Activity Report for 2015‐2016 and Projections for 2016‐2017 

 

Contents Introduction .................................................................................................................................................. 3 

eLearning is the integration of technology into teaching and learning ........................................................ 4 

APeL is the activities of the Office of the Associate Provost for University eLearning Initiatives ................ 6 

Mission: Partner with departments to strengthen the William & Mary experience ............................ 6 

Staffing .................................................................................................................................................. 7 

No Silos. Getting the word out & inviting the campus in ..................................................................... 9 

eLearning @ WM .............................................................................................................................. 9 

APeL website. .................................................................................................................................... 9 

eLearning Community Listserv and Forums ...................................................................................... 9 

eLearning newsletters and announcements ..................................................................................... 9 

eLearning Community Forums .......................................................................................................... 9 

eLearning@WM featured stories ........................................................................................................ 10 

1.  Programming ...................................................................................................................................... 12 

1.1 Delivering instruction and other professional development for faculty and staff ........................... 12 

eLearning Workshop Series ............................................................................................................ 12 

Faculty eLearning Seminars. ........................................................................................................... 13 

The FoOT course ............................................................................................................................. 13 

Consultations and Presentations .................................................................................................... 14 

1.2 Providing expert advice and research to campus decision‐makers .................................................. 14 

Captioning Options for Educational Material ................................................................................. 14 

Online Math Readiness Assessment ............................................................................................... 14 

Student Response System (SRS) Project ............................................................................................. 15 

 

 

P a g e  | 2 

 

1.3 Partnering to integrate eLearning into academic centers and programs ......................................... 16 

Center for Liberal Arts ..................................................................................................................... 16 

Charles Center ................................................................................................................................. 16 

Lemon Project ................................................................................................................................. 16 

Digital Humanities Initiative ............................................................................................................ 16 

Tribe Tutor Zone ............................................................................................................................. 16 

Engineering Design Initiative .......................................................................................................... 16 

1.4 Helping faculty develop online courses and course material ........................................................... 17 

Online Programs ............................................................................................................................. 17 

Online/Hybrid Courses .................................................................................................................... 17 

Online Instructional Material .......................................................................................................... 17 

2.  Projects Relating to Infrastructure or Administrative Issues ............................................................ 18 

2.1 Collaborations to improve or create campus processes or procedures ........................................... 18 

Accreditation and Reporting ........................................................................................................... 18 

FERPA Compliance .......................................................................................................................... 18 

Course Review ................................................................................................................................. 18 

2.2 Collaborations to improve or create campus resources ................................................................... 19 

Proctoring for Online Exams and Assignments ............................................................................... 19 

Digitization of Course Materials ...................................................................................................... 19 

Accessing William & Mary Services Internationally ........................................................................ 19 

Viewing Blackboard Courses from Prior Terms .............................................................................. 19 

Virtual Exhibits and Installations ..................................................................................................... 20 

Classroom Characteristics Database ............................................................................................... 20 

Open Repository for Instructional Materials .................................................................................. 20 

Blogs and Other Public‐facing Instructional Websites .................................................................... 20 

Learning Management System (Blackboard, or...?). ....................................................................... 20 

Accessibility of educational materials. ............................................................................................ 20 

2.3 Campus infrastructure to support online courses and programs ..................................................... 21 

On Campus Support ........................................................................................................................ 21 

Vendor‐provided Support ............................................................................................................... 21 

Planning Guidebook and Reference ................................................................................................ 21 

 

   

P a g e  | 3 

 

Introduction 

In this report, we share the activities and 

accomplishments of a new office on campus — the 

office of the Associate Provost for University eLearning, 

or APeL for short. The office builds on the momentum in 

eLearning on campus, especially the growing interest in 

connecting and nurturing the many activities happening 

across the College. I remember being told a story of a 

2014 presentation to the Board of Visitors in which 

Gene Roche presented a detailed illustration of what he 

called the “Wild West” of eLearning at William & Mary. 

When I joined the College in Spring 2015, I set out to 

talk to folks in these places and to learn more about their efforts and activities. I also wanted to learn 

what people included when they thought of eLearning. It turns out that there were many different 

answers to that question, down to something as basic as how are we going to spell eLearning! Yet as 

disparate as those answers were, there was unanimity on what is essential to a William & Mary 

education: a highly personal, intensive, engaged experience.  

The many conversations I had over the year—and continue to have—formed the foundation of what is 

becoming the William & Mary approach to eLearning. In this approach, eLearning isn’t isolated in certain 

places of the College; instead, it is infused throughout. The William & Mary approach centers on 

integration, community, and relationships ‐‐ all of which are the heart of faculty initiative and invention. 

As eLearning grows and develops, the goal of my office is to ensure that faculty are fully armed with the 

knowledge, resources, and experience to leverage digital tools in delivering an outstanding experience 

for our students.  

It’s all about the L. 

