de decisiones con





productora, evolución de Estado Colombiano en la

materia de justicia y del derecho o para otras

investigaciones.



Estudio

ESTUDIOS




CONCEPTOS


Soporte


CONVENCIONES

C-ANAJ




Solicitud

Estudios en Materia de Acceso a la Justicia

Código Soporte




OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO

Concepto




2100 30

2100 30.119 3 0 X

X

2100 30.121 3 0 X

X

X

X

2100 32

2100 32.086 3 2 X

X

X

2100 32.084 3 2 X

X

Versión: 03

Página 3 de 8

Disposición

Final






Orden Nacional.

PROCEDIMIENTO





Gestión - SIG.


documental se elimina ya que la información

registrada es solamente de control y seguimiento de

respuestas a los centros de convivencia ciudadana y

casas de justicia.

OFICINA PRODUCTORA:

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Proceso SIGRetención

C-MC

C-ANAJ

P-ANAJ-04


CANAJ

P-ANAJ-05






Aprobación


AdministrativoE – Eliminación

Soporte



Matriz de solicitudes factibles de implementación de Casas de Justicia

RetenciónCONVENCIONES

Disposición Final

Control Registro de Solicitudes Programa Nacional de Casas de Justicia

y Centros de Convivencia Ciudadana

S - Selección



documental se elimina ya que la información

registrada es solamente de control y seguimiento de

respuestas a las entidades avaladas y centros de

conciliación y/o arbitraje.



Informe


INSTRUMENTOS DE CONTROL

Control de Seguimiento Programa Nacional de Conciliación en Equidad


Código

Matriz de seguimiento


Soporte

Matriz de priorización de solicitudes de implementación de Casas de Justicia



Informe


INFORMES

CÓDIGO




2100 40

2100 40.141 3 17 X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

2100 43 3 17X

X

X

X

X

X

x

Una vez cumplido el tiempo de retención se

conservan en medio técnico y soporte papel. Los


secundario por evidenciar las acciones del gobierno

con objetivos de interés público, que surgen de

decisiones sustentadas en un proceso de diagnóstico

y análisis de factibilidad, para la atención efectiva de

problemas de la se constituye en patrimonio






PROCEDIMIENTO





a la Entidad, la muestra seleccionada se tomará de

aquellos procesos que terminaron con declaratoria

de una sanción; art. 52 Decreto 1437 de 2011; art. 9

Ley 610 de 2000. La documentación se conserva en

medio técnico que disponga la entidad, la no



por la oficina de Métodos Alternativos de Solución de

Conflictos, con el apoyo del Grupo de Gestión




Administrativo


Soporte


Soporte

Consulta previa

C-IV

P-IV-01Auto de designación de funcionario

Plan de acción y seguimiento

Estudio técnico





Retención

PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS


Informe visita de inspección

Políticas Públicas en Materia de Acceso a la Justicia


Código




Proceso SIG

C-FP

P-FP-01

CT – Conservación TotalNE – Nivel Estructural

OFICINA PRODUCTORA:

POLÍTICAS PÚBLICAS


E – Eliminación

Aprobación

Disposición

Final

Versión: 03

Página 4 de 8


CONVENCIONESDisposición Final


S - Selección

Notificación visita de inspección

Queja o denuncia

Consulta pública

Consolidado de comentarios de ciudadanos


Reporte sistema de información la conciliación, el arbitraje y la amigable

composición

Registro de inspección virtual

Estudio financiero

Documento de propuesta de política publica

Plan de elaboración de políticas públicas

Cronograma

Retención

CÓDIGO




X

X

X

X

2100 46

2100 46.175 3 17 X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

2100 46.173 3 17 X X

X

X

X

X

X

X

Versión: 03

Página 5 de 8

















tomadas y la gestión de la Entidad en temas de








Solicitud

C-ANAJ

P-ANAJ-01

Proceso SIGSoporte Retención

Proyecto conformación casa de justicia






Resolución de la decisión de la investigación

E – Eliminación

Programas Nacionales de Conciliación Extrajudicial en Derecho y/o

Arbitraje

Estudio de factibilidad

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO

Estudios de factibilidad

RetenciónCódigo

OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO


PROGRAMAS

Certificado de existencia y representación legal

Verificación de requisitos

Resolución de creación o aval

C-ANAJ

P-ANAJ-04

Notificación de resolución

Ejecutoria de la resolución


Disposición

Final

CONVENCIONES



Administrativo




Estudio de pre-factibilidad

Informes de visita

Reglamentos


Visitas de seguimiento


Programas Nacionales de Casas de Justicia

Solicitud de creación


S - Selección

Soporte

Diagnóstico de conflictividad








X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

2100 46.168 3 17 X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Programas de Centros de Convivencia Ciudadana


CONVENCIONES

Diagnóstico de casas de justicia para el acuerdo de mejoramiento

Disposición

FinalRetención








de los hechos. Documentación susceptible de

constituirse en patrimonio documental como fuente

de información para los estudios históricos, ya sea

para reconstruir el pasado y/o desarrollo de la

entidad productora, evolución del Estado

Colombiano en la materia de justicia y del derecho o

para otras investigaciones

C-ANAJ

P-ANAJ-04

Acuerdo de mejoramiento



Convenio Interadministrativo


CÓDIGO

OFICINA PRODUCTORA:

SoporteCódigo



Retención

Soporte

Registro fotográfico


DE – Documento Electrónico MT - Medios Técnicos

Certificación de implementación

Versión: 03

Página 6 de 8

Verificación técnica

Informe de viabilidad del proyecto

Aprobación


Informe de comisión


Disposición Final





Administrativo


E – EliminaciónDF – Documento Físico CT – Conservación Total

S - Selección


Informes de visita

Estudios de factibilidad

Proyecto conformación centro de convivencia ciudadana


Verificación técnica

Convenio Interadministrativo



Informe de viabilidad del proyecto




X

X

X

X

X

2100 46.174 3 17 X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

2100 49

2100 49.183 3 2 X

X

X

X

E – Eliminación

PROCEDIMIENTO

CONVENCIONES


Proyecto de acto administrativo

Evaluaciones

PROYECTOS

Proceso SIG




series resoluciones decretos que genera Secretaria

General del Ministerio de Justicia y del Derecho, tal

como se indica en el procedimiento de Elaboración

de Actos Administrativos P-GJAA-01

Disposición

Final


Versión: 03

Disposición Final







Aprobación

Entrevistas

Reporte de operación


SoporteCÓDIGO


Retención

Página 7 de 8

C-DN

P-DN-01

Retención


Certificación de implementación

Diagnóstico de centro de convivencia ciudadana para el acuerdo de

mejoramiento

Pruebas psicotécnicas

OFICINA PRODUCTORA:

Nombramientos



Administrativo

Acuerdo de mejoramiento

Informe de comisión

Solicitud


Informes



SoporteCódigo

S - Selección


C-ANAJ

P-ANAJ-05









de los hechos. Documentación susceptible de

constituirse en patrimonio documental como fuente




Colombiano en la materia de justicia y del derecho o

para otras investigaciones

Programas Nacionales de Conciliación en Equidad





2100 56

X

X

X

X

X

Cargo: Cargo:


Disposición

FinalRetención

PROCEDIMIENTO

Página 8 de 8

2

Directora

Claudia Milena Díaz Ulloa





C-ANAJ

P-ANAJ-04

Proceso SIG

Álvaro Gómez TrujilloJohn Ángel González Díaz




24/11/2016


Cargo:


Actualización:

APROBACIÓN

CONVENCIONES

Código


E – Eliminación

Secretario General

CÓDIGO




Administrativo

Disposición Final

S - Selección

Soporte

SOLICITUDES DE IMPLEMENTACIÓN DE CASAS DE JUSTICIA Y

CENTROS DE CONVIVENCIA CIUDADANA NO FACTIBLES



OFICINA PRODUCTORA:

3


Versión 02

21/03/2014

X


documental se elimina por culminar sus valores

administrativos y no generar valores secundarios ya

que no se cumplió con los requisitos para la

implementación del Programa Nacional de Casas de

Justicia y/o Centros de Convivencia Ciudadana.

Versión: 03


Aprobación



Informes de visita



Ss – Subserie DocumentalNE – Nivel Estructural DF – Documento Físico

RetenciónSoporte




2200 02

2200 02.001 3 7 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

2200 01

2200 01.019

3 17 X X

X

X


X



Disposición Final

SoporteProceso SIG


Retención


Versión: 03

Página 1 de 4

PROCEDIMIENTORetención

Soporte






OFICINA PRODUCTORA:

Contestación

Informe

CÓDIGO

Tutela

Acciónes de Tutela


Actas de Comisión de Seguimiento de la Ejecución del Plan de Acción

para la Implementación del Código General del Proceso

Acta


Fallo primera Instancia




S - Selección

ACTAS






Administrativo

Disposición

Final

C-GJ

P-GJAA-04

DIRECCIÓN DE JUSTICIA FORMAL Y JURISDICCIONAL

Aprobación

CONVENCIONES






tomadas y la gestión de la Entidad en temas de

carácter misional e institucional. Documentación que

se constituye en patrimonio documental como fuente

de información para los estudios históricos. Creado

mediante ley 1564 del 2012, artículo 619

Código





















2200 14

2200 14.057 3 7 X X

X

X

X

2200 30 INFORMES

2200 30.119 3 0 X

X

2200 30.121 3 0 X

X

X

X

C-MC

Soporte




E – Eliminación




Retención


Informe

Soporte

OFICINA PRODUCTORA:

Código


S - Selección





los documentos de esta subserie adquieren valor












investigaciones.






Solicitud

Concepto





CONVENCIONES


Disposición Final





Final

Aprobación

Página 2 de 4





Orden Nacional.





Gestión - SIG.

Versión: 03


Informe

CONCEPTOS




2200 38

2200 38.132 3 17 X X

X

X

X

X

X

2200 46

2200 46.190 3 7 X

X

X

X

X X

2200 40

2200 40.1423 7 X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

S - Selección

Soporte






CONVENCIONES



RetenciónCódigo


Soporte

Proceso SIG

PLANES

Diagnóstico




OFICINA PRODUCTORA:


Políticas Públicas en Materia de Justicia Formal y Jurisdiccional


Cronograma




Estudio técnico

Estudio Financiero

Propuesta de Política publica publica



Consulta Previa

CÓDIGO


Planes Decenales de Justicia

RetenciónPROCEDIMIENTO

Disposición

Final


medio técnico y soporte papel. Los documentos de

esta subserie adquieren valor secundario ya que



y nos dan testimonio de los hechos constituyendose

en patrimonio documental como fuente de





Página 3 de 4


Fichas de contenido jurídico

Programas de Información Normativa LegalApp

Plan

PROGRAMAS




Informes

Consulta pública

E – Eliminación









para los estudios históricos.



Administrativo

Aprobación


Actas de reuniones y seguimiento


Disposición Final

Una vez cumplido el tiempo de retención, esta

subserie documental puede ser eliminada ya que la

información hace referencia a la administración de

contenidos de la aplicación web LegalApp.

Herramienta electrónica que permite conocer cómo

adelantar un trámite o hacer uso de algún servicio

relacionado con la justicia.




2200 49 PROYECTOS 2200 49.183 Proyectos de Actos Administrativos 3 2 X

X

Memoria justificativa X

X

Cargo:


Disposición Final







C-DN

G-DN-01

P-DN-01

Versión 01

Proyecto de Actos Administrativos


PROCEDIMIENTO

Página 4 de 4


Ramiro Vargas Díaz

Soporte

S - Selección

Cargo: Secretario General



Retención


Código


Cargo:


AG – Archivo de GestiónDF – Documento Físico

OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO





Versión: 03

Disposición

Final


Administrativo

Elaboración:

E – Eliminación










Aprobación

APROBACIÓN

CONVENCIONES

Director

21/03/2014

Versión 02

24/11/2016

Actualización:




2300 14

2300 14.057 3 7 X X

X

X

X

2300 14.057 3 7 X X

X

X

X


Disposición Final

Disposición

Final

E – Eliminación




S - Selección

CONCEPTOS


Solicitud





Soporte

C-AN

C-ANSJ

C-AN

C-ANSJ

Concepto






CÓDIGO

Código

DIRECCIÓN DE DESARROLLO DEL DERECHO Y DEL ORDENAMIENTO JURÍDICOOFICINA PRODUCTORA:

Concepto

Soporte Retención




















investigaciones.


Página 1 de 5

PROCEDIMIENTO

Solicitud

Aprobación

CONVENCIONES

Versión: 03
















investigaciones.

Conceptos de Constitucionalidad




2300 30

2300 30.119 3 0 X

Informe X

2300 30.121 3 0 X

X

Informes X

X

2300 46

2300 46.37 3 7 X X

X

X

X

X

Aprobación

Retención


Administrativo

Versión: 03

Página 2 de 5

Proceso SIG

CONVENCIONES


Programas de Información Normativa SUIN-JURISCOL

Publicación de contenidos normativos

Plan de trabajo

Estado general de control del Sistema Único de Información Normativa

Estado de vigencia de normas

Control consultas

PROGRAMAS





Retención


Soporte

DIRECCIÓN DE DESARROLLO DEL DERECHO Y DEL ORDENAMIENTO JURÍDICO

PROCEDIMIENTO





Gestión SIG.

INFORMES


OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO

C-MC

P-ANSJ-01


Código

DF – Documento FísicoSs – Subserie Documental

Soporte



S – Serie Documental DE – Documento Electrónico S - Selección

Disposición Final

E – Eliminación






Orden Nacional.

Cumplidos los tiempos de retención de esta subserie

documental, se conserva totalmente en en el medio

técnico que disponga la Entidad ya que ésta da

cuenta del estado de la normatividad colombiana,

por cual se convierte en fuente principal de

información en investigaciones de materia de justicia

y derecho.