‐‐Michele H. Jackson, Associate Provost for University eLearning Initiatives 

   

P a g e  | 4 

 

What is eLearning for William & Mary?  

eLearning is the integration of technology into teaching and learning  

Campus leadership began organizing formal discussions about eLearning just 

over 5 years ago. One theme in the discussions was the need for the campus to 

become more strategic with regard to how it would use technology to support 

the existing curriculum. A second theme was the need to consider delivering 

courses in different modalities, particularly online.  

 

During Summer and Fall 2015, eLearning staff systematically met with 

leadership across campus (Department Chairs, Directors, Deans, Associate 

Deans, Vice Provosts and Associate Provosts, and Vice Presidents) and faculty to 

gather perceptions of eLearning. The results supported a broad definition that 

places instruction at the center, rather than technology or delivery modality. 

 

 

 

‐‐Figure adapted from the Fall 2015 eLearning Community Forum 

 

 

 

History of Campus eLearning Discussions Oct 2012: Provost forms a “committee on digital 

technology” recommended by 

the Faculty Assembly  

May 2013: The “Digital 

Education Technology 

Committee” delivers its report 

to the Provost  

June 2013: A&S convenes an 

eLearning May seminar  

Jan 2014: Provost forms a 

faculty‐based committee “to 

provide counsel to the 

university’s many e‐learning 

initiatives.” 

Feb 2014: Presentation on 

eLearning to Board of Visitors 

April 2014: Arts & Sciences 

eLearning Working Group 

Report delivered to Dean  

May 2014: The “Committee on 

E‐Learning” delivers its report 

to the Provost  

Sept 2015: Provost charges 

eLearning Committee to 

“develop a plan for the future 

direction of e‐learning” 

May 2016: eLearning 

committee delivers report to 

the Provost 

 

P a g e  | 5 

 

The conversations also clearly communicated that there is no common motivation for engaging in 

eLearning. Major campus stakeholders groups are motivated by different concerns.  

 

‐‐Figure adapted from the Fall 2015 eLearning Community Forum 

Strategic Vision for eLearning. A major 2015‐2016 project of the Provost’s eLearning Committee was 

developing strategic vision for eLearning.  APeL provided research assistance and other information. 

A Vision for eLearning at William & Mary: As a leader in higher education, combining 

the best aspects of a liberal arts college with the opportunities afforded by a modern 

research university, William & Mary breaks boundaries with innovative, flexible, 

student‐centered strategies for eLearning. We see eLearning as a way of expanding the 

academic experiences of both residential and non‐residential students and as a way of 

promoting access, collaboration, and engagement. 

As a pathway to becoming a nationally recognized leader in eLearning, we embrace new 

eLearning educational technology, spaces, and instruction as a way of extending and 

intensifying our highly interactive faculty‐student experience. Against a critical backdrop 

of planning, infrastructure, and support, we do this using instructional, computational, 

and visual platforms inside and outside the classroom, and by developing targeted 

online access to an increasing variety of course‐related content. 

The decision to incorporate eLearning tools and technologies into courses rests with 

individual William & Mary faculty members; the practices regarding eLearning vary 

among the five Schools—Arts & Sciences, Business, Education, Law, and Marine 

Science—according to their individual missions and student demographics. 

P a g e  | 6 

 

Establish the Office of the Associate Provost 

APeL is the activities of the Office of the Associate 

Provost for University eLearning Initiatives  

APeL is responsible for coordinating, aligning and promoting eLearning efforts across the university. The 

office is led by an Associate Provost reporting directly to the Provost. The office provides leadership for 

eLearning activities, guidance and assistance to academic units exploring online courses and programs, 

and support for initiatives that support faculty development and student success in eLearning. APeL 

funds or otherwise sponsors a portfolio of activities and initiatives for faculty and students directed at 

instruction and advancement in eLearning. APeL also identifies and evaluates current eLearning 

activities and identifies opportunities for future eLearning growth. 

Mission: Partner with departments and programs to strengthen the William & Mary experience 

We are dedicated to providing outstanding educational experiences grounded in high quality personal 

interactions between faculty and students. We do this by providing in‐depth knowledge and expertise in 

emerging trends and best practices, facilitating new opportunities and approaches, and serving as 

stewards for the university’s overall eLearning efforts. 

Expertise  Uses of technologies in teaching and learning evolve rapidly. 

We specialize in understanding how technologies can preserve, extend 

and intensify faculty‐student engagement. We work with campus 

partners to explore possibilities, identify key issues and develop 

strategies. 

Facilitation The educational experience at William & Mary integrates 

tradition with innovation. By working closely with departments and 

other organizations throughout campus, we help build connections and 

create opportunities that make this integration successful. In 

partnership with faculty members, we work to create networks and 

communities for faculty to learn about and learn from one another. 

Stewardship  Reporting directly to the provost, our office is responsible for coordinating, 

aligning and promoting eLearning efforts across the university. The 

associate provost provides leadership for these activities, guidance and 

assistance to academic units exploring online courses and programs, 

and support for initiatives that support faculty development and 

student success in eLearning. The Provost’s eLearning Committee 

P a g e  | 7 

 

advises the associate provost on the use of eLearning tools and techniques across the 

various schools and faculties. 

Staffing 

Four staff positions reporting to the Associate Provost transferred from Information Technology in July 

2015. In late 2015, job descriptions were updated and the positions reclassified to reflect a shift in 

duties and increased responsibilities.  

 

 

 

In 2016‐2017, look for: 

New opportunities for students working directly with faculty as eLearning assistants  

Michele Jackson 

Associate Provost for University eLearning Initiatives 

To be Hired Summer 2016 

Office Manager & 

Administrative Coordinator 

   

   

eLearning Specialists & Program Managers 

Adam Barger  Mike Blum  Pablo Yañez   

 

Ali Briggs  to be Hired Summer 2016 

Instructional Designers 

     

Billy Moncure  Julia Kott 

Student Assistants 

P a g e  | 8 

 

 

DEVELOPING eLEARNING STAFFING: GROWING RESPONSIBILITIES 

‐From New Position Descriptions  

eLearning Specialists & Program Managers: Provides leadership in instructional or curricular 

design, development, and improvement as it relates to eLearning. This position provides 

professional advice and contributes as a team member to collaborative projects within APeL. 

The position is responsible for establishing and maintaining relevant contacts and working 

relationships with units on campus that have related missions, and with relevant groups of 

end users. The position implements and maintains practices that reflect current knowledge 

and best practices in the field of eLearning. As an eLearning Specialist, the position works 

directly with academic units on priorities and objectives as related to eLearning. The Specialist 

does not provide technical assistance or IT support, but does assist academic units to 

coordinate with relevant support units on campus, particularly IT and the libraries. The 

Specialist may be called on from time to time to advise a school or university‐level committee. 

As a Program Manager, the position is responsible for designing, implementing, and assessing 

university‐wide eLearning programs. Relevant programs are those that develop eLearning 

capacities of the university through: for example, creating materials for faculty development, 

conducting workshop series and seminars, or conducting pilot assessments of emerging 

eLearning opportunities. The position manages all aspects of the project including budget and 

student employees, consulting with team members as appropriate and reporting regularly to 

the Associate Provost.  

Instructional Designers: Provides leadership in designing, delivering and assessing activities 

and programs that support faculty who utilize online delivery for course content or 

instruction. Relevant activities or programs include, for example, working with individual 

faculty, advising support staff in individual schools, creating resource materials, and leading 

workshops or seminars. The position may manage all aspects of a project including budget and 

student employees, consulting with team members as appropriate and reporting regularly to 

the Associate Provost. The position is responsible for identifying campus customers, for 

establishing and maintaining relevant contacts and working relationships with units on 

campus that have related missions, and for coordinating with outside partners (online degree 

service providers) as needed. The position implements and maintains practices that reflect 

current knowledge and best practices in the field of Instructional Design, specifically as it 

relates to the primarily residential‐based post‐secondary institution.  

Office Manager & Administrative Coordinator: Responsible for supporting the administrative 

functions of the Office of the Associate Provost for eLearning (APeL). The position creates and 

carries out processes and procedures relating to administrative and fiscal support for the 

Associate Provost and his/her staff. The position also regularly communicates on behalf of the 

Office to faculty, staff, students, as well as contacts outside of the College. 

P a g e  | 9 

 

No Silos. Getting the word out & inviting the campus in 

eLearning @ WM. In 2014, the Provost’s eLearning Committee recommended that the campus have a 

central eLearning website. APeL staff collaborated with eLearning staff across campus to consolidate 

several websites relating to eLearning into http://www.wm.edu/eLearning. Older sites that remained 

were able to be repurposed to more focused needs. The site includes a list of eLearning contacts from 

across campus and features What’s New, a regularly updated descriptions of eLearning activities across 

campus. Additionally, the eLearning@wm.edu email account was created as a central contact relating 

to eLearning (and is monitored by APeL staff). 

 

APeL website. A second website was created specifically for the office of University eLearning Initiatives. 

The intent is to communicate that eLearning is what happens across W&M as the result of many 

activities and collaborations. APeL, by contrast, is an administrative unit devoted to successful 

eLearning. http://www.wm.edu/offices/apel 

 

eLearning Community Listserv and Forums. One of the 

key efforts of the campus prior to the creation of APeL 

was to solicit membership into an “eLearning 

Community”. With the cooperation of others, APeL 

became owners of the eLearning Community Listserv.  

 

eLearning newsletters and announcements. The list was 

converted from the campus listserv to the online service 

Mailchimp. This service provides data on how many 

people open emails sent to the list. Several communications were mailed in 2015‐2016, with an average 

“click rate” of around 30%. APeL relies on several channels of communication to reach the campus 

audience, such as personal emails, podcasts and videos. 

  

eLearning Community Forums were events begun in prior years, advertised to the listserv. Forums were 

held on various topics of general interest. The Forums were put on hiatus in Spring 2016 due to low 

faculty attendance at 2 Forums held in Fall 2015. New eLearning programming was developed to 

provide opportunities for campus members to become involved in eLearning. 

In 2016-2017, look for

In August, APeL gets a permanent home in Morton. Find us on the first floor office wing. 