Disposición

Final




2300 40

2300 40.144 3 7 X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

2300 45

2300 45.160 3 17 X

X

X

X

X

Comunicaciones oficiales X X

Matriz de procesos Corte Constitucional X


Administrativo

Disposición Final


Procesos de Constitucionalidad

E – Eliminación


CONVENCIONES

AprobaciónSoporteCódigo

PROCEDIMIENTO





Final

Página 3 de 5


Versión: 03


NE – Nivel Estructural AG – Archivo de GestiónDF – Documento Físico

Retención



PROCESOS JUDICIALES

Consulta previa

Consulta pública

Proceso SIG



C-AN

C-ANSJ

P-ANSJ-02

Escrito de Intervención

Actas de reparto

OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO Soporte

Auto admisorio

Cumplido el tiempo de retención aplicar una

selección cualitativa intrínseca del 10 % de la

producción documental estableciendo como criterio

de conservación aquellos expedientes que fueron

objeto de revisión de normas constitucionales en

garantía de derechos fundamentales. La muestra

seleccionada se conserva en medio técnico, la

documentación no seleccionada se elimina. (ver

introducción numeral 2.2.2. literal b). Esta selección

deberá ser realizada por la Dirección de Desarrollo

del Derecho y del Ordenamiento Jurídico, con el



2.8.2.2.5. Eliminación de documentos


S - Selección

Propuesta de política Publica publica



Cronograma

Estudio técnico

Estudio financiero


Demanda


Políticas Públicas En Materia de Ordenamiento Jurídico


POLITICAS PUBLICASCumplido el tiempo de retención, se conserva en







fuente de información para los estudio históricos, ya



Colombiano en la materia de Justicia y del Derecho o





2300 45.162 3 17 X

X

X

X

X

Comunicaciones oficiales X X

Matriz de procesos Consejo de Estado X

2300 49

2300 49.183 Proyectos de Actos Administrativos 3 2 X


Memoria justificativa X

X

Cargo: Cargo:


Directora

Diana Alexandra Remolina


Actualización:

21/03/2014

Versión 02









Secretario General

APROBACIÓN


Disposición

Final

PROYECTOS


S - Selección

Retención

Retención



C-DN

G-DN-01

P-DN-01

24/11/2016

OFICINA PRODUCTORA:



Auto admisorio

Soporte




S – Serie Documental AC – Archivo Central

Procesos de Nulidad

Demanda

Soporte




CONVENCIONES

Código


CÓDIGO

Versión: 03

Página 4 de 5





E – Eliminación

Escrito de Intervención

Actas de reparto

PROCEDIMIENTO

Cumplido el tiempo de retención aplicar una

selección cualitativa intrínseca del 10 % de la

producción documental estableciendo como criterio

de conservación aquellos expedientes que fueron

objeto de nulidades procesales, como evidencia del

ejercicio de la administración de justicia en cabeza

del estado. La muestra seleccionada se conserva en

medio técnico, la documentación no seleccionada se

elimina. (ver introducción numeral 2.2.2. literal b).

Esta selección deberá ser realizada por la Dirección

de Desarrollo del Derecho y del Ordenamiento

Jurídico, con el apoyo del Grupo de Gestión


Decreto 1080 Artículo 2.8.2.2.5. Eliminación de

documentos

Proceso SIG

C-AN

C-ANSJ

P-ANSJ-02


Administrativo




3000 30

3000 30.119 Informes de Gestión 3 0 X

X

3000 49

3000 49.183 Proyectos de Actos Administrativos 3 2 X

X

X

X

Cargo:


Cargo:


Disposición

Final


Cargo:

Carlos Medina Ramirez

Versión 01






Orden Nacional.




VICEMINISTERIO DE POLITICA CRIMINAL Y JUSTICIA RESTAURATIVA

Informe

Elaboración:


21/03/2014

Versión: 03

Página 1 de 1


Disposición FinalSoporte


INFORMES


Soporte

PROYECTOS


E – Eliminación


CONVENCIONES





RetenciónProceso SIG PROCEDIMIENTO


Administrativo







Aprobación

Versión 02Actualización:

S - Selección



Viceministro Secretario General

24/11/2016

OFICINA PRODUCTORA:


CÓDIGO

APROBACIÓN




Código Retención




3100 02

3100 02.001 3 7 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

3100 09

3100 09.048 3 17 X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Tutela

Contestación de la Tutela


Disposición

FinalRetención

AG – Archivo de GestiónNE – Nivel Estructural DF – Documento Físico

Código

Fallo Primera Instancia

Impugnación fallo Primera Instancia


Revisión Corte Constitucional



Soporte Aprobación


Administrativo

Página 1 de 5

Disposición Final



Notificación Tutela

PROCEDIMIENTO


Cumplido el tiempo de retención se conserva

totalmente en medio técnico y soporte papel ya que

los documentos de esta Subserie adquieren valor

secundario, contienen información relativa al proceso

de Paz en Colombia. Documentación que se


información para los estudios históricos, en materia

de justicia y del derecho o para otras

investigaciones. Ley 975 de 2005 artículos 56, 56

A,57 y 58 CIRCULAR 003 Responsabilidad del AGN

y del SNA respecto de los archivos de Memoria

Histórica en la implementación de la Ley 1448 de

2011, Ley de Víctimas, CIRCULAR 004 DE 2011

Directrices o lineamientos al manejo y administración

de los archivos señalados en la Ley 1444 de 2011.

OFICINA PRODUCTORA:

CONVENCIONES

Notificación Incidente de Desacato

Contestación Incidente de Desacato

Fallo de Revisión de la Corte Constitucional

Fallo de segunda Instancia

DIRECCIÓN DE JUSTICIA TRANSICIONAL

Sentencia Judicial

Proceso SIG

C-GJ

P-GJAA-04


Acciónes de Tutela

Retención

Soporte



















Versión: 03

Acto Administrativo Resuelve Beneficio Jurídico




P-AN-01Antecedentes y/o Anotaciones Judiciales

Certificación de Comité Operativo para la Dejación de Armas

BENEFICIOS JURÍDICOS

Beneficios Jurídicos de Indulto

Solicitud de Indulto

Hoja de Vida del Expediente de Indulto

Lista de Indulto Expedida por Alto Comisionado para la Paz


Constancia Ejecutoria de Sentencia




3100 09.047 3 17 X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

3100 14

3100 14.057 3 7 X X

X

X

X

C-AN

P-AN-02


Administrativo

Cumplidos los tiempos de retención a esta subserie










constituyen en patrimonio documental como fuente



entidad productora, evolución de Estado Colombiano

en la materia de justicia y del derecho o para otras

investigaciones.

Aprobación

E – Eliminación



Retención

Solicitud

Concepto Valorativo

Remisión

Listado de Solicitud de Postulaciones

Disposición Final

Disposición

Final


Versión: 03

Página 2 de 5


CONCEPTOS

CÓDIGO



Certificación CODA

Providencia Judicial

Beneficios Jurídicos de Postulación Pena Alternativa



OFICINA PRODUCTORA:


S - Selección

Código



Concepto




Soporte

PROCEDIMIENTO

Una vez cumplido el tiempo de retención se conserva


los documentos de esta Subserie adquieren valor

secundario, contienen información relativa al proceso

de Paz en Colombia. Documentación que se


información para los estudios históricos, en materia

de justicia y del derecho o para otras

investigaciones. Ley 975 de 2005 artículos 56, 56

A,57 y 58 CIRCULAR 003 Responsabilidad del AGN

y del SNA respecto de los archivos de y Memoria

Histórica en la implementación de la Ley 1448 de

2011, Ley de Víctimas, CIRCULAR 004 DE 2011

Directrices o lineamientos al manejo y administración

de los archivos señalados en la Ley 1444 de 2011.

Oficio Alto Comisionado

Solicitud de Postulación

CONVENCIONES








3100 25

3100 25.093 3 17 X X

X

X

X

3100 30

3100 30.119 3 0 X

X

310030.121

3 0 X

X

X

X

C-GI

P-GICS-01





se conserva totalmente en el soporte papel y en


documentos de esta Subserie adquieren valor

secundario y evidencian la posición de la entidad



y/o institucionales y/o que sirven como sustentación

para la toma de decisiones con implicaciones

judiciales. Documentación que se constituye en






Aprobación


Administrativo

Código

S - Selección

Soporte





Orden Nacional.

PROCEDIMIENTO

Página 3 de 5

Retención

INFORMES

OFICINA PRODUCTORA:

Disposición

Final

Disposición Final

Proceso SIGSERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES




Estudios en Materia de Justica Transicional

Retención

CONVENCIONES

Soporte


Informes

E – Eliminación

MT - Medios TécnicosS – Serie Documental

DF – Documento FísicoNE – Nivel Estructural AG – Archivo de GestiónSs – Subserie Documental

C-MC


Versión: 03

ESTUDIOS





Gestión - SIG.

Estudio


CÓDIGO


Informe








3100 40

3100 40.143 3 17 X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

3100 46

3100 46.1723 17 X X

X

X

X

X

X

X

X

X


Administrativo


Programas de Estrategia de Acceso a la Justicia para Mujeres Victimas

de Violencia Sexual en el Marco del Conflicto Armado

Retención


S - Selección

Proceso SIG

Propuesta de Política Pública publica

Cronograma




papel y medio técnico que disponga la Entidad. Los

documentos adquieren valor secundario ya que



y nos dan testimonio de los hechos.

PROCEDIMIENTO

C-DN

G-DN-01

P-DN-01

C-FP

G-FP-01

E – Eliminación

Actas



CONVENCIONES

Disposición

Final

Plan de Acción y Seguimiento

CÓDIGO

Cronograma

Soporte

Estudio Técnico

Consulta Publica

Consolidado Comentarios de Ciudadanos

Consulta Previa

Hechos Narrativos


Soporte


Políticas Públicas en Materia de Justicia Transicional



Programa

Versión: 03

Página 4 de 5OFICINA PRODUCTORA:

Plan de Elaboración Política Publica


Informes



papel y otro medio técnico que disponga la Entidad.

Los documentos de esta Subserie adquieren valor

secundario por evidenciar las acciones del gobierno

con objetivos de interés público que surgen de

decisiones sustentadas en materia Justicia

Transicional y se constituyen en patrimonio






Estudio Financiero








Hoja de Ruta


Listados de Asistencia

PROGRAMAS


Código


Retención




3100 46.1773 17 X X

X

X

X

X

X

X

X

X

Cargo:


Versión: 03

Página 5 de 5


PROCEDIMIENTO



papel y medio técnico que disponga la Entidad. Los

documentos adquieren valor secundario ya que


la entidad en temas de carácter misional e

institucional y dan testimonio de los hechos, sobre

orientación, beneficios de la ley de víctimas y

restitución de tierras.


Aprobación

21/03/2014

Versión 01



E – Eliminación


Disposición Final

Proceso SIG

Registro de Atención


Código




Cargo:


Secretario General

Disposición

FinalSoporte Retención


Elaboración:

Cargo:

Álvaro Gómez TrujilloJohn Ángel González Díaz


Catalina Díaz Gómez

Jefe de Oficina



APROBACIÓN

Soporte



24/11/2016


Programa


Programas de Unidad Móvil de Atención y Orientación a Victimas del

Conflicto Armado

OFICINA PRODUCTORA:


Registro Fotográfico

CONVENCIONES



Retención

Encuestas

Certificación de Permanencia

Informes

Matriz de Unidad Móvil

CÓDIGO




3200 30 INFORMES

3200 30.119 3 7 X X

X

X

X

3200 30.121 3 0 X

X

X

X



Cargo: Cargo:


24/11/2014

Elaboración:


Administrativo

Aprobación

Disposición

Final

Página 1 de 1




seguimiento de las actividades que realiza la

Entidad.


gestión esta subserie documental se consolida en la




Secretario General


Informe


Retención

APROBACIÓN

Versión 01

21/03/2014




Acta de reunión de coordinadores

Disposición Final

MT - Medios TécnicosAC – Archivo CentralDE – Documento Electrónico

Cargo:

E – EliminaciónAG – Archivo de Gestión CT – Conservación Total

S - Selección

PROCEDIMIENTO


Versión: 03

Retención

Informe


OFICINA PRODUCTORA:


CÓDIGO

DIRECCIÓN DE POLÍTICA CRIMINAL Y PENITENCIARIA

Maria Consuelo Sandoval

Código Soporte



CONVENCIONES

Proceso SIG




Directora (e)







3210 02

3210 02.001 3 7 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

3210 01

3210 01.015 3 17 X X

X

X

X

X

















Página 1 de 5

Cumplidos el tiempo de retención, esta subserie









para los estudios históricos, en materia de Política

Criminal y Penitenciaria o para otras investigaciones.

Aprobación

PROCEDIMIENTO


Versión: 03

E – Eliminación

Retención

Proceso SIG

S - Selección

Retención




Impugnación falla primera instancia


CONVENCIONES

Convocatoria

Acta

C-GJ

P-GJAA-04



Administrativo

GRUPO DE POLÍTICA CRIMINAL



Disposición Final

Disposición

Final



Soporte


ACTAS

Actas del Consejo Superior de Política Criminal





Acciónes de Tutela



Informe

Listado de asistencia


Código


CÓDIGO

OFICINA PRODUCTORA:


Tutela






3210 01.002 3 17 X X

X

X

X

X

3210 01.0123 17 X X

X

X

X

X

Aprobación


Cumplido el tiempo de retención, esta subserie











Página 2 de 5

Retención

Cumplido el tiempo de retención, esta subserie











Convocatoria


CONVENCIONES



E – Eliminación

S - Selección

Disposición Final

Retención

Versión: 03


Administrativo

Proceso SIG

Actas de la Comisión Asesora de Política Criminal

Convocatoria



Disposición

Final



Soporte

Acta

Informe


PROCEDIMIENTO

Acta



Código







Soporte

Informe

Actas del Comité Técnico del Consejo Superior de Política Criminal

CÓDIGO

OFICINA PRODUCTORA:




3210 14

3210 14.114 3 7 X X

X

X

X

3210 25

3210 25.099 3 7 X X

X

X

X

3210 30

3210 30.119 3 0 X

X


Página 3 de 5

Versión: 03

Informe

Disposición

Final



Administrativo



se conserva totalmente en el soporte papel y en el



secundario y evidencian la posición de la entidad



y/o institucionales que sirven como sustentación

para la toma de decisiones con implicaciones

judiciales. Documentación que se constituye en






PROCEDIMIENTO

Cumplido el tiempo de retención Esta subserie se




posición de la entidad como rector de las políticas

públicas en materia de la justicia y del derecho frente

a los temas misionales y/o institucionales que sirven

como sustentación para la toma de decisiones con







investigaciones.