A campus‐wide event inspired by, and reimagining, the Tech Expo 

More connections with peer institutions 

Quarterly meetings to share news among those who support eLearning on campus  

An eLearning @ WM social media strategy 

Consistent branding for the APeL office 

   

eLearning Community Listserv Subscribers 

 July 

2015 July 

2016

Staff & Admin  182  188

Faculty  120  137

Student  7  6

P a g e  | 10 

 

eLearning@WM featured stories 

 Six Faculty Members Complete Online Teaching Course 

VIMS Brownbag: Diving Deep into Student Engagement and Collaboration 

 Faculty members participate in online course design seminar 

Peter Kemper on Piazza messaging tool 

Math Dept to deploy online readiness evaluations this summer 

Online courses set for proctoring solution 

Online A&S Courses Launch for Summer I Term 

Francie Cate‐Arries and Mike Blum present at IT division meeting 

Chemistry Labs: Instructional Videos 

eLearning Staff Members Attend the OLC Innovate Conference 

3D visualization brings the world into the classroom 

W&M students collaborate to win iGem competition 

Targeted teaching session closes eLearning workshop series 

Barbette Spaeth: Teaching ancient languages with new techs 

eLearning Minute Podcast now on SoundCloud 

Faculty use Panopto for Instructional Videos 

Hector Guerrero on designing an online business analytics course 

eLearning Drop‐In Sessions bring cool ideas to departments 

Crowd Sourcing Research Panel Discussion 

Teaching Project Faculty on Laptops and Classrooms 

W&M Hack team shines at regional hack‐a‐thon 

Making long distance poetry reading a reality 

Russian Studies holds Russian Language Olympics  

Mason & Indonesian students partner 

eLearning Committee Student Focus Groups 

Geology explores new research microscope cameras 

Community Forum: Suzanne Raitt on blended learning (video) 

Anthro faculty & students explore teaching and learning w/ tech 

Econ professor explores OER options for eLearning 

March eLearning Workshop on Collaborative Annotation 

P a g e  | 11 

 

More eLearning@WM featured stories Teaching the diplomacy of Twitter 

 Graduate dissertation writing class goes online 

eLearning Workshop: Instructional Presentation Design 

Small Hall Makerspace open for innovation 

Faculty members discuss learning objectives and UDL  

SOC professor announces Hack‐a‐thon Interest Meeting 

Spring '16 Poll Everywhere pilot group launches 

MLL brownbag on instructional design 

William L. Stauffer, Jr. Launches Online Business Law  

Stephanie Blackmon on SRS  

Shark Tank comes to Psych Department 

Video: Fred Lederer, Center for Legal and Court Tech 

Universal Design for Learning seminar set for Spring (Video) 

8 faculty complete online teaching course 

SOC faculty and students: capstones & design 

The Makers Space 

Tom Linneman updates teaching style with Poll Ev 

Workshop: Teaching and Learning Using Instructional Videos 

Randy Coleman: lessons he learned teaching online 

Faculty discuss online assessment in seminar series 

Anthro students explore non‐traditional comm with digital tools 

Faculty discuss online content delivery and learning  

MLL explores instructional design 

SSRM develops online modules 

Dr. Cable Green from Creative Commons discusses OER 

SOC students experience the research process w/ mobile tools 

Making the most of your presentation (video) 

   

P a g e  | 12 

 

Develop the campus eLearning Portfolio 1. Programming 

Activities in which APeL staff provide instruction and/or other direct support  

Change at William & Mary typically emerges from local conversations and 

relationships, therefore we emphasize developing the College’s capacity to 

engage successfully in eLearning in situ rather than through a central 

mechanism. Priorities are selected strategically based on potential to 

develop or sustain campus eLearning activity. 

1.1 Delivering instruction and other professional 

development for faculty and staff  

eLearning Workshop Series. Workshops, a standard feature of 

programming at most universities, are carefully aligned with William & 

Mary's mission as we follow these principles in their design and 

implementation: 

Topics foreground teaching and learning, not tools   Workshops involve significant faculty presence in the presentation 

(such as faculty presenters, faculty produced material, or faculty testimonials).  

Workshops must have at least 4 faculty attendees   Outcomes should include materials to post on eLearning website  

We also learned a few lessons:  

Offer each workshop twice, once on MWF schedule and once on TTh schedule. Stream workshops for remote attendees 

Announce all workshop dates early in the semester. A schedule of roughly 1 per month works well  

Requesting RSVPs and provide reminders helps improve attendance 

Workshops are well attended by campus staff 

In 2016-2017, look for

New topics as well as revivals of popular 2015‐2016 sessions 

Increased coordination among workshops across campus 

APeL workshops co‐sponsored with CLA 

Workshops for University Teaching Project 

2015‐16 Workshop Series October: Integrating Multimedia into your Courses: Using Online Collections. Presented by Paul Showalter. 15 faculty attending.  

November: Tips for lecture presentations: using good practices, avoiding perils, and when to go beyond PowerPoint. Presented by Paul Heideman. 19 faculty attending.  