S - Selección


Retención


ESTUDIOS





CÓDIGO

CONCEPTOS

Conceptos Técnicos

Solicitud

INFORMES

Estudio






Orden Nacional.

Concepto



Estudios en Materia de Política Criminal


OFICINA PRODUCTORA:



E – Eliminación



Soporte

Código SoporteCONVENCIONES








3210 38

3210 38.139 3 7 X X

X

X

X

X

X

3210 40

3210 40.145 3 17 X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X


Cronograma

PROCEDIMIENTO



Entidad. Los documentos adquieren valor secundario

y brindan herramientas en materia de Política

Criminal que tienen que ver con la prevención,

investigación, sanción del delito y ejecución de la

pena para garantizar el bienestar y la integridad de la

población colombiana. Documentación que se


información para los estudios históricos, e

investigativos.

Página 4 de 5

Versión: 03


Proceso SIG

Estudio técnico

Estudio financiero


C-FP

P-FP-01

Planes Nacionales de Política Criminal

PLANES


medio técnico y soporte papel. Los documentos

adquieren valor secundario y brindan herramientas

en materia de Política Criminal para garantizar el

bienestar y la integridad de la población colombiana.



estudios históricos e investigativos.



Consulta pública


Disposición

FinalRetención

Consulta previa


OFICINA PRODUCTORA:

Soporte



Políticas Públicas en Materia de Política Criminal



Plan

Informes

CÓDIGO

Diagnóstico




CONVENCIONES











3210 49 PROYECTOS3210 49.183 3 2 X

X

X

X



Cargo: Cargo:



Nadia Soley Lizarazo Vargas

S - Selección

Secretario General

Disposición Final

Cargo: Coordinadora de Grupo


Retención

Elaboración:

APROBACIÓN








C-DN

G-DN-01

P-DN-01


GRUPO DE POLÍTICA CRIMINAL Página 5 de 5


Administrativo

24/11/2014

Versión 01

E – Eliminación


CONVENCIONES


SoporteProceso SIG


Final


PROCEDIMIENTO








Aprobación

21/03/2014


Versión: 03

OFICINA PRODUCTORA:







Código


Soporte




3220 02

3220 02.001 3 7 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

3220 14

3220 14.114 3 7 X X

X

X

X


Administrativo




E – Eliminación


Soporte


Tutela

Contestación

Proceso SIG

C-GJ

P-GJAA-04

Concepto


Retención

Acciónes de Tutela

CONVENCIONES


S - Selección




esta subserie adquieren valor secundario que

evidencian la posición de la entidad como rector de

las políticas públicas en materia de la justicia y del

derecho frente a los temas misionales y/o

institucionales que sirven como sustentación para la

toma de decisiones con implicaciones judiciales.













CONCEPTOS

Conceptos Técnicos





Disposición Final


Disposición

Final

AprobaciónSoporte

Solicitud

Código

GRUPO DE POLÍTICA CRIMINAL DE ADOLESCENTES Y JÓVENESOFICINA PRODUCTORA: Página 1 de 4


Versión: 03

















CÓDIGO



AG – Archivo de GestiónNE – Nivel Estructural





3220 25

3220 25.0943 7 X X

X

X

X

3220 30 INFORMES

3220 30.119 3 0 X

Informe X

3220 30.113 3 7 X X

X

X

X





Orden Nacional.



Entidad. Los documentos de esta subserie adquieren

valor secundario ya que soportan información

referente con las responsabilidades de los menores y

el Estado colombiano, seguimiento y diferentes

análisis del cómo enfrentar la delincuencia juvenil.



se conserva totalmente en soporte papel y en medio

técnico que disponga la Entidad, ya que los

documentos adquieren valor secundario y

evidencian la posición de la entidad como rector de

las políticas públicas en materia de la justicia y del

derecho frente a los temas misionales y/o

institucionales que sirven como sustentación para la

toma de decisiones con implicaciones judiciales.







E – Eliminación


Versión: 03

Aprobación


C-IV

P-IV-10

P-IV-11

Ss – Subserie Documental CIDA - Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo

Disposición Final

Disposición

Final

CONVENCIONES

Proceso SIG PROCEDIMIENTORetención

Página 2 de 4

S - SelecciónDE – Documento Electrónico

GRUPO DE POLÍTICA CRIMINAL DE ADOLESCENTES Y JÓVENES

ESTUDIOS


Estudio en Materia de Política Criminal de Adolescentes y Jóvenes

OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO

Estudio








Informe de visita

Informe de Seguimiento a los Centros de Atención del Sistema de

Responsabilidad Penal para Adolescentes

Cronograma

Código






RetenciónSoporte

Soporte




3220 30.116 3 7 X X

X

X

X

Informes de seguimiento a los comité departamentalesX

X

X

3220 46

3220 46.181 3 17 X X

Programa X

Cronograma X

X


Página 3 de 4


Versión: 03

Aprobación

E – Eliminación

CÓDIGO

PROGRAMAS






SoporteCódigo

Programas en Materia de Política Criminal de Adolescentes y Jóvenes

PROCEDIMIENTO




Disposición Final

CONVENCIONES



medio técnico y soporte papel que disponga la

entidad. Los documentos de esta subserie adquieren











Soporte

OFICINA PRODUCTORA:

Disposición

Final




conserva en medio técnico y soporte papel que

disponga la Entidad. Los documentos de esta

subserie adquieren valor secundario ya que soportan

información referente con el seguimiento articulación,

responsabilidades adquiridas en el marco del

Sistema de Responsabilidad Penal para

Adolescentes.

RetenciónSERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Proceso SIG

Informes de asistencia técnica

Plan de Acción




Informe del Sistema Nacional de Coordinación de Responsabilidad

Penal para Adolescentes

Actas

Retención




3220 49

3220 49.181 3 7 X X

X

X

X

X

X

X

X

X



Cargo: Cargo:


Elaboración:

Aprobación


Administrativo

NE – Nivel Estructural AG – Archivo de Gestión


Código

PROCEDIMIENTO


Informes




Retención


Actualización:

24/11/2014

Versión 02


Versión 01

Página 4 de 4

Disposición

FinalRetención

21/03/2014

Secretario General


Disposición Final

E – Eliminación





Versión: 03

Cargo: Coordinadora de Grupo


S - Selección

Fuentes de financiación

Evaluación

Seguimiento

Soporte



APROBACIÓN

Proyectos en Materia de Política Criminal de Adolescentes y Jóvenes

Desarrollo

CONVENCIONES

CÓDIGO

OFICINA PRODUCTORA:

Proceso SIG

Johanna Paola Badillo de la Hoz


documental, se conserva totalmente en soporte





y/o desarrollo de la entidad productora, o para otras

investigaciones.



Análisis

Formulación

PROYECTOS




3230 02

3230 02.001 3 7 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

3230 01

3230 01.010 3 17 X X

X

X

X

3230 01.004 3 17 X X

X

X

X


medio técnico y soporte papel que disponga la


adquieren valor secundario ya que evidencian las

decisiones tomadas en la gestión y se constituyen en


para los estudios históricos. Creado mediante

Decreto 1733 de 2009.


Administrativo

Cumplido el de retención, se realiza una selección

sistemática del 5 % de la producción documental

anual como soporte jurídico e histórico para la

Entidad; tomando como muestra aquellas tutelas

que fueron negadas en primera instancia y que

posteriormente fueron objeto de revisión por parte

de la Corte Constitucional de acuerdo al artículo 241

de la Constitución Política. La muestra seleccionada

se conserva en medio técnico que disponga la

entidad, la documentación no seleccionada se

elimina. (ver introducción numeral 2.2.2. literal b).

Esta selección deberá ser realizada por el Grupo de

Actuaciones Administrativas, con el apoyo del Grupo

de Gestión Documental conforme al proceso



Página 1 de 5

Versión: 03


Soporte




Convocatoria

Disposición Final

E – Eliminación

PROCEDIMIENTO


MT - Medios TécnicosS - Selección

CGJ

P-GJAA-04


ACTAS

Actas Comité Institucional de Coordinación y Seguimiento de la

Ejecución de las Normas Penitenciarias y Carcelarias Aplicables en el

Marco de la Ley de Justicia y Paz

Código




Disposición

Final





Impugnación falla primera instancia


Soporte


Acta

Retención

Actas Comisión de Seguimiento a las Condiciones de Reclusión del

Sistema Penitenciario y Carcelario

CONVENCIONES


CÓDIGO

OFICINA PRODUCTORA:

Acciónes de Tutela


Convocatoria





la Entidad y se constituyen en patrimonio documental

como fuente de información para los estudios

históricos. Creado mediante Decreto mediante 1606

de 2015.

Aprobación

Acta

Tutela



Proceso SIG





Retención

GRUPO DE POLÍTICA PENITENCIARIA Y CARCELARIA




3230 14

3230 14.114 3 7 X X

X

X

X

3230 25

3230 25.097 X 3 17 X X

X

X

X

PROCEDIMIENTO


conservan en medio técnico y soporte papel que


subserie adquieren valor secundario que evidencian

la posición de la entidad como rector de las políticas










investigaciones, el soporte papel se elimina.


Administrativo

Página 2 de 5

Versión: 03

E – Eliminación




Disposición

Final


Cumplidos los tiempos de retención, esta subserie



documentos adquieren valor secundario y evidencian











investigaciones.


Soporte


Retención


Estudio


CT – Conservación TotalSs – Subserie Documental



S - Selección

Código


ESTUDIOS

Estudios en Materia de Política Penitenciaria y Carcelaria

CONVENCIONES



Solicitud


OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO

Concepto




CONCEPTOS

Conceptos Técnicos




3230 30

3230 30.119 3 7 X

X

3230 30.112 3 7 X X

X

X

X

X

3230 30.110 3 7 X X

Actas X

X

X

X

3230 40

3230 40.147 3 17 X X

X

X

X

X

X

X

C-FP

P-FP-01





Entidad en temas de carácter misional e institucional



fuente de información para los estudios históricos ya




investigaciones.

PROCEDIMIENTO

Versión: 03

Página 3 de 5



C-IV

P-IV-03





Orden Nacional.


medio técnico y soporte papel, como evidencia del

cumplimiento de las funciones propias de la

dependencia porque genera valor secundario.


medio técnico y soporte papel, como evidencia del



Aprobación


Administrativo


Cronograma




Soporte

Políticas Públicas en Materia de Política Penitenciaria


Proceso SIG


Estudio financiero


Disposición

Final

Disposición Final

CT – Conservación Total E – EliminaciónSs – Subserie Documental

Soporte RetenciónCódigo




Estudio técnico

Visitas

Informes




CONVENCIONES

INFORMES

Informe de Seguimiento a Establecimientos Penitenciarios

Retención


C-IV

P-IV-03

S - Selección

Informe de Mesas de Seguimiento al Sistema Penitenciario y Carcelario

OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO






Informe

Informes





X

X

X

X

X

3230 46

3230 46.176 Programa Pos penados Casa la Libertad 3 17 X X

X

X

X

X

X

3230 46.171 3 17 X X

X

X

X

X

X












investigaciones.

Versión: 03

PROCEDIMIENTO

Programa



Administrativo






Programa de Teletrabajo en Establecimientos Penitenciarios y

Carcelarios


Consulta pública



Disposición

Final


Soporte



CÓDIGO

Disposición Final

Consulta previa

PROGRAMAS



CONVENCIONES

Retención













investigaciones.

Informes



AprobaciónCódigo

OFICINA PRODUCTORA:


E – Eliminación

Soporte

S - Selección

Página 4 de 5

Cronograma

Listados de asitencia



Cronograma


Programa

Informes




3230 46.169 3 17 X X

X

X

X

X

X

3230 49 3 2 X

3230 49.183

X

X

X



Cargo: Cargo:


21/03/2014

PROCEDIMIENTO

Secretario General

Disposición Final

Retención

Cronograma


Cargo:


Administrativo

Versión 02


24/11/2014












investigaciones.








APROBACIÓN

AC – Archivo CentralDE – Documento ElectrónicoS – Serie Documental





GRUPO DE POLÍTICA PENITENCIARIA Y CARCELARIAOFICINA PRODUCTORA:

Programa

Soporte

Retención



Código




E – Eliminación

S - Selección



Proceso SIGCÓDIGO

Programa de Proyectos Productivos

Actualización:

Elaboración:


Aprobación

Disposición

Final


Versión: 03

CONVENCIONES

Maria Consuelo Sandoval


Página 5 de 5

Informes

Soporte

PROYECTOS

C-DN

P-DN-01

Versión 01

Coordinadora de Grupo





3300 01

3300 01.018 Actas de Comisión Asesora para la Política de Drogas 3 17 X X

X

X

X

3300 02

3300 02.001 3 7 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Página 1 de 5

















Acciónes de Tutela

Versión: 03

PROCEDIMIENTO

Contestación incidente de Desacato





Aprobación


totalmente en medio técnico, y soporte papel. Los







para los estudios históricos del Estado Colombiano


investigaciones. Creado mediante el artículo 4 del

Decreto 3420 de 2004.


Final

E – Eliminación

Disposición Final

P-GJAA-04

C-GJBJ

C-GJAA


Proceso SIG

Código

Fallo de Segunda Instancia




CÓDIGO

S - Selección


ACTAS





CONVENCIONES

Fallo de Revisón de la Corte Constitucional

Soporte Retención


Acta



Informe

Soporte

Impugnación Fallo de Primera Instancia

Tutela

DIRECCIÓN DE POLÍTICA CONTRA LAS DROGAS Y ACTIVIDADES RELACIONADAS


Fallo de Primera Instancia



Convocatoria


OFICINA PRODUCTORA:




3300 14

3300 14.114 3 7 X X

X

X

X

3300 25

3300 25.095 3 7 X X

X

X

X

X

X

X

Aprobación


totalmente en soporte papel y en medio técnico, ya

que los documentos de esta Subserie adquieren

valor secundario y se constituyen en patrimonio


estudios históricos e investigaciones.

Versión: 03

Página 2 de 5





Proceso SIG

Conceptos Técnicos


PROCEDIMIENTO


soporte papel y medio técnico que considere la

Entidad. La documentación generada evidencia

actuaciones y decisiones referente con drogas ilícitas

que realiza y gestiona la dependencia


Administrativo

Informe de comisión o delegación

Código Retención



P-ANEA-06

Solicitud

Concepto

CONCEPTOS

CÓDIGO



P-IV-06

ESTUDIOS

Presentación

Soporte financiación

Soporte

S - Selección


Disposición Final

E – Eliminación

Disposición

FinalRetención




CONVENCIONES

OFICINA PRODUCTORA:

Estudios en Materia de Política Nacional e Internacional

Plan de estudios

Informe parcial

Informe final







3300 25.098 3 7 X X

X

X

X

X

X

X

X

3300 38

3300 38.133 3 17 X X

X

X

X

X

X

Página 3 de 5


Administrativo

Cumplido El tiempo de retención en sus dos fases de

archivo, este plan se conserva totalmente en su

soporte original y en otro medio técnico, esta

subserie puede generar valores secundarios que

evidencian la gestión de la Entidad en concordancias

con los planes y políticas Nacionales.




que los documentos de esta Subserie adquieren

valor secundario y se constituyen en patrimonio



Aprobación


PROCEDIMIENTO

Versión: 03





SoporteProceso SIG


Final


S - Selección

Disposición Final

E – Eliminación


Retención

Plan

Informe

CONVENCIONES

Soporte


Soporte financiero

Presentación

Informe parcial

Código

AG – Archivo de GestiónSs – Subserie Documental DF – Documento Físico

Plan de estudios


Estudios en Materia de Entidades Regionales


Informe final

Informe de comisión o delegación



PLANES

Planes en materia de lucha contra las drogas

CÓDIGO


OFICINA PRODUCTORA:

Diagnóstico





3300 40

3300 40.1463 17 X X

X

X G-FP-01

X

X

X

X

X

X

X

3300 49

3300 49.183 3 2 X

X

X

Versión 01

Actualización:

Cargo:


21/03/2014


Versión: 03

Página 4 de 5



se conserva totalmente en el soporte papel y en


documentos adquieren valor secundario y evidencian


públicas para enfrentar el consumo de drogas.



estudios históricos, e investigativos.







Aprobación

PROCEDIMIENTO


Administrativo

Versión 02


Jefe de Oficina


C-DN


Marisol Palacio Cepeda

E – Eliminación




CONVENCIONES

APROBACIÓN

Retención



Final


Secretario General


Disposición Final

S - Selección

Cargo:





CÓDIGO Soporte

Plan elaboración Política Pública

Cronograma

SoporteCódigo




Cargo:

PROYECTOS



Propuesta de política publica

Consulta Pública

Estado técnico

Estudio financiero


Proceso SIG

G-DN-01

P-DN-01

Políticas Públicas en Materia de Política de Drogas y actividades

relacionadas



Elaboración:



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE POLÍTICA CONTRA LAS DROGAS Y ACTIVIDADES RELACIONADAS

Proyecto de Acto Admistrativo




3301 02

3301 02.001 3 7 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

3301 01 ACTAS

3301 01.114 Actas Consejo Nacional de Estupefacientes 3 17 X X

Convocatoria

Acta X


Certificación X



Administrativo

Aprobación

GRUPO DE APOYO DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL CONSEJO NACIONAL DE ESTUPERFACIENTES




S - Selección






OFICINA PRODUCTORA:

SoporteDisposición

Final

P-GJDJ-02

P-GJDJ-03

P-GJDJ-05

Disposición Final


Retención


Fallo de Revisión de la Corte Constitucional

Código


Soporte



CÓDIGO

Acciónes de Tutela




PROCEDIMIENTOSERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES


Tutela


CONVENCIONES


Versión: 03


















totalmente en medio técnico, y soporte papel. Este

Comité Creado por el artículo 89 de la Ley 30 de

1986 Los documentos de esta subserie adquieren






para los estudios históricos e investigaciones.

Página 1 de 4





3301 01.021 3 17 X X

Convocatoria X

Actas X

Listados de Asistencia X

Comunicaciones Oficiales X

3301 07 3 17 X X

3301 07.191

X

X

3301 11

3301 11.050 3 17 X

X

X


Versión: 03


Administrativo

Página 2 de 4

Disposición

FinalRetención


totalmente en medio técnico, y soporte papel.




PROCEDIMIENTO












investigaciones.


Soporte

CÓDIGO

Resolución

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Proceso SIG

Certificación



Soporte



Certificación

CERTIFICACIONES

Disposición Final




Actas de Comité Asesor del Consejo Nacional de Estupefacientes

Resoluciones Consejo Nacional de Estupefacientes

Certificaciones Consejo Nacional de Estupefacientes

S - Selección

Código

Cumplido el tiempo de retención se elimina la


administrativa y por carecer de valores secundarios;

los documentos que soportan la decisión de

asignación del bien en uso definitivo a los terceros se

encuentran en las Resoluciones y Actas del Consejo

Nacional de Estupefacientes.

Aprobación

OFICINA PRODUCTORA:





CONVENCIONES

Retención

GRUPO DE APOYO DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL CONSEJO NACIONAL DE ESTUPEFACIENTES

RESOLUCIONES




330146

3301 46.180 3 17 X X

X

X

X

X

3301 49

3301 49.183 3 2 XXX

X

Versión 01

Actualización:

Cargo:



Administrativo

Elaboración:


Versión 02


E – Eliminación


P-ANEA-08

Versión: 03



PROYECTOS





GRUPO DE APOYO DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL CONSEJO NACIONAL DE ESTUPEFACIENTES

Secretario General


S - Selección


Disposición

Final

Jefe de Oficina

Retención

Marisol Palacio Cepeda

Aprobación

Cargo:


OFICINA PRODUCTORA:




Memoria Justificativa


Programa

Disposición Final


Informe

PROCEDIMIENTO

Cumplido el tiempo de retención, se conserva


considere la Entidad, los documentos de esta

Subserie adquieren valor secundario ya que





fuente de información para los estudios históricos, o


Cargo:

CÓDIGO Soporte






de Actos Administrativos P-GJAA-01.

24/11/2016

Página 3 de 4


APROBACIÓN

CONVENCIONES

Proceso SIG


Soporte


Programas en Materia de Erradicación de Cultivos Ilícitos

PROGRAMAS


Código




CGJ

P-GJAA-01




3310 12

331012.051 3 17 X

X

X

X

X

X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Cumplidos los tiempos de retención en sus dos fases

de archivo, a esta subserie se le realiza una

selección aleatoria del 10 % por cada año de

producción, la muestra seleccionada se conserva en

el medio técnico que disponga la Entidad, como

evidencia de la gestión, el soporte papel se elimina

ya que sus valores primarios caducan y la

certificación se expide y renueva por un máximo de

un año. Esta selección deberá ser realizada por el

responsable de la Subdirección de Control y

Fiscalización de Sustancias Químicas y

Estupefacientes con apoyo del Grupo de Gestión


Decreto 1080 Artículo 2.8.2.2.5. Eliminación de

documentos.


Administrativo

C-IV-01

P-IV-02

P-IV-04

P-IV-05

P-IV-06

P-IV-07

P-IV-09

CÓDIGO






Registro único tributario

Informe semestral de movimientos


Acta de visita grupo de antinarcóticos policía nacional

Composición accionaria

Consignación del tramite

Auto de archivo

Movilizaciones

Evaluación técnica

Autorización extraordinaria

Notificación personal o por aviso

Soporte

OFICINA PRODUCTORA:

S - Selección

Solicitud

Cédula de ciudadanía

CONVENCIONES

E – Eliminación

Disposición

FinalProceso SIG



Cámara de comercio


Retención

Retención

SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN DE SUSTANCIAS QUIMICAS Y ESTUPEFACIENTES

PROCEDIMIENTO



CERTIFICADOS

Certificados de Carencia de Informe por Tráfico de Estupefacientes

Página 1 de 4


Versión: 03



Recurso de reposición

Código





X

X

X

X

X

X

X

X

3310 14

3310 14.114 3 7 X

X

X

3310 25

3310 25.0923 7 X X

X

X

X

Disposición Final



PROCEDIMIENTO

Página 2 de 4

Respuesta

E – Eliminación

Retención

Estudio


P-IV-06

CONVENCIONES

Código


Soporte

Soporte


Disposición

Final


Poder


Constancia ejecutoria


Certificado de carencia de informes por trafico de estupefacientes

Proceso SIGCÓDIGO






que los resultados de estos estudios sirven como

fuente secundaria para apoyar investigaciones.

CONCEPTOS

Solicitud de reembolso al tramite no realizado

Relación de consignación

Versión: 03

Retención

Constancia de recibido de certificado


Concepto Técnico

Solicitud

Conceptos Técnicos



ESTUDIOS

Estudio en Materia de Drogas Ilícitas

Aprobación


Administrativo

Cumplido el tiempo de retención se realizar una

selección del 10% por cada 5 años de producción

documental ya que la información generada

evidencia actuaciones y decisiones en cuanto a la

compra, importación distribución, consumo,

producción y almacenamiento de las diferentes

sustancias químicas que realiza y gestiona la

dependencia; la muestra seleccionada se conserva

en medio técnico dispuesto por la entidad, los

documentos que no hayan sido objeto de selección

se eliminan.


OFICINA PRODUCTORA:


S - Selección




3310 27

3310 27.101 3 2 X

X

X

3310 30

3310 30.119 3 0 X

X

X

X

3310 29

3310 29.107 3 2 X

X

X

Cargo:



Elaboración:



Retención

Gloria Patricia Crispín Amorocho

SubdirectoraCoordinador Grupo de Gestión Documental


Cargo:

Aprobación


Administrativo

Disposición


EXPORTACIONES

Disposición Final







2.2.2. literal a). Esta selección deberá ser realizada




Eliminación de documentos

Secretario General

P-IV-06


Retención



Exportación de Sustancias Químicas

Solicitud de autorización previa de importación

Proceso SIG


C-MC

P-IV-06

Cargo:

OFICINA PRODUCTORA:





APROBACIÓN

Versión 02

CÓDIGO

Código


Cumplidos los tiempos de retención en sus dos fases

de archivo, esta subserie se le realiza una selección

cuantitativa del 10% (ver introducción numeral 2.2.2.

literal A) para ser conservada como evidencia de la

gestión, el soporte físico se elimina ya que sus

valores primarios caducan y la certificación se expide

y renueva por un máximo de un año.

Informes



Soporte

INFORMES

Solicitud de Autorización Previa a la Exportación


CONVENCIONES

Importación de Sustancias Químicas

Solicitud de autorización

E – Eliminación

S - Selección


Solicitud de Autorización

Versión 01

IMPORTACIONES






Gestión - SIG.

Página 3 de 4


Actualización:

SoportePROCEDIMIENTO


Versión: 03





3320 02

3320 02.001 3 17 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

3320 01

3320 01.125 3 17 X X

X

X

X

3320 14

3320 14.114 3 7 X X

X

X

X

Soporte

Versión: 03

Página 1 de 4




P-GJAA-04

OFICINA PRODUCTORA:


SUBDIRECCIÓN ESTRATÉGICA Y ANÁLISIS

CONVENCIONESRetención

Convocatoria

Disposición

Final

Disposición Final

Retención

Aprobación






carácter misional e institucional de acuerdo a lo

establecido en el artículo 4 del Decreto 3420 de

2004. Documentación que se constituye en



Acta





Conceptos Técnicos

Solicitud

Concepto



S - Selección




CONCEPTOS

ACTAS

Actas de Comité de Cultura Anti lavado

Tutela



Acción de Tutela


Fallo de Revisón de la Corte Constitucional




C-GJ

Proceso SIG

Cumplido el tiempo de retención se conserva esta

subserie documental en soporte papel y medio

técnico que disponga la Entidad. La información

generada evidencia actuaciones y decisiones

referente con drogas ilícitas que realiza y gestiona la

dependencia


AdministrativoS – Serie Documental DE – Documento Electrónico

















PROCEDIMIENTO


E – Eliminación

Código


Soporte

CÓDIGO




3320 25

332025.097 3 7 X X

X

X

X

X

X

X

X

3320 30 INFORMES

3320 30.117 Informes de Gestión 3 0 X

Informe X

3320 30.121 Informes del Sistema Integrado de Gestión

Documentos de Trabajo X 3 0 X

Informes X

X




Estudio y/o informes de investigación

Acta designación responsable


Versión: 03

Estudio Relacionados con el Problema Mundial de Drogas Ilícitas

Plan de estudios

Plan de trabajo

Informe

Documentos técnicos


Código Soporte

CONVENCIONES




ESTUDIOS





Gestión - SIG.


S - Selección

E – Eliminación

Producto final

Retención

Proceso SIGSoporte


Disposición Final








PROCEDIMIENTO

Página 2 de 4





Orden Nacional.

Aprobación




secundario y se constituyen en patrimonio


estudios históricos e investigaciones referentes con

el consumo y fabricación de drogas ilícitas en el

mundo.

Disposición

FinalCÓDIGO

OFICINA PRODUCTORA:

Retención




3320 46

3320 46.0433 2 X X

X

X

X

3320 49

3320 49.183 3 2 X

X

X

X

3320 61 X X

X

X X P-ANGD-03

X X P-ANGD-06

Informe X

Divulgación X

Documentos de trabajo X X

Comunicaciones Oficiales X

Cargo:


Página 3 de 4

Cumplido el tiempo de retención, se conserva la

totalidad de la serie en soporte papel y medio técnico

que disponga la Entidad. La información que se

genera se constituye en fuente primaria para

investigaciones y estudios en materia de cultivos

ilícitos.

Versión 02

Cargo:

Elaboración:



Versión 01







PROGRAMA

Documentos de trabajo.

Cumplido el tiempo de retención, se conserva


disponga al Entidad, Como evidencia de la gestión

realizada.