December: Teaching and 

Learning Using Instructional 

Videos. Highlighting work of 

Jim Barber, Randy Coleman, 

Mark Hofer, David Long, Paul 

Manna, Iyabo Osiapem, Brent 

Owens. 33 faculty attending. 

February: Instructional 

Presentation Design. 

Highlighting work of Chuck 

Bailey, Brent Kaup, Fabricio 

Prado. 24 faculty attending. 

March: Collaborative 

Annotation. Highlighting work 

of Pam Eddy, Sharon Zuber. 15 

faculty attending 

April: Targeted Teaching 

through Real‐Time Feedback. 

Highlighting work of Chuck 

Bailey, Linda Morse, Tom 

Lineman, Bella Ginzbursky‐

Blum. 17 faculty attending 

P a g e  | 13 

 

Faculty eLearning Seminars. Seminars bring together a peer cohort of faculty engaging with each other to effect specific changes in courses or instructional practices on campus. Seminars provide a mix of skills training, instruction about best pedagogical practice, and faculty exploration and invention.

Depending on the seminar, participation is solicited from an open call or through nominations from Deans. Specific efforts are made to include faculty from across schools and departments. APeL provides $500 Professional Development grants to faculty successfully completing the seminar.  

Seminars meet 5 times during a semester for 90 minutes, typically meeting every 2 weeks is a good schedule. Each seminar is co‐facilitated by APeL staff and faculty. Faculty facilitators develop the lesson plans, lead the sessions, and interact with participants individually as needed throughout the semester. 

Guidelines for planning Faculty eLearning Seminars:

Topics impart substantive new knowledge to participants   Topics involve strong integration of teaching & learning and 

technology   Seminars are team taught/facilitated, involving faculty as co‐

instructors.   Seminars have 8‐12 faculty participants.   Participants are required to complete a substantive instructional 

project, such as a course redesign or some outcome that can be useful to other faculty. Projects are promoted on the eLearning website.  

The FoOT course. Faculty and staff across the College who are interested 

in the possibilities of teaching online have an opportunity to enroll in the 

6‐week online faculty seminar “Fundamentals of Online Teaching”, 

delivered by the University of Wisconsin. Every semester, APeL solicits 

Deans and Directors for faculty nominations and then covers the 

enrollment expenses.  

In 2016‐2017, look for: 

Fall Faculty Seminar: Using non‐written communication 

Spring seminar on a topic to be determined. 

Solicitations each semester for participation in FoOT. 

 

   

Faculty SeminarFall: Introduction to 

Teaching Online: APel staff, 

with Rachel Kleinsorge and 

Paul Showalter. 

Participants: Lindy Johnson, 

Mihyeon Kim, Ken Kambis, 

Larry Leemis, Molly 

Swetnam‐Burland, Alex 

Woods, Sharon Zuber 

Spring: Universal Design for 

Learning. APeL staff, with 

Jonathan Arries and Mark 

Hofer. Participants: Lee 

Alexander, Paulina Carrion, 

Peggie Constantino, Bella 

Ginzburg‐Blum, Julie 

Hugonny, Lindy Johnson, 

Dana Lashley, Angela 

Leruth, Liz Losh, Drew 

LaMar, Nathan Rabalais 

Completed FoOT Course: 

Johnston Brendel, Mark 

Hofer, Denise Johnson, 

Jacqui McLendon, 

Jacqueline Rodriguez, Gail 

Hardinge, Carol Tieso 

P a g e  | 14 

 

Consultations and Presentations. All APeL staff regularly provide consultations to faculty across the College who request assistance on any aspect of eLearning. This includes direct assistance as well as 

helping faculty navigate to connect them with assistance in other eLearning resources and support units 

such as IT and the University Libraries. During Spring 2016, 

while IT searched for a Blackboard specialist, APeL staff 

provided additional support for Blackboard users.  

Brown‐Bags: informal sessions requested by a 

Department to share ideas with small groups of 

faculty.  

Drop‐in Sessions: similar to a faculty member’s 

Office Hours. Faculty are invited to stop by and ask 

questions or learn about new tools and 

applications.  

Presentations: APeL staff occasionally are invited present at instructional events on campus. For 

example, during 2015‐2016 APeL presented to the new faculty orientation and to the 

COLL100/150 May seminar. 

 

1.2 Providing expert advice and research to campus decision‐makers  

We help faculty and administrators make decisions about eLearning based on reliable and thorough 

data, current research, and best practices. 

Captioning Options for Educational Material. Accessibility is an important best practice for designing 

and delivering educational materials online. APeL staff provided expert advice to faculty developing 

online courses and are researched options for delivering captioning to the campus at scale.  

Online Math Readiness Assessment. The Math department invited APeL to advise them as they 

developed an online tool to assist incoming students in choosing the course that is 

appropriate for them. APeL staff researched existing assessments and offered 

assistance in design. 

In 2016‐2017, look for: 

eLearning Campus survey. A systematic study of eLearning being done across campus 

Digital Lab Notebook. Science faculty are investigating converting pen‐and‐paper lab notebooks. 

Classroom videoconferencing remodels. APeL staff are adding an instruction‐centered 

perspective.  