FinalSoporte



PROCEDIMIENTO




Actualización:

Martha Paredes Rosero




Administrativo

Coodinadora Grupo de Gestión Documental


Secretario General

APROBACIÓN

Cargo:

DE – Documento Electrónico S - Selección

24/11/2016

Ss – Subserie Documental DF – Documento Físico AG – Archivo de Gestión E – EliminaciónCT – Conservación TotalNE – Nivel Estructural

Solicitudes de fortalecimiento

Reportes

Estadísticas


OFICINA PRODUCTORA:

Soporte


Subdirectora

CONVENCIONES

AprobaciónCódigo

Programa para el Desarrollo de Política de Drogas y Delitos

Relacionados


Proceso SIG

PROYECTOS


Proyecto de Acto Admistrativo



REPORTES DEL OBSERVATORIO DE DROGAS DE COLOMBIA

Actas mesas de trabajo

Informe de actividades y resultados

C-DN

G-DN-01

P-DN-01


21/03/2014

Versión: 03

CÓDIGO




4000 01

4000 01.198 3 17 X X

X

X

X

X

X

X

4000 01.026 3 17 X X

X

X

X

X

X

X

4000 21

4000 3 17 X X

X


Administrativo


FinalProceso SIG


SoportePROCEDIMIENTO

Actas de Comité de Gerencia

Informe

C-DN P-DN-01

S - Selección

Aprobación





Entidad en temas de carácter misional e institucional

de acuerdo a lo establecido en el Decreto 2897 de

2011, art 22, numeral 4. Documentación que se



Retención





Versión: 03

DECRETOS




ACTAS

Actas de Comité de Dirección

Convocatoria

Acta

Informe



OFICINA PRODUCTORA:



SECRETARÍA GENERAL


Disposición Final

Cumplido el tiempo de retención, se conservan en




la Entidad en temas de carácter misional e

institucional de acuerdo a lo establecido en el

Decreto 2897 de 2011, art 22, numeral 4.



estudios históricos.

Página 1 de 2


Decretos

Convocatoria

Acta



Código Soporte

Ss – Subserie DocumentalNE – Nivel Estructural DF – Documento Físico AG – Archivo de Gestión

CÓDIGO

CONVENCIONES




soportan las decisiones depositadas en los actos




del derecho.




400007

3 17 X X

X

4000 59

4000 59.052 3 0 X

X

4000 59.053 3 17 X X

X

4000 30 INFORMES

4000 30.117 3 7 X X

X

X

Actualización:

Cargo:


Cumplido el tiempo de retención se elimina por

perder su vigencia administrativa.

Versión: 03



medio técnico, y soporte papel como evidencia del



C-DN P-DN-01

Proceso SIG

C-DN P-DN-01

C-DN P-DN-01

Retención

Secretario General


Secretario General


Aprobación


Administrativo

Código





esta subserie da a conocer las disposiciones y

responsabilidad de los servidores públicos frente a

acciones y asuntos de relevancia para la Entidad.



21/03/2014

Respuesta al requerimiento

OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO

Circulares Informativas




Disposición

Final


CIRCULARES





soportan las decisiones depositadas en los actos




del derecho.

Página 2 de 2

APROBACIÓN


Soporte

Versión 02

Circulares Informativas

Soporte

RESOLUCIONES

Resoluciones

CONVENCIONES

Cargo:

Disposición Final



S - Selección




SECRETARÍA GENERAL

Informes a Entes de Control

Requerimiento

Retención

Circulares Normativas

Circulares Normativas

Cargo: Coordinador Grupo de Gestión Documental


PROCEDIMIENTO




4001 30

4001 30.119 3 0 X

X

4001 30.121 3 0 X

X

X

X

4001 42

4001 42.164 3 17 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Cumplido el tiempo de retención, se aplica una

selección sistemática del 10%, teniendo en cuenta

los procesos que terminaron con declaratoria de una

sanción,(Ver introducción numeral 2.2.2. literal C),

la muestra seleccionada se conservara en el medio

técnico que considere la Entidad, con fines de

consulta y los documentos no seleccionados se

procederán a eliminar. art 30 y 32 de Ley 734 de

2002.


C-THGD

P-THGD-01

P-THGD-02

Página 1 de 2

Notificaciones




CT – Conservación TotalSs – Subserie Documental E – EliminaciónAG – Archivo de Gestión


Retención


CONVENCIONES

Aprobación

Disposición

Final PROCEDIMIENTO





Orden Nacional.

Soporte

Informe

Auto de designación de funcionario

C-MC





Gestión - SIG.


Administrativo


Auto de remisión por competencia

Auto Inhibitorio

Soporte


CÓDIGO

GRUPO DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO

Informe


Disposición Final


Auto apertura de indagación preliminar


INFORMES


OFICINA PRODUCTORA:


PROCESOS



Declaraciones

Pruebas

Procesos Sancionatorios Disciplinarios

Queja o denuncia


Código

Informe


S - Selección




X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

4001 52 3 17 X X

X

Cargo:


Elaboración:

Página 2 de 2


Retención

Versión 02

Cargo:



Administrativo


Actualización:

Disposición

Final

Recurso de apelación

Registro de control y seguimiento de expedientes

GRUPO DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO


PROCEDIMIENTO

Cargo:


Secretario General

C-THGD

P-THGD-03

Aprobación

E – Eliminación

Disposición Final

OFICINA PRODUCTORA:






Soporte


Auto de archivo

Auto de apertura de investigación disciplinaria

Coordinador de Grupo

Libardo Guauta Rincón

APROBACIÓN

CONVENCIONES


Versión: 03


totalmente en el Aplicativo de Gestión Control

Disciplinario -GECODI- con el fin de garantizar la

recuperación y consulta de los diferentes datos y

activos de información generados en el seguimiento

y actualización de los expedientes disciplinarios que

tiene la entidad.

Soporte


Retención

Registro de sanción disciplinaria

REGISTROS DE EXPEDIENTES DISCIPLINARIOS

Descargos

Alegatos de conclusión



Versión 01

Código



Auto de formulación de cargos

Proceso SIG


S - Selección


Resolución de ejecución de la sanción





4002 01

4002 01.022 3 17 X X

Convocatoria X

X

X

4002 19

4002 19.068 3 17 X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Versión: 03

Página 1 de 30


PROCEDIMIENTO

AprobaciónRetención


S - SelecciónS – Serie Documental


Código Disposición Final

E – Eliminación

CONVENCIONES


Libreta militar

Certificación bancaria

Estudios de mercado

Cédula de ciudadanía del representante legal

Certificado de existencia y representación legal o documento que haga

sus veces


Soporte


Administrativo

Oferta

Proceso SIGSoporte Retención

Disposición

Final

C-GC

P-GC-02

P-GC-04

P-GC-05

GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL


ACTAS Cumplido el tiempo de retención esta subserie


y otro medio que disponga la entidad, estas actas

evidencian la administración de los recursos del

Ministerio y las Adquisiciones realizadas.

Cumplido el tiempo de retención, se conservan


disponga la entidad ya que en este tipo de contratos

el Ministerio entrega recursos propios a un tercero

para ser administrados en la consecución de una

obligación por lo tanto se dejan como eficiencia de la

ejecución y administración de los mismos.

OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO





Análisis del sector

Constancia de validación de antecedentes fiscales, disciplinarios y judiciales


Certificación de parafiscales y aportes al sistema general de seguridad social

Información beneficiario cuenta Sistema Integrado de Información Financiera

Certificados de disponibilidad presupuestal



Solicitud de contratación

Actas de Comité de Contratación

CONTRATOS

Contratos de Administración de Proyecto


Estudios previos


Acta




X

X

X

Registro presupuestal

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Informe final de supervisor y/o interventor X

Acta de liquidación X


4002 19.069 3 17 X

X

X

X

X

X

PROCEDIMIENTO


E – Eliminación



Disposición

FinalProceso SIG

Cumplido el tiempo de retención, aplicar Selección

Cualitativa, Extrínseca Cronológica tomando como

muestra un contrato por cada año de producción

documental para evidencia de la gestión del

Ministerio en la consecución de este tipo de

contratación. La muestra seleccionada se conserva

en medio técnico, la documentación no seleccionada

se elimina.

(ver introducción numeral 2.2.2. literal c). Esta


Grupo de Gestión Contractual, con el apoyo del





Estudios previos

Estudios de mercado

Propuesta económica


Soporte

Estudios previos de adición y/o prórroga

Documento de adición y/o prórroga


Acto administrativo de justificación

Contrato

Garantías

Aprobación de garantías

Aprobación



Solicitud de registro presupuestal

C-GC

P-GC-02

P-GC-04

P-GC-05

Disposición Final

Página 2 de 30


CONVENCIONES

OFICINA PRODUCTORA:

Soporte


Administrativo


RetenciónCódigo

S - Selección


Retención

Acta de inicio

Designación supervisor

Contratos de Arrendamiento

CÓDIGO

Versión: 03





Anexo de modificación de garantía

Aprobación del anexo de modificación de garantía

Informe de ejecución del contrato

Solicitud de adición y/o prórroga




X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

PROCEDIMIENTO

Página 3 de 30

Solicitud de registro presupuestal


Libreta militar







Soporte


Informes de ejecución del contrato


Aprobación de garantías


Final


Contrato



Administrativo

Solicitud de prórroga o adición


DF – Documento FísicoSs – Subserie Documental E – Eliminación

Aprobación

Certificado de libertad y tradición



Soporte Disposición Final

Garantías

OFICINA PRODUCTORA:


Cédula de ciudadanía del representante legal o persona natural

Versión: 03


Proceso SIGCÓDIGO

Certificación de parafiscales y aportes al sistema general de seguridad

social

Designación de supervisor

Acta de inicio

Certificado de disponibilidad presupuestal


CONVENCIONES

Retención





Código




X

X




4002 19.070 3 17 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X




Disposición Proceso SIG

C-GC

P-GC-02

P-GC-04

P-GC-05


Administrativo

Aprobación

Página 4 de 30

Anexo de modificación de garantía


E – Eliminación


OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO

Versión: 03


Estudios de mercado


Estudios previos de prórroga

Documento de prórroga

Código Soporte


Disposición Final



Certificación de parafiscales y aportes al sistema general de seguridad social

Acta de inicio



Estudios previos







Soporte

Libreta militar



CONVENCIONES

Solicitud de prórroga

CT – Conservación TotalDF – Documento Físico AG – Archivo de Gestión


Contrato

S - Selección

Retención



Contratos de Comodato

Solicitud de contrato








se elimina. (ver introducción numeral 2.2.2. literal c).









4002 19.071 3 17 X

X

X

X

X

X

X

Avisos X

Observaciones al proyecto de pliego X

Respuesta a observaciones al proyecto de pliego X

Manifestación de interés para limitar a MIPYMES X

Estudios previos definitivos X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Observaciones al informe de evaluación preliminar X

Proyecto Pliego de Condiciones y/o Invitación Públicas

Informe de evaluación preliminar

C-GC

P-GC-02

P-GC-04

P-GC-05

PROCEDIMIENTO

Pliego de condiciones definitivo

OFICINA PRODUCTORA:

Proceso SIG

E – Eliminación

Disposición Final








se elimina. (ver introducción numeral 2.2.2. literal c).








S - Selección

Aprobación


AdministrativoMT - Medios TécnicosS – Serie Documental

Código

Contratos de Compraventa

Estudios previos


Estudios de mercado


Adendas

Acta de cierre o recepción de propuestas

Actas de audiencia


Final

Resolución de apertura


Versión: 03

Página 5 de 30



CONVENCIONES


Acta de manifestaciones de interés o consolidación de oferentes

Manifestaciones de interés en participar

Retención

Observaciones al pliego definitivo

Respuesta a observaciones al pliego definitivo




Soporte






CÓDIGO




X

X

Resolución de adjudicación y/o declaratoria de desierto X

Propuesta ganadora X

X

X

X

X

X

X

X

X

Contrato X

Solicitud de registro presupuestal X

Registro presupuestal X

Garantías X

Aprobación de garantías X

X

X

X

X

X



CONVENCIONES

Código


Soporte



PROCEDIMIENTO




Aprobación

E – EliminaciónDF – Documento Físico


OFICINA PRODUCTORA:



Retención




Libreta militar

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESCÓDIGO Soporte







Acta de inicio



social

Versión: 03

Página 6 de 30Disposición

Final


Proceso SIG

Retención


Disposición Final

Respuesta a observaciones al informe de evaluación preliminar

Informe de evaluación definitivo






X

X

X

X

X

X

X

X

4002 19.072 3 17 X

X

X

X

X

X

X

Avisos X





X

X

X


CONVENCIONES


del 10% de la producción anual teniendo como

criterio su aporte para el desarrollo de las

actividades misionales y administrativas de la

entidad. La muestra seleccionada se conserva en


elimina. (ver introducción numeral 2.2.2. literal c).



Grupo de Gestión Documental.

Aprobación


Administrativo


RetenciónCódigo

Solicitud de registro presupuestal de adición


Versión: 03

S - Selección

OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO


Soporte

Contratos de Consultoría


E – Eliminación






Estudios de mercado



PROCEDIMIENTO




Registro presupuestal de la adición




Página 7 de 30


Disposición

Final


C-GC

P-GC-02

P-GC-04

P-GC-05

Disposición Final



Estudios previos




Acta de liquidación

Informe final de supervisor y/o interventor

Anexo de modificación de garantía de adición y/o prórroga




X

X

X

X


X

X



X

X

X

X

X

X

X

X

Contrato X



Garantías X


E – Eliminación


CT – Conservación TotalAG – Archivo de Gestión

S - Selección

Retención

OFICINA PRODUCTORA:






Disposición

Final





Versión: 03

PROCEDIMIENTO


Soporte

Página 8 de 30

Proceso SIG


Administrativo

Retención

CÓDIGO

CONVENCIONES

Libreta militar




Soporte Disposición Final






social

Adendas

Código


Aprobación







X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Versión: 03


Aprobación


Administrativo


Final

Disposición Final

E – Eliminación

PROCEDIMIENTO







RetenciónSoporte


DF – Documento FísicoSs – Subserie Documental AG – Archivo de Gestión

Código

CONVENCIONES

Acta de inicio







S - Selección

Proceso SIGCÓDIGO

OFICINA PRODUCTORA: Página 9 de 30




Soporte


S – Serie Documental AC – Archivo Central








4002 19.073 3 17 X

X

X

X

X

X

X

Avisos X





X

X

X

X

X

X

X


X

X

Resolución de adjudicación y/o declaratoria de desierto

Aprobación


Administrativo

Disposición

Final

E – Eliminación


Página 10 de 30




Retención

Versión: 03


DF – Documento FísicoNE – Nivel Estructural Ss – Subserie Documental


Contratos de Interventoría


Adendas





RetenciónSoporteCódigo


CÓDIGO




Disposición Final



CONVENCIONES

OFICINA PRODUCTORA:
















Estudios de mercado


Soporte

Estudios previos


S - Selección

C-GC

P-GC-02

P-GC-04

P-GC-05




Propuesta ganadora

X

X

X

X

X

X

X

X

Contrato X



Garantías X


X

X

X

X

X

X

X

RetenciónSoporte


Administrativo


Página 11 de 30

PROCEDIMIENTO

Versión: 03


Libreta militar



CONVENCIONES



Código

NE – Nivel Estructural E – Eliminación

MT - Medios TécnicosAC – Archivo CentralS – Serie Documental


Disposición

Final

Aprobación



OFICINA PRODUCTORA:

Acta de inicio





Retención





social







Proceso SIG

S - Selección

Disposición Final

CÓDIGO




X

X

X

X

X

X

4002 19.074 3 17 X

X

X

X

X

X

X

Avisos X




X

X

X

X

X

X

Contratos de Obra





Página 12 de 30

PROCEDIMIENTO


Retención


Administrativo


Versión: 03

Soporte

OFICINA PRODUCTORA:

E – Eliminación

Disposición Final


Código


Disposición

Final



Actas de audiencia


Adendas












Aprobación


Retención





Estudios de mercado

Estudios previos


CONVENCIONES

Soporte






C-GC

P-GC-02

P-GC-04

P-GC-05

S - Selección


Proceso SIG






X

X


X

X



X

X

X

X

X

X

X

X

Contrato X



Garantías X


X

X





PROCEDIMIENTO



Página 13 de 30

Retención

S - Selección

Soporte







Retención

Acta de inicio


CONVENCIONES


Código






Versión: 03

Libreta militar



Disposición Final

GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUALOFICINA PRODUCTORA:


Soporte Aprobación


social



Administrativo

Disposición

Final


SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Proceso SIGCÓDIGO




X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

4002 19.075 3 17 X

Solicitud de contratación X

Estudios previos X

Análisis del sector X

Estudios de mercado X

Certificado de disponibilidad presupuestal X

X

Avisos X





Aprobación


E – Eliminación

Disposición

FinalSoporte

PROCEDIMIENTO

Versión: 03

Página 14 de 30


Administrativo

Proceso SIG



criterio para la selección aquellos contratos que

desarrollaron actividades misionales y

administrativas de la entidad. La muestra

seleccionada se conserva en medio técnico, la

documentación no seleccionada se elimina. (ver

introducción numeral 2.2.2. literal c). Esta selección

deberá ser realizada por el Grupo de Grupo de

Gestión Contractual, con el apoyo del Grupo de

Gestión Documental.



CONVENCIONES




Soporte





Retención




C-GC

P-GC-02

P-GC-04

P-GC-05



Código







CÓDIGO



OFICINA PRODUCTORA:


Contratos de Prestación de Servicios


S - SelecciónAC – Archivo CentralDE – Documento ElectrónicoS – Serie Documental




X

X

X

X

X

X

X

X

X

X


X

X



X

X

X

X

X

X

X



Administrativo

Retención


PROCEDIMIENTO

Página 15 de 30

Aprobación

Versión: 03

CONVENCIONES

Proceso SIG



Libreta militar





Actas de audiencia



Adendas

E – EliminaciónDF – Documento Físico AG – Archivo de Gestión

AC – Archivo Central MT - Medios TécnicosS - Selección

Código Soporte





social




CÓDIGO




Disposición Final

Disposición

FinalRetención





OFICINA PRODUCTORA:

Soporte







X

Contrato X



Garantías X


X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Página 16 de 30

PROCEDIMIENTO

E – Eliminación




Proceso SIG

Disposición

Final


Aprobación

CÓDIGO

Acta de inicio


Soporte


Código RetenciónSoporte


Retención










Versión: 03




CONVENCIONES







OFICINA PRODUCTORA:



Disposición Final




3 17 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Contrato X



Garantías X



Estudios previos


selección sistemática del 10 % producción

documental anual, teniendo como criterio su aporte

para el desarrollo de las actividades misionales y

administrativas de la entidad al igual que aquellos

contratos que apoyan la gestión de la misma. La

muestra seleccionada se conserva en medio técnico,

la documentación no seleccionada se elimina. (ver

introducción numeral 2.2.2. literal c). Esta selección

deberá ser realizada por el Grupo de Grupo de


Gestión Documental conforme al proceso estipulado

en el Decreto 1080 Artículo 2.8.2.2.5.

Aprobación

PROCEDIMIENTO




DF – Documento Físico CIDA - Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo


S - Selección







E – Eliminación

SoporteCódigo



C-GC

P-GC-02

P-GC-04

P-GC-05


Versión: 03

Página 17 de 30Disposición

Final

Libreta militar





social


Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la

Gestión - Persona Jurídica



Formato único de hoja de vida de persona jurídica con soportes

CONVENCIONES


Oferta económica

OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO

4002 19.076

Certificado de experiencia e idoneidad

Soporte








X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

3 17 X

X

X

X

X

X

X

X

Solicitud de insuficiencia de personal

Versión: 03

Página 18 de 30




Aprobación


Administrativo


Proceso SIG


Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la

Gestión o para la ejecución de trabajos artísticos.


S - Selección












Disposición Final

E – Eliminación

C-GC

P-GC-02

P-GC-04

P-GC-05







Estudios previos






19.077





Retención





Soporte

CONVENCIONES



CÓDIGODisposición

Final

Código

Certificación de insuficiencia de personal

Certificaciones de idoneidad


Soporte

4002




X

X

X

X

X

X

X

X

X

Contrato X



Garantías X


X

X

X

X

X

X

X

X


RetenciónSoporte



Versión: 03


Retención


Certificación de afiliación a salud y pensión

PROCEDIMIENTO

Página 19 de 30

Disposición

Final

S - Selección

CONVENCIONES






Proceso SIGCÓDIGO



Código





Certificación de pago de aportes al sistema general de seguridad social










Ss – Subserie Documental E – Eliminación



Administrativo

Formato único de hoja de vida con soportes

Cédula de ciudadanía


Libreta militar

Soporte




X

X

X

X

4002 19.079 3 17 X

X

X

X

X

X

X

Avisos X



Manifestación de Interés para limitar a MIPYMES X


X

X

X

X

X

X

X


Disposición Final





Administrativo

Aprobación



E – Eliminación


Retención



Aprobación del Anexo de modificación de garantía


C-GC

P-GC-02

P-GC-04

P-GC-05

Disposición

Final

Versión: 03

PROCEDIMIENTO











Página 20 de 30

Proceso SIGRetenciónSoporte


OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO

DF – Documento FísicoSs – Subserie DocumentalNE – Nivel Estructural


Soporte


Actas de audiencia




Contratos de Suministro


Estudios previos


Estudios de mercado







CONVENCIONES

Código




X

X

X


X

X



X

X

X

X

X

X

X

X

Contrato X



Garantías X


X

PROCEDIMIENTO




Página 21 de 30

Disposición Final


Disposición

FinalProceso SIG


Administrativo

E – Eliminación

Retención


Libreta militar



Aprobación

Versión: 03





Adendas



OFICINA PRODUCTORA:

Soporte

CONVENCIONES




social







Código


Soporte



S - Selección

CÓDIGO Retención






X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

4002 19.080 3 17 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X


Administrativo


C-GC

P-GC-02

P-GC-04

P-GC-05

Disposición

FinalPROCEDIMIENTO

Versión: 03











Soporte





Proceso SIG



Aprobación


CÓDIGO










Acta de inicio




sus veces





E – Eliminación

Oferta económica

CONVENCIONES


Soporte


Retención


Código


Contratos Interadministrativos

Solicitud de contrato

Estudios previos



Página 22 de 30


Libreta militar

OFICINA PRODUCTORA:




X

X

X

X

Acto administrativo de justificación X

Contrato X



Garantías X


X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X


PROCEDIMIENTO

Aprobación


Administrativo

Disposición Final


Proceso SIG


CONVENCIONES






Acta de inicio


CÓDIGO

OFICINA PRODUCTORA:

Código Retención



S - Selección

E – Eliminación



Página 23 de 30

Soporte






Final



social




Versión: 03













4002 19.081 3 17 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

4002 20

4002 20.087 3 17 X

X

X

X

X

X

X

X













C-GC

P-GC-02

P-GC-04

P-GC-05

CONVENIOS

Informes de ejecución


Certificación de idoneidad de la entidad sin ánimo de lucro




CONVENCIONES




Solicitud registro presupuestal


Disposición Final



Administrativo


Propuesta técnica y/o económica


Retención


Solicitud de convenio

Convenios de Cooperación y/o Asociación

Contratos por Orden de Compra

Orden de compra

PROCEDIMIENTO


Código Soporte


Versión: 03

Soporte

OFICINA PRODUCTORA: Página 24 de 30




CÓDIGO


Estudios previos


S - Selección


C-GC

P-GC-02

P-GC-04

P-GC-05

E – Eliminación











Gestión Documental.




Aprobación

Disposición

Final




X

X

X

X

X

X

X

Convenio X



Garantías X


X

X

X

X

X

X

X

X

X



Administrativo

Aprobación

Página 25 de 30


Versión: 03

Disposición Final

Libreta militar

PROCEDIMIENTO


S - Selección

Código




Declaración de renta


social



CONVENCIONES




Retención

OFICINA PRODUCTORA:




Acta de inicio










CÓDIGO






Disposición

Final

Soporte




X

X

X

X

4002 20.088 3 17 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Disposición Final











Aprobación





Página 26 de 30

PROCEDIMIENTO


Administrativo

Proceso SIG


Estudios previos


Libreta militar


C-GC

P-GC-02

P-GC-04

P-GC-05

Disposición

FinalRetención

Versión: 03

Acta de posesión

Viabilidad técnica

Certificación de parafiscales y aportes al Sistema general de seguridad

social


Soporte




Código



CONVENCIONES

S - Selección





E – Eliminación



Convenios Interadministrativos

Viabilidad social, jurídica y económica


Retención

OFICINA PRODUCTORA:


Acto de nombramiento


sus veces

Soporte




CÓDIGO





Certificados, licencias y/o permisos X

Acto administrativo de justificación X

Convenio X



Garantías X


X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Versión: 03

Aprobación

Página 27 de 30



S - Selección






Administrativo

Código

Disposición

Final



Acta de inicio

Informes de ejecución del convenio





OFICINA PRODUCTORA:






E – Eliminación



PROCEDIMIENTO

Soporte








Soporte


CONVENCIONES




4002 30

4002 30.119 3 0 X

X

4002 30.121 3 0 X

X

X

X

4002 38

4002 38.128 X 3 7 X

X

X

X

C-GC

P-GC-01

CONVENCIONES




administrativa; el documento puede ser consultado

en el Sistema de Contratación Pública SECOP.





Orden Nacional.


Versión: 03

C-MC

Aprobación

Informe





Gestión - SIG.


E – Eliminación


Soporte



Disposición

Final


Código


Disposición Final


PROCEDIMIENTO

PLANES

Soporte

Informe

Plan


Planes Anuales de Adquisiciones


Página 28 de 30


Informe

Proceso SIG

OFICINA PRODUCTORA:


INFORMES




Retención





CÓDIGO Retención





4002 44 3 2 X

X

X

X

X

X

X

Avisos X





X

X

X

X

X

X

X

X

X



totalidad de la subserie por pérdida de su vigencia


Aprobación


Administrativo

Disposición Final


E – Eliminación

S - Selección


Disposición

Final

C-GC

P-GC-02

P-GC-04

P-GC-05

PROCEDIMIENTORetenciónSoporte

Estudios previos

Soporte Retención






Adendas

Proceso SIG








CÓDIGO

OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL



Actas de audiencia


Código


Versión: 03

Página 29 de 30

CONVENCIONES

Estudios de mercado

PROCESOS CONTRACTUALES DECLARADOS DESIERTOS







Propuestas

X


X

X

Resolución de declaratoria de desierto

4002 48 3 2 X

X

Cargo: Cargo:


24/11/2016

Disposición

Final


Versión 01



totalidad de la subserie por pérdida de su vigencia

administrativa y por carecer de valores secundarios,

según concepto técnico de organización de serie

documental con ref 1-2015-6444-1042/2016/sgc-620

en concordancia con el artículo 77 de la Ley 80/1993

y el artículo 28 de la Ley 1755/2015.

Aprobación

PROCEDIMIENTOProceso SIGRetención


Administrativo

Elaboración:



Actualización:





Propuesta no ganadora

PROPUESTAS NO GANADORAS

OFICINA PRODUCTORA:

Retención

Cargo:


APROBACIÓN

Versión 02

Página 30 de 30

Versión: 03





Soporte

John Ángel González Díaz Juan Pablo Rodríguez Abril



CONVENCIONES

CÓDIGO

NE – Nivel Estructural Ss – Subserie Documental E – Eliminación

S - Selección

Disposición Final

C-GC

P-GC-02

P-GC-04

P-GC-05


Secretario General


Coordinador de GrupoCoordinador Grupo de Gestión Documental


Código




4005 02

4005 02.001 3 7 XXXXXXXXX

X4005 01

4005 01.003 3 17 X XX

X

X

X

X

X

X

4005 01.006 3 17 X X

X

X

Disposición Final


E – Eliminación

Cumplido el tiempo de retención se conserva la

información en soporte papel y en medio técnico. Los


secundario ya que ellas en ellas quedan plasmada la

eficacia, metodología de las capacitaciones y

bienestar establecidos para mejorar el desempeño

de los servidores públicos, según lo determinado en

la Resolución No. 0223 de 2012.