 

 

Diving Deep into Student Engagement 

and Collaboration, the Inaugural 

eLearning Brownbag, June 2016. 16 

instructional staff attending. 

P a g e  | 15 

 

 

 

2015‐16 Student Response System (SRS) Project  

Student Response Systems (SRSs) are classroom eLearning tools used to gather student 

responses to an instructor’s questions, often known as “clickers”. Unlike previous 

generations of these tools, today’s SRSs allow students to use any internet‐enabled device 

to enter their responses, which are collected instantaneously for further use or display by 

the instructor.  

William & Mary has no officially recommended SRS product. Faculty across campus use 

multiple systems, following individual preference. Concerns include the additional cost to 

the student for purchasing multiple SRSs (leading options are not free to students), as well 

as the overhead of supporting multiple solutions.  

In response, APeL investigated the potential for endorsing 

a single campus‐wide SRS solution. A two‐semester pilot 

was conducted during AY2015‐2016 in collaboration with 

campus partners. Faculty with interest and experience 

with SRSs were recruited to participate from across 

campus. APeL staff researched SRS products and selected 

PollEverywhere (PollEv) for testing in courses.  

Approximately 40 faculty and staff participated by using 

PollEv during one or both semesters. APeL staff provided 

ongoing faculty support, access to optional training from 

PollEv, monthly participant forums, and ongoing personal 

consultation. Faculty provided access to courses, gathered 

student feedback from students, and shared their own 

evaluation of the system.  

Overall feedback from both student and faculty users was positive. Faculty noted 

capabilities to increase student engagement, conduct real‐time assessment, and record 

student attendance. Students noted capabilities that provide more opportunity for 

involvement and feedback on their learning. Constraints noted were some network/ 

infrastructure limitations, limited control of student groups, and somewhat limited 

analysis features. These aspects are further described in the following sections of this 

report.  

APeL recommends adopting PollEv as the campus‐wide SRS solution for launch by Fall 

2016. A full report is available.  

SRS Pilot Participants: David 

Armstrong, Sasikumar 

Balansundaram, Autumn Barrett, 

Brian Beach, Stephanie Blackmon, 

Michael Butler, Clay Clemens, Dan 

Cristol, Danielle Dallaire, Pam Eddy, 

Robert Hinkle, Rex Holmlin, Tracy 

Johnson‐Hall, Rebecca Jiron, Joe 

Jones, Eric Kades, Dana Lashley, 

Tom Linneman, Natasha McFarland, 

Peter McHenry, Tyler Meldrum, 

Katherine Miller, Lily Panoussi, 

Joshua Puzey, Marc Sher, Fred 

Smith, Tracy Sohoni, Jordan Walk, 

Tom Ward, Bryan Weber, Libby Yost 

P a g e  | 16 

 

1.3 Partnering to integrate eLearning into academic centers and programs 

  We’ve met with several programs across campus to brainstorm how eLearning could help them better 

accomplish their goals and objectives. Here are the projects underway and being planned for 2016‐

2017: 

Current Ongoing Projects: 

Center for Liberal Arts.  

COLL100: We are joining CLA workshops and seminars to help support faculty building courses 

with components in media‐based non‐written communication. We will help faculty as they envision 

possibilities for assignments and as they employ new pedagogies in their courses.  

COLL300 (on campus): We are leading a project, in 

collaboration with the libraries and the CLA, to build online repositories 

of materials relating to campus visitors. The materials will be easily 

integrated by faculty into their courses via Blackboard.  

Charles Center.  

  University Teaching Project: When UTP faculty select topics of 

interest this coming August, we will work closely with groups who 

select a topic related to teaching and learning with technology. We will 

also be available for consultation or conversations with other groups as requested.  

  University Teaching Fellows. Starting Fall 2016, faculty will be able to request a University 

Teaching Fellow to assist in adopting eLearning in a course. We will help to train and assist this group of 

talented undergraduate students.  

Study Away (COLL 300). As the Center looks to build new support for Study Away experiences, 

APeL will help faculty explore how eLearning might support the student experience. 

New Projects to look for in 2016‐2017:  

Lemon Project. We are collaborating with the Lemon Project as they increase their online profile and 

develop online resources. 

Digital Humanities Initiative. As faculty chart the intellectual course for William & Mary’s venture into 

Digital Humanities, APeL is collaborating with other units—particularly IT and the Libraries—in ensuring 

that the campus is prepared for the range of new activities and initiatives.  

Tribe Tutor Zone. We’re exploring how eLearning can help the Tutor Zone extend their reach to 

students who can’t normally utilize tutoring services due to constraints on time or space. We’re also 

helping them to develop multimedia options for training new tutors as well as possibilities for enhancing 

tutoring sessions with video recording. 

Engineering Design Initiative. Members of committees have consulted with APeL staff throughout the 

year and we are ready to contribute to initiatives as the campus moves forward over the coming year.  

P a g e  | 17 

 

 

1.4 Helping faculty develop online courses and course material  

Ongoing Projects  

Online Programs: In 2015‐2016, the online MBA program 

welcomed 3 student cohorts (program start dates are in 

August, January, and May) and the School of Education 

offered online courses for a College Teaching Certificate. 

APeL staff assist faculty as requested.  

Online/Hybrid Courses: We worked with 9 Arts & Sciences faculty to design and develop fully online 

courses offered during the Summer 2016 term. We also worked with 3 faculty in the Mason School of 

Business developing online courses in Business Law, Business Analytics, and Entrepreneurship. We have 

begun working with a faculty member in the School of Law to design and develop an online course. 

Additionally, a School of Education staff member with expertise in instructional design assists faculty 

developing online courses, such as courses in gifted education. 

Several faculty across the campus are also using eLearning capabilities to deliver their courses in 

alternate formats. For example, several courses—including those in the Marine Science minor, and a 

graduate dissertation writing course—are taught synchronously using videoconferencing. The “hybrid” 

format, in which some instruction is provided in the classroom and the rest online has been used for a 

number of years in the School of Education, with growing use (and interest) in the Mason School of 

Business and in Arts & Sciences.  

Online Instructional Material: A new area of collaboration uses eLearning capabilities to help 

departments address specific instructional challenges that cut across several courses. APeL staff is 

working with groups of faculty in departments to identify and develop eLearning resources that could 

have a high impact for their students. For example, the Chemistry department is creating instructional 

videos that train students in Lab safety. This not only frees up class time, but allows students to review 

the materials multiple times for a better understanding of procedures and expectations. In another 

example, faculty in Modern Languages are collaborating to create a common template for Blackboard, 

allowing courses to adopt a more consistent look‐and‐feel and provide a more effective learning 

environment for students.  

New Projects to look for in 2016‐2017:  

Assisting with College Studies redesign and revision 

Expanding and extending the orientation for online students 

Developing an online MS in Business Analytics at the Mason School of Business 

Exploring new online Masters programs in the School of Education 

   

P a g e  | 18 

 

2. Projects Relating to Infrastructure or Administrative Issues 

Activities in which APeL staff help increase campus readiness for eLearning  

Behind any particular eLearning activity are the resources, processes and procedures that support it. 

Together, these elements form the infrastructure that determines the level of “readiness” our campus 

has for implementing new ideas and initiatives wherever they emerge.  

One of APeL’s responsibilities is coordinating and collaborating with the many units across campus that 

either create this infrastructure or that rely on it. We focus on building an infrastructure that maximizes 

flexibility and adaptability. In prioritizing our activities, we focus on outcomes that remove obstacles to 

existing initiatives, minimize institutional risks, and create new capacity for eLearning activities.  

 

2.1 Collaborations to improve or create campus processes or procedures  

Some uses of eLearning create situations that our College hasn’t faced before. In these situations, APeL 

facilitates connections and conversations among campus offices to develop or revise processes and 

procedures that might be needed. Other uses of eLearning can stress existing processes and procedures. 

Our staff collaborates with involved units to respond effectively.  

Accreditation and Reporting. APeL staff provided language for the campus SACS‐SOC report on items relating to online delivery of instruction. APeL also worked with the Registrar’s office to create the 

Course Attribute Coding Tool, providing an easy‐to‐use and reliable method 

for the campus to collect data on modes of instructional delivery (required for 

SCHEV reporting).  

FERPA Compliance. APeL collaborated with the Registrar and the Academic Deans 

to develop a process to monitor and correct unauthorized student access to 

grades in Blackboard course sites. APeL eLearning specialists follow up with involved faculty to find a solution that meets their needs while still protecting student data. Also, before the campus launched 

the lecture capture tool Panopto, APeL consulted closely with five administrative and support units to 

craft guidelines for protecting student data in instructional video recordings.  

Course Review. As academic courses transition from the traditional face‐to‐face model, what are the 

implications for course review? APeL staff worked closely with the A&S Educational Policy Committee to 

revise the Faculty’s delinking policy to encompass courses with differing modalities. APeL staff 

advise the COLL100 course review committee. Going forward, the EPC has built into their regular 

course review process that APeL will advise on course proposals that include a substantial online component.  

   

P a g e  | 19 

 

 

2.2 Collaborations to improve or create campus resources  

The technology environment for eLearning today is very different from the environment universities 

provided even a decade ago. Computers, projectors, and a common learning management systems are 

only the essential starting point for needed technology resources. APeL is bringing together key support 

units to provide resources in an integrated and coordinated manner so that adopting eLearning is 

seamless for faculty and students.  

Proctoring for Online Exams and Assignments. Faculty teaching online courses, librarians, and the accessibility office have a shared need for a proctoring solution. Collaborating with IT, APeL staff 

researched solutions that help ensure student integrity and a 4‐member faculty committee completed 

an initial review of the solutions. APeL staff then arranged demonstrations and solicited staff and faculty 

feedback. The outcome is a campus‐wide proctoring solution integrated into Blackboard. 