Administrativo

Disposición

Final

Página 1 de 7

Retención

C-GJ

P-GJAA-04

Proceso SIG

Aprobación

















Retención

Soporte

Agenda

Impugnación fallo de primera instancia


Actas Comisión de Personal

Convocatoria

Resolución de pronunciamiento

Reclamaciones de funcionarios




secundario ya que en ellas quedan plasmadas

temáticas tendientes con normas y procedimientos

en materia de la administración del talento humano

según lo establecido en la Resolución 0358 de 2015.

PROCEDIMIENTO


Versión: 03

S - Selección

CONVENCIONES



GRUPO DE GESTIÓN HUMANAOFICINA PRODUCTORA:


Acta

Concepto

CÓDIGO



Revisión Corte Constitucional

ACTAS





Actas Comité de Bienestar Social, Capacitación, Estímulos e Incentivos

Convocatoria

Fallo de primera instancia


Acciónes de Tutela




Notificación de tutela

Tutela

Soporte

Acta


AC – Archivo CentralS – Serie Documental


Código




4005 01.008 3 17 X X

X

X

X

4005 01.009 3 17 X X

X

X

X

4005 28

4005 28.105 3 17 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X




secundario ya que se constituyen en un medio

importante para promocionar la salud laboral en

todos los niveles de la empresa según lo establecido

en la Resolución No. 517 de 2016.




secundario ya que en ellas quedan plasmada las

temáticas tendientes con normas y procedimientos

en materia de la administración del talento humano,

según lo establecido en la Resolución No. 0595 de

2014.


soporte técnico de acuerdo con lo establecido en Art.

1° Decreto 4476 de 2007; Ley 1322 de 2009; Ley 24

de 1992; Ley 884 de 2004; Ley 23 de marzo 21 de

1999; Sentencia C-1171 de 2004 – Corte

Constitucional. El soporte papel se elimina al no

generar vinculación laboral con la Entidad.

Disposición Final

S - Selección

Disposición

Final




Retención

HISTORIAS


Página 2 de 7


Versión: 03


Certificación consultoría jurídica


Carnet y/o Certificación de la Entidad promotora de salud

GRUPO DE GESTIÓN HUMANA

Soporte

Resolución de designación

Acta

Informe

Agenda

Actas Comité de Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

Convocatoria

Solicitud

Resultado de entrevista

Proyecto resolución de designación

Certificación de terminación y aprobación

Aprobación


Retención



C-TH

P-THAD-09

CÓDIGO


Administrativo


Actas de Comité de Convivencia Laboral

Convocatoria


OFICINA PRODUCTORA:


Cedula de ciudadanía

Código Soporte

Acta de nombramiento


Evaluación del auxiliar jurídico Ad Honorem

Historias Judicantes


CONVENCIONES


Acta

Acta de posesión

Evaluaciones trimestrales

Certificación de acreditación de los requisitos






4005 28.106 3 97 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X



C-TH

P-THAD-06

C-GD


Soporte

Certificación de cumplimiento de requisitos

Certificado de antecedentes judiciales

Formulario afiliación a Caja de compensación familiar


E – Eliminación

Solicitud de evaluación ante el Departamento administrativo de la función

publica

Resultado de Evaluación de Competencias Laborales Departamento

administrativo de la función publica

Cumplido el tiempo de retención tanto en el archivo

de gestión como en el archivo central, a esta

subserie documental se le realiza una selección

representativa de aquellas historias laborales de los

funcionarios: Ministros, Viceministros y Jefes de área

y un 2% de las demás Historias Laborales, las

demás se eliminan. (Ver introducción numeral 2.2.2

literal C). Serie documental de valor administrativo,

jurídico, legal y penal, evidencia de las posibles

reclamaciones de los derechos laborales, sobre todo

en lo relacionado con los reconocimientos de

pensiones, reliquidaciones, bonos pensionales,

cálculos actuariales, sustituciones pensiónales, en

concordancia con el código Sustantivo del Trabajo

Art 264, Decreto 2842 de 2010 del Departamento

Administrativo de la Función Pública. Circular 004 de

2003 del Departamento Administrativo de la Función

Pública.

Examen medico de ingreso

Aceptación de políticas de uso de correo electrónico

Aceptación de políticas de uso de equipo de computo

Informe de Evaluación de Competencias Laborales Departamento

administrativo de la función publica

Certificado de antecedentes fiscales

Certificado de antecedentes disciplinarios


Soporte

Manifestación de decisión voluntaria de afiliación

Formulario afiliación a Entidad promotora de salud

Proceso SIG

Retención

Formulario afiliación a Administradora de fondo de pensión

Certificación de afiliación Administradora de riesgos laborales

CONVENCIONESAprobación

Hoja de vida Sistema de información y gestión del empleo público

Cedula de ciudadanía

Comunicación entrega manual de funciones

Certificación de cuenta bancaria

Declaración Juramentada de bienes y rentas Sistema de información del

empleo publico

OFICINA PRODUCTORA:


Versión: 03

Página 3 de 7

PROCEDIMIENTO

Libreta militar

Tarjeta profesional

Disposición

FinalRetención






Historias Laborales

Certificaciones de estudios

Certificaciones laborales

Manifestación protección de familia

Disposición Final

Evidencia de publicación



Código



CÓDIGO




X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X


S - Selección

Página 4 de 7

Proceso SIG

Aceptación del nombramiento por parte del funcionario

Acta de posesión

Acto administrativo de comisión

Cumplido de comisión

CONVENCIONES

Código Aprobación


Certificación bono pensional

Estudio de retención en la fuente


Administrativo

Disposición

FinalRetención

PROCEDIMIENTO

Versión: 03




Retención


Soporte




Disposición Final




Liquidación

Examen medico de retiro

Recomendaciones medicas

Permisos con soportes

Renuncia

Paz y Salvo

Certificaciones laborales del cargo

Certificaciones para bono pensional

C-TH

P-THAD-06

C-GD

Comunicación de aceptación de nombramiento

Comunicación remisión documentos para posesión

Exámenes médicos periódicos

OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO

Constancia de inducción


Acuerdos de gestión

Informe de gestión

Incapacidades médicas

Evaluaciones de desempeño

Comunicaciones de novedades






4005 30

4005 30.115 3 0 X

X

X

X

4005 36 3 97 X X

X

X

X

X

X

X

X

4005 38

4005 38.140 3 17 X X

X

X

X

Aprobación

Página 5 de 7


Administrativo

Cumplido el tiempo de retención en archivo de

gestión y archivo central, esta subserie se conserva

totalmente en el medio técnico que disponga la

Entidad, ya que la nómina es fuente principal de

información para efectos pensionales y demás

evidencia en cuanto a sueldos y deducciones de los

funcionarios o ex funcionarios, el soporte papel se

elimina.

PROCEDIMIENTO





Gestión - SIG.

Proceso SIG






Final

Versión: 03

Disposición Final

C-MC

C-MC

C-TH

P-THED-05

P-THED-01

P-THED-02

P-THED-04

Planillas de cesantías

Planilla de bancos

Planilla pila



Soporte

Sb – Subserie Documental


Retención

Plan de desarrollo de talento humano

Informe ejecutivo

Comprobante de pago



NOMINA

Control de novedades

PLANES


Planes de Desarrollo de Talento Humano

CONVENCIONES



Planilla de nómina


Código

OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO



INFORMES



Informe

Cumplidos los tiempos de retención, se conserva

totalmente en el medio técnico que disponga la

Entidad el soporte papel se elimina . Los




carácter institucional y nos dan testimonio de los

hechos.

Diagnósticos y análisis de necesidades




4005 46

4005 46.178 3 17 X X

X

X

X

X

4005 46.179 3 17 X X

X

X

X

X

4005 46.170 3 17 X X

X

X

Cumplido los tiempos de retención, se conserva


disponga la Entidad, el soporte papel se elimina. Los




carácter institucional y nos dan testimonio de los

hechos. (Decreto 1567 de Agosto 5/1998, Decreto

No. 682 de Abril 16 /2001).



Administrativo

PROCEDIMIENTO

Versión: 03

Página 6 de 7

DF – Documento Físico AG – Archivo de Gestión CT – Conservación Total






entidad en temas de carácter institucional y nos dan

testimonio de los hechos. (Decreto 1567 de Agosto

5/1998, Decreto No. 682 de Abril 16 /2001).






Entidad en temas de carácter institucional y nos dan

testimonio de los hechos.

Aprobación

Soporte

OFICINA PRODUCTORA:

Disposición

FinalProceso SIG

C-TH

P-THED-05

P-THED-01

P-THED-02

P-THED-04

Convocatoria de invitación


Programas de Seguridad y Salud en el trabajo







Retención


Programas de Estímulos e Incentivos

Programas de Bienestar Social

Convocatoria


E – Eliminación


PROGRAMAS

Retención

CONVENCIONES

Disposición Final


Código


Soporte




C-TH

P-THED-05

P-THED-01

P-THED-02

P-THED-04

Inscripción

Planilla control de puntajes calificación

Resoluciones

C-TH

P-THED-05

P-THED-01

P-THED-02

P-THED-04

Evaluación de satisfacción

CÓDIGO




4005 51

4005 51.189 X 3 0 X

X

X

Cargo:




Versión: 03

Página 7 de 7







Retención

Rosa Stella Rojas Baquero

Código

Coordinadora de GrupoCargo:

Registros Diarios de Asistencia

REGISTROS

Aprobación




Administrativo

APROBACIÓN

PROCEDIMIENTO

CONVENCIONES





E – Eliminación



Disposición FinalSoporte


SoporteProceso SIG


Cargo:


OFICINA PRODUCTORA:


Matriz de estadísticas




Final

Hoja de Control diario de entrada y salida

CÓDIGO



Secretario General





4006 01

4006 01.017 3 17 X X

X

X

X

4006 17 3 2 X X

X

4006 30 INFORMES

4006 30.042 3 7 X

X

4006 30.119 Informes de Gestión 3 0 X X

Informe X

4006 30.121 3 0 X

X

X

X

4006 31

4006 31.046 3 7 X X

X


E – Eliminación


Disposición Final

Bancos Terminológicos


Versión: 03

Página 1 de 4




secundario ya que en ellas quedan plasmadas

temáticas tendientes con la eliminación documental.

Cumplido el tiempo de retención la subserie se

conserva en el medio técnico, Sistema de

Información y Gestión para la Gobernabilidad

Democrática (SIGOB)





Gestión SIG.

C-MC

C-GD

P-GD-01

Convocatoria





Orden Nacional.





Orden Nacional.


Soporte Retención


Informe

Banco terminológico

Actas de comité institucional de desarrollo administrativo


CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES

Aprobación


Administrativo


conserva en soporte papelde y medio técnico que

disponga la entidad por tratarse de un instrumento

que evidencia la gestión documental de la entidad en

el tiempo.


OFICINA PRODUCTORA:


Planillas de asistencia

Actas de eliminación


Actas de Eliminación Documental

Soporte




GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL


Disposición

Final

Informes de Asistencia Técnica en Gestión Documental



C-GD

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

Código



CONVENCIONES

CÓDIGO

ACTAS



NE S / Ss. DF DE AG AC CT E MT S

4006 31.123 3 7 X X

X

4006 31.138 3 7 X X

X

X

X

4006 31.167 3 7 X X

X

X

X

X

4006 31.192 3 7 X X

X

Tablas de control de acceso de documentos electrónicos X

4006 31.193 3 7 X X

X

X

X

X

X

Versión: 03







que evidencia el volumen de información que se

genera en sus diferentes periodos.




que evidencia la gestión documental de la entidad en

el tiempo.


CÓDIGO


se conserva de forma total en soporte papel y medio

técnico que disponga la entidad, por tratarse de un

instrumento que evidencia la gestión documental de

la entidad en el tiempo.

Plan Institucional de Archivos - PINAR

Informe



disponga la entidad, instrumento que evidencia la

gestión documental de la entidad en el tiempo



técnico que disponga la Entidad, por tratarse de un


la entidad en el tiempo

Página 2 de 4

PROCEDIMIENTO


Administrativo

Aprobación

CONVENCIONES

S - SelecciónAC – Archivo CentralS – Serie Documental


C-GD

C-GD

G-GD-01

OFICINA PRODUCTORA:


Disposición

Final

Acta

Retención


Disposición Final


Concepto técnico


Cuadro de clasificación documental

Acto administrativo de aprobación


Resolución de aprobación

Tablas de control de acceso de documentos físicos

Informe

Tablas de Control de Acceso

Retención

Tablas de Retención Documental - TRD

Tablas de retención por dependencia

Resolución de aprobación


Inventarios Documentales

Soporte

Soporte

Inventario documental

Proceso SIG

Plan institucional


C-GD

C-GD

G-GD-01

C-GD

G-GD-01

Programa de Gestión Documental - PGD

Diagnostico

Documento programa de gestión documental

Código




4006 31.194 3 7 X X

X

X

X

X

X

4006 57

4006 57.195 X 3 7 X X

X

X

X

4006 57.196 3 7 X X

XX

X

Actualización:

Cargo:



PROCEDIMIENTO

21/03/2014

Versión 01


Administrativo











Versión 02

APROBACIÓN

Elaboración:

Versión: 03










Página 3 de 4

Código

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Acto administrativo de aprobación

Tablas de valoración por fondo documental

Cuadro de clasificación documental

OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO


Aprobación

CONVENCIONES

Jefe de Oficina


S - Selección


Cargo:






Transferencias Documentales Primarias

Cronograma de transferencia

Transferencias Documentales Secundarias


Inventario

Registro de transferencia

Soporte Retención

Registro de transferencia

Cronograma de transferenciaInventario

Retención




Tablas de Valoración Documental - TVD


Proceso SIG

Acta

Concepto técnico

Disposición

Final

C-GD

G-GD-01

Disposición Final

C-GD

G-GD-01

C-GD

G-GD-01



E – EliminaciónNE – Nivel Estructural




4007 01

4007 01.027 3 17 X X

X

X

X

X

X

X

4007 01.032

X

X

X

X

4007 16

4007 16.062 3 7 X

X

X

X

4007 16.063 3 7 X

X

X

X

X

X

Aprobación





la entidad en temas de carácter financiero e

institucional, según lo establecido en la Resolución

0650 del 05 de octubre de 2012, que se constituyen

en patrimonio documental como fuente de


Cumplido el tiempo de retención se elimina porque

pierde su vigencia administrativa y la información se

encuentra en los libros contables.

Cumplido el tiempo de retención se elimina porque

pierde su vigencia administrativa y la información se

encuentra registrada en la serie contratos.





la entidad en temas de transparencia en la

administración de los recursos según lo establecido

en la Resolución 565 de 2015, dando testimonio de

los hechos y se constituyen en patrimonio


estudios históricos.


Administrativo

173

E – Eliminación


X X

Disposición Final



Soporte

S - SelecciónDE – Documento Electrónico

CONVENCIONES

Código

Relación de cuenta por pagar


C-GF

P-GF-10

CT – Conservación TotalSs – Subserie Documental



Retención

Conciliaciones bancarias



Libros auxiliares de cuentas por pagar (SIIF)

Conciliaciones Bancarias

Extractos bancarios


C-GA

C-GAGB

P-GAGB-02Relación de bienes para baja

Convocatoria

Acta

Resolución de baja de bienes

Actas del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable

CONCILIACIONES

Conciliaciones Cuentas por Pagar


C-GF

P-GF-12


Ejecución presupuestal al 31 de diciembre de cada año

Acta

Solicitudes de bajas

Actas del Comité de Inventarios y Baja de Bienes

Acta de destrucción de bienes intangibles


Convocatoria


ACTAS





OFICINA PRODUCTORA:

-

SoporteDisposición

Final

GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y CONTABLE

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 7

Versión: 03

CÓDIGO




4007 16.065 3 7 X X

X

X

X

X

4007 16.061 3 7 X

X

X

X

4007 16.064 3 7 X X

X

X

X

4007 16.066 3 17 X X

X

X

X

4007 23 3 2 X X

X

X

Versión: 03


Administrativo

Cumplidos los tiempos de retención en las dos

primeras fases de archivo, esta subserie se conserva

totalmente, en el medio técnico que determine la

Entidad, el soporte papel se elimina de acuerdo lo

sugerido en la Ley 962 de 2005.

PROCEDIMIENTO


medio técnico que determine la entidad ,el soporte

papel se elimina porque pierde su vigencia

administrativa y la información se encuentra

registrada en la serie contratos.

Cumplido el tiempo de retención se elimina ya que la

información queda consolidada en la serie nómina

del Grupo de Gestión Humana.

Aprobación

Página 2 de 7


Soporte





C-GF

C-GF

P-GF-14

C-GF

P-GF-11

Disposición

Final



determinine la entidad, ya que evidencia los

acuerdos que involucran recursos económicos


medio técnico y el soporte papel se elimina, de

acuerdo con el régimen de contabilidad, según lo

establecido en la Ley 962 de 2005.



Código


C-GF

P-GF-15


C-GF

P-GF-17



S - Selección


CÓDIGO

OFICINA PRODUCTORA:

DECLARACIONES TRIBUTARIAS

Reportes contables de devolutivos

Conciliaciones de almacén

Conciliaciones


Informe de sentencias, demandas y litigios


Retención

Declaración de retención del impuesto de industria y comercio

Conciliaciones de Sentencias, Demandas y Litigios

Conciliaciones de Almacén


Proceso SIG

Deducciones de aportes patronales

Conciliaciones de nómina

Soporte

Control de provisiones


Conciliaciónes de Nomina

Legalizaciones de anticipos

Declaración mensual de retención en la fuente

CONVENCIONES


Disposición Final

E – Eliminación

Conciliaciones de Anticipos

Informes de supervisores

Conciliaciones de anticipos




4007 24 3 7 X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X

4007 28

4007 28.103 3 17 X X

X

X

X

X

X

X

400728.104 3 17 X

X

X

X

X

Versión: 03



totalmente en soporte papel y medio técnico ya que

son documentos que otorgan un determinado

derecho legal sobre un bien.


Administrativo


totalmente en soporte papel y medio técnico de

acuerdo con el régimen de contabilidad, según lo

establecido en la Ley 962 de 2005.

Aprobación

PROCEDIMIENTO

Página 3 de 7

C-GA

C-GAGB

P-GAGB-01


Catálogo de cuentas

CONVENCIONES

Certificación estados financieros





S - Selección


FinalSERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Proceso SIG

Historias de Bienes Inmuebles

Comprobante de Adquisición

Código





CÓDIGO

Balance general


C-GF

P-GF-18

Disposición Final

E – Eliminación


Soporte Retención

Estados de cambios en el patrimonio

Estado de actividad financiera, económica y social

Notas a los estados financieros

ESTADOS FINANCIEROS

Informe de saldos y movimientos

Reporte de cuentas recíprocas

Informe de operaciones recíprocas

Soporte

Disposición final

Escritura Pública


Certificado de tradición y libertad

Pago de impuestos


HISTORIAS

Historias de Vehículos

Certificado de tradición y libertad de la disposición final

Comprobante de entrada

Manifiesto de aduana

OFICINA PRODUCTORA:

Tarjeta de Propiedad

Pólizas de seguros



gestión y junto con el acta de baja de bienes se

trasfiere al archivo central, culminado este periodo, a

esta subserie documental se le realiza una selección

aleatoria del 10% ,como evidencia de la gestión de la

Entidad, el soporte papel se elimina ( ver

introducción numeral 2.2.2. literal A).

C-GASA

P-GASA-01




X

X

X

X

X

X

X

4007 28.102 3 2 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

4007 30

4007 30.117 3 7 X X

X


medio técnico, y soporte papel como evidencia del



Disposición Final

Página 4 de 7

Versión: 03


PROCEDIMIENTORetención Disposición

Proceso SIG

Aprobación

E – Eliminación






Cotización de mantenimiento

Soporte


C-GF


Administrativo

RetenciónSoporte


Informe

Código




S - Selección

Orden de servicio de mantenimiento

CONVENCIONES

CÓDIGO

Certificaciones

Recibo a satisfacción


Informes a Entes de Control

Cartas de instrucciones


Formularios de apertura

Recibo a satisfacción

Solicitud de mantenimiento


Solicitud de apertura

Solicitud de cierre de la cuenta

Solicitud de reintegros

INFORMES

Solicitud de exención GMF

Confirmación de cierre de la cuenta

Historia de Cuentas Bancarias


OFICINA PRODUCTORA:

Comprobante de pago de impuestos

Carta de asignación de conductor

Inventario de vehículo

C-GF

P-GF-07

Cumplido el tiempo de retención esta subserie

documental se elimina, ya que no genera valores

secundarios y la información esta en la institución

bancaria donde se origino la cuenta.




4007 30.1193 0 X

X

4007 30.121 3 0 X

X

X

X

4007 33

4007 33.122 3 7 X X

X

X

X

X

4007 34 3 7 X X

X

X

X

Cumplidos los tiempos de retención en las dos

primeras fases de archivo, esta subserie se conserva

totalmente, en soporte papel y medio técnico que

determine la Entidad, de acuerdo a lo sugerido en la

Ley 962 de 2005.


Administrativo





Orden Nacional.

PROCEDIMIENTO





Gestión SIG.

LIBROS DE CONTABILIDAD

Disposición Final

C-GF

S - Selección



E – Eliminación

Disposición

FinalRetención

Proceso SIG


gestión y en el archivo central, esta subserie

documental se conserva en soporte papel y medio

técnico que establezca la entidad como evidencia de

la transparencia en la administración de los recursos.

Aprobación

Libro diario

Libro mayor y de balance

C-GA

C-GAGB

P-GAGB-03

Soporte





CONVENCIONES





Informe


Informe

Código


CÓDIGO

C-MC


INVENTARIOS

Página 5 de 7

Versión: 03


OFICINA PRODUCTORA:

Inventario personal

Paz y salvo

Comprobante de traslado

RetenciónSoporte

AG – Archivo de GestiónDF – Documento FísicoSs – Subserie Documental

Inventarios de Bienes

Inventarios


Libros auxiliares




4007 13

4007 13.054 3 7 X X

X

X

4007 13.055 3 7 X X

X

X

X

4007 61

X 3 7 X X

X

X

X

X

4007 46

4007 46.166 3 7 X X

X

X

X

X

Cumplido el tiempo de retención en las dos primeras


totalmente, en el medio técnico que determine el

Ministerio, el soporte papel se elimina de acuerdo lo

sugerido en la Ley 962 de 2005.

Cumplido el tiempo de retención en las dos primeras


totalmente , en el medio técnico que determine el

Ministerio , el soporte papel se elimina de acuerdo al

lo sugerido en la Ley 982 de 2005.


PROCEDIMIENTO

Versión: 03


establece conservar en medio técnico de acuerdo

con lo establecido en la Ley 962 de 2005, Art.28. El

soporte papel se elimina.(ver introducción, capitulo

de valoración).

Página 6 de 7

P-GF-06

PROGRAMAS


Disposición

Final

Programa anual Mensualizado de PAC

Solicitudes de modificación PAC

CÓDIGO


Soporte




Comprobante de ingreso

Programas Anuales Mensualizados de Caja - PAC

CONVENCIONES



Solicitudes de PAC

Salida de Almacén

Comprobante de salida

Acta de entrega y recibo de bienes


C-GA

P-GAGB-01

P-GAGB-02

C-GA

P-GAGB-01

P-GAGB-02

MOVIMIENTOS DE ALMACÉN

Entrada de Almacén

Acta de entrega y recibo de bienes


OFICINA PRODUCTORA:

ORDENES DE PAGO

C-GF

P-GF-08

P-GF-19

P-GF-21


gestión de tres (3) años y siete (7) en el archivo

central, se conserva en un medio técnico que

determine la Entidad, y el soporte físico se elimina,

ya que esta serie no genera valores secundarios.

Obligacion presupuestal

NE – Nivel Estructural Ss – Subserie Documental DF – Documento Físico AG – Archivo de Gestión CT – Conservación Total E – EliminaciónCIDA - Comité Institucional de Desarrollo


Cuenta de cobro

Facturas

Planilla integrada

Declaracion Juramentada de bienes y rentas




4007 62 3 7 X

4007

X

Actualización:

Cargo:



Administrativo

24/11/2016

Aprobación



Versión: 03

Página 7 de 7


Elaboración:

APROBACIÓN

Disposición Final




CONVENCIONES

S - Selección


21/03/2014

REPORTES DE COMPROBANTES SIIF

Retención


Coordinador GGAFC

Olga Patricia Serna Murcia


Cargo:



SoporteCódigo



OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y CONTABLE

Versión 01

Versión 02


C-GF

P-GF-08

P-GF-19

P-GF-21

Cumplido el tiempo de retencion esta inforamcion

queda consolidadao en el aplicativo Sistema de

Inforamción Financiera SIIF Nacion.Reporte Comprobante SIIF


SoporteProceso SIG


Final PROCEDIMIENTO







4010 01

4010 01.0283 17 X X

X

X

X

4010 30

4010 30.121 3 0 X

X

X

X

4010 05 3 X

X X

X X

4010 38

4010 38.134 3 7 X X

X

X

Aprobación


Versión: 03

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 2

Proceso SIG

C-MC


archivo, este plan se conserva totalmente en soporte

papel y medio técnico que determine la Entidad, esta

subserie puede generar valores secundarios que

evidencian la gestión de la Entidad en concordancias

con los planes y políticas Nacionales.

Cumplido el tiempo de retención eliminar puesto que

carece de valores para la entidad. Para la

eliminación de los documentos se cumplirá con lo

estipulado en el decreto 1080 de 2015. Art. 2.8.2,2.5,

eliminación de documentos.


totalmente en medio técnico, el soporte papel se

elimina. Circular Externa AGN 003 de 2015. Los



tomadas en la gestión de la entidad en temas de

tecnologías de la información y las comunicaciones

según lo establecido en la Resolución 0382 de 2012,

dando testimonio de los hechos y se constituyen en




gestion esta subserie documental se consolida en la



SUBDIRECCIÓN DE SISTEMAS

Disposición Final

P-RI-01

C-RI


Final

E – Eliminación


Soporte


Código

CONVENCIONES


S - Selección


Administrativo

Plan


Retención

Informe

Soporte

Cierre de solicitud de servicio

INFORMES


PLANES

Planes Estratégicos de TIC




OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO

MANTENIMIENTO Y SOPORTE TÉCNICO

Actas del Comité de TIC, Gobierno en Línea, Anti trámites y Servicio al

Ciudadano



Acta

ACTAS



Informes



NE – Nivel Estructural CT – Conservación Total

Reporte de solicitud de servicio




4010 51

4010 51.188 3 0 X

X

X

4010 54 3 7 X X

X

X

X

X

X

X

Actualización:

Cargo:


Versión 02

24/11/2016

21/03/2014






Administrativo

APROBACIÓN

Cargo:

P-RI-04

Secretario General


Disposición Final

Disposición

Final

Versión: 03




Agotado el tiempo de retención, se elimina la

totalidad de la Subserie por pérdida de vigencia



fases de archivo, está información es un activo

valioso de la entidad por lo cual se conservar

totalmente, atendiendo lo dispuesto en Norma

IEC/ISO 27001 -Anexo A.

Aprobación

CÓDIGO

CONVENCIONES

P-RI-02

Proceso SIGSERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Retención

Subdirector

John Ángel González Díaz Héctor Henry Pedraza Piñeros


Registros de Soporte a Usuarios

REGISTROS

Soporte

Código




SUBDIRECCIÓN DE SISTEMAS



Solicitud del servicio

Encuesta de satisfacción

OFICINA PRODUCTORA:




Soporte

Documentos de seguridad

Control de acceso al data center

Política de seguridad de la información

Reporte de restauración

Control custodia de Backup´s

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Reportes de Backup

Página 2 de 2

REPÚBLICA DE COLOMBIA Código: F-GD-G01-06 MINISTERIO DE ... · ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. ......

Documents

Transcript of REPÚBLICA DE COLOMBIA Código: F-GD-G01-06 MINISTERIO DE ... · ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. ......