Digitization of Course 

Materials. As analog devices become obsolete, 

faculty need a mechanism to 

convert these materials to a 

digital format. APeL worked 

with closely with IT and 

Libraries to build on existing 

resources to pilot a robust 

and scalable solution. Using 

the existing “clip service” 

offered by the Libraries as a base, IT set up a new campus‐wide “streaming server” with open source 

software and are providing storage space for the recordings. Librarians are configuring the software and 

setting metadata standards. APeL also is working with faculty on using this for enhancing instruction.  

Accessing William & Mary Services Internationally. When the Reves Center works with students in 

China, they know that the students face significant challenges accessing William & Mary services. APeL 

brought together staff from Reves, IT, and Arts & Sciences to brainstorm a solution. The result was a 

pilot project to provide VPN (Virtual Private Network) access to students living or studying in China. 

Results so far show that incoming students are better able to receive important communication from 

the College and to complete the required College Studies online orientation. Study abroad students and 

research faculty are also supported on this pilot. 

Viewing Blackboard Courses from Prior Terms. The eLearning Committee shared what faculty and 

students saw as an important need: to see prior courses in Blackboard. APeL brought this need to IT, 

who very quickly implemented a feature in Blackboard, making it much easier to access courses and 

course materials from prior terms. 

  

 

 

‐‐ An emerging critical partnership for on‐campus eLearning 

P a g e  | 20 

 

Projects underway for 2016‐2017: Virtual Exhibits and Installations. A second major collaboration among APeL, IT, and the Libraries is 

creating a campus‐wide resource using the application Omeka. Curation – the process behind creating 

an exhibit ‐‐ is an increasingly important learning activity for courses in humanities as well as social 

sciences. We expect this to be a valuable resource for COLL100 courses as well. 

Classroom Characteristics Database. For faculty using eLearning in their classrooms, information 

about the spaces available on campus can be valuable information. APeL is leading an effort to bring 

together several offices on campus with similar interests and objectives, including the Registrar, 

Facilities Management, IT, and Accessibility Services. 

Open Repository for Instructional Materials. As a campus, we are investing in systems that help us 

to better integrate information and information systems. In that spirit, APeL began a collaboration with 

the Libraries, IT, and the Office of Institutional Effectiveness to connect three different efforts to gather 

and utilize information relating to faculty, teaching, and scholarship. The project will look for ways to 

integrate Digital Measures and WMPublish (a BePress platform) to create an easy to use 

(and easy to access) repository of faculty scholarship and open educational materials.  

Blogs and Other Public‐facing Instructional Websites. Next to Cascade and Blackboard, WordPress may be the most commonly used resource that used for campus 

websites. Up until now its use has been largely unstructured. As WordPress grows in its importance to 

eLearning (especially for COLL100 and ePortfolios), APeL and IT are planning ways to involve the campus 

in creating a strategy that articulates our vision and expectations for the platform in the future.  

Learning Management System (Blackboard, or...?). The learning management system is the core 

eLearning resource on any campus. In 2016‐17, the Campus will be considering whether to extend a 

contract with Blackboard or to adopt a different solution. APeL and IT are working closely on planning 

our upcoming process for reviewing and selecting our LMS. 

Accessibility of educational materials. As the campus grows in eLearning, APeL is collaborating with 

units across campus to create materials that are accessible. We are coordinating considerations of 

resources that can caption video as well as resources that can create accessible versions of documents.  

 

   

P a g e  | 21 

 

2.3 Campus infrastructure to support online courses and programs  

On Campus Support. Arts & Sciences partners with APeL to provide comprehensive support to faculty 

who teach online summer courses. In the Fall, each faculty cohort completes the Fundamentals of 

Online Teaching online seminar, followed by an on campus seminar resulting in an online course design. 

Spring is devoted to course production. In 2015‐16, 9 A&S faculty completed the APeL program and 

delivered 10 course offerings summer 2016. All APeL services are available at no charge.  

Vendor‐provided Support. In 2014, William & Mary contracted with Everspring, a Chicago‐based 

company, to partner with Mason School of Business faculty in creating an online MBA program. The 

program delivered its first class in August 2015 and has admitted over 100 students. APeL works closely 

with program administrators and coordinates with Everspring on issues involving campus‐level issues 

such as data integration so that School faculty and administrators have more time to focus on academic 

issues and on providing a world‐class experience for the students. 

Planning Guidebook and Reference. Working closely with administrative offices across campus, APeL 

staff are creating a guidebook that can assist Schools and programs that are planning online courses, 

certificates, or degrees. Covering areas such as enrollment services and student services, the guidebook 

will include important information, checklists, references and best practices for how to launch a 

program on campus or through a vendor.  

 

 

 

“For residential liberal arts institutions like William & Mary – where engaged 

learning is very much our ethos – how do we preserve and improve high‐touch 

education?...To what question is e‐learning the answer?...By focusing on 

intellectual engagement among faculty and students, investigating novel modes 

of enhanced technologies and by strategic adaption and integration of these 

modes, we can develop the new gold standard of contemporary higher 

education.” 

‐‐Michael R. Halleran “What I’ve Learned About the Revolution”, Richmond Times‐Dispatch, Dec 15, 2013. 

 

Revised. 2016.07.10